Analyse der Plattform teamspace4students

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Name des Autors / der Autoren:	Sebastian Bonkhoff, Alexej Eichmann,Fabian Heidenstecker
Titel der Arbeit:	Analyse der Plattform teamspace4students
Hochschule und Studienort:	FOM Duisburg

Inhaltsverzeichnis 1 Abkürzungsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 3 Tabellenverzeichnis 4 Einleitung 4.1 Zielsetzung 4.2 Motivation 4.3 Abgrenzung 5 Grundlagen 5.1 Groupware als ein Beispiel für kollaborative Systeme 5.2 Charakteristika des Web 2.0 5.3 Einsatzmöglichkeiten von Web 2.0 in der Lehre 6 Betrachtung der Plattform teamspace4students 6.1 Technologie 6.2 Services 6.3 Module 6.3.1 Kalender 6.3.2 Adressen und Kontakte 6.3.3 Dateiablage und Dokumentenmanagement 6.3.4 Ideensuche und -bewertung 6.3.5 Innovationsforum 6.3.6 Public Pages 6.3.7 Pinnwand 6.3.8 Zeiterfassung 6.3.9 myteams 6.3.10 Aufgaben und Projektmanagement 6.3.11 Chat 6.3.12 SMS 6.3.13 Diskussionsforum 6.4 Modulübergreifende Funktionen 6.4.1 Statusbericht 6.4.2 Suchfunktion 6.4.3 Mehrsprachigkeit 6.4.4 Sicherheitseinstellungen 6.5 Hosting / Betrieb 6.5.1 Die 5 POINT AG 6.5.2 Datensicherheit und Zugriffsschutz 6.5.3 Hosting und Verfügbarkeit 6.5.4 Service und Support 6.6 Rechtliche Grundlagen 6.6.1 Allgemeine Geschäftsbedingungen 6.6.2 Lizenz- und Verwertungsrechte 6.6.3 Datenschutz 7 Einsatz von teamspace4students in der Lehre 7.1 Usability der bereitgestellten Module 7.1.1 Kalender als Abstimmungs- und Terminplanungsinstrument 7.1.2 Einheitliche Basis an Adressen und Kontakten 7.1.3 Dateiablage und Dokumentenmanagement als zentrales Instrument 7.1.4 Brainstorming mit der Ideensuche und -bewertung 7.1.5 Projektstart über das Innovationsforum 7.1.6 Public Pages - die Brücke ins Internet 7.1.7 Die Pinnwand als Informationsquelle 7.1.8 Projektcontrolling mit Hilfe von Zeiterfassung 7.1.9 Übergreifende Teamverwaltung mit myteams 7.1.10 Operative Gestaltung durch Aufgaben- und Projektmanagement 7.1.11 Der Chat als interaktives Kommunikationsinstrument 7.1.12 SMS Versand als zeitnaher Kommunikationskanal 7.1.13 Das Diskussionsforum als asynchrone Kommunikationsplattform 7.2 Weitere Anwendungsbeispiele 7.3 Kritische Betrachtung 8 Fazit 9 Fußnoten 10 Quellenverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung	Bedeutung
AGB	Allgemeinen Geschäftsbedingungen
CSV	Comma Separated Values
DOC	Document (Dateien im Microsoft Word Format)
F.A.Q.	Frequently Asked Questions
HTML	Hypertext Markup Language
JRE	Java Runtime Environment
LMS	Lernmanagementsysteme
MB	Megabyte
PIM	Personal Information Management
PDF	Portable Document Format
SMS	Short Message Service
SSL	Secure Sockets Layer
URL	Uniform Resource Locator

2 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung
1	Abgrenzung von Kooperationssystemen im zwischenbetrieblichen Kontext
2	Raum-Zeit-Matrix der Groupwaresysteme
3	Kalenderfunktion in teamspace4students
4	Adressen- und Kontakte in teamspace4students
5	Dateiablage und Dokumentenmanagement in teamspace4students
6	Ideensuche- und Bewertung in teamspace4students
7	Innovationsforum in teamspace4students
8	Pinnwand in teamspace4students
9	Zeiterfassung in teamspace4students
10	Aufgaben und Projektmanagement in teamspace4students
11	Chat in teamspace4students
12	SMS in teamspace4students
13	Diskussionsforum in teamspace4students

3 Tabellenverzeichnis

Tabelle Nr.	Bezeichnung
1	Übersicht Speicherplatzerweiterung
2	Übersicht Mitgliedererweiterung
3	Übersicht SMS-Packeterweiterung
4	Leistungsspektrum teamspace4students

4 Einleitung

Das kollaborative Zusammenarbeiten in der heutigen weit vernetzten Umwelt gewinnt immer mehr an Bedeutung. Es wird immer wichtiger über Grenzen hinweg zu kommunizieren und Informationen an zentraler Stelle zu speichern und zugänglich zu machen. Dabei gibt es unterschiedliche Ansätze diesem Anspruch gerecht zu werden. Moderne Lernmethoden setzen auf die Kombination verschiedener Medien wie z.B. Text und Audio oder Video.

Im Zeitalter des Web 2.0 werden die verschiedensten Möglichkeiten zu Erstellung und Nutzung von Inhalten geboten. Dabei rückt der Nutzer als Ersteller und Verbreiter von Content immer mehr in den Mittelpunkt.

Um der steigenden Informationsflut gerecht zu werden, rückt die Verwendung von Technologien in der Lehre immer mehr in den Vordergrund. Entsprechend müssen die Lehr- und Lernmethoden sich den geänderten Gegebenheiten anpassen. Dabei bieten die neuen Technologien Chancen, Lehrinhalte zu strukturieren und zu verwalten, und die in der Wirtschaft geforderte Teamarbeit schon während des Studiums zu prägen und zu fördern.

4.1 Zielsetzung

Ziel dieser Hausarbeit ist die Untersuchung der Webplattform teamspace4students auf die Verwendbarkeit in der Lehre. Dazu sollen theoretische Grundlagen der Verwendung von neuen Technologien und Ansätzen untersucht werden. Hierzu zählen kollaborative Systeme wie Groupware und LMS (Lernmanagementsysteme). Weiterer Betrachtungspunkt ist der Begriff des Web 2.0. Dieser Begriff wird zum Abschluss der theoretischen Ausarbeitung auf die Lehre bezogen. Anschließend sollen die technischen Gegebenheiten und Möglichkeiten der Plattform teamspace4students untersucht werden. Schwerpunkt der Arbeit ist die Untersuchung der einzelnen Module von teamspace4students. Die Funktionalitäten sollen detailliert beschrieben werden und der Einsatz in der Lehre überprüft werden. Dabei ist die Nutzung durch Studenten sowie Dozenten Gegenstand der Betrachtung. Anwendungsbeispiele sowie eine kritische Betrachtung bilden der Abschluss der Arbeit. Ein Fazit fasst die Ergebnisse zusammen.

Während der Durchführung der Fallstudie dient die Plattform teamspace4students als zentrale Dateiablage und übergreifende Kommunikationsschnittstelle. Über diese werden Termine abgestimmt und verwaltet, Diskussionen im Forum geführt und Arbeitsergebnisse in Form von Ideensammlungen festgehalten.

4.2 Motivation

Diese Fallstudie wird im Rahmen der Lehrveranstaltung "Fallstudie Wissenschaftliches Arbeiten" an der FOM Duisburg erstellt.

Bisher genutzte Projektplattformen boten uns nicht die Möglichkeiten alle Anforderungen an Kommunikation, Projekt- und Contentmanagement abzubilden. Daher besteht auch ein persönliches Interesse an der Prüfung von teamspace4students in Hinblick auf die Unterstützung von Teamarbeit während des Studiums und darüber hinaus von beruflichen Projekten.

4.3 Abgrenzung

Die Untersuchung der theoretischen Ansätze und der Funktionen von teamspace4stundents bildet keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Im Fokus der Betrachtung steht die Plattform an sich, ein Vergleich mit anderen Anbietern findet nicht statt. Die Ausarbeitung der Fallstudie bezieht sich auf das kostenlose teamspace4students, und nicht auf das kostenpflichtige teamspace.

5 Grundlagen

Die Zusammenarbeit von zwei oder mehr Personen, die ein gemeinsames oder mehrere miteinander verbundenen Ziele verfolgen, nennt man Kollaboration. Kollaborative Technologien unterstützen diese Zusammenarbeit und bieten die Möglichkeit einer räumlich getrennten Zusammenarbeit. Die Funktionen moderner kollaborativer Systeme übersteigen dabei die reine Unterstützung von Teamarbeit, der gemeinsamen Dokumentenerstellung und Aufgabenverwaltung. Mögliche Einsatzszenarien sind beispielsweise auch die Unterstützung von Service- und Support-Prozessen, virtuelle Messen oder die Online-Beratung.^[1]

5.1 Groupware als ein Beispiel für kollaborative Systeme

Der Begriff Groupware ist ein Kunstwort, der sich aus den Wörtern Group und Software zusammensetzt. Die zentralen Aufgaben einer Groupware sind die Steuerung der Kommunikation zwischen Personen und die Koordination von Aufgaben und Prozessen. Auch wenn die Kommunikation von Personen über das Telefon diese Aufgaben erfüllen kann, bezieht sich der Begriff Groupware doch zumeist auf eine bestimmte Klasse von Technologien. Diese Technologien basieren auf vernetzten Computern und bieten Kommunikationswege wie z.B. E-Mail, Newsgroups, Videotelefonie oder Chats.^[2]

Es existiert eine Vielzahl an Computersystemen und Software zur Unterstützung von Kommunikations- und Koordinationsprozessen. Nicht alle Systeme entsprechen der Charakteristik einer Groupware. Eine Groupware unterstützt die Kommunikation zwischen Menschen. Die folgende Abbildung zeigt eine Abgrenzung von Groupware Produkten zu weiteren Systemen die Kommunikations- und Koordinationsprozesse unterstützen.^[3]

Eine Vielzahl von Gründen spricht für den Einsatz von Groupware-Produkten zur Unterstützung von Kommunikationsprozessen und Koordinationsaufgaben:

• Allgemeine Verbesserung der Kommunikation (schneller, klarer und überzeugender)
• Zeit- und damit auch Kostenreduktion bei der Koordination von Gruppenarbeit
• Die Erschließung neuer Kommunikationsformen und -wege
• Die Schaffung von Möglichkeiten zur anonymen Kommunikation
• Teams können dezentral an Projekten arbeiten
• Reisekosten können durch eine dezentrale Projektarbeit eingespart werden
• Über eine Groupware kann das Fachwissen einer Gruppe gebündelt und der Gedankenaustausch unterstützt werden
• Probleme können in einer Gruppe von Personen diskutiert und gelöst werden
• Menschen gleicher Interessen können sich in Interessengruppen zusammenfinden und austauschen

Groupware Systeme bzw. Funktionen können anhand einer Raum-Zeit Matrix weiter klassifiziert werden:

Asynchrone Dienste einer Groupware bieten den Nutzern einen zeitlich unabhängigen Zugriff auf Informationen. Solche Dienste oder Funktionen müssen keinen Echtzeitanforderungen entsprechen, ein Zugriff auf Daten oder Informationen findet nacheinander bzw. zeitlich versetzt statt. Ein Beispiel hierfür wären Foren, Blogs aber auch E-Mails. Bei der Nutzung von synchronen Diensten oder Funktionen einer Groupware ist es notwendig, dass die Teilnehmer gleichzeitig auf den genutzten Dienst zugreifen. Ein Beispiel hierfür wäre die Nutzung einer Videokonferenzfunktion oder Chats. Neben dem zeitlichen Zugriff auf Funktionen lassen sich die Dienste einer Groupware Umgebung auch in eine räumliche Nutzung unterscheiden. Die Groupware kann ein gemeinschaftliches Arbeiten an einem Ort eben so unterstützen wie die ortsunabhängige Kommunikation zwischen Personen. Die Nutzung geteilter Arbeitsplätze ist ein Beispiel für eine ortsgebundene Funktion während eine Kommunikation über Foren einen ortsunabhängigen Dienst darstellt.^[6]

Groupware Systeme unterstützen verschiedene Systemarchitekturen die sich in die vier grundlegenden Systemtypen unterscheiden lassen: Client-, Server-, Peer-to-Peer und Add-on basiert. Systeme die rein auf einer Serverlösung basieren lassen sich zumeist über einen Browser ansprechen und stellen Web 2.0 Funktionalität zur Verfügung.^[7]

5.2 Charakteristika des Web 2.0

In den Anfängen des Internets haben die Nutzer überwiegend passiv Informationen aus dem Internet abgerufen und aufgenommen, auch wenn viele Anbieter und Firmen es damals schon als interaktives Medium angepriesen haben. Erst das Web 2.0 hat den Wechsel von einem passiven Medium hin zu einem aktiven Medium gebracht und bietet der Internetgemeinde Raum sich zu präsentieren und miteinander zu kommunizieren. Die Präsentation und Kommunikation sind Kernbestandteile des Web 2.0. Für den Begriff Web 2.0 kann allerdings nicht die eine gültige Definition gefunden werden, vielmehr ist es ein Begriff der eine Sammlung von Funktionen, Techniken und Kerngedanken zusammenfasst.^[8]

Geprägt wurde der Begriff Web 2.0 maßgeblich von Tim O'Reilly, der 2005 in einem Artikel mit dem Begriff Web 2.0 auf eine Veränderung des Internets seit dem Zusammenbruch der New Economy hinweisen wollte. Dabei arbeitet Tim O'Reilly die folgenden Entwicklungen als zentrale Bestandteile des Web 2.0 heraus:

• Die Mitwirkung des Internetnutzers an Inhalten
• Soziale Netzwerke
• Die Nutzung der kollektiven Intelligenz der Internetgemeinde
• The long Tail – das Ansprechen von Nischen und Internetnutzern mit gleichen Interessen
• Das Internet als Plattform für Anwendungen
• Offene Schnittstellen zur Kommunikation
• Standardisierung von Schnittstellen^[9]

Auch wenn die Anfänge des Web 2.0 im Bereich E-Commerce zu suchen sind (als Beispiel sei hier ebay oder Amazon zu nennen), sind heute auf immer mehr Internetpräsenzen Web 2.0 Techniken zu finden. Basierend auf dem Community-Gedanken (präsentieren und kommunizieren) sind eine ganze Reihe populärer Web 2.0 Dienste entstanden die auf den zuvor genannten zentralen Bestandteilen des Web 2.0 aufbauen:

• Weblogs (Blogs): Ursprünglich waren Blogs reine Web Tagebücher, heute dienen sie vor allem dem Gedankenaustausch zwischen Internetnutzern mit gleichen Interessen.
• Social Networks: Dienen als Plattform zur Generierung und Pflege von Kontakten. Internetnutzer können sich der Internetgemeinde präsentieren.
• File Sharing Communities: Internetnutzer können Bilder oder Videos ins Internet stellen und anderen Nutzern zugänglich machen. Über das zuweisen von Schlagwörtern (Tags) sind Bilder oder Videos zu bestimmten Themen leicht auffindbar.
• Knowledge Communities (Wikis): Die gemeinsame Erstellung, Sammlung und Nutzung von Wissen durch die Internetgemeinde.
• Consumer Communities: Meinungsportale auf denen Internetnutzer ihre Erfahrungen mit Firmen und Produkten veröffentlichen können.
• Game Communities: Bieten dem Internetnutzer zumeist klassische Karten- oder Brettspiele die oftmals auch gegen andere Internetnutzer gespielt werden können.

Die verwendeten Techniken hinter Web 2.0 Diensten und Plattformen sind dabei nicht grundlegend neu und waren schon zu den Anfängen des Internets verfügbar. Programmiersprachen und Datenbanken haben sich zwar weiterentwickelt, können aber nicht als Motor des Web 2.0 ausgemacht werden. Die weite Verbreitung von schnellen Internetzugängen und die damit einhergehende Reduktion der Kosten ist sicher eher als Wegbereiter der Web 2.0 Dienste zu sehen. Neben diesen Entwicklungen ist es aber wohl vor allem eine Eigenschaft die dem Web 2.0 zu einem derartigem Durchbruch verholfen hat: Die einfache Nutzung der angebotenen Funktionen und Dienste.^[10]

5.3 Einsatzmöglichkeiten von Web 2.0 in der Lehre

Gerade in der Lehre kommt der Präsentation und Kommunikation eine große Bedeutung zu. Es liegt also nahe Web 2.0 Gedanken und Ansätze in der Lehre zu verwenden. Häufig stößt man unter dem Schlagwort E-Learning auf Konzepte und Techniken die diese Ansätze verfolgen. Die wohl umfangreichste Umsetzung von Web 2.0 Ansätzen in der Lehre findet sich in Lernmanagementsystemen (LMS) wieder. Diese Systeme dienen als technische Plattform für webbasierte E-Learning Projekte und bieten die folgenden Funktionen:

• Eine Benutzerverwaltung
• Die Verwaltung von Kursen
• Ein Berechtigungssystem
• Kommunikationsplattformen (z.B. Chat und Foren)
• Werkzeuge zur Lernunterstützung (z.B. Whiteboard, Kalender und Notizbuch)
• Die Darstellung von Kursinhalten, Lernobjekte und Medien
• Personalisierung der Plattform

Über Authoring Werkzeuge kann das einfache Erstellen und Einstellen von Inhalten vorgenommen werden. So hat jeder Nutzer die Möglichkeit auch ohne Kenntnisse der Infrastruktur oder einer Programmiersprache Inhalte zu veröffentlichen. Zusätzlich bieten Lernmanagementsysteme oftmals auch eine Unterstützung in der Erstellung und Durchführung von Prüfungen und Test wie z.B. Multiple Choice Tests oder Lückentexten. Wie bei allen Web 2.0 Anwendungen erfolgt der Zugriff über das Internet und setzt lediglich einen Webbrowser voraus. Damit ist der Grundstein einer hohen Akzeptanz und umfangreichen Nutzung von Lernmanagementsystemen unter Lehrenden und Lernenden gesetzt. Die Installation und Administration solcher Systeme ist im Gegensatz zu der Nutzung aufwändig, so dass dies oftmals zentral in einer IT-Abteilung bzw. Hochschulrechenzentren vorgenommen wird.^[11]

Lernmanagementsystem eigenen sich also vor allem für E-Learning Szenarien die weiter führen als das bloße bereitstellen von Informationen. Für die reine Bereitstellung von Inhalten sind einfachere Systeme wie ein Webserver vollkommen ausreichend und auch einfacher einzurichten und zu Administrieren. Ist ein Lernmanagementsystem einmal eingerichtet ist es oft einfach dieses für kommende Projekte zu erweitern bzw. E-Learning Projekte auch im größeren Maßstab parallel zu betreiben.^[12]

6 Betrachtung der Plattform teamspace4students

Es muss aber nicht immer gleich ein Lernmanagementsystem sein um Lehrende und Lernende zu unterstützen. Auch die schon betrachteten Groupware Systeme unterstützen die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen. Vor diesem Hintergrund wird im Folgenden der Web 2.0 Groupware Dienst teamspace4students betrachtet und analysiert. teamspace4students ist die kostenlose Studentenversion der Web-Groupware teamspace.

6.1 Technologie

Die teamspace-Applikation ist eine Webanwendung die über Internet-Browser (http-Protokoll) zugegriffen werden kann. Bei der Anwendung handelt es sich um eine Eigenentwicklung der 5 POINT AG welche auf Java und Perl basiert. Als Serverbetriebssystem wir ein Unix-Derivat verwendet, auf dem ein Webserver, eine Java Runtime Environment (JRE) und Perl installiert sind. Die Daten werden auf einem eigenen, in der teamspace-Applikation integrierten Datenbankformat gespeichert, so dass hierbei keine weitere Datenbank-Software (z.B. MySQL, etc.) notwendig ist. Für die Hardware-Konfiguration des Servers werden folgende Empfehlungen gegeben:

• Rechner mit Pentium IV Prozessor und mind. 2 GHz
• Hauptspeicher von 2 GB
• Festplatte (je nach Größe der Dateiablage) ab 80 GB ^[13]

Für den Zugriff auf die Applikation über den Browser sind keine zusätzlichen Installationen notwendig, vorausgesetzt wird aber eine JAVA-Installation sowie bestimmte Sicherheitseinstellungen am Browser. Als Browser werden offiziell Firefox 2 und 3 sowie Internet Explorer ab Version 6 unterstützt.

6.2 Services

Wie schon erwähnt ist die Nutzung von teamspace4students in der Grundversion und im Vergleich zu teamspace kostenlos. Es stehen nach Gründung eines Teams 100 MB Speicherplatz zur Verfügung. Es können bis zu 100 Mitglieder in einem Team zusammenarbeiten. Die Laufzeit ist grundsätzlich unbegrenzt. Teams mit einer Inaktivität länger als einem Jahr werden jedoch gelöscht.

Zu der kostenlosen Grundausstattung bietet teamspace4students die Möglichkeit von Speicherplatzerweiterungen nach folgender Staffelung:

Rabattstufe	Kosten pro 100 MB
200 bis 500 MB	5,60 €
600 bis 1.000 MB	4,60 €
1.100 bis 1.500 MB	3,70 €
1.600 bis 2.000 MB	3,10 €
2.100 bis 3.000 MB	2,50 €
ab 3.100 MB	1,80 €

Tabelle 1: Übersicht Speicherplatzerweiterung

Für die Erweiterung der Userzahl je Team gelten folgende Lizenzgebühren:

Rabattstufe	Kosten pro Mitglied
101 bis 120 User	0,95 €
121 bis 150 User	0,65 €
ab 151 User	0,45 €

Tabelle 2: Übersicht Mitgliedererweiterung

In der Grundversion bietet teamspace4students den kostenlosen SMS Versand von 5 Nachrichten pro Monat. Folgende SMS Pakete können zusätzlich erworben werden:

Anzahl	Kosten pro SMS-Paket
100 SMS	15 €
200 SMS	30 €
300 SMS	45 €
400 SMS	60 €
500 SMS	75 €

Tabelle 3: Übersicht SMS-Paketerweiterung ^[14]

6.3 Module

Die teamspace4students Anwendung ist in unterschiedliche Module aufgebaut, welche die jeweilige Funktion wieder spiegeln. Diese sollen im Detail dargestellt werden. Insgesamt umfasst teamspace4students folgendes Leistungsspektrum:

Kommunikation	Koordination	Kooperation	Kontrolle/Führung
Chat	Kalender	Dateiablage	Statusberichte
E-Mail	Adressverwaltung	Brainstorming/Ideen	Erinnerungen
Diskussionsforum	Projektmanagement	Bewertung	Fortschrittshinweise
Pinnwand	Berichte	Zeiterfassung	Systemprotokolle

Tabelle 4: Leistungsspektrum teamspace4students^[15]

6.3.1 Kalender

Die Planung und Erfassung von Terminen erfolgt wie bei den anderen Modulen online innerhalb eines Web-Frontends. Die Navigation ist in zwei Bereiche geteilt, nämlich in das Aktionsmenü im linken Bereich und in den Kalenderbereich der den größten Anzeige-Bereich darstellt.

Die Anlage eines neuen Termins kann sowohl im Kalender (durch Klick auf den entsprechenden Tag) als auch im Aktionsmenü erfolgen. Neben dem Titel, einer Beschreibung sowie einem Besprechungsort, können die Termine mit einer Kategorie beschrieben und mit über 26 Farben für die Darstellung optimiert werden (Bezeichnungen frei konfigurierbar). Die Auswahl der Besprechungsteilnehmer kann sowohl auf Basis einzelner Teilnehmer als auch über Gruppen (Projektleiter, Teilnehmer) erfolgen. Diese können über den Termin per E-Mail informiert werden. Die Terminplanung besteht aus Anfangs-/End- Datum/Uhrzeit sowie der Vergabe einer Zeitzone. Dadurch ist es möglich, weltweit Termine zeitgenau zu planen. Auch die Erzeugung von Serienterminen sowie die Festlegung über einen Vor-Ort-Termin sind möglich. Eine Erinnerung per E-Mail kann für bestimmte Empfänger ausgewählt sowie der Erinnerungszeitraum (30 min bis 2 Wochen vor Terminanfang) festgelegt werden. Besonders gelungen ist die Vergabe von Berechtigungen auf Einzeltermin-Ebene. Der Besitzer kann für Gruppen die Berechtigungen „Keine Rechte“, „Betrachten“ und „Betrachten & Ändern“ vergeben. Dadurch sind Gruppen-, Einzel-, öffentliche und private Termine innerhalb eines Kalenders möglich.

Die Anzeige des Kalenders erlaubt eine Tages-, Wochen-, Monats- und Quartals-Ansicht. Ein besonderes Highlight ist hierbei auch die Verfügbarkeitsansicht über alle Teammitglieder. Die Anzeige kann über Auswahlfelder zielgruppenspezifisch angepasst werden. Es kann nach vergebenen Farben, Kategorien oder Mitgliedern und Gruppen selektiert werden.

Die Synchronisation mit lokalen Kalendern ist über eine Import/Export-Schnittstelle per CSV-Format möglich. Hierbei ist auf die Vorgaben der CSV-Datei-Vorlage zu achten. Einstellungsmöglichkeiten beschränken sich auf die Zeichenkodierung und eine Rechte-Vergabe beim Import der Termine.

Der Bereich Berichte und Ausdrucke ermöglicht es, die verschiedenen Kalenderansichten in einer übersichtlichen Form und Drucker-optimiert ausdrucken zu können. Je nachdem in welcher Kalenderansicht man sich befindet (Tag, Monat, Verfügbarkeit, etc.) ändert sich der Kontext und somit auch die Auswahl an zu Verfügung stehenden Berichten.

Neben der bereits erwähnten Möglichkeit, Termine manuell mit anderer Groupware und PIM zu synchronisieren bietet teamspace4students auch ein kostenloses Add-On an, welches von der Seite heruntergeladen und lokal installiert werden kann und die bidirektionale Synchronisation mit Microsoft Outlook ermöglicht. Grundsätzlich bietet das Add-On folgende Möglichkeiten:

• Import von Kalender- und Kontaktdaten aus teamspace-Teams in Outlook Kalender- und Kontaktordner
• Import von Kalender- und Kontaktdaten aus Outlook Kalender- und Kontaktordnern in teamspace-Teams
• Export von Kalender- und Kontaktdaten aus teamspace-Teams in Outlook Kalender- und Kontaktordner
• Export von Kalender- und Kontaktdaten aus Outlook Kalender- und Kontaktordnern in teamspace-Teams ^[17]

Hinweis: Im Mai 2009 war es nicht möglich dieses Add-On von der Homepage herunterzuladen und zu testen.

6.3.2 Adressen und Kontakte

Teamspace bietet eine eigene Kontakt- und Adressdatenbank. Neben den automatisch generierten Einträgen für die im System angelegten User ist die Anlage neuer Kontakte möglich.

Dies kann entweder über einen Import einer CSV-Datei (ähnlich wie Termin-Import) oder durch die manuelle Anlage erfolgen. Als Attribute können bei der Anlage die üblichen Adress- sowie Kontaktdaten (Name, Abteilung, Anschrift, Telefon, Email, Messenger, uvm.) und sogar Kategorien vergeben werden. Insgesamt stehen 21 unterschiedliche Felder zur Verfügung. Darüber hinaus ist beim Bearbeiten von Kontakten eine Wiedervorlage-Funktion verfügbar. Hierbei kann ein Kontakt zur Wiedervorlage einem teamspace-User zugeordnet werden. In einem Bemerkungsfeld kann man den entsprechenden Auftrag (z.B. „Bitte Telefon-Nummer nachtragen!“) platzieren. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann die Wiedervorlage entsprechend auf erledigt gesetzt werden. Auch bei den Kontakten ist die Vergabe von Berechtigungen für das Ansehen oder Ändern von Einträgen möglich.

Die Anzeige von allen Kontakten kann nach Name, Abteilung, Firma, Kategorie, Land oder Wiedervorlage sortiert werden. Die Auswahl kann dabei jeweils über die Anfangsbuchstaben erfolgen. Eine Filterung von Kontakten ist nach teamspace-Usern, nicht teamspace-Usern und „Alle“ möglich. Besonders gelungen sind bei der Anzeige die unterschiedlichen Symbole, welche die Kontaktarten grafisch darstellen und z.B. direkt zum SMS-Versand oder zur Skype-Anwendung verzweigen.

Der Export von Kontakten ist ebenfalls möglich. Dieser kann für einzelne Einträge im vCard-Format oder als CSV-Export für alle Einträge erfolgen. Mit dem über das Menü erreichbaren Bericht ist es möglich, jeweils auch die ausgewählte Seite in einem neuen Fenster darzustellen und dieses entsprechend auszudrucken.

6.3.3 Dateiablage und Dokumentenmanagement

Eine sehr wichtige Funktion für das systemübergreifende Zusammenarbeiten ist der Austausch von Dateien und Dokumenten. Hierbei stellt teamspace in der Studentenversion kostenlos 100 MB zur Verfügung.

Für die Datenablage kann eine beliebige Ordnerstruktur angelegt und verwaltet werden. Auf der obersten Ebene steht bereits zu Beginn ein Ordner für Private Dateien für jeden angemeldeten Nutzer zur Verfügung. Darüber hinaus können beliebig viele Ordner und Ordnerstrukturen angelegt werden. Neben dem Ordnernamen kann eine Beschreibung in einem Freitext-Feld hinterlegt werden, sowie der Ordner nach der bekannten Berechtigungsstruktur geschützt werden. Die Berechtigungen können auf untergeordnete Objekte vererbt werden. Die Navigation innerhalb der Ordner kann entweder über einen geschachtelten Verzeichnisbaum (ähnlich Windows Datei-Explorer) oder im Hauptfenster über einen Ordner-Drilldown erfolgen. Neben der Anzeige über den aktuellen Speicherverbrauch, wird neben der Größe, Version und letzter Änderer von Dateien auch die Anzahl dieser innerhalb eines Ordners angezeigt. Dateien lassen sich einzeln oder mehrfach selektieren. Es stehen dann folgende Funktionen zur Verfügung: Verschieben, Kopieren, Status ändern, Fotoalbum, Zip erstellen, Zip auspacken, sperren, entsperren und löschen. Neben diesen sehr praktischen Funktionen gibt es darüber hinaus die Möglichkeit Verweise bzw. Verknüpfungen auf Dateien zu erstellen. teamspace4students erstellt dazu eine eindeutige Datei-ID, die wiederum in andere Dateien oder in anderen teamspace4students-Bereichen verwendet werden kann. teamspace4students unterstützt eine Versionierung von Dateien. Es können bis zu fünf unterschiedliche Versionen einer Datei hochgeladen und dementsprechend auch wieder heruntergeladen werden. Es ist besonders hilfreich, wenn Änderungen nachvollzogen werden sollen.

Der Upload von Dateien kann entweder für einzelne oder für mehrere Dateien erfolgen. Beim Upload von mehreren Dateien gibt man zunächst eine Beschreibung für alle Dateien, die mögliche Anzahl an Versionierungen und die Berechtigungen an. Im zweiten Schritt kann man die gewünschten Dateien per Drag and Drop in einem Java-Applet hinzugefügt werden. Sind die Dateien hochgeladen, werden sie in der Navigation als „Neu“ markiert. Der Upload einzelner Dateien erfolgt über ein html Formular. Hierbei stehen die oben beschriebenen Datei-Attribute zur Verfügung. Ein in der Navigation eingebettetes Java-Applet ermöglicht einen Schnell-Upload von Dateien. Per Drag and Drop in einen bestimmten Bereich lassen sich so Dateien ohne großen Aufwand in den Ordner hochladen, den man gerade aktiv geöffnet hat.

Abgesehen von den Datei und Ordnerfunktionen besteht die Möglichkeit, Notizen zu erstellen. Neben einem Notiztitel kann der Inhalt der Notiz mit den üblichen Text-Formatierungsmerkmalen (Fett, kursiv, Aufzählung, Schriftart, Größe und Farbe, …) versehen werden. Bilder können über einen Link-URL ebenfalls in der Notiz hinzugefügt werden. Auch die Notiz ist über Berechtigungen geschützt. Der Filter-Modus für die Anzeige von Dateien oder Notizen kann entweder nach dem Besitzer (Name des Users oder über das Änderungsdatum (Heute, Gestern, drei Tage, eine Woche, zwei Wochen)) erfolgen. Die Anzeige kann ebenfalls angepasst werden. Neben der Standard Listenansicht gibt es die Option „Vorschaubilder“. Hierbei werden Dateien und Ordner als Kacheln dargestellt und bei Mouse-Over die entsprechenden Informationen in einer Box angezeigt.

6.3.4 Ideensuche und -bewertung

Jedes Teammitglied hat die Möglichkeit Ideen zu formulieren und einzustellen. Die gesammelten Ideen werden anonym in einer Liste angezeigt. Bei der Ideenfindung können Teammitglieder sich durch die folgenden Formen der Ideenhilfe inspirieren lassen:

• Kombinatorik: Um diese Funktion der Ideenhilfe nutzen zu können ist es notwendig, dass bereits Ideen formuliert wurden. Aus der Liste bereits vorhandener Ideen werden zufällig zwei ausgesucht und gegenüber gestellt. Durch die gedankliche Kombination dieser Ideen können nun neue Ideen abgeleitet werden.
• Bilder: Es wird ein zufälliges Bild eingeblendet aus dem Aspekte gedanklich auf die Problemgebiete der Teamarbeit übertragen werden sollen. So können Probleme aus einem vielleicht nicht nahe liegendem Blickwinkel betrachtet werden und neue Lösungsansätze abgeleitet werden. Sollte das angezeigte Bild die Ideensuche nicht fördern, lassen sich durch eine erneute Auswahl des Menüpunkts weitere Bilder generieren.
• Rollenspiel: „Stellen Sie sich vor Sie sind …“. Durch die gedankliche Einbindung von Fähigkeiten und Eigenschaften bekannter Personen wird versucht neue Problemlösungsansätze zu generieren. Wie auch schon bei der Bilderhilfe ist es möglich, dass durch eine erneute Auswahl der Hilfe weitere bekannte Persönlichkeiten angezeigt werden.

Gesammelte Ideen werden durch die Teammitglieder anonym mit Punkten bewertet. Eine Ergebnisliste zeigt die Summe aller Punkte pro Ideen an. Über eine Berichtsfunktion kann die Ideenliste druckaufbereitet ausgegeben werden.

Hinweis: Ende April 2009 war es mit einem kostenlosen Team nicht möglich einmal erstellte Ideen zu bearbeiten oder zu löschen bzw. zu archivieren.

6.3.5 Innovationsforum

Über das Innovationsforum können aus den Ideen abgeleitete Innovationen veröffentlicht werden. Hierbei bietet das Innovationsforum weitergehende Formulierungsmöglichkeiten als bei der Ideengenerierung. Neben einen Namen und einer Beschreibung kann ein ausführlicher Text hinterlegt und dieser auch formatiert werden. Zu jeder Innovation kann ein Sponsor festgelegt werden. Außerdem ist es möglich einen zeitlichen Rahmen für die Einrichtung der Innovation zu bestimmen.

Wie auch schon bei der Ideensuche hat jedes Teammitglied die Möglichkeit die Innovationen mit Punkten zu bewerten. Hierbei erfolgt das Einstellen und Bewerten von Innovationen grundsätzlich nicht mehr anonym. Sollte der Wunsch der Anonymität bestehen, so lässt sich diese Voreinstellung allerdings auch ändern. Durch die Bewertung können Innovationen für gut oder schlecht befunden und genehmigt oder abgelehnt werden. Für genehmigte Innovationen lassen sich über die Einstellungen weitere Aktionen festlegen. So kann ein Set an Basisaufgaben erstellt werden, die den Prozess der Innovationseinführung begleiten. Gleichzeitig lassen sich in der Dateiablage automatisch Verzeichnisse generieren.

Um einen besseren Überblick über alle in der Bewertungsphase befindlichen Innovationen zu haben, lassen sich genehmigte oder abgelehnte Innovationen in ein Archiv verschieben.

Hinweis: Ende April 2009 war es mit einem kostenlosen Team nicht möglich Innovationen zu genehmigen oder abzulehnen. Auch die Bewertung von Innovationen durch einzelne Teammitglieder wurden nicht mit in die Übersicht übernommen.

6.3.6 Public Pages

Public Pages soll die Möglichkeit bieten Inhalte (Kalender, Aufgaben, Dateien, Adressen und die Pinnwand) der Teamarbeit für jedermann zugänglich im Internet zu veröffentlichen.

Hinweis: Ende April 2009 war es mit einem kostenlosen Team nicht möglich Inhalte zu veröffentlichen.

6.3.7 Pinnwand

Die Pinnwand hat die Funktion eines virtuellen Schwarzen Brettes und ist wie ein echtes Schwarzes Brett im Eingangsbereich zu finden. Nach erfolgreicher Anmeldung bei teamspace4students erscheint eine Tageszusammenfassung dir nur über die Schaltfläche „Weiter“ verlassen werden kann. Diese Schaltfläche öffnet mit den Standardeinstellungen immer die Pinnwandübersicht.

Auf der Pinnwand kann jedes Teammitglied Informationen ablegen. Dabei können Texte wie in Textverarbeitungsprogrammen formatiert werden und es besteht die Möglichkeit Bilder einzubinden. Auch Links zu externen Quellen im Internet können eingetragen werden. Zusätzlich kann für jede Berechtigungsgruppe die Sichtbarkeit und Änderbarkeit der Pinnwandeinträge festgelegt werden. Die Reihenfolge von Pinnwandeinträgen auf der Pinnwand kann verändert werden. Dabei kann jeder Benutzer frei wählen wie viele Einträge er nebeneinander sehen möchte.

6.3.8 Zeiterfassung

Das Modul Zeiterfassung stellt eine zusätzliche Möglichkeit dar, Tätigkeiten bzw. Aufgaben weiter zu planen. Für die Zeiterfassung wird zunächst eine im Modul „Aufgaben“ definierte Aufgabe gewählt, die Art der Tätigkeit in einem Freitextfeld eingetragen und eine entsprechende Beschreibung erfasst. Darüber hinaus wird das Datum sowie Start- und Endzeitpunkt gewählt. Der Zeitaufwand wird automatisch ermittelt. Hierbei stehen verschiedene Konfigurationsoptionen zur Verfügung, wie z.B. die freie Vergabe von Tätigkeiten ohne Aufgabenbezug.

Der Eintrag von Aufgaben kann auch per Import-Schnittstelle gefüllt (CSV) oder auch für weitere Auswertungen exportiert werden. Entsprechende Berichtsfunktionen stehen wie bei den anderen Modulen ebenfalls zur Verfügung. Eine Selektion kann pro User, für einen bestimmten Zeitraum oder für bestimmte Aufgaben erfolgen.

6.3.9 myteams

Die myteams-Funkionalität ist besonders für das Arbeiten mit unterschiedlichen Teams, und somit auch mit unterschiedlichen Accounts möglich. Darüber hinaus bietet diese Funktion die Möglichkeit, Favoriten auf bestimmte Seiten zu hinterlegen. Durch Aktivieren des myteams, erscheint auf der linken Seite ein eingebettetes Frame, welches aus einem „Favoriten“ und dem „Meine Teams“ –Menü besteht. Durch Klick auf die Teamnamen gelangt man in die entsprechenden Teambereiche. Das Hinzufügen von neuen Teams erfolgt durch die Hinterlegung von Team-ID, Loginname und Kennwort und gestaltet sich somit sehr einfach. Für die Anlage von Favoriten wird der Teamname gewählt, der Modulname aus einer Liste gewählt und ein Alias für die Anzeige gewählt. Das eingebettete Frame kann jederzeit geschlossen und bei Bedarf wieder geöffnet werden.

6.3.10 Aufgaben und Projektmanagement

Das Aufgabenmodul dient zur Planung, Steuerung und Kontrolle aller Aufgaben eines Teams auf teamspace4students. Durch verschiedene Funktionalitäten soll das Projektmanagement unterstützt und erleichtert werden.

Im ersten Schritt können Aufgaben angelegt werden. Es wird eine Bezeichnung und eine Beschreibung erfasst. Die Aufgabe wird mit einer entsprechenden Priorität versehen. Im Unterabschnitt Aufgabenplanung wird ein geplantes Start- und Enddatum festgelegt. Zusätzlich können geplante Kosten und ein geplanter Arbeitsaufwand in Stunden eingepflegt werden. Im nächsten Abschnitt kann die Art der Aufgabe festgelegt werden. Es stehen die Ausprägung Standardaufgabe, dauerhafte Arbeit und Kurzaufgabe zur Auswahl. Die Art der Aufgabe ist entscheidend für das Verhalten bei der Bearbeitung. Eine Standardaufgabe ist erledigt, wenn der Bearbeitungsstand auf 100 % gesetzt wird. Eine dauerhafte Aufgabe ist niemals beendet und hat daher keinen Fortschritt. Die Kurzaufgabe wird als erledigt angesehen, sobald ein Verantwortlicher ausgewählt wurde.

Im nächsten Abschnitt wird der Verantwortliche und der Bearbeiter der Aufgabe eingetragen. Beide Rollen können sowohl von einer, als auch von unterschiedlichen Personen eingenommen werden. Entscheidend ist, dass nur der Bearbeiter einer Aufgabe den Fortschritt eintragen kann. Im letzten Schritt lassen sich die Berechtigungen auf diese Aufgabe vergeben. Es sind die Berechtigungen keine Rechte, Betrachten und Betrachten und Ändern wählbar.

Ist eine Aufgabe erstellt, können für diese Aufgabe Tätigkeiten erstellt werden, um den Fortschritt zu dokumentieren. Für eine Tätigkeit wird eine Statusbeschreibung eingegeben und es kann der prozentuale Fortschritt der Aufgabe eingetragen werden. Weiterhin werden Zeitaufwand sowie Start- und Endzeitpunk eingepflegt.

In der Gesamtübersicht der Aufgaben wird der Bearbeitungsfortschritt durch einen Balken dargestellt, der den prozentualen Stand der Aufgabenerfüllung anzeigt.

Wie in anderen Projektmanagementlösungen können im Aufgabenmodul von teamspace4students Meilensteine festgelegt werden. Ein Meilenstein kennzeichnet dabei einen besonderen Zeitpunkt innerhalb des Projektverlaufes, wie z.B. das Ende einer Phase, oder der Abgabezeitpunkt einer Hausarbeit. Aufgaben können auch den Meilensteinen direkt zugeordnet werden.

Aufgaben können miteinander verknüpft werden. Allerdings ist dies eine linkartige Verknüpfung, Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben können nicht dargestellt werden. Um eine Referenz auf eine andere Aufgabe einzupflegen wird folgende Syntax verwendet: z.B. [TS:4:1000963:Beschreibung des Aufgabenmoduls] Dieser Tag wird jedoch auf Knopfdruck generiert und kann mittels Copy & Paste in das Beschreibungsfeld einer Aufgabe eingetragen werden.

Es können zwar keine Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben dargestellt werden, jedoch besteht die Möglichkeit die Reihenfolge der einzelnen Aufgaben zu ordnen und somit den Projektverlauf in logischen Blöcken abzubilden.

Um den Fortschritt und Verlauf der einzelnen Aufgaben zu kontrollieren und zu visualisieren sind in teamspace4students einige Standardreports im Aufgabenmodul hinterlegt. Einer dieser Standardberichte ist der Projektverlauf, welcher die Start- und Endtermine, sowie den Fortschritt der Aufgaben anzeigt. Neben der Darstellung in Textform wird ein Gantt-Diagramm generiert.

Ein Gantt Diagramm hat den Vorteil, dass es ein Projekt im Zeitverlauf einfach und verständlich aufzeigen kann. Die Abfolge der Aufgaben wird durch Balken auf einer Zeitachse dargestellt^[25].

Neben dem Bericht für den Projektverlauf stehen darüber hinaus zusätzliche Reports zur Verfügung.

Als weitere Funktionalität bietet das Aufgabenmodul die Möglichkeit die Liste der Aufgaben zur Bearbeitung in einer externen Software zu exportieren. Dazu werden die Aufgaben in einem flatfile Format vom Typ CSV exportiert. Nach der externen Bearbeitung können Aufgaben über diese Schnittstelle auch wieder importiert werden.

Insgesamt bietet das Modul ausreichende Funktionalitäten, um bei der Durchführung von Projekten zu Unterstützen. Die Aufgaben können geplant und verteilt werden. Durch setzen von Bearbeitungsstatus und durch Kontrolle über Reports können festgelegte Meilensteine eingehalten werden.

6.3.11 Chat

Der Chatbereich in teamspace4students ermöglicht es, den Mitgliedern der Lerngruppe interaktiv zu kommunizieren, wenn Sie am teamspace angemeldet sind. Die Tastatureingabe des Nachrichtensenders wird für die anderen User sichtbar, nachdem der „Senden“ Button gedrückt wurde.

Im Chat kommt Java Technologie zum Einsatz. Um den Chat benutzen zu können wird eine Java Virtual Machine in einer aktuellen Version und die Aktivierung der Javascript Option des Browsers vorausgesetzt.

Generell haben die Benutzer die Möglichkeit eine Farbe auszuwählen in der Ihre Nachrichten angezeigt werden sollen. Dadurch wird die Lesbarkeit erhöht. Weiterhin gibt es eine Einstellung den Chatverlauf zu protokollieren. Das Protokoll wird automatisch in Form eines HTML Dokuments im Dateiablagebereich des teamspace gesichert. So ist es einfach, vergangene Unterhaltungen und Beschlüsse nachzuvollziehen. Da hochgeladene Dateien und damit auch die Chatprotokolle indiziert werden, kann über die seitenweite Suche ebenfalls in den Protokollen gesucht werden.

6.3.12 SMS

Das SMS Modul von teamspace4students erlaubt es, den sogenannten Short Message Service von GSM Netzwerken zu benutzen. Eine SMS ist in der Regel eine Textnachricht, die aus 160 Zeichen besteht, und von einem Mobiltelefon zum anderen, unter Verwendung des SMS Center als Vermittlungsstelle, versendet werden kann^[27].

In der Standardeinstellung stehen bei teamspace4students 145 Zeichen für die eigentliche Nachricht zur Verfügung. Die restlichen Zeichen werden für eine Fußzeile verwendet.

Damit SMS versendet werden können, müssen vorher einige Konfigurationseinstellungen gemacht werden. Da der SMS-Versand international möglich ist, muss eine Standardländervorwahl hinterlegt werden. Außerdem muss eine Absenderufnummer eingetragen werden. In dem Einstellungsbereich lässt sich ebenfalls die Fußzeile konfigurieren.

Um eine SMS zu verschicken muss einfach die Mobilnummer des Empfängers und die Nachricht eingegeben werden. Ist im Adressbereich die Mobiltelefonnummer der Benutzer gepflegt, kann eine SMS einfach durch Klick auf das Telefon-Icon an den Benutzer verschickt werden und die händische Eingabe der Mobiltelefonnummer entfällt.

Weiterhin kann der Administrator die Nutzung der SMS Funktion auf Benutzergruppen beschränken.

Im Nachrichten Modul lassen sich schließlich neben Email auch SMS an einen oder mehrere Nutzer bzw. ganze Nutzergruppen versenden.

Bei der kostenlosen Version des teamspace stehen pro Monat 5 kostenlose SMS zur Verfügung. Auf die Preisstaffelung beim Zukauf von SMS Nachrichten wurde bereits in Kapitel 6.2 eingegangen.

6.3.13 Diskussionsforum

Das Diskussionsforum als Modul des teamspace4students bietet eine Plattform für die Mitglieder um Themen zeitversetzt zu diskutieren. Im Allgemeinen spricht man dabei von einem Forum von asynchroner Kommunikation^[29].

Grundsätzlich können die Teammitglieder eigene Beiträge zu Themen im Forum des teamspace4students erzeugen. Andere Mitglieder können dann darauf antworten. Antworten können sich innerhalb eines Themas auf Antworten anderer Mitglieder beziehen. Es entstehen sogenannte Diskussionsfäden, die auch als Threads bezeichnet werden^[31].

Bei der Erstellung von Foreneinträgen unterstützt teamspace4students den Anleger, indem es ein WYSIWYG-Controll bereitstellt. Dadurch ist die Möglichkeit gegeben, die Einträge schnell und einfach zu formatieren und z.B. Links einzufügen, ohne eine HTML- oder ähnliche Syntax beherrschen zu müssen.

Ist eine Diskussion beendet, kann der Erstellter das Thema sperren, und es sind keine weiteren Einträge zu dem Thema mehr möglich.

Das Diskussionsforum eignet sich besonders gut um Informationen bereitzustellen und zeitversetzt zu diskutieren. Alle Teammitglieder können in die Diskussion mit einbezogen werden.

6.4 Modulübergreifende Funktionen

6.4.1 Statusbericht

teamspace4students bietet die Möglichkeit, Statusberichte an die Mitglieder zu verschicken, um über getätigte Veränderungen innerhalb des teamspaces zu informieren. Im Administrationsbereich kann der Administrator die Frequenz der Benachrichtigungen konfigurieren. Es stehen die Optionen, täglich, wöchentlich und monatlich zur Auswahl. Das Auswählen des Eintrags nie deaktiviert den Versand des Statusberichtes. Der Administrator tätigt die Einstellung für alle User, und der Bericht selbst wird versendet, auch wenn keine Änderungen stattgefunden haben. Der User kann für sich selber in den persönlichen Einstellungen einen Änderungsbericht anfordern, der ihn über Änderungen, die innerhalb eines zu wählenden Zeitintervalls durchgeführt wurden, informiert.

Der Statusbericht selber enthält zum einen die Information über die aktiven Mitglieder des teamspaces. Weiterhin werden die Themen der aktuellen Diskussionen aufgelistet, sowie das Datum, an welchem der letzte Beitrag in dieser Diskussion geschrieben wurde. Außerdem ist eine Übersicht der aktuellen Aufgaben, mit dem Start- und Endtermin, dem aktuellen Bearbeiter und dem Fertigstellungsgrad im Statusbericht enthalten. Ein Link im Kopfbereich des Statusberichtes ermöglicht den direkten Einstieg auf die Loginseite des teamspace.

6.4.2 Suchfunktion

Die Suchfunktion ermöglicht es, in den Inhalten des teamspaces4students zu suchen. Dabei kann eingeschränkt werden, ob nur im Namen des Content, oder auch in der Beschreibung gesucht werden soll. Weiterhin kann die Option gewählt werden, dass auch in den Inhalten von Dateien gesucht werden soll. Zusätzlich lässt sich die Selektion um ein Erstell- oder Änderungsdatum einschränken.

Hinweis: Anfang Juni 2009 war es nicht möglich in den Inhalten von Dateien zu suchen, die vom Dateityp PDF oder DOC waren. Der Inhalte der Chatprotokolle, die im Dateiformat HTML abgespeichert wurden, ließen sich dagegen durchsuchen.

6.4.3 Mehrsprachigkeit

teamspace4students steht in folgenden Sprachversionen zur Verfügung und kann individuell pro Mitglied eingestellt werden:

• Deutsch
• Englisch
• Chinesisch
• Arabisch
• Spanisch
• Französisch
• Italienisch
• Portugiesisch
• Russisch

6.4.4 Sicherheitseinstellungen

Der Login erfolgt über die Email-Adresse und einem Passwort. Darüber hinaus unterstützt teamspace4students aber auch OpenID, ein SingleSign-On Verfahren für Webseiten. Ferner besteht die Möglichkeit Mitglieder-spezifische Sicherheitseinstellungen vorzunehmen, wie das Erlauben von JavaScript oder JavaApplets.

Globale Sicherheitseinstellungen können laut teamspace4students in drei Stufen vergeben werden:

Niedrig (niedrige Sicherheitsanforderungen):

• Autologin (Link bzw. Zugangsdaten in Status- und Änderungsberichten) werden unterstützt
• Keine Kennwortänderung erforderlich
• Keine verschlüsselte Verbindung (SSL) notwendig

Mittel (normale Sicherheitsanforderungen):

• Beschränktes Autologin möglich (ohne Kennwort)

Hoch (maximale Sicherheitsanforderungen):

• Zugang nur per SSL möglich
• Nach jedem Versenden von Logindaten ist eine Kennwortänderung erforderlich
• Autologin wird nicht unterstützt ^[32]

6.5 Hosting / Betrieb

6.5.1 Die 5 POINT AG

Die 5 POINT AG ist ein von Thorsten Lenk und Martin Fischer im Jahre 1999 gegründetes Unternehmen, welches als Dienstleister im IT-Bereich spezialisiert ist auf webbasierte Lösungen für die Anbindung von Partnern, Kunden und Lieferanten sowie für die Automatisierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe. Hauptsitz des Unternehmens ist in Darmstadt, wo zur Zeit ca. 20 Mitarbeiter beschäftigt sind. Im Jahre 2007 wurde ein Umsatz von einer Million Euro erzielt.

Zu den Kunden der 5 POINT AG bzw. der seit 2001 bestehenden teamspace-Lösung gehören internationale Unternehmen wie z.B. ABN, BMW, Daimler, QSC, DZ Bank oder Philips an. BMW nutzt eine individualisierte teamspace-Version um über das Internet Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern und externen Partnern zu gewährleisten.

Neben teamspace zählen weitere Web-Applikationen wie z.B. projectfacts (Zeiterfassungs- und Projektcontrollingsystem), family2job (Verwaltung von Familienplänen), mittagstipp oder BV-Manager (System zur automatisierten Erstellung kompletter Betriebsvergleiche) zum Leistungsangebot der 5 POINT AG. ^[33]

Die 5 POINT AG misst ihre Arbeit an 5 definierten Leitlinien:

• Individuelle Prozessanalyse: Erst wenn Sie mit unseren Lösungen zufrieden sind, sind wir es auch.
• Systematik: Wir planen bevor wir handeln!
• Know How: Die von uns betreuten Projekte sind zukunftssicher und nutzen aktuelle technische Standards.
• Qualitätsstandards: Wir setzen hochwertige Werkzeuge zur Qualitätssicherung ein und betreuen unsere Kunden in kleinen Teams.
• Teamarbeit: Der offene und vertrauensvolle Austausch mit unseren Kunden und untereinander wird gelebt und ist Basis für unsere Arbeit.^[34]

6.5.2 Datensicherheit und Zugriffsschutz

Alle auf den teamspace-Servern gespeicherten Daten werden im täglichen Backup gesichert um Datenverlust zu vermeiden. Im Falle der Datenrücksicherung stehen die letzten sieben Tage zur Verfügung. Sind aus Versehen Daten gelöscht worden, so sollte man sich unverzüglich beim Support melden, damit die Daten rekonstruiert werden können. teamspace verwendet ein RAID-System aus zwei sich gegenseitig spiegelnden Platten mit gleichem Datenbestand.

Um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen wird, wie bereits erwähnt, ein persönlicher Login bestehend aus E-Mail-Adresse und einem Passwort verwendet. Bei der Initialanmeldung wird ein automatisch generiertes Kennwort mitgeteilt, welches sich später nach Bedarf ändern lässt. Für die Übertragung von Daten wird die Verwendung der SSL-Verschlüsselung empfohlen, ist jedoch nicht zwingend notwendig (Optionseinstellung). Die Möglichkeit von https steht bei teamspace4students leider nicht zur Verfügung.

6.5.3 Hosting und Verfügbarkeit

Für das Hosting der teamspace-Applikationen verwendet die 5 POINT AG moderne Server-Internet-Technologie. Die Server befinden sich in einem nach ISO 90001:2000 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Der Schutz besteht gegen Naturkatastrophen, Stromausfällen und unberechtigten Zugriff von Außen. Die Server sind an einen eigenen Gigabit-Backbone angeschlossen, der über eine High-Speed Anbindung zu den wichtigen Providern verfügt. Die Auslegung des Backbone ist in eine mehrfach redundante Ringtopologie, welche eine Servererreichbarkeit (auch bei 60% Ausfall) gewährleistet. Insgesamt sichert die 5 POINT AG eine 99%-ige Verfügbarkeit zu.^[35]

6.5.4 Service und Support

Für den Support sowie für weitere Fragen steht eine Hotline zur Verfügung, welche über folgende Telefonnummer erreicht werden kann: +49(0)6151-1309719 (Deutschland). Für Frankreich, Portugal, Russland, Mittlerer Osten, China, Taiwan, Nordamerika, Großbritannien und Italien stehen jeweils eigene Support-Center mit entsprechenden Rufnummern zur Verfügung. Darüber hinaus kann Kontakt über folgende E-Mail-Adresse aufgenommen werden: support@teamspace4students.de Das Support-Team steht Werktags in der Zeit von 9 bis 18 Uhr in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit Support zu erhalten ist die Verwendung der Handbücher. Diese stehen jeweils zu den unterschiedlichen Modulen zur Verfügung. Beim Verlust bzw. Vergessen von Zugangsdaten können diese über die teamspace-Plattform automatisiert zugeschickt werden. ^[36]

6.6 Rechtliche Grundlagen

6.6.1 Allgemeine Geschäftsbedingungen

Wird ein neuer teamspace erstellt, müssen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, kurz AGBs, durch anhaken eines Feldes akzeptiert werden. Generell versteht man unter AGBs vorformulierte Vertrags- und Geschäftsbedingungen. Grundsätzlich gelten für elektronische AGBs die allgemeinen Grundsätze. AGBs werden nur dann zum Bestandteil eines Vertrages, wenn deren Geltung zwischen den Vertragsparteien ausdrücklich vereinbart wurde. Dazu muss der Kunde in zumutbarer Weise von dem Inhalt Kenntnis erlangen. Dies geschieht im Falle von teamspace4students durch die Präsentation als Textbox beim Registrierungsvorgang. Weiterhin müssen die AGBs von der grafischen Gestaltung her für den durchschnittlichen Benutzer wahrgenommen werden und dürfen nicht so angeordnet sein, dass sie bei flüchtiger Betrachtung übersehen werden können^[37].

Die allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Nutzung des teamspace umfassen sieben Paragraphen^[38]:

• Der erste Paragraph regelt den Geltungsbereich der AGBs. Der Geltungsbereich ist im Wesentlichen die durch die 5 POINT AG bereitgestellte Leistung gegenüber den Nutzern.

• Der zweite Paragraph beschreibt den Leistungsgegenstand der teamspace Software und die grundsätzliche Zielsetzung, nämlich die Unterstützung der Arbeit von Gruppen. Weiterhin werden im Paragraphen die technischen Möglichkeiten von teamspace4students aufgezählt.

• Der dritte Paragraph beschäftigt sich mit den Nutzungsberechtigungen und den Preisen für Erweiterungen. Es wird die kostenlose Nutzung für nichtkomerzielle Nutzung für Schüler und Studenten in Gruppen von maximal 100 Personen und mit einem Speicherplatzangebot von 100 Megabyte beschränkt. Ein Verstoß kann Schadensersatzforderungen zur Folge haben. Weiterhin behält sich die 5 POINT AG vor Teams, die über keine Erweiterung verfügen und seit einem Jahr nicht betreten wurden, komplett oder teilweise zu löschen. Am Ende des Paragraphen wird darauf hingewiesen, dass mit Absendung des Anmeldeformulars ein Vertrag zustande kommt und der Teamgründer für die Einhaltung der AGBs zu sorgen hat.

• Paragraph vier regelt die Art und Weise der Nutzung. Zum einen ist die Einstellung und Verwendung von Material, welches gegen deutsche Gesetze verstößt, untersagt. Außerdem darf kein Material in andere Länder versendet werden, wenn dieses gegen die dort geltenden Gesetze verstößt. Ein Verstoß gegen diese Regel hat die sofortige und unangekündigte Löschung des teamspace zur Folge. Weiterhin ist die Versendung von Massen- und Werbemails über teamspace4students verboten, Schadensersatzansprüche könnten sonst geltend gemacht werden. Ferner sind die Teams dazu verpflichtet, das Urheberrecht zu beachten. Im letzten Absatz des Paragraphen behält sich 5 POINT vor, Werbung einzublenden, was zur Zeit der Bearbeitung der Fallstudie jedoch noch nicht der Fall war.

• Im fünften Paragraphen finden sich die Reglementierungen zur Verfügbarkeit und Gewährleistung. Die Kernaussage ist zum ersten, dass der Nutzer keinen Anspruch auf ständigen Zugriff hat, und daher auch kein Recht zur Gewährleistung bzw. außerordentlicher Kündigung bei nicht Erreichbarkeit abgeleitet werden kann. Im folgenden werden neben äußeren Einflüssen Gründe für die nicht Erreichbarkeit von teamspace beschrieben, wie z.B. das Einspielen von Updates. Für den Fall einer dauerhaften Einschränkung des Zugriffs verweisen die AGBs auf § 9 des AGBG und räumen ein Recht zur Minderung, also Kürzung der Zahlung, die z.B. für Erweiterungen wie zusätzlichen Speicherplatz erfolgen, oder die außerordentliche Kündigung ein. Ansonsten gibt es eine Haftung nur für den Fall des Vorsatzes oder der groben Fahrlässigkeit des Anbieters, eine Haftung aufgrund von Schäden durch Vorsatz oder Fahrlässigkeit seitens der Nutzer wird ausgeschlossen.

• Paragraph sechs erläutert die Fristen zum Widerruf bzw. der Kündigung. Ein widerrufen der Anmeldung ist innerhalb von 14 Tagen möglich. Eine ordentliche Kündigung wird ausgeschlossen. Dieser Ausschluss ist kritisch zu betrachten. Insbesondere wenn die dortigen Inhalte z.B. dem Persönlichkeitsrecht einzelner Personen unterliegen, ist ein Ausschluss der ordentlichen Kündigung fragwürdig.

• Der siebte und letzte Paragraph legt den Erfüllungsort, nämlich Darmstadt fest und erklärt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland für gültig. Außerdem wird als Gerichtsstand Darmstadt genannt. Dies ist wichtig, falls es zu einem Rechtsstreit kommt.

6.6.2 Lizenz- und Verwertungsrechte

Auf Lizenz- und Verwertungsrechte wird nicht näher eingegangen, weder in den AGBs noch auf den Webseiten von teamspace4students bzw. der 5 POINT AG. Dies ist positiv zu bewerten. Andere Anbieter von Internetplattformen, wie z.B. youtube haben in ihren Geschäftsbedingen verankert, dass die Lizenz zur Nutzung für eingestellten Content von dem Benutzer an youtube übertragen wird^[39].

6.6.3 Datenschutz

Für die 5 POINT AG gelten die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes und des Medienvertrages. Die 5 POINT AG hat technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes sicherzustellen. Außerdem werden personenbezogene Daten nur im Rahmen der Abrechnung weitergegeben.

Innerhalb des teamspace bestimmt der Benutzer selbst, welche personenbezogenen Daten, wie z.B. Telefonnummer oder Adresse er eingeben möchte. Außerdem kann er entscheiden ob die Informationen für alle sichtbar sind. Zusätzlich ist die Einrichtung einer Benachrichtigung möglich, damit die eingegebenen Adressinformationen geprüft und bestätigt werden müssen.^[40]

7 Einsatz von teamspace4students in der Lehre

teamspace4students stellt als Groupware Plattform vor allem Funktionen für das Arbeiten in Gruppen bereit. Damit unterstützt die Plattform die Teamarbeit von Studenten untereinander und kann darüber hinaus auch als Werkzeug für die Kommunikation zwischen Dozenten und Studenten genutzt werden. Die von teamspace4students bereitgestellten Module und Werkzeuge bieten dabei ganz unterschiedliche und individuelle Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Unterstützung.

7.1 Usability der bereitgestellten Module

7.1.1 Kalender als Abstimmungs- und Terminplanungsinstrument

Der Kalender stellt für alle Beteiligten ein zentrales Abstimmungs- bzw. Terminplanungsinstrument dar. So lassen sich unkompliziert gemeinsame Termine finden oder Meilensteine festsetzen. Der Student kann zum Einen seine persönlichen (und für die anderen Personen unzugänglichen) Termine pflegen, als auch übergreifende und für alle sichtbaren Termine veröffentlichen. Aufgrund der Synchronisation mit einem lokal installiertem Outlook Client, können die Termine entsprechend synchronisiert werden und stehen somit z.B. auch im Büro zur Verfügung. Das Konfliktpotential zwischen beruflichen und studentischen Terminen bzw. Aktivitäten kann somit leicht aufgezeigt und "planbar" gemacht werden.

Durch die Möglichkeit der automatischen Benachrichtigung per Email können Terminerinnerungen sehr hilfreich sein, sowohl für Dozenten als auch für Studenten. So werden z.B. alle Mitglieder benachrichtigt, wenn eine Abgabefrist eingehalten werden soll oder wenn bis zu einem Stichtag gewisse Aufgaben erledigt sein müssen.

Da die Annahme von Terminen innerhalb einer Termineinladung direkt in der Email angenommen oder abgelehnt werden kann (ohne sich bei teamspace4students anzumelden) ist eine schnellere Reaktionszeit bei Absprachen möglich.

In der Praxis eignet sich der Kalender für alle Planungs- und Abstimmungsprozesse die zwischen Studenten oder auch Dozenten stattfinden und leider oft nur mündlich erfolgen. Da die Termine schriftlich allen Mitgliedern in der Anwendung zur Verfügung stehen und man zusätzlich benachrichtigt wird (Email oder SMS), ist es schwieriger Termine platzen zu lassen ohne dafür eine gute Begründung zu haben.

7.1.2 Einheitliche Basis an Adressen und Kontakten

Der gemeinsame Zugriff auf gruppenspezifische Kontakte stellt eine gute Basis für die interne als auch externe Kommunikation dar. Alle Kontaktinformationen werden an einer gemeinsamen Stelle gepflegt und zugänglich gemacht. Falsche Informationen fallen dem restlichen Team schnell auf und können auch sofort korrigiert werden.

Sind ICQ-Nummer oder andere Instant-Messaging Informationen am Kontakt hinterlegt, sieht man auf einen Blick ob die Person im jeweiligen System "online" ist. Durch Klicken auf das jeweilige Icon wird sofort eine Verbindung zu der Person über die entsprechende Messaging Software hergestellt (wenn sie lokal auf dem Client installiert ist). Auch ein Anruf über Skype ist mit einem Klick möglich. Die Verwendung von Excel-Listen in denen die Kontaktdaten der Kommilitonen gesammelt werden, entfällt. Jeder Student trägt seine Daten an zentraler Stelle ein. Durch die Möglichkeit des vCard Exports ist es schnell möglich, seine Kontaktdaten anderen Personen oder anderen teamspace4students-Teams zur Verfügung zu stellen.

Die mehrfache Datenpflege entfällt hier, was für Studenten und Dozenten einen erheblichen Mehrwert darstellt. Auch Organisationsinstitutionen würden davon profitieren, für ihre Stammdatenpflege solche Möglichkeiten (wie in teamspace4students vorhanden) einzusetzen.

7.1.3 Dateiablage und Dokumentenmanagement als zentrales Instrument

Als wichtigstes Werkzeug einer kollaborativen Software ist und bleibt das Dokumentenmanagement. Hierdurch findet der Austausch von größeren Informations- bzw. Datensammlungen zwischen den einzelnen Projektmitgliedern und darüber hinaus statt. Da jeder Teilnehmer seine favourisierten Softwarewerkzeuge zum Erzeugen von Dokumenten verwendet, muss das Dokumentenmanagement diese Anforderung abdecken. Da teamspace4students alle Dateiformate beim Upload unterstützt, bietet es eine sehr gute Möglichkeit der Dateiablage.

Wichtiger Benefit ist zusätzlich die Versionierung von Dokumenten bzw. aller eingestellten Dateien. Die unterschiedlichen Versionen werden von teamspace vorgehalten und können bei Bedarf aufgerufen werden. Im Vergleich zu ähnlichen Anbietern mit Dateiablagesystemen im Web ist teamspace4students in diesem Punkt überzeugender und ausgereifter.

Innerhalb der Projektarbeit können Ergebnisse umfassend dargestellt werden. Für den Austausch von Dateien (Vorlesungsskripte, Info-Material, etc.) zwischen Dozenten und Studenten sind die gegebenen Funktionalitäten ausreichend. Es besteht aber immer die Gefahr, dass die Person nicht auf die Datei zugreifen kann, wenn sie nicht die nötige lokal installierte Software hat, um das entsprechende Dateiformat zu lesen. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur gängige Dateitypen verwendet werden und vor Projektbeginn oder vor der Ausarbeitung einer Fallstudie festgelegt wird, in welchem Format Ergebnisse zur Verfügung gestellt werden sollen.

Wie bei anderen Webdiensten im Bereich Dateimanagement, besteht auch hier die Gefahr, dass verbotene Inhalte ausgetauscht werden können und teamspace4students als Filesharing-Portal genutzt wird. Aufgrund der Größenbeschränkung von 100 MB bei der kostenlosen Version ist dieses Problem jedoch minimal. Für das intensive und "legale" Arbeiten in einem größeren Projekt ist die zur Verfügung gestellte Datenmenge jedoch zu gering.

7.1.4 Brainstorming mit der Ideensuche und -bewertung

Die Ideensuche bietet dem Team in einer frühen Phase der Projektarbeit die Möglichkeit ein Brainstorming durchzuführen. Durch die Anonymität braucht kein Mitglied Hemmungen zu haben Ideen zu veröffentlichen, die auf dem ersten Blick vielleicht wenig zielführend sind, sich durch Ideenkombinationen oder weiterführende Gedanken dann aber doch als hilfreich erweisen. Dem Brainstorming angemessen kann so zunächst völlig wertungsfrei eine umfangreiche Ideensammlung erstellt werden.

Durch eine anonyme Bewertungsmöglichkeit der gesammelten Ideen wird eine Stimmabgabe gefördert. Kein Mitglied muss befürchten sich für eine Bewertung rechtfertigen zu müssen. Bewertungen werden so tendenziel objektiver und durch den fehlenden Bezug zu einer Person auch personenneutral.

In der Lehre könnte ein Dozent die Ideensuche gut nutzen um von Studenten bzw. Schülern Vorschläge für die Erweiterung der Lehrinhalte zu sammeln. In einem zweiten Schritt kann die komplette Sammlung der Inhalte dann von allen bewertet werden, so dass der Dozent Rückschlüsse auf die Interessen der Gruppe schließen kann.

7.1.5 Projektstart über das Innovationsforum

Das Innovationsforum bietet nach der Ideensammlung und deren Bewertung den ersten Schritt diese in ein Projekt einzubringen bzw. aus Ideen heraus ein Projekt zu starten. Hier kann eine Idee umfangreicher ausformuliert, mit einem Sponsor versehen und ein zeitlicher Rahmen bestimmt werden. Nach der anonymen Ideensuche wird hier über den Sponsor auch erstmals ein Personenbezug hergestellt. Das automatische generieren von Aufgaben und Verzeichnisstrukturen stellt zudem eine Zeitersparnis und projektübergreifende Arbeitserleichterung dar. So können die bei jeden Projekt anfallenden initialen Aufgaben automatisch angelegt und eine einheitliche Dokumentenstruktur geschaffen werden. Die Teammitglieder eines Projekts können sich so schneller in ein Projekt einarbeiten weil Strukturen und Aufgaben aus vorhergehenden oder anderen Projekten bereits bekannt sind.

In der Lehre könnte das Innovationsforum z.B. genutzt werden um innerhalb von Kursen oder Modulen Themen für Hausarbeiten (die evtl. zuvor über die Ideensuche gesammelt wurden) genauer auszuformulieren und den Bearbeitungsprozess zu starten. Nach der Genehmigung einer Innovation (Hausarbeit) können so automatisch Aufgaben angelegt werden die z.B. das Festlegen und Ausformulieren von Meilensteinen oder die Wahl eines Teamleiters fordern. Über die automatische Generierung von Verzeichnissen könnte sich zudem ein Dozent einen schnellen Überblick über den Arbeitsfortschritt der einzelnen Team verschaffen und unerfahrenen Schülern und Studenten einen Leitfaden für die zu erstellenden Dokumente geben.

7.1.6 Public Pages - die Brücke ins Internet

Public Pages bietet die Möglichkeit Inhalte der Teamarbeit auf einer Team Homepage zu veröffentlichen oder diese in externe Internetseiten einzubetten.

Es kommt vor, dass Dozenten oder Studenten Blogs führen die einen Bezug zum Studium aufweisen. Möchte man nun Inhalte und Ergebnisse der Teamarbeit in einem eigenen Blog veröffentlichen und diese so für jedermann zugänglich machen, bieten die Public Pages die Möglichkeiten Links auf Inhalte der Teamarbeit in eigenen Seiten einzubetten. Interessant ist für Dozenten sicher auch die Möglichkeit einen Kalender mit Abgabe und Prüfungsterminen zu veröffentlichen. Aber auch ohne die Nutzung eines eigenen externen Blogs oder einer Homepage, ist es für Dozenten und Studenten möglich Ergebnisse oder Termine des Projekts im Internet zu veröffentlichen. Die Inhalte können dann ohne eine Anmeldung über die Seite von teamspace4students aufgerufen werden.

7.1.7 Die Pinnwand als Informationsquelle

Die Pinnwand stellt eine einfache Möglichkeit dar um Informationen im Team zu verbreiten. Pinnwand Mitteilungen haben den Vorteil, dass Sie nicht zu der E-Mail Informationsflut beitragen unter der viele Projektmitglieder leiden. Viele Informationen haben einen rein informativen Charakter und bedürfen nicht der Verbreitung per E-Mail. Jedes Mitglied der Gruppe kann so selbst entscheiden welche Informationen für ihn von Interesse sind. Durch die Abnahme von Informationen die per E-Mail verschickt werden, gehen persönliche oder wichtige Nachrichten nicht in der Informationsflut der E-Mail Postfächer verloren oder werden erst verspätet gesichtet.

In der Lehre kann die Pinnwand vor allem von Dozenten gut genutzt werden um Veranstaltungshinweise oder Informationen an Schüler und Studenten weiterzugeben oder auf Informationsquellen hinzuweisen. Über Berichtigungsgruppen besteht zudem die Möglichkeit Informationen ausschließlich für bestimmte Kurse oder Module bereitzustellen. Die Pinnwand bietet aber auch eine gute Möglichkeit um Informationen zwischen Studenten auszutauschen.

Bei umfangreicheren Themen oder Diskussionen sollte dann aber wiederum auf das Forum zurückgegriffen werden. Bei besonderer Relevanz kann dann über eine Mitteilung auf der Pinnwand auf die Forumsdiskussion verwiesen werden.

7.1.8 Projektcontrolling mit Hilfe von Zeiterfassung

Die Zeiterfassung dient zur Protokollierung der Tätigkeiten des Teams.

Für den studentischen Einsatz ist die Zeiterfassung eher unpraktikabel, stellt aber eine Möglichkeit dar, die Arbeitsleistung einzelner Teammitglieder zu messen und zu bewerten. Dozenten könnten dann z.B. anhand der eingebrachten Zeit in einer Fallstudie die Note für einzelne Studenten anteilig an der Gesamtnote errechnen. Die Kriterien wären jeweils festzulegen. So könnten Studenten die einen hohen Zeitaufwand haben und qualitativ gute Ergebnisse haben besser oder schlechter bewertet werden, als Studenten mit einem geringen Zeitaufwand, aber ungefähr gleichen Ergebnissen.

Insgesamt wäre es aber ein gutes Vorgehen, wenn Dozenten den Zeitaufwand von Studenten verteilt auf das Semester sehen könnten, um ggf. organisatorische Maßnahmen für zukünftige Semester oder Studenten ableiten zu können. Würde z.B. bei dieser Betrachtung herauskommen, dass im Durchschnitt die Zeitaufwände für vier Hausarbeiten in einem Semester zu hoch sind, so könnte man zukünftig die Planung bzw. Verteilung solcher Arbeiten über den Studiumszeitraum optimieren. Solch ein Ansatz wäre z.B. bereits in der Schule denkbar, um Aufwände transparent zu machen.

Für die Steuerung von Projekten ist die von teamspace4students angebotene Funktionalität ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings. Neben der Dokumentation von Tätigkeiten, benötigten Aufwänden sowie Bearbeitungszeiträumen ist die Überprüfung der Vorgaben bezüglich Kosten, Termine und Qualität für den Projekterfolg entscheidend. Somit sollen fehlerhafte Kalkulationen oder sogar Überschreitungen von Budgets verhindert werden.

7.1.9 Übergreifende Teamverwaltung mit myteams

Die myteams Funktionalität dient dem Arbeiten in unterschiedlichen Teams, die auch einen eigenen Teamaccount bei teamspace4students haben. Für Dozenten wäre dies eine Möglichkeit, pro Stundentengruppe ein eigenes Team zu erstellen und zu verwalten. Es könnten gruppenspezifische Inhalte je Team eingestellt werden. Der Überblick wäre über die myTeams Funktionalität gewährleistet. Dies ist besonders von Vorteil, da max. 100 Personen in einem Team registriert sein dürfen.

7.1.10 Operative Gestaltung durch Aufgaben- und Projektmanagement

Das Modul Aufgaben- und Projektmanagement läßt sich gezielt in der Lehre einsetzen. Ein Beispiel wäre, dass Bei der Anfertigung einer Hausarbeit für jeden Gliederungspunkt eine Aufgabe angelegt wird. Die Studenten könnten dann nach Bearbeitung eines Gliederungspunktes entsprechend den Vollständigkeitsgrad der Aufgabe pflegen. Dadurch wäre eine optimale Übersicht über den Bearbeitungsstand einer Hausarbeit gegeben.

Aus Sicht des Dozenten wäre das Modul einsetzbar, wenn er z.B. für Student Consulting, Abstract und Hausarbeit eine Aufgabe je Student seiner Vorlesung generiert. So könnte eine Übersicht erzeugt werden, inwieweit die Studenten ihre Prüfungsleistungen innerhalb eines Moduls erbracht haben.

7.1.11 Der Chat als interaktives Kommunikationsinstrument

Aufgrund der Interaktivität und der Möglichkeit, dass mehrere Nutzer an einem Chat teilnehmen, eignet sich der Chat gut zu Diskussionszwecken und zur Entscheidungsfindung für Beschlüsse, an denen mehrere Personen beteiligt sind. In der Verwendung in der Lehre könnte dies zum einen bedeuten, dass die Studenten untereinander Diskussionen führen, z.B. darüber wie Aufgaben zu bearbeiten sind. Es wäre auch denkbar, dass der Dozent einem Chat beitritt und dort eine virtuelle Sprechstunde abhält. Er könnte dann direkt die Fragen der Studenten beantwortet, welche an Ihn gerichtet werden. Der Nachteil bei einem Chat ist, dass eine chaotische Situation entstehen kann, wenn viele Teilnehmer in einem Chatraum sind. Es kann zu Verwirrung kommen, wer gerade an wen eine Botschaft richtet.

Dadurch dass die Chats als Protokoll abgespeichert werden können bietet teamspace4students in diesen Zusammenhang eine gute Möglichkeit der Archivierung.

7.1.12 SMS Versand als zeitnaher Kommunikationskanal

Der Versand von SMS hat den Vorteil, dass fast jede Person ein Mobiltelefon besitzt, und so Nachrichten schnell übermittelt werden können. Die SMS Funktion eignet sich dafür, um z.B. kurzfristige Terminverschiebungen oder Statusupdates mitzuteilen. Für die Lehre könnte dies bedeuten, dass der Dozent den Studenten kurzfristig eine Raumänderung bekannt gibt. Ein weiteres Anwendungsbeispiel wäre eine Art Abo-Dienst, bei dem der Dozent den Studenten z.B. täglich kurze Übungsaufgaben schickt. Die Studenten untereinander könnten sich natürlich ebenfalls über Raumänderungen verständigen.

Die Kommunikation ist aber eher einseitig, da der Benachrichtigte nicht direkt mit einer SMS antworten kann.

7.1.13 Das Diskussionsforum als asynchrone Kommunikationsplattform

Das Diskussionsforum eignet sich besonders gut um Informationen bereitzustellen und zeitversetzt zu diskutieren. Alle Teammitglieder können in die Diskussion mit einbezogen werden.

Auch diese Modul könnte sich in der Lehre ideal eignen, um Fragen zu beantworten, zum einen an den Dozenten gerichtete, zum anderen Fragen der Studenten untereinander. Der Vorteil beim Forum besteht darin, dass ein Student eine Frage stellen kann, der Dozent diese aber erst später beantwortet und die Antwort für alle sichtbar ist. Außerdem ist das Forum durchsuchbar. Abgeschlossene Diskussionen lassen sich Archivieren und besonders lesenswerte Beiträge vielleicht in einen F.A.Q. Bereich verschieben. Auf die dort gespeicherten Antworten könnte dann verwiesen werden anstatt die selben Antworten immer wieder neu zu formulieren.

7.2 Weitere Anwendungsbeispiele

Wie bereits in der Einleitung erwähnt, eignet sich teamspace4students dazu, die Anfertigung von Hausarbeiten zu unterstützen. Es gibt aber auch weitere Anwendungsfälle. Die BMW Group in München ist ein Nutzer des kostenpflichtigen Angebots von teamspace. Dort wird die Plattform zur Unterstützung von Weiterbildungsmaßnahmen eingesetzt. Für die einzelnen Seminargruppen wird jeweils ein teamspace bereitgestellt. Außerhalb des akademischen Bereiches sind weitere Anwendungsfälle für den Einsatz von teamspace denkbar, wie z.B. die Koordination von Außendienstmitarbeitern. Da sie viel unterwegs sind, der teamspace aber von jedem Rechner mit Internetzugang zu erreichen ist, eignet er sich um hier Kundendaten abzulegen und Termine zu pflegen. Außerdem wird eine Zusammenarbeit mit der Zentrale und den Kollegen erleichtert.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel wäre die Nutzung des teamspaces für den Austausch von Informationen mit Kunden und Lieferanten. Dadurch können Sicherheitsprobleme bei der Öffnung eines firmeninternen Intranets für externe Interessenten umgangen werden. ^[41]

Die kommerzielle Variante von teamspace wird bereits von mehreren Firmen, wie z.B. BMW oder EADS eingesetzt.^[42]

7.3 Kritische Betrachtung

Der durch die Verwendung der Plattform entstehende Formalismus behindert die persönlichen Kommunikationswege zwischen den Projektbeteiligten. Dabei kann es zu unnötigen Informationsverlusten kommen, weil z.B. nicht alle bekannten Fakten in einem Forumseintrag genannt wurden. Dem gegenüber steht jedoch die Chance der dezentralen Teamarbeit, welche besonders bei einem berufsbegleitendem Studium, aufgrund der unterschiedlichen Arbeitszeiten der Projektbeteiligten, von zentraler Bedeutung ist.

Von den Projektbeteiligten wird eine neue Denk- und Arbeitsweise vorausgesetzt. Es muss von vornherein die Bereitschaft bestehen, Arbeitsergebnisse zu teilen. Weiterhin wird vorausgesetzt, dass jedes Mitglied der Gruppe eigenständig seinen Aufgaben nachgeht und im Interesse des Teams handelt.

Auch wenn der Datenschutz durch den Betreiber zugesichert wird, kann nicht vollständig gewährleistet werden, dass das geistige Eigentum nicht durch vorsätzliche oder fahrlässige Eingriffe öffentlich gemacht wird, und somit eine unautorisierte und unkontrollierte Verbreitung stattfinden kann. Bei der Verwendung einer solchen Plattform bedarf es daher, dass das Vertrauen in den Anbieter vorhanden ist. Vor Benutzung sollte die Seriösität des Anbieters überprüft werden.

Bei der Verwendung von teamspace4students entsteht eine gewisse Abhängigkeit von Technologien. Die erstellten Arbeitsinhalte werden auf den Servern der 5 POINT AG gespeichert. Gibt es technische Probleme, so kann dies dazu führen, dass auf Arbeitsergebnisse nicht zugegriffen werden kann. Es kann also zu Verzögerungen kommen.

8 Fazit

teamspace4students vereint Technologien des Web 2.0 und bietet eine übergreifende Plattform zur einfachen und effizienten Teamarbeit. Herausragendes Web 2.0 Merkmal ist auch hier wie bei anderen Web 2.0 Diensten die einfache Benutzung.

teamspace4students besteht aus unterschiedlichen Modulen, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden, welche für unterschiedliche Anforderungen im Bereich der Lehre angewendet werden können.

Es lässt sich sagen, dass sich teamspace4students gut für die Organisation von Lehrprojekten nutzen lässt. Es diente auch zur Unterstützung bei der Anfertigung dieser Fallstudie. Während der Arbeit mit teamspace4students erleichterte die auffallend gute Benutzerfreundlichkeit den Umgang mit der Plattform. Im allgemeinen kann durch teamspace4students die Teamarbeit in der Lehre verbessert werden, was zum einen die Koordination der Gruppe durch die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben und Todos betrifft. Weiterhin ist die zentrale Bereitstellung von Informationen, sei es nun in Form von Dateien oder Foreneinträgen, besonders einfach. Insgesamt ist teamspace4students gut für Studenten geeignet. Es muss jedoch darauf hingewiesen werden, dass der Einsatz von Softwaretools zwar bei einer Aufgabe unterstützen kann, es jedoch weiterhin auf die menschlichen Faktoren in der Zusammenarbeit in einer Gruppe ankommt. Dazu zählten während der Durchführung dieser Fallstudie persönliche Treffen um den Arbeitsfortschritt voranzutreiben, die Wahl eines Projektleiters, um eine zentrale Kommunikations- und Koordinationsinstanz zu schaffen, sowie Telefonkonferenzen, um einzelne Punkte zu diskutieren.

Bezogen auf die Verwendung von Onlineplattformen ist die Erkenntnis, dass die Benutzung solcher Plattformen bei den Studenten weit verbreitet und etabliert ist, und gewissermaßen zum Alltag gehört. Sollte die Plattform in der Lehre verwendet werden, müsste die Überlegung stattfinden, ob der Umgang mit Web 2.0 Technologien bei allen Beteiligten praktikabel ist, oder ob die Hemmschwellen zu hoch sind.

Während der Durchführung der Fallstudie, wäre es wünschenswert gewesen, wenn teamspace4students über weiter Funktionen verfügen würde, wie z.B. die Möglichkeit, ein Dokument von mehreren Usern simultan zu bearbeiten. Außerdem wäre eine Funktion zum Desktop Sharing wünschenswert gewesen.

Zudem wurden bei der Bearbeitung der Fallstudie weitere Restriktionen erkannt. Es können sich zwar bis zu 100 User für einen teamspace anmelden, jedoch wird der zur Verfügung gestellte Speicherplatz von 100 MB als zu gering betrachtet. Außerdem war die Erreichbarkeit des teamspaces während der gesamten Projektdauer nicht gegeben. Die Plattform war teilweise mehrere Tage lang nicht zu erreichen, und es kam zu Verzögerungen bei der Bearbeitung der Fallstudie. Leider konnte auch der Service & Support der 5 POINT AG nicht überzeugen, zum einen blieben Rückfragen unbeantwortet, zum anderen war die Mailadresse für Rückfragen, welche auf der Webseite angegeben wurde, nicht erreichbar. Außerdem standen einige Funktionen und Module, wie sie im Leistungsumfang beschrieben wurden, entweder nicht, oder nicht im vollem Funktionsumfang, zur Verfügung. Dazu zählten die Public Pages, sowie das Innovationsforum, die Outlook Synchronisation sowie die Ideensammlung.

Zum Abschluss bleibt festzustellen, das teamspace4students nicht den kompletten Funktionsumfang von Lernmanagementsystemen bietet, aber ein gutes Werkzeug für das teambasierte Arbeiten im Bereich der Lehre darstellt.

9 Fußnoten

1. ↑ Vgl. Lassmann (2006), S. 484
2. ↑ Vgl. Schmitz (2007), S. 148
3. ↑ Vgl. Riemer et. al (2005), S. 20
4. ↑ In Anlehnung an: Riemer et. al (2005), S. 20
5. ↑ In Anlehnung an: Schmitz (2007), S. 150
6. ↑ Vgl. Schmitz (2007), S. 149 f.
7. ↑ Vgl. Riemer et. al (2005), S. 34
8. ↑ Vgl. Hass et. al (2008), S. 4 f.
9. ↑ Vgl. O'Reilly (2005)
10. ↑ Vgl. Hass et. al (2008), S. 8 ff.
11. ↑ Vgl. e-teaching.org (2006)
12. ↑ Vgl. e-teaching.org (2008)
13. ↑ teamspace (2009c)
14. ↑ Entnommen aus: teamspace4students (2009b)
15. ↑ Vgl. Lenk (2002), S. 59.
16. ↑ Entnommen aus: teamspace4students (2009e)
17. ↑ teamspace (2009a)
18. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 46
19. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 51
20. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 92
21. ↑ Entnommen aus: teamspace4students (2009e)
22. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 84
23. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 69
24. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 59
25. ↑ Vgl. Bergmann et. al (2008), S. 222
26. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 85
27. ↑ Vgl. Walke (2001), S. 278
28. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 78
29. ↑ Vgl. Göhner (2004), S. 66 ff
30. ↑ Entnommen aus: teamspace (2006), S. 88
31. ↑ Vgl. Beisecker (2004), S. 158
32. ↑ teamspace4students (2009e)
33. ↑ Vgl. 5 Point AG (2009c)
34. ↑ 5 POINT AG (2009b)
35. ↑ Vgl. teamspace4students (2009f)
36. ↑ Vgl. teamspace4students (2009g)
37. ↑ Vgl. Fallenböck (2001), S. 87
38. ↑ Vgl. teamspace4students (2009a)
39. ↑ Vgl. youtube (2009)
40. ↑ Vgl. teamspace (2009b)
41. ↑ Vgl. teamspace4students (2009c)
42. ↑ Vgl. teamspace4students (2009d)

10 Quellenverzeichnis

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