Analyse von 5pm

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Fallstudienarbeit
Hochschule:	Hochschule für Oekonomie & Management
Standort:	Essen
Studiengang:	Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung:	Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer:	Prof._Dr._Uwe_Kern
Typ:	Fallstudienarbeit
Themengebiet:	Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en):	Tarek El-Nahas, Joachim Krall
Studienzeitmodell:	Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester:	4
Bearbeitungsstatus:	begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis 1 Abkürzungsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 3 Einführung 4 Grundlagen 4.1 Projektmanagement 4.2 Kollaboration 4.3 Anwendungsgebiete 5 Analyse 5.1 Unternehmen / Standort 5.2 Systemvoraussetzungen 5.2.1 Cloud Computing 5.2.2 Web based 5.3 Funktionen 5.3.1 Hauptansicht des Projekt und Task Management 5.3.2 Timeline 5.3.3 Zwei Wege Email Benachrichtigung 5.3.4 Zeiterfassung / Widget 5.3.5 Zeit-Berichte 5.3.6 Custom User Interface 5.3.7 Tabbing 5.3.8 Projekt und Task Klonen 5.3.9 Datenimport aus Basecamp 5.3.10 Spracheinstellungen 5.3.11 Individueller Datenbackup 5.3.12 Ultra Mobility 5.4 Serverbetrieb / Sicherheit 5.4.1 Verschlüsselung 5.4.2 Infrastruktur 5.4.3 Backups 5.4.4 Redundanz 5.5 Kosten 5.6 Kunden-Orientierung 6 Fazit 7 Fußnoten 8 Anhänge 8.1 Literatur- und Quellenverzeichnis 8.2 Disclaimer

1 Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung	Bedeutung
CSV	comma seperated value
FOM	Hochschule für Ökonomie und Managment
GUI	Graphical User Interface
IT	Information Technology
LLC	Limited Liability Company
MB	Megabyte
OS	Operating System
TLS	Transport Layer Security
URL	Uniform Resource Locator

2 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung
1	Kräftedreieck (Raasch)
2	Logo 5pm
3	Logo der QG
4	Cloud Computing Übersicht
5	5pm Hauptansichtsseite
6	5pm Timeline
7	5pm Time Tracker
8	5pm Interface
9	5pm Tabbing
10	5pm Sprachen
11	5pm Einstellungen
12	5pm Mobiler Einsatz
13	Logo der thawte.com
14	5pm SSL Backup und Export
15	Logo Liquid-Web
16	5pm Paid Plan
17	5pm FAQ

3 Einführung

Für große Unternehmen ist es heutzutage im Hinblick auf den zunehmenden Wettbewerbsdruck immer komplizierter die festgelegten und vorgegebenen Ziele und Visionen zu erreichen.

Das „Kräftedreieck“^[1], welches Qualität, Zeit und Kosten impliziert wird immer schwieriger zu beherrschen und der Erfolgsdruck für Management und Mitarbeiter wächst. Wie lassen sich heute überhaupt noch für definierte Qualität die Termine einhalten? Speziell in der Softwareentwicklung müssen immer komplexere Abläufe koordiniert- und Probleme behoben werden. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Planung von Projekten um die Prozesse in einzelne Teilbereiche aufzuteilen zur effektiveren Aufgabenerfüllung.

Doch wieso scheitern so viele Software-Projekte? Eine der Hauptursachen könnte fehlerhaftes und schwaches Projektmanagement sein, dessen Aufgabe es ist, die notwendige Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten sicherzustellen. Diese Aufgabe wird oftmals unterschätzt. Dem Management fehlt es dabei meistens an Durchschaubarkeiten der einzelnen Abläufe für die Entscheidungsfindung. Die mangelnde Übersicht über die einzelnen Entwicklungsphasen verhindern wichtige Fortschrittskontrollen und eine Einschätzung der Prozesse erscheint nur schwer möglich. Aufgrund solcher Defizite in der Organisation, sind Zeitpläne des Öfteren nicht einzuhalten und das Ergebnis ist, dass die meisten Projekte zeitintensiver und somit auch kostenintensiver werden.^[2] Eine Möglichkeit zur effizienteren Projektführung ist die Verwendung von Projektmanagement Software. Projektmanagement-Tools ermöglichen die notwendige Kontrollfunktion durch eine detaillierte- und einheitliche Darstellung des Projektplans. Der schnelle Zugriff und die Aktualität der Daten ermöglichen einen jederzeitigen Soll-Ist-Vergleich für Auftraggeber, Führungskräfte und Entwickler.

Ein solches Werkzeug zur Koordination und Verwaltung von Projekten ist 5pm. In dieser Arbeit wird dieses PM-Tool kurz vorgestellt, detailliert untersucht und bewertet. Nach kurzen Begriffsdefinitionen, der Vorstellung des Unternehmens und der technischen Anforderungen, werden ausgiebig die Funktionsweisen und Leistungen von 5pm analysiert. Im letzten Teil der Arbeit befindet sich eine kurze Darstellung der Kosten und der Zahlungsmöglichkeiten, eine kurze Untersuchung über den Support von 5pm und ein abschließendes Fazit über 5pm als Projektmanagement-Tool.

4 Grundlagen

4.1 Projektmanagement

Projektmanagement stellt sich zusammen aus den Begriffen „Projekt“ und „Management“: Ein Projekt gilt nach Norm DIN 69901 als ein Vorhaben was eine gewisse Einmaligkeit der Bedingungen in der Gesamtheit aufweist^[3]bspw. durch

• Zielvorgabe
• Zeitliche, finanzielle und personelle oder andere Bedingungen
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
• Projektspezifische Organisation.^[4]

Neben der Einmaligkeit sind weitere Hauptkriterien eines Projektes die Eindeutigkeit der Aufgabenstellung, die definierte Dauer mit festem Endtermin, ein abgestimmtes Kostenvolumen und klare Verantwortlichkeiten. „Ein Projekt umfasst dabei alle Aktivitäten, die für das Erreichen des gesetzten Projektziels, d.h. das Erbringen eines Produkts erforderlich sind.“^[5]

Der Begriff Management unterscheidet das „managen“ (leiten, führen, bewerkstelligen) von personellen und sachbezogenen Dimensionen unter Anwendung professioneller Methoden. Dabei handelt es sich bei der sachbezogenen Dimension um die Erfüllung von Aufgaben, welche sich aus verschiedenen Zielsetzungen ableiten lassen und bei der personenbezogenen Dimension um den Anteil des Menschlichen Faktors der zur Erreichung der Ziele erforderlich ist. Management besteht somit als eindeutig identifizierbarer Prozess aus Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle zur Zielerreichung der Unternehmung.^[6]

Daraus wiederum leitet sich der Begriff „Projektmanagement“ ab. Als Projektmanagement wird ein Leitungs- und Führungskonzept bezeichnet, dass den Entwicklungsprozess und die notwendigen Aufgaben definiert, Methoden zur Lösung von Aufgaben vorschlägt, Institutionen schafft welche diese Aufgaben wahrnehmen und dabei abteilungsübergreifend arbeitet.^[7]

„Projektmanagement heißt Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten über die gesamte Laufzeit des Projektes“^[8] Durch das Managen und Leiten von Projekten wird ausführende Projektarbeit überhaupt erst ermöglicht. Anforderung an das Projektmanagement sind u.a. die Beherrschung der Komplexität, die Koordination der Mitarbeiter und der unterschiedlichen Interessen und Zielen. Zusätzlich sollten von der Projektführung messbare Qualitätskriterien festgelegt und Projektpläne entwickelt werden.^[9]

Die Zielsetzung des Projektmanagements allgemein ist es das Projekt erfolgreich abzuschließen. Speziell in der Softwareentwicklung sind Projekte erfolgreich wenn sie mit den vorgegebenen Mitteln wie Personal, Kosten und Ressourcen innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens mit zufriedenstellender Qualität abgeschlossen werden. Dabei bestimmt die Prozessqualität des Projektmanagements die Projektqualität im hohem Maße, welche sich wiederum auf die Produktqualität auswirkt^[10]

Darstellungs-Beispiel eines einfachen Projektmodells:

Projektstart:

• Analyse der Ausgangssituation
• Zieldefinition
• Projektgrobplanung

Projektdurchführung:

• Projektfeinplanung
• Aufgabendurchführung
• Laufende Überwachung der Zielerreichung

Projektabschluss:

• Projektabschluss
• Projektübergabe
• Projektnachlese: „Was lief gut, was lief schlecht“^[11]

Projektmanagement-Tools:

Da es unvermeidlich sein wird, dass einige Teile des Projektes vom Projektplan abweichen werden, empfiehlt sich eine Anpassung des Plans zur sicheren Gewährleistung des Projektfortgangs. Um solche Änderungen am effizientesten vorzunehmen, wird oftmals auf Werkzeuge zurückgegriffen, sog. Projektmanagement-Tools. Damit können bspw. Pläne und dazugehörige Termine verwaltet werden, welche besser zum Erfolg und zur Zielerreichung beitragen.^[12]

Während es bei kleineren Projekten eher simpler erscheint, die Projektaktivitäten zu planen, zu steuern und zu kontrollieren, ist die Verwendung einer Projektmanagement-Software für größere Aufgaben erheblich bedeutender. Komplexere Projekte laufen oft parallel, beinhalten Gruppenaktivitäten anstatt Einzelaktivitäten und erfordern nicht selten eine schwierige und aufwendige Koordination von Personen, Materialien, Ressourcen und Abläufen.

- Was macht ein Tool genau? -

Ein Projektmanagement-Tool ordnet uns sortiert zunächst alle zugehörigen Projektdaten. Es aktualisiert z.B. alle Änderungen und Verschiebungen von Terminen, damit das Projekt und deren Zielerreichung weniger gefährdet ist. Dabei ist ein großer Vorteil von Projektmanagement-Software die Darstellung und detaillierte Übersicht von Plänen, unabhängig in welcher Reihenfolge die Daten und Veränderungen in das System eingepflegt werden. Die Darstellung der Pläne kann unterschiedlich gewählt werden bspw. durch Balkendiagramme, Budgetpläne, Netzplantechniken, Terminpläne oder Kalenderübersichten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Mitarbeiter die gleichen Informationen abrufen können und somit den gleichen, aktualisierten Wissensstand haben. Auch so lassen sich Engpässe und Verzögerungen im Gesamtablauf vermeiden. Dieser Vorteil ist gerade für Unternehmens- oder Abteilungsübergreifende Projekt- und Teamarbeit von bedeutender Wichtigkeit. Weiterhin sind ebenfalls die Verantwortlichen und das Führungskräfte über alle Abläufe und Fortschritte zeitnah informiert. Verschiedene Fragen des Managements sind sofort überprüfbar, wie z.B.:

• Wie weit ist die Arbeit?
• Mit welchen Ergebnissen kann wann gerechnet werden?
• Ist das Projekt noch „gesund“?
• Muss von außen eingegriffen werden?

Diese Art der übersichtlichen Dokumentation und Informationsdarstellung vereinfachen die Kontrollfunktionen der Unternehmung und gewährleisten ein Erreichen der Projektziele.^[13]

Wenn PM-Tools nicht isoliert sondern integriert zu anderen Tools (z.B. Systementwicklungstools) betrachtet werden, so kann der Einsatz vorteilhaft für alle Unternehmensbereiche hinsichtlich Qualitäts-, Termin- und Kosteneinhaltung sein.^[14]

4.2 Kollaboration

Der Begriff Kollaboration hat historisch immer noch einen negativen Stellenwert, da er an den zweiten Weltkrieg erinnert, in dem Frankreich mit der deutschen Besatzungsmacht „kollaborierte“. Unter heutigen wirtschaftlichen Gesichtspunkten wird Kollaboration nicht mehr als feindliche Zusammenarbeit-, sondern vielmehr als unternehmensübergreifende Zusammenarbeit verstanden. Kollaboration kann weiterhin als Abstufung von Gruppenarbeiten oder Teamwork angesehen werden, da die Beteiligten nicht in einem persönlichen Kontakt stehen müssen. Speziell beim Umgang mit Software bezeichnet die Kollaboration ein Zusammenspiel aus Kommunikation, Arbeitsprozessen und Dokumentenmanagement in unterschiedlichen Zusammensetzungen.^[15]

Unter „Kollaboratives Projektmanagement“ versteht man ein Konzept, welches Projektmanagement und die Realisierung des Projektes ganzheitlich betrachtet. Somit können komplexe, sowie über geographische und/oder Organisationsgrenzen verteilte Projekte durchgeführt werden.^[16] „Management wird dabei nicht als isoliertes Aufgabenfeld von Führungskräften aufgefasst, sondern als integraler Bestandteil der Projektarbeit aller Teammitglieder. Eckpfeiler des kollaborativen Managements sind:

• Transparenz, damit alle wissen was im Projekt los ist
• Gemeinsame Qualitätsverantwortung, um aktiv Qualität zu schaffen, statt nur zu kontrollieren
• Selbstorganisation, also auch dezentral organisieren, statt alles zentral vorgeben.“^[17]

4.3 Anwendungsgebiete

Den Anwendungsgebieten für Projektmanagementsoftware sind keine Grenzen gesetzt. Projektmanagement ist auf diversen und unzähligen Gebieten anwendbar wie bspw. für gesellschaftliche, ökonomische, medizinische, gesundheitliche, oder ökologische Projekte. Ein konkretes Beispiel sind Organisationsprojekte: Dabei liegt der Schwerpunkt des Projektes normalerweise bei einer Vergrößerung des Marktanteils und in der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Die Erweiterung des Produktprogramms hat dabei oftmals eine Erneuerung der Organisation zur Folge.^[18]

5 Analyse

5.1 Unternehmen / Standort

Der 5pm Service wird durch die QGSoftware - Quatre Group LLC zur Verfügung gestellt.
Bei diesem Unternehmen handelt es sich um ein kleines Team von hochqualifizierten Softwareentwicklern und Programmierern die sich im Bereich IT Consulting, Web Design und Application Development für private und institutionelle Kunden einen Namen gemacht haben.^{[19][20][21][22][23]} Der Standort des Unternehmens ist 18071 Fairfield, Ohio,USA. ^[24]

5.2 Systemvoraussetzungen

5.2.1 Cloud Computing

5pm folgt dem Prinzip des Cloud Computing bei dem Soft- und Hardware ins Internet ausgelagert werden. Viel ausgeweiteter wie bei „Software as a Service“ werden Soft- und Hardware über das Internet bereitgestellt. Dies ermöglicht es dem Anbieter der Anwendung Hardwarekosten bzw. bei grösseren Unternehmungen sogar ganze Rechenzentren und Softwarekosten einzusparen. Anwendungen und Daten befinden sich in der „Wolke“.^[25] Das Konzept des Cloud Computing betrifft den Betrieb, die Bereitstellung, den Support, das Management, das Sourcing, also die Beschaffung, sowie die Architektur und die Verwendung der IT.

Die Nutzung erfolgt über den Webbrowser.

5.2.2 Web based

5pm ist auf jedem gängigen Webbrowser der Java und Flash unterstützt lauffähig. Es muss weder etwas heruntergeladen noch installiert werden. Die Nutzung von 5pm ist im Prinzip unabhängig vom eingesetzten Rechner. Jedoch sollte darauf geachtet werden einen Rechner zu nutzen der Flash-Videos ruckelfrei wiedergeben kann.

Offiziel werden durch 5pm folgende Browser unterstützt:

• Firefox 1.5 und neuere (Mac, PC und Linux)
  
• Google Chrome ab Version 3 und neuere
  
• Internet Explorer 7 und neuere (PC)
  
• Opera ab Version 9 und neuere (Mac und PC)
  
• Safari ab Version und neuere (Mac und PC)
  

   ** JavaScript muss aktiviert sein
   ** Cookies müssen aktiviert sein 
   ** Die Minimale Monitor Auflösung sollte bei: 1024 x 768 Pixel liegen
   ** (optional) Adobe Flash 8 Plugin oder neuere - für die Timeline Ansicht.

5pm läuft somit auf jedem Betriebsystem mit einem GUI . Zu diesen zählen die heute gängigen Systeme wie Linux^[26][27][28], Apples Mac OS ^[29] und Microsoft Windows^[30].

5.3 Funktionen

5.3.1 Hauptansicht des Projekt und Task Management

5pm was ist das ??

Zuersteinmal soll hier geklärt werden, wie 5pm aufgerufen werden kann.

Dies ist sehr simpel:

In einem kompatiblen Browser wird wir die folgende URL eingegeben.

https://Unternehmen.5pmweb.com/login.php

der Bereich Unternehmen ist hier durch den registrierten Firmennamen zu ersetzten.

Am Beispiel für die FOM

https://fom.5pmweb.com/login.php

5pm ist ein Werkzeug um Projekte online zu managen. Als allererstes fällt das übersichtlich erscheinende Interface auf. Hinter diesem sehr simpel aussehenden Interfaces verbergen sich jedoch eine Menge wichtiger und hilfreicher Werkzeuge.

Die Hauptansicht teilt sich in zwei Hauptbereiche ein. Das linke Panel enthält eine Baumstruktur die die Projekte und Tasks beinhaltet. Dies ist mit der Datei und Ordnerstruktur des Microsoft Explorers zu vergleichen ^[31]. Projekte können hiermit auf- und zugeklappt werden um die Tasks zu betrachten die sich hinter der Hauptansicht der Projekte verbergen.

Um ein neues Projekt zu erstellen klickt man auf den ADD Button auf der linken Seite der Hauptansicht. Hier können nun Meilensteine, Endzeitpunkte, Name des Projektes und weiter Informationen die das Projekt betreffen eingeben werden.

Mit dem EDIT bzw. DELETE Button auf der gleichen Seite können je nach Userrechten Projekte editiert respektive gelöscht werden.

Wählt man nun eines der Projekte aus erscheinen auf der rechten Seite des User Interfaces die einzelnen Task, Messages und angehängte Dateien die das Projekt betreffen. So ist es möglich detaillierte Informationen über das Projekt wie auch über die Daten die mit ihm verknüpft sind zu erlangen.

5.3.2 Timeline

Um die Projekte in ihrer zeitlichen Dimension betrachten zu können ist es möglich per Tab auf der rechten Seite des User Interfaces eine Timeline einzublenden die je nach Wunsch einzelne bzw. alle Projekte in ihren zeitlichen Abläufen sichtbar macht. Hierdurch ist es möglich zeitliche Überschneidungen wie auch den zeitlichen Fortschritt der Projekte nachverfolgen zu können.

5.3.3 Zwei Wege Email Benachrichtigung

Mit diesem Tool ist es möglich direkt aus 5pm den Mitgliedern eines Teams eine Message zukommen zu lassen. Ebenso ist es möglich von jedem externen Mail Account eine Mail direkt ins 5pm zu versenden. Hierdurch wird eine Kommunikation für die Teammitglieder sehr vereinfacht.

5.3.4 Zeiterfassung / Widget

Mit dem sogenannten Time Tracker ist es dem User möglich eine Art Stempeluhr in die Projekte zu integrieren mit dessen Hilfe es möglich ist die Zeiten die ein User an einem Projekt gearbeitet hat zu erfassen. Dies ist für abrechnungstechnische Tätigkeiten sehr hilfreich und komfortabel.

Es ist ausserdem möglich eine kleines Desktop Tool mit dem Namen Time Tracker Widget zu installieren um die vergangene Zeit direkt am Bildschirm zu verfolgen.

5.3.5 Zeit-Berichte

Mit dem Time Report genannten Tool ist es möglich die von einem User aufgewandte Zeit für ein komplettes Projekt detailliert in einem Bericht auszugeben.

Dies ist wiedereinmal für Rechnungsstellungen ein sehr hilfreiches Tool.

5.3.6 Custom User Interface

Das Userinterface kann in seiner Erscheinung dem Geschmack des jeweiligen Nutzers angepasst werden. So können die Panels in ihrer Breite angepasst wie auch die Reihenfolge der Inhalte verändert werden.

Wie es in Microsoft Excel möglich ist können Spalten in ihrer Breite angepasst und ihrer Reihenfolge vertauscht und auch komplett ausgeblendet werden.

Hierdurch ist es möglich nur die Inhalte anzuzeigen die auch wirklich von Interesse für den jeweiligen Nutzer sind. Das vom Nutzer eigens angelegte Design wird nach dem schliessen des Browsers übernommen und beim nächsten Start der Applikation wiederhergestellt.

5.3.7 Tabbing

Auf der linken Seite des User Interfaces werden Tabs eingeblendet mit dessen Hilfe die Ansicht des User Interfaces verändert werden kann. Hier können die Ansichten der Projekte, die Timeline, die Reports und die Userdatenbank eingeblendet werden.

5.3.8 Projekt und Task Klonen

Abgeschlossene Projekte können als Tempalte also als Vorlage für künftige Projekte gespeichert werden. So können ähnliche Projekte nach einem bekannten Schema bearbeitet werden.

5.3.9 Datenimport aus Basecamp

Die Macher von 5pm machen es Usern des Projekmanagement Software Primus Basecamp sehr einfach auf den 5pm Service zu wechseln.

Im Menüpunkt Einstellungen existiert ein Punkt mit dem alle Projekt, Tasks, Daten und sonstigen Informationen aus Basecamp exportiert werden und direkt in 5pm integriert werden können.

Bei Basecamp handelt es sich um einen der Marktführer im Bereich Projektmanagement Software.^[32]

Zu den Kunden von Basecamp gehören bekannte Firmen wie Kellogs ^[33] , Warner Brothers ^[34] , Addidas ^[35] , sowie Non Profit Organisations wie der WWF ^[36] , Fernsehsender wie FOX ^[37] und viele mehr.

5.3.10 Spracheinstellungen

Unter Einstellungen kann zwischen den verschiedensten Sprachen gewählt werden.

5.3.11 Individueller Datenbackup

Unter Einstellungen ist ebenso, neben der täglich zur nächtlichen Stunde abgehaltenen Datensicherung durch 5pm, eine individuelle Datensicherung für jeden User möglich. Hier werden die Daten in eine CSV konforme Datei verpackt und der User ist in der Lage sich diese Dateien lokal zu speichern. Ebenso ist ein Backup alle angehängten Daten über die selbe Funktion möglich.

5.3.12 Ultra Mobility

Die Nutzung von 5pm ist mit jedem Smartphone möglich das einen der kompatiblen Browser installiert hat. Hierdurch wird 5pm ultra mobil.

Auf Wunsch der Apple Gemeinde haben die Macher von 5pm eine native Iphone APP programmiert.

Das IPAD ist aufgrund des fehlenden Flash Player jedoch um die Funktion der Timeline beschnitten.

5.4 Serverbetrieb / Sicherheit

5.4.1 Verschlüsselung

Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser.

In Zeiten immer stärker steigender Internetkriminalität ^[38]ist ein ausgeklügeltes Sicherheitssystem von essentieller Wichtigkeit. Die Macher von 5pm haben dieser Problematik mit sehr hoher Professionalität Rechnung getragen und dem User eine extrem starke 256 Bit TLS Verschlüsselung mit an die Hand gegeben.

Es ist in den Einstellung zwar möglich die Verschlüsselung auf den Login zu beschränken, jedoch ist eine ständige Verschlüsselung auf allen Seiten ebenso möglich. Standardmässig ist die ständige Verschlüsselung aktiviert. Es ist also am Nutzer die Verschlüsselung für das gesamte System bzw. nur für den Login ein oder auszuschalten. Diese Einstellung ist durch den Admin wie auch durch den regulären User wählbar. 5pm gibt in der Einstellung zwar an, dass die Verbindung durch den Einsatz der Verschlüsselung auf allen Seiten etwas langsamer ist, dies dürfte jedoch in der heutigen Zeit in der hohe Übertragungsraten bei den Internetanbindungen zum guten Ton gehören jedoch kein triftiges Argument gegen eine solch starke Verschlüsselung darstellen. Die Konkurrenz bietet in diesem Bereich meist nur eine Verschlüsselung von 128 Bit an.

5pm hat sich dazu mit Profis in Sachen Verschlüsselung zusammengesetzt. Dabei handelt es sich um die Firma thawte.com ^[39] eine bekanntes Zertifizierungsunternehmen. Es wird auf der 5pm Website ein Link angeboten, der eine direkte Überprüfung der eingesetzten Zertifikate ermöglicht ^[40]

Die von 5pm zur Verfügung gestellte Verschlüsselung ist für die meisten Hacker ein extrem hohes Hindernis das eine Menge Know How, Rechenleistung und Zeitaufwand mit sich bringt und somit die Aufdeckung von Manipulationen erhöht und dadurch den Anreiz für die meisten Hacker schwinden lässt.

Versteckte Projekte und Tasks

Es ist unter 5pm möglich einzelne Projekte und Tasks nur einer erlesenen Gruppe an Mitgliedern freizugeben. Somit ist es möglich noch geheime Entwicklungen vor anderen Mitgliedern zu verstecken. Es ist somit nur Administratoren und Teammitgliedern möglich das betreffene einzusehen.

Als zusätzlichen Sicherheitsgewinn ist die Benutzerrechtevergabe unter 5pm zu sehen

Hier wird zwischen 4 verschiedenen Benutzertypen unterschieden:

Der Administrator

Der Administrator ist ein User mit unbegrenzten Rechten, er kann alle Informationen jedes Benutzerkontos einsehen und bearbeiten. Bei ihm handelt es sich auch um den Nutzer der den 5pm Service für das Unternehmen registriert und somit auch die Anmeldeinformationen einsehen und verändern darf, ausserdem sendet 5pm an die zu diesem Account hinterlegten E-Mail Adresse eine Mail sollte es zu wichtigen Änderungen in Bezug auf den registrierten A Account kommen. Dieser Benutzer kann nicht gelöscht werden.

Der Standard User

Hierbei handelt es sich um den regulären Benutzertyp dem die Mitglieder der Projektteams angehören sollten.

Die Rechte dieses Benutzerprofils:

• Dieser Benutzer kann alle Projekte einsehen selbst wenn es sich nicht um ein Teammitglied der zugehörigen Gruppe handelt (ausser bei Verstecken Projekten)
• Er darf zusätzliche Standard-User anlegen bzw. externe User anlegen jedoch keine bestehenden Account editieren oder löschen. Dies ist dem Administrator vorbehalten.
• darf keine nicht durch ihn erstellten Nachrichten oder Fortschrittsanzeigen editieren
• darf keine Projekte oder Tasks die er nicht erstellt hat editieren noch löschen , ausser er ist Mitglied des zugehörigen Teams
• darf keine Fortschrittsmeldungen einem Projekt bzw. Aufgabe hinzufügen, ausser er ist Teil des jeweiligen Teams

Externe Benutzer

Externe Benutzer entsprechen dem oben erwähnten Standard-User jedoch mit nochmals eingeschränkten Rechten, die wie folgt aussehen

• kann Projekte zu dessen Team er nicht gehört nicht einsehen
• kann Projekte die er nicht selbst erstellt hat nicht bearbeiten
• kann keine Benutzer hinzufügen noch editieren (ausser das eigene Konto)
• kann keinen neuen Projekte anlegen jedoch Tasks erstellen (natürlich nur in dem Projekten in dem er Mitglied ist)
• externe Benutzer dürfen wie oben beschrieben an Projekten mitarbeiten bei denen Sie Mitglied sind. * es ist ihnen möglich Fortschrittsnachrichten hinzuzufügen und Dateien anzuhängen. Dieser Benutzertyp ist perfekt für Teilzeitkräfte die nicht fest zum jeweiligen Team gehören.

Und zu guter Letzt gibt es noch den Client-User

Bei dieser Art User handelt es sich um solche die direkt einem Projekt zugewiesen sind. Diese User können nur die Projekte dessen Dateien und Tasks einsehen denen sie zugewiesen sind. Auch diesen Usern ist es nicht möglich besonders als versteckt markierte Daten einzusehen.

Rechte der Client Users:

• dürfen nur Projekte einsehen an denen sie zugewiesen sind
• dürfen alle Dateien und Aktivitäten des jeweiligen Projektes einsehen. (ausgenommen sind als versteckt markierte Dateien)
• dürfen keine Projekte, Tasks oder Fortschrittsberichte verändern
• dürfen keine neuen Nutzer hinzufügen oder deren Accounts bearbeiten (Ausgenommen ihre eigenen)
• können die Profile anderer Client User nicht einsehen
• dürfen sich keine Projekte ansehen denen sie nicht zugewiesen sind
• Es handelt sich somit um einen komplett isolierten User
• Client-User dürfen jedoch an Diskussionen teilnehmen, Nachrichten hinzufügen und Dateien hinzufügen (in den ihnen zugewiesen Projekten)

Sicherheit durch Standortwahl

Durch die Wahl der beiden Standorte in Ohio und Michigan, USA ist vielen Kunden die Scheu genommen ihre teils doch auch sehr geheimen Daten auf externe Server auszulagern. Den meisten Unternehmen wäre es wohl ein Graus Forschungs- und Entwicklungsdaten auf einen osteuropäischen oder vielleicht sogar chinesischen Server auszulagern.

5.4.2 Infrastruktur

Die Quatre-Group nutzt für das Hosting ihres Services die hochmodernen Rechenzentren der Liquid Web LLC^[41]. Hierbei handelt es sich um einen der grössten und modernsten Rechenzentren-Betreiber in Michigan, USA. Der genaue Standort der Rechenzentren ist in Lansing. Durch den Einsatz modernster Servertechnik sowie Backup und Redundanzsysteme sind die 3 in eigenen Besitz befindlichen Rechenzentren auf dem neusten Stand der Server wie auch Sicherheitstechnik. Die Rechenzentren der Liquid Web haben eine 24/7 Vorortbereitschaft der sich 24x7 Heroic Support nennt. Dieser Support Dienst ist mit ihre hoch qualifizierten Besetzung jederzeit per Telefon, Mail oder Chat erreichbar. Ausserdem ist das gesamte Areal mit hoch empfindlichenn Rauchmeldern, Videotechnik und PerimeterZugangskartensystemenn ausgestattet um die Sicherheit der Kundendaten jederzeit zu gewährleisten.
In Sachen Redundanzsysteme sieht es auch äusserst professionell aus. Hier kommen für den Fall eines Stromausfalls je Rechenzentrum mehrere Dieselgeneratoren der Marke Kohler zum Einsatz. Die Kühlung übernehmen Hochleistungklimaanlagen der Firma Liebert.

Ausserdem werden die Rechenzentren durch ein Sicherheitsunternehmen ständig remote überwacht.

5.4.3 Backups

Das Exportieren der Daten die bei 5pm hinterlegt worden sind ist nicht nur wichtig um z.b. Berichte für Berechnungen bzw. für den Import der Daten in ein anderes Projektmanagmentsystem zu ermöglichen. In der heuteigen Zeit in der immer mehr persönliche Daten auf den verschiendensten Online Applicationen gespeichert werden ist ein verlässliches Backup unerlässlich. Je mehr Organisationen sich auf den Einsatz von extern gehosteten Systemen verlassen, je mehr muss sich um eine verlässliche Backuplösung bemüht werden. Je mehr Zeit dafür aufgewandt wird Aufgaben und Pläne in ein System einzupflegen, je mehr Dokumnete und Fortschrittsberichte angehängt werden und je mehr Nutzer auf diese Daten angewiesen sind desto schlimmer wäre ein Ausfall dieser System bzw. ein Zusammnebrechen eines kompletten Hosters.

Mit dem Reports Interface des 5pm Services ist es möglich fast alle Daten als csv zu exportieren und es existiert eine Möglichkeit ein komplettes Account Backup anzulegen (Dateianhänge in einer Dateiarchiv und ausserdem einen SQL dump anzulegen)
Im Gegensatz zu einigen Projektmanagmentsystemanbieter ist sich die Quatre -Group im klaren, dass die Daten auf ihren Serven immer noch ihren Kunden gehören und deshalb einer extrem hohen Sorgfaltspflicht unterliegen.

5.4.4 Redundanz

Wie im Bereich des Backups ist die Datensicherung auch auf Seiten des Hosters sehr wichtig. Die Quatre-Group und Liquid-Web halten wie bei ihnen üblich auch hier die Qualität auf höchsten Niveau. Die Macher von 5pm sind sich auch hier ihrer Verantwortung bewusst und stossen somit jeden Abend ein inkrementelles Voll-Backup auf einen standorttechnisch komplett unabhängiges Rechenzentrum an. Dadurch ist sichergestellt, dass der komplette Datenbestand zumindest auf einem einigermassen aktuellen Stand jederzeit wiederherstellbar ist.

5.5 Kosten

Die Kosten für die Nutzung von 5pm sind unterschiedlich gestaffelt: Dabei kann man als Kunde selbst entscheiden ob man direkt ein kostenpflichtiges Paket auswählen oder eine Probeversion erhalten möchte. Die Probeversion für die Nutzungsdauer von 14 Tagen ist via Account ohne Installationen oder Downloads auf der Webseite verfügbar und beinhaltet einen Webspace-Zugang von 15MB für kleine Daten-Archivierungen. Diese Testversion kann als Einstieg genutzt- (1000 Benutzer / 1000 offene Projekte) und jederzeit durch ein Upgrade zu einer kostenpflichtigen Version erweitert und aktiviert werden. Die Preise der einzelnen Pakete können der unten aufgeführten Tabelle (paid plan) entnommen werden. Wenn mit der Probeversion begonnen wird, erhält der Kunde nach 14 Tagen automatisch die Aufforderung zur Auswahl eines paid plans und wird um Zahlungsinformationen gebeten, damit eine anhaltende Nutzung von 5pm gewährleistet ist.

Weiterhin gibt es die Möglichkeit auf der Webseite von 5pm einige Vergünstigungen zu erhalten. Wenn 5pm als Projekt-Management-Tool für Bildungseinrichtungen genutzt werden soll, analog zu anderen großen Softwareherstellern, ist ein Rabatt von 30% für alle Schüler und Studenten von Universitäten, Schulen und Hochschulen möglich. Zum Erhalt dieser Vergünstigung genügt die Angabe der jeweiligen Einrichtung. Ebenso gewährleistet 5pm den gleichen Rabatt diversen Non-Profit-Unternehmen.

Die Kündigung des 5pm Accounts ist problemlos, da keine Kreditkartendaten seitens des Unternehmens gespeichert werden um zukünftige Belastungen vornehmen zu können. Um den kostenpflichtigen Account zu stornieren genügt eine E-mail an den Support von 5pm. ^[42]

5.6 Kunden-Orientierung

Der Support ist für Nutzer von 5pm sehr umfangreich. Es stehen auf der Webseite von 5pm diverse Hilfefunktionen und Informationsquellen zur Verfügung:

Tour: Der User kann die sog. Tour durch die Webseite starten und wird kurz über das Projektmanagement-Tool und dessen Entstehung informiert. Zur simplen Veranschaulichung sind diverse Screenshots abgebildet. Dabei werden die gebräuchlichsten Ansichten („main view“, „my stuff view“, „timeline view“) vorgestellt und näher erklärt. Weiterhin besteht eine direkte und verlinkte Zugriffsmöglichkeit auf die Features von 5pm, welche in allgemeine Features-, zukünftig geplante neue Features und Top Features aufgeteilt sind. In den Top-Features sind kurz die größten Nutzungsvorteile und Hauptfunktionen zusammengefasst. Ebenso kann der Kunde auf einige kurze Video-Streams zugreifen, (z.B.: ein 2-minütiges Einführungsvideo) um eine Kurzübersicht über 5pm zu erhalten. Zusätzlich befindet sich in der Tour ein Link zur sog. 5pm-academy, welcher erst kürzlich eingerichtet wurde. Dort sind diverse „Tips“ und „Tricks“ aufgeführt, um bspw. 5pm zu beschleunigen, diverse keyboard-shortcuts zu aktivieren oder das Projektmanagement-Tool im Allgemeinen zu optimieren.

FAQs: Neben der Tour bietet 5pm dem User ein kurzes Fragen- und Antworten-Board zum Nachlesen an. Darin sind die wichtigsten und am häufig gestelltesten Fragen beantwortet z.B.: die Einrichtung und Stornierung des Accounts. Alle anderen unbeantworteten und speziellen Fragen können per Email an support@5pmweb.com gesendet werden.

Blog: Der Weblog ist ein weiterer Service der 5pm-Kundenorientierung. Darin sind alle Entwicklungsschritte, Veränderungen, Erneuerungen und die Entstehung von 5pm seit September 2007 nachzulesen. Der Blog wird regelmäßig und meistens mehrmals im Monat aktualisiert und ergänzt, und mit Abbildungen und Screenshots verdeutlicht. Zusätzlich besteht für die User eine direkte Beurteilungsmöglichkeit z.B. von neuen Features durch eigene Kommentare (User Comments).

User Comments: Ein kleiner Querschnitt an privaten Beurteilungen und Kommentaren ist bei den User Comments zu finden. Darin sind diverse kleine Feedbacks und Beurteilungen von Nutzern und Kunden abgelegt. Es wird ausdrücklich um Kommentare und Kritik seitens des Unternehmens gebeten, um den eigenen Service zu verbessern, das Tool einfacher in der Handhabung zu machen und somit die Benutzerfreundlichkeit zu steigern. Zusätzlich wird auf die 5pm-online-community-area verwiesen.

5pm Community: Die neueste Support-Möglichkeit um mehr über 5pm und dessen Umgang und Benutzung zu erfahren ist die sog. 5pm Community. Dieses help-/message-board wurde kürzlich von 5pm eingerichtet, um einen Austausch und Dialog unter den Nutzern zu ermöglichen. Dabei können Erfahrungsberichte, Meinungen, Kritik, Lob aber auch Fragen und Probleme gepostet werden. Durch eine kurze Registrierung kann jeder Benutzer einen Zugang bekommen und Fragen stellen, Ideen und Vorschläge unterbreiten, Probleme darlegen und positive Feedbacks geben. Eine Antwort erhalten Nutzer von anderen Nutzern, aber auch direkt von 5pm-Angestellten, welche eigens für diesen Support zuständig sind. Auffallend ist, wie schnell im 5pm-Forum sämtliche Fragen und Probleme seitens des Unternehmens beantwortet und geklärt werden. Auch mobil (via Smartphone) kann die 5pm community genutzt werden. Weiterhin ist der Support von 5pm auch über Facebook zu erreichen und verfügt über einen Twitter-Account (5pm on Twitter: @5pmweb) Ebenso stellt 5pm einen eigenen Youtube-Channel zur Verfügung, mit diversen Anleitungs- und Nutzungsvideos.

Für alle anderen Fragen, Anregungen, Wünsche etc. kann eine E-mail an support@5pmweb.com Und der Text darunter gesendet werden und alternativ für spezielle technische Anliegen an tech@qgsoftware.com^[42]

6 Fazit

Abschließend und zusammengefasst erweckt das Produkt von 5pm einen guten Eindruck in der Nutzung und Handhabung. 5pm als professionelles Projektmanagement-Tool sticht in erster Linie durch seine sehr gute Benutzerfreundlichkeit und schlichten Projektverwaltung hervor. Es ist simple aufgebaut und auch für Benutzer mit weniger Erfahrung schnell zu verstehen und zu erlernen. Die übersichtliche Darstellung der Projekte und die Schnelligkeit der Datenverarbeitung sind bei der Arbeit und Analyse sehr positiv aufgefallen. Das PM-Tool besitzt optisch ein modernes und sehr farbenfrohes Design, welches dem Umgang mit 5pm sehr förderlich ist und die Nutzung angenehmer macht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der hohe Sicherheitsstandard von 5pm. Während viele Unternehmen ihre Daten mit 128Bit-Verschlüsselungen sichern, gewährleistet 5pm für die Nutzung eine 256Bit-Verschlüsselung. Durch die Zusammenarbeit mit dem Profi-Hoster Liquid Web hat sich die 5pm einen kompetenten Partner in Sachen Serverbetrieb ins Boot geholt. Da der Serverbetrieb nicht zum Tagesgeschäft der Macher von 5pm gehört, ist dieser Schritt eine hervorzuhebende Entscheidung.

In diesem Fall kann das Outsourcing des Hostings voll und ganz nachvollzogen werden. Auch dies ist ein weiterer Grund dafür 5pm einzusetzen, da sich dessen Macher jeweils für die professionellste Umsetzung entscheiden.

5pm befindet sich außerdem in stetigem Wachstum, mit vielen positiven Veränderungen, Erneuerungen und Upgrades, welche im Blog auf der Homepage dokumentiert sind. So lassen sich alle Entwicklungsschritte von 5pm zurückverfolgen und eventuelle Änderungen nachzuvollziehen. Beispielsweise ist erst seit kurzem ein App für 5pm (smartphone-kompatibel) erschaffen worden, was die Projektmanagement-Software auch mobil nutzbar macht.

Ein weiterer sehr positiver Aspekt ist der 5pm-Support. Wie in der o.g. Benutzerorientierung näher erläutert, betreibt das Unternehmen eine sehr aufwendige Unterstützung bei der Nutzung. Auch wenn keine Help-Desk-Möglichkeit mit einer Service-Hotline vorhanden ist, verhält sich das Unternehmen überaus kundenfreundlich bspw. durch die 5pm-community.

Alles in allem steht das Produkt in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis sowohl für Unternehmen mit großen Projekten als auch für kleinere Projektgruppen und Privatanwender

7 Fußnoten

1. ↑ Raasch, 1993, S.9
2. ↑ Vgl. Thaller, 2003, S. 19
3. ↑ Vgl. Litke, 2007, S. 19
4. ↑ Vgl. Koreimann, 2000, S. 251
5. ↑ Burghardt, 2007, S. 19
6. ↑ Vgl. Litke, 2007, S. 20
7. ↑ Vgl. Buhl, 2004, S.7
8. ↑ Probst, 2001, S. 14
9. ↑ Vgl. Kellner, 2001, S. 26ff.
10. ↑ Vgl. Frühauf, 2000, S. 22
11. ↑ Vgl. Probst, 2001, S. 26
12. ↑ Vgl. Ricketts, 1997
13. ↑ Vgl. Kellner, 2001, S 31ff
14. ↑ Vgl. Etzel, Heilmann, Richter, 2000, S.7
15. ↑ Angermeyer, 2010
16. ↑ Vgl. Müller 2004
17. ↑ Müller 2004
18. ↑ Vgl. Rinza 1998
19. ↑ http://www.mviw.org
20. ↑ http://www.ksaiw.org
21. ↑ http://www.iaomd.org
22. ↑ http://www.nkaiw.org
23. ↑ http://www.jcadance.com
24. ↑ http://www.quatregroup.com/
25. ↑ http://www.golem.de/specials/cloud-computing/
26. ↑ http://www.de.debian.org/
27. ↑ http://fedoraproject.org/de/get-fedora
28. ↑ http://www.ubuntu.com/
29. ↑ http://www.apple.com/de/macosx/
30. ↑ http://www.microsoft.com/germany/windows/
31. ↑ http://www.microsoft.com
32. ↑ http://basecamphq.com
33. ↑ http://www.kellogs.com
34. ↑ http://www.warnerbros.com
35. ↑ http://www.addidas.com
36. ↑ http://www.wwf.org
37. ↑ http://www.fox.com
38. ↑ http://www.abendblatt.de/politik/ausland/article593678/Internet-Kriminalitaet-bedroht-Hunderttausende.html
39. ↑ http://www.thawte.com/
40. ↑ https://sealinfo.thawte.com/thawtesplash?form_file=fdf/thawtesplash.fdf&dn=WWW.5PMWEB.COM&lang=en
41. ↑ http://www.liquidweb.com/
42. ↑ ^{42,0 42,1} http://www.5pmweb.com/

8 Anhänge

8.1 Literatur- und Quellenverzeichnis

Angermeyer, Georg Dr.:	Angermeyer, Georg Dr.: „Collaboration, Definition im Projektmanagement“, 2010, http://www.projektmagazin.de/
Buhl, Axel:	Buhl, Axel: „Grundkurs Software- Projektmanagement“, Carl Hanser Verlag, München 2004
Burghardt, Manfred:	Burghardt, Manfred: „Einführung in Projektmanagement, Definition, Planung, Kontrolle, Abschluss“, Publicis Corporate Publishing, Erlangen 2007
Etzel, Hans-Joachim et al.:	Etzel, Hans-Joachim; Heilmann, Heidi; Richter, Reinhard: „ IT-Projektmanagement – Fallstricke und Erfolgsfaktoren, dpunkt-Verlag, Heidelberg 2000
Frühauf, Karol et al.:	Frühauf, Karol; Ludewig, Jochen; Sandmayr, Helmut: „Software- Projektmanagement und –Qualitätssicherung, Hochschulverlag, Zürich 1999
Hesse, Wolfgang et al.:	Hesse, Wolfgang; Merbeth, Günter; Frölich, Rainer: „Software-Entwicklung“, Oldenbourg Verlag, München 1992
Heinrich, Lutz J.:	Heinrich, Lutz J.: „Informationsmanagement, Planung, Überwachung und Steuerung der Informationsinfrastruktur, Oldenbourg Verlag, München 1999
Koreimann, Dieter S.:	Koreimann, Dieter S.: „Grundlagen der Software-Entwicklung“, Oldenbourg Verlag, München 2000
Kellner, Hedwig:	Kellner, Hedwig: „Die Kunst, IT-Projekte zum Erfolg zu führen, Ziele- Strategien- Teamleistungen“, Carl Hanser Verlag, München 2001
Litke, Hans-D. :	Litke, Hans-D., „Projektmanagement, Methoden, Techniken, Verhaltensweisen“, Carl Hanser Verlag, München 2007
O'Reilly (2007)	Sicherheit im Internet
Probst, Hans-J.:	Probst, Hans-J.; Haunerdinger, Monika: „Projektmanagement leicht gemacht: wie behält man die Nerven, wenn alles schief geht?“, Ueberreuter Wirtschaftsverlag, Frankfurt 2001
Raasch, Jörg:	Raasch, Jörg: „Systementwicklung mit Strukturierten Methoden – Ein Leitfaden für Praxis und Studium“, Carl Hanser Verlag, München 1993
Ricketts, Ian W.:	Ricketts, Ian W.: „Software-Projektmanagement kompakt“, Springer, Berlin 1997
Rinza, Peter:	„Projektmanagement: Planung, Überwachung und Steuerung von technischen und nichttechnischen Vorhaben“, Springer, Berlin 1998
Thaller, Georg E.:	„Software- Projektmanagement, Projekte erfolgreich umsetzen“, Software & Support Verlag Gmbh, Frankfurt 2003
YouTube.com (2010)	Vorstellung 5pm durch Unternehmensberater Jürgen Müller Apps and Wigets http://www.youtube.com/watch?v=YwlKdcsFmCc Abruf 31.05.2010 21:59 Uhr

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