Analyse von ActiveCollab

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Fallstudienarbeit
Hochschule:	Hochschule für Oekonomie & Management
Standort:	Duisburg
Studiengang:	Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung:	Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer:	Dipl-Inf._(FH)_Christian_Schäfer
Typ:	Fallstudienarbeit
Themengebiet:	Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en):	Stephan Abraham, Michael Klementowski
Studienzeitmodell:	Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester:	2
Bearbeitungsstatus:	begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis 1 Abkürzungsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 3 Tabellenverzeichnis 4 Einleitung 4.1 Definition kollaboratives Projektmanagement 4.2 Beschreibung ActiveCollab 5 Analyse ActiveCollab 5.1 Administration 5.1.1 System 5.1.2 Projektverwaltung 5.1.3 Berechtigungskonzept 5.2 Module 5.2.1 Meilensteine 5.2.2 Diskussionen 5.2.3 Dateien 5.2.4 Kalender 5.2.5 Seiten 5.2.6 Tickets 5.2.7 Zeit 5.2.8 Rechnungen 5.3 Technologie 5.3.1 online 5.3.2 portabel 5.4 Installationsvoraussetzungen 6 Anwendungsbereiche für ActiveCollab 7 Kosten 8 Vor- und Nachteile 9 Fazit 10 Fußnoten 11 Quellen- und Literaturverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung	Bedeutung
CSS	Cascading Style Sheets
CSV	Comma Seperated Values
PDF	Portable Document Format
RSS	Really Simple Syndication
SMTP	Simple Mail Transfer Protocol
USD	US Dollar - Amerikanische Währung

2 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung
1	Administration
2	Systemeinstellungen
3	Projektverwaltung
4	Rollenverwaltung
5	Übersicht nach Login
6	Die verfügbaren Module
7	Modul: Diskussionen
8	Modul: Dateien
9	Projektübersicht durch Kalender
10	Rechnungen
11	activeCollab auf dem Smartphone
12	Test der Systemumgebung

3 Tabellenverzeichnis

Tabelle Nr.	Quelle
1	Systemberechtigungen
2	Projektberechtigungen
3	Bewertungskriterien
4	Lizenzmodell

4 Einleitung

4.1 Definition kollaboratives Projektmanagement

Innovative Veränderungen in der Unternehmenswelt, sei es ein komplexer Kundenauftrag oder der Austausch einer unternehmensweit eingesetzten Software werden heute fast ausschließlich in Form von Projekten durchgeführt. Wo früher noch die Mitarbeiter eines Unternehmens Aufgaben in Projekten, zusätzlich zum Tagesgeschäft übernommen haben, ist das Projektmanagement heute zu einem eigenen Berufszweig geworden. Projekte greifen zunehmend über die Grenzen einzelner Abteilungen hinweg, im Zuge der Globalisierung, aber auch über Standorte national und international tätiger Unternehmen.
Der Begriff Projekt hat keine feste Definition, dennoch gibt es allgemein gehaltene Merkmale für Projekte. Demnach kennzeichnet ein Projekt:

• eine komplexe und einmalige Aufgabenstellung,
• eine Abgrenzung zu den täglichen Aufgaben,
• eine formulierte Zielsetzung,
• ein finanzieller und personeller Rahmen (geplante Ressourcen),
• eine zeitliche Begrenzung,
• die fachübergreifende Zusammenarbeit verschiedener Personen und/oder Abteilungen,
• eine eigene Organisationsform mit fest definierten Rollen und Aufgaben,
• ein interner oder externer Auftraggeber,
• die Überwachung durch Kontrollinstanzen.

Das Management von Projekten wird durch einen Projektmanager übernommen. In der DIN-Norm (DIN 69901-5:2009-01) wird Projektmanagement als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“ definiert und erfolgt in allen Phasen eines Projektes.
Eine Projektphase ist ein ganz bestimmter Teil des Projektverlaufs, der sich klar von anderen abgrenzen lässt. Die Phasen, die ein Projekt durchläuft hängen stark von der verwendeten Projektmanagementmethode und der Projektumgebung ab. Die Entwicklung einer Software bedarf anderer Tätigkeiten als der Bau eines Hauses. Dennoch gibt es mindestens die folgenden Phasen, die jedes Projekt durchläuft:

• Initialisierung
• Definition
• Planung
• Steuerung
• Abschluss

Die globale Ausrichtung vieler Projekte stellt nicht nur an die beteiligten Personen immer mehr Anforderungen. Ein Projektteam besteht nicht mehr ausschließlich aus eigenen Mitarbeitern. Oft werden externe Spezialisten zur Unterstützung beauftragt. Auch die Zusammenarbeit muss entsprechend der wachsenden Komplexität neu organisiert werden.
Hieraus entwickelte sich der Begriff "kollaboratives" Projektmanagement. Es steht für die Kommunikation, Koordination und die Kooperation von dedizierten Personen oder Gruppen bei der Zusammenarbeit an Projekten. Basierend auf einer Online- Plattform können Informationen zentral abgelegt und verwaltet werden. Zusätzlich werden Werkzeuge bereitgestellt, die die Abstimmung und Zusammenarbeit der durchzuführenden Tätigkeiten unterstützen.

4.2 Beschreibung ActiveCollab

ActiveCollab ist eine kostenpflichtige und webbasierte Software der Firma A51, die verschiedene Tools zur Unterstützung des Projektmanagements und der kollaborativen Zusammenarbeit bereitstellt.
Ursprünglich als freie Software unter der OpenSource- Lizenz entwickelt wurde mit Veröffentlichung der Version 1.0 ein neues Preis- und Lizenzmodell eingeführt. Dieses Verhalten hat in der Community für Verärgerung gesorgt, nicht zuletzt da die Preise das Programm für viele Nutzer unattraktiv werden lies. Basierend auf der letzten, unter der OpenSource- Lizenz veröffentlichten Version von activeCollab hat ein Team ein eigenes Tool Namens "ProjectPier" entwickelt, welches hier nicht weiter betrachtet wird.
Basierend auf PHP und MySQL wird die Software nach dem Kauf zur Installation in einer eigenen Umgebung zur Verfügung gestellt.
A51 bietet kostenlos eine sieben Tage Testversion an, die direkt beim Hersteller gehostet wird. Bei Bedarf kann die Testphase gegen eine Gebühr von 10 USD auf 30 Tage verlängert werden. Die Testdaten können nach Kauf auf die eigene Plattform migriert werden, wenn gewünscht.

5 Analyse ActiveCollab

5.1 Administration

Der Bereich Administration von activeCollab bietet verschiedene Möglichkeiten das System den eigenen Anforderungen entsprechend anzupassen. Die Oberfläche gliedert sich dabei in fünf Bereiche:

• System
• Email
• Tools
• Invoicing
• Systeminformationen

Die Funktionalitäten der Systemeinstellungen werden unter dem Punkt System genauer betrachtet.

Der Bereich Mail bietet die Möglichkeit die Kommunikation per Email zu konfigurieren. Angeboten werden zwei Verbindungstypen:

• native - Hier wird der Versand über den PHP-Mailer vorgenommen.
• SMTP^[1]- Hier kann die Verbingung zu einem eigenen Email- Server konfiguriert werden, inklusive Adresse, Port und Authentifikation.

Unter Tools bietet activeCollab Funktionen zur Unterstützung von Systemaufgaben. Zum Beispiel kann ein automatisches Backup^[2] aktiviert werden. Zudem können automatische Aufgaben konfiguriert werden, worunter auch das Ausführen des Backups fallen kann. Ein weiteres Tool ist die Erstellung von Tickets. Hierüber lässt sich ein Formular auf der Webseite generieren, dass auch ohne Anmeldung in activeCollab verwendet werden kann. Hierdurch ist es möglich auch Anfragen und Feedback von Personen außerhalb des eigentlichen Projektteams zu erhalten.
Mit dem letzten Release 2.3 von activeCollab wurde das Modul Invoicing integriert. Es bietet die Möglichkeit direkt aus activeCollab heraus Rechnungen zu erstellen. In der Konfiguration können hierzu verschiedene Einstellungen vorgenommen werden:

• Company identity - Hier wird der genaue Firmenname, -adresse und das Logo für das Erscheinungsbild hinterlegt.
• PDF^[3] Settings - Einstellungen für die Ausgabe in ein PDF
• Number Generator - Hier können Einstellungen für die Generierung der Rechnungsnummern vorgenommen werden.
• Item Template - Anlage eigener Artikel zur Auswahl als Rechnungsposition
• Note Template - Vorlagen von Rechnungstexten zur Einbindung
• Tax Rates - Hier können unterschiedliche Steuertypen mit dazugehörigen Steuersatz angelegt werden.
• Currencies - Übersicht und Pflege der benötigten Währungen

Unter dem letzten Punkt Systeminformationen findet man allgemeine Systeminformationen, wie die verwendete Version von activeCollab, den Lizenzschlüssel und die Möglichkeit des Erwerbs von Updates^[4] und Upgrades^[5].

5.1.1 System

Die Systemeinstellungen bieten in erster Linie Grundeinstellmöglichkeiten, die vor allem das Erscheinungsbild von activeCollab betreffen. Enthalten sind aber auch Möglichkeiten, die die Übersicht in und die Organisation während der Arbeit mit dem System verbessern können. Die Systemeinstellungen sind in die Bereiche

• Allgemein
• Module
• Gruppen
• Datum/Uhrzeit
• Kategorien
• Wartungsmodus
• Sprachen

gegliedert.

Im Bereich "Allgemein" wird z.B. das zu verwendende Thema eingestellt. Zur Auswahl stehen zwei Standardthemen, eigene können aber mit Hilfe des "Developer Guides" leicht erstellt werden. Die Themen basieren auf CSS^[6]- Dateien. Als Vorlage kann eine der vorhandenen verwendet werden. Weiter kann hier auch der Standardfilter für die Anzeige von offenen Aufgaben und Nachrichten gesetzt werden.

Unter dem Punkt Module befindet sich eine Übersicht aller Module, getrennt nach installierten und verfügbaren. Die Unterschiede der einzelnen Lizenzmodelle, inklusive enthaltener Module, werden separat unter dem Punkt Berechtigungskonzept behandelt.

Innerhalb der Gruppen-, oder auch Rollenverwaltung, werden die Benutzerrechte verwaltet. Auch dieser Punkt wird weiter unten detailiert beschrieben.

Bei Datum/Uhrzeit wird die Zeitzone, wie auch das Datumsformat festgelegt. Zudem lässt sich für die Kalenderfunktionen der erste Wochentag einstellen, wie auch in z.B. Outlook.

Kategorien bieten innerhalb der einzelnen Module die Möglichkeit Elemente zu gruppieren.

Unter Sprachen kann die verwendete Systemsprache voreingestellt werden. Ebenso lassen sich hier weitere Sprachen importieren.

5.1.2 Projektverwaltung

Die Projektverwaltung ist nicht Teil des eigentlichen Admistrationsbereichs. Dennoch soll es an dieser Stelle erwähnt werden, da es eine administrative Tätigkeit ist.
Die Benutzer finden in ihrem Hauptmenu den Punkt "Projekte", über den sie eine Übersicht der Projekte bekommen, an denen sie mitarbeiten.
Mit der entsprechenden Berechtigung hat der Benutzer in dieser Übersicht auch die Möglichkeit neue Projekte zu erstellen oder innerhalb eines bestimmten Projektes dieses zu verwalten. Dabei können die folgenden Einstellungen pro Projekt vorgenommen werden:

• Name - Eindeutige Projektbezeichnung
• Übersicht - Kurze inhaltliche Beschreibung des Projektes
• Sichtbarkeit
  • Normal - Sichtbar für alle Projektbeteiligten
  • Privat - Nur für ausgewählte Benutzer sichtbar
• Projektvorlage - Entsprechend der Systemeinstellungen kann ein oder mehrere bereits vorhandene Projekte als Vorlage ausgewählt werden
• Leitung - Festlegung des Projektmanagers
• Kunde - Auswahl der Firma, der das Projekt zugeordnet werden soll
• Projektbeginn - Datum des Projektbeginns

5.1.3 Berechtigungskonzept

Während der Planung, Durchführung und dem Abschluss von Projekten entstehen viele Dokumente. Das können Machbarkeitsstudien, Kosten- und Nutzenanalysen, Budgetplanungen, aber auch allgemeinere Dokumente wie der Projektplan oder Besprechungsprotokolle sein. Der Zugang zu den verschiedenen Dokumenten steht in der Regel nur bestimmten Personen oder Gruppen zur Verfügung. Dies erfordert eine klare Abgrenzung von den Zugriffen der Teammitglieder, nicht nur auf Dokumente, sondern auch auf die verschiedenen Funktionen der eingesetzten Software.

Das Berechtigungskonzept von ActiveCollab basiert auf Rollen. Dabei werden die Benutzer in verschiedene Gruppen eingeteilt, denen wiederrum die Berechtigungen zugewiesen werden. Gegenüber der einfachen Benutzerverwaltung erleichtert das die Pflege, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der vergebenen Berechtigungen.
Die Rollenverwaltung in activeCollab wird grundsätzlich in zwei Kategorien unterschieden, den Systemberechtigungen und den Projektberechtigungen. Jedem Benutzer kann genau eine Systemrolle zugewiesen werden. Projektrollen sind nicht eingeschränkt und unterscheiden sich entsprechend der Projekte, an denen der Benutzer mitarbeitet.

Systemberechtigungen beziehen sich auf die Rechte auf Systemebene. Z.B. Zugriff auf den Administrationsbereich, Benutzerverwaltung und die Projektverwaltung.

Tabelle 1: Systemberechtigungen (Beispiel)

Beschreibung	ja / nein
Systemzugang	ja
Administration	nein
Projektverwaltung	ja
Benutzerverwaltung	ja
Projektanlage	nein
Firmenverwaltung	ja
Private Objekte sichtbar	nein
Papierkorb verwalten	ja
Zuordnungsfilter ändern	ja
Zeitauswertungen nutzbar	ja
Zeitauswertungen verwalten	nein

Projektberechtigungen beschreiben die Berechtigungen innerhalb eines Projektes. Wer kann Meilensteine, Aufgaben, Dateien, etc. lesen, erstellen oder ändern. Die Berechtigungen sind dabei hierarchisch gegliedert und bauen aufeinander auf. Das nächst höhere Recht inkludiert auch die vorherigen Berechtigungen.

Tabelle 2: Projektberechtigungen (Beispiel)

Beschreibung	kein Zugang	hat Zugang	und kann erstellen	und kann verwalten
Meilensteine				X
Disskusionen		X
Dateien			X
Seiten				X
Tickets	X
Zeitauswertungen				X

5.2 Module

Nach dem erfolgreichen Login in activeCollab befindet man sich auf der ersten Übersichtsseite, dem sogenannten "Dashboard". Auf dieser Seite erfasst man alle wichtigen Ereignisse auf einen Blick. Sie beinhalten eine Liste der anstehenden Aktivitäten, letzten Änderungen, eine Übersicht über die aktiven Projekte und definierten Favoriten.

Nach einem Aufruf eines aktiven Projektes stehen einem die verschiedenen Module innerhalb des Projektes (hier: "Fallstudie") zur Verfügung.

Abb.6: Die verfügbaren Module

5.2.1 Meilensteine

Ein Meilenstein (engl. Milestone) kennzeichnet ein wichtiges Ereignis innerhalb eines Projektes. Oft markiert dieser ein Unter- oder Teilziel eines Projektes. Ein Meilenstein ist meist ein festgelegter Termin an dem die definierten Ziele überprüft werden.

Ein Meilenstein wird automatisch in den Kalender des zugewiesenen Projektmitarbeiters eingefügt. Eine Übersicht der Meilensteine eines Projektes ist über das Register Meilensteine zu erreichen. Die Liste ist nach Fälligkeiten sortiert. Ein Klick auf einen Meilenstein öffnet die detailierten Informationen.

Ein Meilenstein kann innerhalb des Projektes mit anderen Elementen wie z.B. Tickets, Diskussionen oder Dateien verknüpft werden, welche sich in der Detailsansicht wiederfinden. Für die Mitglieder des Projektes wird es dadurch einfacher die zu diesem Termin relevanten Dokumente einzusehen.

Neuen Meilenstein erstellen
Die Neuanlage eines Meilensteines erfolgt durch Klick auf den Button "Neuer Meilenstein" innerhalb der Übersicht. Die Vergabe eines Namens und eines Fälligkeitszeitraumes notwenig. ActiveCollab bietet die Möglichkeit Meilensteine in Form eines Zeitpunktes oder einer Zeitspanne von mehreren Tagen zu definieren. Optional können zusätzliche Notizen hinzugefügt werden. Ein Meilenstein kann sowohl der gesamten Projektgruppe als auch einzelnen Mitgliedern zugeordnet werden.

Änderung eines Meilensteines
Kommt es aus gegebenem Anlass zu einer Verschiebung eines Meilensteines innerhalb des Projektes kann seine Fälligkeit verändert werden. Dies ist über den Button "Neu planen" aus der Detailansicht heraus möglich. Auf der Änderungsseite kann man wählen ob in Beziehung stehende Ereignisse auch verändert werden sollen. Es gibt hierbei die Möglichkeit alle Meilensteine oder nur ausgewählte zu verschieben. Geplante Aufgaben können ebenfalls an die neuen Termine angepasst werden. Durch den Button "Neu planen" wird die Aktion abgeschlossen. Die sich ergebenden Änderungen der verknüpften Elemente, wie z.B. folgenden Meilensteinen oder Tickets übernimmt activeCollab automatisch.

5.2.2 Diskussionen

Mit dem Modul Diskussionen bietet activeCollab ein Forum in dem diverse Themen online diskutiert werden können. Nach der Auswahl eines Projekte ist es über das Register Diskussionen erreichbar. Es erscheint eine Liste von veröffentlichten Diskussionen in tabellarischer Form. Die Liste enthält einen Titel der Diskussion, einer Anzahl an Antworten, letzten Bearbeitungszeitpunkt und Ersteller des Beitrages. Die Sortierung der Beiträge erfolgt nicht vorrangig nach deren Erstellungsdatum, sondern können vielmehr als wichtig gekennzeichnet werden um eine höhe Priorität zu erhalten und am Anfang der Liste zu erscheinen. Zusätzlich wird auch hier eine Kategorisierung der Themen angeboten. Dies erhöht die Übersicht.

Neue Diskussion erstellen
Innerhalb des Registers Dikussionen kann innerhalb des Projektes durch den Button "Neuer Beitrag" eine neue Diskussion eröffnet werden. Wird ein neues Thema erstellt wird es mit einem Namen und einer Beschreibung und ggf. einer Kategorie versehen. Jedes Modul verfügt über eigene Kategorien. Eine direkte Verknüpfung zu einem Meilenstein ist möglich. Jede Diskussion kann mit einer automatischen Benachrichtigung für Projektmitglieder verbunden werden, d.h. die betreffenden Mitglieder werden über neue Beiträge in der Diskussion informiert. Diese Funktion kann nach Belieben durch jedes Mitglied deaktiviert werden.

Antworten auf Beiträge
Eine Antwort auf einen Beitrag kann schnell und einfach erstellt werden. Hierzu wählt man das betreffende Thema aus und fügt seine Antwort am Ende der Diskussion in das dafür vorgesehene Textfeld ein und betätigt den Button "Speichern".

5.2.3 Dateien

Um den reibungslosen Ablauf eines Projektes zu gewährleisten ist es wichtig das alle Projektmitglieder zu jeder Zeit über den gleichen Informationsstand verfügen. Dies können projektrelevante Dokumente sein, z.B. Sitzungsprotokolle, Baupläne oder Produktinformationen.

ActiveCollab stellt eine Plattform zur Verfügung in der es den Projektmitgliedern möglich ist definierte Dateien anzuhängen, über sie zu diskutieren oder gemeinsam an ihnen zu arbeiten. In dem Register Dateien stehen nicht nur die aktuellen Versionen, sondern auch ältere Versionen von projektrelevanten Dokumenten zur Verfügung. Die Liste dieser Dokumente wird nach neuester Veröffentlichung sortiert. Bei grafischen Dateien (jpeg, gif, png) wird ein entsprechendes Thumbnail^[7] zur schnelleren Übersicht erzeugt. Die von activeCollab gebotene Möglichkeit der Kategorisierung verbessert ebenfalls die Übersicht.

Datei hochladen
Innerhalb des Registers Dateien kann durch dem Projekt durch den Button "Dateien hochladen" eine neue Datei hinzugefügt werden. Innerhalb der sich öffnenden Seite kann eine beliebige Anzahl von Datei ausgewählt werden. Die Größe einer Datei ist dabei auf jeweils 40MB begrenzt. Auf dem rechten Teil der Seite kann die neue Datei in eine definierte Kategorie eingefügt werden. Ist die gewünschte Kategorie nicht vorhanden kann sie im gleichen Dialogfeld erstellt werden. Darüber hinaus kann die Datei an einen vorhandenen Meilenstein gebunden werden. Die Projektmitarbeiter haben die Dateien daher stets im richtigen Kontext. Vor dem Speichern der Dateien werden die Projektmitglieder ausgewählt die über eine Veränderung benachrichtigt werden sollen.

5.2.4 Kalender

Der stetige Überblick über Projektphasen, Projektziele und den Projektverlauf ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren bei der Abwicklung eines Projektes.

Das Modul Kalender bietet die Möglichkeit alle zuvor definierten Milestones, Tickets und Aufgaben eines jeweiligen Projektes zu verwalten. Hierbei differenziert activeCollab nach der jeweilig angemeldeten Person, d.h. jeder Mitarbeiter erhält lediglich die Termine die er im eigenen Zugriff hat. Die Darstellung erfolgt in einer Monatsansicht, welche die fälligen Ereignisse in Form eines Punktes beim jeweiligen Termin anzeigt.

Aufgabenbearbeitung aus dem Kalender
Aus dem Kalender heraus ist eine direkte Bearbeitung der Ereignisse möglich. Eine detailierte Ansicht eines bestimmten Tages ist per Klick auf die entsprechende Zelle möglich. Ist in dem geöffneten Tag ein Meilenstein vorhanden kann dieser per Klick auf den Stern zu den Favoriten hinzugefügt werden. Er erscheint somit auf der Startansicht nach dem Login. Jedes Ereignis was einen Abschluss zur Folge haben muss kann direkt aus dem Kalender als "erledigt" markiert werden. Dies erfolgt durch Klick auf den Haken neben dem Ereignis.

5.2.5 Seiten

Das Modul Seiten bietet ähnlich wie das Modul Diskussionen die Möglichkeit Textinhalte kollaborativ zu erarbeiten. Projektmitarbeiter können vorhandene Seiten erweitern oder neue erstellen. Hierbei findet im Gegensatz zur Diskussion jedoch kein Dialog über ein Thema statt, sondern es wird gemeinsam ein einem Text gearbeitet. Bei der Erstellung untscheidet activeCollab zwischen verschieden Version einer Seite.

Neue Seiten erstellen
In der Übersicht der Seiten können neue Seiten erstellt oder bereits vorhandene Seiten aufgerufen werden. Ein Name und ein Inhalt ist verbindlich für die Neuanlage einer Seite. Wenn im Feld "Ablegen unter" eine bereits vorhandenen Seite angewählt wird, wird die neue Seite als Unterseite angelegt. Die zu benachrichtigenden Projektmitarbeiter können optional angewählt werden.

Seiten bearbeiten
Um Seiten gemeinsam zu erarbeitet ist es erforderlich die vorangegangenen Versionen einer Seite zu bearbeiten. Zu diesem Zweck wählt man eine vorhandene Seite aus der Übersicht in wählt den Button "Bearbeiten" auf dem rechten Teil der Seite. Das sich öffnende Textfeld stellt den aktuellen Inhalt des Dokumentes dar. Standardmäßig werden zuvor definierte Projektmitglieder über neue Versionen informiert. Vor dem Speichern hat man jedoch die Möglichkeit diese Information auszuschließen, wenn man z.B. keine relevanten inhaltlichen Veränderungen vorgenommen hat.

Aufgaben oder Kommentare hinzufügen
Jeder erstellten Seite kann eine Aufgabe hingefügt werden. Dies geschieht über den Button "Neue Aufgabe". Sie lässt sich an einen Mitarbeiter richten, mit einer Priorität und einem Fälligkeitsdatum versehen. Aufgaben sind keine Inhalte der eigentlichen Seite, sondern dienen lediglich als Zusatz.
Ähnlich wie bei dem Modul Diskussionen kann man Kommentare zu jeder Seite erstellen. Das Prinzip funktioniert hierbei analog zu Forum. Kommentare werden erstellt und von anderen Teilnehmer beantwortet.

5.2.6 Tickets

Das Modul Tickets dient zur Auflistung von Aufgaben innerhalb eines Projektes. Die Gliederung dieser Aufgaben mit Hilfe von Ticktes vereinfacht deren Bearbeitung in einfachen als auch in komplexeren Themenbereichen.

Neues Ticket erstellen
Über das Register Ticktes wird die Übersicht aller zu erledigenden Aufgaben aufgerufen. Der Button "Neues Ticket" öffnet eine weitere Seite in der ein Ticket mit Zusammenfassung und einer kompletten Beschreibung angelegt werden kann. Innerhalb von activeCollab können die Ticktes nicht nur kategorisiert, sondern auch direkt an vorhandene Meilensteine gebunden werden. Die Vergabe einer Priorität erleichtert die Bearbeitungsreihenfolge für den Projektmitarbeiter. Dies geschieht auf dem rechten Teil der Seite. Die Verantwortung für die Bearbeitung eines Tickets wird einem oder mehereren Projektmitgliedern zugewiesen.

5.2.7 Zeit

In einem Projekt spielen personelle Ressourcen eine wichtige Rolle. Eine Dokumentation der verbrauchten Ressourcen ist nicht nur zur Ermittlung der personellen Projektbindung erforderlich, sondern dient vielmehr als Einflussgröße für die Ermittlung der Projektkosten. Sie sind bei einer retrospektivischen Kostenbetrachtung innerhalb eines Projektes zu berücksichtigen.

Zeiten dokumentieren
Innerhalb activeCollab ist es möglich die im Projekt eingesetzten Zeiten zu protokollieren. Im Register Zeit können die Zeiten zum gesammten Projekt bezogen auf Mitarbeiter erfasst werden. Hier ist eine freie Dokumentation von Stunden und Aktivitäten möglich. Innerhalb des bereits beschriebenen Modules Tickets können die verbrauchten Zeiten spezifisch zugeordnet werden. Sie fließen ebenfalls in die Entabrechnung der Zeiten ein. Werden die Dokumentationen der Zeiten als "abrechenbar" deklariert ist eine spätere Differenzierung der aufgebrachten Zeiten möglich. Dies bringt Vorteile bei der Weiterverarbeitung.

Auswertung der Zeiten
Mit der entsprechenden Benutzerberechtigung lassen sich die erhobenen Daten in einem Bericht auswerten. Dieser kann im CSV-Format^[8] exportiert werden. Hierdurch ergibt sich eine flexibele Weiterverarbeitungsmöglichkeit zur Erstellung von spezifischen Auswertungen. Eine mögliche Auswertung wäre z.B. die im Projekt verwandte Zeit eines bestimmten Mitarbeiters in der letzten Woche. Diese Information kann für die Erstellung einer Kundenrechnung genutzt werden.

5.2.8 Rechnungen

Das Modul Rechnungen kann optional installiert werden und erlaubt es Benutzern direkt aus activeCollab heraus Rechnungen zu erstellen und zu drucken, ohne das eine weitere Applikation benötigt wird. Die Erstellung von Rechnungen kann dabei manuell erfolgen, oder automatisch aus den Bereichen Zeitreports und Tickets.
Im Hauptmenü befindet sich dazu der Punkt Invoice. Hierunter bekommt man erstmal eine Übersicht von vorhandenen Rechnungen. Diese teilen sich wiederrum in die vier Kategorien Fakturiert, Entwurf, Abgerechnet und Abgebrochen.

Manuelle Rechnung erstellen
Zum Erzeugen einer manuellen Rechnung befindet sich ein Button in der linken oberen Bereich der Maske. Es öffnet sich ein Eingabeformular zur Erfassung der Rechnungsdetails. Im oberen Bereich befinden sich die allgemeinen Rechungdetails wie Auswahl der Währung, Sprache für die Rechnung, Kundenauswahl inklusive Adresse und das Projekt, welchem die Rechnung zugeordnet wird.
Anschließend folgt der Bereich mit den Rechnungspositionen. Es können beliebig viele Positionen per Mausklick hinzugefügt werden. Eingegeben werden kann eine Beschreibung, der Einzelpreis, die Menge und die steuerliche Behandlung. Die Gesamtsumme am Ende der Zeile wird automatisch berechnet.
Im unteren Bereich kann ein Rechnungstext erfasst werden und bei Bedarf auch ein interner Kommentar, der nicht auf dem Beleg erscheint.

Rechnungen aus Timereports
Im Bereich Zeit ist beschrieben, wie die Zeiterfassung in activeCollab funktioniert. Basierend auf den erfassten Daten können sogenannte Zeitreports ausgeführt werden. Wurden die erfassten Zeiten als "abrechenbar" gekennzeichnet, kann am Ende des Report über den Button Rechnung automatisch eine Rechnung erzeugt werden.

Rechnungen aus Tickets
Auch bei der Anlage von Tickets gibt es die Möglichkeit ein Kennzeichen zu erfassen, das die Erstellung einer Rechnung ermöglicht. Zum Erstellen der Rechnung wechselt man in die Details zu dem jeweiligen Ticket, wo sich der Button zur Rechnungsgenerierung befindet.

5.3 Technologie

5.3.1 online

Wie in der Kurzbeschreibung erwähnt handelt es sich bei activeCollab um eine Applikation für kollaboratives Projektmanagement, welche auf einer Webbasis genutzt wird. Die Webplattform hat den großen Vorteil, dass Sie z.B. unabhängig von Betriebssystemen ist. Insbesondere bei größeren Firmen sind die PC-Systeme oft heterogen. Bei der Benutzung einer Webapplikation ist diese Tatsache zu vernachlässigen, dies ist ein Argument für die zukünftige Verwendbarkeit der Software.

In activeCollab werden Projekte stets in der Plattform bearbeitet. Alle Mitarbeiter eines Projektes verfügen bei Login in das System stets die aktuellsten Projektinformationen. Dezentraler Informationsfluss ist oftmals ein Hindernis für die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes.

5.3.2 portabel

ActiveCollab bietet durch seine Weboberfläche die flexibelsten Möglichkeiten auf Projektdaten zuzugreifen. Die Verbreitung des mobilen Internets fördert diesen Entwicklungsprozess und macht es immer leichter auf Online-Inhalte von Überall abzurufen.

Vorrausgesetzt die Applikation wird auf einem über das Internet erreichbaren Webserver zur Verfügung gestellt, kann activeCollab direkt über den Browsers des Mobiltelefons abgerufen werden. Die Nutzungsmöglichkeiten weichen leicht von dem Zugriff eines herkömmlichen PCs ab. Das Hochladen von Files ist nicht möglich. Von dieser Tatsache abgesehen ist activeCollab wie gewöhnlich zu bedienen. Es können z.B. aktuelle Meilensteine, Aufgaben oder Diskussionen eingesehen und erstellt werden.

Über den direkten Zugriff auf die Webseite hinaus bietet activeCollab weitere Möglichkeiten aktiv über Änderungen im Projekt zu informieren. Jedes Modul enthält die Funktion die Projektmitarbeiter per E-Mail über neue Inhalte zu informieren. Die Erstellung von neuen Inhalten, wie z.B. Meilensteinen oder Tickets kann ebenfalls per E-Mail erfolgen. Diese Daten können von einem zusätzlich installierten IMAP^[9] Modul empfangen werden.

Mit der Zusammenfassung der neuen Inhalte eines Projektes innerhalb eines RSS-Feeds^[10] stellt activeCollab eine nützliche Funktion für den mobilen Austausch zur Verfügung. Die Abonnements können über herkömmliche mobile Browser oder spezielle Zusatzsoftware auf dem Mobiltelefon gelesen werden.

Der Export von iCal-Feeds^[11] ermöglicht die Verwendung der im Unternehmen verwandten E-Mail Clients, wie z.B. Microsoft Outlook, zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben. Die Technik ist durch den mobilen Einsatz von PDA^[12] oder BlackBerrys^[13] möglich.

5.4 Installationsvoraussetzungen

activeCollab ist eine webbasierte Plattform für kollaboratives Projektmanagement. Als Software wird daher ein Webserver mit PHP 4 oder 5 Unterstützung benötigt. Der Webserver sollte ebenfalls die Erweiterung mysql, PCRE, XML, ctype und tokenizer enthalten. Für die Implementierung von eingehenden E-Mails wird die PHP IMAP Erweiterung benötigt. Die gängigsten Webserver wie Apache oder Microsoft IIS werden unterstützt. Als Clients eignen sich die Webbrowser Microsoft Internet Explorer 6+, Mozilla Firefox 2+, Apple Safari 3+ oder Google Chrome mit einer Auflösung von 1024*768px oder höher.^[14]

Für den Test der Systemanforderungen stellt activeCollap ein Testscript ("probe.php") zur Verfügung.^[15]

Für die Installation von activeCollab sind lediglich 6 Schritte zu befolgen:
1. Die oben genannten Systemvorrausetzungen müssen erfüllt sein.
2. In MySQL wird eine Datenbank erstellt in der die Daten von activeCollab gespeichert werden.
3. Das Installationspaket kann zusammen mit der Lizenz von der activeCollab Webseite heruntergeladen werden.
4. Die empfangenen Dateien werden auf dem Server bereitgestellt.
5. Der mitgelieferte Installationsassistent erleichtert die Einrichtung des Systemses.
6. Nach dem ersten Login kann die Funktion der Webapplikation überprüft werden.

Die Werkseinstellung der Installation ist in englischer Sprache. Aufgrund seiner modularen Struktur lassen sich die jedoch mit geringem Aufwand zusätzliche Sprachpakete installieren. Die zu importierenden XML-Dateien können auf der Herstellerseite bezogen werden. Derzeit sind 10 Sprachen verfügbar. Sie können durch den Administrator eingespielt werden. Jedes Projektmitglied kann in seinem individuellen Bereich seine eigene Sprache wählen. Diese Flexibilität erweitert die Einsatzmöglichkeiten von activeCollab insbesondere für international tätige Unternehmen.

6 Anwendungsbereiche für ActiveCollab

Die Möglichen Anwendungsbereiche von activeCollab sind wie bei jeder anderen Applikation sehr stark von den Bedürfnissen des Unternehmens und aber auch von der Ausprägung des Projektes abhängig.
Für den Freelancer^[16], der nur gelegentlich an Projekten arbeitet, ist die Lösung als eher uninteressant zu sehen, da die Kosten nicht gering sind und es auch verschiedene freie Programme im Internet zu finden gibt. Für den regelmäßigen Einsatz in Projekten bietet activeCollab aber viele Funktionen, die das Zusammenarbeiten in dedizierten Teams erleichtert und auch fördert.

activeCollab ist im Grunde für alle Arten von Projekten einsetzbar. Entscheidend ist, ob das eingesetzte Programm den erwarteten Anforderungen gerecht wird.
Bei der Festlegung der hier verwendeten Bewertungskriterien wurde versucht, sowohl die Bedürfnisse aus Sicht des Projektmanagements, aber auch aus Sicht des Endanwenders zu berücksichtigen.

Erläuterung der Bewertungskriterien
Die Softwareergonomie ist ein wesentlicher Punkt jeder Anwendung. Viele Programme verlieren hier zugunsten der Funktionalität. Dabei ist die Ergonomie von hoher Bedeutung, wenn es um die Akzeptanz bei den Anwendern geht.
In diesem Bereich kann activeCollab punkten. Die Menüpunkte sind logisch platziert und das Tool ist intuitiv nutzbar. Die Benutzer können eigene Favoriten pflegen, die Inhalte der verschiedenen Module können mit Kategorien übersichtlich gruppiert werden.

Die Kosten sind ein Wehrmutstropfen von activeCollab. Allerdings gilt zu berücksichtigen, dass die enthaltenen Funktionen sehr umfangreich sind. Zudem ist ein Support im ersten Jahr im Kaufpreis enthalten. Das Lizenzmodell bietet zwei Varianten an, so dass zumindest eine kleine Unterscheidung, basierend auf den eigenen Anforderungen, möglich ist.

Die Benutzerverwaltung ist ein weiterer Pluspunkt von activeCollab. Es bietet den Benutzern viele Einstellmöglichkeiten zur individuellen Einrichtung. So können zum Beispiel die Sprache, Uhr- und Datumsformat den eigenen Bedürfnissen angepasst werden, was wiederrum die internationale Zusammenarbeit erleichtert. Im Zusammenspiel mit der enthaltenen Gruppen- oder auch Rollenverwaltung können die Berechtigungen der Benutzer ensprechend der Projekte angepasst werden.

Kernstück ist natürlich die Projektverwaltung. activeCollab bietet eine Vielzahl von Modulen und Funktionen für das kollaborative Projektmanagement. Meilensteine, Aufgaben, Kalender, Dateien. Das sind nur einige der zu Verfügung stehenden Möglichkeiten. Aber nicht nur die operativen Aufgaben, auch die administrativen Bereiche werden unterstützt, bis hin zur Möglichkeit direkt Rechnungen zu erstellen.

Projekte haben eine Vielzahl von Personen oder Gruppen, die an aktuellen Informationen eines Projektes interessiert sind. Es gibt die Auftraggeber, die regelmäßig über den aktuellen Projektverlauf informiert werden müssen. Kontrollinstanzen, die darauf achten, dass sowohl die qualitativen Anforderungen erfüllt werden oder auch das die Kosten den gesetzten Rahmen nicht übersteigen. Auch die Teammitglieder, die diverse Projektaufgaben erfüllen, benötigen Informationen.
activeCollab bietet hierzu eine Menge an Möglichkeiten zum Informationsaustausch. Diskussionen, Seiten zur gemeinsamen Dokumentenpflege, Bereitstellung von Dateien mit integriertem Dokumentenmanagementsystem oder auch ein Ticketsystem. Zudem kann sich jeder Benutzer über Neuigkeiten per Mail informieren lassen.

ActiveCollab bietet im Modul Zeit die Möglichkeit, die aufgewendeten Zeiten der einzelnen Projektmitarbeiter festzuhalten. Auch dies bietet eine Unterstützung der Projektkontrolle. Zudem lassen sich die erfassten Zeiten direkt im Modul Rechnungen abrechnen.

Die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams, aber auch zwischen verschiedenen Teams und über mehrere Standorte verteilt, ist die Hauptfunktion des kollaborativen Projektmanagements. Alle in dieser Fallstudie beschrieben Funktionen bieten eine hervorragende Plattform für diese Aufgabe.

Als letzter Punkt ist noch die Sprachunterstützung zu erwähnen. Besonders in internationalen Projekten ist die Möglichkeit der Einrichtung von spezifischen Sprachen ein Punkt, der die Akzeptanz und die Kooperation der Projektmitglieder fördert.

Tabelle 3: Bewertung

Kriterium	Gewichtung (x)	Bewertung 1-10 (y)	Kriterienwert (x*y)
Softwareergonomie	0,2	9	1,8
Kosten	0,05	1	0,05
Benutzerverwaltung	0,1	7	0,7
Projektverwaltung	0,2	7	1,4
Informationsmanagement	0,1	9	0,9
Zeitmanagement	0,1	4	0,4
Teamfunktionen	0,2	8	1,6
Sprachunterstützung	0,05	6	0,3
Summen	1		7,15

1-4 schlecht	4,1-7 befriedigend	7,1-10 gut

7 Kosten

ActiveCollab ist wie Eingangs schon erwähnt seit dem Release 1.0 kostenpflichtig. Angeboten werden zwei Lizenzvarianten, die sich im Umfang der enthaltenen Funktionen unterscheiden. Die folgende Übersicht zeigt die wesentlichen Funktionen beider Varianten. Zusätzliche User- Lizenzen werden nicht benötigt, die Anzahl der Benutzer und anlegbaren Projekte sind unbegrenzt.
Die erworbene Lizenz gilt als "life-time licence", einmal gekauft kann ActiveCollab unbegrenzt eingesetzt werden. Über den persönlichen Log-In kann bei vorliegender Small Biz Version auf die Corporate Version erweitert werden. Im Kaufpreis enthalten sind alle Updates und der Support für das erste Jahr. Jedes weitere Jahr kostet für die Small Biz Version 99 USD, für die Corporate Version 199 USD pro Jahr. Ebenfalls enthalten ist der komplette Quellcode des Programms, so dass eigene Anpassungen und sogar die Integration von Zusatzprogrammen möglich ist.
Sämtliche im Programm enhaltenen Seiten enthalten in der Fußzeile eine Grafik von ActiveCollab als Hinweis auf den Copyright. Das entfernen der Grafik ist für zusätzliche 199 USD über den persönlichen Log-In möglich.

Tabelle 4: Lizenzmodell

Funktion	Small Biz	Corporate
Quellcode	ja	ja
Plugin Unterstützung	ja	ja
Themen	ja	ja
Diskussionen	ja	ja
Meilensteine	ja	ja
Checklisten	ja	ja
Dateien	ja	ja
Projektvorlagen	ja	ja
Schnittstelle für mobile Geräte	ja	ja
Druckunterstützung	ja	ja
Rechnungen	nein	ja
Unterversionen	nein	ja
Kalender	nein	ja
Dokumente	nein	ja
Tickets	nein	ja
Zeitverfolgung	nein	ja
Seiten	nein	ja
Projekt Exporter	nein	ja
Updatestatus	nein	ja
Anzahl Projekte	unbegrenzt	unbegrenzt
Anzahl Benutzer	unbegrenzt	unbegrenzt
Support und Updates	$99/Jahr, erstes Jahr kostenlos	$199/Jahr, erstes Jahr kostenlos
Preise	$299	$499

8 Vor- und Nachteile

Innerhalb der gegebenen Anwendungsmöglichkeiten und unseren eigenen Erfahrungen während der Nutzung der 7-tägigen Testversion sind folgende Vor- und Nachteile festgestellt worden:

Vorteile

• plattformunabhängiger Einsatz durch Webtechnologie
• intuitive Bedienung möglich
• differenzierte Rollenberechtigung auf Projekt- und Systembasis
• Hinzufügen von eigenen Rollen möglich
• modulare Erweiterung durch Installation zusätzlicher Programmteile (z.B. Sprachen, Instant Messaging, Statusmeldung, Rechnungserstellung, Dokumenten-Management)
• portabele Nutzung durch RSS-Feed, iCal-Feed und E-Mail Funktionen
• Versionierung im Modul Dateien und Seiten
• Präsenzstatusmeldung von Projektmitgliedern

Nachteile

• lange Reaktionszeit in der Testversion
• keine zeitnahe E-Mail Benachrichtigung in der Testversion
• keine SSL-Verschlüsselung in der Testversion
• keine Projektdarstellung nach Modellen wie z.B. Netzplan, daher unübersichtliche Abhängigkeiten von Ereignissen
• vergleichsweise hohe Kosten zu OpenSource Tools (Anschaffung, Wartung, Update)
• Anpassung eines individuellen Design nur mit ausgeprägter Fachkenntnis möglich (CSS)
• Handbücher und Herstellseite nur in englischer Sprache verfügbar

9 Fazit

Der Einsatz von activeCollab ist grundsätzlich für jede Form von Unternehmen denkbar. Durch die Modularität des Systemes kann es für kleine Projekt verwandt werden, die sich später sukzessiv erweitern lassen. Es bedarf dadurch wenig einmaligem Einrichtungsaufwand. Als großer Vorteil des Systemes ist die Verknüpfung von Ereignissen und Dokumenten untereinander hervorzuheben. Zu jedem Termin sind stets die aktuellen Unterlagen verfügbar. Dies erleichtert die Projektarbeit mit mehreren Mitgliedern erheblich, da jeder stets über den gleichen Sachstand verfügt.
ActiveCollab erfüllt die Wesentliche Anforderungen auf die es bei kollaborativem Projektmanagement ankommt.

10 Fußnoten

1. ↑ SMTP: Simple Mail Transfer Protocol. Einfaches Übertragungsprotokoll für den Emailversand
2. ↑ Backup: englischer Begriff für eine Systemsicherung
3. ↑ PDF: Portable Document Format - Plattformunabhängiges Dokumentenformat
4. ↑ Update: Aktualisierung, meist in Zusammenhang mit Software verwendet
5. ↑ Upgrades: Erweiterung, bei Software das Hinzufügen von neuen Funktionalitäten
6. ↑ CSS - Cascading Style Sheets: Formatierungssprache für Webinhalte
7. ↑ Thumbnail: kleine Grafiken für die Vorschau einer größeren Version
8. ↑ CSV: Comma Seperated Values: Beschreibt den syntaktischen Aufbau einer Textdatei. Einzelne Werte werden durch ein durch ein Trennzeichen separiert.
9. ↑ Internet Message Access Protocol
10. ↑ Really Simple Syndication in RSS 2.0 [1]
11. ↑ Apple Dateiformat für digitale Dateien von Kalendern und Aufgaben, angelehnt an iCalender-Standard RFC5545 [2]
12. ↑ Personal Digital Assistant: kleiner Computer mit Betriebssystem Windows Mobile
13. ↑ BlackBerry: tragbares Gerät zum Lesen und Schreiben von E-Mails
14. ↑ Vgl. ADM I
15. ↑ Vgl. ADM II
16. ↑ Freelancer: freier Mitarbeiter, vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Freelancer

11 Quellen- und Literaturverzeichnis

Contact Software GmbH	http://www.contact.de/news/archive/news2004/Projektmanagement.pdf
Best Practice - Project Management based on Prince2	van Haren Publishing 2005
ADM I	activeCollab Administrator's Guide, System Requirements
ADM II	activeCollab Administrator's Guide, Installation
activeCollab.com	User's Guide
Hans-Dieter Litke,Ilonka Kunow(2007)	Projektmanagement, 5. Auflage, Haufe (2007)