Analyse von Smartsheet

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Fallstudienarbeit
Hochschule:	Hochschule für Oekonomie & Management
Standort:	Essen
Studiengang:	Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung:	Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer:	Prof._Dr._Uwe_Kern
Typ:	Fallstudienarbeit
Themengebiet:	Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en):	Sebastian Ratschmeier, Roman ter Braak
Studienzeitmodell:	Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester:	2
Bearbeitungsstatus:	begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis 1 Abkürzungsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 3 Tabellenverzeichnis 4 Einleitung 4.1 Motivation 4.2 Zielsetzung 4.3 Vorgehensweise 5 Grundlagen 5.1 Projektmanagement 5.2 Kollaborative Systeme 5.3 Web 2.0 6 Analysekriterien 6.1 Technische Kriterien 6.2 Anwendungskriterien 6.2.1 Kommunikation 6.2.2 Koordination 6.2.3 Kooperation 6.3 Sonstige Kriterien 7 Analyse von Smartsheet 7.1 Unternehmen 7.2 Grundlagen 7.3 Technische Kriterien 7.3.1 Nutzungsvoraussetzungen 7.3.2 Zugiffsmöglichkeiten 7.3.3 IT-Sicherheit 7.4 Anwendungskriterien 7.4.1 Kommunikation 7.4.1.1 Diskussionsforum 7.4.1.2 E-Mail 7.4.1.3 Kontakte 7.4.1.4 Umfragen 7.4.2 Koordination 7.4.2.1 Projektverwaltung 7.4.2.2 Teambildung 7.4.2.3 Delegation von Projektaufgaben 7.4.2.4 Fortschrittsüberwachung 7.4.2.5 Alarmierungs- und Erinnerungsfunktionen 7.4.2.6 Ressourcenplanung 7.4.2.7 Kompetenz- und Rechtesystem 7.4.2.8 Berichtswesen 7.4.3 Kooperation 7.4.3.1 Gruppeneditoren 7.4.3.2 Dokumenten- & Dateiablage 7.4.3.3 Verläufe 7.4.3.4 Vorlagen 7.4.3.5 Schnittstellen 7.4.3.6 Mehrsprachigkeit 7.4.3.7 Integrationsfähigkeit 7.5 Sonstige Kriterien 7.5.1 Lizenz- und Verwertungsrechte 7.5.2 Kosten 7.5.3 Service und Support 8 Bewertung 8.1 Erfüllung der Kriterien 8.2 Einsatzmöglichkeiten 9 Fazit 10 Fußnoten 11 Literatur- und Quellenverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung	Bedeutung
CSCW	Computer Supported Cooperative Work
SaaS	Software as a Service
GPRS	General Packet Radio Service
EDGE	Enhanced Data Rates for GSM Evolution
UMTS	Universal Mobile Telecommunications System
HSDPA	High Speed Downlink Packet Access
SSL	Secure Sockets Layer
API	Application Programming Interface

2 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung
1	Das Magische Dreieck des Projektmanagements
2	3K-Modell
3	Standardsheet
4	Smartsheet Mobile
5	List View & Grid View
6	Diskussionsforum
7	Kontakte
8	Umfrageformular
9	Project Sheet
10	Workspace
11	Team Task List
12	Template zur Fortschrittsueberwachung
13	Notifications
14	Alarmierungsfunktion
15	Ressourcenplaner
16	Report Builder
17	Kollaboration in Smartsheet
18	Übersicht Dateianhänge
19	Smartsourcing Prinzip

3 Tabellenverzeichnis

Tabelle Nr.	Quelle
1	Preismodelle und Funktionalitäten
2	Kosten im Jahresvergleich
3	Erfüllung der Analysekriterien

4 Einleitung

4.1 Motivation

Die zunehmende Globalisierung und damit verbundene Notwendigkeit, sich veränderten Markt- und Wettbewerbssituationen zu stellen, stellt heutzutage eine große Herausforderung an Unternehmen dar. Der wachsende Kostendruck veranlasst Unternehmen, Teile ihrer Wertschöpfung ins Ausland zu verlagern, um weiterhin überlebens- und erfolgsfähig zu bleiben. Für Projektteams entstehen durch diese Maßnahmen im Zuge ihrer Zusammenarbeit räumliche und zeitliche Restriktionen, welche zur Überwindung nach neuen Methoden und Werkzeugen verlangen. Auch gilt es, der immer größer werdenden Informationsmenge gerecht zu werden und geeignete Systeme zur Aufnahme, Analyse und Verarbeitung zu finden.

Die sich stetig weiterentwickelnde Internettechnologie, explizit im Zuge des Web 2.0, wird dieser Anforderung gerecht. Zunehmend werden Projekte über IT-gestützte Projektplattformen und das Internet realisiert. Zuverlässige und effiziente Informations-, Koordinations- und Kommunikationssysteme bilden somit die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und einen erfolgreichen Projektverlauf.

4.2 Zielsetzung

Im Rahmen der Fallstudie wird das webbasierte Softwareprodukt Smartsheet vor dem Hintergrund eines kollaborativen Einsatzes im Projektmanagement analysiert. Besonderer Wert wird dabei auf die für das Projektmanagement wichtige Eigenschaft des intensiven Kommunikations- und Informationsaustausches gelegt. Ziel ist es zu prüfen, ob sich das Produkt hinsichtlich seiner Funktionalitäten für den produktiven Einsatz im Unternehmen eignet. Zudem sollen mögliche Anwendungsszenarien exemplarisch dargestellt werden.

4.3 Vorgehensweise

Um eine geeignete Analysebasis zu schaffen, werden zunächst Standardkriterien definiert, welche grundsätzlich an eine kollaborative Projektmanagementanwendung gestellt werden. Im Anschluss erfolgt die eigentliche Betrachtung von Smartsheet. Es wird analysiert, ob und inwiefern Smartsheet die im voraus definierten Standardkriterien erfüllt und weiterhin das kollaborative Arbeiten umsetzt. Das Analyseergebnis sowie potenzielle Einsatzgebiete der Anwendung werden abschließend in der Bewertung zusammengefasst und erläutert.

5 Grundlagen

5.1 Projektmanagement

"Projektmanagement ist ein Konzept für die Führung von und mit Projekten und umfasst 'die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts'."^[1]

So beschäftigt sich das Projektmanagement sowohl mit der Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle als auch mit dem Einsatz von Menschen. Dabei wird versucht, die zuvor festgelegten Ziele eines innovativen Projektes innerhalb einer bestimmten Zeit zu erreichen.

Zu den zielorientierten Aspekten kommen noch soziale Aspekte wie Motivations- und Konfliktmanagement hinzu,^[2] da Projektaufgaben meist im Team bearbeitet werden und meist außerhalb der Routinetätigkeit der Mitarbeiter liegen.^[3]

Die zu beachtenden Aspekte lassen sich in vier verschiedene Kategorien einteilen:

• Qualität und Ziele
• Zeit und Termine
• Aufwand und Kosten
• Organisation und Zusammenarbeit

Um ein erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben, müssen diese verschiedenen Aspekte nach dem "Magischen Dreieck" des Projektmanagements in Balance gehalten werden.^[4]

5.2 Kollaborative Systeme

Kollaboration bezeichnet die Zusammenarbeit im persönlichen Kontakt. Im Zusammenhang mit Software wird der Begriff Kollaboration oft für ein Zusammenspiel von Kommunikation, Arbeitsprozessen und Dokumentenmanagement verwendet.^[5]

Demnach ist ein kollaboratives System eine softwarebasierte Arbeitsoberfläche, die die Vernetzung von zwei oder mehreren Personen unabhängig von Ihrem Standort ermöglichen soll. Es dient dazu, dass Projekte und sonstige Geschäftsprozesse einfach und effizient abgewickelt werden können.^[6]

Dazu ist es nötig, dass die Mitarbeiter ähnlich gut vernetzt sind, als wären sie zusammen in einem Raum. Dies erfordert viele verschiedene Interaktionsmöglichkeiten zwischen den Beteiligten. Diese Interaktionsmöglichkeiten lasen sich in die drei Bereiche Kommunikation, Koordination und Kooperation unterteilen, die im Folgenden noch weiter erläutert werden.^[6]

5.3 Web 2.0

Der Begriff Web 2.0 bezeichnet die interaktiven Elemente des Internets, die in den letzten Jahren entstanden ist. Dazu gehören Wikis, Blogs, Podcasts, Communities und vieles mehr.

Eine genaue Definititon des Web 2.0 existiert nicht.

Der Begriff Web 2.0 entstand im Jahr 2004 in einer Brainstorming Session beim O'Reilly-Verlag zur Entwicklung des Internets. Dort wurde der Begriff Web 2.0 für die aktuellen Inhalte verwendet, die sich von den früheren Angeboten des Webs unterschieden.^[7]

Die Angebote des Web 2.0 sind auf Information, Interaktion und Kommunikation ausgelegt. Damit bietet das Web 2.0 eine Plattform für die Anforderungen einer immer mehr zusammenwachsenden und mobiler werdenden Welt. Es ermöglicht Geschäftsleuten und Privatpersonen einfacher Kontakt zu halten und schneller Informationen, Hilfeleistungen oder ähnliches zu bekommen als noch zu Zeiten der früheren Webanwendungen.

6 Analysekriterien

Verschiedene Kriterien sind zur Analyse und Bewertung eines kollaborativen Projektmanagementsystems zu beachten. Diese lassen sich in die Bereiche technische Kriterien, Anwendungskriterien und sonstige Kriterien unterteilen.

6.1 Technische Kriterien

Die technischen Kriterien sind grundlegend für die Nutzung eines Projektmanagementsystems. Sie legen fest, für wen sich das System eignet.

• Nutzungsvoraussetzungen

Ein Projektmanagementsystem sollte möglichst geringe Nutzungsvoraussetzungen haben, damit der Zugriff flächendeckend ermöglicht werden kann. Dies erfordert Unabhängigkeit vom Betriebsystem und der Hardware des Arbeitsrechners.

• Zugiffsmöglichkeiten

Der Zugriff zu einem Projektmanagementsystem muss von jedem Computer des Unternehmens aus möglich sein. Auch der private Heimrechner könnte einen denkbaren Zugangspunkt darstellen.

Eine Zugriffsmöglichkeit über Handys wäre in einer immer mobiler werdenden Geschäftswelt wünschenswert.

• IT-Sicherheit

IT-Sicherheit beschreibt die Sicherstellung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Informationen und IT-Systemen^[8].

Vertraulichkeit - Forderung, dass Informationen ausschließlich befugten Personen zugänglich sind.

Verfügbarkeit - Forderung, dass Informationen Anwendungen und IT-Systeme zur Verfügung stehen und nutzbar sind, wenn man sie braucht.

Integrität - Forderung, dass sichergestellt ist, das Informationen und IT-Systeme unverfälscht und vollständig sind.

Die Erfüllung dieser Forderungen sind entscheidende Voraussetzungen, auf die sich ein Unternehmen verlassen muss, wenn Anwendungen und Systeme von dritten eingesetzt werden.

6.2 Anwendungskriterien

Computerunterstützes kooperatives Arbeiten (engl. Computer Supported Cooperative Work - CSCW) setzt ein hohes Maß an Kommunikation voraus. Die Anforderungen an eine Anwendung lassen sich dabei nach dem 3K-Modell^[6] aufgrund ihrer Kommunikations-, Koordinations- und Kooperationsunterstützung unterscheiden.

6.2.1 Kommunikation

Der Begriff Kommunikation bezeichnet die "Übermittlung von Informationen und Nachrichten zwischen Sender und Empfänger". Gerade in Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind, bildet der intensive Austausch von Informationen die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit. Die durch den Einsatz von kollaborativen Projektmanagementwerkzeugen realisierbare Unabhängigkeit von Zeit und Raum führt zusätzlich zu besonderen Anforderungen an die Kommunikationsmedien. Folgende Werkzeuge und Funktionen sollten daher von der Anwendung unterstützt werden:

• E-Mail

Die E-Mail gehört zu den asynchronen Standardkommunikationstechnologien. Ihr wird daher ein hoher Stellenwert beigemessen. Sie ermöglicht den einfachen Informationsaustausch einzelner bzw. mehrerer Projektbeteiligten oder externer Personen und kann zusätzlich durch die Groupware als Benachrichtigungsinstrument beim Auftreten von Ereignissen (Dokumentenänderungen, neue Kommentare in Diskussionen) genutzt werden.

• Diskussionsforen

Diskussionsforen stellen neben der E-Mail eine zentrale und wichtige Komponente bei der asynchronen Kommunikation dar. Informationen können durch Baumstrukturen und chronologischer Sortierung für den Leser nachvollziehbar dargestellt werden. Im Gegensatz zur Mail können durch den öffentlichen Charakter auch andere Personen an den Informationen partizipieren.

• Chat

Ein Chat-System ist für den synchronen Austausch von Nachrichten zwischen Kommunikationspartnern ausgelegt. Das System kann durch den direkten und problemlose Austausch von Informationen vor allem zur Unterstützung der anderen Kommunikationskanäle herangezogen werden.

• Abstimmungen- / Umfragen

Durch Abstimmungen und Umfragen lassen sich effizient Meinungsbilder abrufen und kommunizieren.

• Adressen und Kontakte

Die Verwaltung von Adressen und Kontakten ist im Sinne einer optimalen Kommunikationsunterstützung eine grundlegende Funktion. Zudem sollten beim kollaborativen Arbeiten sämtliche Personen Zugriff auf diese Information haben.

6.2.2 Koordination

"Koordination ist das systematische, zielgerichtete Abstimmen von Absichten, Maßnahmen, Aufgaben und Tätigkeiten, die zueinander irgendwie in Beziehung stehen. Dadurch erreicht man ein geordnetes, zielgerichtetes und wirtschaftliches Zusammenwirken aller beteiligten Stellen."^[9] Koordination stellt somit den Steuerungsprozess innerhalb eines Projektes dar, für den entsprechende Instrumente zur Verfügung stehen sollten:

• Projektverwaltung

Die Projektverwaltung stellt das Grundgerüst eines Projektmanagementsystems da. Es sollte die Möglichkeit bieten, einzelne Projekte zu strukturieren und zu planen. Mehrere Projekte sollten klar voneinander abgrenzbar sein.

• Teambildung

Bei der Teambildung sollten Funktionalitäten zum Anlegen und Verwalten von hierarchischen Gruppenstrukturen vorhanden sein. Die einzelnen Projektbeteiligten sollten verschiedenen Rollen oder Gruppen zugewiesen werden können.

• Personal- und Ressourcenplanung

Für einzelne Projektabschnitte und Aktivitäten muss ein Instrument zur Einteilung und Zuordnung der verfügbaren Ressourcen (Personal, Maschinen) zur Verfügung stehen.

• Ablauf- und Terminplanung

Die Ablauf- und Terminplanung dient zur zeitlichen und logischen Planung von aufeinanderfolgenden Aktivitäten. Sie bildet die Basis für ein effektives Projektcontrolling und bedarf besonderer Aufmerksamkeit. Eine verspätete Fertigstellung einzelner Aktivitäten kann zu einer verlängerten Gesamtlaufzeit des Projektes führen. Die Möglichkeit Meilensteine zu definieren und verschiedene Ansichten (Gantt, Kalender) zu nutzen, sind dabei von hohem Wert.

• Alarmierungs- und Erinnerungsfunktion

Zeitverzögerungen müssen entsprechend mitgeteilt und hervorgehoben werden.

• Delegation von Projektaufgaben

Das Verteilen von einzelnen Projektaufgaben und Arbeiten gehört zu den wesentlichen Führungsaufgaben von Projektleitern und muss sichergestellt werden.

• Kompetenz- und Rechtesystem

Eine dynamische Kompetenz- und Rechtevergabe ist vor allem beim kollaborativen Arbeiten notwendig. Ein ausgereiftes System sorgt zudem für klare Zuständigkeiten und beugt eventuellen Kompetenzstreitigkeiten vor.

• Fortschrittsüberwachung und Berichtswesen

Voraussetzung für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es, den Überblick über das Gesamtprojekt und einzelne Teilschritte zu behalten.

6.2.3 Kooperation

"Unter Kooperation werden Arbeitssituationen verstanden, in denen mehrere Personen zusammenarbeiten, um ein (gemeinsames) Ergebnis zu erreichen (Produkt oder Dienstleistungen)"^[10] Zur Erreichung des gemeinsamen Ziels muss sowohl der Zugriff auf einen zentralen, gemeinsamen Datenbestand eingeräumt als auch entsprechende kollaborativ nutzbare Arbeitsbereiche mit unterschiedlichen Leistungsmerkmalen den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden.

• Gruppeneditoren

Gruppeneditoren ermöglichen die synchrone, verteilte Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten. Vorgenommene Änderungen können dadurch sofort allen Benutzern visualisiert werden.

• Dokumenten- & Dateiablage

Eine zentrale, aktuelle Dokumenten- und Dateiablage bildet die Grundlage für kollaboratives Arbeiten. Alle Beteiligten müssen auf den Datenbestand zugreifen und mit ihm arbeiten können.

• Verläufe

Beim kollaborativen Arbeiten an Dokumenten müssen Änderungen nachvollzogen und eventuell rückgängig gemacht werden können. Dabei sind sowohl zeitliche als auch inhaltliche Aspekte, ebenso wie die Benachrichtigung, dass Änderungen vorgenommen wurden von Bedeutung.

• Vorlagen

Durch Vorlagen lassen sich wiederkehrende Dokumente einfach und schnell erstellen. Ebenso sind evtl. vorhandene Corporate Designs einfach realisierbar.

• Schnittstellen

Über Schnittstellen zu anderen Anwendungen kann über Import- und Exportfunktionen ein einfacher Austausch von Informationen und Daten realisiert werden. Besonders eine Unterstützung von gängigen Dateiformaten von Officeanwendungen sollte daher gegeben sein.

• Mehrsprachigkeit

Multilinguale Anwendungsoberflächen erleichtern vor allem bei in unterschiedlichen Sprachzonen verteilte Projektteams die Bedienung der Software.

• Integrationsfähigkeit

Die Möglichkeit, andere Anwendungen oder Systeme in das eigene Produkt zu integrieren, kann die Leistungsfähigkeit des Produktes steigern.

6.3 Sonstige Kriterien

Weitere Kriterien an Projektmanagementsystemen sind vor allem rechtlicher und finanzieller Natur. Im Folgenden werden diese Themen kurz erläutert.

• Lizenz- und Verwertungsrechte

Natürlich ist es auch ein wichtiger Punkt für ein Unternehmen, ob und an wen seine Daten weitergegeben werden. Daher erwarten viele Unternehmen einen verantwortungsbewussten Umgang mit ihren Daten. Eine wichtige Funktionalität von Seiten der Serviceanbieter ist daher die Möglichkeit, die persönliche Einstellung von Privacy-Rechten zu ermöglichen.

• Kosten

Da der Kostenaspekt einen großen Teil des Projektmanagements ausmacht, ist es nötig, diese möglichst gering zu halten.

Auch eine Überschaubarkeit der Kosten sollte gegeben sein, was zum Beispiel durch einen monatlichen Tarif ohne sonstige Zusatzkosten erreicht werden kann.

• Service & Support

Die Einsatz- und die Lauffähigkeit von Software muss stets gewährleistet werden. Guter Kundenservice zeichnet sich dabei durch kompetente und reaktionsschnelle Hilfe aus.

7 Analyse von Smartsheet

7.1 Unternehmen

Das Unternehmen Smartsheet wurde im Jahr 2006 mit dem Sitz in Bellevue, Washington (USA) gegründet. Als SaaS (Software as a Service)-Anbieter verfolgt es ein Geschäftsmodell mit dem Grundgedanken, "Software als Dienstleistung basierend auf Internettechniken bereitzustellen, zu betreuen und zu betreiben"^[11]. Ziel ist es, seinen Kunden eine einfach zu bedienende Plattform zu bieten, welche Ihnen die Möglichkeit einer produktiven und effizienten Zusammenarbeit im Team ermöglicht.

Eigenen Angaben zufolge nutzen bereits über 50.000 Unternehmen, Pädagogen und Non-Profit Organisationen aus über 40 Ländern die Software.

Finanziert wird Smartsheet durch die Madrona Venture Group[1], einem Early-Stage Venture Capital Unternehmen, welches sich auf den Aufbau von führenden Technologie-Unternehmen fokussiert hat.^[12] Im Jahr 2009 wurden Smartsheet in einer zweiten Finanzierungsrunde weitere 1.25 Millionen US-Dollar durch Madrona zur Verfügung gestellt, welche ein hohes Potenzial in dem Unternehmen sieht: "Smartsheet.com is a rapidly growing and capital efficient SaaS company that we are pleased to continue partnering with"^[13](Matt McIllwain, Geschäftsführer der Madrona Venture Group).

7.2 Grundlagen

Mit den Leitsätzen "Smartsheet - The Power of Done" - "Share. Coordinate. Get work done." beschreibt das Unternehmen Smartsheet seinen Kunden die Hauptaufgaben seines Produktes. Dabei sieht man Smartsheet nicht als ganzheitliches Projektmanagement Werkzeug, welches strikt nach standardisierten Abläufen agiert "We didn't want to build yet another project management application that forces you to work a certain way."^[14], vielmehr soll es den Kunden effektiv bei kleinen vielseitigen Arbeiten unterstützen. Zu den potenziellen Einsatzgebieten zählen dabei sowohl Projekt- und Aufgabenmanagement, Vertrieb, Marketing, Human Resources als auch Produktmanagement, IT-Management und Crowdsourcing.

Der Begriff Smartsheet setzt sich aus den englischen Begriffen "smart", was im allgemeinen Sprachgebrauch für intelligent oder klug steht, und "sheet", was ein (Arbeits-)Blatt beschreibt, zusammen. Der Name des Unternehmens und des Produktes spiegelt somit den Grundgedanken wider, der hinter der Software steckt. In Smartsheet werden sämtliche Informationen, die man kollaborativ sammelt, verwaltet und teilt in sogenannten Sheets gespeichert. Dabei kann ein Sheet ein Projekt, ein Zeitplan, eine Kontaktliste oder einfach nur eine Checkliste darstellen. Sowohl Dateien und Links als auch zur Kommunikation verwendete Diskussionen werden direkt mit den einzelnen Sheets verbunden und in ihnen gespeichert.

Das Grundgerüst eines Sheets ist vergleichbar mit einem Arbeitsblatt aus Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Es ist in einzelne Zeilen und Spalten (3.) unterteilt, jede Zelle kann somit unterschiedliche Informationen aufnehmen. Die Zellen verfügen über eine Drag&Drop Funktionalität, Inhalte einzelner oder mehrerer Zellen können somit beliebig verschoben werden. Durch die Unterstützung von mathematischen Basisoperatoren (+,-,*,/) sowie unterschiedlichen Funktionen (COUNT, COUNTIF, MAX, MIN, SUM, MONTH) können einfache Berechnungen innerhalb der Sheets erledigt werden. Dabei kann man auf sämtliche Zellen innerhalb des Sheets referenzieren, eine übergreifende Referenz in andere Sheets ist derzeit nicht möglich. Über die intuitiv zu bedienende Werkzeugleiste (1.) können die Kunden ohne großen Aufwand Textformatierungen der einzelnen Zellen vornehmen. Zudem bietet sie die Möglichkeit der Druckaufbereitung und des Exports.

7.3 Technische Kriterien

7.3.1 Nutzungsvoraussetzungen

Die Nutzung von Smartsheet setzt keine besonderen Beschaffenheiten des Arbeitsrechners voraus. Da Smartsheet im Webbrowser arbeitet ist es betriebssystemunabhängig und benötigt keine spezielle Hardware im Arbeitsrechner. Die Voraussetzung für eine fehlerfreie Nutzung ist eine stabile Internetverbindung und ein aktueller Webbrowser.

Den Herstellerangaben zufolge bieten folgende Betriebssysteme und Webbrowser die beste Performance:

• Microsoft Windows (XP, Vista, 7): Firefox (v3.6, v3.5, v3.0), Internet Explorer (v8, v7), Chrome (aktuelle Version)
• Mac OS: Safari (v4, v3), Firefox (v3.6, v3.5, v3.0)
• Linux: Firefox (v3.6, v3.5, v3.0)

7.3.2 Zugiffsmöglichkeiten

Der Zugriff ist von jedem Computer mit Internetanbindung möglich. Auch der Zugriff per Smartphone wird ermöglicht. Möglich ist die Nutzung eines iPhones oder Blackberrys, aber auch eines andere Handys mit den Betriebssystemen Windows Mobile oder Android.^[15]

Durch den Zugriff via Webbrowser ist Smartsheet weltweit überall dort verfügbar, wo es eine Internetanbindung gibt. Der Zugriff via Handy erfolgt per GPRS, EDGE, UMTS und HSDPA. Dies ermöglicht einen fast flächendeckenden Zugriff aus Europa und den USA sowie großen Teilen von Indien, China, Japan und Australien. Vor allem Ballungsräume sind gut erschlossen.^[16]

Der Zugriff per Handy ermöglicht die Ansicht und Bearbeitungen von Sheets und sogar das hoch- und runterladen von Anhängen. Dazu gibt es zwei Ansichtsarten:

• Die "List View" ist eine für das Handy besser geeignete Darstellung, die ein ausreichendes Maß an Übersichtlichkeit bietet.
• Die "Grid View" ist eher ungeeignet für Handys mit kleineren Displays, da sie die Tabelle genauso anzeigt, wie man sie auch am PC im Browser betrachten kann. Da diese meist sehr groß sind, kann dies unübersichtlich werden.

7.3.3 IT-Sicherheit

IT-Sicherheit stellt gerade bei der Verwendung von webbasierten Anwendungen wie Smartsheet, die über öffentliche Netzwerke erreichbar sind und bei denen vertrauenswürdige Informationen über diese Kanäle übertragen und verarbeitet werden, eine hohe Bedeutung dar. Immer wieder kommt es vor, dass durch Sicherheitslücken in Anwendungen oder nicht ausreichend geschützter Systeme sensible Informationen an Unbefugte gelangen. Um den Forderungen der IT-Sicherheit nach Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität nachzukommen verfolgt Smartsheet verschiedene Ansätze.

Hosting

Um den Nutzern ein hohes Maß an IT-Sicherheit bieten zu können, setzt Smartsheet dedizierte Hostlösungen von Rackspace[2] ein. Das Rechenzentrum des Unternehmens ist in Dallas, Texas lokalisiert und nach den amerikanischen Prüfstandards SAS 70 (Statement on Auditing Standards No. 70) Typ II zertifiziert. Zusätzlich wird auf Amazon’s S3 Service zurückgegriffen um hochgeladene Dateien sicher und verfügbar bereitzustellen. Darüber hinaus erfolgen tägliche Audits zur Gefahrenabwehr mit einer außenstehenden IT-Sicherheitsfirma.^[17]

Benutzer Authentifizierung

Die Authentifizierung in Smartsheet erfolgt über einen eindeutigen Benutzernamen (E-Mail Adresse) und ein bei der Anmeldung selbst definiertes Passwort. Die Wahl eines sicheren Passwortes obliegt dabei dem Benutzer, da systemseitig lediglich eine Überprüfung auf die Mindestlänge von 6 Zeichen erfolgt. Eine Prüfung der Komplexität und Qualität sowie ein Hinweis auf potenziell unsichere Passwörter findet nicht statt. Die Authentifizierungsinformationen müssen bei jedem Login eingegeben werden. Für die anschließende Sitzung werden entsprechende Sitzungscookies angelegt, die nur zur Identifikation dienen. Mit der Protokollierung sämtlicher Login-Versuche und entsprechender Kontosperrungsrichtlinien nach einer bestimmten Anzahl fehlgeschlagener Logins wird entsprechenden Versuchen des unberechtigten Zugriffs entgegengewirkt. Um eine sichere Datenübertragung zwischen dem Benutzer und den Servern von Smartsheet zu erreichen wird auf SSL-Technologie von VeriSign, den eigenen Angaben zufolge eine der führenden SSL-Zertifizierungsstellen^[18], zurückgegriffen. Smartsheet setzt für die Verschlüsselte Kommunikation 128-bit SSL Zertifikate ein.^[17]

Zugriffsbeschränkungen

Laut Smartsheet ist der Zugang zu den Produktionssystemen und der Zugriff auf Daten auf einige wenige autorisierte Mitglieder des Smartsheet.com System Operations-Teams beschränkt. Nur im Zusammenhang mit Kundenanfragen wird auf Daten durch entsprechend autorisierte Personen zugegriffen.^[17]

7.4 Anwendungskriterien

7.4.1 Kommunikation

7.4.1.1 Diskussionsforum

Smartsheet ermöglicht das Eröffnen eines Diskussionsforums in jeder Zeile eines Sheets. Innerhalb jedes Diskussionsforums kann man neue Diskussionen eröffnen. An jeden Kommentar in der Diskussion kann man Dateien (Files), "Google Docs" und Internet-Verknüpfungen (Links) anhängen. Weitere Funktionen sind das Ausdrucken einer Diskussion und das Verschicken via Mail.

Eine Vernetzung in Echtzeit ähnlich einem Chat wird dadurch nicht vollständig ermöglicht, da jede Änderung abgespeichert werden muss.

7.4.1.2 E-Mail

Des Weiteren ist es möglich, einzelne Zeilen des Sheets via E-Mail zu versenden, oder per E-Mail neue Informationen zu bestimmten Zeilen anzufordern. Die Änderungen können per Mail zurückgeschickt werden und fügen sich automatisch in das Sheet ein.

7.4.1.3 Kontakte

Um seine Kontakte zu verwalten, kann man diese unter "My Smartsheet Contacts" einfügen. Auch der Import von Kontakten aus America Online, Outlook, Outlook Express, Yahoo!, GMail, plaxo, Entourage, Lotus Notes, Netscape, Palm und vCard ist möglich. Eine Überprüfung der E-Mailadresse findet dabei nicht statt.

Der Import von Kontaktdaten aus Outlook funktioniert großteils problemlos und fehlerfrei.

Nachteile ergeben sich daraus, dass Smartsheet pro Outlook-Nutzer jeweils nur die Haupt-E-Mail-Adresse übernimmt. Der Import von 134 Kontaktdaten erfolgte bei relativ guter Internetverbindung in wenigen Sekunden. Ein weiter Nachteil ist, dass man Kontaktdaten nur einzeln löschen kann. Wenn man also 134 falsche Kontakte einfügt, wäre man einige Zeit mit dem Löschen beschäftigt.

7.4.1.4 Umfragen

Umfragen kann man mit "Forms" erstellen. Dies sind Formulare, die der Benutzer selbstständig erstellen kann. Dort kann man für jede Spalte in der Tabelle ein Eingabefeld erstellen und sich dabei aussuchen, ob der Inhalt einzeilig oder mehrzeilig sein darf.

Es ist möglich jede Zeile zu kommentieren, um den Teilnehmern der Umfrage die Eingabe zu erleichtern.

Das Formular wird unter einer öffentlich erreichbaren Adresse bekanntgegeben. Diese kann man per Mail zum Beispiel an die zu befragenden Mitarbeiter versenden.

Der Nachteil an den Forms, die Smartsheet zur Verfügung stellt ist, dass man den Teilnehmern keine Eingabe vorgeben kann. Daher muss man auf die Korrektheit der Eingaben vertrauen. Eine Verbesserungsmöglichkeit dazu wäre die Nutzung von Drop-Down-Auswahllisten mit vorgegebenen Werten (zum Beispiel für die Auswahl des Geschlechts).

Die fertige Umfrage ist unter https://www.smartsheet.com/b/publish?EQBCT=82f062646fd84f7b99db88e63a7f36b2 zu finden.

7.4.2 Koordination

7.4.2.1 Projektverwaltung

Um Projekte zu verwalten kann man "Project Sheets" verwenden. Dort kann man das Projekt in verschiedene Phasen einteilen und Anfangs- und Enddatum festlegen. Auch der Fortschritt der einzelnen Phasen kann dort eingetragen werden. Die Prozentzahl, die den Fortschritt festlegt, wird dann im Kalender in die Zeitleiste der jeweiligen Projektphase übertragen (Gantt Ansicht). Eine Darstellung der Termine in einer Kalenderansicht ist ebenfalls möglich.

Ein Möglichkeit Projekte zu strukturieren ist das Erstellen von Arbeitsbereichen, so genannte "Workspaces". Diese ermöglichen das Sharing von mehrere Sheets gleichzeitig. Des Weiteren ist es möglich, für einen Workspace ein komplett neues Design inklusive einem zu dem Projekt passenden Logo zu entwerfen. So können Personen, die an mehreren Projekten beteiligt sind, diese gedanklich besser voneinander abgrenzen.

Der große Nachteil des Zusammenfassens von mehreren Sheets in einem Workspace ist, dass dann das Sharing der einzelnen Sheets nicht mehr unterstützt wird, sondern nur das Sharing des gesamten Workspaces.

Ordner hingegen sind nicht zum Sharing geeignet, sondern dienen der Strukturierung. Im folgenden Beispiel erkennt man einen Workspace namens "Projekt1", welcher mit Ordnern in 5 Projektphasen unterteilt ist. Diese Ordner beeinhalten jeweils wieder einzelne Sheets, Reports, Team Task List und vieles mehr.

7.4.2.2 Teambildung

Um Teams in einem Projekt einzuteilen, kann man bestimmte Kontakte wie zum Beispiel den Teamleiter sowie Links zu anderen Sheets in das Project Sheet einfügen. Diese werden dann durch das "Sharing" allen Teammitgliedern zugänglich gemacht. So kann man bestimmte Teams einteilen und ihnen gleichzeitig eine Arbeitsoberfläche schaffen.

7.4.2.3 Delegation von Projektaufgaben

Um Projektaufgaben zu delegieren eignet sich besonders die "Team Task List". Dies ist eine Vorlage, in der die verschiedenen Aufgaben priorisiert werden und verschiedenen Personen zugeordnet werden können. Wenn man den Fortschritt der einzelnen Teams erfahren möchte, kann man den Teamleitern eine Aktualisierungsanfrage per Mail mit der entsprechenden Zeile schicken. Diese können dann den Fortschritt selbstständig eintragen.

7.4.2.4 Fortschrittsüberwachung

Eine gute Vorlage zur Fortschrittsüberwachung ist bereits vorhanden. Diese ermöglicht es den Fortschritt einzelner Teilschritte genau zu überwachen und anhand dessen den Gesamtfortschritt zu errechnen.

Der Nachteil ist, dass der Fortschritt immer per Hand eingetragen werden muss, wobei man dies auch an die jeweiligen Verantwortlichen delegieren kann.

Zudem ist es möglich, den Fortschritt der Teams zu kontrollieren, indem man sich über Änderungen an den Sheets per E-Mail informieren lässt. Mithilfe dieser "Notifications" kann man auch andere Mitarbeiter, die auf dem Sheet arbeiten, über Änderungen informieren.

7.4.2.5 Alarmierungs- und Erinnerungsfunktionen

Eine andere Form der Erinnerung beziehungsweise Alarmierung sind die "Alerts". Diese senden eine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine bestimmte Person.

Im Beispiel wird dies mit der Spalte "Assigned To" und dem "Due Date" der Projektaufgabe verbunden. Das bedeutet, dass am Fälligkeitsdatum ("Due Date"-Spalte) genau dem Verantwortlichen ("Assigned To"-Spalte) ein Alert geschickt wird, der in der gleichen Zeile wie das Datum eingetragen ist.

7.4.2.6 Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung lässt sich mit der Vorlage "Event Budget Template" umsetzen. Da dies eigentlich für die Eventplanung des Marketings gedacht ist, ist es natürlich sinnvoll diese Vorlage etwas abzuändern. Dabei hat der Nutzer viele Freiheiten.

Das nebenstehende Bild zeigt eine abgeänderte Form dieses Templates.

7.4.2.7 Kompetenz- und Rechtesystem

Als Kompetenzsystem steht das "Employee Performance Review Form" zur Verfügung. Dort kann man die Kompetenzen eines Mitarbeiters niederlegen.

Das Rechtesystem von Smartsheet und damit die kollaborative Zusammenarbeit wird über die "Sharing"-Funktion realisiert. Grundsätzlich ist jeder Smartsheet Anwender in der Lage anderen Personen sowohl einzelne Dokumente (Sheets) als auch komplette Projektarbeitsbereiche (Workspaces) über diese Funktion zur Verfügung zu stellen. Dazu wird lediglich die E-Mail-Adresse benötigt.

Den Partnern können drei verschiedene Berechtigungsrollen eingeräumt werden.

• Viewer – Viewer können innerhalb des Arbeitsbereiches lediglich Sheets betrachten.
• Editor – Editoren können innerhalb des Arbeitsbereiches Sheets betrachten und bearbeiten.
• Admin – Admins können innerhalb des Arbeitsbereiches neue Sheets erstellen, bearbeiten und löschen.

7.4.2.8 Berichtswesen

Die "Reports" ermöglichen eine Auswertung bestimmter Sheets nach bestimmen Kriterien. Diese Auswertungen kann man auf bestimmte Sheets, Zeilen, Spalten, Personen und Zeitpunkte beschränken. Dazu steht ein Tool namens "Report Builder" zur Verfügung, welches den Umgang mit Reports vereinfacht.

So kann man zum Beispiel auswerten, für welche Aufgaben im Projekt ein bestimmter Mitarbeiter zuständig ist.

7.4.3 Kooperation

Die Kollaboration innerhalb von Smartsheet beschränkt sich wie bei den meisten kollaborativen Projektmanagementsystemen nicht nur auf das eigentliche Projektteam. Vielmehr bietet Smartsheet die Möglichkeit, jeder Person einen Zugang zu Dokumenten zu gewähren, um an ihnen zu arbeiten oder sich zu informieren. Die Nutzer lassen sich dabei in folgende Gruppen kategorisieren:

Team

Teammitglieder entsprechen dem eigentlichen Projektteam. Sie sind bei Smartsheet registriert und verfügen über einen eigenen Arbeitsbereich, der die ihnen zugänglich gemachte Projekte und Dokumente beinhaltet.

Vendors&Clients

Kunden und Lieferanten außerhalb des Unternehmens können aktiv mit in Projekte einbezogen werden. Der direkte Kontakt ermöglicht dabei flexible Reaktionsmaßnahmen und einen hohen Informationsgrad aller Beteiligten.

Crowd

Smartsheet ermöglicht den Zugriff auf durch Livework und Amazon Mechanical Turk zur Verfügung gestellte Arbeitskräfte, um einzelne Aufgaben und kleine Projekte gegen Bezahlung erledigen zu lassen (Smartsourcing).

7.4.3.1 Gruppeneditoren

Smartsheet erlaubt den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Benutzer auf ein Sheet. Die Benutzer werden anhand von Tooltips über den gleichzeitigen Zugriff informiert. Vorgenommene Änderungen werden anderen Benutzern erst nach dem Abspeichern durch den Sheetbearbeiter visualisiert. Die Reservierung von Sheets ist nicht möglich. Dieses kann zu Überschneidungen und Datenverlust beim gleichzeitigen bearbeiten führen.

7.4.3.2 Dokumenten- & Dateiablage

Der Austausch von Dokumenten und Dateien ist eine wichtige Funktion der Kollaboration innerhalb von Smartsheet. Über Attachments (Dateianhänge) können dem Projektteam unterschiedliche Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumente werden dabei direkt an das Sheet angehängt oder innerhalb des Sheets an einzelne Zeilen oder Diskussionen angefügt. Durch dieses Prinzip wird eine einfache und übersichtliche Dateihaltung realisiert. Das Projektteam kann so zum Beispiel direkt erkennen, zu welchem Aufgabenbereich der entsprechende Anhang gehört.

Bei den Dateianhängen wird zwischen drei verschiedenen Varianten unterschieden:

• Attach Files – Entspricht einem normalen Dateianhang. Der Nutzer wählt eine oder mehrere Dateien von seiner Festplatte aus. Die Dateien werden anschließend nacheinander auf die Smartsheet Server hochgeladen.
• Attach Google Doc – Hat der Nutzer seinen Google Account mit Smartsheet verbunden, kann er sämtliche Dokumente aus Google Docs wählen und als Anhang einfügen. Die Datei liegt dabei weiterhin auf den Servern von Google – es erfolgt eine Verlinkung.
• Attach Link – Dateien die bereits online gehalten warden, können als Anhang verlinkt werden.

Sämtliche an das Sheet angehängte Dokumente können über ein "Attachment Summary" angezeigt und verwaltet werden. Zusätzlich ermöglicht es folgende Funktionen:

• Sortierung nach Erstellungsdatum
• Sortierung nach Urheber
• Anfügen neuerer Dateiversionen (alte Dokumente können gelöscht oder unterrangig weiterhin angezeigt werden)
• Informieren von Teammitgliedern über neue Dateianhänge (E-Mail)
• Öffnen von Office Dokumenten in Google Docs

7.4.3.3 Verläufe

Um beim kollaborativen Arbeiten Änderungen nachverfolgen zu können, verfügt Smartsheet über eine "Change History". Die Funktion ist relativ einfach gehalten und gibt lediglich das Änderungsdatum und die Zeit, sowie den Nutzer der die Änderungen vorgenommen hat an. Der Verlauf lässt sich dabei für jede Zelle innerhalb eines Sheets anzeigen und entsprechend farblich hervorheben. Zu bemängeln wäre, dass nicht erkennbar ist, was speziell verändert wurde. Ebenfalls ist es nicht möglich, vorgenommene Änderungen rückgängig zu machen. Besonders wenn mehrere Teammitglieder gemeinsam an einem Sheet arbeiten, wäre dieses jedoch von Vorteil um einem Informationsverlust vorzubeugen.

7.4.3.4 Vorlagen

Um in kürzester Zeit neue funktionale Sheets erstellen zu können, kann in Smartsheet auf Dokumentenvorlagen, sogenannte Templates, zurückgegriffen werden. Die Vorlagen beinhalten dabei sowohl Formatvorlagen als auch den unterschiedlichen Unternehmensbereichen angepasste Textbausteine.

Der Zugriff auf die Vorlagen erfolgt über die "Template Gallery". Die Vorlagen sind in unterschiedliche Unternehmensbereiche kategorisiert und mit aussagekräftigen Bezeichnungen und Erläuterungen versehen. Über Voransichten (Previews) kann der Benutzer prüfen, ob sich die Vorlage für seine Zwecke eignet. Mit der Auswahl eines Templates wird ein neues Sheet im aktuellen Arbeitsbereich erstellt. Das Dokument kann anschließend durch den Benutzer seinen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden.

Neben der "Template Gallery" können selbst erstellte Sheets als Vorlagen für die zukünftige Verwendung abgespeichert werden. Dem Ersteller steht es dabei offen, die Vorlagen privat zu halten oder der Community über die Template Gallery zur Verfügung zu stellen.

7.4.3.5 Schnittstellen

Durch die Implementierung zahlreicher Schnittstellen lassen sich Dokumente aus Smartsheet einfach in anderen Anwendungen verwenden, aber auch von externen Anwendungen in Smartsheet importieren. Dabei sind jedoch einige Einschränkungen zu berücksichtigen.

Dateiimport

Für die Verwendung in Smartsheet besteht die Möglichkeit, Microsoft Excel und Microsoft Project Dateien zu importieren. Des Weiteren können Google Spreadsheets eingebunden werden. Nach der Importroutine wird zunächst eine Vorschau des zu importierenden Dokuments sowie die Inhalte angezeigt. Der Nutzer kann dabei eine Bezeichnung für das Dokument und die einzelnen Spalten anpassen. Ist der Vorgang abgeschlossen, wird durch Smartsheet ein neues Sheet mit den importierten Inhalten erzeugt. In Excel hinterlegte Formeln gehen beim Importvorgang verloren. Die Funktion eignet sich somit nur um Inhalte wie Zahlen oder Text einzubinden.

Beim Import von Google Spreadsheet Dokumenten zeichnete sich die gleiche Schwäche ab. Zellen mit normalen Text und Zahleninhalten konnten einwandfrei importiert werden. Bei der Verwendung von Formeln, blieb der Zelleninhalt der entsprechenden Zelle leer.

Die maximale Größe der zu importierenden Dokumente ist auf 2.000 Zeilen und 50 Spalten beschränkt.

Dateiexport

In Smartsheet erstellte Sheets können als Microsoft Excel Datei, Adobe Acrobat PDF oder nach Google Docs exportiert werden. Zusätzlich besteht die Option, Dokumente direkt als Mailanhang an eine beliebige Person zu verschicken. Wie bereits beim Dateiimport erwähnt, werden beim Export keine Formeln berücksichtigt. Dieses führt vor allem bei Dokumenten, die Berechnungen enthalten zu Problemen. Eine Unterstützung einfacher Formeln und Zellenzusammenhänge wäre erstrebenswert.

7.4.3.6 Mehrsprachigkeit

Derzeit ist Smartsheet sowie ein Großteil der zur Verfügung gestellten Templates nur in englischer Sprache verfügbar. Aufgrund der fehlenden Mehrsprachigkeit ist die Software vor allem für Unternehmen im englischsprachigen Raum interessant. In den Einstellungen kann der Unternehmensstandort und die entsprechende Zeitzone angepasst werden, sodass die Dokumente mit dem richtigen Zeitstempel versehen werden. Dieses ist wichtig, um nachhalten zu können, wann Dokumente vorgelegen haben oder ein Ereignis protokolliert wurde.

Auf Anfrage bestätigte Smartsheet Pläne, zukünftig mehrere Sprachen zu unterstützen. Dieses wird voraussichtlich jedoch erst in 2011 implementiert.^[19]

7.4.3.7 Integrationsfähigkeit

Google Integration

Smartsheet lässt sich in das Google-Konto integrieren und ermöglicht dadurch Benutzern, die bereits auf die Dienste von Google zurückgreifen, sowohl vorhandene Datenbestände einfach in Smartsheet zu verwenden als auch auf die Office Dienste von Google docs zurückzugreifen. Die Integration kann dabei auf zwei Weisen erfolgen. Bereits bei Smartsheet registrierte Benutzer werden beim Versuch zum Beispiel Dokumente aus Google docs an ein Sheet anzuhängen aufgefordert, die Nutzerdaten ihres Google-Kontos einzugeben und den Zugriff auf den Account durch Smartsheet zu erlauben. Alternativ bietet sich die Möglichkeit für Google Nutzer, die noch nicht bei Smartsheet registriert sind, sich direkt in Smartsheet mit ihrem Google-Konto anzumelden. Die Zugriffsberechtigung kann in beiden Fällen jederzeit widerrufen werden. Ein Zugriff auf das Passwort oder andere persönliche Informationen aus dem Google-Konto erhält Smartsheet nicht.^[20]

Folgende Funktionen bieten sich durch die Integration:

• Synchronisation mit dem Google Kalender
• Import von Google Kontakten
• jegliche Dokumente aus Google docs können in Smartsheet als Anhang angefügt werden
• an Sheets angehängte MS Office Dokumente können in Google docs geöffnet und bearbeitet werden
• Import / Export zwischen Google Spreadsheet und Smartsheet^[21]

Smartsourcing (Crowdsourcing)

Smartsourcing ist eine Funktion in Smartsheet, die es ermöglicht auf die globale „on-demand workforce“ von Amazon Mechanical Turk und LiveWork zurückzugreifen.^[22] Aufgaben, sogenannte HITs (Human Intelligence Tasks) können dadurch kostengünstig ausgelagert werden. Die Ergebnisse werden nach der Bearbeitung durch die bereitgestellten Arbeitskräfte automatisiert in Smartsheet übernommen. Grundsätzlich können sämtliche Aufgaben in die „Crowd“ ausgelagert werden. Die besten Ergebnisse werden jedoch durch das Herunterbrechen von großen Aufgaben in viele kleine erzielt. Die Bezahlung richtet sich nach dem Schwierigkeitsgrad der Aufgabe und wird vom Smartsheet-Benutzer selber festgelegt. Gewöhnlich werden $0.02-0.05 für Aufgaben deren Erfüllung ca. 30 Sekunden dauert und ca. $6.00 pro Stunde veranschlagt. Eine Bezahlung erfolgt hingegen nur, wenn man mit den Ergebnissen zufrieden ist. Zur Anbindung an die Systeme von Amazon und LifeWork greift Smartsheet auf die bereitgestellte API (engl. application programming interface) der Unternehmen zurück. Hierdurch können alle notwendigen Angaben und Konfigurationen in Smartsheet abgewickelt werden. Der Prozess des Smartsourcings erfolgt in mehreren Schritten.^[23]

1. Erstellen und Strukturieren eines neuen Sheets mit entsprechenden Aufgaben

2. Vergabe eines Titels und einer kurzen Arbeitsanweisung für die „on-demand-workforce“

3. Festlegen des Preises, Laufzeit der Aufgaben, Qualifikation der Arbeiter (Rating)

4. Vorschau des erstellten Auftrags

5. Absenden und Einstellen des Auftrags in die entsprechenden Portale

6. Kontrolle und Übernahme der Ergebnisse bzw. zurückweisen und erneutes Einstellen einzelner Aufgaben

7.5 Sonstige Kriterien

7.5.1 Lizenz- und Verwertungsrechte

Daten, die Smartsheet.com von den Nutzern erfasst, nutzt der Anbieter ausschließlich für den Kontakt zu Kunden. Des Weiteren können Nutzer bestimmte Privatsphäreeinstellungen machen oder sich direkt an Smartsheet wenden, wenn sie mit den Verwertungsrechten, die sich der Anbieter einräumt, nicht einverstanden sind.^[24]

Eine Weitergabe an Drittanbieter schließt Smartsheet in den meisten Fällen aus, außer der Kunde ist darüber informiert. Eine Ausnahme sind Service-Partner von Smartsheet, mit denen die Kunden bei der Nutzung in Kontakt kommen können. Insbesondere übernimmt Smartsheet keine Verantwortung für die Inhalte der Drittanbieterseiten die auf Smartsheet.com verlinkt sind sowie auch nicht für die Daten, die diese beim Besuch ihrer Seite erfassen.^[24]

Finanz- und Bezahlungsinformationen werden nicht für Marketing- oder Werbezwecke genutzt.^[24]

Allerdings erfasst Smartsheet.com bestimmte Daten der Besucher der Seite, wie zum Beispiel Hardware-Profile und Browser-Software-Versionen. Dies dient nach den Angaben der Hersteller allerdings nur zur Verbesserung der Qualität ihres Services.^[24]

7.5.2 Kosten

Smartsheet stellt seinen Kunden fünf verschiedene Nutzungsmodelle in unterschiedlichen Preisklassen zur Verfügung^[25]. Der Kunde kann somit individuell das seinen Anforderungen genügende Modell wählen. Die einzelnen Modelle unterscheiden sich dabei in ihrem Funktions-, Leistungs- und Serviceumfang.

Die Modelle "Basic" und "Advanced" stellen die Einstiegsvarianten dar und sind primär für kleine Projekte und Teams ausgelegt. Sie verfügen jeweils nur über einen Sheet-Ersteller der in der Lage ist, neue Sheets zu erstellen und seinen Usern und Editoren zur Verfügung zu stellen. Die zur Verfügung gestellten Sheets können im Anschluss von den Usern eingesehen und den Editoren entsprechend kollaborativ bearbeitet und mit Informationen angereichert werden. Des Weiteren ist die Anzahl der erstellbaren Dokumente auf 10 ("Basic") und 50 ("Advanced") begrenzt. Die Tatsache, dass nur eine Person über die Möglichkeit verfügt, Sheets zu erstellen, führt zu einer gewissen Abhängigkeit und kann unter Umständen den Projektfluss negativ beeinflussen.

Für mittlere und große Projekte stellen die Modelle "Team", "Team Plus" und "Enterprise" daher die besten Alternativen dar. Innerhalb des Projektes können bis zu 25 Sheet-Ersteller definiert werden, welche gemäß den Anforderungen des Projektteams mit der Erstellung der unterschiedlichen Dokumente beauftragt werden können. Dem durch die Projektgröße bedingten erhöhten Speicher- und Dokumentenbedarf wird ebenfalls Rechnung getragen. Im "Enterprise"-Modell können somit bis zu 1.000 Dokumente mit einem Gesamtvolumen von 100 GB erstellt und verwaltet werden. Weitere Kapazitäten können auf Anfrage gegen entsprechende Aufpreise zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich verfügen die Modelle über ein "Premium Support Pack". Dieses umfasst einen priorisierten Support, Beratung und Unterstützung bei Problemen und Fragestellungen. Des Weiteren steht dem Kunden ein Taskplaner für lokale Backups seiner Daten zur Verfügung.

	Basic	Advanced	Team	Team Plus	Enterprise
Preis pro Monat	$ 9,95	$ 29,95	$ 49,95	$ 79,95	$ 149
Sheet Ersteller	1	1	3	10	25
User	unbegrenzt	unbegrenzt	unbegrenzt	unbegrenzt	unbegrenzt
Anzahl Sheets	10	50	150	500	1000
maximaler Speicherplatz (pro Datei / gesamt)	30 MB / 3 GB	250 MB / 15 GB	250 MB / 30 GB	250 MB / 60 GB	250 MB / 100 GB
Alarme, Erinnerungen, mobiler Zugriff, Kalender, Diskussionen, SSL	verfügbar	verfügbar	verfügbar	verfügbar	verfügbar
weitere Funktionen	Smartsourcing	Smartsourcing Gantt Charts eigenes Logo und Farben Reporting Umfrageformulare	Smartsourcing Gantt Charts eigenes Logo und Farben Reporting Umfrageformulare Premium Support	Smartsourcing Gantt Charts eigenes Logo und Farben Reporting Umfrageformulare Premium Support	Smartsourcing Gantt Charts eigenes Logo und Farben Reporting Umfrageformulare Premium Support

Tabelle 1: Preismodelle und Funktionalitäten^[25]

Neben der monatlichen Bezahlvariante kann eine jährliche Zahlungsoption vereinbart werden. Der Kunde erhält dabei 17% Rabatt auf den jeweiligen Plan. Für Organisationen die gemeinnützige Zwecke verfolgen existieren ebenfalls entsprechende Vergünstigungen. Für Neukunden bietet Smartsheet nach der Anmeldung einen kostenlosen 30 Tage Testzugang an. Der Zugang entspricht vom Funktionsumfang her dem "Advanced"-Modell. Die Anzahl der "Sheets" ist jedoch auf 10 und das Datenvolumen auf 3 GB reduziert.

	Basic	Advanced	Team	Team Plus	Enterprise
normale Organisationen (monatliche Zahlung)	$ 119,40	$ 359,40	$ 599,40	$ 959,40	$ 1788,00
normale Organisationen (jährliche Zahlung)	$ 99,00	$ 299,00	$ 499,00	$ 799,00	$ 1499,00
gemeinnützige Organisationen	$ 89,00	$ 249,00	$ 425,00	$ 675,00	$ 1249,00

Tabelle 2: Kosten im Jahresvergleich^[25]

7.5.3 Service und Support

Neben dem kostenpflichtigen Premium Support Pack (siehe Kosten) bietet Smartsheet zahlreiche kostenfreie Hilfestellungen innerhalb der Software an. Zu jedem Modul in Smartsheet lassen sich entsprechende Tooltips anzeigen. Zusätzlich steht mit der "Smartsheet Help Library" eine umfangreiche Hilfebibliothek mit entsprechenden Anleitungen und Hilfevideos zur Verfügung. Sollte ein Kunde weitere Hilfe benötigen, kann er über E-Mail Kontakt zum Unternehmen aufnehmen. Unsere Anfragen wurden dabei innerhalb von wenigen Stunden beantwortet. Weitere nützliche Informationen können aus Twitter[3], Facebook[4], LinkedIn[5], Youtube.com[6] und Blogs zu den Themen Work Management[7] sowie Crowdsourcing[8] entnommen werden.

8 Bewertung

8.1 Erfüllung der Kriterien

	Sehr gut	Gut	Befriedigend	Unbefriedigend
Technische Kriterien
Nutzungsvoraussetzungen	gering
Zugriffsmöglichkeiten		PC & Smartphone
IT-Sicherheit		viele Sicherheitsmaßnahmen
Anwendungskriterien
*Kommunikation			vielseitig, aber nur asynchron
*Koordination			einfaches Rechtesystem, für komplexe Projekte ungeeignet
*Kooperation		vielseitig, innovativ: z.B. Crowdsourcing
sonstige Kriterien
Lizenz- und Verwertungsrechte			viel Kontakt zu Drittanbieter
Kosten		viele verschieden Kostenmodelle, Leistungsumfang nach Bedarf
Service und Support		vielseitg, aber kostenpflichtiger Premiumsupport

Tabelle 3: Erfüllung der Analysekriterien

8.2 Einsatzmöglichkeiten

Smartsheet lässt sich Aufgrund der individuell gestaltbaren Sheets und der einfachen Sharingfunktion in fast jedem Bereich, in dem kollaboratives Arbeiten gefordert ist einsetzen. Exemplarisch werden hier zwei Einsatzszenarien vorgestellt.

IT Management Im Bereich IT Management eignet sich Smartsheet zum Verwalten von Projekten. Dabei ist der Besitzer des Sheets vollkommen flexibel in der endgültigen Ausarbeitung und kann mit Hilfe von Smartsheet das Projekt jederzeit überwachen und seinen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen. Ein weiterer Anwendungsbereich wäre das Verfolgen von IT-Aufträgen zum Beispiel in Help-Desks. Formulare könnten dabei die Anfragen an ein Sheet übergeben, worauf die Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden und diese dann bearbeiten können. Auch das Erstellen von Checklisten für das Abarbeiten von Aufgaben, inklusive Updateanfrage zu Aufgaben und dem Senden von Statusmeldungen direkt aus dem Sheet.

Smartsourcing

Ein mögliches Einsatzszenario von Smartsourcing könnte das Sammeln von Kontaktinformation darstellen. Ein Unternehmen möchte seinen rund 2.000 Firmenkunden ein neues Produkt vorstellen. Bisher wurden jedoch nur vereinzelt Kontaktinformationen sowie die Firmennamen und Standorte erfasst. Eine Möglichkeit an die benötigten Informationen (Telefonnummer, Email, Webseite) zu gelangen ist es, diese über Suchmaschinen herauszufiltern. Dieses würde allerdings mehrere Tage dauern und mehrere Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Über Smartsourcing und das einbeziehen von Arbeitskräften aus dem Amazon Mechanical Turk, können diese Informationen innerhalb kürzester Zeit und zu geringen Kosten beschafft werden. Bei einer Bepreisung von $0.10 pro Datensatz würde das Unternehmen somit $200 für die kompletten Daten bezahlen müssen.

9 Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Smartsheet insgesamt die Anforderungen, die im Allgemeinen an ein kollaboratives Projektmanagementwerkzeug gestellt werden können, erfüllt. Bedingt durch einen relativ geringen Konfigurationsaufwand und eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche können auch unerfahrene Benutzer Projekte einfach steuern und umsetzen. Die Verteilung von einzelnen Projektaufgaben und kollaborative Bearbeitung dieser, wird durch das einfach strukturierte Sharingkonzept realisiert. Dabei beschränkt sich Smartsheet nicht nur auf das eigentliche Projektteam, sondern bietet grundsätzlich die Möglichkeit, jede Person (Kunden, Lieferanten, Berater) mit in die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten zu integrieren. Die Anbindung an Netzwerke wie das Amazon Mechanical Turk Projekt oder LiveWork, stellt einen interessanten Ansatz dar, Aufgaben für das Unternehmen kostengünstig und effizient auszulagern. Es ist anzunehmen, dass "Crowdsourcing" in naher Zukunft sicherlich noch an Stellenwert gewinnen wird. Das SaaS-Distributionsmodell macht Smartsheet besonders für kleine und mittlere Unternehmen sowie Privatanwender interessant, die Aufgrund ihrer Unternehmensgröße oder begrenzten Budgets keine passende IT-Infrastruktur oder teure Projektmanagementprodukte vorhalten können. Anzumerken ist ebenfalls, dass viele Module und Funktionen von Smartsheet sehr einfach gehalten sind. Bei größeren und komplexeren Projekten stößt Smartsheet daher schnell an seine Grenzen. Vor dem Hintergrund eines produktiven Einsatzes von Smartsheet im Unternehmen muss von der Unternehmensseite her ein großes Vertrauen in die Fähigkeiten von Smartsheet vorhanden sein, die oftmals sensiblen Geschäftsdaten vertraulich und sicher zu verwalten. Gerade in Hinsicht auf die Integrationsmöglichkeit von Google und dadurch verteilte Datenhaltung ist eine besondere Aufmerksamkeit seitens des Unternehmens erforderlich.

10 Fußnoten

1. ↑ Vgl. Hofmann (2007) S.12
2. ↑ Vgl. Hofmann (2007) S.12ff
3. ↑ Vgl. Litke & Kunow (2007) S.9
4. ↑ Vgl. Kasperczyk & Scheel (2008) S.10
5. ↑ Vgl. Angermeier (2005) S.97
6. ↑ ^{6,0 6,1 6,2} Vgl. Petersen et al. (2009)
7. ↑ Vgl. Hein (2007) S.7ff
8. ↑ Vgl. BSI IT-Sicherheit
9. ↑ Vgl. Brandenberger (1996)
10. ↑ Vgl. Koch (1997), S.21
11. ↑ Vgl. Monitor (2009)
12. ↑ Vgl. Smartsheet Company
13. ↑ Vgl. Smartsheet B-Financing
14. ↑ Vgl. Smartsheet Startseite
15. ↑ Vgl. Smartsheet Mobile
16. ↑ Vgl. GSM Poster
17. ↑ ^{17,0 17,1 17,2} Vgl. Smartsheet Sicherheit
18. ↑ Vgl. VeriSign
19. ↑ Vgl. Smartsheet Anfrage
20. ↑ Vgl. Google Zugriff
21. ↑ Vgl. Google Apps
22. ↑ Vgl. Smartsheet Smartsourcing
23. ↑ Vgl. Smartsheet Smartsourcing Anleitung
24. ↑ ^{24,0 24,1 24,2 24,3} Vgl. Smartsheet Privacy
25. ↑ ^{25,0 25,1 25,2} Vgl. Smartsheet Preise

11 Literatur- und Quellenverzeichnis

Angermeier (2005)	Angermeier, Georg: Projektmanagement-Lexikon, 1. Auflage, Projekt Magazin, München, 2005
Brandenberger et al. (1996)	Brandenberger, J.; Ruosch, E: Projektmanagement im Bauwesen, Baufachverlag, Dietikon, 1996
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