Analyse von Task2Gather

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Fallstudienarbeit

Hochschule: Hochschule für Oekonomie & Management
Standort: Essen
Studiengang: Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung: Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer: Prof._Dr._Uwe_Kern
Typ: Fallstudienarbeit
Themengebiet: Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en): André Wuthcke, Fabian Witt
Studienzeitmodell: Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester: 4
Bearbeitungsstatus: begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis

AbbkürzungBedeutung
AJAXAsynchronous JavaScript and XML
APIApplication Programming Interface
CSVComma-Separated Values
DSLDigital Subscriber Line
HTMLHypertext Markup Language
RSSReally Simple Syndication
XMLExtensible Markup Language

2 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.Abbildung
1Statistik Bandbreite
2Synchrone vs. Ansynchrone Datenübertragung
3Wikipedia Logo
4Logo von Task2Gather
5Die Task2Gather Benutzeroberfläche
6Optische Aufteilung
7Control Panel laut Benutzerhandbuch
8Erstellung eines Benutzerkontos
9Eigenschaften eines Task2Gather Projekts
10Erstellung einer Aufgabe
11Report Dialog
12Project progress report
13Andere Benutzer zu einem Projekt einladen
14E-Mail Einladung zu einem Task2Gather Projekt
15Markierung eines aktualisierten Projekts
16Kommentierung und Historie einer Aufgabe

3 Einleitung

3.1 Ziel und Motivation der Arbeit

Das Web 2.0 Konzept erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Anwender erstellen in interaktiven Webanwendungen Inhalte und stellen diese anderen Nutzern zur Verfügung. Die Technologie ermöglicht Benutzern des World Wide Web somit trotz geographischer Grenzen die Zusammenarbeit an gemeinsamen Inhalten und bietet dadurch das, was kollaboratives Projektmanagement ausmacht: Transparenz und Selbstorganisation. Im Rahmen der vorliegenden Seminararbeit soll das kostenlose Projektmanagementtool Task2Gather analysiert werden. Hierbei soll konkret untersucht werden, ob die Software das leisten kann was ihr Name verspricht, nämlich Aufgaben (engl. Tasks) gemeinsam (2gather in Anlehnung an das englische "together", dt. "zusammen") zu bewältigen. In diesem Zusammenhang soll weiterhin untersucht werden, in wie weit die Anwendung das kollaborative Projektmanagement ermöglicht. Ferner soll geprüft werden, ob die Software den gängigen Anforderungen an eine Web 2.0 Anwendung genügt.

3.2 Aufbau der Arbeit

Zunächst werden die begrifflichen Grundlagen für die Themenbereiche kollboratives Projektmanagement und Web 2.0 geschaffen. Im weiteren Verlauf werden Anforderungen an eine Webanwendung für das kollaborative Projektmanagement definiert. Anhand dieser Anforderungen wird das kostenlose Projektmanagementtool Task2Gather analysiert und im Nachgang bewertet.

4 Grundlagen

Im nachfolgenden Kapitel werden die begrifflichen Grundlagen für die Themenbereiche Web 2.0 und kollaboratives Projektmanagement geschaffen.

4.1 Web 2.0

Eine klare Definition und Abgrenzung des Begriffs Web 2.0 gestaltet sich schwierig. Der Begriff beschreibt keine grundlegende neue Art von Technologien oder Anwendungen, sondern beschreibt eine in sozio-technischer Hinsicht veränderte Nutzung des Internets, bei der die einzelnen Bestandteile, Möglichkeiten und Erweiterungen konsequent genutzt und weiterentwickelt werden.[1] Somit ist der häufig verwendete Begriff eine Darstellung von Anwendungen und Technologien, welche durch den interaktiven Gebrauch der Internetbenutzer, einen zusätzlichen Nutzen bewirkt.

4.1.1 Hintergrund

Abb. 1: Statistik Bandbreite
Abb. 1: Statistik Bandbreite[2]

Das Web 2.0 hat sich nicht selbständig etabliert. Es waren einige elementare Schritte innerhalb der Entwicklung des Internets nötig, um die Basis für jene Begrifflichkeit zu schaffen. Ein wichtiger Schritt erfolgte mit der Entwicklung der schnellen Bandbreiten und der generellen Zunahme der DSL-Anschlüsse. Durch die Einführung von Flatrate-Tarifen und dem deutschlandweiten Ausbau der Beitbandverfügbarkeit, wurde das Internet für die breite Masse verfügbar.[3] Die dargestellte Grafik (Vgl. Abbildung 1) stellt zum einen die prozentuale Zunahme der Internet-Zugänge und zum anderen die Zunahme der Breitbandanbindungen des Betrachtungszeitraumes von 2006 bis 2009 dar. Hierbei ist ein erheblicher Anstieg, welcher in Zukunft weiter fortschreiten wird, zu verzeichnen. Die durch diesen Zuwachs verzeichnete Benutzeranzahl und deren Geschwindigkeit ermöglicht eine Vielzahl von Portalen in denen Inhalte ausgetauscht, publiziert oder abgerufen werden können.

Neben den Zugangsfaktoren und dem technologischen Fortschritt hat sich das Bewusstsein der Internetgemeinde im Gesamten geändert.[4] Diese Gemeinde hat eine Art Vertrauen zu dem Medium Internet entwickelt und dabei gelernt, dass das Web über einen Nutzen verfügt.[5] Dieser Nutzen spiegelt sich in der schnellen Informationsbeschaffung, der komfortablen Kontaktaufnahme und der einfachen Bereitstellung von Informationen wieder. Um diese Faktoren effektiv und mit geringen Barrieren behaftet zu nutzen wurden diverse Plattformen, wie bspw. Wikipedia, für die Publizierung und Beschaffung von Informationen, Xing, zur komfortablen Kontaktaufnahme oder Flickr, zum Austausch von Photos, entwickelt und der Gemeinschaft zur Verfügung gestellt. Die zuvor beschriebenen Plattformen vereinen den Kerngedanken des Web 2.0 und bieten den Internetnutzern eine komfortable Möglichkeit den größtmöglichen Nutzen aus dem Medium Internet zu ziehen.

4.1.2 Technologie

Abb. 2.: Synchrone vs. Ansynchrone Datenübertragung
Abb. 2.: Synchrone vs. Ansynchrone Datenübertragung[6]

Vom technischen Standpunkt aus betrachtet wird die AJAX (Asynchronous JavaScript and XML) Technologie oft mit Web 2.0 gleichgesetzt. AJAX bietet die Möglichkeit der asynchronen Datenübertragung zwischen Client (Webbrowser) und Server, so dass HTML-Seiten angezeigt und verändert werden können, ohne die komplette Seite neuzuladen. So kann der Eindruck einer klassischen Desktopanwendung vermittelt werden. Bei der klassischen synchronen Datenübertragung zwischen Client und Server musste bei jeder Anfrage an den Server die komplette HTML-Seite neu geladen werden. Die Verwendung von AJAX bietet die Möglichkeit komplexe Webseiten performant zur Verfügung zu stellen, da einzelne Bereiche nur im Bedarfsfall sukzessive nachgeladen werden können. Somit wird auch die Darstellung aufwendiger Benutzeroberflächen möglich.[7]

Weitere Technologien die oft im Zusammenhang mit Web 2.0 genannt werden sind Webservices und Abonnementdienste. Abonenmentdienste, z.B. RSS, dienen der Veröffentlichung kurzer Informationsblöcke wie beispielsweise Nachrichten die über spezielle Programme oder einen Webbrowser abonniert werden können. Mit Hilfe eines Webservices können Programme untereinander Objekte austauschen. Dieser Ausstausch basiert auf der XML-Technologie unter der Verwendung des Protokolls SOAP (Simple Object Access Protocol).[8]

Gegenüber den klassischen Desktopanwendungen bieten Web 2.0 Anwendungen interessante Vorteile:

  • Eine Web 2.0 Anwendung muss nicht installiert werden, sie wird lediglich über eine Internetadresse aufgerufen.
  • Zur Verwendung einer Web 2.0 Anwendung ist lediglich ein moderne Webbrowser als Laufzeitumgebung notwendig. Somit kann die Anwendung auf nahezu jeder Plattform betrieben werden, die einen solchen Browser zur Verfügung stellt. Damit ist die Nutzung z.B. auch auf Handys oder Smartphones möglich.
  • Durch Programmierschnittstellen (APIs) oder Webservices können Webanwendungen miteinander vernetzt werden. So kann z.B. ein Online-Organizer mit Google Maps vernetzt werden um Adressen auf einer Karte zu zeigen.[9]

4.1.3 Anwendungsbeispiele

Abb. 3: Wikipedia Logo
Abb. 3: Wikipedia Logo[10]

Das folgende Kapitel soll einen exemplarischen Überblick über eine Auswahl von Anwendungen bieten, welche den Kerngedanken des Web 2.0 widerspiegeln. Hierbei werden die Anwendungen Wikipedia für den Informationsaustausch, Xing für das Kontaktmanagment und Flickr für den Austausch von medialen Inhalten kurz vorgestellt.

Wikipedia beschreibt sich auf der eigenen Plattform als ein Projekt zum Aufbau einer Enzyklopädie aus freien Inhalten in allen Sprachen der Welt. Entscheidend ist neben dieser allgemeinen Definition die Aufforderung, dass jeder mit seinem Wissen etwas beitragen kann.[11] Somit versteht sich die Plattform zum einen als Wissensquelle und zum anderen als Möglichkeit das Wissen innerhalb der Plattform zu erweitern. Diese Funktionsweise der Plattform nimmt eine Kernaussage des Web 2.0 auf und setzt diese in einer Anwendung um.

Xing richtet sich als soziales Netzwerk an Berufstätige, welche bestehende Kontakte pflegen und neue Kontakte knüpfen möchten[12] (Social Networking). Neben der Möglichkeit Mitglieder zu suchen, generiert Xing auf Grund gepflegter Attribute wie z.B. Interessen oder Branchen Kontaktvorschläge. Des Weiteren werden zu anderen Mitgliedern gemeinsame Kontakte automatisch gesucht und angezeigt. Über entsprechende Funktionen bietet Xing dem Benutzer die Möglichkeit mit anderen Mitgliedern Nachrichten auszutauschen und unterstützt somit den für Web 2.0 typischen Aspekt der Kommunikation.

Die Anwendung Flickr ist ein beispielhafte Ausführung der mittlerweile weit verbreiteten medialen Austauschplattformen. Das Konzept von Flickr basiert auf der interaktive Teilnahme von Benutzern, welche ihre Photos über Plattform zur Verfügung stellen. Der Grundgedanke beschreibt die Publikation von mediale Inhalten im Internet. Der Grundsatz einer Plattform, welche durch die Interaktivität ihrer Mitglieder besteht, repräsentiert ein starkes Merkmal des Web 2.0 Gedanken.

4.2 Projektmanagement

Im nachfolgenden Kapitel werden begriffliche Grundlagen im Zusammenhang mit kolloborativem Projektmanagement erläutert. Hierbei wird zunächst der Begriff des Projektes definiert und dieser in den Kontext des Projektmanagements gesetzt. Daraufhin erfolgt eine Definition der Kollaboration und wie jene innerhalb des Projektmanagements umgesetzt werden kann.

4.2.1 Definition

Nach DIN 69901 ist ein Projekt wie folgt definiert:

"Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen und ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.

  • Zielvorgabe
  • Zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen
  • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
  • Projektspezifische Organisation"[13]

Projektmanagement wird die Gesamtheit aller Phasen genannt, welche ein Projekt vom Start bis zum erfolgreichen Abschluss durchläuft.[14] Des Weiteren wird der Begriff durch die DIN 69901 wie folgt definiert:

"Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts"[13]

Ziel und Aufgabe des Projektmanagements ist es, Probleme, welche die erfolgreiche Durchführung eines Projekts gefährden, zu erkennen und zu beherrschen. Im Folgenden werden, exemplarisch für IT-Projekte, einige der von Walter Ruf und Thomas Fittkau genannten Probleme dargestellt:[15]

  • Kostenproblem: Unvorhersehbare Ereignisse führen dazu, dass das geplante Budget nicht eingehalten werden kann.
  • Terminproblem: Falsche oder zu optimistische Terminplanung führt dazu, dass die Softwareentwicklung verzögert wird und geplante Termine nicht eingehalten werden können.
  • Komplexitätsproblem: Projekte weisen in der Regel eine hohe Komplexität auf. Folgende vier Faktoren sind hierbei wesentlich: Integration in die Unternehmensstrategie, Berücksichtigung von betrieblichen Anforderungen, Rücksichtnahme auf das menschliche Potenzial und Beherrschung der technischen Herausforderungen
  • Zielerreichungsproblem: Unklar definierte Anforderungen seitens des Auftraggebers bzw. mangelhafte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu Beginn des Projekts bergen die Gefahr, dass die entwickelte Software nicht den eigentlichen Anforderungen des Auftraggebers entspricht.
  • Konkurrenzproblematik: Sind die Mitglieder des Projektteams nicht exklusiv für das Projekt freigestellt, sondern noch in anderen Projekten involviert, so steht das Projekt mit anderen Projekten bzw. mit dem Tagesgeschäft in Konkurrenz.

Als weiteres Problem kann die Dezentralität von Informationen gesehen werden. Hat jedes Projektmitglied nur Einblick in sein Teilprojekt und teilt seine Ergebnisse nicht regelmäßig dem Team mit, kann es zu Informationsverlusten kommen. Die Teammitglieder können somit nicht von der Arbeit der jeweils anderen Mitglieder profitieren. Aufgabe des Projektmanagements muss es sein, alle Ergebnisse regelmässig zu sammeln, zu konsolidieren und für das gesamte Team zur Verfügung zu stellen. Hierbei besteht aus Sicht des Projektmanagements die Gefahr, Eskalationen nicht frühzeitig zu erkennen und so zu spät intervenieren zu können.

4.2.2 Kollaboration

Der Begriff "Kollaboration" kann als "Zusammenarbeit" übersetzt werden. Kollaboration bezeichnet das weitgehend selbstständige und eigenverantwortliche Handeln der Mitglieder einer Gruppe zur Lösung einer gemeinsamen Aufgabe, primär geleitet durch ein gemeinsames Ziel. Kollaboration über elektronische Medien (z.B. Wiki-Systeme oder Projektmanagementtools) wird auch als "virtuelle Kollaboration" bezeichnet.[16]

Als kollaboratives Projektmanagement bezeichnet man ein Konzept, das Projektmanagement und Projektrealisierung ganzheitlich betrachtet, um komplexe, über geografische und/oder Organisationsgrenzen verteilte Projekte effizient im Team durchführen zu können. Management wird dabei nicht als isoliertes Aufgabenfeld von Managern aufgefasst, sondern als wesentlicher Bestandteil der Projektarbeit aller Teammitglieder. Eckpfeiler des kollaborativen Projektmanagements sind:

  • Transparenz: alle Teammitglieder haben einen Überblick über das aktuelle Projektgeschehen
  • Gemeinsame Qualitätsverantwortung: jedes Teammitglied ist für die Qualität seiner Arbeit verantwortlich
  • Selbstorganisation: Die Organisation wird nicht zentral vorgegeben; die Teammitglieder organisieren sich selbst[16]

4.2.3 Abgrenzung

Im wesentlichen unterscheidet sich das kollaborative Projektmanagement durch sein dezentrales Organisationskonzept vom klassischen Projektmanagement. Das Projektmanagement ist beim kollaborativen Ansatz in die Projektarbeit der einzelnen Teammitglieder integriert, es gibt hierfür kein gesondertes, zentrales Organ. Damit dieses Konzept funktioniert ist vor allem die Transparenz des Projektfortschritts wichtig. Kollaborative Projektmanagementtools können dies unterstützen, indem Sie Funktionen zum Kommunikationsaustausch zwischen allen Projektbeteiligten zur Verfügung stellen.

5 Anforderungen

Im nachfolgenden Kapitel werden Anforderungen an die im weiteren Verlauf zu analysierende Anwendung definiert.

5.1 Rahmenanforderungen

5.1.1 Anwendung

Das folgende Kapitel definiert die Anforderungen im Allgemeinen, welche heutzutage an eine sichere und effiziente Anwendung gerichtet werden. Die dargestellten Merkmale spiegeln den Standard aktueller Anwendungen wieder und sollten im Bezug auf die analysierende Software erfüllt werden.

  • Usability: Eine Kernanforderung an gängige Software ist der Bereich der Usability. Der Begriff der Usability beschreibt den Gedanken, dass ein Benutzer ohne erhöhten Aufwand sich innerhalb der Anwendung zu recht findet und die Frustration oder das Gefühl "ausgeliefert zu sein" vermieden wird.[17] Somit sollten innerhalb der Software bspw. alle Funktionen leicht erreichbar und selbsterklärend sein, Fehler- und Erfolgsbenachrichtungen entsprechend farblich markiert sein und Buttons entsprechend ihres Kontexts ausgerichtet sein. Eine komplette Darstellung der Usability-Anforderungen ist im quantitativen Rahmen der zu Grunde liegenden Arbeit nicht möglich. Insgesamt sollte der Gesamteindruck hinsichtlich der intuitiven Bedienung stimmig sein.
  • Datenhaltung: Innerhalb von zentralisierten Server-Client-Systemen stellt die Datenhaltung einen wichtigen Bestandteil einer Anwendung dar. In diesem Zusammenhang bestehen Anforderungen an die Sicherheit und den Schutz der hinterlegten Daten. Im Hinblick auf den Schutz sollten besonders im professionellen oder kommerziellen Bereich die Daten, welche nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, nicht für dritte zugänglich sein. Dies betrifft sowohl die Daten der einzelnen Benutzer, aber auch Inhalte, welche innerhalb der Anwendung hinterlegt werden. Neben den Schutzkriterien einer Anwendung, sollten die Daten einer Anwendung sicher hinterlegt sein. Diese Sicherheit sollte durch regelmäßige Backups, zum Schutz vor Datenverlust, und einen gesicherten Serverstandort, um bespw. Diebstahl oder Brand vorzubeugen, gewährleistet sein.
  • Verfügbarkeit: Anwendungssysteme, sollten eine hohe Verfügbarkeit garantieren. Besonders im Fall von extern gehosteten Systemen, wie bspw. Web-Anwendungen, sollte die prozentuale Verfügbarkeit nicht unter 90% liegen. Führende Anbieter im Bereich des Web- und Serverhostings bieten mittlerweile Verfügbarkeiten von über 99,9% an.[18]
  • Support: Der Gebrauch von Anwendungen, welche nicht auf Eigenentwicklungen basieren, stellt die Frage des Supports in den Fokus. Innerhalb kommerzieller Lösungen sollte ein Support innerhalb der gängigen Bürozeiten per Hotline oder Mail-Kommunikation zur Verfügung stehen. Applikationen, welche frei verfügbar sind oder unter Gnupg-Lizenz gefasst werden, sollten eine aktive Community für Support-Anfragen bereitstellen.
  • Schnittstellen: Neben den zuvor genannten Anforderungen, ist auch die Frage nach den möglichen Schnittstellen einer Applikation entscheidend. Diese sollten sowohl die Verfügbarkeit von externen Schnittstellen zu anderen Programmen beinhalten, als auch die Möglichkeiten des Datenexports aus der Anwendung. Gängige Schnittstellen, welche unterstützt werden sollten, wäre die Integration in die gängigen Office-Produkte. Als geläufige Exportformate sollten die Formate TXT, CSV und XML vorhanden sein.

5.1.2 Web 2.0

Das folgende Kapitel definiert Anforderungen, welche an eine Web 2.0 Anwendungen gestellt werden. Die zu analysierende Anwendungen wird im weiteren Verlauf anhand dieser Anforderungen betrachtet.

  • Technologien: In Kapitel 5.1.1 wurden Anforderungen an die Usability definiert. Komplexe, auf JavaScript basiereden Benutzeroberflächen sind ein typisches Merkmal von Web 2.0 Anwendungen. Das Darstellen komplexer Benutzeroberflächen mittels JavaScript im Webbrowser ist i.d.R. langsamer als bei klassischen Desktopanwendungen. Um dennoch den Eindruck einer klassischen Applikation zu vermitteln kommt die AJAX Technologie zum Einsatz um nur diejenigen Bereiche der Website nachzuladen, die aktualisiert werden müssen. Die zu analysierende Anwendung soll den in Kapitel 5.1.1 definierten Anforderungen in performanter Weise genügen.
  • Informationsaustausch: Die zu analysierende Anwendung soll den beteiligten Benutzer die Möglichkeit des Austauschs von Informationen untereinander anbieten. Mögliche Teamfunktionen zum Informationsaustausch sind Diskussionsforen, gemeinsame Kalender oder Chats. Die Anwendung, soll mindestens eine dieser Funktionen bereitstellen.
  • Plattformunabhängigkeit: Webanwendungen sind auf Webservern (z.B. Apache Tomcat oder IBM Websphere) installiert und sind somit von jedem System, das einen gängigen Webbrowser zur Verfügung stellt über eine URL abrufbar (Vgl. Kapitel 4.1.2). Um tatsächlich plattformunabhängig zu sein, muss eine Webanwendung allerdings nicht nur in einem bestimmten Browser (z.B. Microsoft Internet Explorer), sondern in allen gängigen Browsern in vollem Unfang funktionieren. Um dies zu gewährleisten, soll die zu untersuchende Softwarelösung auf die korrekte Funktion der wesentlichen Kernfunktionen mit folgenden Browsern getestet werden:
    • Mozilla Firefox
    • Microsoft Internet Explorer

5.2 Anforderung an Funktionen

Im folgenden Kapitel werden Anforderungen an allgemeine und im Speziellen kollaborative Funktionen eines Projektmanagementtools als Grundlage für die spätere Analyse definiert.

5.2.1 Allgemeine Projektmanagementfunktionen

  • Stammdatenpflege: Die zu analysierende Software soll die Möglichkeit bieten, verschiedene Benutzerkonten anzulegen und persistent zu speichern. Die folgenden Charakteristika sind hierfür relevant: Als eindeutiges Identifikationsmerkmal innerhalb der Anwendung soll ein eindeutiger Benutzername (z.B. E-Mail Adresse) pflegbar sein. Zur einfacheren Identifizierung des Benutzers innerhalb der Applikation sollen Vor- und Nachname des Benutzer gepflegt werden können. Als Kommunikationsschnittstelle ausserhalb der Anwendung (z.B. für eine ereignisgesteuerte Benachrichtigung) soll des Weiteren die E-Mail Adresse hinterlegt werden können. Da die E-Mail Adresse eindeutig ist, kann diese auch als Benutzername verwendet werden. Optional wird die Möglichkeit zur Speicherung weiterer personenbezogener Daten, z.B. Postadresse, Abteilung und Telefonnumer, gewünscht, um so die Kommunikation mit dem Benutzer zu vereinfachen.
  • Projekte: Bei der Anlage von Projekten sollen verschiedene Projektstammdaten pflegbar sein. Dies beinhaltet einen eindeutigen Projektnamen sowie eine Projektbeschreibung. Wie in Kapitel 4.2.1 definiert, haben Projekte einen festen zeitlichen Rahmen. Somit muss pro Projekt jeweils ein Starttermin und ein Fertigstellungstermin definiert werden können. Des Weiteren haben Projekte einen personellen Rahmen, d.h. einem Projekt müssen Benutzer zugeordnet werden können, um so ein Projektteam bilden zu können. Da Projekte laut Definition einen finanziellen Rahmen besitzen, soll zu dem ein Budget definiert werden können. Weiterhin versteht sich der Begriff des Projektes als Sammlung mehrerer Meilensteine. Diese Beziehung sollte innerhalb der Anwendung dargestellt werden.
  • Meilensteine: Ein Meilenstein (auch Phase genannt) ist ein Teilziel innerhalb eines Projekts mit einem Namen, einer Beschreibung und einer bestimmten Fristigkeit[19]. Somit hat ein Meilenstein, analog zum gesamten Projekt, einen Start- und einen Fertigstellungstermin. Gegebenfalls kann mit der Umsetzung eines Meilensteins erst begonnen werden, sobald vorgelagerte Meilensteine fertiggestellt wurden. Somit ergibt sich als weitere Eigenschaft die Referenz auf einen Vorgänger. So wie ein Projekt in einzelne Meilenstein zerfällt, können Meilensteine wiederum in einzelne Aufgaben zerlegt werden. Die zu analysierende Software soll die Verwaltung von Meilensteinen unterstützen.
  • Aufgaben: Eine Aufgabe ist die kleinste Größe innerhalb eines Projekts. Sie besitzt ebenfalls einen Namen und eine Beschreibung. Mehrere Aufgaben bilden einen Meilenstein und mehrere Meilensteine bilden ein Projekt. Eine Aufgabe hat analog zu Meilensteinen und Projekten einen Start- und einen Fertigstellungstermin. Des Weiteren ist eine Aufgabe eindeutig einem Projektbeteiligten als Verantwortlichem zuzuordnen. Wie bei Meilensteinen, kann mit der Umsetzung einer Aufgabe gegebenfalls erst begonnen werden, sobald eine Vorgängeraufgabe fertiggestellt wurde. Ein zu pflegender Fertigstellungsgrad informiert die anderen Projektbeteiligten über den Fortschritt (z.B. in Prozent) einer Aufgabe. Aus dem Fertigstellungsgrad aller Aufgaben eines Meilensteins ergibt sich der Fertigstellungsgrad eines Meilensteins und aus dem Fertigstellungsgrad aller Meilensteine ergibt sich der Fertigstellungsgrad des Projekts. Die zu analysierende Software soll die Verwaltung von Aufgaben unterstützen.
  • Auswertungen: Der Fertigstellungsgrad von Meilensteinen und Projekten ergibt aus dem Fertigstellungsgrad der Aufgaben. Dieser Fertigstellungsgrad soll in der zu analysierenden Software unmittelbar angezeigt werden können. Um die aktuelle Auslastung der einzelnen Projektbeteiligten beurteilen zu können, soll ausgewertet werden können, wieviele in Arbeit befindliche Aufgaben einem Projektbeteiligten aktuell zugeordnet sind. Neben der reinen Steuerung aktueller Projekte, sollte es eine Möglíchkeiten geben, Lerneffekte aus schon vorhandenen oder abgeschlossen Projekten zu generieren. Hier wäre eine abschließende Bewertung wünschenswert, welche die Fehler und Erfolge bei der Projektdurchführung dokumentiert und diese schnell ersichtlich macht. Dieser Faktor würde das Wissensmanagement in Projekten unterstützen und sollte in einer modernen Projektmanagement Anwendung nicht fehlen.

5.2.2 Kollaborative Projektmanagementfunktionen

Wie in Kapitel 4.2.2 erläutert bedeutet kollaboratives Projektmanagement, dass das Projektmanagement von allen Projektbeteiligten getragen wird. Die Projektmitglieder organisieren sich selbst und sind jeweils für ihre eigene Arbeit verantwortlich. Damit dies funktionieren kann, benötigen alle Projektmitglieder einen Überblick über das aktuelle Projektgeschehen. Somit wird eine zentrale Projektmanagementplattform benötigt, auf die alle Beteiligten zugreifen können, um dort miteinander Informationen auszutauschen.

  • Informationsverteilung: Um allen Projektbeteiligten den Überblick über das aktuelle Projektgeschehen zu ermöglichen, sollen die im vorigen Kapitel definierten Informationen zum Projekt, den Meilensteinen und Aufgaben, inklusive aller Fertigstellungsgrade, allen Benutzern der Software für die Projekte, an denen sie beteiligt sind, zugänglich sein.
  • Dokumentenverwaltung: Um während der Projektarbeit entstandene Dokumente (z.B. Excel-Übersichten) in den Kontext einer Aufgabe zu setzen und diese anderen Projektmitgliedern zur Verfügung stellen zu können, soll die Möglichkeit bestehen, Aufgaben mit Dateianhängen zu versehen.
  • Kommunikationsfunktionen: Um die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu unterstützen soll die zu analysierende Plattform entsprechende Funktionen zur Verfügung stellen. Hierbei muss mindestens die Möglichkeit bestehen, Nachrichten über eine Mailfunktion mit anderen Projektmitgliedern auszutauschen. Gewünscht ist weiterhin ein Diskussionsforum oder ein Chat in dem alle Projektmitglieder Informationen austauschen können.
  • Kommentierung: Die Projektarbeit der einzelnen Mitglieder (Aufgaben) soll kommentierbar sein, um so Anpassungen, Fortschrittsentwicklungen, Erfolge, Misserfolge und sonstige Information zu dokumentieren und diese den anderen Projektbeteiligten innerhalb der Plattform in Echtzeit zur Verfügung stellen zu können.

6 Analyse

Abb. 4: Logo von Task2Gather
Abb. 4: Logo von Task2Gather

"Task2Gather is a free online service for task and project management that organizes your personal, family, social and business lives by keeping all your commitments in one place."[20]

Abb. 5: Die Task2Gather Benutzeroberfläche
Abb. 5: Die Task2Gather Benutzeroberfläche

Task2Gather ist eine Webplattform zum kollaborativen Bearbeiten von Aufgaben und Projekten und wird von VITO Technology Inc.[1] entwickelt. VITO Technology Inc. ist seit seiner Gründung im Jahr 2001 in der Softwareentwicklung in den Bereichen Symbian, WEB 2.0, Windows Mobile, und iPhone Software aktiv[21]. Task2Gather steht seit dem 01.08.2008 für die Öffentlichkeit zur Verfügung. Momentan ist die Verwendung von Task2Gather ausschließlich kostenlos. Auf der Website [2] wird allerdings bereits eine kostenpflichtige Variante mit zusätzlichen Features angekündigt.[20] Laut dem Blog des Anbieters machen im Speziellen die folgenden Funktionalitäten den Reiz der Software aus:[22]

  • Verwaltung von Aufgaben in Listen- oder Baumansicht
  • Kommentierung von Aufgaben
  • Veröffentlichung von eigenen Projekten, sowohl für den privaten Bereich (Familie, Freunde oder Kollegen) als auch im professionellen Bereich (Koordinierung von Arbeitstätigkeiten im Unternehmensumfeld)
  • iCal Schnittstelle
  • Statistiken und Auswertungen über Aufgaben
  • Verfügbarkeit auf nahezu jedem Betriebssystem (Mac, Windows, iPhone und Windows Mobile)

Im Folgenden wird Task2Gather auf Grundlage der in Kapitel 5 definierten Anforderungen analysiert und bewertet. Somit soll festgestellt werden, ob die Software aus Sicht der Autoren als kollaboratives Projektmanagementtool empfohlen werden kann.

6.1 Rahmenanforderungen

Im Folgenden wird Task2Gather auf Grund allgemeiner Anforderungen an Softwareanwendungen und das Web 2.0 Konzept analysiert.

6.1.1 Anwendung

6.1.1.1 Usability
Abb. 6: Optische Aufteilung
Abb. 6: Optische Aufteilung

Die optische Aufteilung der Task2Gather Anwendung gliedert sich in drei thematische Teilbereiche (Vgl. Abbildung 5). Im Kopf der Applikation befindet sich ein Navigationsbereich, welcher Zugriff auf die Hauptfunktionen ermöglicht. Hier ist es möglich, die Ansicht innerhalb des Inhaltsbereichs bzgl. Listen- oder Baumansicht anzupassen. Des Weiteren wird der direkte Zugriff auf Kernfunktionalitäten, wie das Anlegen eines neuen Projekts, Interaktion, wie Speichern, eine Sucheeingabe, Reports, ICalendar, Profil und die Abmeldung, in diesem Bereich zur Verfügung gestellt. Neben diesen Funktionen werden spezifische Informationen über die zuvor in der Inhaltsseite ausgewählten Projekte dargestellt.

Der linke Navigationsbereich stellt alle bisher erstellten Projekte in einer Listenansicht dar. Hierbei ist es möglich die unterschiedlichen Projekte je Teilnehmer oder pro zuvor vergebener farblicher Markierung zu filtern.

Der Inhaltsbereich stellt die größten Interaktionsmöglichkeiten zur Verfügung. In diesem Bereich werden Projekt- oder Aufgabeneigenschaften geplegt. Die Pfege der Eigenschaften erfolgt durch unterschiedliche Eingabemasken, welche den Inhaltsbereich von links nach rechts erweitern. In der ersten Instanz erfolgt die Pflege der Projekteigenschaften. Die nächste rechtsseitig angehängte Eingabmaske ermöglicht die Pflege von Aufgaben.

Farblich gestaltet sich die Anwendung in unterschiedlichen Grautönen. In diesem Kontext wird die obere und linke Navigation in einem dunkleren Grau dargestellt, um eine optische Abgrenzung zu dem Inhaltsbereich darzustellen.

Grundsätzlich gestaltet sich die optische Aufbereitung der Anwendung als intuitiv. Alle elementaren Funktionen sind schnell zu erreichen und ihre Benutzung ist selbsterkärend. Die Farbwahl der unterschiedlichen Grautöne ist etwas problematisch. Durch die einheitliche Farbwahl fehlt der Kontrast bei der Verwendung der Applikation. Interaktionsschaltflächen wie bspw. Buttons sind erst auf den zweiten Blick ersichtlich. Hier wäre eine Integration von Icons sinnvoll. Ein weiteres Manko bzgl. der optischen Aufbereitung betrifft die Validierung der Eingaben. In diesem Zusammenhang werden Eingaben wie bspw. die Vergabe eines Projektnamens validiert. Im Fehlerfall erfolgt jedoch keine entsprechende Fehlermitteilung an den Benutzer. Sollte bspw. der Name für ein Projekt vergessen werden, wird das Projekt nicht angelegt. Der Benutzer erhält keine Benachrichtigung, aus welchem Grund das Projekt nicht angelegt werden konnte. Wünschenswert wäre eine Benachrichtigung in einer entsprechenden Signalfarbe, um Validierungsnachrichten von der übrigen Benutzeroberfläche abzuheben.

6.1.1.2 Datenhaltung

Eine Aussage bzgl. der Datenhaltung gestaltet sich schwierig, da die Anwendung von einem Fremdanbieter (VITO Technology Inc.) bereitgestellt wird. Aus diesem Grund erfolgt die Analyse dieses Gesichtspunktes auf Grundlage der Datenschutzbestimmung des Anbieters.

Im Kontext des Datenschutzes sichert der Anbieter zu, dass persönliche Daten nicht an Dritte weitergegeben werden.[23] Des Weiteren werden beim Abruf der Seite folgende technische Informationen persistent hinterlegt[23]:

  • IP-Adresse
  • HTTP Request Header
  • Zeit des Abrufes
  • Angefragte URL

Die oben genannten Datenschutzkriterien entprechen in dieser Form den üblichen Anforderungen an eine Webanwendung. Eine komplette Sicherheit der Daten kann der Anbieter, aufgrund der Gefahr hinsichtlich der Weitergabe von Informationen an Dritte, welche generell durch die Internetnutzung vorkommen kann, nicht garantieren. Somit erfolgt die Benutzung der Anwendung auf eigene Gefahr.[23]

Eine Interpretation der Datensicherheit gestaltet sich aufgrund der oben genannten Einschränkung ebenfalls als schwierig. Um eine Aussage über die Erfüllung der Anforderung treffen zu können, wird hier ebenfalls die "Terms of Privacy" als Referenz genutzt. Laut der "Terms of Privacy" werden das Netzwerk und die Server, welche die Anwendung bereitstellen, mittels Firewall- und Passwortsystemen, welche die gängigen Normen der Industrie erfüllen, geschützt.[23] Diese Systeme werden innerhalb bestimmter Zyklen überprüft. Sollten Anpassungen nötig sein, werden diese unmittlebar durchgeführt.[23]

Die Angabe der Serversicherheit, wie bspw. Schutz gegen Diebstahl oder Brand, wird innerhalb der "Terms of Privacy" mit einem Verweis auf die Umsetzung nach gängigen Industrienormen erörtert.[23]

Die hier erläuterten Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit entsprechen der Anforderung, sind aber effektiv nicht zu prüfen. Unter der Annahme, dass die Angaben des Anbieters korrekt sind, gilt die Anforderung als erfüllt.

6.1.1.3 Verfügbarkeit

Da der Anbieter keine Information zur Verfügbarkeit des Systems bereitstellt, ist die Bewertung dieser Anforderung schwierig. Bei der Analyse des Tools sind keine schwerwiegenden Ausfälle aufgefallen. So ist es anzunehmen, dass die Anforderung der Verfügbarkeit von über 90% erfüllt wurde.

6.1.1.4 Support

Supportleistungen, z.B. eine Hotline, stehen für Task2Gather nicht zur Verfügung. Da es sich nicht um eine kommerzielle, sondern um eine kostenlose Software handelt, ist dies typisch. Um Hilfe bei der Nutzung von Task2Gather zu erhalten, existiert auf der Website ein Feedbackformular[3] mit Hilfe dessen man Fehler oder Wünsche (Featurerequests) an VITO Technology Inc. schicken kann. Des Weitern existiert ein Blog[4] in dem Task2Gather Benutzer sowohl Erfahrungsberichte und Anwendungsfälle als auch Tipps zur Verwendung der Anwendung einstellen können. Somit existiert eine Community. Die Anforderung gilt damit als erfüllt.

6.1.1.5 Schnittstellen
Abb. 7: Control Panel laut Benutzerhandbuch
Abb. 7: Control Panel laut Benutzerhandbuch

Als Anforderung wurde der Export von Daten in den formaten TXT, CSV und XML definiert. Task2Gather bietet laut Benutzerhandbuch allerdings nur die Möglichkeit, Termine im Kalenderformat iCal und Projekte bzw. Aufgaben im TXT oder HTML Format zu exportieren.

  • iCal: Über den Link "iCalender" in der Headnavigation der Anwendung öffnet sich ein Dialog mit einem Link bei dessen Betätigung der Benutzer alle in der Anwendung gepflegten Termine (z.B. Projektdeadlines) im iCal Format herunterladen kann. Diese Datei kann entweder in einen iCal-fähigen Kalender z.B. Apple iCal importiert werden, oder der Link kann von einer Kalendersoftware direkt abgerufen werden, um so die heruntergeladenen Termine in den Applikationseigenen Kalender zu importieren. Letzteres wurde mit der kostenlosen Kalenderapplikation Mozilla Sunbird erfolgreich getestet.
  • TXT/HTML: Laut Handbuch sollte im "Control Panel" eines Projekts oder einer Aufgabe ein Link zum Export des Projekts bzw. der Aufgabe existieren.[24] Tatsächlich existiert ein entsprechender Link jedoch nicht. Der Export kann somit nicht getestet werden. Generell fällt auf, dass die im Handbuch abgebildeten Screenshots von der tatsächlichen Oberflächengestaltung abweichen. Es wird davon ausgegangen, dass die im Handbuch verwendeten Abbildungen in einer älteren Version von Task2Gather erzeugt wurden.

Da effektiv nur eine iCal Schnittstelle zum Export von Terminen existiert, gilt die Anforderung als nicht erfüllt.

6.1.2 Web 2.0

6.1.2.1 Technologien

Task2Gather verwendet die AJAX Technologie, um nur die Bereiche der Website zu aktualisieren, deren Inhalte sich nach Interaktion mit der Anwender verändert haben. Ändert man z.B. die Eigenschaften einer Aufgabe, so wird nur der Teilbereich in dem die Aufgabe dargestellt wird neu geladen. Dies ist vorteilhaft, da die Kommunkation zwischen Server und Client so nur auf das Notwendige beschränkt wird. Wie im Quelltext ersichtlicht, verwendet Task2Gather das kostenlose JavaScript Toolkit "jQuery"[5] für die Umsetzung der AJAX-gesteuerten Benutzeroberflächen.

6.1.2.2 Informationsaustausch

Der Aspekt des Informationsaustauschs wird im Rahmen der Analyse der kollaborativen Projektmanagementfunktionen analysiert. Mit Verweis auf das Kapitel 6.2.2.1 gilt die Anforderung als erfüllt.

6.1.2.3 Platformunabhängigkeit

Task2Gather unterstützt nach Angaben auf der Website verschiedene Browser. "Task2Gather supports the following browsers: Mozilla Firefox, Internet Explorer 7 or higher, Safari, Opera and Google Chrome."[20] Des Weiteren existiert sowohl ein iPhone als auch eine Windows Mobile Client.

  • Mozilla Firefox: Der Aufbau und die Aktualisierung der Benutzeroberfläche erfolgen im Mozilla Firefox problemlos und schnell. Während der Arbeit mit Task2Gather konnten in diesem Browser keine Probleme festgestellt werden.
  • Microsoft Internet Explorer 7: Bei der Arbeit mit Task2Gather im Internet Explorer 7 fällt auf, dass Aufbau der Benutzeroberfläche sowie die Aktualisierung einzelner Bereiche deutlich langsamer vollzogen werden. Des Weiteren schlägt die Aktualisierung zum Teil fehl. In diesem Fall kann nur nach einem erneuten Anmelden an der Anwendung weitergearbeitet werden.

Trotz den Schwächen der Applikation in Zusammenhang mit dem Internet Explorer, kann in beiden Browsern gearbeitet werden. Die Anforderung gilt somit als erfüllt. Jedoch wird bei der Umsetzung der Unterstützungh für den Internet Explorer noch Verbesserungspotential gesehen.

6.2 Anforderung an Funktionen

6.2.1 Allgemeine Projektmanagementfunktionen

6.2.1.1 Stammdatenpflege
Abb. 8: Erstellung eines Benutzerkontos
Abb. 8: Erstellung eines Benutzerkontos

Die Anlage von Benutzern innerhalb von Task2Gather ist nicht möglich. Es existiert keine zentrale Task2Gather Instanz in der alle Projektmitglieder arbeiten, vielmehr registriert jeder Benutzer sein eigenes Benutzerkonto auf der Task2Gather Website. Die hierbei zu pflegenden Stammdaten sind sehr begrenzt und beschränken sich auf den Namen des Benutzers sowie die E-Mail Adresse welche gleichzeitig als Benutzerkennung zur eindeutigen Identifizierung dient. Die definierte Grundanforderung gilt somit als erfüllt. Die optional gewünschte Möglichkeit zur Pflege weiterer personenbezogener Daten (Postadresse, Abteilung, Telefonnummer) wäre wünschenswert, da sie die kurzfristige Kontaktaufnahme, z.B. bei dringenden Entscheidungen, erheblich vereinfachen würde. Zwar versucht Task2Gather dies über die Kommentarfunktion (Vgl. Kapitel 7.2.2.4) abzudecken, jedoch kann nicht garantiert werden, dass Kommentare unmittelbar von anderen Teammitgliedern gelesen werden. In diesem Fall kann Task2Gather nicht alleinstehend verwendet werden; weitere Datenquellen, z.B. Telefonverzeichnis, müssen hinzugezogen werden.

6.2.1.2 Projekte
Abb. 9: Eigenschaften eines Task2Gather Projekts
Abb. 9: Eigenschaften eines Task2Gather Projekts

Projekte können in Task2Gather in der Projektübersicht über das Anklicken der Schaltfläche "+" (Vgl Abbildung 9) angelegt werden. Dabei öffnet sich ein Control Panel in dem die Stammdaten des Projekts eingegeben werden können. Dabei können die folgenden Eigenschaften gepflegt werden:

  • Name & Description: Name und Beschreibung (im gleichen Feld)
  • Assigned to: Verantwortlicher
  • Color: Farbe (grau, rot, gelb, grün, blau, violett) zur besseren visuellen Unterscheidung innerhalb der Benutzeroberfläche
  • Spent: Angabe, wieviele Arbeitseinheiten bereits in das Projekt investiert wurden. Eine konkrete Einheit (z.B. Stunden) wird hierbei nicht angegeben.
  • Estimated: Geschätzter Aufwand an Arbeitseinheiten bis zur Fertigstellung.
  • Deadline: Spätester Fertigstellungstermin des Projekts. Das Datum kann über einen Dialog gepflegt werden.
  • Complete: Das Projekt kann durch das Setzen eines Hakens in einer Checkbox als "komplett" markiert werden.
  • Tag: Das Projekt kann einer Kategorie zugeordnet werden. Die Kategorien "Peronal" und "Work" sind fest im System hinterlegt. Weitere Kategorien können nicht angelegt werden.

Über eine Schaltfläche "Share" können andere Benutzer anhand ihrer E-Mail Adresse zur Teilnahme an einem Projekt eingeladen werden. Wie im folgenden Kapitel beschrieben, unterstützt Task2Gather keine Meilensteine. Allerdings können innerhalb eines Projekts Aufgaben angelegt werden.

Da weder die Pflege eines Starttermins noch eines Budgets möglich sind, gelten die Anforderungen nur bedingt als erfüllt. Die vorhandenen Möglichkeiten werden für die Verwaltung von Aufgabensammlungen insgesamt als ausreichend angesehen, jedoch sind die Eigenschaften Starttermin und Budget gerade im professionellen Bereich elementar.

6.2.1.3 Meilensteine

Die Software bietet nicht die Möglichkeit, Meilensteine innerhalb eines Projekts zu setzen. Da Aufgaben in Task2Gather verschachtelt werden können, d.h. zu Aufgaben können Unteraufgaben rekursiv angelegt werden, können Aufgaben kategorisiert werden. Dies reicht allerdings nicht aus, um die Anfordeungen an die Verwaltung von Meilensteinen zu erfüllen.

6.2.1.4 Aufgaben
Abb. 10: Erstellung einer Aufgabe
Abb. 10: Erstellung einer Aufgabe

Aufgaben werden in Task2Gather innerhalb eines bestehenden Projekts angelegt. Die hierbei zu pflegenden Eigenschaften entsprechen denen eines Projekts:

  • Name & Description
  • Assigned to
  • Color
  • Spent
  • Estimated
  • Deadline
  • Complete

Lediglich eine Kategorie kann hier nicht gepflegt werden, da diese durch das Projekt vorgegeben wird. Auch bei Aufgaben gibt es wieder den Kritikpunkt des fehlenden Starttermins. Aufgaben können verschachtelt werden, d.h. innerhalb von Aufgaben können Unteraufgaben rekursiv angelegt werden. So ist zwar technisch die Definition von Vorgängeraufgaben möglich, jedoch lässt sich die Abhängigkeit zwischen Aufgabe und Vorgänger nicht abbilden, d.h. der Beginn einer Augabe kann nicht von der Fertigstellung anderer Aufgaben abhängig gemacht werden.

Auch für Aufgaben werden die Anforderungen nur bedingt als erfüllt angesehen.

6.2.1.5 Auswertungen
Abb. 11: Report Dialog
Abb. 11: Report Dialog
Abb. 12: Project progress report
Abb. 12: Project progress report

Task2Gather bietet die Möglichkeit über einen Link "Reports" in der Headnavigation verschiedene Berichte aufzurufen. Über einen Dialog (Vgl Abbildung 11) können neben der Auswahl des Berichts auch verschiedene Filter gesetzt werden:

  • Abfragezeitraum: Angabe, welcher Zeitraum ausgewertet werden soll
  • Projektbeteiligte: Angabe, welche Projektbeteiligten bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen. Hierbei ist die Auswahl eines oder aller Beteiligten möglich.
  • Projekt: Angabe, welche Projekte berücksichtigt werden sollen. Hierbei ist die Auswahl eines oder aller Projekte möglich.

Die folgenden Berichte können aufgerufen werden:

  • User statistics: Für die Projektbeteiligten bzw. den ausgewählten Projektbeteiligten wird aufgelistet, welche Tätigkeiten (Anlage, Fertigstellung, Löschung) an welcher Aufgabe oder welchem Projekt wann durchgeführt wurden.
  • Project statistics: Die Auswertung entspricht inhaltlich dem Bericht "User statistics", allerdings erfolgt die Aufschlüsselung hier anhand der Projekte anstelle der Projektbeteiligten.
  • Project progress: Für die vorhanden Projekte bzw. das ausgewählte Projekt werden der geschätzte Aufwand (Estimated) und der bisher investierte Aufwand pro Projekt und Aufgabe aufgelistet. (Vgl. Abbildung 12)

Die vorhandenen Berichte listen lediglich die Eigenschaften einzelner Aufgaben und Dokumente auf und können somit lediglich als Zusammenfassung dem Zweck der Übersichtsgewinnung dienen. In den Anforderungen definierte Informationen wie der Fertigstellungsgrad von Projekte bzw. Aufgaben mit Unteraufgaben können nicht gewonnen werden und entfallen somit als probates Mittel zur Lenkung von Projekten. Auch die Möglichkeit, Lerneffekte aus bereits abgeschlossenen Projekten zu generieren entfallen somit. Daher können die von Task2Gather bereitgestellten Berichte den Anforderungen in keiner Weise genügen.

6.2.2 Kollaborative Projektmanagementfunktionen

In den nachfolgenden Kapiteln wird Task2Gather unter dem Gesichtspunkt des kollaborativen Projekmanagements untersucht.

Abb. 13: Andere Benutzer zu einem Projekt einladen
Abb. 13: Andere Benutzer zu einem Projekt einladen
6.2.2.1 Informationsverteilung
Abb. 14: E-Mail Einladung zu einem Task2Gather Projekt
Abb. 14: E-Mail Einladung zu einem Task2Gather Projekt
Abb. 15: Markierung eines aktualisierten Projekts
Abb. 15: Markierung eines aktualisierten Projekts

Mit Task2Gather können Benutzer der Software gemeinsam (kollaborativ) an Projekten arbeiten. Hierzu wird ein Projekt von einem Benutzer angelegt, welcher der Owner (Besitzer) des Projekts ist. Nur er hat das Recht das Projekt zu löschen. Über einen Button "Share" kann er andere Benutzer unter Angabe ihrer E-Mail Adresse (gleichzeitig Task2Gather Benutzername) zur Teilnahme am Projekt einladen. Der eingeladene Benutzer erhält dann eine E-Mail mit einer Einladung. Folgt er der Einladung durch das Folgen eines in des E-Mail hinterlegten Links, ist das Projekt bei der nächsten Anmeldung für ihn zugreifbar. Besitzt die eingeladenen Person noch kein Task2Gather Benutzerkonto, kann sie sich auf der Login Seite zunächst registrieren. Durch das "Sharing" (dt. Teilen) eines Projekts kann der Owner ein Projektteam bilden. Alle Mitglieder haben Zugriff auf das Projekt und die enthaltenen Aufgaben und deren Kommentierungen, wobei nur der Owner des Projekts oder der Aufgabe diese Löschen kann. Haben sich die Eigenschaften oder Kommentare eines Projekts bzw. einer Aufgabe seit dem letzten Aufbau der Seite geändert, wird der Benutzer darauf durch ein Symbol in der Projekt- bzw. Aufgabenübersicht aufmerksam gemacht. (Vgl. Abbildung 15). Alle Teammitglieder haben somit Zugriff auf alle projektspezifischen Informationen und werden über Änderungen informiert. Die Anforderung der Informationsverteilung ist somit erfüllt.

6.2.2.2 Dokumentenverwaltung

Task2Gather bietet keine Möglichkeit, einem Projekt oder einer Aufgabe Dateianhänge hinzuzufügen. Projektspezifische Dokumente können dem Projektteam somit nicht über die Plattform zugänglich gemacht werden. Die Anforderung der Dokumentenverwaltung wird somit nicht erfüllt. Auch die Kommentarfunktion bietet nicht die Möglichkeit Hyperlinks einzufügen, um so auf extern abgelegte Dokumente zur verlinken. Die fehlende Möglichkeit Dateien direkt im Projekt abzulegen kann nachvollzogen werden, da alle Projekte zentral auf dem Server von Task2Gather abgelegt werden. Von einem Anbieter kostenloser Software kann nicht verlangt werden, unbegrenzt Speicherkapazität zur Verfügung zu stellen. Für eine mögliche kommerzielle Variante der Software wird die Möglichkeit der zentralen Speicherung von Dokumenten allerdings als sinnvoll erachtet. Weiterhin wäre eine Funktion zur Pflege von Referenzen auf externe Inhalte wünschenswert.

6.2.2.3 Kommunikationsfunktionen

In Task2Gather sind keine übergreifenden Kommunikationsfunktionen wie Chat oder Nachrichtenversand implementiert. Somit ist die Kommunikation über die Plattform ausschließlich über die Kommentarfunktion an Projekten und Aufgaben möglich. Die Verteilung oder Diskussion projektspezifischer Themen kann allerdings als Kommentierung des Projekts erfolgen. Aufgabenspezifische Informationen können über die Kommentierung von Aufgaben erfolgen. Diese Möglichkeiten der Kommunikation werden als ausreichend angesehen, zumal die dort veröffentlichten Informationen dem gesamten Projektteam zugänglich sind und somit der definierten Anforderung genügen.

6.2.2.4 Kommentierung
Abb. 16: Kommentierung und Historie einer Aufgabe
Abb. 16: Kommentierung und Historie einer Aufgabe

Task2Gather bietet die Möglichkeit, Projekte und Aufgaben zu Kommentieren. (Vgl. Abbildung 16) So entsteht während der Bearbeitung einer Aufgabe eine Historie mit allen Änderungen und Kommentaren die mit der Aufgabe in Zusammenhang stehen. Kommentare können z.B. für die zusätzliche Verteilung von Informationen bei der Delegierung einer Aufgabe durch den Projektleiter verwendet werden. Des Weiteren kann der für die Aufgabe verantwortliche Benutzer hier seine Arbeitsfortschritte dokumentieren oder Statusänderungen der Aufgabe erläutern. Die Aufgabenhistorie ist für alle Projektbeteiligten einsehbar und erfüllt somit auch die Anforderung der Informationsverteilung.

7 Fazit

Als Ergebnis der Analyse kann einleitend gesagt werden, dass Task2Gather auf den ersten Blick durchaus den Eindruck einer intuitiven, übersichtlichen Webanwendung macht. Die Oberfläche scheint äußerst gut strukturiert und übersichtlich. Auf den zweiten Blick sind hier jedoch einige Schwächen zu verzeichnen. Die kontrastarme Farbwahl, das fehlende Herausstechen von Interaktionsschaltflächen und die komplette Aussparung von Validierungstexten schränken die Usability ein und bieten zukünftiges Verbesserungspotenzial. Der Einblick in die Datenhaltung und der darin enthaltene Datenschutz bzw. Datensicherheit gestaltet sich aufgrund der mangelnden Bereitstellung des Anbieters problematisch. Hier kann nur ein Bezug zu den Dokumenten des Anbieters hergestellt werden, welche aber Insgesamt der gängigen Norm entsprechen. Die zuvor erwähnte Problematik betrifft die Prüfung der Verfügbarkeit. Eine Bewertung lässt sich nur im Kontext des Betrachtungszeitraums der Analyse abgeben. Hier kam es zu keinen Ausfallzeiten. Da Task2Gather momentan ausschließlich als kostenlose Software zur Verfügung steht, gibt es derzeit keine zugesicherten Supportleistungen. Bei einer professionellen Anwendung wäre dies jedoch erforderlich. Die Erwartungen an die Schnittstellen konnten nicht erfüllt werden, da lediglich ein iCal Export zur Verfügung steht, welcher jedoch nicht als Anforderung definiert war. Gerade unter dem Gesichtspunkt der Integration in bestehende Systemlandschaften ist dies nicht ausreichend.

Task2Gather versteht sich selber als Aufgabenverwaltung und Projektmanagementtool. Der Gedanke der Aufgabenverwaltung ist treffend abgebildet. Mit wenigen Mausklicks können Aufgabenpakete geschnürt und verschiedenen Personen zugeordnet werden. Hinsichtlich des Aspekts des Projektmanagements fallen jedoch elementare Schwächen auf. Wesentlich Größen im Projektmanagement wie Meilensteine, Fristigkeiten und Abhängigkeiten von Aufgaben sind über die Software nicht ausreichend abbildbar. Die Möglichkeit der Budgetierung entfällt völlig. Durch das Fehlen entsprechender Auswertungsmöglichkeiten wird der Anwender nicht bei der Überwachung und Steuerung des Projektfortschritts und der Auslastung der Projektbeteiligten unterstützt. Der Grundgedanke der Kollaboration ist erfüllt, da den Anwendern die Möglichkeit zum Überblick des gesamten Projekts, zur Selbstorganisation und zur Kommunikation gegeben ist. Diese positiven Bestandteile können jedoch die erheblichen Schwächen innerhalb der Methodik des Projektmanagements nicht ausgleichen.

Abschließend kann Task2Gather als Aufgabenverwaltung für den privaten und eingeschränkt auch für den professionellen Einsatz empfohlen werden. Als Projektmanagementsoftware im Unternehmensumfeld kann Task2Gather auf Grund der aufgezeigten Schwächen in der derzeitigen Version jedoch nicht empfohlen werden.

8 Fußnoten

  1. ↑ Vgl. Wirtschaftslexikon
  2. ↑ Vgl. eds-destatis
  3. ↑ Vgl. Alby, T. (2008), S. 3 ff.
  4. ↑ Vgl. Alby, T. (2008), S. 10
  5. ↑ Vgl. Alby, T. (2008), S. 11
  6. ↑ Pytheway
  7. ↑ Vgl. Carl, D. (2006), S. 4ff
  8. ↑ Vgl. Carl, D. (2006), S. 181
  9. ↑ Vgl. Carl, D. (2006), S. 9f
  10. ↑ Wikipedia
  11. ↑ Vgl. Wikipedia
  12. ↑ Vgl. Xing
  13. ↑ 13,0 13,1 Vgl. DIN 69901
  14. ↑ Vgl. Lent, B. (2003), S. E-3
  15. ↑ Vgl. Ruf, W., Fittkau T. (2008), S. 1-6
  16. ↑ 16,0 16,1 Vgl. Contact
  17. ↑ Vgl. Dirnbauer, K. (2000) S. 11
  18. ↑ Vgl. IT-im-Unternehmen
  19. ↑ Vgl.Litke, H.-D. (2007), S. 29
  20. ↑ 20,0 20,1 20,2 Task2Gather
  21. ↑ Vgl. VITO
  22. ↑ Vgl. Blog
  23. ↑ 23,0 23,1 23,2 23,3 23,4 23,5 Vgl. Privacy
  24. ↑ Vgl. Manual, S. 5

9 Literatur- und Quellenverzeichnis

Alby, T. (2008) Tom Alby: Web 2.0. Konzepte, Anwendungen, Technologien 3. Aufl., München 2008
Carl, D. (2006) Denny Carl: Praxiswissen Ajax. 1. Aufl., Köln 2006
Dirnbauer, K. (2000) Kurt Dirnbauer: Usability - Grundlagen, Beispiele, Trends. Books on Demand Gmbh
Lent, B. (2003) Bodgan Lent: IT-Projekte lenken mit System. 1. Aufl., Wiesbaden 2003
Litke, H.-D. (2007) Hans-D. Litke: Projektmanagement. Methode, Techniken, Verhaltensweisen. Evolutionäres Projektmanagement. 5. Aufl., München 2007
Ruf, W., Fittkau, T. (2008) Walter Ruf, Thomas Fittkau: Ganzheitliches IT Projektmanagement: Wissen, Praxis, Anwendungen. München, Wien 2008
Blog http://blog.task2gather.com/?page_id=24, Abruf am 12.06.2010
Contact http://www.contact.de/news/archive/news2004/Projektmanagement.pdf, Abruf am 01.06.2010
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Xing http://corporate.xing.com/deutsch/investor-relations/basisinformationen/q-as/, Abruf am 08.06.2010
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