Analyse von Teambox

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Fallstudienarbeit
Hochschule:	Hochschule für Oekonomie & Management
Standort:	Düsseldorf
Studiengang:	Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung:	Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer:	Prof._Dr._Uwe_Kern
Typ:	Fallstudienarbeit
Themengebiet:	Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en):	Benjamin Meschke, Jens Wunderlich
Studienzeitmodell:	Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester:	4
Bearbeitungsstatus:	begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis 1 Abkürzungsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 3 Tabellenverzeichnis 4 Einleitung 4.1 Motivation 4.2 Vorgehensweise 4.3 Abgrenzung 5 Grundlagen 5.1 Kollaboration 5.2 Projektmanagement 6 Anforderungskatalog 7 Analyse 7.1 Teambox 7.2 Module 7.2.1 Übersicht 7.2.2 Konversationen 7.2.3 Aufgabenlisten 7.2.4 Seiten 7.2.5 Zeiterfassung 7.2.6 Dateien 7.3 Schnittstellen 7.4 Sicherheit 7.5 Administration 7.6 Plattformen 7.7 Support 7.8 Nutzungsbedingungen 7.9 Kosten 8 Bewertung der Anwendung 8.1 Ergebnisse der Analyse 8.2 Grenzen der Anwendung 9 Fazit 10 Fußnoten 11 Literatur- und Quellenverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung	Bedeutung
GB	Gigabyte
IT	Informationstechnologie
MB	Megabyte
PDF	Portable Document Format
PSP	Projektstrukturplan
RSS	Really Simple Syndication
RoR	Ruby on Rails
SaaS	Software as a Service
URL	Uniform Resource Locator
WYSIWYG	What You See Is What You Get

2 Abbildungsverzeichnis

Abbildungs-Nr.	Abbildung
Abbildung 1	Magisches Dreieck
Abbildung 2	Teambox Logo
Abbildung 3	Gesamtübersicht
Abbildung 4	Aufgabenliste Druckansicht
Abbildung 5	Projektübersicht
Abbildung 6	Konversationsmodul
Abbildung 7	Aufgabenlistenmodul
Abbildung 8	Seitenmodul
Abbildung 9	Zeiterfassungsmodul
Abbildung 10	Dateienmodul
Abbildung 11	Schnittstellen
Abbildung 12	Passwortlänge falsch
Abbildung 13	Kontoeinstellungen
Abbildung 14	Projekteinstellungen
Abbildung 15	Iphonezugriff
Abbildung 16	Hilfe - Getting Started
Abbildung 17	Hilfe - Using Teambox
Abbildung 18	Public Discussion Übersicht
Abbildung 19	Erreichbarkeit des Rechnungportals

3 Tabellenverzeichnis

Tabelle Nr.	Tabelle
1	Bedeutung der Statusfarben
2	Passwortstärke
3	Kostenübersicht
4	Erfüllung der Anforderungen

4 Einleitung

Die Bedeutung von Projekten kommt in Firmen eine immer größere Bedeutung zu. Daher erfreut sich kollaborative Projektmanagement Software immer größerer Beliebtheit. Gerade für Firmen mit mehreren Standorten in unterschiedlichen Regionen (In- und Ausland) wird es im klassischen Projektmanagement schwierig, alle Projektteilnehmer auf den aktuellen Stand bzw. an einen Tisch zu bringen. Dabei spielen zum einen die Zeit und zum anderen die Kosten eine entscheidende Rolle. Meistens sind Wissensträger auf die unterschiedlichen Standorte verteilt und befinden sich zum Teil in unterschiedlichen Zeitzonen. Hier setzt die kollaborative Projektmanagement Software an. Sie hilft, die Kommunikation und den Wissensstand der einzelnen Projektmitglieder, unabhängig von Zeit und Ort, auf einem Stand zu halten.

4.1 Motivation

Das Ziel der vorliegenden Fallstudie ist die Analyse der Webanwendung Teambox. Es soll festgestellt werden ob sich die Anwendung als Kollaborative Projektmanagementsoftware eignet. Dabei werden die einzelnen Module ausgiebig getestet und analysiert, um am Ende eine Bewertung und ein daraus resultierendes Fazit zu ziehen.

4.2 Vorgehensweise

Die Analyse ist in vier Teile gegliedert. Der erste Teil klärt die Begriffe. Im darauffolgenden Teil wird der Anforderungskatalog vorgestellt. Der dritte Teil untersucht die Module und die Handhabung der Teambox. Der letzte Abschnitt präsentiert die Ergebnisse der Analyse, zeigt die Grenzen der Anwendung und es wird ein Fazit gezogen.

4.3 Abgrenzung

Die Teambox wird in unterschiedlichen Paketen zur Verfügung gestellt. In dieser Fallstudie wird die freie Version der Webanwendung genutzt. Module oder Funktionen der kostenpflichtigen Pakete werden aufgezeigt, jedoch nicht weiter untersucht. In dem Kapitel Plattformen werden weitere Einsatzmöglichkeiten der Anwendung dargestellt, die aber keiner weiteren Analyse unterzogen werden, da dies nicht Thema dieser Arbeit ist.

5 Grundlagen

In diesem Abschnitt werden die für diese Arbeit wichtigen Begriffe "Kollaboration" und "Projektmanagement" erläutert, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

5.1 Kollaboration

Kollaboration kommt aus dem lateinischen wobei das co- für "mit" und laborare für "arbeiten" steht. Das Wort Kollaboration wird zum einen im militärischen und zum anderen im Management verwendet. Im Management steht Kollaboration für die Zusammenarbeit mehrerer Personen, Gruppen oder Unternehmen zur Optimierung der Wertschöpfungskette ^[1].

Es gibt zwei Arten der Kollaboration, die synchrone und asynchrone ^[2]. Die synchrone Kollaboration ist der direkte Austausch von Informationen, z.B. per Videokonferenz oder Telefon. Mit dem Einzug von Web 2.0 haben sich weitere Kommunikationsmittel etabliert, wie Twitter, Skype oder andere Instant Messageing Anwendungen. Das zeitversetzte Arbeiten entspricht folglich der asynchronen Kollaboration. Darunter fallen Kommunikationsmittel, wie Email, Fax oder auch die in den folgenden Kapiteln näher beschriebene Webanwendung Teambox.

5.2 Projektmanagement

Ein Projekt ist laut DIN-Norm 69901 im Wesentlichen ein Vorhaben, welches hauptsächlich durch seine Einmaligkeit und verschiedenen Eingrenzungen, wie zum Beispiel in zeitlicher oder finanzieller Hinsicht definiert ist^[3]. Weitere eindeutige Merkmale^[4] sind:

• Ziel: Projekte enthalten eindeutige Zielvorgaben, aus denen sich Maßnahmen ableiten lassen.
• Befristung: Projekte haben einen zeitlich definierten Start- und Endzeitpunkt.
• Innovation: Projekte befassen sich mit neuen, so bisher noch nicht dagewesenen Aufgabenstellungen.
• Komplexität: Ein Projekt erfordert in der Regel ein separates Management, um eingesetzte Ressourcen zu planen und zu verwalten.
• Abgrenzung: Projekte grenzen sich gegenüber anderen Vorhaben ab.
• Risiko: Durch die o.g. Merkmale wie Innovation, Einmaligkeit und Komplexität wird deutlich, dass Projekte auch immer Risiken beinhalten.

Projekte im Bereich der Informationstechnologie (IT) kennzeichnen sich vor allem dadurch, dass der Erfolg des Vorhabens zusätzlich zu den eigentlichen Merkmalen von der Auswahl, Anpassungen oder Neuentwicklung eines oder mehrerer Informations- oder Kommunikationssysteme abhängt. Daraus lässt sich ableiten, dass die meisten Projekte in Unternehmen heutzutage auch IT-Projekte sind, da beispielsweise Umstrukturierungen von Geschäftsprozessen in der Regel auch Änderungen an bestehenden IT-Systemen nach sich ziehen^[5].

Das Projektmanagement nach DIN-Norm 69901 vereint Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken und -mittel zur erfolgreichen Abwicklung von Projekten^[7]. Ob ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann oder nicht, wird vor allem durch die drei Zielvorgaben Qualität, Zeit und Kosten entschieden. Diese Konstellation wird, wie in Abbildung 1 dargestellt, auch als "magisches Dreieck" bezeichnet. Alle drei Zielgrößen stehen in Beziehung zueinander und beeinflussen sich gegenseitig, weshalb eine isolierte Betrachtung einer einzelnen Zielgröße keinen Sinn ergibt. Die herausfordernde Aufgabe des Projektmanagements ist daher die Steuerung dieser konkurrierenden Zielgrößen^[8]. Der Prozess des Projektmanagements lässt sich in die drei folgenden Phasen unterteilen^[9]:

• 1. Projektplanung

• Meilensteine definieren
• Aufwand schätzen (Investitionen, Zeit, Personal)
• Ressourcen sichern
• Ziele setzen

• 2. Projektdurchführung

• Problemlösungen erarbeiten
• Risiken analysieren
• Vorbereitung zur Implementierung der Projektergebnisse

• 3. Projektkontrolle

• Projektimplementierung begleiten
• Kontrolle der Lösung

6 Anforderungskatalog

Die Beurteilung einer Anwendung kann pro Benutzer sehr unterschiedlich ausfallen. Daher ist es notwendig, neutrale Anforderungen zu definieren und diese als Beurteilungsgrundlage zu verwenden. Die Analyse der Teambox wird daher anhand von Kriterien durchgeführt, die sich an dem Kriterienkatalog^[10] der Plattform PM-Software.info^[11] orientieren.

Allgemeine Anforderungen:

• Ergonomie: Die Bedienung der Software ist ein entscheidendes Kriterium für die Akzeptanz bei den Benutzern. Die logische Positionierung von Schaltern oder auch nachvollziehbare Abläufe innerhalb der Applikation werden hierbei in den Vordergrund gestellt.

• Sicherheit: Da die Software über das Internet bereitgestellt wird, sollte vom Anbieter eine verschlüsselte Übertragung der Daten sichergestellt werden.

• Kosten: Die Kosten für die Software müssen in einem vernünftigen Verhältnis zum erwünschten Nutzen stehen und sollten nachvollziehbar sein.

• Support: Die Unterstützung für die Software sollte mindestens aus einem Benutzerhandbuch und einem moderierten Forum auf der Website bestehen. Weiterhin sind Demo-Projekte, Tutorials und eine kostenlose Hotline wünschenswert. Ein guter Support zeichnet sich dadurch aus, dass eine schnelle Reaktionszeit kompetenter Mitarbeiter von Seiten des Herstellers zur Verfügung gestellt wird.

Anforderungen an kollaborative Projektmanagementsoftware:

• Zeitmanagement: Termin- und Ablaufplanungen sind sehr wichtige Werkzeuge innerhalb der Projektplanung. Vorgänge bestehen jeweils aus mehreren Arbeitspakten und stehen teilweise in Beziehung zueinander. Jedes Segment muss mit einem Termin versehen werden können um den Aufwand realistisch schätzen zu können. Eine grafische Auswertung dieser Zusammenhänge sollte mit Hilfe der Netzplantechnik realisiert werden. Idealerweise sollte dabei der kritische Pfad aus den angegebenen Daten errechnet werden.
  

• Kostenmanagement: Der Einsatz von Kostenstellen und die Budgetierung einzelner Arbeitspakete sollte durch die Software ermöglicht werden. Wichtig wird diese Eigenschaft bei einer Abweichungsanalyse oder zur Erfassung der aktuellen Ist-Kosten.

• Wissensmanagement: Projektmitarbeiter sammeln während der Projektlaufzeit Fachwissen zu ihren Aufgabenbereichen an. Dieses Wissen sollte in einer Datenbank abgelegt und archiviert werden können, um bei ähnlichen Projekten auf bestehendes Wissen zurückgreifen zu können. Dokumente sollten versioniert abgelegt werden können und leicht aufzufinden sein. Dazu bietet sich eine zentrale Suche an, die mittels Volltextsuche auch den Inhalt von Dokumenten durchsuchen kann.

• Projektfortschritt: Sowohl Projektleiter als auch Teammitglieder müssen zu jederzeit sehen können, wie weit das jeweilige Arbeitspaket bzw. das Gesamtprojekt fortgeschritten ist.

• Risikomanagement: Mögliche Risiken sollten auf Ebene des PSP ausführlich dokumentiert und klassifiziert werden können. Die mögliche Schadenhöhe und deren Eintrittswahrscheinlichkeit sollten in einer Risikomatrix abgebildet werden können.

• Teamfunktionen: Für die Teamarbeit in einem Projekt sollte die Software ein schwarzes Brett, Diskussionsforen für Probleme und einen gemeinsamen Kalender bereitstellen.

• Projektstrukturierung: Die Software sollte es ermöglichen, Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan grafisch darzustellen.

• Ressourcenmanagement: Der Einsatz von Projektmitarbeitern, Maschinen und Material sollte innerhalb der Software geplant werden können. Mitarbeiter sollten mit ihren Fähigkeiten und Projekterfahrungen in einer Datenbank erfassbar sein, um sie den passenden Projekten zuordnen zu können.

• Kreativitätstechniken: Kreativitätstechniken wie Brainstorming und Mindmaps werden häufig für Problemlösungen angewendet. Idealerweise unterstützt das Programm die Erstellung solcher Mindmaps und deren Übernahme in die vorhandene Projektstruktur.

• Schnittstellen: Es sollten Schnittstellen zu diversen Programmen wie MS-Projekt, Excel oder Mindmanager existieren, um Daten ex- bzw. importieren zu können.

• Berichtswesen: Regelmäßige Projektstatusberichte sollten entweder standardisiert bereitgestellt werden oder programmierbar sein.

• Mehrfachprojektmanagement: Häufig sind Mitarbeiter in mehreren Projekten tätig. Die Software sollte daher in der Lage sein, mehrere Projekte parallel verwalten zu können. Auftraggeber haben so die Möglichkeit sich einen schnellen Überblick über den Stand mehrere Projekte zu informieren.

• Programmierbarkeit: Jedes Projekt besitzt verschiedene Eigenschaften. Die Software sollte daher die Möglichkeit bieten, sich durch Makros, Skripte oder Programmelemente erweitern bzw. anpassen zu lassen.

• Projektfindung: Ideen zu neuen Projekten sollten durch die Mitarbeiter eingereicht und bewertet werden können.

• Sprachen: Die Software sollte mehrsprachig sein und sich pro Benutzer individuell konfigurieren lassen.

7 Analyse

7.1 Teambox

Teambox wurde im Jahr 2009 ^[12] von Pablo Villalba in Barcelona Spanien gegründet. Teambox beschäftigt zurzeit fünf festangestellte und diverse freie Mitarbeiter. Die Anwendung besteht komplett aus OpenSource Komponenten wie Ruby on Rails (RoR) oder MySQL von der Firma SUN. Bei RoR handelt es sich um eine Webapplikation die auf die Bedürfnisse von Webentwicklern zugeschnitten ist. MySQL ist eine freie Datenbankanwendung und somit eine Alternative zu SQL Anwendungen wie SQL-Server von Microsoft oder Oracle.

Die Anwendung wird zum einen als Software as a Service (SaaS) angeboten und kann zum anderen auch auf einem eigenen Server betrieben werden. Software as a Service ist eine Dienstleistung bei der die komplette Hardware von dem Dienstleister gestellt wird und der Kunde per Internet alle Funktionen der Anwendung nutzen kann. Teambox bietet seine Dienstleistung in verschiedenen Paketen an. Von einer freien Version bis hin zu diversen kostenpflichtigen Paketen. Diese werden in dem Kapitel 7.9 Kosten genauer vorgestellt.

7.2 Module

Der folgende Abschnitt beschäftigt sich mit der praktischen Analyse der einzelnen Module von Teambox. Mögliche Funktionen, Anwendungsbeispiele, Handhabung und Praxistauglichkeit.

7.2.1 Übersicht

Übersicht "Alle Projekte"

Die Startseite von "Alle Projekte" unterteilt sich in drei Bereiche; Tabs, Hauptframe und Optionen. Es werden insgesamt drei Tabs angezeigt. Im Hauptframe werden zu dem ausgewählten Tab die wichtigsten Informationen dargestellt. Die Optionen variieren je nachdem welcher Tab aktiv ist. Der erste Tab lautet "Übersicht". Dieser enthält im Hauptframe die neusten Aktualisierungen aller Projekte. Es werden Benutzereinladungen, Datei-Uploads und neue Nachrichten angezeigt. Die Tagesaktuellen Neuerungen werden mit der Uhrzeit dargestellt, Informationen vom Vortag und älter haben lediglich das Tagesdatum ohne Uhrzeit. Das jeweils betroffene Projekt ist in der Information direkt verlinkt und es ist sofort möglich zu der Neuerung zu gelangen. Zusätzlich kann der Ersteller angeklickt werden und es werden alle Aktivitäten des Anwenders aufgerufen. Diverse Einträge haben bei der Uhrzeit bzw. Datum einen kleinen Pfeil. Dieser deutet daraufhin das mit der dargestellten Information weiter Optionen durchgeführt werden können. So kann eine einfache Benachrichtigung zu einer Aufgabe umgewandelt werden. Diese Aktivität kann jedoch nur durch den Ersteller der Information / Aktivität ausgeführt werden.

Das Optionsmenü im rechten Bereich hält folgende Optionen bereit:

• "+Neues Projekt"
• Links zu allen aktiven Projekten
• "Nachrichten Feed abonnieren"
• "Kalender für alle Projekte"

Die Option "+Neues Projekt" wird in dem Kapitel 7.5 Administration erläutert. Die Links zu den aktiven Projekten verzweigen zu den Startseiten der einzelnen Projekte. Dies wird im nächsten Abschnitt erläutert. Die Option "Nachrichten Feed abonnieren" bietet ein RSS-Feed für alle Projekte und informiert den Anwender über alle Änderungen und Neuigkeiten Projekt übergreifend. Durch die Option "Kalender für alle Projekte" wird ein Download einer ICS-Datei gestartet. Diese Datei enthält alle Kalenderdaten zum Import in einen anderen Kalender.

Der zweite Tab "Alle Aufgaben" zeigt die offenen Aufgaben im Hauptframe. Es werden standardmäßig die eigenen offenen Aufgaben angezeigt. Die Optionen halten in dieser Ansicht 2 Filtermöglichkeiten bereit. Zum einen kann der Aufgabeneigentümer selektiert werden und zum anderen das Fälligkeitsdatum. Die Selektion der Aufgabeneigentümer kann über "Alle", "Meine Aufgaben", "Nicht Zugeordnet" oder per speziellen Anwender geschehen. Auch hier ist die Übersetzung der Anwendung nicht vollständig. Die Filter-Option wird komplett in Englisch dargestellt. Die zweite Selektion unterteilt sich in "Alle", "Überfällige Aufgaben", "Kein Datum zugordnet", "Heute" und "Morgen". Dargestellte Aufgaben können direkt über den Hauptframe angewählt und bearbeitet werden. Es erfolgt eine direkte Verlinkung zu der ausgewählten Aufgabe. Die detaillierte Darstellung des Aufgabenmoduls erfolgt in Kapitel 7.2.3.

Wie auch bei der Übersicht, ist auch in dieser Ansicht "Kalender für alle Projekte" vorhanden. Eine neue Option ist "Seite drucken". Bei Aktivierung der Option, wird eine neue Seite geöffnet mit den gefilterten Ergebnissen der Aufgaben (siehe Abb. 4 - Augabenliste Druckansicht). Diese sind weiterhin verlinkt und können ausgewählt werden. Ein Druckdialog öffnet jedoch nicht. Es muss die Druckfunktion des Browsers verwendet werden.

Der dritte und letzte Tab ist die "Zeiterfassung". Der Hauptframe zeigt den aktuellen Monat in Kalenderform inkl. aller Zeitaufwände. Der untere Bereich stellt die abgeschlossenen Aufgaben inkl. Zeitaufwand und Erledigungsdatum dar. Die Optionen bestehen in dieser Ansicht aus Filterfunktionen die sich in zwei Bereich aufteilen. Der erste Bereich ist für die Beschriftung der Zeiteinträge da. Es kann zwischen Aufgaben, Benutzer und Projekte ausgewählt werden. Der Zweite Bereich unterteilt sich in Anwender, Aufgaben und Projekte. Diese Ansicht ist in der deutschen Sprache nicht verfügbar und wird in Englisch dargestellt. Weitere Optionen sind nicht vorhanden. Hier wäre der Kalenderexport oder die Druckansicht wünschenswert.

Übersicht einzelnes Projekt

Die Übersicht ist die Startseite wenn der Anwender ein Projekt öffnet. In dieser hat er die Möglichkeit seinen Status zu aktualisieren, neue Links einzutragen oder Updates zum Projekt mitzuteilen. Diese Informationen kann er in eine Dialogbox eintragen. Es besteht die Möglichkeit, der Information einen Anhang beizufügen. Die Eingabe kann per Preview dargestellt oder über den Button Kommentar abgespeichert werden. Unter der Dialogbox werden die neuesten Aktivitäten in dem ausgewählten Projekt dargestellt. Nachfolgende Optionen stehen in der Übersicht zur Verfügung:

• Teilnehmer in diesem Projekt
• "+Teilnehmer einladen"
• "Abonnieren Sie den Nachrichten Feed"
• "Kalender für Projektarbeiten"

Bei Teilnehmer in diesem Projekt werden alle Anwender dargestellt inkl. deren Kurznamen. Diese werden in dem Kapitel Konversationen genauer betrachtet. Über "+Teilnehmer einladen" können weitere Anwender dem Projekt zugeordnet werden. Neue Anwender werden per Mailadresse hinzugefügt, bei bereits registrierten Anwendern kann der Kurzname genutzt werden. Die Optionen "Abonnieren Sie den Nachrichten Feed" und "Kalender für Projektarbeiten" sind analog den bereits beschriebenen Optionen mit der Einschränkung auf das ausgewählte Projekt.

7.2.2 Konversationen

Startseite von Konversationen

Konversationen ist der zweite Tab nach Auswahl eines Projektes. Die Hauptseite zeigt eine Übersicht über alle bereits gestarteten Konversationen inkl. der Anzahl der Antworten zu der entsprechenden Konversation. Es wird jeweils die neuste Antwort angezeigt. Über den Zeit bzw. Datumsbutton kann der dargestellte Kommentar innerhalb von 15 Minuten nach der Erstellung geändert werden. Die zweite Möglichkeit ist das Löschen des Kommentars. Der rechte Bereich zeigt alle Konversationen in dem Projekt an inkl. Link zu der entsprechenden Konversation. Zusätzlich steht die Option "+ Neue Konversation" bereit. Mit dieser kann eine weitere Konversation gestartet werden. Eine Sortierung der Konversationen ist nicht möglich. Die Reihenfolge wird durch das Erstellungsdatum bestimmt. Eine Aktualisierung der Konversation hat keinen Einfluss auf die Reihenfolge.

Neue Konversation

Nach betätigen des Buttons "+ Neue Konversation" erscheint eine neue Seite. Diese ist in die drei nachfolgenden Punkte unterteilt:

• Titel: Der Titel ist ein Pflichtfeld und muss gefüllt sein. Der Titel kann jederzeit geändert werden.

• Erster Kommentar: Auch bei dem Ersten Kommentar handelt es sich um ein Pflichtfeld. Erst wenn Titel und Erster Kommentar gefüllt sind, kann die Konversation erstellt werden.

• Welche Teilnehmer verfolgen diese Konversation?: In diesem Bereich werden alle Teilnehmer die dem Projekt zugeordnet sind angezeigt. Es können entweder alle, einzelne oder kein Teilnehmer ausgewählt werden. Bei allen Einstellungen wird immer der Ersteller der Konversation zugeordnet.

Die Konversation wird nach allen erforderlichen Eingaben mit "Erstellen" abgeschlossen. Es wird bei der Erstellung nicht auf bereits vorhandene Konversationen geachtet. Es ist somit möglich doppelte Titel zu vergeben. Eine Unterscheidung in der Startseite ist nicht möglich.

Auf der rechten Seite stehen bei der Erstellung keine Optionen zur Verfügung. Es wird lediglich eine Beschreibung dargestellt wie Konversationen genutzt werden können. Das Konversationsmodul ist eine Diskussionsplattform um Entscheidungen mit dem Team zu erörtern. Dabei soll eine gestartete Konversation eine Art Kommentarbaum sein, um Emails überflüssig zu machen. Des Weiteren stehen die bereits bekannten Funktionen wie Datei anhängen, RSS-Feed abonnieren, Textformatierung und über Mail antworten zur Verfügung.

Weiter reichende Hinweise zu diesen Erläuterungen gibt es nicht. Im zweiten Abschnitt "Konversationen editieren" wird das weitere Arbeiten mit Konversationen dargestellt und die genannten Erläuterungen auf Umsetzbarkeit und Richtigkeit überprüft.

Konversation editieren

Um Konversationen zu editieren, muss zuerst eine bestehende Konversation ausgewählt werden. Nach der Auswahl kann der Titel durch "Bearbeiten" geändert werden, oder die komplette Konversation durch betätigen des Buttons "Löschen" gelöscht werden. Wird diese Funktion genutzt, erscheint eine Warnmeldung, welche darauf hinweist, dass die Konversation gelöscht wird. Über dem Eingabefeld, in dem weitere Informationen der Konversation beigefügt werden können, befindet sich der Button "Nicht mehr verfolgen". Daneben werden alle Personen aufgelistet, die aktuell die Konversation abonniert haben. Alle Personen in der Liste werden per Mail informiert, sobald es Neuigkeiten in der Konversation gibt. Einer bestehenden Konversation können keine Projektmitglieder hinzugefügt oder entfernt werden. Diese Option ist nur bei der Neuanlage einer Konversation möglich.

Das Nachrichtenfeld ist mit dem Text "Schicken Sie eine Nachricht an alle Gruppenmitglieder" vorformatiert. Durch betätigen des "Preview"-Buttons wird die geschriebene Nachricht dargestellt, wie sie später in der Konversation erscheint. Der Button "Kommentar" speichert die Nachricht. Hierbei ist die Übersetzung im Deutschen missverständlich gewählt. In der englischen Spracheinstellung heißt der Button "Save". Eine logische Abfrage des Inhaltes im Eingabefeld gibt es nicht. Durch anklicken des Feldes verschwindet der dargestellte Text und es kann ohne vorheriges Löschen des Textes mit dem Schreiben begonnen werden. Sofern das Feld ohne Eingabe verlassen wird, erscheint erneut der vordefinierte Text. Dieser kann auch gespeichert werden. Zusätzlich steht die Option des Anhanges bereit. Wenn diese Option genutzt wird, erfolgt eine Abfrage des Eingabedialoges. Dieser darf nicht leer sein und wird nicht automatisch mit dem vordefinierten Text gefüllt. Der Anhang wird nach erfolgter Speicherung, sowohl in der Konversation dargestellt, als auch in das Modul Dateien hinzugefügt. Dieses wird in im Kapitel 7.2.6 erläutert. Eine automatische Aktualisierung für andere Teammitglieder geschieht nicht. Wenn ein neuer Kommentar einer Konversation hinzugefügt wurde, wird dieses lediglich per Mail mitgeteilt. Es gibt keine Information über Projektmitglieder die ebenfalls online sind.

Auf der rechten Seite wird, wie auf der Startseite der Konversationen, die Option für eine neue Konversation dargestellt sowie die Übersicht der bereits erstellten Konversationen. Weitere Optionen stehen nicht zur Verfügung. Die im ersten Teil dargestellten Optionen wie "Datei anhängen", "RSS-Feed abonnieren", "Textformatierung" oder "über Mail antworten" sind nur zum Teil zu finden. So fehlt die Option, einen RSS-Feed für eine Konversation zu abonnieren und Texte zu formatieren. Der Hinweis, dass eine Konversationen viele Emails überflüssig macht und diese als Kommentarbaum darstellt, stimmt insofern nicht, da zu jeder Änderung oder Neuigkeit eine Email an alle Abonnenten versandt wird.

7.2.3 Aufgabenlisten

Das Modul "Aufgabenlisten" kann in Teambox dazu genutzt werden um auf einfache Weise zu sehen was getan werden muss und was bisher erreicht wurde. Die Listen stellen dabei die zu erreichenden Meilensteine innerhalb der Projektplanung dar. Aufgaben hingegen sind die einzelnen Arbeitspakete. Statusmeldungen der Projektteilnehmer und nachvollziehbare Arbeitsschritte sollen dabei Transparenz innerhalb des Projektfortschritts erzeugen. Grundlegend gibt es die beiden folgenden Arbeitsmittel:

• Aufgabenlisten: Über den Button "+ Neue Aufgabenliste" kann eine neue Liste angelegt werden. Diese definiert einen Meilenstein innerhalb eines Projekts. Beim Anlegen wird zunächst der Name der Liste vergeben. Optional lassen sich sowohl Start- als auch Endzeitpunkt per Klick auf einem kleinen Kalender festlegen. Der angegebene Zeitraum wird, nach dem Speichern der Liste, auf der rechte Seite in einem GANT-Diagramm^[13] dargestellt. Alternativ lässt sich die Ansicht auch auf einen Kalender umstellen. In einer Aufgabenliste können jederzeit einzelne Aufgaben erstellt und bestimmten Personen zugeordnet werden. Die Listen lassen sich per Drag & Drop nacheinander sortieren. Die Details wie "Name" oder "Zeitraum" sind ebenfalls editierbar.

• Aufgaben: Der Button "+ Aufgabe hinzufügen" erzeugt per Klick eine neue Aufgabe. Nach der Definition des Aufgabennamens können weitere Optionen angegeben werden. Zu Beginn kann eine detaillierte Beschreibung des Arbeitspaketes hinterlegt werden. Dazu steht ein freies Textfeld zur Verfügung, dass beliebig gestaltet werden kann. Die zweite Option ist die Festlegung der verantwortlichen Person. Per Klick öffnet sich eine Auswahlliste mit allen beteiligten Personen des Projektes. Die dritte mögliche Option ist der Zeitpunkt, bis zu dem die Aufgabe abgeschlossen sein soll. Dazu öffnet sich per Klick ein Kalender, in dem der Termin definiert werden kann. Aufgaben können per Drag & Drop zwischen den angelegten Aufgabenlisten verschoben werden.

Nach der Erstellung befinden sich die Aufgaben in der Übersicht, der jeweiligen Liste zugeordnet. Hier werden Details, wie der Status der Aufgabe, Anzahl der Kommentare, der Aufgabenname, die verantwortliche Person und das Abgabedatum angezeigt. Welchen möglichen Status eine Aufgabe annehmen kann, wird in der folgenden Tabelle dargestellt:

Tabelle 1: Bedeutung der Statusfarben

Statusfarbe	Bedeutung
grau	Aufgabe ohne Personenzuordnung
gelb	Aufgabe mit Personenzuordnung
lila	halten
grün	gelöst
rot	abgelehnt

Die Detailansicht einer Aufgabe öffnet sich per Klick auf den Aufgabenamen. Hier werden zum Einen die eingegebenen Aufgabendetails und zum Anderen verschiedene Optionen sichtbar:

• Nicht mehr verfolgen: Hier lässt sich die Benachrichtigung für die Aufgabe deaktivieren. Änderungen werden danach nicht mehr per E-Mail verschickt und nicht mehr auf der Projektübersichtsseite angezeigt.
• Kommentar: In diesem Freitextfeld können Aufgabenfortschritte oder Kommentare von Teammitgliedern verfasst werden.
• Anhang: Hier lassen sich Aufgabenfortschritte und Ergebnisse hochladen.
• Stunden: Die Bearbeitungsdauer der Aufgabe kann in Stunden angegeben werden.
• Verantwortlichkeit: Die Aufgabe kann über diese Funktion an Projektmitglieder zugewiesen werden.
• Halten: Der Status "halten" wird verwendet, wenn die Aufgabe zurückgestellt wird, oder auf ein Ergebnis gewartet werden muss.
• Gelöst: Dieser Status signalisiert eine abgeschlossen Aufgabe.
• Abgelehnt: Abgelehnte Aufgaben werden archiviert und erscheinen nicht mehr in der Aufgabenliste.

Die Veränderung kann entweder direkt per Klick auf "Kommentar" abgespeichert oder mit der Vorschaufunktion "Preview" zunächst betrachtet werden. Innerhalb der Detailansicht werden auf der rechten Seite alle aktiven Aufgaben zur Aufgabenliste angezeigt. Abgeschlossene oder abgelehnte Aufgaben lassen sich über den Aufgabenlistennamen anzeigen. Diese archivierten Vorgänge können entweder zum reinen Betrachten oder zum Reaktivieren geöffnet werden. Dazu muss der Button "Diese Aufgabe wieder öffnen" angeklickt werden.

Vermisste Funktionen:

• Detaillierte Zeitpunkt -> es können keine Stunden ausgewählt werden
• Aufgaben können nicht von mehreren Personen bearbeitet werden

7.2.4 Seiten

Das Modul "Seiten" ist wie ein "schwarzes Brett" oder ein "Wiki" und bietet einen schnellen Zugang zu Informationen und Notizen rund um das jeweilige Projekt. Alle Teammitglieder können die Seiten lesen und eigene Notizen verfassen bzw. bestehende ergänzen. Die Erstellung einer neuen Seite funktioniert sehr einfach. Zum Start muss lediglich ein aussagekräftiger Titel vergeben werden. Eine Beschreibung der Seite ist an dieser Stelle optional. Sollte bei der Eingabe ein Fehler passieren, kann der Titel nachträglich sowohl verändert, als auch gelöscht werden. Die neue Seite kann mit den folgenden drei Funktionen bearbeitet werden:

• Text: Dient der Erstellung einer Notiz
• Trenner: Der Trenner ist eine horizontale Linie (optional mit Titel) zur optischen Gliederung der Seite.
• Hochladen: Zusatzinformationen zum Thema der Seite bzw. der Notiz können angehängt werden.

Per Drag & Drop können die einzelnen Elemente der Seite zu jeder Zeit an die gewünschte Position platziert werden.

Hinweis: Hochgeladene Bilder erscheinen per Mausklick in einem Vorschaufenster, Worddokumente oder PDF-Dateien müssen hingegen zur Ansicht heruntergeladen werden.

7.2.5 Zeiterfassung

Das Modul der Zeiterfassung ist ein optionales Modul. Dieses kann in der Administration ein- und ausgeschaltet werden. Es ist das einzige Modul, welches extra gewählt werden kann. Sofern das Modul ausgeschaltet wird, verschwindet für alle Projektmitglieder der Tab in der Ansicht. Das Abschalten der Zeiterfassung hat jedoch keine Auswirkungen auf das Modul "Aufgabenlisten". Es ist für alle Projektmitglieder weiterhin möglich, Zeiten zu den Aufgaben zu definieren. Sobald die Zeiterfassung wieder eingeschaltet wird, werden alle Zeiten wieder in der Kalenderdarstellung angezeigt.

In dem Modul "Aufgabenlisten" können die Projektmitglieder ihre Zeiten zu den einzelnen Aufgaben eintragen. Die erfassten Zeiten werden in "Zeiterfassung" in kalendarischer Form dargestellt und können weder editiert, gelöscht noch neu angelegt werden. Die Ansicht des Moduls "Zeiterfassung" ist bereits in Kapitel 7.2.1 Übersicht - "Kalender für alle Projekte" beschrieben.

7.2.6 Dateien

Eine der wichtigsten Funktionen von Teambox ist das Modul "Dateien". Hier ist eine einfache Dateiablage realisiert, die dazu genutzt werden kann Dateien mit dem Projektteam zu teilen. Einzelne Dateien können per Mausklick auf den Button "Eine Datei Hochladen" auf den Speicherplatz hochgeladen werden. Die maximale Größe für eine Datei beträgt dabei 50 MB. Optional kann ein Titel vergeben werden, bei einer sinnvollen Dateibenennung ist dieser jedoch obsolet. Ist der Anhang auf dem Portal gespeichert, kann er von jedem Teammitglied eingesehen bzw. heruntergeladen werden. Die Übersicht des Moduls ist sehr schlicht gehalten. Lediglich die Dateinamen, Titel, Dateigröße und Datum des Uploads werden angezeigt. Bei einem kleinen Projektteam stellt dies kein Problem dar, bei größeren Projekten mit vielen Personen wird die Seite jedoch schnell unübersichtlich.

Fehlende Funktionen:

• Metadaten: Zu den Dateien lassen sich keine Metadaten eingeben. Dadurch lassen sich Inhalte von Dateien umständlicher finden.
• Mehrfachupload: Es kann nur eine Datei gleichzeitig hochgeladen werden.
• Struktur: Das Modul biete keine Sortierfunktion oder Filtermöglichkeit. Eine Ordnerstruktur kann nicht angelegt werden.
• Versionierung: Eine Versionierung von Dokumenten ist nicht implementiert. Arbeiten mehrere Personen an Dokumenten wird jede Datei dargestellt.

7.3 Schnittstellen

Teambox bietet kaum nutzbare Schnittstellen, um Daten von der Plattform zu exportieren bzw. in die Plattform zu importieren. Die Module von Teambox wurden alle einzeln auf Hinweise überprüft. Die einzige nutzbare Exportfunktion bietet der Kalender. Auf der Übersichtsseite eines Projektes befindet sich der Link "Subscribe to calendars". Nach dem Aufruf öffnet sich eine Seite, auf der verschiedene Kalender heruntergeladen werden können. Es gibt die Möglichkeit, alle Projektkalender auf einmal, oder die jeweiligen Projektkalander einzeln zu exportieren. Weiterhin kann die Auswahl auf Aufgaben eingeschränkt werden, die einem Benutzer persönlich zugeordnet sind. An keiner Stelle in Teambox ist die Möglichkeit des Dateiimports zu finden. Die Benutzer von Teambox sind somit jederzeit an die Plattform gebunden und können Daten nicht gezielt in speziellen Programmen weiterverarbeiten und eine Sicherung der Inhalte durchführen.

7.4 Sicherheit

Bei gemeinsamen Projekten werden oft sensible Daten verwendet, die nur einem bestimmten Kreis an Personen zugänglich sein dürfen. Es wird die Stärke der Passwörter überprüft, die genutzte Verschlüsselung der Webseite und weitere Optionen die zur Stärkung der Sicherheit beitragen.

Passwortstärke

Bei der Erstellung eines neuen Benutzeraccounts wird die Stärke des Passwortes angezeigt. Unter dem Eingabefeld werden Hinweise angezeigt, die Helfen sollen, wie sicher das gewählte Passwort ist.

Tabelle 2: Passwortstärke

Eingabefeld	Hinweistext	Textfarbe
leer	muss mindestens 5 Zeichen haben	hellgrau
1-5 Zeichen	zu kurz	dunkelrot
5< Zeichen (a-z,A-Z,0-9)	schwach	dunkelgrün
8< Zeichen Mix A*	mittel	lila
10< Zeichen Mix B**	stark	hellgrün

Mix A = Kombination aus 2 unterschiedlichen Zeichen (a-z,A-Z,0-9,Sonderzeichen)

Mix B = Kombination aller 4 Zeichen (a-z,A-Z,0-9,Sonderzeichen)

Der Hinweistext bei einem leerem Eingabefeld ist falsch gewählt. Ein Passwort mit 5 Zeichen wird nicht akzeptiert und es erscheint ein hellroter Hinweis, dass das Passwort mindestens 6 Zeichen haben muss (siehe Abb. 12 - Passwortlänge falsch). Unter dem Eingabefeld wird jedoch weiterhin der hellgraue Text angezeigt. Sobald die erforderliche Passwortlänge erreicht ist, wird kein weiterer Hinweis eingeblendet und jedes Passwort wird akzeptiert.

Verschlüsselung der Webseite

Eine Verschlüsselung der Webseite wird nicht zur Verfügung gestellt. In den Nutzungsbedingungen ^[14] wird unter dem Punkt 4. von "General Conditions" auf diesen Umstand hingewiesen, dass alle Informationen unverschlüsselt über das Internet übertragen werden.

Weitere Sicherheitsoptionen

Dem Benutzer oder Administrator stehen keine weiteren wählbaren Sicherheitsoptionen zur Verfügung. Es erfolgt lediglich nach einem längeren Zeitraum (ca. 30 Minuten) ein automatischer Logout des Benutzers. Das größte Risiko enthält die Dateiablage. Diese ist ebenfalls unverschlüsselt. Somit kann jede Person Dateien über einen Link(wenn vorhanden),ohne vorheriges Login, abrufen. Beispiel: Gespeicherte Datei in Teambox

7.5 Administration

Das Kapitel Administration überprüft die Möglichkeiten des Projektadministrators. Dabei werden die Bereiche User-, Projekt- und Webseitenadministration analysiert.

Useradministration

Eine zentrale Useradministration ist in der Webanwendung nicht möglich. Jedes Projektmitglied kann nur seinen eigenen Account verwalten. Es ist nicht möglich neue Accounts anzulegen oder die persönlichen Einstellungen, wie Emailadresse, Instant-Messenger oder Telefonnummer zu editieren. Der Projektadministrator hat nur die Möglichkeit, weitere Teilnehmer einzuladen oder über die Funktion "Personen" eine Rolle zu vergeben. Die Einladung erfolgt bei neuen Mitgliedern über die Emailadresse und bei Vorhanden über den Teamboxnamen. Die Berechtigungsrollen sind in vier Kategorien unterteilt:

• Beobachter: Nur Lesezugriff auf das Projekt.
• Kommentator: Kann Kommentare schreiben, jedoch keine neuen Elemente erstellen.
• Teilnehmer: Hat alle Berechtigungen, außer weitere Teilnehmer einzuladen.
• Administrator: Kann Teilnehmer zu dem Projekt einladen.

Projektadministration

Für die Anlage eines neuen Projektes, steht nach dem Login unter dem Karteireiter "Alle Projekte" auf der rechten Seite der Button "+ Neues Projekt" zur Verfügung. Nach der Aktivierung des Buttons erscheint eine neue Webseite mit den nachfolgenden Optionen: Name, URL und die Möglichkeit die Zeiterfassung zu aktivieren. Anschließend kann das Projekt erstellt und Teilnehmer eingeladen werden. Auf der Erstellungsseite werden zusätzlich Informationen über den aktuellen Account angezeigt. Darin ist die Anzahl der aktuellen Projekte enthalten und wie viele Projekte noch erstellt werden können. Unabhängig von der Spracheinstellung, sind die Informationen des Accounts in Englisch gehalten und die restlichen Daten in der gewählten Sprache. Nach der Speicherung des Projektes wird anschließend das neue Projekt geöffnet. Weitere Schritte sind nicht notwendig und es kann sofort mit dem neuen Projekt gearbeitet werden. In der Projektansicht ist ein weiterer Reiter "Projekteinstellungen" vorhanden. Die nachfolgende Seite ist in drei Bereiche unterteilt:

• Generelle Einstellungen

Hier können jederzeit der Name und die URL des Projektes geändert werden. Desweiteren kann hier, wie auch bei der Erstellung des Projektes, die Zeiterfassung aktiviert bzw. deaktiviert werden. Diese Seite unterscheidet sich in Bezug auf die Erstellungsseite nur durch die Option der Archivierung. Auf diese Option wird im nächsten Abschnitt noch näher eingegangen.

• Projekt Archivieren/Löschen

Bei der Archivierung wird das Projekt abgeschlossen. Eine weitere Bearbeitung ist dann nicht mehr möglich. Das Projekt kann jederzeit durch einen Administrator wieder freigeschaltet werden. Es besteht keine Möglichkeit nach der Archivierung die Daten gesammelt herunterzuladen. Nach der Archivierung steht dem Nutzer in der freien Version wieder eine weiteres Projekt zur Verfügung. Die Archivierung bewirkt somit die Freischaltung weiterer Projekte. Bei drei aktiven Projekten kann ein archiviertes Projekt nicht ohne ein Upgrade des Benutzeraccounts bzw. Archivierung eines anderen Projektes aktiviert werden. Die zweite Option ist, das Projekt endgültig zu löschen.

• Besitz

Der Besitz zeigt an wem das Projekt gehört. Zur Auswahl stehen alle Projektteammitglieder, egal welche Berechtigung sie haben. Nach der Übertragung des Besitzes, steht diese Option nur noch dem Besitzer zur Verfügung. Ein Administrator kann den Besitzer nicht mehr ändern. Alle anderen Funktionen bleiben von der Änderung unberührt.

Webseitenadministration

Die Webseite kann nicht mit neuen Skins angepasst werden. Ein Customizing auf das Firmendesign ist daher nicht möglich. Weitere Einstellungsmöglichkeiten stehen dem Administrator in der Webanwendung nicht zur Verfügung.

Ein Administrator erhält nur volle Adminfunktionalität, wenn Teambox auf eigenen Servern betrieben wird.

7.6 Plattformen

Teambox kann, neben den im Internet verfügbaren Varianten, auch als eigenständige Version auf einem lokalen Server installiert werden. Anleitungen dazu sind auf der Teambox-Homepage zu finden^[15]. Die Installation kann sowohl selbst, als auch als Dienstleistung^[16] durch das Teamboxteam durchgeführt werden. Der Preis für eine Installationsleistung beträgt mindestens 495$^[17]. Zu den benötigten oder empfohlenen Systemanforderungen werden keine Angaben auf den Hilfeseiten von Teambox geliefert. Es ist daher davon auszugehen, dass für die Installation ein Standardserver ausreicht.

Alternative Zugriffe: Der Zugriff auf Teambox ist über diverse Browser, wie den Mozilla Firefox oder den Internet Explorer von Microsoft möglich. Es gibt, neben dem direkten Zugriff auf die Teambox-Homepage, weitere Möglichkeiten sich an Projekten zu beteiligen oder zu informieren^[18]:

• RSS-Feeds: Auf der Übersichtsseite von Teambox gibt es die Möglichkeit, sich einen RSS-Feed^[19] zu abonnieren. Dabei gibt es die Wahl zwischen Aktivitäten von allen oder alternativ von einzelnen Projekten. Mit Hilfe eines solchen News-Feeds kann sich ein Benutzer schnell über Änderungen innerhalb eines Projekts informieren.

• Mobiltelefon: Teambox kann über den Aufruf im Webbrowser auch von Mobiltelefonen aus genutzt werden. Es stehen jedoch nicht alle Module zur Verfügung und die Nutzung ist daher eingeschränkt. Das Hochladen von Dateien, z.B. Fotos oder Dokumenten ist nicht möglich. Kommentare oder Neuigkeiten können jedoch problemlos verfasst werden.

• E-Mail: Sobald Änderungen oder Neuigkeiten zu Inhalten eines Projektes verfasst werden, gibt es eine Benachrichtigung per Mail. E-Mails können dazu genutzt werden, um einen Kommentar auf der Teambox-Projektseite zu verfassen oder eine neue Konversation zu starten. Heißt das Projekt beispielsweise "FOM", ergeben sich folgende Optionen^[20]:

• fom@app.teambox.com: Neuer Kommentar
• fom+conversation@app.teambox.com: Neue Konversation
• fom+conversation+7@app.teambox.com: Kommentar zur Konversation mit der ID 7
• fom+task+3@app.teambox.com: Kommentar zur Aufgabe mit der ID 3

7.7 Support

In diesem Kapitel wird der Support analysiert. Die vorhandenen Hilfen werden beschrieben und es wird auf die Qualität der Handbücher und Informationen eingegangen.

Tour

Auf der Startseite von Teambox wird dem Nutzer ein Video präsentiert, welches die Bedienung und Möglichkeiten der Anwendung zeigt. Dieses ist lediglich in Englisch vorhanden. Die Module werden kurz gezeigt und der Anwender erhält einen ersten Eindruck der Anwendung. Weitergehende Informationen sind nicht vorhanden.

Hilfe

Der Hilfe-Link ist am Fuße eines Moduls angebracht und leitet zur "Knowledge Base" weiter. Es wird immer die Hilfeseite zu dem Modul angezeigt, aus der man den Link aufgerufen hat. Die Knowledge Base unterteilt sich in zwei englische Kapitel: "Getting Started" ^[21] und "Using Teambox" ^[22]. Diese Hilfeseite stellt das Handbuch von Teambox dar. PDF-Dateien für die Offline-Ansicht stehen nicht zur Verfügung.

• Getting Started

Der Bereich "Getting Started" enthält insgesamt 10 Unterkapitel, die in die einzelnen Module und Funktionen aufgeteilt sind. Von diesen 10 Kapiteln sind lediglich die Kapitel "Conversations" und "Tasks" mit Inhalt gefüllt. Die restlichen Kapitel enthalten alle den Hinweis "Coming soon" und wurden seit November 2009 nicht mehr aktualisiert (siehe Abb. 16: Hilfe - Getting Started). Die beiden gefüllten Hilfeseiten, enthalten eine Beschreibung des Moduls und wie dessen Nutzung funktioniert. Eine Übersetzung ins Deutsche oder in andere Sprachen fehlt genauso wie eine Inhaltsübersicht der einzelnen Kapitel. Die Beschreibung ist kurz und verständlich.

• Using Teambox

Der Bereich "Using Teambox" ist in fünf Unterkapitel geteilt. Die Übersicht ist ebenfalls lediglich in englischer Sprache vorhanden, jedoch sind alle Bereiche aktuell (siehe Abb. 17: Hilfe - Using Teambox) und mit Inhalt gefüllt. Die Beschreibung innerhalb der Module ist kurz und verständlich.

Public Discussion

Die Seite "Public Disscusion" ist in drei Bereiche unterteilt (siehe Abb. 18: Public Discussion Übersicht).

• Problems

In diesem Bereich können Anwender Probleme mit der Anwendung posten. Es wird sowohl von anderen Usern als auch von den Entwicklern der Anwendung geantwortet. Es ist egal ob die Probleme die Webanwendung oder den Betrieb auf eigenen Servern betreffen. Ein Unterscheidung oder Markierung gibt es nicht, was sich nachteilig auf die Übersicht auswirkt.

• Questions

Dieser Bereich ist für Fragen rund um Teambox vorgesehen. Auch hier gibt es keine Differenzierung zwischen der Webanwendung und dem eigenen Serverbetrieb.

• Suggestions

Der letzte Bereich ist für Anregungen und Erweiterungen vorgesehen.

Die Fragen aus der Community werden häufig nur kurz beantwortet und anschließend im persönlichen Chat diskutiert. Somit erhält man kaum Informationen oder Hintergrundwissen zu Problemlösungen. Zusätzlich werden geplante Änderungen und Neuerungen mit Versionsnummern angeben, die aufzeigen wann eine Änderungen bzw. Neuerung umgesetzt wird. Die aktuelle Versionsnummer ist aber nicht ersichtlich und muss beim Supportteam erfragt werden.

7.8 Nutzungsbedingungen

Die Nutzungsbedingungen von Software enthalten oft wichtige Informationen für die Anwender. Häufig werden diese jedoch nicht ausreichend intensiv gelesen oder missachtet. In den Nutzungsbedingungen von Teambox^[14] sind einige Informationen zu finden, die Rückschlüsse auf den angebotenen Service zulassen:

• Zahlung und Zugang: Eine gültige Kreditkarte ist für die Nutzung von Premiumaccounts erforderlich.

• Modifikationen: Teambox behält sich vor, sein Angebot jederzeit mit und ohne Vorankündigung zu ändern, auszusetzen oder einzustellen.

• Rücktritt und Kündigung: Alle Accountdaten und Inhalte werden umgehend nach der Kündigung gelöscht. Teambox kann seinen Service zu jeder Zeit aus jedem Grund verweigern. Teambox kann ohne Vorwarnung und Rückerstattung einen Account ändern oder löschen.

• Copyright und Eigentum: Teambox beansprucht keine Rechte am geistigen Inhalt der hochgeladenen Daten.

• Kontakt und Benachrichtigungen: Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben.

• Allgemeine Bedingungen: Es wird keine Verantwortung für Verfügbarkeit oder Funktionen übernommen und Daten werden unverschlüsselt über das Internet übertragen.

7.9 Kosten

Wie bereits in der Einleitung erwähnt, ist die Nutzung von Teambox in der Grundversion kostenlos. Die freie Version bietet allerdings nicht alle Features an und die Anzahl an aktiven Projekten ist auf drei beschränkt. Weiterhin stehen in der freien Variante nur 50 MB Speicherplatz zur Verfügung. Das Geschäftsmodell von Teambox bietet einen umfangreichen Erweiterungsplan^[23] an, der sich auf die Bedürfnisse der Nutzer anpassen lässt. Die folgende Tabelle zeigt die einzelnen Editionen von Teambox sowie die anfallenden Kosten:

Tabelle 3: Kostenübersicht

Leistungen der Editionen	Free	Personal	Basic	Professional	Corporate
Kosten pro Monat	0$	12$	29$	99$	299$
Anzahl an Projekten	3	6	20	50	unlimitiert
Speicherplatz	50 MB	200 MB	10 GB	50 GB	250 GB
Nutzeranzahl	unlimitiert	unlimitiert	unlimitiert	unlimitiert	unlimitiert
Suchleiste	nein	nein	Standard	erweiterte Suche	erweiterte Suche
Support	nein	nein	innerhalb 48h	innerhalb 24h	innerhalb 24h

Teambox gewährt seinen Kunden eine 30-Tage Geld-zurück-Garantie, falls der Premiumaccount nicht den gewünschten Erwartungen entspricht. Die Abwicklung der Zahlungen wird nicht von Teambox selbst durchgeführt^[24]. Teambox setzt dabei auf den Service von Spreedly, einem Portal zur Abwicklung von Zahlungen für Zusatzdienste^[25]. Auf dem Portal lassen sich zum Einen die Rechnungen einsehen, zum Enderen kann die gebuchte Edition von Teambox geändert werden. Teambox verspricht seinen Kunden eine unkomplizierte Abwicklung, sodass jederzeit sowohl Upgrades als auch Downgrades eingestellt werden können. Es ist nur eine Lizenzierung pro Firma notwendig, um alle Premiumfunktionen nutzen zu können.

Hinweis: Das Rechnungsportal war in der Analysephase im Mai 2010, wie in Abbildung 19 zu sehen ist, mehrfach nicht erreichbar!

8 Bewertung der Anwendung

Im letzten Kapitel dieser Arbeit werden die Erkenntnisse der Analyse ausgewertet und die Grenzen der Anwendung aufgezeigt. Abschließend folgt das Fazit zur Analyse von Teambox.

8.1 Ergebnisse der Analyse

Bei der Gewichtung der Kriterien wurde sowohl für die allgemeinen Anforderungen, als auch für die Anforderungen an kollaborative Projektmanagementsoftware jeweils 100 Punkte vergeben. Die Bewertung der Kriterien findet auf einer Skala von 0-10 statt, wobei 10 die höchstmögliche Punktzahl ist und 0 nicht erfüllt bedeutet. Aus diesen Rahmenbedingungen ergibt sich eine Maximalpunktzahl von 2000 Punkten.

Tabelle 4: Erfüllung der Anforderungen

Kriterium	Gewichtung	Bewertung BM	Ergebnis BM	Bewertung JW	Ergebnis JW	Gesamtergebnis
Ergonomie	35	5	175	4	140	158
Sicherheit	25	4	100	3	75	88
Kosten	25	7	175	6	150	163
Support	15	4	60	3	45	53
Zeitmanagement	10	6	60	7	70	65
Kostenmanagement	10	0	0	0	0	0
Wissensmanagement	10	4	40	4	40	40
Projektfortschritt	8	4	32	3	24	28
Risikomanagement	8	0	0	0	0	0
Teamfunktionen	8	7	56	5	40	48
Projektstrukturierung	7	5	35	4	28	32
Ressourcenmanagement	7	3	21	2	14	18
Kreativitätstechniken	7	5	35	4	28	32
Schnittstellen	6	2	12	1	6	9
Berichtswesen	5	2	10	4	20	15
Mehrfachprojektmanagement	4	5	20	7	28	24
Programmierbarkeit	4	3	12	2	8	10
Projektfindung	3	0	0	0	0	0
Sprachen	3	5	15	4	12	14
Summe	-	-	858	-	728	797 von 2000

8.2 Grenzen der Anwendung

Die Anwendungsmöglichkeiten von Teambox sind, aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse aus der Testphase, sehr beschränkt. Die folgenden Probleme wurden festgestellt:

• Aktualität der Daten: Die Website aktualisiert sich nicht selbständig. Daher kommt es beim Schreiben von Kommentaren und Bemerkungen zu Verzögerungen.
• Auswertungen des Budgets: nicht vorhanden.
• Backup: Es gibt keine Möglichkeit die Projektdaten lokal zu sichern, da keine Schnittstellen vorhanden sind.
• Berechtigung: Es gibt keine Berechtigungsstruktur in Teambox. Jeder Benutzer hat Zugang zu allen Daten.
• Dateiablage: Nur speichern und löschen von Dateien ist möglich. Es gibt keine Versionierung, Kommentierung oder Editierung gespeicherter Dateien.
• E-Mail: Mails werden nicht zeitnah versendet. Oft ist die Information der Mail bereits veraltet.
• Instant Messaging: nicht vorhanden.
• Kontakte: Es ist kein einheitliches Kontakt bzw. Adressbuch vorhanden.
• Präsenzstatus: nicht vorhanden.
• Reaktionszeit: Der Wechsel zwischen Projekten oder Modulen dauert teilweise sehr lange (bis zu 4 Sekunden).
• Sprachen: Teambox bietet eine mangehafte Übersetzung für die Deutsche Sprache an. Fremdsprachen wurden nicht untersucht.
• Usermanangement: Es lassen sich lediglich vier Rollen auswählen. Die Neuanlage und Konfiguration von Accounts ist nicht möglich
• WYSIWYG-Editor: Die Möglichkeit Texte und Bilder einfach zu formatieren ist nicht gegeben.

9 Fazit

Der Einsatz von Teambox ist für ein Unternehmen nur in eingeschränktem Maße zu empfehlen. Eines der größten Mankos der Software ist die fehlende Verschlüsselung und somit die ungesicherte Übertragung von Daten im Internet. Weiterhin ist es nicht möglich, Informationen zu strukturieren oder zu sortieren - sie werden immer chronologisch angezeigt. Gerade für Projektleiter sind Auswertungen über den Projektverlauf und die Kostenstruktur von großer Bedeutung. Diese Funktionen sind ebenso wenig implementiert, wie ein Risikomanagementsystem. Es lässt sich daher feststellen, dass wesentliche, der zu Beginn festgelegten Kriterien an kollaborative Projektmanagementsoftware nur unzureichend oder überhaupt nicht erfüllt werden.

Teambox sollte daher in kleinen Projekten ohne hohen Komplexitätsgrad eingesetzt werden, in denen nach Möglichkeit keine sensiblen Daten genutzt werden. Weiterhin ist eine dauerhafte Nutzung der Anwendung nicht zu empfehlen, da die Einarbeitung in Teambox sehr lange dauert. Wünschenswerte Funktionen, wie das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten oder Desktopsharing, sind weder für die kommenden Versionen der Software angekündigt, noch zu erwarten. Auf Handbücher oder eine aussagekräftige Online-Hilfe muss dabei größtenteils verzichtet werden. Die Stärke der Anwendung ist die Plattformunabhängigkeit. Alle Orte, an denen ein Internzugang zur Verfügung steht, kann die Anwendung per Webbrowser aufgerufen werden. Dem Anspruch, Excel oder MS-Projekt abzulösen, wird die Anwendung jedoch bei Weitem nicht gerecht. Teambox eignet sich daher zurzeit vor allem als kollaborativer Aufgabenspeicher, vom Einsatz als kollaboratives Projektmanagementwerkzeug ist allerdings abzuraten.

10 Fußnoten

1. ↑ vgl. www.ITWissen.info (2010)
2. ↑ vgl. www.JDK.de (2010)
3. ↑ vgl. Kessler (2004), S.9f
4. ↑ vgl. Gaulke (2004),S.1f
5. ↑ vgl. Gaulke (2004),S.4f
6. ↑ angelehnt an Gaulke (2004),S.6
7. ↑ vgl. Kessler (2004), S.10
8. ↑ vgl. Boy (1999), S.22f
9. ↑ vgl. Hungenberg (2007), S.245ff
10. ↑ vgl. PM-Software.info (2010)
11. ↑ PM-Software.info ist eine unabhängige Plattform zum Thema Projektmanagement-Software
12. ↑ vgl. Teambox (2010a)
13. ↑ Instrument zur grafischen Darstellung der Dauer von Aktivitäten auf einem Zeitstrahl
14. ↑ ^{14,0 14,1} vgl. Teambox (2010d)
15. ↑ vgl. Teambox (2010f)
16. ↑ vgl. Teambox (2010g)
17. ↑ vgl. Teambox (2010e)
18. ↑ vgl. Teambox (2010h)
19. ↑ Format zum Austausch von Nachrichten und Webinhalten
20. ↑ vgl. Teambox (2010i)
21. ↑ vgl. Teambox (2010k)
22. ↑ vgl. Teambox (2010l)
23. ↑ vgl. Teambox (2010b)
24. ↑ vgl. Teambox (2010c)
25. ↑ vgl. Spreedly.com (2010)

11 Literatur- und Quellenverzeichnis

Monographien:

Boy (1999)	J. Boy, C. Dudek, S. Kuschel; Projektmanagement: Grundlagen, Methoden und Techniken, 6. Aufl., Gabal, Offenbach, 1999
Gaulke (2004)	M. Gaulke: Risikomanagement in IT-Projekten, 2. Aufl., Oldenbourg, München, 2004
Hungenberg (2007)	H. Hungenberg, T. Wulf; Grundlagen der Unternehmensführung, 3. Aufl., Springer, Heidelberg, 2007
Kessler (2004)	H. Kessler, G. Winkelhofer: Projektmanagement, Leitfaden zur Steuerung und Führung von Projekten, 4. Aufl., Springer, Heidelberg, 2004

Internetquellen:

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www.JDK.de (2010)	JDK.de (Hrsg.): Special: Collaboration, ohne Jahresangabe, http://www.jdk.de/de/cms/themenspecials/collaboration.html, 07.06.2010, 12:53
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RSS-Verzeichnis.de (2010)	RSS-Verzeichnis.de (Hrsg.): Einführung in RSS, ohne Jahresangabe, http://www.rss-verzeichnis.de/was-ist-rss.php, 04.06.2010, 12:38
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Teambox (2010a)	Teambox.com (Hrsg.): About Teambox, ohne Jahresangabe, http://teambox.com/about, 23.05.2010, 14:24
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Teambox (2010e)	Teambox.com (Hrsg.): Professional Plans, ohne Jahresangabe, http://www.teambox.com/services, 24.05.2010, 20:09
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