Arten von IT-Projekten und ihre Besonderheiten

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Name der Autoren:	Markus Beckstedde, Markus Drolshagen
Titel der Arbeit:	"Arten von IT-Projekten und ihre Besonderheiten"
Hochschule und Studienort:	FOM Essen

Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 2 Definitionen 2.1 IT 2.2 Projekt 3 Grundlagen 3.1 Anwendungsgebiete 3.2 IT-Governance 4 Arten von IT-Projekten und ihre Besonderheiten 4.1 IT-Projektarten 4.1.1 IT-Strategie (Strategieprojekte) 4.1.2 IT-Organisation (Organisationsprojekte) 4.1.3 IT-Infrastruktur (Infrastrukturprojekte) 4.1.4 IT-Ausbildung (Ausbildungsprojekte) 4.2 Besonderheiten 4.2.1 Zielvorgaben 4.2.2 Konzeption 4.2.3 Organisation 4.2.4 Umsetzung 5 Schlussbetrachtung 6 Literatur- und Quellenverzeichnis 7 Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich auszugsweise mit unterschiedlichen IT-Projekten und ihren Besonderheiten. Der Großteil der vorliegenden Arbeit beschäftigt sich mit den spezifischen Merkmalen der unterschiedlichen IT-Projekte und zeigt damit auf, was ein IT-Projekt ausmacht und welche Auslöser dafür in Frage kommen.

2 Definitionen

2.1 IT

Wofür steht "IT" eigentlich genau?

Die Abkürzung "IT" ist heutzutage weit verbreitet und obwohl sich ein Großteil der Menschen über die Bedeutung bewußt ist, ist es schwierig eine allgemein gültige Definition zu formulieren bzw. zu finden. Man findet z.B. Aussagen, die behaupten es sei eine Abkürzung für "Informations- und Telekommunikationstechnik", andere behaupten es wäre die offizielle Abkürzung für "Informations-Technik" und eine weitere Gruppe ist der Meinung es stünde für "Informationstechnologie".

Vielleicht ist es lediglich aufgrund der Komplexität des IT-Feldes so schwierig eine allgemein gültige Definition zu formulieren, denn dem Grunde nach treffen zweifelsohne alle oben genannten Aussagen zu.

2.2 Projekt

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Projekte zeichnen sich durch folgende Eigenschaften und Merkmalen aus:

• Einmaligkeit der Aufgabenstellung (und der Zielvorgabe)
• Komplexität der Aufgabenstellung (des Projektes)
• zeitliche Befristung (Start- und Endtermin)
• Kostenbegrenzung (festgelegtes Budget)
• Unsicherheiten und Risiken (wirtschaftlich, technisch und terminlich)
• Bildung einer Projektgruppe (ausschließlich für das geplante Vorhaben)
• abgestimmte Organisation (Einrichtung für das Vorhaben)

3 Grundlagen

3.1 Anwendungsgebiete

Seit geraumer Zeit treffen wir in sämtlichen Unternehmensbereichen auf Teile der Informationstechnologie, so dass ein nicht unwesentlichen Teil des beruflichen Alltags durch die Informationstechnologie bestimmt wird. Dies trifft ebenfalls auf jene Berufsfelder zu, welche nur indirekt mit IT-relevanten Prozessen in Kontakt geraten. Die häufigsten Anwendungsgebiete von IT-Projekten sind:

• die Entwicklung von Anwendungssystemen
• die Einführung neuer Informationssysteme
• die Ablösung von Eigenentwicklungen durch Standard-Software
• die Umsetzung der Prozessorientierung über Workflow-Systeme
• die Umsetzung von Rightsizing oder Outsourcing
• die Entwicklung neuer Hardware-Projekte
• der Aufbau überbetrieblicher Netzwerke
• die Vernetzung von IT-Systemen
• die Erweiterung der bestehenden Infrastruktur
• der Einsatz neuer Sicherheitssysteme
• die Umstrukturierung der Abteilungen

3.2 IT-Governance

Einein immer wichtiger werdenden Punkt bei der Umsetzung diverser IT-Projekte bildet die IT-Governance. Aber was ist die IT-Governance?

• Definition aus Wikipedia:
  • IT-Governance liegt in der Verantwortung des Vorstands und des Managements und ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. IT-Governance besteht aus Führung, Organisationsstrukturen und Prozessen, die sicherstellen, dass die IT die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt.

• Definition der Schickler Unternehmensberatung:
  • IT-Governance ist ein kompaktes Regelwerk zur Ausrichtung und Steuerung der IT im Unternehmen.
  • Sie ersetzt nicht das operative IT-Management, aber sie unterstützt dessen Effizienz.
  • Sie wird von den Strategien des Gesamtunternehmens und - daraus abgeleitet - der Geschäftsfelder getragen.
  • Folglich hilft die IT-Governance, ein Business-Alignment zu erreichen.
  • Dadurch lässt sich die Beziehung zwischen Fachbereichen und IT nachhaltig verbessern.

Die IT-Governance dient somit als Strategiekomponente und Führungsleitlinie der zentralen und dezentralen IT. Sie bildet das Rahmenwerk zur Definition von Zielen an denen sich die IT mit Hardware, Software und Prozessen messen lassen muss. Darüber hinaus definiert sie insgesamt fünf Domänen, welchen durch das Management besondere Beachtung geschenkt werden muss.

IT-Governance Domänen:

• Strategic Alignment
• Value Delivery
• Risk Management
• Ressource Management
• Performance Management

Alle fünf Domänen sind in der Planungsphase in entsprechende Beziehungen zu setzen (Ziel - Mittel/Ursache - Wirkung).

In der Vergangenheit sind die IT-Abteilungen als "Kostenfresser" (Cost-Center) dargestellt worden. Im Laufe der Zeit stellte man jedoch fest, dass die IT zum Unternehmenserfolg maßgeblich beisteuert und der Wertbeitrag dementsprechend zu messen sei. Um einen entsprechenden Wertbeitrag zu realisieren muss die IT an die Geschäftsziele des Unternehmens angeglichen werden (Strategic Alignment). Um Verluste zu begrenzen müssen Risiken ermittelt und gesteuert werden (Risk Management), da das Unternehmen immer stärker von der IT abhängig wird. Den Nutzen und der zielgerichtete, effektive Einsatz von Ressourcen (Informationen, Infrastruktur, Applikationen und Mitarbeiter) bildet das Ressource Management ab. Das Performance Management misst die Umsetzung der anderen vier Domänen und versucht diese zu optimieren.

Die IT-Governance hat sowohl operative, als auch strategische Vorteile, so dass sich auch der erwartete vom tatsächlich erlebten Nutzen unterscheidet. Laut der Unternehmensberatung Schickler lassen sich die Vorteile der IT-Governance vor allem an drei Punkten festmachen.

• eine klare Positionierung der IT im Gesamtspektrum der Leistungskomponenten und Ressourcen
• die Fokussierung auf hochpriorisierte Themen und
• eine optimale Ausrichtung der IT durch abgestimmte Prozeduren für IT-Entscheidungen und Priorisierungen

Unternehmen, welche auf den Einsatz der IT-Governance bauen teilen die Einschätzung von Schickler, dass eine gesteuerte IT mittels IT-Governance unter dem Strich preiswerter sei. Sie sehen den größten Nutzen insbesondere in Rollen und Verantwortlichkeiten, wobei für andere Unternehmen operative Ziele wie optimierter Ressourceneinsatz und Kosteneinsparungen im Vordergrund stehen. Unternehmen, welche bislang noch nicht auf den Einsatz einer IT-Governance bauen, begründen ihre Zurückhaltung meist mit der Begründung des ihnen nicht erschließenden Sinn und Zweckes. In eingen Fällen hieß es aber auch, dass man schon an den Einsatz gedacht habe, aber andere Projekte wären höher priorisiert und es mangele darüberhinaus auch an internen Ressourcen. Letzteres trifft vor allem auf mittlere und kleine Firmen zu.

Die Verantwortung für die IT-Governance obliegt meist der unternehmensinternen IT, vorallem in Unternhemen, die ihre IT-Governance bereits dokumentiert haben. Allerdings kommt es besonders in der Anfangsphase häufig vor, dass die Unternehmensleitung persönlich mit dem Thema vertraut gemacht wird. Weiterhin sind in den ersten Phasen der IT-Governance Einführung betroffenen Fachbereiche involviert. In späteren Phasen ziehen sich die Fachabteilungen jedoch wieder zurück.

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Erwartungsgemäß ist der CIO (Chief Information Officer) in den Unternehmen mit IT-Governance auf einer höheren Hierarchiestufe angesiedelt. In mehr als einem Fünftel gehört er zur Unternehmensleitung, in einem Drittel zur zweiten Führungsebene. Von den Unternehmen ohne IT-Governance haben mehr als 40 Prozent gar keinen CIO.

4 Arten von IT-Projekten und ihre Besonderheiten

Grundätzlich müsste man zunächst zwischen den einzelnen Berufsfeldern der IT-Branche unterschieden, denn dort begegnen wir mittlerweile drei unterschiedlichen Berufsfeldern.

• IT-Kernberufe
• IT-Mischberufe
• IT-Randberufe

Da sich jedes Berufsfeld innnerhalb seines Tätigkeitsfeldes unterscheidet, unterscheiden sich zwangsläufig auch die einzelnen IT-Projekte. Da die vorliegende Arbeit jedoch allgemein gehalten ist, findet bei der Vorstellung einiger IT-Projekten keine Diffferenzierung zwischen den Berufsfeldern statt.

4.1 IT-Projektarten

4.1.1 IT-Strategie (Strategieprojekte)

Die klassische Definition der Strategie lautet nach Brockhaus: »...der Entwurf und die Durchführung eines Gesamtkonzeptes, nach dem der Handelnde in der Auseinandersetzung mit anderen ein bestimmtes Ziel zu erreichen sucht, ..."

Die IT-Strategie besteht aus fünf verschiedenen Bestandteilen, welche im Folgenden kurz erläutert werden.

1. Die Infrastrukturstrategie betrachtet die drei IT-Basistechnologien: Hardware, Betriebssysteme und Netzwerke. Ziel der Infrastrukturstrategie ist es, mit möglichst geringen Kosten eine hohe Rechenleistung, Performance und Bandbreite in einem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.
2. Die Sourcingstrategie setzt sich mit der IT-Wertschöpfungskette in einem Unternehmen auseinander. Ziel der Sourcingstrategie ist es, festzulegen, welche IT-Leistungen durch das Unternehmen selbst erstellt und welche eingekauft werden.
3. Die Innovationsstrategie beschäftigt sich mit IT-Innovationen. Ziel der Innovationsstrategie ist es, neue Technologien vorausschauend für den Einsatz in einem Unternehmen zu bewerten.
4. Die Investmentstrategie betrachtet die IT-Investitionsentscheidungen eines Unternehmens, abgeleitet aus den Einzelstrategien Infrastrukturstrategie, Applikationsstrategie, Innovationsstrategie und Sourcingstrategie. Ziel der Investmentstrategie ist es, den effektiven und effizienten Einsatz der IT-Ressourcen sicherzustellen.
5. Im Mittelpunkt steht jedoch die Applikationsstrategie, welche sich mit dem Einsatz von Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen, z.B. Lagerhaltungssoftware oder Bürosoftware beschäftigt. Mit der Applikationsstrategie können zwei Ziele verfolgt werden: Einerseits der Einsatz von Software zur Ertragssteigerung, z.B. CRM Software zur Kundenbindung und Verkaufsförderung, andererseits Software zum effizienteren Geschäftsbetrieb, z.B. SAP Software für die Buchhaltung und das Personalmanagement.

Um auch in Zukunft geschäftsfähig zu sein wird auf 'Kontinuität, Sicherheit und Qualität' gesetzt. Diese werden über die Geschäftsleitung, Geschäftsbereiche wie auch Servicebereiche vorgegeben bzw. eingehalten. Um die Fragen nach dem Richtigen, der Richtigkeit, der Effektivität und Effizenz zu beantworten gilt es eine Tranzparenz zu schaffen und Messbarkeit darzustellen. In einem Strategieprojekt werden sowohl marktbezogene, organisatorische, technologische wie auch finanzielle Merkmale einbezogen. Weitere Ausführungen werden im Punkt 4.2.4 aufgeführt die sich mit der Umsetzung eines IT-Projektes beschäftigen.

Welche Auslöser kommen für Strategieprojekte in Frage?

• organisatorische Probleme: Brüche im innerbetrieblichen Informationsfluss
• technische Probleme: zu hoher Wartungsaufwand, störanfällige Systemkomponenten
• wirtschaftliche Probleme: sinkende Umsätze, hoher Kostendruck, Rationalisierungszwang
• marktbezogene Entwicklungen: verschärfte Konkurrenz, Wettbewerbsdruck
• Innovationen, Ideen: Aufbau neuer Kommunikationsbeziehungen, neue Produktideen
• Controlling-Ergebnisse: fehlerhafte, ineffiziente IT-Systeme, zu hohe Kosten im IT-Bereich.

Der Erfolg eines Strategieprojektes hängt natürlich auch von der Erfahrung, der Kreativität, dem Wissen und den sozialen sowie kommunikativen Qualitäten seiner Mitarbeiter ab. Eine richtige Mischung von erfahrenen Managern, begabten jungen Hochschulabgängern und engagierten Mitarbeitern aus der operativen Linie im Strategieprojekt motiviert alle Seiten und garantiert kreativ-realistische Ergebnisse. Zudem sollten sich in einem solchen Team auch die Meinungsträger und Meinungsführer befinden für eine überzeugende Kommunikation der Firmen- wie IT-Strategie in allen Hierarchieebenen und Prozessen. Die Balanced Scorecard ist ein mögliches Konzept zur Dokumentation der Ergebnisse aus Messungen der Aktivitäten eines Unternehmens im Hinblick auf seine Vision und Strategien, um den Führungskräften einen umfassenden Überblick über die Leistungsfähigkeit und Effektivität der Organisation zu bieten.

4.1.2 IT-Organisation (Organisationsprojekte)

Organisationsprojekte beziehen sich auf den Aufbau und die Struktur eines Unternehmens. Hier ist nicht nur die Hierarchie untereinander, sondern auch der Ablauf und der Informationsfluss untereinander gemeint. Es sind Aufgaben und Verantwortung zu strukturieren und dokumentieren, Regelprozesse einzuführen, Zuständigkeiten einzurichten sowie eine Optimierung der Abläufe und eine störungsfreie Kommunikation. Mit der Organisation wird auch die Prozessoptimierung/ und -orientierung in Zusammenhang gebracht.

Die Prozessorganisation umfasst die dauerhafte Strukturierung von Arbeitsprozessen unter der Zielsetzung, das geforderte Prozessergebnis möglichst effizient zu erstellen. Es ist somit ein System von Aktivitäten, die über einen durchgängigen Leistungsfluss miteinander verknüpft sind und in einer klar definierten Folgebeziehung zueinander stehen. Die Prozesse richten sich am Kunden aus, um für den Kunden und das Unternehmen wertschöpfend zu sein - kundenorientierte Rundumbearbeitung. Einerseits wird dadurch die Koordination verbessert - weniger Schnittstellen führen zu weniger Fehlern bei der zeitlichen und sachlichen Abstimmung von Teilleistungen. Andererseits steigt die Motivation, da Leistungen eigenständig erbracht werden und kundenspezifisch Prozess-Teams zugerechnet werden können.

Die Prozessoptimierung dient in Organisationen dazu, die Effizienz bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse, sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen mit Hilfe von softwaretechnischen Werkzeugen kontinuierlich zu verbessern. Grundlage ist eine prozessorientierte Betrachtungsweise der gesamten betrieblichen Abläufe: Hierfür ist es nötig, hergebrachtes hierarchisches 'Abteilungsdenken' aufzugeben und stattdessen Prozessketten bereichsübergreifend zu definieren (Ablauf- vs. Aufbauorganisation).

Beispiel einer IT-Organisation:

Die Rollen untereinander treten in Abhängigkeiten. Würde hier eine Rolle versagen würden sämtliche andere Rollen in Mitleidenschaft gezogen werden. Einige Rollen können zusammengefasst werden. Je nach Unternehmensgrösse ist dieses auf Grund des bereichsspezifischen Umfangs aber nicht mehr möglich, da der IT-Sektor sich ständig verändert und das Personal entsprechend geschult werden muss.

Welche Auslöser kommen für Organisationsprojekte in Frage?

• Probleme im innerbetrieblichen Informationsfluss
• Zugehörigkeiten
• Strukturierung der Datenablage
• Zugriffsbeschränkungen
• Verantwortlichkeiten
• Berichtswesen
• Projektsteuerung

4.1.3 IT-Infrastruktur (Infrastrukturprojekte)

Definition: Die IT-Infrastruktur ist die Gesamtheit aller Gebäude, Kommunikationsdienste (Netzwerk), Maschinen (Hardware) und Programme (Software), die einer übergeordneten Ebene durch eine untergeordnete Ebene zur automatisierten Informationsverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Die übergeordnete Ebene hat hierbei keine direkte Möglichkeit der Beeinflussung der Prozesse der untergeordneten Ebene; die Planungshoheit für die Prozesse verbleibt bei der untergeordneten Ebene.

Infrastrukturprojekte zielen auf die Bedürfnisse des Unternehmens. Es soll der maximale Nutzen aus den gegebenen Mittel zur Verfügung gestellt werden. Die Kompetenz und Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter ist hier von tragender Rolle, denn der IT-Markt ist sehr schnelllebig. Um auch weiterhin den Anforderungen und Technologien auch in Bezug auf die Konkurrenz zu genügen, ist eine ständige Weiterentwicklung der Mitarbeiter nötig, denn eine optimale Infrastruktur setzt fundiertes Fachwissen voraus.

Die Abbildung zeigt die verschiedenen Bereiche der IT-Infrastruktur. Als Endanwender oder Arbeitsplatzsystem wird der einzelne Arbeitsplatz bezeichnet von dem die Eingaben oder Rechenoperationen ausgeführt werden. Dieser ist nur dann einsatzbereit, wenn das entsprechende Betriebssystem und Anwendung auf dem Arbeitsplatz installiert ist. Als Anwendungen können dies Officeprodukte zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationserstellung sein, Datenbank- und Webapplikationen oder auch E-Mail. Der Arbeitsplatz greift auf einen Server zu, auf welchem weitere Anwendungen und das Datensicherungsmanagement laufen. Der Server stellt neben Druck- und Dateidiensten ebenfalls eine Möglichkeit des Zugriffes auf das Intra- und/oder Internet. Der Zugriff auf sämtliche Anwendungen und Dienste erfordert vom Anwender eine Authentifizierung. Anhand der Authentifizierung werden die entsprechenden Zugriffe gestattet oder verhindert.

Sämtliche IT-relevanten Komponenten sind im Gebäude zentral in einem klimatisierten Raum untergebracht und an einem separaten Stromkreis angeschlossen.

Welche Auslöser kommen für Infrastrukturprojekte in Frage?

• Auslastung der Hardware
• Störungs- / Ausfallsicherheit
• hoher Wartungsaufwand
• Einsatz neuer Hard-/ und Software
• Sicherheitskomponenten (Virenschutz, Zugangsberechtigungen, Backup)

Ein Hauptaugenmerk der IT-Infrastruktur liegt mittlerweile bei der Virtualisierung. Virtualisierung ermöglicht eine wesentlich intensivere Nutzung, da Pools aus gängigen Infrastruktur-Ressourcen erstellt werden. Auf diese Weise wird das Modell 'Eine Anwendung je Server' durchbrochen. Mit Virtualisierung können Sie die Anzahl der Server und die zugehörige IT-Hardware im Rechenzentrum verringern. Dies führt zu geringeren Liegenschaftskosten, verringerten Anforderungen an Stromversorgung und Kühlung sowie zu erheblich geringeren IT-Kosten. Virtualisierung eröffnet neue Möglichkeiten zum Managen der IT-Infrastruktur und kann IT-Administratoren Zeit für repetitive Aufgaben ersparen (z. B. für Bereitstellung, Konfiguration, Überwachung und Wartung). Eliminieren geplanter Ausfälle und schnelle Wiederherstellung nach geplanten Ausfällen da ganze virtuelle Umgebungen unterbrechungsfrei und zuverlässig gesichert und migriert werden können.

4.1.4 IT-Ausbildung (Ausbildungsprojekte)

'Nur wer einen qualifizierten Berufsabschluss bekommt, hat gute Chancen sich zu integrieren und gleichberechtigt am Leben in unserem Land teilzuhaben' (Prof. Dr. Maria Böhmer Staatsministerin im Bundeskanzleramt)

Wie die folgende Grafik zeigt, gibt es in den Ausbildungsberufen der Informatik drei unterschiedliche Schwerpunkte, wonach man die Fähigkeiten der angehenden Informatiker selektieren kann.

Unter Applikationsentwicklung fallen 'Programmierung, Datenbanken und Webanwendungen'. Die Systemtechnik beschäftigt sich hauptsächlich mit Netzwerk- und Verbindungskomponenten und der der Support setzt seine Schwerpunkte in die Bereich „Betriebssysteme, Officeanwendungen und Hardware".

Berufsbegleitend werden zahlreiche Studiengänge an Fachhochschulen angeboten, welche von vielen Unternehmen als Weiterbildungsmaßnahme Ihres eigenen Nachwuchses genutzt wird.

Ein weiterer Trend innerhalb der Ausbildungsprojekte entsteht durch das sog. E-Learning. Aber was bedeutet E-Learning eigentlich? E-Learning beschreibt dem Grunde nach nichts anderes als eine durch den Einsatz digitaler Medien unterstützten Methode des Lernens.

Möglichkeiten von E-Learning:

• Computer Based Training (der Auszubildende sitzt direkt am Rechner und kann mit aufwändigen Programmen arbeiten)
• Web Based Training (Lernstoff wird über das Web übertragen. Hierfür dienen Dienste wie E-Mail, Chat, Video- und Audioübertragungen)
• Virtual Classroom (Gruppenarbeit und Chat mit dem Internet als Kommunikationsmedium)
• Business TV (der Auszubildende bekommt seinen Lernstoff anhand von Filmmaterial vermittelt)

Vorteile des E-Learnings:

• höhere Lerngeschwindigkeit
• selbst zu bestimmendes Lerntempo
• abstrakte Inhaltsvermittlung
• zeit- und ortsunabhängig
• einfache Wiederholung

Nachteile des E-Learnings:

• meist fehlende Ansprechpartner direkt vor Ort
• wenig begleitende Information
• bislang wenig unterstützende Produkte auf dem Markt

Weitere IT-Ausbildungsprojekte sind u.a. die Förderung von Frauen und Immigranten. Auch lokale Schulen oder andere Einrichtungen werden mit IT-Ausbildungsprojekten unterstützt, so dass z.B. Kinder frühzeitig an Computer herangeführt werden und dort spielerisch den Umgang mit dem PC erlernen.

Welche Auslöser kommen für Ausbildungsprojekte in Frage?

• Verbesserung von Ausbildungsergebnisse
• Deckung des Bedarfs an qualifizierten Mitarbeitern
• Entgegenwirken eines Fachkräftemangels
• Einbringen von Innovations- und Forschungsprojekten
• Qualitäts- und Standortsicherung der Unternehmen

Neben den "klassischen" Ausbildungsprojekten fallen aber auch Zertifizierungen bei div. Markenherstellern wie z.b. Microsoft, Novell, Sun, Oracle oder Citrix in die Rubrik der IT-Ausbildungsprojekte. Diese Zertifizierungen bieten Auszubildenden / sich Weiterbildenden gemäß ihren Kenntnissen und Vorlieben eine entsprechende Spezialisierung. Derartige Zertifizierungen erhöhen die Arbeitsmarktchancen, da in vielen Unternehmen ein zertifiziertes Wissen mit Fachkompetenz vorausgesetzt wird. Der praktische Umgang bzw. die Erfahrung des Absolventen rückt hierbei leider oft in den Hintergrund.

4.2 Besonderheiten

Jedes IT-Projekt hat seine eigenen Besonderheiten und entwickelt bereits während der Planung eine gewisse Eigendynamik. Jede einzelne Besonderheit aufzuzählen würde den Rahmen dieser Arbeit sprengen, so dass sich die Ausarbeitung auf die Gemeinsamkeiten, die jedes IT-Projekt kennzeichnet und beinflusst, beschränkt. Hier wären die unternehmensinternen Zielvorgaben, die Konzeption, die Organisation und die Umsetzung zu nennen. Diese Kriterien sind fallen in jedem IT-Projekt an, werden je nach Art des Projektes allerdings unterschiedlich gewichtet.

4.2.1 Zielvorgaben

• Strategische Ziele

Ein strategisches Ziel ist ein im Unternehmen langfristig geplantes Ziel, welches einen hohen Planungsaufwand bedarf und dessen Umsetzung meist mehrere Monate bzw. Jahre benötigt.

• • Beispiel: Einführung von SAP / Dokumentenmanagement, Erschließung neuer Zielgruppen, Entwicklung neuer Programme

• Operative Ziele

Die operative Ziele sind größtenteils kurz- bis mittelfristig orientiert und beziehen sich meist auf einzelne Abteilungen innerhalb eines großen Unternehmens bzw. kleine und mittlere Gesamtunternehmen. IT-Projekte, die operative Ziele verfolgen bedürfen keiner großartigen Planung und die Umsetzung erfolgt meistens innerhalb weniger Stunden bzw. Tage.

• • Beispiel: Einführung eines neues Betriebssystems, Installation von ServicePacks, Wartungsarbeiten, Backups

• Ergebnisziel

Ein Ergebnisziel ist schlichtweg die Formulierung eines konkreten Ziels. Hierbei wird meist auf elektronischem Wege (per E-Mail, per elektr. erfasstem Gesprächsprotokoll etc.) ein Zeitplan erstellt, welche zu Zwecken der Dokumentation und Kontrolle dient. Ein Ergebnisziel bedarf normlalerweise keiner Planung.

• • Beispiel: Bis zum soll umgesetzt werden / installiert sein.

• Prozessziel

Ein Prozessziel verfolgt die qualitative und/oder quantitativ Erweitertung eines oder mehrerer Prozesse. Die Planung zur Umsetzung beschränkt sich in den meisten Fällen auf die Verfügbarkeit entsprechenden Personals. Die Abwicklung eines solches Prozesses erfolgt in den meisten Fällen über ein Change Request, welcher als elektronisch erstellter Arbeitsauftrag an die IT-Abteilung (meist die Entwicklung) zu verstehen ist.

• • Beispiel: Der innerhalb der SAP Umgebung abgebildete Einkaufsprozess wird um eine Schnittstelle zu einem neuen Liefarnten erweitert.

• Bereichsziele

Bereichsziele werden von verschiedenen Unternehmensbereichen an die Unternehmensleitung gemeldet. Um diese Ziele jedoch erreichen zu können, bedarf es in den meisten Fällen auch Änderungen innerhalb des Arbeitsumfeldes, so dass entsprechende Anforderungen an die IT-Abteilung gestellt werden. Bereichsziele werden meistens für einen Zeitraum von einem Geschäftsjahr formuliert und durch die Unternehmensleitung als Messwert genutzt. Ein Nichterreichen der selbst gesteckten Ziele kann somit u.U. fatale Konsequenzen mit sich bringen.

• • Beispiel: Kostensenkung im kaufmänn. Bereich durch den Einsatz verbesserter Programme, Optimierung der Kundenzufriedenheit durch den Einsatz spezieller CRM-Programme

4.2.2 Konzeption

Ein Konzept ist eine Aufstellung der Ziele die durch entsprechende Strategien und Maßnahmen umgesetzt werden sollen.

In der obigen Abbildung wird ein IT-Prozess als Ganzes formuliert und vorgegeben. Die Umsetzung allerdings erfolgt durch die einzelnen Abteilungen oder in einzelnen Abschnitten um dieses Ziel zu erreichen. Hier werden verschiedene Systeme angesprochen, die untereinander abgestimmt werden müssen. Im Verlauf eines Projektes können Konzepte auf Grund von Technologien, Sicherheitsvorgaben oder anderer Einflüsse überarbeitet oder völlig neu umstrukturiert werden. Hier ist ein ständiger Soll/Ist Abgleich durch entsprechende Indikatoren notwendig. Als Indikatoren wären hier Meilensteine und Zeitraster anzunehmen. Ein Konzept muss nicht auf ein Ziel hin ausgerichtet sein, beispielweise können auch modulare Systeme entwickelt werden, so dass sie zu einem späteren Zeitpunkt für einen anderen Verwendungszweck umgebaut werden können. Beispiel: Einrichtung eines Servers der für Filesharing eingesetzt wird, später dann für Web-Applikationen oder Datenbanken.

4.2.3 Organisation

Die Besonderheiten bei der Organisation eines IT-Projektes liegen in der zentralen bzw. dezentralen Organisationsstruktur.

Die zentrale Organisation

In dieser Abbildung werden die Anwendungen und Anforderungen zentral von dem Bundesmaster über die Landesserver bis zu den Behörden herunter verteilt. Die Aufgaben und Ziele werden durch die übergeordnete Instanz vorgegeben. Die Umsetzung erfolgt dann entweder zentral oder kann auch auf die einzelnen Fachbereiche übertragen werden, welche diese dann umsetzen. Hier können dann fachliche Meinungsverschiedenheiten in der Umsetzung auftreten. Nicht jede Aufgabe die von einer höheren Instanz vorgegeben wird ist für die darauf folgende Instanz nachvollziehbar. Unterschiedliches Fachwissen kann hier zu Diskrepanzen führen.

Die dezentrale Organisation

Administration IT-Systeme (Administration Ihrer Arbeitsplätze und Server, Benutzermanagement auf Netz- und Anwendungsebene, Unterstützung Ihrer Mitarbeiter bei allen technischen Fragen)

Hardwareentstörung und Wiederinbetriebnahme (Entstörung defekter IT-Systeme, Sicherstellung der Hardwarefunktion, Sicherstellung der Betriebsfunktion)

Inbetriebnahme, Austausch, Veränderung und Abbau von IT-Systemen (Installation und Inbetriebnahme Ihrer IT-Systeme, Veränderungen der Hard- und Software im Lebenszyklus Ihrer IT-Systeme, fachgerechte Entsorgung nach den geltenden Vorschriften)

Wenn man die beiden Organisationsstrukturen miteinander vergleicht kann man nicht mit Sicherheit behaupten, die eine Struktur sei besser geeignet wie die andere. Die Auswahl einer sinnvollen Struktur hängt meistens von der Größe des betroffenen Unternehmens ab. Aufgrund der Vor- und Nachteile beider Organisationsstrukturen wird vielerorts auch ein Mix aus beiden verwendet.

Auf Grund von Gesetzen unterliegen die in jedem Unternehmen vorhandenen die Datenschutzbeauftragten keinen Hierarchien und sind demnach von der Organisationsseite auszuschlißen. Organisationseinheiten die ausschließlich der IT-Sicherheit dienen sind nur der Unternehmensleitung unterstellt. Probleme liegen u.a. bei der theoretischen Anforderung und der praktischen Umsetzung, da die geforderten Ziele der Unternehmensführung von Seiten der IT-Abteilung nicht immer umsetzbar sind. Eine ständige Kommunikation ist daher notwendig, da sich auch die Anforderungen und Voraussetzungen im IT-Sektor ständig ändern. Durch nationale und internationale Zertifizierungen ist es mittlerweile erforderlich, sämtliche Organisationsabläufe zu dokumentieren. Diese sind in einem Organisationshandbuch niederzuschreiben. Dieses soll die Nachvollziehbarkeit des Systems für Anwender wiedergeben sowie die organisatorische Schnittstelle zur Umgebung darstellen. Weiterhin liegen Probleme u.a. bei der theoretischen Anforderung und der praktischen Umsetzung, da die geforderten Ziele der Unternehmensführung von Seiten der IT-Abteilung nicht immer umsetzbar sind, was eine ständige Kommunikation vorraussetzt, da sich auch im IT-Sektor die Anforderungen und Voraussetzungen ständig ändern.

Eine IT kann verschiedene Organisationsverantwortliche aufweisen:

• CIO (Chief Information Officer)
• zentraler IT-Dienstleister
• Bereichsleitung
• IT-Verantwortlicher
• Verfahrensverantwortlicher
• Systemadministrator
• Applikationsbetreuer
• Anwendungsbetreuer
• Key-User

Bei einer derartigen Vielzehl an unterschiedlichen Bereiche treten zwangsläufig Probleme auf, die im folgenden kurz aufgelistet werden:

• fehlende oder unzureichende Regelungen
• unzureichende Kenntnis über Regelungen
• unzureichende Kontrolle der IT-Sicherheitsmaßnahmen
• mangelhafte Anpassung an Veränderungen beim IT-Einsatz
• nicht fristgerecht verfügbare Datenträger
• fehlende Auswertung von Protokolldaten
• ungeeignete Verwaltung von Zugangs- und Zugriffsrechten

4.2.4 Umsetzung

Die Umsetzungsphase:

Die Umsetzung ist immer in Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen zu vereinbaren. So ist z.B. bei Einführung einer Buchhaltungssoftware die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung / Finanzabteilung vonnöten und bei Einführung einer neuen Lagersoftware eine Kommunikation mit dem Lager / Controlling zu gewährleisten.

Am Start beginnt die Ausarbeitung, Erörterung der Anforderungen und Vorgaben der Unternehmensleitung / Fachabteilung in Zusammenarbeit mit der IT. Dem Projekt wird ein Verantwortlicher zugewiesen, welcher die Leitung des Projektes übernimmt. Der Input bezeichnet die Daten, die zur Entwicklung und Ausarbeitung des Projektes benötigt werden. Die Projektdurchführung kann dann nach dem folgenden Schema ablaufen:

Nachdem die Spezifikationen festgelegt wurden, kann unter Hinzuziehen verschiedenster Technologien mit der Entwicklung begonnen werden, nach dessen Abschluß ein ausführlicher Test erfolgt. Innerhalb der Testphase werden verschiedenste Methoden und Mechanismen eingesetzt, welche sowohl vorhersehbare aber auch unvorhersehbare (so weit möglich) Ereignisse herbeiführen, um die Stabilität und Nutzbarkeit des Systems zu testen. Die Abnahme erfolgt nach erfolgreicher Testphase durch den Investor (meist die Unternehmensleitung) und zeigt letztendlich das endgültige Produkt inkl. sämtlicher Programmabläufe. Ab diesem Zeitpunkt können evtl. Probleme und / oder Änderungeswünsche nur noch über Produktupdates vorgenommen werden. Die endgültige Abnahme ist ordentlich zu dokumentieren und von allen beteiligten Vertragsparteien zu unterzeichnen. Der Pilotbetrieb wird parallel zum Realbetrieb durchgeführt um evtl. Abweichungen zu testen. Diese Phase ist durch ihre doppelte Dateieingabe zwar zeitaufwendiger, zeigt aber mögliche Fehler auf. Hier sollte dann auch eine Schulung der Mitarbeiter erfolgen um bei der Einführung einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Somit geht der Pilotbetrieb meistens fließend in die eigentliche Inbetriebnahme über. Da nicht alle Fehler und Probleme in der Test- und Pilotphase aufgedeckt werden können, wird die Einführungsphase einen erhöhten Supportanspruch mit sich bringen.

Eine kontinuirliche Überwachung aller Phasen ermöglicht einen direkten Vergleich zwischen den vorgegebenen Zielen und den vorliegenden Resultaten des Betriebsprozesses (Soll / Ist Vergleich). Probleme und Abweichungen haben dann eine Änderungsplanung zur Folge, welche an das Controlling und an die Projektplanung weitergegeben werden. Neue Vorgaben oder Planungen starten dann erneut einen Umsetzungsprozess und werden meistens über Change Requests bearbeitet.

Nicht jedem Unternehmen stehen die geeigneten Kapazitäten und das erforderliche Know-how zur Verfügung, so dass oftmals auf spezialisierte Fremdfirmen zurückgegriffen wird, welche das Unternehmen aufgrund ihrer Erfahrungen schon bei der Bestimmung der Ziele, Maßnahmen und Indikatoren unterstützen können.

Allerdings bringt die Umsetzung von IT-Projekten aufgrund der Komplexität auch eine Vielzahl an Problemen mit sich wie z.B.:

• Mitarbeiter mit unterschiedlichen Fachkenntnissen
• hoher Zeitdruck
• komplexe Sachverhalte
• hohe Investitionen
• häufige Änderungswünsche

5 Schlussbetrachtung

Ein IT-Projekt ist also eher als ein dynamischer Prozess zu verstehen, welcher einmal festlegt und danach nicht mehr verändert wird. Sollten sich die festgelegten Rahmenbedingungen eines bereits begonnenen IT-Projektes ändern, wird der erfolgreiche Abschluss schnell zu einem Abenteuer mit unvorhersehbaren Auswirkungen. Dennoch sollte die generelle Vorgehensweise bei einem IT-Projekt, auch unter diesen erschwerten Bedingungen, professionellen Ansprüchen genügen. Durch ein paar kleine Vorraussetzungen und Hilfsmittel läßt sich der leider häufig durch Zufälle geprägte Prozess struktieren und planbar machen. Dies bedeutet, dass vor dem Kick-Off Termin (Projektstart) sowohl die aus der Unternehmensleitung und den unmittelbar betroffenen Fachabteilungen formulierten Geschäftszielen als auch die IT-technischen Rahmenbedingungen festgelegt und dokumentiert werden. Hierfür ist besonders der Einsatz einer IT-Governance zu empfehlen, welcher deutlich zeigt, dass ein gut geplantes und durchorganisiertes IT-Projekt unter dem Strich gesehen wesentlich kostengünstiger ist. Trotzdem sollte an dieser Stelle erwähnt werden, dass sich trotz optimaler Vorbereitung und Planung eine gewisse Eigendynamik innerhalb des Projektes entwickeln wird. Aber genau das macht ein IT-Projekt so besonders.

6 Literatur- und Quellenverzeichnis

Dostal, W., Arbeitsmarkt Informationstechnologie	Berufsplanung für den IT-Nachwuchs (Hrsg.: Staufenbiel, v. J. E., Giesen, B.) Köln, 1999, S. 24-64
Symposion Publishing 2003	Strategisches IT-Management Band 1 (http://www.symposion.de/it-management)
www.4managers.de	http://www.4managers.de/themen/it-strategie/
Computerwoche	http://www.computerwoche.de/knowledge_center/it_strategie/
SIGMETA	http://www.sigmeta.de/
SANTIS	http://www.santis-training.ch/
IBM /// GEVER - IT Projekt oder Organisationsprojekt?	http://www-05.ibm.com/services/ch/bcs/government/download_gov/gev-02-projekt.pdf
BASYCON	http://www.basycon.com/40_pub/POSTER_IT_AutoIndustrie.pdf
Wikipedia	http://de.wikipedia.org/

7 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung
1	Nutzenpotentiale einer IT-Governance
2	Verantwortung für IT-Governance
3	Notwendigkeit der IT-Strategie
4	‎Bestandteile einer IT-Strategie
5	‎Punkte des Strategieprojektes
6	Aufgabenfelder des integrierten Geschäftsprozessmanagements
7	Rollenverteilung einer IT-Organisation
8	Bereiche der IT-Infrastruktur
9	Informatiker-Lehrlinge
10	IT-Prozess
11	zentrale Organisation
12	dezentrale Organisation
13	Projektumsetzung
14	Umsetzungsphase