Einsatz eines Wiki in Unternehmen als Informationsverwaltung, mit besonderer Sicht auf Chancen und Risiken

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Name des Autors: Sven Bockisch
Titel der Arbeit: Einsatz eines Wiki in Unternehmen als Informationsverwaltung, mit besonderer Sicht auf Chancen und Risiken
Hochschule und Studienort: FOM Essen



Inhaltsverzeichnis

1 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.Abbildung
1Wiki Funktionsweise, Quelle: http://www.communitywiki.org

2 Einführung

Durch die stark gestiegene Bekanntheit von Wikipedia und deren Konzept Inhalte möglichst einfach und schnell zu erfassen, zu strukturieren, zu Verknüpfungen und zu veröffentlichen ist die Wiki Technologie auch in den Fokus von Unternehmen getreten. Im zunehmenden Maße sehen sich Unternehmen gezwungen ihrem Wissensmanagement mehr Bedeutung beizumessen, um in den Anforderungen der globalen Zusammenarbeit gerecht zu werden.

Dabei sind nicht nur die Vorteile eines Wiki zu sehen, sondern auch die damit verbundenen Risiken bei der Einführung.

In dieser Seminararbeit wird auf den Einsatz der Wiki Technologie, somit des Wiki Konzept, eingegangen und deren Auswirkungen auf das Wissensmanagement in Unternehmen.

3 Wiki-System

3.1 Was ist ein Wiki?

"Ein Wiki ist eine webbasierte Software, die es allen Betrachtern einer Seite erlaubt, den Inhalt zu ändern, indem sie diese Seite online im Browser editieren. Damit ist das Wiki eine einfache und leicht zu bedienende Plattform für kooperatives Arbeiten an Texten und Hypertexten." [1]

Das Wort Wiki stammt aus dem Hawaiischen und bedeutet "schnell" und dies ist auch eines der Grundprinzipien eines Wiki, Inhalte sollen so schnell und einfach wie möglich erfasst, geändert und veröffentlicht werden.

3.2 Historischer Abriss

Das erste sogenannte Wiki war das 1972 von der Carnedie-Mellon University entwickelte ZOG-Datenbanksystem, welches bereits strukturierte Texte darstellte und diese per Hyperlinks miteinander verknüpfte. Es wurde dann im Folgenden zum Knowledge Management System (KMS) weiter entwickelt, mit der Neuerung, dass Änderungen direkt sichtbar waren.[2]

Es erfolgten in Nachhinein noch weitere Entwicklungen bzw. Verbesserungen, die Grafiken und Bilder integrierten, die die Zusammenarbeit bzw. die kollaborative Erstellung einführten und verbesserten. [3]

Das erste im Internet veröffentlichte Wiki, war das WikiWikiWeb vom US-amerikanischen Softwareautor Ward Cunningham, der es als ein Tool zur Verwaltung von Programmieraufgaben verwendete. Es wurde im März 1995 der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt und stieß auf ein reges Interesses.[4]

Schon nach weniger Zeit wurden bereits weiterentwickelte Wikis vorgestellt, die bis heute einen großen Anwenderkreis haben. Dazu zählen das MeatballWiki, das populäre MediaWiki, auf dem Wikipedia basiert und auch das TWiki, welches mit Textdateien arbeitet, um so bei kleinen Systemen die Performance zu verbessern.

Bis zum Start von Wikipedia.com waren Wikis mehr auf die Softwareentwicklung eingegrenzt. Erst als am 15. Januar 2001 Wikipedia an den Start ging änderte sich dies. Es konnten nun Beiträge von jedem erfasst und geändert werden. Im laufe der Jahren stiegen die Seitenzahlen an und heute ist das Wiki Konzept auch in Unternehmen, Einrichtungen und Verbänden vertreten.[5]

3.3 Wiki Konzept

"Auf die Frage, wer Wissen macht, antwortet das Wikipedia-Konzept mit: >>Alle<<"[6]

Das bedeutet ganz einfach, der Anwender oder Besucher erschafft, verändert und pflegt die Inhalte und sorgt somit für deren Aktualität und Wahrheitsgehalt. Dies hat den Vorteil gegenüber den Artikeln, die von einem Autor oder Autorenteams erstellt werden, dass mehr und auch neue Ideen, Ansätze oder Gedanken in die einzelnen Beiträge einfließen können.

3.4 Wiki Funktionsweise

Die Funktionsweise eines Wiki basiert auf einem großen Autorenkreis, der nicht fest definiert ist, sondern sich aus engagierten Freiwilligen oder aus zufälligen Besuchern zusammensetzt. Dieser Anwenderkreis erfasst oder verändert Artikel.

Damit Änderungen nicht ohne jegliche Überwachung passieren können, werden jeweils vor der Änderung verschieden Versionen gespeichert. Diese Versionierung ermöglicht es Änderungen an Beiträgen zurückzunehmen, falls Falscheintragungen oder auch absichtliche Verfälschungen vorgenommen wurden. Dieses Prinzip kommt einer Art Selbstüberwachung gleich, dem sogenannten Peer Review.

Die einzelnen Artikel im Wiki werden mit Hilfe von Hyperlinks miteinander verbunden und innerhalb des Wiki baut sich so eine Inhaltsstruktur auf, die in ihrer Art mit einem Organismus zu vergleichen ist, bei dem Nervenbahnen entweder neu hinzukommen oder abgeklemmt werden, falls diese nicht mehr gebraucht werden.


Abb.1 Wiki Funktionsweise, Quelle: http://www.communitywiki.org
Abb.1 Wiki Funktionsweise, Quelle: http://www.communitywiki.org

4 Wiki im Unternehmen

4.1 Begriff Wissensmanagement

"Wissensmanagement ist der gesamte Prozess von der Wissenserfassung, -änderung bis hin zum Finden und Strukturieren von Wissen." [7]

Damit Projekte, Arbeitsabläufe und Prozesse optimal ablaufen ist es für Unternehmen mittlerweile entscheidend Wissen so zu erfassen, zu erhalten und stets aktuell zu halten, dass dies gewährleistet werden kann.

4.2 Problemstellung des Wissensmanagemet im Unternehmen

Durch das Fehlen eines gezielten Wissensmanagement im Unternehmen kann es häufig zu folgenden Problemen kommen.[8]

  • Arbeitsabläufe und Prozesse sind nur unzureichend oder garnicht dokumentiert und somit für neue Mitarbeiter, Unternehmensprüfer nicht nachvollziehbar. Durch die praktische Unkenntnis dieser Abläufe bieten sie kaum Potenzial für Verbesserungen.
  • Das Wissen der Mitarbeiter wird nicht zentral, sondern meist in persönlichen Lauferken bzw. Ordnern gespeichert und steht so für Aufgaben und Projekten nicht unmittelbar zur Verfügung.
  • Verlässt ein Miarbeiter das Unternehmen, so nimmt er oft einen Großteil seines Wissen mit, da dieses nicht dokumentiert bzw. aufgezeichnet ist, verliert das Unternehmen meist in Jahren aufgebautes Know-How, das sie zeitraubend wieder durch anderen Mitarbeiter aufgebaut werden muss.
  • Die Möglichkeit Informationen im Unternehmen zu veröffentlichen sind vielfältig, aber oft auch meist umständlich und zeitraubend über Rundschreiben und dezentral mit Hilfe sogenannter "schwarzer Bretter".

4.3 Zielsetzung eines Wiki im Unternehmen

"Natürlich wird die rasante Entwicklung der Wikipedia auch von Unternehmen beobachtet, insbesondere dort, wo es um das Management von Wissen geht." [8]

Simpel übersetzt bedeutet dies, Unternehmen die auf einen einfach strukturierten und zugänglichen Wissensaufbau bzw. -pflege setzen, greifen im zunehmenden Maße auf den Einsatz von Wiki Systemen zurück.

4.4 Kriterien für den Einsatz eines Wiki

Für und gegen den Einsatz eines Wiki im Unternehmen können verschiedene Kriterien, Ansatzpunkte und Umgebungsbedingungen ausschlaggebend sein.

Kriterien, die für den Einsatz eines Wiki System sprechen: [9]

  • Teamarbeit
  • Kreativ-Aufgaben
  • schlecht strukturierte Aufgabenfelder
  • räumliche / zeitliche Trennung
  • durchgängig hohe Motivation
  • geringe Sicherheitsrelevanz

Kriterien, die nicht für den Einsatz eines Wiki System sprechen:

  • Einzelarbeit
  • klar strukturierte Aufgabenfelder
  • keine räumliche / zeitliche Trennung
  • hohe Sicherheitsrelevanz
  • fehlende oder unterschiedliche Motivation

4.5 Einsatzmöglichkeiten

In Unternehmen existieren für Wikis verschiedene Anwendungsgebiete, dabei werden Wikis meist als ein Tool zur Zusammenarbeit in Gruppen und Teams oder zur Veröffentlichung von Informationen verwendet. Die häufigsten Einsatzbereiche dabei sind: [10]

  • Dokumentation von Wissen
    • Gemeinsame Erstellung von Installationsanleitungen
    • Handbücher
    • FAQs
    • Change Logs
    • Schulungsunterlagen
    • Fehlerverfolgung von Software
    • Glossare
  • Projektmanagement
    • Gemeinsame Erstellung und Pflege von Gesprächsprotokollen
    • Projektbeschreibungen
    • Zeitpläne
    • Tagesordnungen
    • Testergebnisse
  • Sammlung / Austausch von Informationen
    • Link-Sammlungen
    • Notiz-Block
    • ToDo-Listen
  • Plattform für internationalen Expertenaustausch
  • Personal Information Management - elektronisches Notizbuch

4.6 Risiken

Ein Wiki System ist keine Software, die von einem einzelnen Mitarbeiter verwendet wird, sondern von einer Abteilung oder Gruppe. Deshalb empfiehlt sich eine Abstimmung über die Verwendung mit gleichzeitiger Einführung von Prozessabläufen, die bestimmen wie das System mit Informationen bestückt wird.[11]

Eine reine Einrichtung eines Wiki System und der damit verbundenen Auferlegung der Mitarbeiter dieses zu verwenden ohne klar zu besprechen, wie und wofür es verwendet werden soll, ist der falsche Ansatz zur Einführung. Es muss dabei jedem klar sein welche Leistungen die einzelnen Beteiligten erbringen und leisten müssen.[11]

Es ist gerade in der Anfangphase des Wiki erforderlich, den Benutzern klar den Nutzen des Systems darzulegen. Anfangs erkennen viele User keinen Unterschied zu den bereits im Unternehmen verwendeten Systemen bzw. Programmen. Deshalb ist die Motivation der Anwender von entscheidender Bedeutung. Eine Möglichkeit kann hierbei zum Beispiel sein, dass das Einführungsteam das Wiki System bereits mit Inhalten aus bestehenden Systemen oder Dokumentensammlung füllt und somit bereits mit im Unternehmen vorhandenen Informationen übergibt.[11]

Dabei sollten sich bei der Einrichtung des Wiki System folgende Fragen gestellt werden:[11]

  • Inwieweit soll der Benutzer kontrolliert werden?
  • Soll die Struktur vorgegeben werden oder sich selbst entwickeln lassen?
  • Gibt es feste Autorenteams oder steht es jedem frei Beiträge zu erfassen und zu ändern?

Eine nicht zu unterschätzende Gefahr kann auch die Böswilligkeit einiger Mitarbeiter sein, dieses Projekt bzw. System zu boykottieren und zu schädigen. Dies kann mit einer eingeschalteten Versionierung nachverfolgt bzw. rückgängig gemacht werden. Denn das Grundprinzip eines Wiki ist, dass jeder einen Text erfassen und bearbeiten kann. Ein fest definierter Autorenkreis, der Texte erstellen und editieren darf, verhindert den ungewollten Eingriff.[12]

4.7 Chancen

Ein direkt ersichtlicher Vorteil eines Wiki ist der einfache Zugang zum System, der über einen Webbrowser erfolgt. Aber auch die Erstellung und die Pflege der Inhalte gestalten sich sehr benutzerfreundlich und sind auch für unerfahrene Anwender einfach zu erlernen und durchzuführen.

Mit einem Wiki hat ein Unternehmen eine große Chance die Ideen und Anregungen aller Mitarbeiter einzubinden, auch wenn diese nicht unmittelbar beteiligt sind oder sich in normalen Besprechungen kein Gehör beschaffen können. Zusätzlich ist es möglich weitere "Ideengeber" zu integrieren, wie externe Unternehmen.[13]

In einem Unternehmen mit einem aktiven Wiki gestaltet sich der Informationsfluss bzw. die Informationsverteilung deutlich stringenter als in Betrieben mit einem klassischen schwarzen Brett. Einerseits sind bereits erstellte Inhalten relativ einfach wieder verfügbar und neue Inhalten können ohne Aufwand strukturiert und für jeden sofort zugänglich erfasst werden und anderseits ist die Informationsvielfalt deutlich höher als in Informationskästen, die sich üblicherweise in den Eingangsbereichen befinden. [13]

Wiki Systeme können auch für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden, um Kunden über neu Produkte, Veranstaltungen oder sonstiges zu informieren. Dabei tritt ein Vorteil des Systems besonders in Vorschein und zwar ist es möglich, dass der Kunde direkt seine Kommentare, Anmerkungen, Anregungen und Fragen im Wiki hinterlässt. Dies erhöht nicht nur die Kundennähe, sondern reduziert sowohl die Kosten und als auch der Zeitaufwand der mit der Kundenbetreuung in Bezug steht.[13]

Durch die Schaffung von abgegrenzten (zum Beispiel für eine Abteilung) bzw. kleinen Wikis besteht die Möglichkeit die Wissensstreuung im Unternehmen zu minimieren.[12]

5 Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass es ohne ein funktionierendes Wissensmanagement und den damit verbundenen strukturierten Wissensaufbau und - pflege es ein Unternehmen im zunehmenden Maße in der globalen Zusammenarbeit zu Hemmnissen kommen kann. Ein Wiki System kann hierbei ein Hilfe sein.

Ein einmal eingeführtes und akzeptiertes Wiki System kann für ein Unternehmen eine große Unterstützung in der Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen, Abteilungen oder Projekten sein und den Umgang und der Vorhaltung von Wissen stark verbessern. Die Risiken dürfen dabei aber nicht vernachlässigt werden.

6 Fußnoten

  1. ↑ Vlg. Ebersbach (2007), Seite 14
  2. ↑ Vgl. ECONOMIC expert.com (2009)
  3. ↑ Vgl. Wiki History (2009)
  4. ↑ Vgl. Dittler (2009), Seite 18
  5. ↑ Vgl. Dittler (2009), Seite 19
  6. ↑ Vlg. Thüringer Allgemeine (2005)
  7. ↑ Vgl. Christmann-Jacoby/Mass (1997), Seite 23
  8. ↑ 8,0 8,1 Vgl. Wiater (2007), Seite 64 ff.
  9. ↑ Vgl. Hein (2007), Seite 277
  10. ↑ Vgl. Koch (2007), Seite 38
  11. ↑ 11,0 11,1 11,2 11,3 Vgl. Koch (2007), Seite 38 f.
  12. ↑ 12,0 12,1 Vgl. Lamprecht (2008), Seite 77
  13. ↑ 13,0 13,1 13,2 Vgl. Lamprecht (2008), Seite 78 f.

7 Literatur- und Quellenverzeichnis

Back, A., Baumgartner, H., Gronau, N., Tochtermann, K. (2008): Web 2.0 in der Unternehmenspraxis: Oldenbourg

Christmann-Jacoby, H., Maas, R. (2007): Wissensmanagement im Projektumfeld auf Basis von Internet-Technologien: IM

Dittler, U. (2007): Online-communities als soziale Systeme (1. Auflage): Waxmann

Ebersbach, A., Glaser, M., Heigl, R., Warta, A., Dueck, G. (2007): Wiki (2. Auflage): Springer, Berlin

ECONOMIC expert.com: http://www.economicexpert.com/a/ZOG:hypertext.html

Hein, F.M. (2007): Elektronische Unternehmenskommunikation (1. Auflage): Deutscher Fachverlag GmbH (dfv)

Koch, M., Richter, A. (2007): Enterprise 2.0: Oldenbourg

Lamprecht, S. (2008): Unternehmenserfolg 2.0 (1. Auflage): Redline Wirtschaftsverlag

Leitermann, U. (2007): Web 2.0 – Einsatzpotentiale im Unternehmen: Grin Verlag

Thüringer Allgemeine vom 08.08.2005

Wiater, w. (2007): Wissensmanagement (1.Auflage): Vs Verlag

Wiki History: http://c2.com/cgi/wiki?WikiHistory

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