Entwicklung eines konzeptionellen Modells zur Einführung von E-Billing / E-Invoicing
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| Name des Autors: | Sergej Steinhauer |
| Titel der Arbeit: | Entwicklung eines Konzeptionelles Modells zur Einführung von E-Billing / E-Invoicing |
| Hochschule und Studienort: | FOM Neuss |
| Düsseldorf, den 15.07.2009 | |
Inhaltsverzeichnis |
1 Abkürzungsverzeichnis
| Abkürzung: | Erklärung: |
| B2B | Business-to-Business |
| B2C | Business-to-Consumer |
| CSV | Comma-Separated Values |
| EBPP | Electronic Bill Presentment and Payment |
| EDI | Electronic Data Interchange |
| EDIFACT | Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport |
| ENX | European Network Exchange |
| OCR | Optical Character Recognition |
| OFTP | ODETTE-File-Transfer-Protokoll |
| RG | Rechnung |
| ROI | Return on Investment |
| PKI | Public Key Infrastructure |
| XML | Extensible Markup Language |
2 Abbildungsverzeichnis
| Abbildung 1: | Konventioneller Rechnungsversand |
| Abbildung 2: | Akzeptanz der elektronischen Rechnung in Deutschland |
| Abbildung 3: | Hürden für die Ausbreitung von E-Billing |
| Abbildung 4: | Medienbruchfreie Übertragung der Rechnung |
| Abbildung 5: | EDI Umfeld |
| Abbildung 6: | Thick Consolidator Modell |
| Abbildung 7: | Thin Consolidator Modell |
| Abbildung 8: | Biller Direct Modell |
| Abbildung 9: | DataMatrix-Code oder PMC |
3 Tabellenverzeichnis
| Tabelle 1: | Berechnung der Stunden |
| Tabelle 2: | Berechnung der Alternativen |
4 Einleitung
EBPP steht für Electronic Bill Presentment and Payment, dieser Begriff stammt aus dem US-amerikanischen Sprachraum und steht für gesamte elektronische Rechnungstransaktion von Rechnungsstellung, -präsentation als auch -bezahlung, umfasst also die Dienstleistung als auch die dazugehörende Technologien zwischen dem Unternehmen und dem Endverbraucher (Business to Consumer = B2C).
EIPP steht für Electronic Invoice Presentment and Payment, die Definition bleibt gleich, bezieht sich jedoch auf Rechnungsstellung zwischen zwei Unternehmen (Business to Business = B2B). Diese Unterscheidung hat es jedoch nicht in den Europäischen Raum geschafft, hier hat sich der Begriff (EBPP) als Ganzes durchgesetzt, und hält unter einem Dach sowohl B2B als auch B2C.
Hinter E-Billing steckt jede Menge Potenzial! Durch die Prozessoptimierung lassen sich Kosten-, Arbeitsaufwand und sowohl als Nebeneffekt die Umweltbelastung erheblich reduzieren.
Die Nachteile der papierbasierten Rechnung liegen auf der Hand:
- diese Art von Versand stellt einen Medienbruch dar (die Rechnungen werden digital erstellt, gedruckt, und beim Empfänger wieder manuell erfasst (nicht ohne eine gewisse Fehlerquote))
- erhebliche Umweltbelastung
- verursacht jährlich Kosten in Milliardenhöhe
- unnötiger Arbeitsaufwand wird betrieben
Abbildung 1: Konventioneller Rechnungsversand
Zum folgenden Ergebnis kommen die Autoren der Studie „Status quo und Akzeptanz der elektronischen Rechnung“ des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover und der sgh Service AG:
„Jährlich werden in Deutschland ca. sechs Milliarden Rechnungen verschickt; jedoch weitaus überwiegend auf dem traditionellen Postweg. Bei betriebswirtschaftlichen Kosten von ca. fünf bis sieben Euro pro versandter und rund zehn bis zwölf Euro pro empfangene Rechnung liegt hier ein Einsparpotenzial in Milliardenhöhe vor.“[1] Bei der Berechnung der Kosten bei dem Rechnungsausteller sollten die Porto-, Druck- und Prozesskosten berücksichtigt werden. Beim Empfänger sind das zum größten Teil die Prozesskosten (siehe Abb. 1), aber auch Archivierung und Skontoverlust sollten bei der Berechnung berücksichtigt werden.
In Anlehnung an: Harald Schömburg, Gerrit Hoppen und Michael H. Breitner (2008), Seite I
Abbildung 2: Akzeptanz der elektronischen Rechnung in Deutschland
In unserer Zeit der Globalisierung wird die Rationalisierung sowie die Prozessoptimierung immer wichtiger. Im Bereich der Rechnungsbearbeitung siehe dazu Abb. 2 scheint das noch nicht angekommen zu sein. Mit E-Billing bietet sich eine reale Möglichkeit den Prozess zu optimieren und an der Wertschöpfungskette voll zu partizipieren. Doch warum die Zurückhaltung, wo man doch ein beachtliches Einsparpotenzial erwartet. Zu den größten Hürden zählen wie man der Abb. 3 entnimmt unter anderem: „Unzureichende Kenntnisse bei potenziellen Anwendern“ gefolgt von „Gesetzliche und regulatorische Vorgaben“.
In Anlehnung an: Oliver Berndt (2009)
Abbildung 3: Hürden für die Ausbreitung von E-Billing
4.1 Motivation
Mit dieser wissenschaftlichen Arbeit sollen konzeptionelle Modelle vorgestellt werden. Es soll untersucht werden, welche Methoden derzeit auf dem Markt geboten werden und wie sich der konventionelle Rechnungsweg optimieren lässt.
Anzustreben sei eine medienbruchfreie Lösung, und damit eben die Reduzierung. In der Zukunft sogar komplette Abschaffung der papierbasierten Rechnungen. Desweiteren soll auf die Problematik der fehlender Akzeptanz bzw. flächendeckender Verbreitung von E-Billing eingegangen werden.
Abbildung 4: Medienbruchfreie Übertragung der Rechnung
5 Historischer Hintergrund
Der Anfang zur elektronischen Rechnungsbearbeitung wurde mit electronic data interchange (EDI) gemacht.
„Die Definition der Vereinten Nationen lautet folgendermaßen: "Elektronische Übermittlung von kommerziellen und verwaltungstechnischen Transaktionen zwischen Computern, unter Verwendung einer vereinbarten Norm für die Gliederung der Daten dieser Transaktionen oder Nachrichten". [2]
Es handelt sich also um den Austausch strukturierter Daten zwischen zwei Applikationen, basierend auf einem von beiden Partnern akzeptierten Standard. […] EDIFACT bedeutet begrifflich „electronic data interchange for [administration], commerce and transport". Es handelt sich also um einen internationalen Standard für den elektronischen Datenaustausch in den Bereichen Wirtschaft, Verwaltung und Transport.“
Mitte der 70er wird durch die Wirtschaftskommission UN/ECE (United Nations/Economic Comission for Europe = Europäische Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen) eine Entwicklung eines Übertragungsstandards für Datenelemente, Codes, Syntaxregeln und Nachrichtentypen in Bezug auf den Datentransfer in Auftrag gegeben. Mit der Voraussetzung dass die entwickelten Syntax-Regeln unabhängig von der Hardware und Systemen sein sollten.
Im Jahre 1987 wurde dann EDIFACT in Genf durch UN/ECE verabschiedet. [3]
Bei dem EDI-Verfahren erfolgt die Kommunikation nur in eine Richtung, dabei wird eine Punkt-zu-Punkt Verbindung aufgebaut und Daten werden gesendet, für die Antwort muss die Gegenseite neuen Prozess starten. Die Übertragung der Daten konnte früher nur über eine Standleitung, ISDN, DATEX-P oder Modem Verbindung realisiert werden. Mit dem Voranschreiten des Internetzeitalters ist der Datentransfer über eine gesicherte Internetverbindung ebenso möglich geworden, und damit das Verfahren wesentlich Kostengünstiger gemacht. Im Laufe der Zeit kamen noch andere branchenspezifische Formate hinzu, solche wie VDA = Verband Der Automobilindustrie (Automobilsektor), SWIFT = Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (Bankensektor).
6 Rechtliche Grundlagen
Der Gesetzgeber schreibt bei der auf elektronischem Wege übermittelter Rechnung eine „qualifizierte elektronische Signatur“ vor. (§14 Abs. 3 UStG) Durch deren Einsatz werden folgende Punkte erfüllt: „Erstens muss der Empfänger der Daten zweifelsfrei feststellen können, wer der Absender ist (Authentizität und Nichtabstreitbarkeit) und zweitens muss ausgeschlossen werden, dass die Daten durch die Beteiligten, oder durch Dritte unbemerkt manipuliert oder verfälscht werden können (Integrität).“[4]
6.1 Funktionsweise der Signatur
„Zur Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird (§ 2 Nr. 7 SigG). Dieses Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden.
Der Unternehmer kann andere natürliche Personen bevollmächtigen, für ihn zu signieren. Es besteht die Möglichkeit, im Rahmen der qualifizierten elektronischen Signatur zusätzliche Attribute einzusetzen. Ein Beispiel hierfür wäre: „Frau Mustermann ist Handlungsbevollmächtigte des Unternehmers A und berechtigt, für Unternehmer A Rechnungen bis zu einer Höhe von € XXX Gesamtbetrag zu unterzeichnen.”
Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind alle technischen Verfahren zulässig, die den Vorgaben des SigG entsprechen (z.B. Smart-Card, Kryptobox). […]
Die qualifizierte elektronische Signatur arbeitet mit einem doppelten, "asymmetrischen" Schlüssel. Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren (oder public-key-Verfahren) basieren auf zwei verschiedenen Schlüsseln zum Ver- und Entschlüsseln einer Nachricht, wobei sich der eine nicht aus dem anderen ermitteln lässt.
Sender und Empfänger qualifiziert digital signierter Mitteilungen bedienen sich dabei einer dritten, vertrauenswürdigen Instanz, dem sog. Zertifizierungsdienstanbieter. Von diesem erhält der Teilnehmer einen doppelten Schlüssel. Dieses Schlüsselpaar besteht aus einem "öffentlichen" und einem davon verschiedenen "privaten" Schlüssel.
Während Ersterer in einem für alle zugänglichen Verzeichnis - ähnlich einem Telefonbuch - vorgehalten wird, ist Letzterer nur dem jeweiligen, registrierten und identifizierten Teilnehmer zugänglich, auf einer Chipkarte abgelegt und mit PIN gesichert.
Das Verfahren der digitalen Signierung besteht nun darin, dass der Teilnehmer seinen privaten Schlüssel auf das gesamte Dokument, das er digital signiert versenden will, anwendet. Zuvor werden die unverschlüsselten Daten mit Hilfe eines sog. Hash-Verfahrens komprimiert; es entsteht ein individueller "Fingerabdruck" des unverschlüsselten Dokuments, eine "Prüfsumme". Dieses Komprimat wird sodann mit dem privaten Schlüssel des Teilnehmers verschlüsselt und dem unverschlüsselten Dokument beigefügt. Beide werden zusammen versandt.
Der Empfänger des signierten Dokuments wendet darauf den öffentlichen Schlüssel des Senders an. Dadurch wird der verschlüsselte Hashwert (die verschlüsselte Prüfsumme) entschlüsselt. Zugleich wird aus dem unverschlüsselten Dokument erneut ein Hash-Komprimat gebildet.
Der Vergleich der beiden Komprimate beweist die Integrität des Dokuments. Um eine unberechtigte Benutzung des privaten Schlüssels zu verhindern, muss sich der berechtigte Nutzer als solcher beim Zertifizierungsdienstanbieter ausweisen, bevor er nach Prüfung und Feststellung seiner Identität persönlich eine auf ihn ausgestellte Signaturerstellungseinheit erhält, die die Anwendung des Signaturschlüssels von einer Chipkarte und persönlichen PIN-Nummer abhängig macht. Niemand sonst - auch nicht der Zertifizierungsdienstanbieter selbst - erhält Kenntnis von diesem privaten Schlüssel, kann ihn auslesen oder kopieren.
Für die Echtheit des zugehörigen öffentlichen Schlüssels, d.h. für die Gewissheit, dass auch dieser tatsächlich einer bestimmten Person zuzuordnen ist, garantiert der Zertifizierungsdienstanbieter durch ein Zertifikat. Dieses sog. Signaturschlüsselzertifikat ist die ihrerseits mit einer digitalen Signatur des Zertifizierungsdienstanbieters versehene digitale Bescheinigung über die Zuordnung eines öffentlichen Signaturschlüssels zu einer natürlichen Person und deren Identität.
Mit dem Signaturschlüsselzertifikat gibt der Zertifizierungsdienstanbieter jedem Dritten die Sicherheit, dass die im öffentlichen Schlüssel enthaltenen und allgemein zugänglichen Informationen - insbesondere zur Identität des Inhabers - überprüft wurden und zutreffen.“[5]
6.2 §2 SigG
Das deutsche Signaturgesetz ist die Umsetzung der europäischen Richtlinie zu digitalen Unterschrift. Im §2 Abs. 1 – 3 wird auf Signaturbegriffsbestimmung eingegangen:
„Im Sinne dieses Gesetzes sind
1. "elektronische Signaturen" Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen,
2. "fortgeschrittene elektronische Signaturen" elektronische Signaturen nach Nummer 1, die
a) ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet sind,
b) die Identifizierung des Signaturschlüssel-Inhabers ermöglichen,
c) mit Mitteln erzeugt werden, die der Signaturschlüssel-Inhaber unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann, und
d) mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sind, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann,
3. "qualifizierte elektronische Signaturen" elektronische Signaturen nach Nummer 2, die
a) auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und
b) mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden,“[6]
6.3 §14 UStG
6.3.1 Zustimmung des Rechnungsempfängers
§14 Abs. 1 UStG weist Eindeutig darauf hin, dass auf dem elektronischem Wege zugestellte Rechnung die Zustimmung des Empfängers vonnöten ist, es bedarf jedoch keiner bestimmten Form, es reicht ein gegenseitiges Einvernehmen aus:
„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.“[7]
6.3.2 Regelung für den Rechnungsaussteller
Im §14 Abs. 3 UStG wird auf die Regelung für den Aussteller eingegangen:
„Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.“[8]
6.4 §15 UStG
Im §15 Abs. 1 Nr. 1 UStG wird auf die Regelung für den Empfänger eingegangen:
„Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen:
„die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Soweit der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung dieser Umsätze entfällt, ist er bereits abziehbar, wenn die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet worden ist;“[9]
„Daneben hat sowohl der Aussteller wie der Empfänger noch weitere Prüfungs- und Archivierungsvorschriften zu beachten. Positiv formuliert wurden in § 14 UStG nur die Verpflichtungen des Rechnungsversenders. Die Formulierung des §15 UStG lässt jedoch keinen Zweifel daran, dass der Gesetzgeber alle
Anforderungen an die Rechnung vor dem Vorsteuerabzug durch den Empfänger geprüft wissen will.“[10]
6.5 GoBS
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und
„Die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (A0) auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht; § 147 Abs. 2 AO läßt unter gewissen Voraussetzungen die Aufbewahrung von Unterlagen auf Datenträgern zu. Als Datenträger kommen neben den Bildträgern insbesondere auch die maschinell lesbaren Datenträger (z. B. Diskette, Magnetband, Magnetplatte, elektro-optische Speicherplatte) in Betracht.
Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung. Mit den GoBS sollen die allgemeinen GoB - der Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - für den Bereich der DVgestützten Buchführung präzisiert werden.“[11]
6.6 GDPdU
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
„Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.“[12]
7 Modelle
In diesem Kapitel sollen verschieden Modelle, die eine elektronische Rechnung mit qualifizierter Signatur erlauben dargestellt werden.
7.1 EDI
Wie bereits aus Kap. 2 bekannt bietet EDI die Möglichkeit strukturierte Daten von einem Computer zum anderen zu übertragen, da die Daten ohne jeglichen Medienbruch (Integrität der Daten), und bereits nach der vereinbarten Norm reinkommen lassen sich diese auch sofort vollautomatisiert in die Anwendung einspeisen. Da es sich um die Kommunikation zwischen zwei Anwendungen handelt können die Daten auf den dynamischen Anteil in codierter Form reduziert werden. Damit erreicht man eine kompakte Größe der zu übertragenden Daten.
Angelehnt an: DVGW e.V.(2009)
Abbildung 5: EDI Umfeld
Übersetzungstool transferiert die zu sendenden Daten aus der Anwendung in EDIFACT Format, das EDI-File wird dabei um Qualifier als auch um Service Segmente erweitert, damit ein reibungsloser Datenaustausch stattfinden kann. Bei ankommenden Daten läuft der Prozess andersrum, hier wird das EDI-File in das Hauseigenes Format übersetzt und in die Anwendung eingespeist.[13]
An dieser Stelle sollte festgehalten werden, dass eine per EDI versandte Rechnung aufgrund der elektronischen Übertragung, sich optimal und ohne Medienbrüche vollautomatisiert verarbeiten lässt. Bei dem EDI-Verfahren wird oft eine Sammelrechnung erstellt, um die elektronisch übertragenen Rechnungsdaten für den Abzug des Vorsteuers zu legitimieren. Diese kann in entweder in Papierform, oder elektronisch mit einer „qualifizierten Signatur“ zugestellt werden.
Bevor man in EDI-Verfahren Rechnungsdaten versendet steht ein langer Integrationsweg an, die Übertragungsart, Übertragungsnormen werden genauestens festgelegt. Die Initiatoren sind meistens große Konzerne die Ihre Lieferanten dazu zwingen auf EDI Verfahren umzusteigen, denn es gilt als KO Kriterium bei der Lieferantenauswahl. Seit der Einführung vor 20 Jahren konnte sich der EDI Verfahren nicht flächendeckend durchsetzen. Es liegt daran dass die Investitionskosten doch bei diesem Verfahren immens sind, die Integration muss auf jeden Teilnehmer zugeschnitten werden. Mittlerweile gibt es auch WebEDI Anbieter, die auf Basis von EBPP als Consolidator auftreten und Ihre Leistungen für kleines Geld anbieten.
7.2 EBPP
EBPP unterscheidet nach verschiedenen Modellen, diese unterscheiden sich deutlich in Ihrer Aufbaustruktur. War man bei der EDI noch an die Regelwerke, und ein standarisiertes Übertragungsformat zum Beispiel wie EDIFACT gebunden, bietet sich bei EBPP an auch XML- (Extensible Markup Language), XML-basierte (ebInvoice), oder gar PDF, JPG, IDOC, CSV, selbst EDIFACT als Übertragungsformat zu nutzen.
7.2.1 Consolidator Modell
Bei Consolidator Model handelt es sich um eine Outsourcing Lösung, es ist eine (m:n)-Beziehung das heißt der Datentaustausch findet über einen Intermediär statt, dieser bildet einen Netzwerk um sich. Dieses Modell zeichnet sich durch: niedrige Einstiegskosten, Risiko der Fehlinvestition ist sehr gering (Signierung/Verifizierung der Daten wird durch den Consolidator durchgeführt), kaum Wartungsaufwand und ständige Weiterentwicklung der Umgebung aus. Dieses Modell lässt sich am besten über den Druckertreiber umsetzen, wenn man nun aus dem ERP System aus druckt, so landen die Daten statt auf dem Papier, beim Intermediär, dieser führt den Prozess weiter aus, anschließend wird ein Protokoll an das eigene ERP System geliefert. Der Consolidator haftet bei Unregelmäßigkeiten und garantiert eine gesetzkonforme Signierung, desweiteren partizipiert man an bereits bestehendem Kundenstamm. Manche Anbieter bieten neben der elektronischen Rechnung auch die Dienstleistung an, die Rechnungen auch in Papierform an den Geschäftspartner zu leiten falls dieser elektronische Rechnung verweigert. Vom Nachteil wären die transaktionsbedingte Nutzungskosten, sowie die Bindung an ein festgelegtes Standard des Providers (unflexibilität) und da es sich um Firmenbezogene/Vertrauliche Daten handelt sollte man Vertrauen mitbringen.
7.2.1.1 Thick Consolidator
„Die Rechnungen mit sämtlichen Details, also einer Aufstellung der einzelnen Rechnungsposten, Zahlungsfristen, etc., werden von dem Rechnungssteller an den Consolidator weitergegeben. Diese Rechnungen können dann über den Consolidator auf elektronischem Wege individuell abgerufen werden. Im Idealfall agiert der Consolidator als Verwalter für mehrere Rechnungssteller eines Rechnungsempfängers, der somit diverse Rechungen ohne hohen Aufwand an einem zentralen Punkt, Single Point of Contact, überprüfen und begleichen kann. Die Rechnungsdaten werden dem Rechnungsempfänger gegenüber also ausschließlich durch den Consolidator verwaltet“.[14]
Abbildung 6: Thick Consolidator Modell
7.2.1.2 Thin Consolidator
„Über eine Schnittstelle zum Consolidator übermittelt der Rechnungssteller nur die notwendigsten Rechnungsdaten, welche der Rechnungsempfänger auf elektronischem Weg (z.B. über das Internet) einsehen kann. Der Rechnungsempfänger erhält dadurch eine eher grobe Rechnungsübersicht. Um zusätzliche Rechnungsdetails zu erhalten, wird er über
einen Verweis auf den Server des jeweiligen Rechnungsstellers umgeleitet. Die Details über die jeweiligen Rechnungen werden also bei dem Rechnungssteller gespeichert, der direkte Kontakt zwischen Rechnungsstellern und -empfängern bleibt erhalten. Dadurch erhalten Rechnungssteller zusätzlich die Möglichkeit, Werbung oder sonstige kundenrelevante Informationen den Rechnungsdetails beizufügen. Nur die zur Bezahlung der Rechnungen notwendigen Informationen bleiben bei dem Consolidator, der schließlich mit der Ausführung der Zahlung beauftragt wird.“[15]
Abbildung 7: Thin Consolidator Modell
7.2.2 Biller Direct Modell
Anders verhält es sich bei dem Biller Direct Modell, hierbei handelt es sich um eine Inhouse Lösung, (1:n) Beziehung, direkte Kommunikation mit Lieferanten/Kunden bleibt bestehen, Rechnungserstellung nach Firmeneigenen Präferenzen, Verifizierung der Signatur, Archivierung, Signieren, Server Wartung und Implementierung bleibt im Hause, dementsprechend sehr hohe Flexibilität, und anfangs sehr hohe Investitionskosten. Dieses Modell rentiert sich nur für Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen >3.000 St./Monat.
Abbildung 8: Biller Direct Modell
7.3 Der Signaturserver
Voraussetzungen an den Signaturserver:
- Unterstützung möglichst vieler Dateiformate um diese mit einer Signatur zu versehen
- Automatisierte Massensignierung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur
- Schnittstellen zu vielen ERP-Systemen, soll von ERP-System aus direkt angesprochen werden
- Protokollierung am besten in XML-Format unterstützen da diese in die meisten ERP Systeme eingelesen werden kann
- Zugangsbeschränkung zu den Kartenlesegeräten
7.4 Verifikationsserver
Verifikationsserver benötigt man um die ankommenden Rechnungen automatisiert, massenweise auf Datenintegrität und die Authentizität zu prüfen, Prüfprotokoll für Nachweiszwecke erstellen und anschließend archivieren.
Mit einem Verifikationsserver erspart man sich jede einzelne Rechnung manuell zu verifizieren. kann man die mit einem Signaturserver signierten Rechnungen verifizieren.
7.5 Papermatic Verfahren
Bei diesem Verfahren handelt es sich um Altbewährtes, nämlich die Papierrechnung, diese wird mit digitaler Technik aufgewertet. Damit würde der alte Prozess wie in Abb. 1 dargestellt bestehen bleiben, mit der Ausnahme dass die Erfassung der Daten mit Papermatic entfällt, da diese mit dem Scanvorgang miterfasst werden. Da es sich bei dem Verfahren um keine Signierung schon gar nicht um eine „qualifizierte Signierung“ handelt, muss die Rechnung, sollte diese über elektronischen Weg versandt werden, ebenfalls gesetzkonformen Signierungsprozess durchlaufen. Zu der technischer Ausführung werden seitens UnITeK GmbH (einer der Anbieter des Verfahrens) folgende Angaben gemacht: „DV-Systeme, die strukturierte Daten erzeugen und drucken, sind entweder oder werden durch ein kleines Zusatztool in die Lage versetzt, zu druckende Inhalte in einen PaperMatic-Code (PMC) umzuwandeln und diesen zusammen mit den ursprünglichen Daten auf Papier zu drucken z.B. bei Rechnungen oder Lieferscheinen.
Bei einem PMC handelt es sich um einen DataMatrix-Code (2D-Code), der im Zusammenhang mit dem PaperMatic-Verfahren als PaperMatic-Code eingesetzt wird. In solchen Codes werden die Daten in einem definierten Format codiert.
Quelle: UnITeK GmbH
Abbildung 9: DataMatrix-Code oder PMC
Mit PaperMatic-Code versehene Dokumente werden beim Empfänger zunächst gescannt, die Inhalte der PMCs mit einem PaperMatic-Reader ausgelesen und in tabellarischer Form aufbereitet. Das Bild des Dokuments und die Daten daraus stehen nebeneinander am Bildschirm.
Die für das PaperMatic-Verfahren definierten technischen und organisatorischen Standards sind frei zugänglich. Tools zum Erzeugen der PMCs werden kostenlos zur Verfügung gestellt, Tools zum Lesen und Auswerten für wirklich kleines Geld. Jeder Entwickler von Tools muss sich aber ausdrücklich dazu verpflichten, die PaperMatic-Standards einzuhalten. [16]
Diese Methode kann man dem Einsatz der OCR Software gleichsetzen, Vorteil des Papermatic Verfahrens ist jedoch 100% korrekte Ausgabe der Daten, damit die Vermeidung des Medienbruchs. Damit hören die Vorteile aber auch schon auf, denn zunächst muss der Rechnungssteller das Verfahren bei sich einführen, der Eigennutzen für diesen bleibt auf der Strecke denn der Versand läuft dann immer noch über den konventionellen Weg. Sollte der Rechnungssteller sich dennoch bereit erklären das Verfahren bei sich einzuführen (aus Customer Relationship Management Gründen), müssen sich beide auf den gleichen Standard einigen, kommen andere Geschäftspartner hinzu, wird es immer schwieriger sich an einem Standard fest zu halten. Damit ist das Verfahren Papermatic für die untersuchte Zwecke ungeeignet, denn das Einsparpotenzial (Kosten, Zeitaufwand) bleibt hierbei sehr begrenzt. Die Altlasten der papierbasierten Rechnung bleiben ebenfalls bestehen. Damit ist auch die Zukunftsaussichten für dieses Verfahren im Bereich der Rechnungsstellung eher düster.
8 Fallbeispiel
Da sich der größere Einsparpotenzial auf der Rechnungsempfänger Seite ergibt, wird dieses Szenario am Fallbeispiel durchgerechnet.
Fallbeispiel: Ein Unternehmen erhält täglich im Durchschnitt ca. 300 Rechnungen, der Arbeitsablauf entspricht der Abb. 1, Zeit um diese Buchungsfertig vorzubereiten und zu buchen wird in RG/ Std angegeben, die angegebenen Zeiten wurden aus Erfahrungswerten abgeleitet.
| Arbeitsvorgänge | Bearbeitungs-geschwindigkeit
Rechnungen/Stunde | Die benötigte Zeit um die Menge von 300 Rechnungen abzuarbeiten in Stunden: |
| Post sortieren, Scannen | 38 | 8 |
| Rechnungen attributieren | 21 | 14 |
| Buchungsvorgang | 12 | 25 |
| Summe: | 47 |
Tabelle 1: Berechnung der Stunden
Um die Menge abzuarbeiten benötigt man dementsprechend: ca. 47 Stunden Geht man von einem Bruttolohn von 15 EUR, x47 Stunden /300 Rechnungen =2,35 EUR/RG, somit kostet die Bearbeitung einer Rechnung im Empfang nur von den Lohnkosten ausgehend 2,35 EUR.
Aus dem Interview mit der Firma AuthentiDate International AG mit dem Sitz in Düsseldorf, spezialisiert auf die Softwarelösungen für das Thema Rund um EBPP und qualifizierte Signaturen, wurde aus Erfahrungswerten berichtet, je nach Erfolg, werden nach zwei Jahren, nach der Einführung von E-Billing schätzungsweise zwischen 15-50% der Rechnungen in elektronischer Form abgewickelt.
Ziel: Untersuchen ob die Einführung des E-Billing im Unternehmen Rentabel ist? Es soll eine Inhouselösung anhand „Biller Direct Models“ eingeführt werden.
Einmalige Anschaffungskosten für den Signatur- / Verifikationsserver Software, Einrichtung des Zertifikats für einen Mitarbeiter, Serverhardware, Kartenlesegerät, Schulung der Administratoren, Pflichtenheft betragen ca. 50.000 EUR.
Anzahl der Transaktionen pro Jahr in den Kosten inbegriffen: 60.000
Jährliche Wartungskosten ca. 6.000 EUR
Abschreibung auf 5 Jahre = 50.000 EUR/5 Jahre = 10.000 EUR pro Jahr
Demnach jährliche Kosten ca. 16.000 EUR
| Beschreibung | Ersparnis in Stunden gegenüber dem Ist-Zustand | Die Stunden multipliziert mit Arbeitstagen im Jahr (230 Tage) | Arbeitsstunden multipliziert mit dem Bruttolohn von 15 EUR pro Stunde |
| Ist-Zustand 0% | 0 Stunden | 0 Arbeitsstunden | 0 EUR |
| Worst Case 15% | 7 Stunden | 1610 Arbeitsstunden | 24.150,00 EUR |
| Best Case 50% | 23,5 Stunden | 5405 Arbeitsstunden | 81.075,00 EUR |
Tabelle 2: Berechnung der Alternativen
Daraus folgend, würde sich bei dem Unternehmen dieser Größe die Einführung von E-Billing bei gleichzeitiger Reduzierung des Mitarbeiterstammes sogar in einem Worstcase-Scenario rechnen. Da in diesem Fall noch genügend Transaktionen pro Jahr frei bleiben, können übrig gebliebene Transaktionen im Debitorenbereich eingesetzt werden, damit wird die Wertschöpfung noch weiter ausgenutzt.
9 Zusammenfassung
Wird sich EBPP auf dem Markt durchsetzen, können die Hausbanken, die Consolidator-Stelle einnehmen, und damit im B2C Markt den Kunden die Rechnungen im Online-Banking Portal präsentieren, diese können nach der Kontrolle ohne Umstände direkt angewiesen werden. Vorteil für den Kunden übersichtliche Darstellung über offene/bezahlte Rechnungen, bevorstehende Ausgaben lassen sich auf die Weise besser planen, einfache Transaktion an Ort und Stelle, Archivierungsfunktion Beispielsweise für die Steuererklärung. Vorteile für die Bank, Kaufverhalten der Kunden kann analysiert werden, maßgeschneiderte Angebote lassen sich aufgrund der Rechnungsdaten erstellen.
Im B2B – Bereich ist es heute schon möglich an E-Billing zu partizipieren, auch die Mittleren bis Kleineren Unternehmen können davon profitieren. Schließlich gibt es genügend Consolidator Anbieter die den E-Billing im Consolidator Modell anbieten, Geld verdienen tun Sie dabei an den Transaktionen.
Was tun mit der Zurückhaltung, wie kriegt man den Markt in die Bewegung?
Was unter anderem fehlt ist eine gemeinsame Übersichtsplattform, wo die einzelnen Unternehmen aufgelistet werden mit dem von Ihnen eingesetzter Standard-Plattform. Denn die meisten wissen nicht mal dass der Lieferant bereits E-Billing betreibt. Es würde eventuell einige Unternehmen eher dazu bewegen in den Prozess einzusteigen wenn die wissen dass der Geschäftspartner bzw. Konkurenz bereits am E-Billing partizipiert.
„Brüssel – Bei der Mehrwertsteuer kommen Vereinfachungen auf Unternehmer in der Europäischen Union zu. Künftig sollen Rechnungen auf Papier und in elektronischer Form gleich behandelt werden, schlägt die EU-Kommission vor. Damit entfiele die Regelung, dass Rechnungen ausgedruckt werden müssen. Auch zur Archivierung reicht die elektronische Form. Rechnungen auf Papier dürfen zu diesem Zweck eingescannt und in digitaler Form aufbewahrt werden. Somit können Unternehmen voll auf die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung umsteigen. Die digitale Signatur, mit der elektronische Rechnungen zur Zeit versehen werden müssen, soll ebenfalls wegfallen.
“Die momentan gültigen Vorschriften für die Rechnungsstellung sind kompliziert und uneinheitlich”, sagte der für Steuern zuständige EU-Kommissar Laszlo Kovacs. “Dies verursacht für die Unternehmen einen unnötigen Verwaltungsaufwand.” Durch die neue Regelung würden jährlich bis zu 18 Milliarden Euro eingespart werden, sagte Kovacs am Mittwoch in Brüssel.
[…] Die neuen Regeln müssen noch vom Europäischen Rat und vom Europaparlament bestätigt werden. Sie könnten vom 1. Januar 2013 an gelten.“[17]
10 Fazit
Die papierbasierte Rechnung hat auf Dauer ausgedient, es ist eine Frage der Zeit bis E-Billing sich durchsetzt. Viele Unternehmen fürchten den Schritt, meistens aus mangelnder Kenntnis, und Gesetzlich-regulatorischen Vorgaben, dennoch könnte mit der Europäischen Richtlinie wenn die so kommt, der nächste wichtige Schritt seitens Gesetzgeber werden. Eventuell wird es mehr Unternehmen dazu bewegen auf E-Billing umzustellen. Denn dann wird die „qualifizierte elektronische Signatur“ wie sie heute gefordert wird, nicht mehr notwendig.
Wird die kritische Masse erreicht, dann kommt auch der Rest. Denn das Sparpotenzial ist vorhanden, nur mit einer Bedingung, viele müssen mitmachen.
11 Literatur- und Quellenvezeichnis
| Berndt, O. (19.05.2009): | Artikel: „Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis.“, http://www.competence-site.de/electronic-billing-ebpp/Elektronische-Eingangsrechnungen-in-der-Praxis, 23.06.2009, 10:20 |
| Gruhn V., Schöpe L., Schmitz A. (01.07.2004): | EBILL PRESENTMENT AND PAYMENT-SYSTEM COM42BILL http://subs.emis.de/LNI/Proceedings/Proceedings42/GI-Proceedings.42-13.pdf, 28.06.2009, 12:09 |
| Kirmes, R. (05.2006): | Artikel: „Rechtsfolgen der Erstellung und Verwendung nicht formgerechter elektronischer Rechnungen.“ http://www.elektronische-steuerpruefung.de/e_rechnungen/kirmes_1.pdf, 21.06.2009, 23:14 |
| Kirmes, R. (05.2006): | Artikel: „Rechtsfolgen der Erstellung und Verwendung nicht formgerechter elektronischer Rechnungen.“ http://www.elektronische-steuerpruefung.de/e_rechnungen/kirmes_1.pdf, 21.06.2009, 23:14 |
| o.V. (03.03.2009) | Artikel: „Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?„ http://www.it-recht-kanzlei.de/index.php?id=view&cid=2539, 14.07.2009, 11:45 |
| o.V. (09.08.2007): | Homepage Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Artikel: „Elektronische Signatur.“, http://www.bsi.bund.de/literat/faltbl/F10ElektronischeSignatur.pdf, 22.06.2009, 21:15 |
| o.V. (2009) | Artikel: "Was ist EDI?" DVGW - Deutsche Vereinigung des Gas- und Wasserfaches e.V.- Technisch-wissenschaftlicher Verein http://www.dvgw.de/gas/netze-und-anlagen/netzsteuerungdispatching/allgemeine-einleitung/was-ist-edi/, 12.07.2009, 18:19 |
| o.V. (2009) | Firma AuthentiDate International AG, http://www.authentidate.de/index.php?id=287, 30.06.2009 10:25 |
| o.V. (29.01.2009) | Artikel: EU will Rechnungen auf Papier und in elektronischer Form gleich behandeln
http://www.siglab.de/eu-will-rechnungen-auf-papier-und-in-elektronischer-form-gleich-behandeln/, 15.07.2009, 18:00 |
| o.V. (o.J.) | Das PaperMatic-Verfahren, Firma UnITeK GmbH, http://www.unitek.de/HTML/Home/index.asp?navid=1, 30.06.2009, 18:54 |
| Schömburg, H., Hoppen, G., und Breitner, M.H. (15.10.2008): | Publikation: „ISSN 1612-3646 # 27, Expertenbefragung zur Rechnungseingangsbearbeitung: Status quo und Akzeptanz der elektronischen Rechnung.“ http://www.iwi.uni-hannover.de/cms/files/publikationen/2008-10/iwi_dp27_kurz.pdf, 20.06.2009, 22:23 |
| Würtz, M.O. (09.2007) | Überblick über den E-Commerce (Stand 2001), Grin Verlag, (September 2007), ISBN 978-3638722964 |
| Rechtsquellenverzeichnis | |
| GDPdU | http://www.gdpdu-portal.com/GDPdU_Allgemein/GDPdU_Erlaeuterung_02.htm |
| GoBS | http://www.gdpdu-portal.com/GoBS_Allgemein/GoBS_Erlaeuterung_02.htm |
| SigG | "Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 26. Februar 2007 (BGBl. I S. 179) geändert worden ist" |
| UStG | "Umsatzsteuergesetz i. d. F. der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), das zuletzt durch Artikel 8 des Gesetzes vom 20. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2850) geändert worden ist" |
Eidesstaatliche Erklärung
Hiermit versichere ich, dass ich die Hausarbeit selbstständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe, alle Ausführungen, die anderen Schriften wörtlich oder sinngemäß entnommen wurden, kenntlich gemacht sind und die Arbeit in gleicher oder ähnlicher Fassung noch nicht Bestandteil einer Studien- oder Prüfungsleistung war.
| Unterschrift: Sergej Steinhauer |
- ↑ Harald Schömburg, Gerrit Hoppen und Michael H. Breitner (2008), Seite 1
- ↑ Würtz (2007), Seite 26
- ↑ Vgl.Würtz (2007), Seite 26f
- ↑ o.V. (2007), Seite 1
- ↑ o.V. (2008)
- ↑ S. §2 Abs. 1-3 SigG
- ↑ S. §14 UStG Abs. 1
- ↑ S. §14 Abs. 3 Nr. 1 und 2 UStG
- ↑ S. §15 Abs. 1 Nr. 1 UStG
- ↑ Kirmes Raoul (2006), Seite 1
- ↑ GoBS
- ↑ GDPdU
- ↑ Vgl. o.V. (2009)
- ↑ Gruhn V., Schöpe L., Schmitz A. (2004), Seite 149
- ↑ Gruhn V., Schöpe L., Schmitz A. (2004), Seite 149f
- ↑ Vgl. o.V. (o.J.)
- ↑ o.V. (2009)
