Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Content Management Systemen

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1 Abkürzungsverzeichnis

2 Abbildungsverzeichnis

3 Tabellenverzeichnis

4 Einleitung

4.1 Themenwahl

Der Anreiz für das Themengebiet "Erfolgsfaktoren beim Einsatz von Content Management System" liegt vor allem in der steigenden Bedeutung von Content Management Systemen (im weiteren Verlauf auch CMS). Es gilt die steigende Informationsflut zu kontrollieren und sie, wenn möglich, in die gewünschte Bahn zu lenken. CMS können hier ein wichtiges Instrument sein um Inhalte aufzubereiten, und Interessenten den gewünschten Inhalt zu präsentieren
Da die Technologie sich hier stetig weiterentwickelt und es immer neue Möglichkeiten im Bereich des WEB gibt wollen wir, Bastian Stieg und Christopher Seidel, die Möglichkeiten bewerten und daraus mögliche Erfolgsfaktoren ableiten.

4.2 Ziel der Fallstudie

Zielsetzung der Fallstudie soll es sein, dass Marktspektrum der Content Management Systeme auf ihre vielfältigen Funktionen zu untersuchen und herauszuarbeiten, welche dieser Funktionen einen Gradmesser für den Erfolg eines Content Management Systems darstellen. Zu diesem Zweck wird der Markt jedoch nicht produktspezifisch betrachtet, sondern produktübergreifend. Es besteht nicht der Anspruch mit dieser Fallstudie eine Empfehlung für ein bestimmtes Content Management System auszusprechen.

Jedoch gilt es zuerst einmal die Frage zu beantworten: Warum und für wen ist es wichtig, dass ein CMS erfolgreich ist? Bereits 2006 waren über 60% der Deutschen online. ^[1] Das Internet ist ein wichtiger Bestandteil für Jeden im Leben geworden. Es wird online ge- und verkauft. Aber nicht nur das: Das Internet ist auch ein Informationsmedium geworden. Vielleicht beeinflusst es einen jeden sogar schon mehr als es gar der Fernseher oder die Tagespresse vermag. Aber was ist die Verbindung zwischen Internetnutzung und Content Management System? Ein CMS ist ein Werkzeug zur Inhaltsverwaltung und findet große Anwendung auf Webseiten aller Art. Es ermöglicht den Anwendern, dass die gewünschten Informationen schnell und einfach publiziert werden können. Fast jede Homepage nutzt dieses Tool, um die große Datenmasse organisieren zu können. Für so gut wie jedes Unternehmen ist die eigene Internet- aber auch Intranetpräsenz ein wichtiges Standbein. Es lockt unteranderem neue Kunden, informiert den bereits vorhandenen Kundenstamm, steigert den Umsatz, dient als Informationsquelle und Kommunikationsmedium für die Mitarbeiter. Aber nicht nur für Firmen auch für sämtliche Communities und Social Networks ist es von Bedeutung, dass die Inhalte entsprechend betreut werden können. Ein Content Management System ist somit schon an sich ein wesentlicher Erfolgsfaktor für sämtliche Gruppierungen und Interessensgemeinschaften. Dieser Aspekt ist Grund dafür, dass ein bedeutender Kreis an einem Instrument interessiert ist, mit dem sich effizient die genannten Inhalte verwalten lassen. Es ist wichtig, dass ein CMS erfolgreich ist und auch erfolgreich funktioniert. Anhand verschiedener Faktoren soll in dieser Fallstudie beleuchtet werden wie ein CMS effizient und zufriedenstellend arbeitet.

4.3 Vorgehensweise

Zu Beginn der Fallstudie und der Erkenntnis, das der Markt der Content Management Systeme nicht einfach zu überblicken sein würde, versuchten wir zunächst uns anhand der wichtigsten Content Management Systeme über die Funktionsvielfalt zu informieren und von diesen dann in Bezug auf das Thema unserer Fallstudie entscheidende Erfolgsfaktoren zu definieren bzw. herauszufiltern. Nach der Setzung unserer Ziele und der Erstellung der Gliederung konnten wir gezielt passende Informationen sammeln um diese für die Bearbeitung nutzen zu können. Während der Bearbeitung bekamen wir langsam eine Vorstellung für den Bereich der CMS und konnten so auch verschiedene Erfolgsfaktoren priorisieren und unser Augenmerk auf diese legen. Die Schwierigkeit bei der Bearbeitung der Fallstudie lag in der Betrachtung des oftmals sehr vielfältigen Funktionsumfangs der Content Management Systeme.

5 Grundlagen

5.1 Definition von Content Management Systemen

Ein Content Management System (dt. Inhaltsverwaltungssystem) ist ein weit verbreitetes Werkzeug um Inhalte zu pflegen. Dabei ist es egal, ob dies eine Internetseite für Internetnutzer ist oder ob es sich um eine Intranetseite für Mitarbeiter handelt. Es wird strikt zwischen Inhalten und Design getrennt. Das Programm wird meist über einem Server jedem Anwender mit Zugriffsrechten zur Verfügung gestellt. CMS kommen verstärkt im WEB-Bereich zum Einsatz.
Bei den CMS werden verschiedene Ansätze verfolgt:
So gibt es Systeme, die besonders benutzerfreundlich sind, indem sie die Möglichkeit bieten den gewünschten Inhalt stark vereinfacht zu verwalten. Sie stellen einen begrenzten Rahmen an Strukturveränderungen zur Verfügung. Im Mittelpunkt steht eine einfache Handhabung des zu verwaltenden Contents.
Das Gegenteil hierzu ist ein CMS das höchste Flexibilität bietet.
Die meisten CMS versuchen hier einen Mittelweg zu bilden, das heißt eine größtmögliche Flexibilität bei einfachstem Handling zu bieten. Diesen Mittelweg zu finden, gestaltet sich in der Praxis jedoch sehr schwierig.^[2]

5.2 Aufbau von Content Management Systemen

Die Aufgabe eines CMS ist es den Verwaltungsaufwand und die Inhaltserstellung einer Website möglichst gering und so einfach wie möglich zu halten. Zu diesem Zweck stehen für Administratoren und Redakteure verschiedene Werkzeuge bereit, die den Arbeitsaufwand erheblich minimieren.
Im Allgemeinen kann man ein Content Management System jedoch in zwei Bereiche gliedern: das Backend und das Frontend.
Das Backend ist für den Webseitenbesucher nicht sichtbar. Zugriffsberechtigte haben hier die Möglichkeit die Seite zu pflegen und zu administrieren. Zu den Funktionen eines Backends zählen unter Anderem:

• Seitenverwaltung
• Inhaltsverwaltung
• Benutzerverwaltung
• Dateiverwaltung
• Wartung und Überprüfung des Systems

Das Frontend bildet den entsprechenden Gegenpart zum Backend. Es ist für jeden Webseitenbesucher zugänglich und bietet, nach den Vorgaben des Administrators, alle Informationen aufbereitet an. Zusätzlich hat der Nutzer die Möglichkeit verschiedene Einstellungen über das Frontend vorzunehmen.

6 Erfolgsfaktoren

6.1 Community und spezialisierte Firmen

Auf dem Markt werden diverse Content Management Systeme angeboten. "[...]Mit den meisten Systemen [kann man] mehrere Websites auf einmal verwalten, die Nutzerrechte feinkörnig festlegen[...] oder auf Deutsch als Benutzersprache umschalten."^[3] Jedoch haben verschiedene Zielgruppen unterschiedliche Ansprüche. Um diese zu befriedigen, haben sich im privaten Anwenderbereich vor allem Communities etabliert. Im gewerblichen Sektor übernehmen diese Aufgabe spezialisierte Unternehmen.
Oftmals dient als Basis ein Open Source Produkt, welches bereits für bestimmte Anforderungen konfiguriert wurde, zum Beispiel zur Anwendung im Social Media Bereich. Diverse Communities haben so ein CMS gezielt weiterentwickelt und ausgebaut, sodass gewünschte Effekte etwa in den Bereichen Sicherheit, Stabilität, Anwendersprache umgesetzt werden konnten.^[4]
Um die speziellen Interessen von Unternehmen umsetzen zu können, haben sich speziell abgestimmte Dienstleistungsfirmen etabliert. Diese bieten in erster Linie gezielt Leistungen an, um Firmen zum Beispiel bei der Implementierung eines CMS, bei Mitarbeiterschulungen oder Wartungsarbeiten zu unterstützen. Außerdem stellen sie den Unternehmen oftmals umfangreiches Material in Form von Handbüchern und Videos zur Verfügung. Da die gängigen CMS oftmals auf ein breites Nutzerspektrum ausgerichtet sind, gibt es eine Vielzahl von Dienstleistern, die sich auf die Ausrichtung genau dieser CMS auf die speziellen Bedürfnisse des Kunden spezialisiert haben. So wäre es zum Teil erforderlich neue Programmiersprachen zu erlernen, um das Programm korrekt bedienen bzw. einrichten oder implementieren zu können. Um diesen Anforderungen zu entgehen und eine Zeitersparnis bei der Einführung eines neuen CMS in die Firmenumgebung zu erreichen, wird eine auf diesen Anforderungsbereich spezialisierte Firma engagiert.

6.1.1 Weiterentwicklung

Für Unternehmen, welche sich auf ein Content Management System festlegen wollen liegt verständlicherweise ein Augenmerk auf der Zukunftssicherheit des späteren Systems. Gerade wenn es um eine kostengünstige Lösung aus dem Open Source Bereich geht, stellt sich dann die Frage, wie und ob die Weiterentwicklung des Wunsch-CMS abläuft.
So gilt es zu beachten, dass von den zwanzig marktstärksten Open Source CMS elf von der Community entwickelt bzw. weiterentwickelt und nur neun von einer Unternehmenslösung getragen werden. ^[5]
Hier muss also während des Auswahlprozesses gezielt die Communitysituation beobachtet und die aktuellen Trends bzw. die generelle Aktivität mit in die Entscheidung einbezogen werden. Hier zeigt sich meist auch der Vorteil eines Paid-CMS. Hier wird über einen entsprechenden Lizenzvertrag zumindestens über eine bestimmte Laufzeit eine Weiterentwicklung, sowie ein Anspruch auf Support festgelegt, wohingegen bei einer Open Source CMS-Lösung meist kein Anspruch darauf besteht.

6.1.2 Extensions

Extension heißt wörtlich Erweiterung. Eine Extension erweitert also das bestehende Programm mit neuen Funktionen. Daher spielen die Extensions bei den meisten Content Management Systemen eine sehr große Rolle. Während das eigentliche CMS nur mit einer geringen Grundfunktionalität ausgestattet ist, bieten Extensions hier die Möglichkeit viele neue Funktionen hinzuzufügen. Die meisten Extensions werden dabei von der jeweiligen Community erstellt und kostenfrei zur Verfügung gestellt. Sie sind häufig gezielt auf Userwünsche angepasst und wurden nach ihren Vorstellungen erstellt. Es gibt allerdings auch Firmen, welche sich auf die Erstellung von individuellen Extensions spezialisert haben und diese dann verkaufen oder als abgespeckte Version frei anbieten.
Die häufigsten Einsatzbereiche von Extensions sind:

• Shop-Systeme
• Newsletter-Tools
• Foren
• Gästebücher
• Bildergalerien

Um die Menge an vorhandenen Extensions bei einigen ausgewählten Content Management Systemen zu verdeutlichen und auf die Möglichkeit der Erweiterung dieses CMS zu schließen kann man die Einträge in den offiziellen Repositories verfolgen: (Stand: 07.06.2010)

6.2 Dokumentation

6.2.1 Benutzerhandbuch

Das Benutzerhandbuch bietet generell eine gute Grundlage um sich in die neue Materie einzuarbeiten. Daher gibt es kaum ein aktuelles Content Management System, dass auf ein ausführliches Handbuch verzichtet.
Ohne vorhandenes Handbuch werden User je nach Affinität und Vorwissen in dem jeweiligen Bereich meist abgeschreckt und wagen sich nicht an ein neues Programm, hier: ein neues CMS, heran. Daher gilt es für die CMS-Entwickler immer auch eine gute Dokumentation zu veröffentlichen, um potenzielle Kunden nicht zu verschrecken, sondern gerade mit einer guten Dokumentation auf sich aufmerksam zu machen. Das Benutzerhandbuch spielt aus diesem Grund bei CMS also einen wichtigen Erfolgsfaktor und sorgt bei guter Qualität für eine reibungslose und erfolgreiche Einführung/Nutzung. Als besonderes Merkmal können sich hier Entwickler hervorheben, welche ihre Anleitung auch in gedruckter Form zur Verfügung stellen. Dies wird oftmals als angenehmer empfunden, wird in der heutigen digitalen Welt, jedoch zunehmend seltener. In dem Punkt des Benutzerhandbuchs merkt der Nutzer häufig den Unterschied zwischen dem Open Source Bereich und dem kostenpflichtigen Bereich des Content Management Marktes. Wo bei Open Source Produkten nur eine Kurzanleitung im Portable Document Format (PDF) vorliegt, bekommen Käufer eines Content Management Systems oftmals wenigstens eine Kurzanleitung in gedruckter Form mitgeliefert.

6.2.2 Fachliteratur

Die Verbreitung von Fachliteratur zu aktuellen CMS nimmt heutzutage stetig zu. Allerdings deckt die vorhandene Literatur noch längst nicht alle vorhandenen CMS ab. Daher sollte man als Einsteiger eher auf populäre, weit verbreitete CMS zurückgreifen. Der Vorteil hierbei ist, dass es auf Grund der hohen Verbreitungen, meist auch gute Fachliteratur gibt.
Hier zeigt sich auch ein entscheidendes Kriterium für oder gegen ein CMS: für viele frei erhältliche CMS erscheinen, besonders auch wegen der höheren Verbreitung und der Kostenersparnis, mehr Fachliteratur als für CMS welche käuflich erworben werden müssen.
So befanden sich zum Beispiel für Joomla! und Drupal Ende 2009 57 neue Bücher in Druck und 16 weitere wurden angekündigt.^[11]
Bei der Auswahl der Fachliteratur muss man allerdings noch einiges beachten. Die Bücher beziehen sich meist auf eine bestimmte Version. Hierbei sollte man darauf achten die aktuell verwendete Version abzudecken. Insbesondere im Bereich der freien CMS geht die Entwicklung meist so schnell, dass die Bücher nach wenigen Monaten bereits wieder veraltet sind und es manche Funktionen gar nicht mehr gibt oder grundlegende neue hinzugekommen sind, mit denen man die Probleme einfacher als im Buch beschrieben lösen kann. Daher sollte man sich auch nie komplett auf die Fachliteratur verlassen. Ein Mix aus Fachliteratur und aktuellem Handbuch ist meist der beste Weg um mit dem CMS effizient arbeiten zu können.

6.2.3 Referenzen

Aus dem OCMS Market Share Report 2008 geht hervor, wieviele englischsprachige Bücher es zu einem Open Source CMS bereits gibt oder in Entwicklung sind.^[12]

Zum Vergleich ein Auszug der OCMS Market Share Report 2009.^[13] Während Joomla! Drupal und Wordpress sich weiter im oberen Viertel festigen konnten, hat Typo3 weiter an Marktanteilen verloren. DotNetNuke, welches im vorherigen OCMS Market Share Report noch nicht aufgelistet wurde, konnte 2009 einen erheblichen Zuwachs vermelden.
Generell kann man eine deutliche Steigerung der Buchveröffentlichungen feststellen. Dies ist ein weiterer Indikator für die steigende Bedeutung der Fachliteratur und ein erhöhter Einsatz von Content Management Systemen.

6.3 Content Management

6.3.1 Redaktionsfähigkeit

Als Redaktionsfähigkeit bezeichnet man die Möglichkeit dem Redakteur, also dem Ersteller des Contents, Tools zur Verfügung zu stellen, mit denen er komfortabel und ohne besondere Kenntnisse (wie z.B. HTML) Inhalte erstellen kann. Eine hohe Anzahl der Bearbeitungsmöglichkeiten, sowie ein geringes Maß an Komplexität machen eine gute Redaktionsfähigkeit aus. Im weiteren Verlauf werden Tools vorgestellt, die dem Redakteur bei der komfortablen Inhaltserstellung helfen.

6.3.1.1 WYSIWYG-Editor

Abbildung 1: Ein WYSIWYG-Editor in der Redakteursansicht^[14]

Abbildung 2: Ein WYSIWYG-Editor in der Quellcodeansicht^[14]

Unter einem What you see is what you get - Editor (WYSIWYG) versteht man in Bezug auf Content Management Systeme ein Tool für Redakteure zur Erleichterung der Inhaltserstellung. So kann der Redakteur wie aus Textverarbeitungsprogrammen à la Microsoft Word bekannt, neue Inhalte erstellen, diese formatieren, Grafiken oder Bilder einfügen und nach belieben anordnen bzw. verschieben. Er muss dafür nicht umständlich alles in HTML codieren. Diesen Part übernimmt der WYSIWYG-Editor, sodass HTML-Kenntnisse nicht erforderlich sind und daher der Anwenderkreis für die Inhaltserstellung deutlich größer wird. Zusammenfassend erzeugt also der WYSIWYG-Editor aus den Eingaben des Redakteurs ein exaktes Ebenbild z.B. fertig in HTML codiert.

6.3.1.2 Versionierung

Die Versionierungsfunktion eines CMS hilft den Redakteuren entscheidend bei der Erstellung von neuen Inhalten. So kann ein Redakteur mithilfe der Versionierung neue Inhalte anlegen ohne diese schon für den User online stellen zu müssen.^[15] Es können also mehrere Versionen einer Seite parallel existieren. So lassen sich neue Inhalte im Vorfeld vorbereiten und zu einem gewünschten Zeitpunkt online stellen.
Ein weiteres Feature der Versionierung ist eine Art Backup der Seite/des Contents bzw. die Möglichkeit ein Rollback durchzuführen, also die Seite oder einen speziellen Teil auf eine vorherige Version zurückzusetzen.

6.3.1.3 Vorschaufunktion

Die Vorschaufunktion aktueller CMS ergänzt den WYSIWYG-Editor bzw. die Versionierungsfunktion um ein weiteres nützliches Feature. Mit einem CMS kann zwar mithilfe des WYSIWYG-Editors und der Versionierungsfunktion der Inhalt komfortabel erstellt und erst zu einem bestimmten Zeitpunkt live geschaltet werden, jedoch wird dem Redakteur erst durch die Vorschaufunktion die Möglichkeit gegeben sich die erstellten Inhalte auf einer temporären Seite anzeigen zu lassen. Diese Seite unterscheidet sich in keinster Weise von der späteren Seite, es werden alle Designs, alle Templates eingebunden und angezeigt, sodass eventuell unschöne Formatierungen oder schlechte Zeilenumbrüche gar nicht erst online gestellt und nachträglich korrigiert werden müssen.

6.3.1.4 Sprachunterstützung

Die Fähigkeit möglichst viele Sprachen zu unterstützen ist ein weiterer wichtiger Punkt für den Erfolg eines Content Management Systems. Durch die Unterstützung von möglichst vielen Sprachen kann ein möglichst großes Anwenderfeld angesprochen und somit der Marktanteil erhöht werden. Es fällt einem Einsteiger immer leichter sich in ein neues Programm einzuarbeiten, wenn es keine Sprachbarrieren gibt. In der Praxis werden viele CMS leider nur mit wenigen Sprachen standardmäßig angeboten.
Eine Erweiterung mit zusätzlichen länderspezifischen Sprachen erfolgt oftmals erst einige Zeit nach dem Erscheinen des CMS, meist durch Mithilfe der jeweiligen Community.
Diese stellt, je nach Mitgliederstärke und Bedarf, Sprachpakete als Extensions zur Verfügung um nachträglich weitere Sprachen hinzuzufügen. Hier zeigt sich dann auch der Vorteil der Wahl eines CMS mit möglichst starker Community, da eine länderspezifische Nutzung schneller ermöglicht wird und schneller in der Muttersprache gearbeitet werden kann.

Die Sprachunterstützung kann jedoch auch noch aus einem anderen Blickwinkel betrachtet werden, so besteht häufig bei Content Management Systemen auch die Möglichkeit mehrere Versionen einer Website in verschiedenen Sprachen anzulegen und zu pflegen. Dabei wird entweder der Ansatz eines einzelnen Navigationsbaums für alle Webseiten verfolgt und lediglich der lokale Inhalt angepasst oder es werden mehrere Bäume für die jeweiligen Seiten eingeführt. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. So lässt sich bei einem einzelnen Baum der Wartungs- und Pflegeaufwand reduzieren, aber länderspezifische Details oder Features nicht einbetten. Bei der Mehrbaum-Variante ist dies entsprechend entgegengesetzt.

6.3.2 Multimediale Inhalte

6.3.2.1 Digital Asset Management

Nahezu jedes moderne CMS bietet die Möglichkeit des Digital Asset Managements (DAM). Um zu erläutern, was man unter dieser Funktion versteht und warum sie wiederum einen entscheidenden Anteil am Erfolges eines Content Management Systems hat, wird zunächst der Term des Digital Asset Managements genauer betrachtet. Die wörtliche Übersetzung von Digital Asset Management (DAM) lautet digitale Anlagenverwaltung. So ist es auch nicht verwunderlich, dass sich ein DAM-Tool mit der Verwaltung jeglicher Digital Assets, also allen Medien, die in digitaler Form vorliegen, beschäftigt.^[16]
Zum Aufgabenbereich eines DAM gehört also in erster Linie die Verwaltung und die Organisation von Digital Assets, sowie die Bearbeitung (Konvertierung, Zusammenfassung, Sortierung) derer^[17]. Zusatzfeatures wie die Suchfunktion für die Digitalen Assets, die Integritätsprüfung und die Backupfunktion runden das Paket eines modernen DAM-Tools ab^[17].

In der Verwaltung und Speicherung aller Digital Assets gibt es grundsätzlich zwei Verfahren zu unterscheiden. Zum einen gibt es die Möglichkeit die Assets mithilfe eines Medienkatalogs zu verwalten. Ein Medienkatalog lässt die Quellassets unberührt, greift dabei auf die jeweilige Quellressource zu und erstellt lediglich einen Index der Assets. In diesem Index werden zusätzlich zu dem Quellpfad alle Informationen über die Assets gespeichert. Der Vorteil dieser Methode liegt in einer enormen Kostenersparnis, da die bisherigen Ressourcen einfach weiter genutzt werden können und keine neue Infrastruktur für die Assets geschafft werden muss. Des Weiteren bietet diese Methode gerade bei Suchanfragen eine sehr gute Perfomance, da lediglich der Index geöffnet und durchsucht wird. Ein signifikanter Nachteil dieser Methode ist es, dass durch die Nutzung der normalen Ressourcen User eventuell unbewusst relevante Assets ändern, ersetzen oder sogar löschen und somit der vorhandene Asset vom Medienkatalog nicht mehr aufgefunden werden kann.^[17]

Die andere Möglichkeit der Speicherung und Verwaltung besteht darin, dass alle Inhalte in das DAM-Tool importiert werden und somit auch nur von diesem auf alle Assets zugegriffen werden kann. Ein Vorteil dieser Methode ist ganz klar die verbesserte Sicherheit gegen versehentliche Änderungen, da hier nur User zugreifen können, die die benötigten Rechte haben. Somit ist die Integrität dauerhaft gewährleistet. Ein wesentlicher Nachteil ist hier jedoch in den deutlich höheren Kosten im Vergleich zum Medienkatalog zu sehen. Es müssen neue Ressourcen für die Speicherung der Assets geschaffen werden, die leistungsmäßig am oberen Perfomancebereich angesiedelt sein müssen, um Einbußen bei z.B. der Suchgeschwindigkeit zu minimieren. Die Suche hier ist nämlich ungleich aufwendiger zum Medienkatalog-Verfahren, da alle Assets gesondert durchgegangen werden und nicht nur der Index durchsucht wird.^[16]

Bei der Entscheidung für oder gegen ein Digital Asset Management Tool müssen also verschiedene Präferenzen gelegt werden, um eine Entscheidung für ein bestimmtes DAM treffen zu können. Der User muss die Vor- oder Nachteile der Medienkatalog bzw. der Speicherungsmethode innerhalb des DAMs abwägen und entscheiden ob die Gewichtung mehr auf der Integrität oder auf der Performance und der Kosteneinsparung liegt. Zudem kommt es auf die bisherigen Zugriffsrechte der bestehenden Ressourcen an. Hat lediglich ein kleiner Personenkreis Zugriffsrechte auf die Asset-Ressourcen so besteht auch nur eine geringe Gefahr die Integrität durch versehentliches Verändern der Assets zu gefährden.

6.3.2.2 Bildbearbeitungsfunktionen

Aktuelle CMS haben nicht nur ein DAM-Tool integriert, sondern können die Bilder zusätzlich zur Verwaltung auch bearbeiten. So lassen sich Bilder einfach zuschneiden, in ihrer Größe anpassen, drehen oder sogar spiegeln. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass ein CMS Bilder in ein taugliches Format konvertiert, die importierten Bilder automatisch als Thumbnails einbindet oder sie automatisch in einer vorher festgelegten Größe darstellt. Das heißt für den Nutzer in der Praxis, dass die Möglichkeit der Aufbereitung der Bilder für den jeweiligen Zweck direkt nach dem jeweiligen Upload ins DAM besteht. Entsprechend muss auch bei einer späteren Änderung nicht das alte Bild gelöscht, das ursprüngliche Quellbild bearbeitet und dann erneut hochgeladen werden. Dies geschieht alles per Bildbearbeitungsfunktion im Content Management System selber und spart so dem User viel Zeit und Arbeit.

6.3.2.3 Metainformationen

Abbildung 3: Zusatzinformationen per Exif^[18]

Abbildung 4: nachträgliche Metainformationseingabe durch den Benutzer^[18]

Metainformationen spielen bei der Medienverwaltung eine entscheidende Rolle. Sie erweitern die gespeicherten Medien mit Stichwörtern, Kategoriebezeichnungen, Ausmaßen, Datumsangaben oder sogar Textauszügen. Letztendlich dienen sie also dazu, Hintergrundinformationen zu jeder einzelnen Datei zu geben, um eine Einordnung zu vereinfachen. So kann per Suchfunktion auch nach den einzelnen gespeicherten Attributen gesucht werden und man erleichtert sich somit die Suche um ein Vielfaches.^[19]

Die Eingabe der Metainformationen kann gezielt manuell bei einem Upload erfolgen, sodass z.B. Bildern der Entstehungsort, eine kurze Situationsbeschreibung zur Entstehung des Bildes oder auch der Inhalt des Bildes hinzugefügt wird.

Eine andere Möglichkeit der Metainformationenspeicherung ist oftmals bei Bildern gegeben. So wird hier mithilfe des Exchangeable Image File (Exif) Informationen zur Aufnahme direkt als Metainformation im Bild gespeichert. Diese Informationen werden automatisch von der Kamera bei der Aufnahme erzeugt und [..] enthalten neben allgemeinen Informationen zur Kamera die Aufnahmeparameter, mit denen [..] das Bild gemacht [wurde], also beispielsweise die Belichtungszeit, Blende [oder die] Brennweite.^[20] Eine Erweiterung des Exif-Formats ist das International Press Telecommunications Council-Format (IPTC). Dies entspricht grundsätzlich dem Exif-Standard, jedoch besteht hier die Möglichkeit die mitgegebenen Metainformationen selbstständig zu speichern. Hier liegt der Fokus nicht nur auf der technischen Seite, sondern auch auf der beschreibenden Seite. So können hier grundlegende Beschreibungen des Bildes mitgespeichert werden, wie zum Beispiel den Namen des Fotografen, den Ort der Aufnahme oder auch eine Kurzbeschreibung des Bildes. ^[21]

Moderne DAM-Tools machen sich diesen Umstand zu Nutze. Sie lesen gezielt die Exif und die IPTC Informationen aus und speichern diese bei dem Medium. So entfällt auch diese Eingabe durch den Nutzer. Die Möglichkeit weitere Metainformationen hinzuzufügen besteht natürlich weiterhin.

Eine weitere Funktion, die entweder durch Extensions zur Verfügung gestellt oder von vornherein im DAM-Tool integriert ist, erkennt automatisch die Sprache der zu grundeliegenden Datei.

6.3.3 Usability

Abbildung 5: Ein Beispiel für unübersichtliche Bedienbarkeit ^[22]

Usability definiert die einfache Bedienbarkeit technischer Systeme. Ein Produkt ist dann usable, wenn der Anwender schnell und effizient seine gewünschten Ziele umsetzen kann. Dabei ist dieser Aspekt mehr eine Frage des Wohlbefindens des Users, als das es unbedingt etwas über die Fähigkeiten eines Programms aussagt. Allerdings ist ein System auch immer nur so gut wie es die Zahl der Verwendungen auch bestätigt. Der Gesichtspunkt der Usability ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Denn nur, wenn die Anwender auch zufrieden sind, steigert sich die Verweildauer oder die Zahl der wiederkehrenden Kunden. Hierbei muss beachtet werden, dass Zufriedenheit ein subjektiver Faktor ist und damit sehr schwammig und schwer greifbar ist. Diverse Anbieter von Produkten versuchen dieses nicht zu unterschätzende Kennzeichen anhand von Umfragen, Tests, Analysen, etc. anschaulich und an objektiven Kriterien messbar zu machen. ^{[23] [24]}
Allerdings darf Usability nicht als ein reiner "Wohlfühlfaktor" betrachtet werden, denn er hat auch in anderer Hinsicht weitreichende Konsequenzen. So kann mangelnde Übersichtlichkeit und die fehlende Selbsterklärungseingenschaft beispielsweise von Icons, zu Fehlanwendungen innerhalb des Systems führen. Diese falsche Bedienung führt nicht nur zur Enttäuschung des Nutzers sondern auch zu womöglich überflüssigen Programmfehlern. ^[25]

Bei einem Content Management System gilt es nun zu unterscheiden zwischen der Usability des Programms selber und der, die durch den Administrator und dessen Konfigurationen beeinflusst wird. Grundsätzlich sollten neue Programme bei einem Anwender Vertrauen erwecken. Dies erreicht man, in dem man allgemein gültige Anwendungsbezeichnungen oder selbsterklärende Symbole verwendet. Am Beispiel eines CMS sollte es dem Administrator also möglich sein, sich schnell in dem Programm zurecht zu finden. Selbstverständlich ist es in einem neuen System unmöglich ausschließlich bekannte Applikationen, Begriffe, etc. zu verwenden. Trotzdem sollten diese nach einer überschaubaren Einarbeitungsphase verwendbar sein.
Der Administrator kann jedoch auch die Usability eines CMS nicht nur unwesentlich beeinflussen. So kann er beispielsweise Navigationsleisten einfügen, be- oder überarbeiten und so dem weniger EDV-gewohnten Nutzer Frustration und Orientierungslosigkeit ersparen. Des Weiteren obliegt es seinen Entscheidungen, welche Funktionen überhaupt anwendbar sein sollen und welche nicht. Denn auch überflüssige Features sind Zeichen schlechter Bedienbarkeit.

Die Usability eines CMS ist ein wichtiger Indikator für dessen Effektivität. Allerdings ist ein CMS in großem Maße dieser Problematik ausgesetzt, da die Systeme eine breite Anwendermasse ansprechen sollen. Dies führt dazu, dass viele Funktionen vereint werden und unterschiedliche EDV-Kenntnisse berücksichtigt werden müssen. Die meisten Systeme sind so konzipiert, dass sie vielen Vorstellungen gerecht werden sollen. Auf Grund dessen sollten für den erfolgreichen Einsatz eines CMS eine intuitive Bedienbarkeit und nötiges Hilfsmaterial zur Erleichterung der Einarbeitung beachtet werden. ^[26]

6.4 Suchfunktionen

6.4.1 Frontend

Als Frontend wird der Teil der Website bezeichnet, den jeder User bei dem Aufruf der entsprechenden Seite sieht und an welchem er je nach Vorgaben und Funktionalität der Website Einstellungen vornehmen kann. So gibt es Seiten, bei denen der User zwischen mehreren Sprachen wählen kann, gezielt nach Inhalten suchen kann oder Formulare, etwa zur Anmeldung für einen Newsletter ausfüllen kann.

Die Suchfunktion im Frontend bringt einen großen Vorteil für den Website-Benutzer. Dem User, der gewünschte Informationen nicht auf Anhieb findet oder spezielle Informationen sucht, wird die Möglichkeit gegeben gezielt nach seinen Vorstellungen zu suchen. Hierbei ist es wichtig, dass der Benutzer ein zufriedenstellendes Suchergebnis erhält. In der Praxis stellt sich dies jedoch als schwierig heraus. Um eine erfolgreiche Suche gewährleisten zu können, müssen die Inhalte konsequent durch den Administrator indexiert werden, sodass Suchanfragen der Nutzer abgedeckt sind. In diesem Zusammenhang können beispielsweise Statusmeldungen, wie die Bestätigung einer erfolgreichen Bestellung, vernachlässigt werden. Zusammengefasst sind die irrelevanten Seiten also meist alle, die nur eine temporäre Gültigkeit haben und nur für einen speziellen Userkreis relevant sind.

6.4.2 Backend

Eine gut durchdachte Struktur reicht bei vielen großen Webseiten heutzutage nicht mehr aus. Wenn Seiten, Inhaltselemente oder Texte im Backend schnell gefunden werden müssen, sollte das Content Management System auch im Backend eine gute Suchfunktion bieten. Viele CMS bieten hierfür spezielle Meta-Tag Informationen an, die der Benutzer selber festlegen kann. Diese Metainformationen ermöglichen es den Inhalten erweiternde beschreibende Informationen hinzuzufügen. Hierüber kann der Redakteur dann schneller die gewünschten Inhalte finden. Grundsätzlich sollten nicht nur die wichtigen Inhalte des Frontends, sondern auch alle signifikanten Inhalte des Backends indexiert werden. Somit kann auch hier die Suche nach Informationen entsprechend beschleunigt werden. Optimalerweise lässt sich diese Indexierung auch abschalten, da bei Seiten mit geringem Umfang eine Suchanfrage selbst möglicherweise nicht immer erforderlich ist.
Die eingegeben Meta-Informationen sind zudem im Frontend auch als Meta-Tags verfügbar. So reduziert sich der Pflegeaufwand für den Administrator und bietet für die Suche im Frontend und die Suchmaschinenoptimierung entsprechende Vorteile Inhalte zu finden.

6.4.3 Dateien

Wenn mit dem CMS auch Dateimengen verwaltet werden sollen gilt es einen besonderen Schwerpunkt auf die Suchfunktion zu legen. So sollten beim Upload der Dateien schon die ersten Meta-Informationen von dem Uploader eigenständig eingegeben werden um dem Redakteur Zeit zu ersparen und Fehlerquellen zu vermeiden. Dennoch sollten Meta-Informationen nachträglich noch geändert werden können, um einen erneuten Upload vermeiden zu können um neue Meta-Informationen hinzufügen zu können.
Die Meta-Informationen werden in einer Datenbank gespeichert. Dadurch wird die Flexibilität und Performance deutlich erhöht. Eine gute DAM Verwaltung sollte die Möglichkeit bieten jedes Meta-Feld beliebig ansprechen zu können. Hieraus lassen sich Filtermasken erstellen, um häufige Suchanfragen, wie zum Beispiel nach allen Dateien eines bestimmten Autors oder bestimmten Veröffentlichungsdatum, zu automatisieren. Dies erlaubt es dem Redakteur auch bei größeren Datenmengen den Überblick über die hochgeladenen Dateien zu behalten, gezielt Dateien herauszufiltern und diese zu editieren.

Als zusätzlichen Aspekt sollte unter Umständen aber auch für Webseitenbesucher die Möglichkeit bestehen nach Dateien zu suchen. Dies wird bei einer zunehmenden Anzahl an gespeicherten Dateien immer wichtiger. Somit fällt es dem Benutzer leichter gewünschte Dateien zu finden ohne den kompletten Inhalt der Dateiverwaltung durchgehen zu müssen.

6.5 Rechteverwaltung

6.5.1 Zugriffsbeschränkungen

Abbildung 6: Rechteverwaltung bei Drupal ^[27]

Abbildung 7: Rechteverwaltung bei Typo3 ^[28]

Das Hauptaugenmerk der Rechteverwaltung liegt in der Zugriffsbeschränkung. Hierbei besteht die Möglichkeit Einzelteile der Seite, ganze Bereiche oder die komplette Website zu beschränken. Eine Intranetseite lässt sich beispielsweise so anpassen, dass Seiten oder Dokumente gezielt für Mitarbeiter freigeschaltet oder gesperrt werden können. Dies ist ein gutes Mittel um die bestehende Informationsflut zu managen und Nutzern nur für sie wichtige Daten zur Verfügung zu stellen. Denkbar und praktikabel ist es also ganze Unterseiten für eine bestimmte Gruppe komplett ein- bzw. auszublenden.

Zugriffsbeschränkungen können aber auch registrierten Nutzern einer Webpräsenz einen speziellen Mitgliederbereich ermöglichen. So besteht die Möglichkeit Kunden mithilfe eindeutiger Login-Daten Zugriff auf spezielle angepasste Produkt- oder Bestellseiten anzubieten.

Die Abbildungen 5 und 6 zeigen die Rechteverwaltung von Drupal im Vergleich zu denen von Typo3. Bei Typo3 lassen sich gezielt spezifische Zugriffsbeschränkungen für einen Backend Benutzer vergeben. Es ist also möglich sehr detailliert die einzelnen Module des Content Management Systems freizugeben oder zu sperren. Dem Benutzer erscheinen dann im Backend nur die freigegebenen Optionen, alle anderen Optionen werden ausgeblendet. Ein positiver Nebeneffekt ist auch hier, dass dem Nutzer nur die für ihn wichtigen Optionen eingeblendet werden, sodass eine übersichtlichere, einfachere, schnellere Bedienung bzw. Nutzung möglich ist.
Bei Drupal besteht die Möglichkeit der Rechteverwaltung auf einer globaleren Ebene. Das hat den Vorteil, dass die Rechte sehr schnell für einen Großteil der Nutzer angepasst werden können, jedoch ist es dadurch auch schwieriger personenspezifische Rechte zu verteilen. Dies führt unter Umständen zu Konflikten, insbesondere wenn es viele Redakteure gibt, da nun die gleichen Inhalte parallel von mehreren Redakteuren editiert und eventuell gegenseitig überschrieben werden könnten.

6.5.2 Benutzergruppen

Benutzergruppen geben die Möglichkeit die Zugriffsbeschränkungen schneller umsetzen zu können. Der Vorteil von Benutzergruppen besteht in der Fähigkeit gleichzeitig Freigaben oder Sperren für mehrere Nutzer zu erteilen. Es wird ermöglicht in einem Unternehmen verschiedene Abteilungen einfach zu managen. Dies bietet also zum einen eine Aufwandsreduktion in der Verwaltung und zum anderen die Möglichkeit ganzen Abteilungen gleichzeitig Rechte zuzusprechen oder zu versagen. Am Beispiel einer Intranetseite kann der Administrator nun den verschiedenen Abteilungen Rechte für eine eigene Seite zusprechen, sodass der redaktive Bereich der anderen Abteilungen verborgen bleibt.

Die Zuweisung der Mitarbeiter muss nach Anlegung der Gruppen nun einmalig erfolgen. Dabei kann ein Mitarbeiter auch mehreren Benutzergruppen angehören.

6.6 Plattformunabhängigkeit

Die Plattformunabhängigkeit wird heutzutage mit zunehmender Anzahl von Linux-Distributionen und Windows-Versionen immer wichtiger. Ein WEB Content Management System baut in der Regel auf einer Technologie wie beispielsweise PHP, ASP oder Java auf. Häufig ist ein Webserver wie Apache oder lighttpd für das Ausgeben der Inhalte zuständig. Voraussetzung ist also nicht das Betriebssystem des Nutzers, sondern einzig die Unterstützung des CMS durch den Server.

Essenzieller ist hier die Beachtung der Datenbankunterstützung der Content Management Systeme. Diese bauen häufig nativ auf MySQL oder MSSQL auf. Für eine reibungslose Einbindung ist es notwendig, dass die Datenbankbefehle des CMS kompatibel zu der genutzten Datenbank des Unternehmens ist. Ist dies nicht der Fall, so besteht weiter die Möglichkeit ein CMS mit einer vorhandenen Datenbankabstraktionsschicht auszuwählen. Hier werden alle Datenbankbefehle durch das Content Management Systems in eine eigene Syntax umgewandelt, welche dann in die unternehmensspezifische Datenbanksprache umgewandelt wird. So wird der Aspekt der Plattformunabhängigkeit mithilfe dieser CMS gewährt und der Nutzer bleibt in der Wahl anderer infrastruktureller Komponenten, wie der Datenbank, frei.

6.7 Ladezeit

Die Ladezeit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor auch in Bezug auf die Suchmaschinenoptimierung. Spätestens mit der Bekanntgabe von Google, dass die Ladezeit in Zukunft einen Ranking Faktor darstellen wird ^[29] muss auch der Ladezeit ein hoher Stellenwert angerechnet werden.
Der Ladezeit gilt aber nicht nur in Hinsicht auf die Suchmaschinenoptimierung eine erhöhte Bedeutung, sondern primär bezeichnet sie die Schnelligkeit des Seitenaufbaus. Somit hat die Ladezeit also für den Benutzer eine hohe Bedeutung. Oftmals verlassen Nutzer die Internetpräsenz bei einer schlechten Performance und versuchen die gewünschten Informationen auf einer anderen Seite zu finden. Dies bedeutet im schlimmsten Fall nicht nur den Verlust von Besuchern der eigenen Seite, sondern kann sogar zu einem Verlust von Kunden führen. Um lange Ladezeiten zu vermeiden bieten viele Content Management Systeme ein eigenes Caching System an. Denn nach Untersuchungen von Google oder Amazon zeigt sich, dass die Ladezeit signifikant Kunden bzw. Einnahmen kosten: So beschreibt Google, dass [...} ein um 0,9 Sekunden langsamerer Seitenaufbau [...] mit einem Traffic- und auch Werbeinnahmenverlust von 20% einher [geht] ^[30].
Da das CMS jeden Seiteninhalt einzeln aus den Datenbanken erzeugen, diese danach in HTML umwandeln sowie in das eigentliche Template einbinden muss, sollte danach die Seite serverseitig abgelegt werden. Dieses Verfahren nennt man Caching. Bei einem erneuten Aufruf der Seite muss also lediglich die Seite geladen vom Server geladen und nicht erneut erzeugt werden.
Diese Methode bringt allerdings nicht nur Vorteile, sondern auch Probleme mit sich. Da die Seite auf dem Server vorhanden ist und nicht neu erzeugt wird, muss bei einer Inhaltsänderung die Seite neu erzeugt und abgelegt werden, damit auch der aktuellste Inhalt angezeigt wird. Bei zu häufig wechselnden Seiten empfiehlt es sich deshalb auch das Caching komplett abzuschalten.
Es gibt Content Management Systeme die hier Stärken und Schwächen zeigen. Somit gibt es welche die ein sehr gutes Caching aber eine weniger schnelle Generierung der Seite haben. Grundsätzlich sollte man sich vor der Wahl des passenden CMS über die Häufigkeit des Wechseln der Seiteninhalte Gedanken machen. Danach kann man dann abwägen inwieweit ein CMS mit gutem Cache notwendig ist oder eher vernachlässigt werden kann, beziehungsweise inwieweit die Performance direkt beim Seitenaufbau benötigt wird, da der Cache keine Alternative darstellt.

6.8 Suchmaschinenoptimierung

Ziel der Suchmaschinenoptimierung ist es, die Aufrufe einer Website nach Suchmaschinenanfragen zu verbessern und ist somit eine Form von Marketing. "Nur wer mit den richtigen Keywords auf der ersten Seite der Suchmaschinen platziert ist, erhält die größtmögliche Aufmerksamkeit potenzieller Kunden [...]." ^[31] Um dieses Ergebnis erreichen zu können, gilt es, die sich stetig ändernden Ranking-Algorithmen der diversen Suchmaschinen zu beachten. Die Suchmaschinen verfolgen die Absicht "genau [zu] erkennen, was der Nutzer meint, und genau die Ergebnisse [auszugeben], die er sich wünscht" ^[32] und versuchen die gezielte Beeinflussung der Suchergebnisse zu unterbinden.

Das Ziel, dass von der großen Mehrheit aller Content Management Systeme verfolgt wird, ist es, dem Nutzer zu helfen eine neue Website möglichst einfach und schnell bereitstellen und pflegen zu können. Dabei gerät der Aspekt der Suchmaschinenoptimierung oftmals ins hintertreffen ^[33]. Der anspruchsvolle Nutzer bekommt häufig nur durch entsprechende CMS-Erweiterungen die Möglichkeit Einfluss in die Platzierung im Suchmaschinenindex zu nehmen. Die einfachste Möglichkeit ein positiveres Ranking zu erreichen ist, indem man auch hier den die Metainhalte modifiziert. So kann man für jede Seite und Unterseite einen geeigneten Titel vergeben. Dieser wird zwar meist von einem CMS automatisch aus dem jeweiligen Seitentitel und der Überschrift der obersten Ebene generiert, besser ist es jedoch hier gezielt eine eigene Keywords zu nutzen, welche vermutlich relevant bei einer Suchanfrage eines Interessenten wären. Um diese Suchwörter herauszufiltern kann man beispielsweise das Google-Keywordtool ^[34] oder ein geeignetes Auswertungstool des Content Management Systems bemühen. Beide Tools geben einen Einblick der Häufigkeit der verschiedenen Keywords nach denen gesucht wird um anschließend auf die Website zu kommen. Nach der Modifizierung des Webseitentitels mit den zwei wichtigsten Keywords, sowie des Firmennamens ^[35] kann man sich noch auf die Erstellung von geeigneten Domainnamen konzentrieren. Hier ist es wichtig, "sprechende Namen" zu finden, damit der User, aber auch die Suchmaschine ein Bild über den Inhalt schon beim Seitenaufruf vermittelt bekommt.

6.9 Auswertungsmöglichkeiten

Abbildung 8: Beispielauswertung mit dem externen Tool JAWstats: Abgebildet sind die Besucherzahlen pro Monat von März 2006 - Mai 2010 der Seite http://www.bkkpages.com ^[36]

Abbildung 9: Beispielauswertung mit dem externen Tool JAWstats: Abgebildet ist die Verweildauer der Nutzer auf der Seite http://www.bkkpages.com im Juni 2010^[36]

Im Kontext der Content Management Systeme versteht man Auswertungsmöglichkeiten, als die Funktion bzw. Möglichkeit der Systeme Statistiken zum Daten- und Besucheraufkommen der jeweiligen Seite zu sammeln, aufzubereiten und dem Admin/dem berechtigten Nutzer zu präsentieren. Ziel der Auswertung soll es sein Rückschlüsse auf den Nutzer schließen zu können. So wird zum Beispiel das Nutzungsverhalten und die Verweildauer, die Herkunft, der verwendete Browser, das System des Nutzers, sowie Trafficinformationen der User aufgezeichnet. Entscheidend ist außerdem der Referral, also der Link, über den der User auf die Seite gekommen ist. Über diesen können gezielt neue Marketingaufwendungen für die richtige Seite beschlossen werden um so die Besucherfrequentierung zu erhöhen.

Insgesamt gesehen können verschiedene Ansätze von Auswertungstools im Zusammenhang mit Content Management Systemen verfolgt werden: entweder es befindet sich ein separates Auswertungstool auf dem Server, welches per Extension in das CMS eingebunden wird oder das Content Management System besitzt selbst eine geeignete Funktion und übernimmt die Auswertung. Leider beschränken sich die Funktionen der integrierten Auswertungsfunktionen oftmals nur auf eine reine Zählung der Besucher. Diese lässt dann nur minimale Rückschlüsse auf das Verhalten und die Verweildauer der Nutzer oder dem generellen Traffic der Seite zu. Daher ist vielfach ein externes Auswertungstool zu bevorzugen und dieses dann in das CMS einzubinden.

6.10 Beispielgewichtung

Die Gewichtung der Erfolgsfaktoren ist ein wichtiger Bestandteil um eine Abwägung für oder gegen ein bestimmtes Content Management System treffen zu können. Dabei lässt sich beispielsweise ein Scoring-Verfahren nutzen, da hier gezielt, für den jeweiligen Einsatzzweck, priorisiert werden kann. Nachfolgend sind zwei Beispielscorings gegeben: Ein Beispiel für eine Intranetseite, sowie ein Beispiel für eine Unternehmensseite mit integriertem Shop.

7 Fazit

Ist ein Content Management System überhaupt notwendig? Es ist zumindest ein hilfreiches Werkzeug, wenn man Inhalte organisiert pflegen möchte. Seiten werden schnell unübersichtlich, da sie stetig aktualisiert, mit neuen Features ausgestattet und mit verschiedenen Formaten erweitert werden. Rapide fehlt es an Harmonie und Einheitlichkeit. Gerade für Unternehmen und Communities ist jedoch eine organisierte und einfach erfassbare Präsenz wichtig. Heutzutage ist es für die erfolgreiche Informationsvermittlung von Bedeutung schnell und flexibel Inhalte anpassen zu können. Gerade dann ist ein CMS eine interessante Lösung: Der womöglich größte Vorteil des Produktes liegt darin, dass auch ein Laie, nach einiger Einarbeitung und Gewöhnung an die neuen Funktionen, sinnvoll mit dem System arbeiten kann. Ein CMS ist ein Werkzeug, dass stetig genutzt wird. Sämtliche Inhalte müssen ständig auf ihre Aktualität hin überprüft und im Weiteren bearbeitet werden können. Ein positiver Effekt des Systems ist, dass Inhalt und Design so strikt voneinander getrennt werden. Dies ermöglicht es dem Anwender - unabhängig seiner Kenntnisse - die Daten einfacher zu verwalten und sie in sekundenschnelle auf den neuesten Stand zu bringen. Implementierungsfehler werden drastisch reduziert. Der Anwender muss sich nicht mit Programmiersprachen auseinandersetzen. Der eigentliche Inhalt rückt in den Mittelpunkt.

Die Fallstudie hat gezeigt, dass ganz unterschiedliche Entwicklungen Einfluss auf den Erfolgsfaktor haben. Im Mittelpunkt steht die Flexibilität. Das System muss an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Anwender anpassbar sein. Diese Anpassbarkeit wird durch eine Vielzahl angebotener Extensions erreicht. Durch die Platformunabhängigkeit und die Konfiguration über einen normalen Browser, meist ohne Installation von Zusatzsoftware, kann eine größere Masse von Anwendern das Content Management System nutzen. Des Weiteren spart das System Zeit in Bezug auf die notwendigen Vorerfahrungen. Viele Features wie beispielweise der WYSIWYG-Editor bieten dem User eine, von alltäglichen Programmen, gewohnte Oberfläche. Durch die Rechteverwaltung wird der mitwirkende Personenkreis beschränkt. Dies verhindert ungewollte Eingriffe oder Überschneidungen und reduziert zusätzlich Sicherheitslücken. Außerdem können hier Benutzergruppen erstellt werden, was es in einem Großunternehmen dem Administrator einfacher macht, Redakteuren zum Beispiel nur Zugriff auf Inhalte ihrer Abteilung zu geben. Ein weiterer Pluspunkt im Umgang mit einem CMS ist, dass der Anwender, der Hilfe bei der Einführung oder Nutzung eines Content Management Systems benötigt, diese durch spezialisierte Firmen oder Hilfsmittel wie Literatur, Seminare, Videos, etc. in Anspruch nehmen kann.

Jedoch sind insbesondere Eigenschaften wie Suchmaschinenoptimierung oder das Digital Asset Management sehr einsatzabhängig zu bewerten. Eine Intranetseite muss von einer Suchmaschine nicht auffindbar sein und gewisse Seiten bedürfen keiner Unterstützung durch Bilder, Videos oder andere Medien.

Es steht außer Frage, dass ein CMS erfolgreich einsetzbar sein kann. Die Kombination aus intuitiver Benutzerführung, Leistungsfähigkeit und Flexibilität zeigten sich als wichtige Indikatoren. Allerdings lassen sich die Erfolgsfaktoren, ohne die Anforderungen zu kennen, schwer gewichten. Zudem gibt es derzeitig sehr viele CMS auf dem Markt mit verschiedenen Stärken und Schwächen. Diese Marktsituation macht es einem Einsteiger schwer möglich sich in dem Bereich der Content Management Systeme zurecht zu finden. Bevor man sich für ein CMS entscheidet, sollte man sich also bewusst sein, in welchem Maße man welche Funktionen braucht.

8 Fußnoten

1. ↑ http://www.spiegel.de/netzwelt/web/0,1518,grossbild-834131-474402,00.html 06.06.2010 18:56
2. ↑ http://www.cyres.de/cms-grundlagen/cms-definition/content-management-system.htm 06.06.2010 16:00
3. ↑ http://www.pcwelt.de/start/dsl_voip/online/praxis/181739/content_management_systeme_im_ueberblick/ 03.06.2010 16:11
4. ↑ http://dragonflycms.de/ 03.06.2010 16:42
5. ↑ Vgl. OCMS Market Share Report 2009, S.77-96
6. ↑ http://extensions.joomla.org/ 07.06.2010 16:28
7. ↑ http://drupal.org/node/206666 07.06.2010 16:29
8. ↑ http://wordpress.org/extend/plugins/ 07.06.2010 16:30
9. ↑ http://plone.org/products 07.06.2010 16:40
10. ↑ Typo3 Backend - Erweiterungen importieren 07.06.2010 16:43
11. ↑ Vgl. OCMS Market Share Report 2009, S.22
12. ↑ Vgl. OCMS Market Share Report 2008, S.14-15
13. ↑ Vgl. OCMS Market Share Report 2009, S.22-23
14. ↑ ^{14,0 14,1} CKEditor http://ckeditor.com/demo 26.05.2010 10:45
15. ↑ Vgl. http://www.ecompetencecenter.de/weitere-leistungen/typo3-cms/broschuere/versionierung.html 06.06.2010 16:15
16. ↑ ^{16,0 16,1} Vgl. http://www.contentmanager.eu.com/dam.htm 03.06.2010 17:15
17. ↑ ^{17,0 17,1 17,2} http://www.contentmanager.eu.com/dam.htm 03.06.2010 17:30
18. ↑ ^{18,0 18,1} http://typo3.org/documentation/document-library/extension-manuals/dam/1.1.5/view/1/6/ 30.05.2010 13:00
19. ↑ Vgl. http://t3n.de/magazin/komfortable-medienverwaltung-digital-asset-management-218969/2/ 05.06.2010 11:56
20. ↑ http://www.pcwelt.de/start/audio_video_foto/digicam_slr/praxis/109129/exif_und_iptc_mehr_infos_zu_jpg_bildern/index3.html 05.06.2010 11:30
21. ↑ Vgl. http://www.pcwelt.de/start/audio_video_foto/digicam_slr/praxis/109129/exif_und_iptc_mehr_infos_zu_jpg_bildern/index4.html 05.06.2010 11:35
22. ↑ http://havenworks.com/ 06.06.2010 16:24
23. ↑ Vgl. http://www.cmsbox.com/de/service/usability 05.06.2010 13:47
24. ↑ Vgl. http://www.cmsbox.com/download/documents/d0/q75xegbr84iw6aemvugg3lqq02vo7t/interaction_design.pdf 05.06.2010 14:01
25. ↑ Vgl. http://www.gruenderszene.de/it/einfuhrung-was-bedeutet-usability-und-warum-ist-sie-sinnvoll/ 05.06.2010 13:44
26. ↑ Vgl. http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_472_cms_usability_checkliste.html 05.06.2010 13:32
27. ↑ http://www.drupalcenter.de/node/25796
28. ↑ Typo3 Backend Version 4.3
29. ↑ Vgl. http://googlewebmastercentral.blogspot.com/2010/04/using-site-speed-in-web-search-ranking.html 30.05.2010 12:35
30. ↑ O'Reilly Media, Inc. (15.Juli 2008) - Website Optimization (ISBN: 978-0-596-51508-9) - Kapitel: Web Performance Optimization
31. ↑ http://www.abakus-internet-marketing.de/ 03.06.2010 18:05
32. ↑ http://www.google.com/corporate/tech.html 03.06.2010 18:12
33. ↑ Vgl. http://www.suchmaschine-optimierung.de/cms-typo3-google-optimierung.htm 10.06.2010 13:28
34. ↑ Vgl. https://adwords.google.com/select/KeywordToolExternal 10.06.2010 17:03
35. ↑ Vgl. http://www.seomoz.org/knowledge/title-tag 10.06.2010 17:28
36. ↑ ^{36,0 36,1} http://demo.jawstats.com/ 11.06.2010 16:15

9 Literatur- und Quellenverzeichnis