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Hochschule und Studienort:	FOM Düsseldorf
Studienfach:	Wirtschaftsinformatik
Modul:	IT-Infrastruktur (Christian Schäfer)
Thema der Seminararbeit:	Evalution von Kollaborationssoftware
Autor:	Marc Ketscher

Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines 1.1 Über diese Seminararbeit 1.2 Beschreibung des Themas 1.2.1 Abgrenzung des Themas 1.2.2 Definitionen von Begriffen 2 Organisatorische Voraussetzungen 2.1 Organisationen im Unternehmen 2.2 Linienorganisation 2.3 Projektorganisation 2.4 Unterstützung der Organisation 2.5 Definition und Besonderheiten von mittelständischen Unternehmen 3 Kollaborationssoftware 3.1 Anforderungen 3.2 Bewertungskriterien 3.3 Marktübersicht 3.3.1 Microsoft Sharepoint 3.3.2 Stylite EGroupware 3.3.3 IBM Lotus Notes 3.3.4 Microsoft Outlook 3.4 Bewertungsmatrix 3.5 Einführungsmodell 4 Abschlusskommentar / Fazit 5 Literatur- und Quellenangaben

1 Allgemeines

1.1 Über diese Seminararbeit

In dieser Seminararbeit werden die Grundlagen für kollaboratives Arbeiten in Linien- und Projektorganisationen sowie Möglichkeiten von unterstützender Software aufgeführt. Es werden verschiedene Produkte beschrieben, anhand von Bewertungskriterien analysiert und gegeneinander bewertet. Ein Einführungsmodell sowie ein Fazit schliessen diese Arbeit mit einer Empfehlung sowie meiner eigenen, subjektiven Meinung ab.

1.2 Beschreibung des Themas

Eine wichtige Voraussetzung von Projekt- und Linienorganisationen in Unternehmen ist das koordinieren, delegieren und managen von Zuständigkeiten, Aufgaben und Terminen. Allgemein wird diese Arbeitsweise Kollaboration genannt und beschreibt das gemeinsame, parallele und abgestimmte Arbeiten definierter Themen. Spezielle Kollaborationssoftware gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, um Dokumente, Kalender und Diskussionen Netzwerkbasiert zu organisieren, so dass jeder berechtigte Teilnehmer arbeitsplatzunabhängig Zugriff hat.

1.2.1 Abgrenzung des Themas

Die Evaluation von (Kollaborations)Software basiert auf vorhandenen Strukturen in Unternehmen. In dieser Seminararbeit werden keine Organisations- oder Prozessverändernden Punkte behandelt, sondern die Grundlagen einer Organisation, die Funktionsweise und -umfang sowie die Möglichkeiten einer Einführung von Kollaborationssoftware beschrieben. Darüberhinaus wird kein Bezug auf Kosten der Software, Dauer einer Einführung oder Ablösung evtl. bereits vorhandener Lösungen genommen.

1.2.2 Definitionen von Begriffen

• Kollaboration
  
  • lat. communis = "gemeinsam, zugänglich", laborare = "arbeiten, sich anstrengen"^[1]
  • beschreibt die Zusammenarbeit, das gemeinsame Streben ein Ziel zu erreichen
• Aufbauorganisation
  • [...] In Organisationen stellt die Aufbauorganisation die Organisationseinheiten in eindeutige hierarchische Beziehungen zueinander.
  • Untergeordnete Organisationseinheiten berichten an die ihnen übergeordnete Organisationseinheit und haben Weisungsbefugnis gegenüber den ihnen untergeordneten Organisationseinheiten.
  • Die Aufbauorganisation eines Unternehmens umfasst das Organigramm (Unternehmenshierarchie), die Abteilungsstruktur, den Stellenplan, die räumliche Verteilung (Niederlassungen, Standorte) und gegebenenfalls auch Schnittstellen zu verbundenen Unternehmen (Tochter-, Mutter- oder Partnerfirmen). [...]^[2]
• Ablauforganisation
  • Die Ablauforganisation beschreibt die Prozesse und Abläufe ("Workflows") einer [oder mehrerer] Organisationseinheit.^[3]
• Organigramm
  • [Das] Organigramm der Aufbauorganisation bildet das System der organisatorischen Einheiten ab. Es veranschaulicht v.a. die Aufgabengliederung (Zerlegung eines Aufgabenkomplexes in Teilaufgaben) bzw. die Gliederung der Stellen und Abteilungen (häufig pyramidenförmige Darstellung) sowie die Kommunikationsbeziehungen zwischen den organisatorischen Einheiten (Bereichsbildung).^[4]
• Proprietär
  • lat. proprius = "eigentümlich, ausschliesslich"^[5]
  • Beschreibt eine Art von Software die durch den Hersteller geschützt, nicht veränderbar und meist kostenpflichtig ist.
• GPL
  • General Public License
  • Software mit dieser Lizenz ist kostenfrei und darf kommerziell genutzt und auch frei weitergegeben werden
• SSL
  • Secure Socket Layer
  • Verschlüsselungsprotokoll zur Datenübertragung
  • Daten werden in der OSI-Schicht 6 mit 128 Bit verschlüsselt^[6]
• SSO
  • Single Sign On
  • Die bei der Windows Anmeldung eingegenen Authetifizierungsdaten können von einem Programm verwendet werden
• Lastenheft
  • Beschreibt detailliert die Anforderungen eines Auftraggebers
  • Wird dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt und mit dem Leistungsumfang abgeglichen

2 Organisatorische Voraussetzungen

Die Definition von "Organisation" ist hier von zentraler Bedeutung, da in Unternehmen häufig folgender Trugschluss herrscht:

"Das kann man mit einer Software bestimmt besser/einfacher lösen"

Um neue technische Lösungen einzuführen und optimal nutzen zu können, muss das Unternehmen/die Organisation sich (technikunabhängig) Gedanken über ihre Strukturen und Abläufe machen. Sind die verwendete Abläufe nicht eindeutig oder individuell wird eine neue Software keine Besserung bringen. Dabei sollte vor jeder Softwareeinführung eine Prozessanalyse durchgeführt werden, um eine für die Organisation optimal verwendbare Software zu beschaffen.

2.1 Organisationen im Unternehmen

Der Begriff "Organisation" wird in drei, eng miteinander verknüpften Bedeutungen verwendet: 1. Organisation als System 2. Die Aufgabe, innerhalb des Systems Prozesse und Strukturen zu gestalten. 3. Die Struktur eines solchen Systems

[...]

zu 2) Die Aufgabe bzw. die Tätigkeit, innerhalb eines Systems die Beziehungen zwischen den Organisationseinheiten [Abteilungen] zu gestalten und Abläufe zu gewährleisten. Das Ergebnis dieser Tätigkeit ist die Struktur des Systems. [...]

zu 3) Die Struktur eines solchen Systems. Meist wird zwischen Aufbau- und Ablauforganisation unterschieden. Die Aufbauorganisation wird in Form eines hierarchischen Organigramm visualisiert. Die Ablauforganisation kann durch Flussdiagramme und Netzpläne dargestellt werden. [...] ^[7]

Organisation beschreibt also die Zusammenarbeit und Zuständigkeiten von Einheiten und Personen in Unternehmungen und wird mit Hilfe von Organigrammen visuell dargestellt.
Das Organisations-System besteht meist aus mehreren aufeinander aufbauenden Einheiten, die hierarchisch gegliedert sind. Eine genaue Beschreibung einer Organisationseinheit existiert meist nicht, die Aufgabenbereiche werden häufig in den Arbeitsverträgen der jeweiligen Mitarbeiter festgeschrieben.^[8]

Organisationseinheiten besitzen, wie technische Systeme, feste Parameter die für einen sauberen und klaren Ablauf notwendig sind:

• Eindeutige Führungsperson einer Einheit
• Mitglieder einer Einheit
• Übergeordnete Einheit
• ggf. untergeordnete/abhängige Einheiten

Die Summe aller Einheiten und deren Verbindung untereinander ergeben die Aufbau- und Ablauforganisation einer Unternehmung.

Technische Systeme basieren auf festen Berechtigungs- und Genehmigugsstrukturen, die meist aus der Unternehmensorganisation entstehen. Ein Beispiel dafür wäre eine Administration von Urlaubsanträgen über das Intranet. Hier werden Anträge und Genehmigungen über eine Genehmigungsstruktur gestellt und genehmigt, die Struktur basiert hier auf der Aufbauorganisation.

Der Einsatz von Kollaborationssoftware ist besonders für den Einsatz in Linien- und Projektorganisationen hilfreich, da hier unterschiedliche Strukturen und Aufgabenstellungen abgebildet werden müssen.

2.2 Linienorganisation

[...] Ein Unternehmen mit [..] Linienorganisation zeichnet sich durch eine [..] Hierarchie mit festen Entscheidungsstrukturen aus. Das Unternehmen ist in Abteilungen gegliedert, die nach bestimmten Kriterien, z.B. Kundensegmenten, Produkten, Funktionen usw., gebildet werden. [...] ^[9]

Die Linienorganisation ist die am weitesten verbreitetste Organisationform in deutschen Unternehmen und wird häufig durch zeitlich begrenzte Projektorganisationen ergänzt.
Dabei werden Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum einem Projekt zugewiesen und (teilweise) ihrer Linienaufgabe entbunden.

2.3 Projektorganisation

Die Projektorganisation ist laut DIN 69901 die "Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes." [...]^[10]

Es handelt sich hierbei um eine temporäre und Linienorganisations übergreifende Struktur, die ähnlich der Linienorganisation, über feste Zuständigkeiten und Berichtswegen verfügt.
Die in Projekten eingesetzten Mitarbeiter werden meist für die Dauer des Projektes von ihrer Linienaufgabe (teilweise) entbunden. Hier besteht die Möglichkeit einem Mitarbeiter vollständig in ein Projekt einzubinden oder ihm Projektaufgaben zusätzlich zum (reduzierten) Tagesgeschäft zu erteilen.

2.4 Unterstützung der Organisation

Projekte zeichnen durch Einmalig- und Neuartigkeit sowie durch einen fest definierten Zeitraum aus. Sie sind also temporäre Konstrukte die u.a. über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verfügen, die technisch abgebildet werden müssen. Dabei erhalten Projektleiter Verantwortung für Mitarbeiter fremder Einheiten, die räumlich verteilt zu koordinieren sind.
Da jedes Projekt einmalig und neuartig ist, bei dem Mitarbeiter aus verschiedenen Einheiten zusammen arbeiten, kann hier eine arbeitsplatzunabhängige, flexible und einfache Software, eine Kollaborationssoftware, bei der Organisation von Aufgaben, Terminen, Dokumenten und der Kommunikation unterstützend eingesetzt werden.

Nutzen für Führungskräfte Verwaltung der zugehörigen Mitarbeiter Erfassen, Zuweisen und Nachhalten von Aufgaben, Terminen, etc. Zentrale Verwaltung	Nutzen für Mitarbeiter Übersicht über alle Aufgaben Logische Trennung der Zugehörigkeiten Arbeitsplatzunabhängig
Mitarbeiter erhalten durch den Einsatz in Projekten zusätzliche Führungskräfte und Aufgaben, Projektleiter zusätzliche Mitarbeiter aus div. Abteilungen

2.5 Definition und Besonderheiten von mittelständischen Unternehmen

3 Kollaborationssoftware

Kollaborationssoftware, häufig auch Groupware genannt, bezeichnet eine Art von Software die netzwerkbasiert, meist über ein Portal in einem Browser, eine Sammlung von Informations- und Administrationswerkzeugen bereitstellt um interne Abläufe zu unterstützen.
Definiton von Groupware:

"Groupware ist eine für die Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe bereitgestellte Software. Darunter versteht man den koordinierten Austausch gruppenbezogener Informationen und ihre kooperative Bereitstellung. Groupware richtet sich damit schwerpunktmäßig auf die Abbildung nicht formulisierbarer Vorgänge [...]"^[11]

Sie soll Mitarbeiter eines Unternehmens, unabhängig von ihrer Position oder ihrem Aufgabenbereich, bei ihrer Tätikgkeit unterstützen und einen Mehrwert und keine Mehrbelastung zur täglichen Arbeit bieten. Wie in 2. (Organisatorische Voraussetzungen) bereits beschrieben, ist es sinnvoll eine Prozessanalyse durchzuführen, um die Chancen und Risiken einer neuen Software zu erörtern und damit den optimalen Einsatz zu gewährleisten. Dabei sollte eine Software sich dem Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.

3.1 Anforderungen

Kollaborationssoftware soll Teams, Mitarbeiter und Führungskräfte bei ihrer täglichen sowie bei Projektarbeiten unterstützen. Um bei der Arbeit optimal unterstützen zu können, sollte eine Kollaborationssoftware einige Kriterien erfüllen:

Benutzerfreundlichkeit

Kriterium	Nutzen
Intuitive Oberfläche	Die Software muss ohne aufwendige Schulungen Versteh- und Nutzbar sein, auch für EDV-Laien
Funktionen sind Übersichtlich angeordnet	Eine logische Anordnung von Funktionen erleichert dem Mitarbeiter das Nutzen der Software
Deutsche Benutzeroberfläche	Bei Bedarf sollte es optional möglich sein, die Sprache zu ändern

Termine / Kalender

• 30% der Arbeitszeit verbringen Manager des unteren und mittleren Managements in Meetings
• 40% dieser Zeit ist überflüssig
• 50% der Arbeitnehmer denken an andere Dinge in Meetings
• 60% aller Mitarbeiter sind mit den Sitzungsergebnissen unzufrieden
• 70% aller Maßnahmen, die in Besprechungen beschlossen werden, werden nicht umgesetzt
• 80% aller Besprechungen dienen lediglich dem Austausch von Meinungen und Informationen
• 90% aller Manager müssen die hier verbrannte Zeit "hinten anhängen"^[12]

Diese Zahlen zeigen wie wichtig ist es ist, Termine gezielt einzusetzen und ausschließlich die benötigten Teilnehmer einzuladen. Kalender helfen hier bei der Übersicht und Koordination

Kriterium	Nutzen
Persönliche Kalender mit wahlweiser Anzeige aller oder projektspezifischer Termine	Auflistung der eigenen Termine und bei Bedarf die Projektbezogenen Termine erleichern den Überblick der Zeiten
Team- und Gruppenkalenderfunktion	Übersicht über Termine, die von Relevanz für das Team/die Gruppe sind
Erinnerungsfunktion für Termine	Eine individuell einrichtbare Erinnerungsfunktion erleichtern die Vorlaufzeit für Termine (Vorbereitung, Wegezeit)

Dokumentenmanagement

Arbeitsergebnisse, Pläne und Korrespondenz unterliegen einem ständigen Wandel, der für alle teilnehmenden Mitarbeiter eindeutig zu überblicken sein sollte. Um das Arbeiten in unterschliedlichen Versionen zu verhindern, Dokumente strukturiert und intuitiv ablegen zu können sowie das Suchen zu erleichtern, ist ein anpassbares Dokumentenmanagement von Nutzen

Kriterium	Nutzen
Einrichten von individuellen Ablagestrukturen	Projektabhängig kann die Struktur einer Ablage variieren, eine Kollaborationssoftware sollte hier die Möglichkeit bieten, individuelle Strukturen zu schaffen
Angabe von Metadaten für Dokumente	Beschreibende Informationen zu Dokumenten, auch "Verschlagwortung" genannt, hilft Dokumente zu suchen, zu gruppieren und zu filtern
Upload aller Dateitypen möglich	Arbeitsergebnisse werden in den unterschiedlichsten Typen von Software erstellt. Daher sollte es möglich sein, div. Dateiarten in einem Dokumentenmanagement zu speichern
Speicherung der Dateien und Informationen in einer Datenbank (nicht in File Service)	Um einen Schutz für Dateien zu bieten, ist die Ablage von Dateien in einer Datenbank erforderlich, da diese über zusätzliche Berechtigungen gesteuert werden kann (Schreib-, Lösch- und Änderungsschutz -> Versionsschutz)

Aufgabenverwaltung

Für Mitarbeiter und Führungskräfte ist das Erstellen und Nachhalten von Aufgaben von entscheidener Bedeutung um die Übersicht und Fristen im Blick zu halten

Kriterium	Nutzen
Erstellen von eigenen Aufgaben (mit Terminen und Bezug auf Dokumente)	Projektpläne, Arbeitspakete und Zusatzaufgaben erfordern von Mitarbeitern eine gute Selbstorganisation. Das Eintragen von Aufgaben mit Zieltermin und das referenzieren auf Dokumente unterstützt Mitarbeiter bei der eigenen Organisation
Erstellen von Teamaufgaben (inkl. Zuweisen an Personen & Festlegen von Terminen)	Vor allem Führungskräfte und Projektleiter nutzen die Möglichkeit Aufgaben bestimmten Mitarbeitern oder Teams zuzuweisen. Diese können mit Fristen zur Abarbeitung hinterlegt werden
Übersicht über eigene und zugewiesene Teamaufgaben	Mitarbeiter können so ihre noch offenen Aufgaben überblicken und bei Bedarf frühzeitig Planungen vornehmen

Kommunikation

Auch eine exzellent eingerichtete Aufgabenverwaltung ersetzt keinen zwischenmenschlichen Austausch. Da Wissen meist in Köpfen von Mitarbeitern "gespeichert" ist und jeder Mitarbeiter eigene Vorgehensweisen für die Bearbetung seiner Aufagen hat, ist die Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags (vgl. Termine/Kalender & Aufgabenverwaltung)

Kriterium	Nutzen
E-Mail-Verteilerlisten für eingerichtete Gruppen	Auf diese Weise werden mehrere Teilnehmer gleichzeitig erreicht und informiert.
Kontaktinformationen von (Team)Mitgliedern	In größeren Teams kann es vorkommen, das nicht alle Teilnehmer einander bekannt sind. Um eine schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme zu ermöglichen, sind Informationen über Teilnehmer hilfreich um diese zu erreichen
(internes) Kommunikationssystem - Instant Messaging	Geschriebene Kommunikation erfolgt meist über E-Mail. Eine schnellere Alternative dazu bietet ein verwendeter Instant Messenger

Administration

Vor allem für Führungskräfte und Projektleiter ist die Verwaltung der Teilnehmer von Bedeutung, um einen Reibungslosen Ablauf zu gewährleisten

Kriterium	Nutzen
Berechtigungsvergabe auf Team-/Projektbasis	Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, je nach zugeteiltem Projekt verschiedene Rollen und dadurch unterschiedliche Berechtigungen zu erhalten. (Zugriff auf Ablagestruktur, Berechtigungen für Dateioperationen und Termin- und Aufgabenverwaltung)
Mehrstufiger Workflow (Statusänderungen von Aufgaben, Löschen von Dokumenten o.ä.)	Um das zufällige oder vorsätzliche Löschen oder Ändern von Dokumenten oder Dateien zu verhindern, sollte es es einen Workflow geben, der dieses Verhindern kann.

Sicherheit / Technik

Bildet die Grundlage, ohne direkten Einfluss auf das kollaborative Arbeiten in Teams

Kriterium	Nutzen
Anmeldung über SSO oder Benutze	Es muss eine zwingende Authentifizierung der Mitarbeiter geben. Alternativ kann diese über Benutzername/Passwort oder Single-Sign-On geschehen
Bereitstellung der Benutzeroberfläche über ein Portal in Webbrowser	Um Mitarbeiter arbeitsplatzunabhängig den Zugriff auf die Software zu gewähren, sollte eine Webportal für den Zugriff zur Verfügung stehen
Webaccess über SSL	Ermöglicht dem Mitarbeiter über eine gesicherte Verbindung aus dem Internet auf das Portal zuzugreifen

Nicht berücksichtigte Kriterien

Folgende Kriterien wurden erkannt allerdings in der Bewertung außer Acht gelassen

Kriterium	Grund
Datenbanktechnologie	Die im Hintergrund verwendete DB wird nicht berücksichtig, da sie keinen Einfluss auf die Evaluation von Kollaborationssoftware hat
Technologie des Portals	Die evtl. Bereitstellung innerhalb eines Portals ist unabhängig von der verwendeten Technologie (PHP, Flash/Silverlight) und nicht von Relevanz Ausgenommen: Die verwendeten Browser müssen die Technik unterstützen
Integration in bestehende Systeme	Bisher im Unternehmen verwendete Systeme und deren Infrastruktur sind meist heterogen und gewachsen. Eine Integration in solche Netze zu beschreiben bedarf zu viel Erläuterung und würde den Umfang dieser Arbeit überschreiten

3.2 Bewertungskriterien

Die aufgeführten Anforderungen umfassen insg. sechs Kategorien, die wiefolgt gewichtet werden:

Kategorie	Gewichtigung	Begründung
Aufgabenverwaltung	20%	Die Verwaltung von Aufgaben stellt den größten Vorteil und Verbesserung durch eine Kollaborationssoftware dar
Termine / Kalender	20%	Koordination und Planung von Terminen ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit
Dokumentenmanagement	15%	Um stets auf gleicher Grundlage (Versionen) zu arbeiten, ist ein Dokumentenmanagement von Bedeutung
Sicherheit / Technik	15%	Die im Hintergrund verwendete Technik ist für den Betrieb der Software wichtig, allerdings für die Art und Weise der Zusammenarbeit nicht so sehr
Benutzerfreundlichkeit	10%	Intutive Nutzung von Software reduziert Supportaufwand und führt zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit
Kommunikation	10%	Wie bereits beschrieben, ersetzt Kollaborationssoftware keine Kommunikation. Da es sich hier um die Bewertung von Softwarekriterien handelt, wird dieser Punkt etwas niedriger priorisiert
Administration	10%	Bei Kollaborationssoftware geht es vorallem um Zusammenarbeit, die Adminsitration ist, ähnlich der Kommunikation ein untergeordneter Punkt.
	Summe: 100%

3.3 Marktübersicht

3.3.1 Microsoft Sharepoint

Beschreibung
Produkt:	Sharepoint
Hersteller:	Microsoft
Aktuelle Version:	2010
Lizenz:	Proprietär
Link

Bis zur letzten Version von SharePoint wurde zwischen zwei Systemen unterschieden:

• Microsoft Windows SharePoint Services (WSS)
• Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)

In der Version 2010 sind diese beiden Systeme und deren Funktion zusammgeführt worden, und werden bei Bedarf durch weitere Systeme ergänzt. (Exchange-, Project-, Office Communication- und Groove Server)
Microsoft 2010 wird logisch in sechs Bereiche getrennt:

• Das Darstellen von Seiten (Sites) und deren Inhalte (Content)
• Erstellung von Teams (Communities) und Suche von Inhalten (Search)
• Auswertungsmöglichkeiten (Insights) sowie das Designen von Oberflächen und Workflows (Composites)

Möglichkeiten Microsoft Sharepoint zu nutzen sind u.a. Intranet- und Projektmanagementportale, Veröffentlichung von Websites und das Auswerten von Kennzahlen (Business Intelligence). Die Bereitstellung erfolgt über den Webbrowser und ähnelt optisch den Office Versionen 2007 & 2010.

3.3.2 Stylite EGroupware

Beschreibung
Produkt:	EGroupware
Hersteller:	Stylite
Aktuelle Version:	1.6.003-2
Lizenz:	GPL
Link

Das System ist modular aufgebaut und verfügt über zwölf Bestandteile die bei Bedarf installiert werden können:

• Aufgabenverwaltung
• Kalender (Persönlicher und Teamkalender)
• E-Mail-Client und Adressbücher
• Projektmanagementtools (Zeiterfassung, Projektpläne)
• Informationsmanagement (News, Wiki, Umfragen)

Durch die verwendete GNU Lizenz sind die Module individuell änderbar und können so bspw. an das Unternehmens-Design angepasst werden. Zugriff wird ausschließlich über den Webbrowser und in optional in mehreren Sprachen geboten.

3.3.3 IBM Lotus Notes

Beschreibung
Produkt:	Lotus Notes
Hersteller:	IBM
Aktuelle Version:	8.5.1
Lizenz:	Proprietär
Link

Hierbei handelt es sich um eine klassische Kollaborationssoftware. Lotus Notes (Client Software) und Lotus Domino (Server Software) arbeiten dabei in einem Client-Server-Verhältnis. Auf dem Domino Server werden Datenbanken hinterlegt, auf die der Benutzer mit Lotus Notes Zugriff erhält. Dabei ist der Inhalt der Datenbank, bei Lotus Notes auch Container genannt, variabel. Es können bspw. folgende Anwendungsmöglichkeiten eingerichtet werden:

• E-Mail (beinhaltet Adres- und Aufgabenverwaltung)
• Kalender (Persönlich und Team)
• Ticket Systeme für Dienstleister
• Diskussionsplattformen und News

Die Programmierung der Anwendungen erfolgt in der eigenen Lotus Script-Sprache, die JavaScript ähnelt. Dadurch ist die Entwicklung für Anwender eigenständig möglich und kann für Intra- oder Extranet Lösungen genutzt werden. Die Bereitstellung erfolgt über einen lokal installierten Client.

3.3.4 Microsoft Outlook

Beschreibung
Produkt:	Outlook
Hersteller:	Microsoft
Aktuelle Version:	2010
Lizenz:	Proprietär
Link

Microsoft Outlook ist im engeren Sinne keine Kollaborationssoftware, sie bietet jedoch in einem bestimmten Rahmen Möglichkeiten das kollaborative Arbeiten zu unterstützen. Grundfunktionen von Outlook sind:

• E-Mail-Client
• Kalender
• Aufgabenverwaltung
• Adressbuch
• Zeiterfassung (Journal)

Hier besteht die Möglichkeit die persönlichen Funktionen für andere Personen und Teams freizugeben, sodass andere Teilnehmer darauf zugreifen können. Hier kann über eine individuelle Steuerung der Berechtigungen geregelt werden, welche Funktionen andere Teilnehmer nutzen können (Einstellen von Terminen und Aufgaben). Outlook benötigt eine lokale Installation auf einem Computer, verfügt aber auch über ein Onlineportal über das zugegriffen werden kann.

3.4 Bewertungsmatrix

Diese Bewertung erfolgt aufgrund von eigenen Erfahrungen mit manchen Produkten und den Produktbeschreibungen der Hersteller. Einen "Sieger" werde ich hier nicht darstellen, mein Fazit erhält eine Handlungsempfehlung.

Produkt	Sharepoint	Lotus Notes	egroupware	Outlook
Hersteller	Microsoft	IBM	Stylite	Microsoft
Termine / Kalender
Dokumentenmanagement
Kommunikation
Aufgabenverwaltung
Benutzerfreundlichkeit
Administration
Sicherheit / Technik

Legende

Symbol	Bedeutung
	Die Anforderungen werden erfüllt. Es gibt nur geringe Abweichungen
	Zum Teil werden die Anforderungen erfüllt und müssen im Betrachtungsfall bewertet werden
	Keine Übereinstimmung der Softwareeigenschaften mit den Anforderungen
	Keine Angaben

3.5 Einführungsmodell

Die Einführung der Kollaborationssoftware wird hier beispielhaft beschrieben und beinhaltet Punkte, die bisher nicht beschrieben wurden.

Phase	Beschreibung
	Im klassischen Projektmanagement nimmt die Analyse der Prozesse und die Aufnahme der Anforderungen einen wesentlichen Bestandteil der Einführung ein. Ohne Wissen der verwendeten Prozess, Abhängig- und Zuständigkeiten kann keine Software unkompliziert eingeführt werden, da evtl. Ungleichmäßigkeiten von Abläufen entstehen. Die Dokumentation der Anforderungen der Abteilungen werden in einem Lastenheft festgeschrieben und dienen so als Vergleichsobjekt zur späteren Marktsondierung.
	Sind Anforderungen an eine benötigte Software geklärt, kann eine strukturierte Marktsondierung geschehen. Hilfsmittel hierfür sind Studien, Messen und einfache Internetrecherchen. Meist wird hier eine Liste mit potentiellen Produkten erstellt, der Leistungsumfang grob mit dem erstellten Lastenheft abgeglichen und eine Vorauswahl von Produkten und Anbietern getroffen (meist 3-5). Diese werde genauer untersucht, durch Lieferanten vorgestellt und getestet - Basis hierfür ist ebenfalls das Lastenheft.
	Durch den Abgleich mit dem Lastenheft und die durchgeführten Tests, verringert sich die Palette der Produkte meist auf 1-3. Sollten die ausgewählten Produkte in ihrem Leistungsumfang ausreichend sein, wird mit den Anbietern verhandelt und letztendlich eine Entscheidung anhand von kaufmännischen Gesichtpunkten getroffen (Kosten/Aufwand Einführung, Unterhalt/Wartung, Supportumfang)
	Nach der Kaufentscheidung wird die Einführung der Software veranlasst. Dazu gehört eine Vorbereitung seitens des Auftragnehmers (Infrastruktur, Prozessanalyse und ggf. Anpassung, Projektteam mit qualifizierten Mitarbeitern) sowie die Koordination und Einbindung von ext. Beratern (Koordination von Terminen, Aufgaben- und Kompetenzordnung, Berichtsintervalle). Bei der Einrichtung, oder Implementierung, einer Software wird meist iterrativ vorgegangen, d.h. Arbeitspakete werden abgearbeitet und qualitätsgesichert, danach wird ein neues Arbeitspaket begonnen.
	Sind alle Arbeitspakete abgearbeitet und die Software ist durch vorher bestimmt Testfälle geprüft worden, kann sie zur Verwendung bereit gestellt werden. Schulungen, Change-Management Maßnahmen und das Übertragen von ggf. notwendigen Daten aus bestehenden Systemen sind dabei Teile der Einführung. Ein Produktions- oder Verwendungsstart wird meist auf den ersten Tag eine Monats gelegt und je nach Umfang der Veränderung von bestimmten Maßnahmen begleitet (ähnlich Merchandising)

4 Abschlusskommentar / Fazit

In meiner Seminararbeit habe ich viel über Organisation und deren Auswirkung geschrieben. Die Einführung und Nutzung von Software, vor allem von Software die das Zusammenarbeiten unterstützen und fördern soll, basiert immer auf vorhanden Prozessen und die dadurch entstehenden Anforderungen. Eine Software einzuführen um ein organisatorisches- oder Kommunikationsproblem zu beseitigen würde keinen Erfolg bringen und die unvorteilhaften Strukturen würden abgebildet. Daher ist es unausweichlich, Prozesse zu analysieren und die benötigten Funktionen an eine Software zu dokumentieren. Nur dadurch wird die eingeführte Software einen Mehrwert für den Arbeitsalltag bringen. Die in meiner Seminararbeit aufgeführten Produkte unterstützen grundsätzlich die gesetzten Anforderungen, bei einer Detailbetrachtung und Tests evtl. Abweichen können. Bei der Auswahl der Systeme ist die vorhandene IT-Infrastruktur zu berücksichtigen, da viele Unternehmen geprägt sind. Deshalb muss hier der Aufwand einer Integration von Drittsoftware abgewägt werden, allerdings nicht ausschließlich als Begründung dienen. Persönlicher Kommentar Das Unternehmen in dem ich tätig bin, setzt hauptsächlich Microsoft Produkte ein. Eine (fast) nahtlose Integration in vorhandene Strukturen (Active Directory, Outlook) würde für Anwender und Administratoren von Vorteil sein, das Oberflächen und Funktionen ähnlich aufgebaut sind, wie bei anderen Produkten der Microsoft Familie.

5 Literatur- und Quellenangaben

1. ↑ Online Latein Wörterbuch - http://www.albertmartin.de/latein/
2. ↑ Dr. Georg Angermeier,"Aufbauorganisation" - Definition im Projektmanagement-Glossar - http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0011.html
3. ↑ Dr. Georg Angermeier,"Ablauforganisation" - Definition im Projektmanagement-Glossar - http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0001.html
4. ↑ Prof. Dr. Gerhard Schewe - Organigramm - http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/7780/organigramm-v6.html
5. ↑ Online Latein Wörterbuch - http://www.albertmartin.de/latein/
6. ↑ FAQ about Encryption - http://www.inet2000.com/public/encryption.htm
7. ↑ Dr. Georg Angermeier,"Organisation" - Definition im Projektmanagement-Glossar - http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0677.html
8. ↑ vgl. "Inhalte des Arbeitsvertrags - http://www.arbeitsrecht-ratgeber.de/arbeitsrecht/arbeitsvertrag/content_02.html
9. ↑ Dr. Georg Angermeier,"Linienorganisation" - Definition im Projektmanagement-Glossar - http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0199.html
10. ↑ Dr. Georg Angermeier,"Projektorganisation" - Definition im Projektmanagement-Glossar - http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0087.html
11. ↑ Wolfgang Riggert - Betriebliche Informationkonzepte. Vom Hypertext zur Groupware,2. Aufl., 2000
12. ↑ Gunther Wolf & Kurt Schaffner - Meetings effizient und effektiv gestalten, eBook, ISBN: 3938553154, 2005