Funktionen und Einsatzmöglichkeiten der Softwarelösung Huddle im kollaborativen Projektmanagement

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Fallstudienarbeit
Hochschule:	Hochschule für Oekonomie & Management
Standort:	Duisburg
Studiengang:	Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung:	Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer:	Dipl-Inf._(FH)_Christian_Schäfer
Typ:	Fallstudienarbeit
Themengebiet:	Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en):	Tim Golly, Jörn Rusch
Studienzeitmodell:	Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester:	4
Bearbeitungsstatus:	begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 2 Grundlagen 2.1 Projektmanagement 2.2 Kollaboratives Projektmanagement 2.2.1 Methoden und Vorgehensweisen 2.2.2 Menschliche Aspekte 3 Anforderungen an ein kollaboratives Projektmanagement-Tool 3.1 Technische und organisatorische Anforderungen 3.2 Qualitative Anforderungen 3.3 Funktionale Anforderungen 4 Analyse von Huddle 4.1 Das Unternehmen Huddle 4.2 Betrachtungsgegenstand 4.3 Funktionen 4.3.1 Dashboard 4.3.2 Workspace 4.3.3 Whiteboards 4.3.4 Tasks 4.3.5 Discussions 4.3.6 Files 4.3.7 Meetings 4.3.8 People 4.3.9 Plugins 5 Bewertung der Einsatzmöglichkeiten 5.1 Bewertung im Rahmen der technischen und organisatorischen Anforderungen 5.1.1 Zugangskontrolle / Zugriffskontrolle 5.1.2 Weitergabekontrolle 5.1.3 Eingabekontrolle 5.1.4 Verfügbarkeitskontrolle 5.2 Bewertung im Rahmen der qualitativen Anforderungen 5.2.1 Understandability 5.2.2 Learnability 5.2.3 Operability 5.2.4 Attractiveness 5.3 Bewertung im Rahmen der funktionalen Anforderungen 5.3.1 User Management 5.3.2 User profiles 5.3.3 Roles and access control 5.3.4 Configurable group, project team or community areas 5.3.5 Document sharing 5.3.6 Discussion forums 5.3.7 Blogs 5.3.8 Wikis 6 Fazit 7 Abkürzungsverzeichnis 8 Abbildungsverzeichnis 9 Tabellenverzeichnis 10 Fußnoten 11 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Die Redewendung "to go into a huddle" lässt sich als "die Köpfe zusammenstecken" ins Deutsche übersetzen. Der Begriff "Huddle" an sich bezeichnet im Englischen den "Haufen" oder das "Wirrwarr" und wurde durch den American Football und den Canadian Football geprägt. Beim Football bezeichnet der Huddle das Zusammenkommen der Spieler, um die Strategie für den nächsten Spielzug zu besprechen (siehe Abbildung 1). Nach Informationen der Washington Post^[1] wurde der Huddle erstmals an der Gallaudet University^[2] für gehörlose und schwerhörige Studenten in Washington verwendet. Diese suchten einen Weg, um ihre durch Zeichensprache kommunizierte Strategie vor dem gegnerischen Team geheim zu halten. Daher kamen alle Spieler in einem Huddle zusammen und der Quarterback gab durch Handzeichen den nächsten Spielzug vor (siehe Abbildung 2)^[3].

Neben dem Kontext der Teamsportarten bezeichnet Huddle heute eine Webapplikation, die im Bereich Social Software angesiedelt ist. Durch die von Huddle bereitgestellten Dienste, soll es virtuellen Teams im internationalen Umfeld möglich sein, kollaborativ zusammenzuarbeiten - anytime, anywhere. Das US-Unternehmen Gartner, Inc. ist führend im Bereich der Erforschung von Markttrends und Entwicklungsperspektiven des IT-Sektors. Die Markanalyse "Magic Quadrant" liefert eine Momentaufnahme eines spezifischen Marktes, erfasst die Marktteilnehmer und hilft dabei Stärken, hinsichtlich der eigenen Bedürfnisse (jetzt und zukünftig), zu identifizieren (siehe Abbildung 3)^[4]. In der Studie "Magic Quadrant for Social Software in the Workspace" wird Huddle im Sektor der Visionäre aufgeführt(siehe Abbildung 4)^[5]. Wie visionär ist Huddle wirklich? Diese Arbeit analysiert die Webapplikation Huddle und dessen Einsatzmöglichkeiten im kollaborativen Projektmanagement. Dabei werden zunächst notwendige Grundlagen vermittelt und Anforderungen an eine solche Softwarelösung definiert. Anschließend erfolgen die Analyse und eine kritische Bewertung der bereitgestellten Funktionalitäten.

Abbildung 1: Huddle beim American Football [6]

Abbildung 2: Huddle ca. 1948-1950 [7]

Abbildung 3: Sektoren des Gartner Magic Quadrant [8]

Abbildung 4: Social Software Market[9]

2 Grundlagen

2.1 Projektmanagement

Die im Januar 2009 vom Deutschen Institut für Normung veröffentlichte Norm DIN 69901 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme" definiert ein Projekt als ein "Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist, beispielsweise Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation."^[10] Somit hat ein Projekt spezielle Charakteristika. Es ist zeitlich befristet, hat endliche Ressourcen zur Verfügung und besteht aus Aktivitäten, die zu geschäftlichen Zielen oder zum Erhalt von Endprodukten führen. Ferner bedarf es einer Organisationsstruktur mit definierten Verantwortlichkeiten und Regeln, um das Projekt zu steuern. Zur Bewältigung der Aufgaben, die mit einem Projekt einhergehen, wird das Projektmanagement eingesetzt. Projektmanagement soll dazu führen, dass die drei Ausprägungen, welches ein Projekt immer inne hat, Kosten, Qualität und Zeit in den definierten Dimensionen bleiben.

2.2 Kollaboratives Projektmanagement

Das kollaborative Projektmanagement ist ein Konzept, das Projektmanagement und Projektrealisierung ganzheitlich betrachtet, um komplexe, über geografische und/oder Organisationsgrenzen verteilte Projekte effizient durchführen zu können. Management wird dabei nicht als isoliertes Aufgabenfeld von Managern aufgefasst, sondern als integraler Bestandteil der Projektarbeit aller Teammitglieder. Eckpfeiler des kollaborativen Projektmanagements ist Transparenz, damit alle Projektbeteiligten über den aktuellen Status informiert sind. Ferner ist eine gemeinsame Qualitätsverantwortung von Wichtigkeit, um aktiv Qualität zu schaffen, anstatt nur zu kontrollieren. Der letzte Eckpfeiler ist die Selbstorganisation, auch bekannt als dezentrales Organisieren ^[11]. Dies bringt den Vorteil der Flexibilität und einer Eigenverantwortung der Mitarbeiter mit sich. Der Begriff „kollaborativ“ ist zur Zeit des zweiten Weltkriegs entstanden und bedeutet in diesem Zusammenhang das Zusammenarbeiten mit den eigenen Kriegsgegnern. Er hat also einen eher negativ belasteten Hintergrund. Aus diesem Grund sind sich Fachleute auch nicht einig, ob es der richtige Begriff für eine Form des Projektmanagements ist. Aus Projektmanagementsicht bedeutet kollaborativ ebenfalls Zusammenarbeit. Hierbei handelt es sich jedoch um eine Zusammenarbeit über die Unternehmensgrenzen hinaus, bei der die Kommunikation meist auf elektronischem Weg erfolgt. Merkmale dabei sind beispielsweise Kommunikation, Koordination, Kooperation sowie die relativ eigenständigen Arbeiten der Mitglieder einer Gruppe ^[12]. Des Weiteren erfolgt eine Weiterentwicklung von der starren hierarchischen Unternehmensstruktur, hin zu einer flexiblen Projektorganisation. Da verschiedene Interessensgruppen an diesen Projekten beteiligt sind, gibt es Unterschiede im Bezug auf die Denkweisen sowie Anforderungen bezüglich der Durchführung und Erwartungen. Auftraggeber und Auftragnehmer beispielsweise haben ähnliche Erwartungen und Ängste wie beispielsweise Zeitersparnis, Risikoteilung, Zugang zu Technologien und Know-how. Weitere Befürchtungen sind die Preisgabe von Know-how, in Form des eigenen Wissens und die Chancenteilung. Jedoch sind diese unterschiedlich stark ausgeprägt. Eine wichtige Interessengruppe sind die Toolanbieter. Sie haben die Aufgabe, einheitliche Benutzeroberflächen zu schaffen, sprachliche Barrieren zu überbrücken oder Kommunikationsbeziehungen festzulegen. Auch für das Management und die Führungskräfte ändern sich Prozesse und Handlungsweisen. Neben ihren üblichen Aufgaben rückt das Beziehungsmanagement durch die Verwendung von Social Software immer mehr in den Vordergrund ^[13]. Hier liegt der Fokus auf der Mitarbeitermotivation, der Kommunikation sowie dem Festlegen der Rollen und Verantwortlichkeiten. So ist bei kollaborativen Projekten zumeist eine große Anzahl von Mitarbeitern vorhanden, was zu einem noch größeren Koordinationsaufwand führt. Das unternehmensübergreifende Wirken innerhalb eines Projektes wird auch als "Collaborative Engineering" bezeichnet ^[14].

2.2.1 Methoden und Vorgehensweisen

Da im kollaborativen Projektmanagement mehrere Unternehmen miteinander arbeiten, sollten von vornherein Schnittstellen definiert und Verantwortlichkeiten geklärt werden. Die richtigen Reportingstrukturen sind ebenso von Wichtigkeit, da organisationsübergreifend gearbeitet wird. Achim Müller^[15] ist davon überzeugt, "[...]dass es selten gelingt, mangelnde Effizienz in der Projektabwicklung durch eine noch detailliertere, zentrale Planung und Überwachung zu beheben."^[16] Es sei ferner hervorzuheben, Verantwortung an die Mitarbeiter zu delegieren, ausreichend Freiräume zu lassen und quasi als Gegenleistung die Mitarbeit auch bei Managementaufgaben einzufordern ^[17]. Ein kollaboratives Management unter Einbeziehung der Projektmanager erhöht die Flexibilität gegenüber Planabweichungen und Änderungen der Anforderungen in späten Phasen. Eine wesentliche Voraussetzung für dieses Vorgehen ist jedoch, dass alle Teammitglieder die Planvorgaben und den aktuellen Stand des Projekts kennen, was in verteilten Umgebungen nicht ohne eine geeignete Toolunterstützung umsetzbar ist. Achim Müller ist der Auffassung, dass es in erster Linie darum geht, "[...]Plan- und Istdaten ohne großen Aufwand direkt zu verknüpfen. Dafür kommt nur eine gemeinsame Kollaborationsplattform für Engineering und Projektmanagement in Frage. Diese dient allen Beteiligten während der Projektdurchführung als Orientierungshilfe und als Aufhänger für aktuelle Arbeitsergebnisse, offene Punkte, Aufwandseinträge und damit zur dezentralen Steuerung und Qualitätssicherung."^[18] Im kollaborativen Projektmanagement ist das integrierte Benachrichtigungswesen als wichtig zu betrachten. Dies ermöglicht jedem Mitarbeiter, sich über die vorgegebenen Abläufe hinaus individuell über bestimmte Ereignisse informieren zu lassen, so dass der "kollaborative Engineering Workflow" flexibel den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden kann^[19]. In der Summe ist somit ein organisch in die technischen Abläufe integriertes, kollaboratives Management verteilter Entwicklungsprozesse möglich. Weitere Vorgehensweisen sind die "enge Verknüpfung von Einzelprojektplanung". Somit ist projektübergreifende Ressourcenmanagement möglich, um eine im Nachgang verteilte Projektsteuerung und Qualitätssicherung zu ermöglichen^[20].

2.2.2 Menschliche Aspekte

Projekte scheitern oft nicht an der Technik, sondern am Faktor Mensch. Speziell in kollaborativen Projekten kommt es zu geographischen sowie soziokulturellen Unterschieden. Daher setzt sich dieser Abschnitt mit den sogenannten Softskills auseinander. Projekte werden in Teams durchgeführt. Da jedes Individuum eigene Charakteristika und Arbeitsweisen besitzt, sollten im Vorlauf eines Projektes diverse Arbeitsweisen und Qualitätskriterien für das Team durch den Projektmanager definiert werden. Somit drängt es sich auf, ein gemeinsames Berichtswesen einzuführen und klare Reportingstrukturen zu definieren. Menschen neigen in verteilten Umgebungen, so wie sie in kollaborativen Projekten Gang und Gäbe sind, "[...] zu einer psychischen Entfernung, die in der Teamarbeit nicht immer einfach zu überbrücken ist."^[21] Die psychische Entfernung zwischen Teammitgliedern setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen, "die mit der Unmittelbarkeit der Interaktion und dem sozialen Gleichgewicht im Team zu tun haben. Teilweise lässt sich die physische Distanz durch geeignete Kommunikationstechnologien verringern, die das Gefühl der Präsenz steigern."^[22] Dieser Kommunikationstechnologien bedienen sich Tools für kollaboratives Projektmanagement, wie beispielsweise Huddle.

3 Anforderungen an ein kollaboratives Projektmanagement-Tool

3.1 Technische und organisatorische Anforderungen

Die hier genannten technischen und organisatorischen Anforderungen orientieren sich an den Maßnahmen des IT-Grundschutzes zum Thema Datenschutz des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)^[23].

• Zugangskontrolle / Zugriffskontrolle

Unter Zugangs- und Zugriffskontrolle ist allgemein der Schutz vor unbefugten Zugriffen auf die in der Softwarelösung hinterlegten Daten zu verstehen. Unbefugten darf es daher nicht möglich sein, einen Zugang zum System zu erhalten und somit auf den Datenbestand eines Projektes / eines Unternehmens zugreifen zu können. Damit verbunden sind die Identifikation und Authentifizierung der Zugangsberechtigten sowie die bedarfsorientierte Ausgestaltung von Berechtigungskonzepten sowie deren Überwachung und Protokollierung.

• Weitergabekontrolle

Bei der elektronischen Übertragung von Daten (beispielsweise aus dem Unternehmensnetz in eine webbasierte Softwarelösung) ist zu gewährleisten, dass diese nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Dies bezieht sich ebenfalls auf die Speicherung der Daten, innerhalb der Softwarelösung, die letztendlich auf einem Datenträger im Unternehmensnetz oder in einem externen Rechenzentrum erfolgt.

• Eingabekontrolle

Die Eingabekontrolle umfasst alle Operationen (erstellen / hochladen, bearbeiten, löschen) des innerhalb der Softwarelösung vorliegenden Datenbestandes. Nachträglich muss festgestellt werden können, ob und von wem Dokumente in irgendeiner Weise erstellt / hochgeladen, bearbeitet oder gelöscht wurden. Dies stellt unter anderem die Konsistenz und Richtigkeit der für ein Projekt vorliegenden Daten sicher.

• Verfügbarkeitskontrolle

Die Verfügbarkeitskontrolle umfasst alle Maßnahmen, die der Verfügbarkeit der Softwarelösung an sich sowie der Daten innerhalb des Systems dienen. Dazu gehören Backup-Rechenzentren, redundante Infrastrukturen, Datensicherungen als auch organisatorische Bestimmungen, die beispielsweise IT-Management Prozesse oder Notfallpläne dokumentieren und beschreiben. Ziel dieser Regelungen und Vorgehensweisen ist der Schutz des Datenbestands gegen zufällige Zerstörung oder Verlust.

3.2 Qualitative Anforderungen

Hinzu kommen weitere Anforderungen, die im Rahmen der Qualität von Softwareprodukten und -architekturen relevant sind. Diese Anforderungen sind an das Qualitätsmodell des ISO/IEC 9126-Standards angelehnt, welcher die Spezifikationen von funktionalen und nicht-funktionalen Eigenschaften beschreibt. Die hier genannten Qualitätskriterien an eine Softwarelösung im Kontext des kollaborativen Projektmanagements dienen der Sicherstellung von Akzeptanz und Brauchbarkeit im Unternehmen. Nur wenn eine Softwarelösung sich beispielsweise durch intuitive Bedienbarkeit auszeichnet, kann diese von den Mitarbeitern im Projekt und im Tagesgeschäft akzeptiert und verwendet werden. Grundsätzlich wird zwischen sechs Qualitätsmerkmalen unterschieden, die in weitere Teilmerkmale untergliedert werden (siehe Abbildung 5)^[24].

Abbildung 5: Qualitätsmerkmale nach ISO/IEC 9126 [25]

Im Rahmen der qualitativen Anforderungen wird hauptsächlich der Aspekt der Usability (Benutzbarkeit) einer Softwarelösung betrachtet. Weitere Aspekte sind zwar denkbar und ebenfalls relevant, jedoch sind diese mit einem unverhältnismäßigen Aufwand hinsichtlich der Bewertung verbunden. Teilweise ist eine Beurteilung erst gar nicht möglich, da die benötigten Zugriffe auf die Software im Kontext eines Benutzers unmöglich sind oder notwendige Informationen, wie beispielsweise Quelltexte zur Implementierung nicht vorliegen. Folgende Anforderungen werden daher betrachtet^[26]:

• Understandability

Die Verständlichkeit einer Software beschreibt die Vollständigkeit einer Produktdokumentation sowie das Maß, in wie weit sich die Funktionen selbst erklären bzw. nachvollziehbar sind.

• Learnability

Die Erlernbarkeit einer Software richtet sich nach der Verfügbarkeit von Prokuktdokumentationen und Hilfefunktionen. Je ausgeprägter die Dokumentation zu den Funktionen oder allgemein zur Verwendung der Software ist, desto besser ist die Erlernbarkeit.

• Operability

Der Aufwand für die Bedienung einer Software durch den Benutzer wird mit Hilfe der Bedienbarkeit bewertet. Ist der Aufwand durch eine komfortable und nachvollziehbare Interaktion daher gering, desto dienlicher ist die Bedienbarkeit.

• Attractiveness

Das Design und die Konzeption der Benutzeroberfläche zur Interaktion mit der Software sind maßgeblich für die Attraktivität. Durch eine ansprechende und durch den Benutzer anpassbare Oberfläche lässt sich die Attraktivität einer Softwarelösung steigern.

3.3 Funktionale Anforderungen

In der Studie "Magic Quadrant for Social Software in the Workplace" definiert Gartner unter anderem folgende funktionale Anforderungen an Kollaborationstools im Unternehmensumfeld. Die hier genannten funktionalen Anforderungen überschneiden sich stellenweise mit den technischen und organisatorischen Anforderungen. Dies ist jedoch darauf zurückzuführen, dass es sich bei den funktionalen Anforderungen um die konkrete Implementierung und Umsetzung der spezifischen Lösung handelt.

• User Management

User Management fasst die administrativen Tätigkeiten des User Livecycle Managements zusammen. Dazu gehören die individuelle Erstellung, Bearbeitung, und Deaktivierung bzw. das Löschen von einzelnen oder mehreren Benutzern im System.

• User profiles

Für jeden erstellen Benutzer müssen sich spezifische Informationen, wie beispielsweise Foto, Kontaktinformationen (E-Mail Adresse, Unternehmen, Abteilung, Telefon Nr.), Funktion (Projektmanager, Controller, Consultant) oder Standort (Stadt, Land, Zeitzone) hinterlegen lassen.

• Roles and access control

Die Zusammenarbeit an einem Projekt mit mehreren Teammitgliedern erfordert ein rollenbasiertes Rechtemanagement. Jedem Benutzer müssen sich daher, je nach Aufgabenbereich und Funktion, Zugriffsrechte (Lesen oder Lesen & Schreiben) und Rollen (Projektmanager, Teil-Projektmanager, Mitarbeiter) mit unterschiedlichen Funktionsberechtigungen zuordnen lassen.

• Configurable group, project team or community areas

Innerhalb der Kollaborationsumgebung müssen sich Bereiche für verschiedene Projekte, Teams, Gruppen oder Zwecke erstellen lassen. Nur wenn sich verschiedene Projekte innerhalb der Software klar abgrenzen lassen, lässt sich diese für mehrere kollaborative Zusammenarbeiten nutzen und somit die Akzeptanz steigern.

• Document sharing

Ein elementarer Aspekt ist die Publizierung, Verwaltung und das Management von Dokumenten zum jeweiligen Projekt. Damit einher gehen Freigabeprozesse und Versionierung der erstellten Dokumente, Präsentationen oder allgemein Dateien.

• Discussion forums

Da nicht alle Benutzer zwangsläufig zur selben Zeit die Kollaborationsplattform verwenden (beispielsweise auf Grund verschiedener Zeitzonen), um beispielsweise an Web-Konferenzen teilzunehmen, muss die Möglichkeit bestehen, Sachverhalte in Form eines Forums zu diskutieren.

• Blogs

Die Veröffentlichung von Inhalten über Blogs ermöglicht wichtige Informationen und Neuigkeiten zum Projekt zentral an alle Beteiligten zu veröffentlichen. Somit lassen sich die Teammitglieder über den aktuellen Status informieren und diese können die Meldungen kommentieren.

• Wikis

Innerhalb eines Wikis lassen sich projektspezifische Arbeitsabläufe, Meetingprotokolle, Kundenanforderungen sowie Planungsunterlagen einfach dokumentieren und miteinander verlinken. Dies ermöglicht, neben dem Austausch von Dateien, eine einheitliche und umfassende Wissensbasis für alle Projektbeteiligten zu schaffen.

4 Analyse von Huddle

4.1 Das Unternehmen Huddle

Das Unternehmen Huddle (Abbildung 6) wurde im November 2006 von Alastair Mitchell (CEO) (Abbildung 7) und Andy McLoughlin (Global VP Business Development) (Abbildung 8) in London und San Francisco gegründet. Hinter Huddle verbirgt sich das Unternehmen Ninian Solutions Limited mit Sitz in London. Alastair Mitchell studierte zunächst Marine-Ingenieurwissenschaften an der Universität Southampton, bis er sich dem Online-Marketing zuwendete. Andy McLoughlin startete als Webmaster der europäischen Fibernet Group^[27] und war mit an der Gründung der Unternehmensberatung KnowledgeCenter^[28] beteiligt. McLoughlin studierte Wirtschaftswissenschaften an der Universität Sheffield. Zum Management-Team von Huddle gehören außerdem Charles Blake Thomas (Global VP Sales), Jonathan Howell (CTO), Martin Eriksson (Global VP Product) sowie Zuzanna Pasierbinska-Wilson (Global VP Marketing)^[29]. Das Unternehmen ist vollständig in Privatbesitz. Zu den Gesellschaftern gehört der Finanzinvestor Eden Ventures^[30], der insbesondere in Technologieunternehmen aus den Branchen Telekommunikations- und Unternehmenssoftware, digitale Medien, E-Commerce und Mobile-Computing investiert. Die Fondgesellschaft stellt dabei gezielt Kapital, in Form von Venture Capital, für die Finanzierungslücke zwischen dem Business-Angel und der Later-Stage Phase bereit^[31]. Am 18. Mai 2010 hat Huddle eine weitere Kapitalerhöhung über $10 Millionen durchgeführt und bekanntgegeben. Durch das Kapital des Venture Capital Fonds Matrix Partners soll weiteres Wachstum und eine verstärkte Präsenz auf dem US-Markt in San Francisco finanziert werden^[32].

Abbildung 6: Huddle-Logo [33]

Abbildung 7: Alastair Mitchell [34]

Abbildung 8: Andy McLoughlin [35]

Unternehmensziel und -vision ist die Entwicklung und Bereitstellung einer Unternehmensplattform für Online-Kollaborationen. Die von Huddle angebotenen Dienste ermöglichen Teams, ob im unternehmerischen oder privaten Umfeld, eine Zusammenarbeit gezielt online zu verbessern oder erst zu ermöglichen. Dabei kommen hauptsächlich gängige Webtechnologien zum Einsatz, welche hardware-, architektur- und betriebssystemunabhängig sind. Dies lässt sich allgemein als SaaS (Software as a Service) auf Basis von Cloud Computing bezeichnen. Der BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) definiert SaaS als "ein Geschäftsmodell für zentrale Bereitstellung und Ausführung von vor konfigurierten, serverbasierten Softwarelösungen und den damit verbundenen Dienstleistungen für eine Vielzahl von Kunden über öffentliche oder private Netze".^[36]. Des Weiteren werden Plug-Ins für gängige Softwareprodukte sowie Applikationen für Smartphones entwickelt und bereitgestellt.^[37].

4.2 Betrachtungsgegenstand

Die von Huddle angebotene Kollaborationsplattform ist in verschiedenen Ausführungen und Funktionsumfängen verfügbar. Dabei sollen durch die preisliche Diversifikation unterschiedliche Interessensgruppen und Einsatzszenarien abgedeckt werden. Alle Preismodelle weisen einen gewissen Basisumfang an Funktionalitäten auf. Darüber hinaus verfügen gerade die höher-preisigen und somit für den professionellen Einsatz vorgesehenen Modelle über eine Vielzahl von Zusatzfunktionalitäten. Diese Funktionalitäten sind aber auch häufig erst im größeren Unternehmensumfeld sinnvoll. Als Privatperson oder Mitglied einer kleineren Projektgruppe sind die Funktionen der günstigeren Varianten ausreichend. Die nachfolgende Tabelle 1 liefert einen Überblick der einzelnen Preismodelle^[38]:

	Personal	Small Team	Large Team	Professional	Enterprise
Preis	6,00 € (pro Monat)	28,00 € (pro Monat)	50,00 € (pro Monat)	138,00 € (pro Manager, pro Monat)	6,00 € pro Benutzer (im Monat, min. 500 Benutzer)
Workspace	1 Workspace	5 Workspaces	10 Workspaces	25 Workspaces	Unbegrenzt
Storage	1 GB	2 GB	5 GB	25 GB	Unbegrenzt
Manager	1 Manager	1 Manager	1 Manager	Mehrere Manager	Unbegrenzt
Web Conference	-	5 Benutzer	10 Benutzer	25 Benutzer	50 Benutzer
Weitere Funktionen	-	Automatische Versionierung (10 Versionen) Verzeichnisberechtigungen	Automatische Versionierung (10 Versionen) Verzeichnisberechtigungen	Automatische Versionierung (Unbegrenzt) Verzeichnisberechtigungen Benutzerberechtigungen Einladungskontrolle Protokollfunktionen Workspaces Archivierung Benutzerdefinierte URL De-/Aktivierung von Funktionen Branding Funktionen (Corporate Identity)	Automatische Versionierung (Unbegrenzt) Verzeichnisberechtigungen Benutzerberechtigungen Einladungskontrolle Zugriffskontrolle (extern) Single Sign On Funktion / LDAP-Anbindung Protokollfunktionen Workspaces Archivierung Backup / Restore Funktionen Benutzerdefinierte URL De-/Aktivierung von Funktionen Branding Funktionen (Corporate Identity) Kundenspezifisches Branding vor-Ort Training Dedizierter Support

Tabelle 1: Preismodelle und Funktionalitäten

Des Weiteren gibt es eine freie, durch Werbung finanzierte Version mit 100 MB Speicher und begrenzten Funktionen. Wohltätigen Organisationen steht ebenfalls eine kostenfreie Variante der Kollaborationsplattform zur Verfügung. Diese enthält 10 Workspaces, 10 GB Speicher und die Funktion der Benutzerberechtigungen. Alle Accounts verfügen über die Möglichkeit eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern zu erstellen, die die Kollaborationstools verwenden. Welche Funktionen und Tools Huddle in diesem Zusammenhang bietet, wird in Abschnitt 4.3 erläutert. Die Betrachtung und Analyse von Huddle im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements erfolgt auf Basis eines Small Team und eines Personal Accounts. Daher werden nicht alle Funktionalitäten in die Analyse und die Bewertung mit einfließen. Grundsätzlich reicht dies jedoch aus, um eine Aussage über die Verwendung und Brauchbarkeit einer solchen Software im Projektmanagement treffen zu können.

4.3 Funktionen

4.3.1 Dashboard

Das Dashboard (Abbildung 9) dient der Übersicht über alle Workspaces, an der ein Benutzer arbeitet. Ein Workspace versteht Huddle als Projekt. Denn ein Benutzer kann an mehreren Projekten beteiligt sein. Das Dashboard verfügt ferner über mehrere Widgets, die den Benutzer über seine eigenen Aktivitäten und seine zu erledigenden Aufgaben erinnert. Außerdem ist es von dort aus möglich, direkt auf die zu bearbeitenden Dokumente zuzugreifen, diese zu bearbeiten und für die weitere Verarbeitung freizugeben.

4.3.2 Workspace

Ein Workspace (Abbildung 10) ist ein privater Bereich innerhalb von Huddle. Hier findet ein Benutzer seine projektbezogenen Termine, die Dokumente, projektbezogene News sowie seinen Mailverkehr, was das aktuelle Projekt angeht. Des Weiteren ist es innerhalb des Workspaces möglich, andere Huddle-Nutzer einzuladen und somit eine Projektgruppe zu bilden. Wenn eine Projektgruppe vorhanden ist, bietet das Workspace den Bereich, um Dokumente untereinander auszutauschen oder Diskussionen zu starten. Des Weiteren ist es möglich, anderen Projektgruppenmitgliedern Aufgaben zuzuweisen, welche dann erledigt werden sollen. Somit bietet das Workspace alles, um Projektmanagement zu gestalten.

4.3.3 Whiteboards

Dieses internetbasierte Whiteboard ermöglicht es Projektteams zu kollaborieren. Hier besteht die Möglichkeit, Informationen auszutauschen sowie Diskussionen zu initiieren. Das Whiteboard weist Ähnlichkeiten zu einem Wiki-System auf, denn jeder autorisierte Nutzer kann in diesem Bereich Informationen hinterlegen und im Nachgang ändern. Möglich macht dies ein Versionierungssystem, das es ebenfalls möglich macht, Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu entfernen.

4.3.4 Tasks

In der Sektion Tasks (Abbildung 11) kann ein Benutzer Aufgaben hinzufügen und verwalten. Er kann anderen Benutzern Aufgaben zuweisen und solche als erledigt markieren. Des Weiteren bietet die Seite Tasks einen Überblick über erledigte Aufgaben, verspätete Aufgaben sowie bevorstehende Aufgaben. Somit ist eine Überwachung aller Aufgaben, die einem Projekt zugeordnet sind, möglich.

Abbildung 9: Das Dashboard

Abbildung 10: Der Workspace

Abbildung 11: Tasks

4.3.5 Discussions

Der Bereich Discussions (Abbildung 12) bietet die gleichen Möglichkeiten wie ein im Internet weit verbreiteter Weg der Kommunikation - das Forum. In diesem Bereich ist es möglich zu allen projektspezifischen Themen eine Diskussionsrunde zu starten, ohne gleich einen formellen Weg eines Meetings einzuschlagen. Diese informelle Art des Austausches ist ebenfalls geeignet, um Brainstorming oder weitere Kreativitätstechniken anzuwenden. In einer Post-And-Reply Struktur halten sich die Diskussionen im Überblick.

4.3.6 Files

Im diesem Bereich können von einem Benutzer des Workspaces Dateien hochgeladen und zur Weiterverarbeitung gereicht werden. Dateien werden hier in einer Ordnerstruktur abgelegt. Ein Java-Plugin, genannt "Drag´n-Drop-Tool"^[39], ermöglicht einen Direktzugriff aus dem Browser auf die lokale Festplatte, so dass Dateien per drag-and-drop hochgeladen werden können. Eine Basisfunktion, die Huddle auszeichnet, findet im Bereich Files ihren Ursprung. Es kann nämlich ein Genehmigungsprozess, ähnlich mit dem innerhalb eines DMS (Dokumenten-Management-Systems), von Dokumenten definiert werden. Lädt ein Nutzer eine Datei hoch und möchte sie zum Genehmigen an einen weiteren Nutzer senden, kann er dieses über Setzen eines Hakens erledigen. Weitere Features der Dokumentenverwaltung sind die Versionierung der Dokumente sowie das Check-Out der Dokumente für die Zeit der Bearbeitung. Wenn ein Benutzer eine Datei zur Bearbeitung öffnet, wird diese als "geöffnet" markiert und für andere Nutzer gesperrt, solange sie in Bearbeitung ist. Wird eine Veränderung an einer bestehenden Datei vorgenommen und gespeichert, wird eine neue Version dieser Datei angelegt. Somit ist die Möglichkeit gegeben, auf ältere Versionen dieser Datei zuzugreifen.

4.3.7 Meetings

Im Bereich Meetings (Abbildung 13) kann von Benutzern Meetings geplant werden, ähnlich wie in anderen kollaborativen Tools wie Lotus Notes. Eine Besonderheit allerdings bietet Huddle. Es können Webkonferenzen sowie Telefonkonferenzen geplant und durchgeführt werden. Plant ein Nutzer eine Telefonkonferenz, ist dies ein ähnlicher Vorgang als würde er ein gängiges Präsenzmeeting generieren. Es wird lediglich ein Code generiert, die die Teilnehmer eingeben, wenn Sie die vorgegebene Telefonnummer wählen, wenn sich die Eingeladenen ins Meeting einwählen. Analog dazu ist es ebenfalls bei der Erstellung einer Webkonferenz. Definiert der Planer des Meetings im Erstellungsprozess, dass eine Webkonferenz geplant ist, wird eine URL zusammen mit einem Zugangscode erstellt. Dieser Zugangscode ermöglicht den Zugang zur Webkonferenz nach Eingabe der generierten URL. Ein weiteres Feature bei der Durchführung eines Webmeetings ist das Desktopsharing. Dabei handelt sich um die Möglichkeit, dass ein Desktop den anderen Konferenzteilnehmern zur Verfügung gestellt wird oder eine Präsentation auf dem Desktop stattfinden kann. Desweiteren ist zu nennen, dass Huddle zur Schaltung einer Videokonferenz befähigt ist. Somit ist die eingangs beschriebene Gefahr der Distanz der Projektteilnehmer minimiert und diese fühlen sich präsenter innerhalb des Projektes.

4.3.8 People

Jeder Benutzer innerhalb eines Workspaces hat ein eigenes Profil (Abbildung 14). Inhalt dieses Profils sind die jeweiligen Kontaktdaten sowie ein eigenes Bild. Das unterstützt die im kollaborativen Projektmanagement gewollte Transparenz, denn jeder Mitarbeiter bzw. Nutzer von Huddle kann sich ein Bild davon machen, mit wem er in Wirklichkeit virtuell zusammen arbeitet. Desweiteren ist in diesem Bereich sichtbar, wann und wie lange ein bestimmter Nutzer online war und innerhalb von Huddle gearbeitet hat.

Abbildung 12: Discussions

Abbildung 13: Meetings

Abbildung 14: Der Bereich People

4.3.9 Plugins

Huddle gibt es auf verschiedenen Plattformen ebenfalls als Plugin. Im Folgenden wird kurz erläutert, um welche Plugins es sich handelt und welche Funktionalitäten sie aufweisen.

• Microsoft Office

Mithilfe des Plugins für das Officepaket von Microsoft können online gespeicherte Dateien online bearbeitet und abgespeichert werden. Ferner ist die Weiterverarbeitung eines zur Genehmigung wartenden Dokumentes möglich, ohne den Browser zu öffnen.

• Apple iPhone

Das Plugin für das iPhone (Abbildung 15) bietet jegliche Funktionalität, die Huddle auch online anbietet. Somit ist es möglich, Termine zu verwalten, Dokumente zu öffnen und freizugeben sowie zwischen mehreren Workspaces zu wechseln. Die Aufgabenverwaltung ist ein weiteres Feature, welches das iPhone Plugin zu bieten hat. So informiert diese Applikation über anstehende und verspätete Aufgaben eines Projektmitglieds. Mit dieser Lösung hat es Huddle geschafft, dass Mitarbeiter flexibel unabhängig von Zeit und Ort über das iPhone ihren Projektaufgaben nachgehen können.

• Xing

Xing ist eine Onlineplattform für den Aufbau eines sozialen Netzwerkes. Xing bietet diversen Partnern an, Applikation für Xing zu schreiben und dort zu veröffentlichen. Die Applikationen sind in die Xing-Plattform integriert und basieren somit auf den Kontakten zwischen Mitgliedern. Eine Reihe von Anwendungen wird von Xing selbst entwickelt, während gleichzeitig verschiedene Partner ihre eigenen Applikationen auf Xing via OpenSocial starten^[40]. Mit diesem Plugin können Nutzer von Xing in einem privaten Workspace kollaborieren (Abbildung 16). Es können Diskussionen geführt, sowie File-Sharing betrieben werden. Ein Direktzugriff auf das Benutzerkonto auf www.huddle.net ist ebenfalls möglich, wie eine Verlinkung bzw. Synchronisation beider Konten.

Abbildung 15: Huddle als iPhone App

Abbildung 16: Hudlle als Xing Plugin

5 Bewertung der Einsatzmöglichkeiten

5.1 Bewertung im Rahmen der technischen und organisatorischen Anforderungen

5.1.1 Zugangskontrolle / Zugriffskontrolle

Zugang und Zugriff auf einen in Huddle erstellten Workspace und dessen Daten ist Anwendern mit einem gültigen Benutzeraccount vorbehalten. Die Benutzeraccounts werden allgemein durch den Workspace Manager erstellt und verwaltet. Dieser kann Anwendern bei Bedarf den Zugriff auf den Workspace durch eine Einladung einräumen. Im Zuge der Registrierung erfolgt die Erstellung eines Benutzernamens und des dazugehörigen Kennwortes. Benutzername und Kennwort dienen der Authentifizierung des jeweiligen Anwenders und ermöglichen somit den Zugriff auf den Workspace. Die Zuordnung von Benutzern zu einem Workspace erfolgt daher durch den Workspace Manager. Dieser hat zusätzlich die Fähigkeit, angelegten Accounts zu verwalten und mit spezifischen Rechten zu versehen. Dies ist allerdings einem Professional oder Enterprise Account vorbehalten. Darüber hinaus bietet die Enterprise Variante die Möglichkeit, den Workspace via LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) an den unternehmensinternen Verzeichnisdienst anzubinden. Nach der Anmeldung im Unternehmensnetz haben entsprechende Benutzer direkt Zugriff auf den Workspace per SSO (Single Sign-On) und müssen keine weitere Anmeldung durchführen. Die LDAP-Anbindung ermöglicht bei einer Vielzahl von Accounts den Überblick zu behalten, da sich die Administration zentral im Verzeichnisdienst durchführen lässt und nicht pro Dienst (beispielsweise Unternehmensnetz, Intranet, Webanwendungen etc.) erfolgen muss.

Die Authentifizierung durch Benutzername und Kennwort ist gängiger Standard für Webanwendungen. Gerade für Dienste und Applikationen im unternehmerischen Umfeld, mit teilweise sensiblen Daten, wäre jedoch eine zusätzliche bzw. erweiterte Authentifizierungsmethode wünschenswert. Eine solche Authentifizierung könnte neben Benutzername und Kennwort beispielsweise ein sogenanntes OTP (One-Time-Passwort) oder ein Smartcards-basiertes Zertifikat einer PKI (Public Key Infrastructure) erfordern. Als Beispiel für eine OTP-Lösung ist der eToken der Firma Aladdin zu nennen^[41].

5.1.2 Weitergabekontrolle

Die Übertragung von Informationen zwischen dem lokalen Endgerät des Anwenders und den Webservern von Huddle erfolgt mittels einer SSL-verschlüsselten (Secure Sockets Layer) HTTP-Verbindung (Hypertext Transfer Protocol). Diese Methode folgt dem Prinzip der asynchronen Verschlüsselung. An die Server und somit über das Internet übertragene Daten werden zunächst mit dem öffentlichen Schlüssel (public key) des Servers verschlüsselt. Anschließend können diese dann serverseitig mit dem privaten Schlüssel (private key), der nur auf den Servern selbst in einem geschützten Bereich vorliegt, wieder entschlüsselt werden. Das SSL-Zertifikat der Domain Huddle.net (Abbildung 17) stellt außerdem die Identität des Webservers sicher, um sogenannte DNS-Spoofing Attacken (Domain Name Service) zu vermeiden.

Die Huddle-Webseiten sind mit einem SSL-Zertifikat der Firma GlobalSign^[42] abgesichert. Der Zertifizierungspfad ist erfolgreich auf die Root-CA (Certificate Authority) von GlobalSign zurückzuführen (Abbildung 19). Das Zertifikat an sich ist gültig und der öffentliche Schlüssel weist eine Länge von 2048 Bit auf (Abbildung 18). Übertragene Informationen werden daher 2048 Bit-verschlüsselt und sind praktisch durch Angreifer nicht zu entschlüsseln. Die Verschlüsselung umfasst die Anmeldung mit Benutzername und Kennwort, als auch den Upload von Dokumenten zum Workspace. Die Navigation zwischen den einzelnen Bereichen und Funktionen des Workspace ist ebenso wie das Herunterladen von Dateien zur Ansicht bzw. zur Bearbeitung allerdings unverschlüsselt. Des Weiteren ist nicht nachvollziehbar, ob und in wie weit die im Workspace hinterlegten Daten auf den Datenträgern im Rechenzentrum verschlüsselt und somit vor Zugriffen durch Unbefugte geschützt sind.

Abbildung 17: SSL-Zertifikat

Abbildung 18: Schlüssellänge

Abbildung 19: Zertifizierungspfad

5.1.3 Eingabekontrolle

Mit den Funktionen Version History und Audit Trail lässt sich für jede Datei eines Workspaces ermitteln, wer (Benutzername) wann (Datum & Uhrzeit) welche Aktion durchgeführt hat. Die Funktion Audit Trail, welche sich als Buchungskontrolle oder Historiendokumentation ins Deutsche übersetzen lässt, ist ebenfalls für Tasks und Whiteboards verfügbar (Abbildung 20). Zu den protokollierten Aktionen gehören:

• der Upload einer neuen Dateiversion
• die Erstellung eines neuen Objektes (Datei, Task, Whiteboard) im Workspace
• die Betrachtung der aktuellen oder einer älteren Dateiversion
• Änderungen an den Details und Kommentaren eines Objektes
• die Freigabe einer Datei
• die Fertigstellung eines Tasks

Nicht nachvollziehbar ist, durch wen eine Datei oder allgemein ein Objekt im Workspace gelöscht wurde. Möglich ist, dass dies im Rahmen der erweiterten Protokollfunktionen eines Professional oder Enterprise Accounts ermittelt werden kann.

Abbildung 20: Audit Trail

5.1.4 Verfügbarkeitskontrolle

Informationen zur IT-Infrastruktur im Rahmen der Verfügbarkeitskontrolle sind nur dürftig für Außenstehende verfügbar. In einem Security Statement beschreibt Huddle in einem Absatz die getroffenen Maßnahmen, um die Verfügbarkeit der Webanwendung und der Daten zu gewährleisten. Demnach befinden sich die Serversysteme in einer sicheren Rechenzentrumsumgebung mit diversen Sicherheitsmechanismen (Paketfilter-Firewalls, Anti-Viren Systeme). Das Rechenzentrum an sich wird 24 Stunden durch Videosysteme und Sicherheitspersonal überwacht. Huddle's Datenbestände werden durch RAID-Technologien (Redundant Array of Independent Disks) in den Fileservern vor Verlust geschützt. Bei Ausfall eines Datenträgers lassen sich daher alle Daten wiederherstellen. Des Weiteren findet täglich eine Sicherung der Datenbestände zu einem entfernten Backup-Rechenzentrum statt. Dies soll durch größere Umwelteinflüsse oder Katastrophen entstehende Verluste vermeiden^[43].

Die Nutzung der Infrastrukturen und Dienstleistungen eines Rechenzentrums-Providers sind gängiger Standard im Umfeld von Webanwendungen. Ein professionelles Rechenzentrum verfügt meist über die notwendigen redundanten Infrastrukturen (Stromversorgung, Internet-Anbindung, Klimatisierung, Brandschutz), um die Verfügbarkeit der Kundensysteme sicherzustellen. Außerdem werden im Rahmen von Zertifizierungen, beispielsweise nach ISO 27001/2, entsprechende organisatorische Anforderungen wie Zutrittsregelungen oder dokumentierte und standardisierte Prozesse vorausgesetzt^[44].

Die tägliche Sicherung der Daten an einen anderen Standort ist als akzeptabel zu betrachten. Ein höheres Maß an Sicherheit und ein Mehrwert für die Anwender wäre jedoch eine zusätzliche Datensicherung in kürzeren Intervallen, beispielsweise auf stündlicher Basis. Ein solches Backup könnte 24 Stunden vorgehalten und anschließend gelöscht werden. Dadurch ließen sich versehentlich gelöschte oder in irgendeiner Weise defekte Daten einfach durch den Anwender wiederherstellen.

5.2 Bewertung im Rahmen der qualitativen Anforderungen

Im Rahmen der qualitativen Anforderungen erfolgt eine teilweise durch subjektive Eindrücke geprägte Bewertung der Softwarelösung Huddle durch die Autoren. Eine umfassende Bewertung nach ISO/IEC 9126 wäre denkbar, aber nur mit sehr hohem Aufwand realisierbar. Eine solche Bewertung würde dem Umfang einer eigens vorgesehenen Fallstudie zum Thema qualitative Aspekte einer Softwarelösung entsprechen.

5.2.1 Understandability

Die einzelnen Funktionen des Workspaces sind eindeutig definiert und klar gegeneinander abgegrenzt. Es ist daher gut nachvollziehbar und intuitiv, durch welche der bereitgestellten Funktionen sich das gewünschte Ergebnis erzielen lässt. Darüber hinaus verfügt Huddle über eine umfangreiche Knowledgebase. Diese ist über einen Link in der Kopfzeile des Workspaces leicht zu erreichen. Die als FAQs (Frequently Asked Question) realisierte Knowledgebase wird durch ein Diskussionsforum, ein Feedbackforum für Ideen und Feature-Requests sowie einen Blog ergänzt.

5.2.2 Learnability

Wie bereits im Vorfeld beschrieben, sind alle spezifischen Funktions- und Produktdokumentationen in Form eine Knowledgebase für den Anwender verfügbar. Neben den in schriftlicher Form vorliegenden Dokumentationen, sind für jede Funktion detaillierte Videos hinterlegt, die die Funktion an sich sowie den Umgang erläutern. Unerfahrene Anwender haben somit die Möglichkeit auf umfassende Informationen zurückzugreifen, um die Verwendung von Huddle zu erlernen. Spezifische Fragen lassen sich über das Diskussionsforum einer breiten Anwenderzahl zugänglich machen. Des Weiteren verfügen Enterprise Accounts bei Bedarf über direkten Support und ein vor-Ort Training durch Huddle.

5.2.3 Operability

Im Rahmen der Bedienbarkeit lässt sich die klare Struktur bzw. typische Vorgehensweise bei der Bedienung einer Webseite hervorheben. Von der Anmeldung über die Login-Seite bis zur gewünschten Funktion sind es häufig nur vier bis fünf Mausklicks. Selbst mehrere Dateien sind beispielsweise komfortabel über ein Java-Plugin von dem lokalen Endgerät auswählbar und lassen sich so zum Workspace transferieren. Alle Funktionen sind innerhalb der Webseite realisiert und setzen keine Installation oder Zusatzsoftware voraus, abgesehen von Plugins für Microsoft Office. Für die reine Bedienung und Interaktion mit der Software ist daher kein gesondertes Fachwissen notwendig.

5.2.4 Attractiveness

Design und Konzept der Webseite sind einheitlich und ansprechend. Über die zentral angeordneten Tabs des Workspaces, ist es dem Anwender möglich, zu den jeweiligen Funktionen der Webapplikation zu navigieren und die dortigen Features zu nutzen. Die einheitliche Verwendung von Strukturen und Darstellungsformen trägt zusätzlich dazu bei, Huddle intuitiv zu bedienen. Professional und Enterprise Accounts verfügen außerdem über die Möglichkeit gezielt Funktionen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren und somit den Workspace individuell anzupassen. Ferner bietet Huddle Professional- und Enterprise-Kunden ein eigens auf die Corporate Identity des Unternehmens abgestimmtes Branding des Workspaces an.

5.3 Bewertung im Rahmen der funktionalen Anforderungen

5.3.1 User Management

Benutzer lassen sich schnell und einfach zu den Workspaces hinzufügen. Dies bedarf einer Einladung des Workspace-Managers. Es wird dabei eine Einladung per Mail an eine andere Person versandt, die sich daraufhin problemlos ein Profil erstellen kann. Angenommen ein Nutzer verlässt das Projekt oder das Unternehmen, besteht die Möglichkeit für den Workspace Manager das Nutzerprofil zu deaktivieren oder gar zu löschen. Die genannten Anforderungen das User Management betreffend, werden in Huddle erfüllt.

5.3.2 User profiles

Das Benutzerprofil ist die Auflistung verschiedener editierbarer Benutzerparameter. So besteht das Profil aus den üblichen Kontaktdaten wie z.B. Adresse und Telefonnummer. Weitere Features sind die Einstellmöglichkeit einer Zeitzone, der Sprache sowie die Auflistung eigener Workspaces. Das Hochladen eines Fotos ist ebenfalls möglich. Wer es mag kann seine Funktion innerhalb des Workspaces respektive des Projektes publizieren. Dabei sind keine vordefinierten Rollen vergeben, die Rollen lassen sich flexibel über ein Texteingabefeld editieren.

5.3.3 Roles and access control

In der für die Bewertung betrachteten Huddle-Varianten Personal und Small Team lassen sich keine Projektrollen sowie Zugangsberechtigungen definieren. Diese Funktionen sind lediglich für die teureren Versionen vorgesehen. Somit erfüllt Huddle in den Versionen Personal und Small Team nicht die eingangs definierten Anforderungen.

5.3.4 Configurable group, project team or community areas

Die Anforderung einer konfigurierbaren Arbeitsumgebung bietet das Grundkonzept: die Workspaces. Ein Workspace versteht Huddle als Projekt, ein Projektteam oder eine Arbeitsorganisation. Dies ist ein abgeschlossener Bereich, nur nutzbar für eingeladene oder mit Zugangsrechten versehende Nutzer. Dort werden Projekte organisiert und Aufgaben verteilt.

5.3.5 Document sharing

Huddle bietet nicht nur die Funktion Dokumente zentral bereitzustellen und zu verteilen, sondern können diese auch online bearbeitet und gespeichert werden. Ein weiteres Feature ist die, von Dokumentenmanagementsystemen bekannte, Versionierung der Dokumente. Integriert ist ebenfalls ein Dokumentenworkflow. Mit diesem Workflow lassen sich Dokumente mit einem Status versehen, der von einer Draftversion reicht bis hin zum genehmigten Enddokument. Somit bietet Huddle, auch in den günstigeren Varianten weitaus mehr als in den Anforderungen definiert ist.

5.3.6 Discussion forums

Diskussionsforen sind in Huddle enthalten. Diese bieten den Nutzern eines Workspaces die Möglichkeit, sich über diverse Themen online auszutauschen. Wie man es von anderen im Internet verbreiteten Foren kennt, so ist das Diskussionsforum ebenso in Huddle strukturiert. Über sogenannte Threads, die ein jeweiliges Thema innehaben, werden die einzelnen Diskussionen voneinander getrennt. Über eine Post- und Antwortstruktur sind die Beiträge gegliedert.

5.3.7 Blogs

Huddle bietet eine Blogfunktionalität über die Whiteboards. Hier lassen sich in Kurzform Nachrichten aussenden, ohne eine Antwort zu erhalten. Denn Blogs funktionieren in der Regel unidirektional, so auch das Whiteboard. Gibt es eine Neuigkeit bezüglich eines Projektes können diese Nachrichten informell im Blog abgelegt werden.

5.3.8 Wikis

Ein Wiki ist in Huddle nicht vorgesehen. In diesem Bereich gibt es noch Entwicklungsbedarf.

6 Fazit

Insgesamt lässt sich Huddle als ausgereifte Webapplikation im Kontext des kollaborativen Projektmanagements bezeichnen. Die Funktionalitäten sind sehr umfangreich, stabil und decken einen Großteil der im Vorfeld definierten Anforderungen an ein solches System ab. Allerdings bestehen an vielen Stellen noch Entwicklungspotentiale, so fehlt beispielsweise die Möglichkeit Informationen in Form eines Wikis zu hinterlegen. Des Weiteren wären ein Gantt-Chart oder Mind-Mapping Funktionen wünschenswert. An dieser Stelle lässt sich sagen, dass Huddle regelmäßig Neuerungen implementiert und die Plattform permanent weiterentwickelt. Als positiv lässt sich das Dokumentenmanagement bewerten sowie die verfügbaren Plugins für das iPhone, Microsoft Office und Xing nennen. Diese ermöglichen ein weiteres Maß an Komfort und Mobilität, da wichtige Daten so auch unterwegs einsehbar sind. Für alle Features steht darüber hinaus eine breite Auswahl an Supportinformationen und Erläuterungen bereit. Praktische Videos erläutern den Umgang mit den einzelnen Modulen. Die verschiedenen Preismodelle bzw. Varianten mit unterschiedlichen Funktionsumfängen, decken die Bedürfnisse von Privatpersonen bis hin zu Unternehmen ab. Daher lässt sich Huddle für eine Vielzahl von Anwendungen empfehlen. Denkbar ist der kollaborative Einsatz im Rahmen des Studiums (Gruppenarbeiten), für Vereine sowie kleine und professionelle Projektteams.

7 Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung	Bedeutung
BITKOM	Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.
BSI	Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
CA	Certificate Authority
CEO	Chief Executive Officer
CTO	Chief Technical Officer
DIN	Deutsches Institut für Normung
DMS	Dokumenten Management System
DNS	Domain Name Service
FAQ	Frequently Asked Question
HTTP	Hypertext Transfer Protocol
IEC	International Electrotechnical Commission
INC	Incorporated
ISO	International Organization for Standardization
LDAP	Lightweight Directory Access Protocol
OTP	One Time Password
PKI	Public Key Infrastructure
RAID	Redundant Array of Independent Disks
SaaS	Software as a Service
SSL	Secure Socket Layer
SSO	Single Sign-On
VP	Vice President

8 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung
Abbildung 1	Huddle beim American Football
Abbildung 2	Huddle ca. 1948-1950
Abbildung 3	Sektoren des Gartner Magic Quadrant
Abbildung 4	Social Software Market
Abbildung 5	Qualitätsmerkmale nach ISO/IEC 9126
Abbildung 6	Huddle-Logo
Abbildung 7	Alastair Mitchell
Abbildung 8	Andy McLoughlin
Abbildung 9	Das Dashboard
Abbildung 10	Das Workspace
Abbildung 11	Tasks
Abbildung 12	Discussions
Abbildung 13	Meetings
Abbildung 14	Der Bereich People
Abbildung 15	huddle als iPhone App
Abbildung 16	hudlle als XING Plugin
Abbildung 17	SSL-Zertifikat
Abbildung 18	Schlüssellänge
Abbildung 19	Zertifizierungspfad
Abbildung 20	Audit Trail

9 Tabellenverzeichnis

Tab.-Nr.	Tabelle
Tabelle 1	Preismodelle und Funktionalitäten

10 Fußnoten

1. ↑ http://www.washingtonpost.com/
2. ↑ http://www.gallaudet.edu/
3. ↑ Vgl. Bowen (2000)
4. ↑ Vgl. Lehman (2008)
5. ↑ Vgl. Drakos et al. (2009), S. 2
6. ↑ Quelle: http://www.secsportsfan.com
7. ↑ Quelle: http://archives.gallaudet.edu/Football.htm
8. ↑ Quelle: http://www.gartner.com
9. ↑ Quelle: http://www.gartner.com
10. ↑ Vgl. Pfetzing (2009), S. 20
11. ↑ Vgl. Müller (2004)
12. ↑ Vgl. Müller (2004)
13. ↑ Vgl. Döbler (2008), S. 119 ff.
14. ↑ Vgl. Scheer et al. (2005), S. 62
15. ↑ Manager Strategic Product Development bei der Contact Software GmbH
16. ↑ Vgl. Müller (2004)
17. ↑ Vgl. Müller (2004)
18. ↑ Müller (2004)
19. ↑ Vgl. Müller (2004)
20. ↑ Vgl. Müller (2004)
21. ↑ Badke-Schaub (2008), S.194
22. ↑ Badke-Schaub (2008), S.196
23. ↑ Vgl. BSI (2010)
24. ↑ Vgl. Malich (2008), S. 59
25. ↑ Quelle: vgl. Malich (2008), S. 59
26. ↑ Vgl. Malich (2008), S. 63 f.
27. ↑ http://fibernetgroup.com/
28. ↑ http://www.kcenter.co.uk/
29. ↑ Vgl. Huddle (2010a)
30. ↑ http://www.edenventures.co.uk
31. ↑ Vgl. Huddle (2010b)
32. ↑ Vgl. Huddle (2010e)
33. ↑ Quelle: http://www.huddle.net
34. ↑ Quelle: http://www.huddle.net
35. ↑ Quelle: http://www.huddle.net
36. ↑ BITKOM (2009), S. 10
37. ↑ Vgl. Huddle (2010c)
38. ↑ Vgl. Huddle (2010d)
39. ↑ Vgl. Huddle (2010f)
40. ↑ Vgl. Goldberg (2009)
41. ↑ http://www.aladdin.de/etoken/otp.aspx
42. ↑ http://www.globalsign.com/
43. ↑ Vgl. Huddle (2010g)
44. ↑ Vgl. TÜVRheinland (2010)

11 Literaturverzeichnis

Bezeichnung	Quelle
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