Integration eines Faxserver in bestehende Exchange 2003 Infrastruktur
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| Name des Autors: | Christian Steinbach |
| Titel der Arbeit: | "Integration eines Faxserver in bestehende Exchange 2003 Infrastruktur" |
| Hochschule und Studienort: | FOM Düsseldorf |
1 Abkürzungsverzeichnis
| Abkürzung | Bedeutung |
|---|---|
| AD | Active Directory |
| CSID | Caller Sender Identification |
| DID | Direct Inward Dialing |
| FTP | File Transfer Protocol |
| ISDN | Itegrated Services Digital Network |
| MAPI | Messaging Appliction Programming Interface |
| MS | Microsoft |
| MSN | Multiple Subscriber Line |
| OCR | Optical Character Recognition |
| RPC | Remote Procedure Call |
| SMS | Short Message Service |
| SMTP | Simple Mail Transfer Protocol |
2 Abbildungsverzeichnis
| Abb.-Nr. | Abbildung |
|---|---|
| 1 | Konzept |
| 2 | SMTP Connector einrichten |
| 3 | SMTP Connector konfigurieren |
| 4 | Öffentliche Ordner |
| 5 | ISDN Konfiguration 1 |
| 6 | ISDN Konfiguration 2 |
| 7 | Benutzer Übernahme Active Directory |
| 8 | DID-Routing Konfiguration |
3 Einleitung
In dieser Hausarbeit werde ich mich mit der Integration eines GFI-Faxmaker in eine bestehende Microsoft Exchange 2003 Infrastruktur befassen. Bei meinen Beispielen gehe ich von einem Mittelständischen Dienstleistungsunternehmen mit 100 Angestellten und 50 betroffenen PC Arbeitsplätzen sowie 6 Multifunktionskopierern der Firma Xerox aus.
4 Geschichte des MS Exchange Servers
Die ersten Schritte von Microsoft im Bereich der Mailserver begannen im Jahre 1988 mit dem Programm Microsoft Mail, welches speziell für AppleTalk entwickelt wurde. Es wurde auch für die Verwendung mit MS-DOS unter AppleTalk angepasst. Microsoft Mail legte die Emails als „shared-files“(freigegebene Dateien)auf dem Server über „mapped network drives“(Netzlaufwerke) ab. Die Microsoft Mail Clients waren im Prinzip ihre eigenen Mailserver da sie sich noch selber um das zustellen und empfangen der Nachrichten kümmern mussten. Diese Art von Mailversand erzeugte natürlich erheblich Performance Probleme wenn die User Zahl eine gewisse Grenze erreicht hat.
Erst im Jahre 1996 wurde diese Mailabwicklung durch den Exchange Server 4.0 grundlegend geändert. Exchange 4.0 basiert auf einer Client-Server Architektur, im Hintergrund läuft jetzt eine ESE Datenbank über die die ganze Mailablage geregelt wird. Als erster Client diente der Windows Messaging Client. Anfang 1997 erschien das erste Outlook, eine vollständige Neuentwicklung für den Exchange Server 4.0, auf dem Markt. Mit Outlook wurde Exchange nochmal auf eine höhere Ebene gehoben, jetzt waren auch eine Arbeitsplatz übergreifende Terminplanung und ein Kontaktdatenmanagement möglich. Der Exchange Server ist Stand heute in der Version 8 erhältlich die Ende 2006 erschienen ist. [1]
5 Geschichte des Faxes
Um 1843 konstruierte Alexander Bain einen Kopiertelegrafen, dieser ermöglichte die elektrische Übertragung von Bildern und Texten. Frederick Collier Bakewell verbesserte um Jahr 1847 die Übertragung indem er das zu übertragende Medium auf eine rotierende Rolle einspannte die Bildpunktweise abgetastet wurde. Die ersten Ansätze einer Kommerzialisierung erfolgten um 1865, zwischen Paris und Lyon wurde eine Fernkopierstrecke von 400km Länge eingerichtet.
Die stärkere Verbreitung nahm erst in den 1930er Jahren zu als mit Einführung des Telex-Netzes eine Möglichkeit der Textbasiertenübertragung geschaffen wurde. Im Jahr 1978 gab es in Deutschland insgesamt 123298 Telex-Anschlüsse. Der Dienst wurde von der Deutschen Telekom am 31.12.2007 eingestellt, dieses späte Datum ist hauptsächlich der Verbreitung der Telex-Geräte in der Finanzbranche, Flugsicherung und 3te Welt Ländern geschuldet. Da die Telex-Netze durch die Einfachheit der Technik resistenter gegen äußere Einflüsse und Störungen waren.
Die ersten modernen Telefaxgeräte sind im Jahr 1974 durch die Firma Infotec auf den Europäischen Markt gebracht worden. Die Geräte wurden besonders von dem Japanischem Markt dankend aufgenommen und fanden dort schnell eine Verbreitung da jetzt keine komplizierte Umwandlung von Schriftzeichen in lateinische Buchstaben wie beim Telex erfolgen musste. In Deutschland wurde das Telefaxgerät zum Ende der 1980er Jahre zum Standard. Seit Ende 1990er Jahre verliert das Fax zunehmend an Bedeutung in den Unternehmen, dies ist auf die Verdrängung durch die Email zurückzuführen die auch durch die Verbreitung des Internets eine viel höhere Akzeptanz bei Privatnutzern und Unternehmen hat. [2]
6 Begriffsdefinition
6.1 SMTP
Das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) hat seine Wurzeln im FTP (File Transfer Protocol) und wurde zuerst im Jahr 1973 in der Spezifikation RFC 561 beschrieben, aktuell liegt es in der RFC 822 in einer überarbeiteteren Form vor. Das SMTP ist der weltweit gültige und anerkannte Standard für die Interserverkommunikation von Mailservern. [3]
6.2 Faxstandard G-3 und G-4
Das G-3 oder Group3 Format ist das Format das sich weltweit durchsetzen konnte und für die Faxübertragung eingesetzt wird. Es sind hierbei Übertragungsraten von 14,4 kbit/s bis hinzu 33,6 kbit/s bei „Super G-3“ möglich. Das G-4 ist für die Übertragung via ISDN vorgesehen, hier sind Übertragungsraten von 64 kbit/s möglich, aber aufgrund der geringen Verbreitung von ISDN (weltweit gesehen) hat sich dieser Standard nie durchsetzen können.
6.3 Exchange-Connector
Ein Exchange-Connector dient als Gateway zwischen dem Exchange-Server und der Außenwelt. Er setzt bspw. das von Outlook unterstützte MAPI-RPC in SMTP um oder realisiert eine Kopplung von 2 Server-Sites. [4]
6.4 Öffentlicher Ordner
Auf diesen Bereich des Exchange-Servers können mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen. Es können bspw. Emails, Kalender, Kontaktdaten, Dateien etc… dort freigegeben werden. Der Zugriff ist natürlich durch eine Zugriffskontrolle über Rechtevergabe einschränkbar. [5]
6.5 DID-Routing
Das DID (Direct Inward Dialing) findet vorallendingen bei Telefonanlagen mit Nebenstellen oder Fax-Servern Anwendung. Hierbei werden alle Gespräche oder Telefaxe mit einem bestimmten Anfangsnummernblock auf eine Telefonanalage oder einen Fax-Server geroutet diese/dieser übernimmt dann das weiter interne Routing des Gespräches/Telefaxes auf die gewünschte Nebenstelle/Telefaxgerät.[6]
6.6 Active Directory
Das Active Directory ist der Verzeichnisdienst von Microsoft Server 2000, 2003 und 2008. Mit ihm kann man das Unternehmen aufgrund seiner realen Struktur ordnen (bspw. Abteilungsweise). Es können Benutzer, Computer, Drucker etc. mit ihren jeweiligen Eigenschaften und Daten (Standortdaten, Telefonnummer, Telefaxnummer etc.) hinterlegt und auch wieder abgefragt werden. [7]
7 Ziele
Ziel der Umstellung ist eine Kostenersparnis durch günstigere Kopiergeräte und Reduzierung der Papiermenge. Die vereinfachte Zentrale Archivierung wie auch der verenfachte Zugriff auf die Telefaxe ist auch von großem Interesse. Auch die Aussendienstmitarbeiter sollen von überall auf ihre Telefaxe zugreifen können. Dadurch soll ein höherer Grad der Verfügbarkeit erreicht werden um eine schnellere Bearbeitung der eingehenden Anforderungen zu Gewährleisten.
8 Konzept
Unten abgebildet ist eine schematische Darstellung wie und welche Geräte einzubinden sind.
Die Pc`s können über Outlook Telefaxe senden und empfangen, jeder Benutzer erhält seine eigene Telefaxnummer.
Der Aussendienst ist über VPN mit dem Unternehmens-Intranet verbunden, somit ist eine vollständige Konnektivität von Outlook mit dem Exchange-Server gesichert.
Von den Multifunktionskopierern können ausgehende Telefaxe gesendet werden. Die eingehenden Telefaxe und Übertragungsprotokolle werden in Öffentlichen Ordnern abgelegt.
Der Fax-Server wird über 4 S0 Schnittstellen an die Telefonanlage angebunden.
9 Vorbereitung des Exchange-Servers
Zuerst muss im System-Manager des Exchange-Servers ein neuer SMTP-Connector für den Faxserver eingerichtet werden.
Dabei muss beachtet werden die gesamte Mail an den passenden Smarthost weiterzuleiten.
Der nächste noch zu ändernde Punkt wäre die Eingabe der Adressräume:
| Typ | Adresse | |
|---|---|---|
| Fax | * | Bei in Outlook hinterlegten Kontaktdaten wird die Email an die angegebene Faxnummer gesendet. |
| SMTP | faxmaker.com | Durch diese Eingabe wird gewährleistet das alle Emails die an „XXXXXX@faxmaker.com" gesendet werden an die jeweilige Nummer gefaxt werden. |
Die anderen angegeben Adressräume beziehen sich auf einen SMS-Dienst der im Fax-Server integriert ist, auf diesen werde ich aber nicht näher eingehen.
Jetzt müssen noch die Öffentlichen Ordner an die Abteilungsbezogene Faxzuordnung angepasst werden.
Die Öffentlichen Ordner sollten so angelegt werden das eine Abteilung nur das für sie zuständige Faxgerät sieht und Zugriff darauf hat. Alle anderen Faxgeräte sollten ausgeblendet werden, durch diesen Schritt verringert sich die Möglichkeit der Fehlbenutzung. Auch sollte man in Erwägung ziehen die Rechtestruktur auf dem Öffentlichen Ordner so anzupassen das nur einem Team- oder Gruppenleiter die Möglichkeit der Löschung von Telefaxen gegeben wird, damit verhindert werden kann das Mitarbeiter einkommende Faxe mit Absicht löschen.
Danach ist es allerdings noch notwendig für die einzelnen Öffentlichen Ordner einen User mit Exchange Mailbox einzurichten, da der Fax-Server nur eine Zuordnung auf User Ebene vorsieht. Später muss einfach eine Mailweiterleitung vom User auf den Öffentlichen Ordner eingerichtet werden.
In den Windows-Benutzereinstellungen müssen noch die neuen zugeteilten Faxnummern entsprechend gepflegt werden um die volle Funktionalität des Fax-Servers zu gewährleisten. Da der Fax-Server auf den Berichten und Deckblättern die individuelle Faxnummer des Benutzers automatisch einsetzt muss diese im Active-Directory hinterlegt werden.
10 Installation des Fax-Servers
Diesen Punkt überspringe ich da sich hierbei um eine automatisch ablaufende Installationsroutine handelt.
11 Konfiguration des Fax-Servers
Der erste Schritt ist die Konfiguration der ISDN Karte: Wir haben in unserem Beispiel einen zweistelligen DID-Nummernblock, deshalb füge ich den Bereich von 01-99 den DID Nummern hinzu. Man hat die Möglichkeit für jede Leitung separat einen Nummernbereich hinzuzufügen. So könnte man Unternehmenskritischen Bereichen eine höhere Verfügbarkeit garantieren, indem man eine oder mehrere Leitungen nur einem bestimmten Nummernbereich zuordnet.
In den Leitungsoptionen kann man bezogen auf einen ISDN Kanal die in unten sichtbaren Screenshot Einstellungen vornehmen.
Der zweite Schritt ist die Userübernahme aus dem Active Directory.
Im DID-Routing wird nun den Benutzern eine Nummer zugwiesen.
Folgende andere Möglichkeiten des Routing stehen zur Verfügung:
CSID (Caller Sender Indentification) wertet die Faxkennung des Senders aus und leitet das Fax auf den hinterlegten Benutzer weiter. Der Nachteil ist deutlich Telefaxe von einem bestimmten Absender landen immer beim gleichen Benutzer.
OCR (Optical Character Recognition) wertet das gesamte Telefax aus und sucht nach Benutzernamen. Wird ein Benutzer erkannt wird das Telefax zugestellt. Der Nachteil liegt hier in der Geschwindigkeit der Auswertung und in evtl. mehrfachnennung von Benutzernamen daraus erfolgt unter Umständen ein fehlerhafte Zustellung.
Leitung, hierbei wird eine physikalische Leitung einem Benutzer zugeordnet.
MSN (Multiple Subscriber Number) funktioniert auf Basis der vom Telefonprovider zugeteiltet MSN-Nummern. Hierbei wird eine MSN einem Benutzer zugeordnet.
12 Deckblatt
Als letzter Schritt muss noch ein Deckblatt eingerichtet werden. Das Deckblatt kommt immer dann zum Einsatz wenn ein Telefax aus Outlook verschickt wird. Es wird Anhand von Active Directory Einträgen die im Unternehmen gültige Telefaxvorlage automatisch mit Telefax-, Telefonnummer, Abteilung und Name befüllt. Das stellt eine erhebliche Arbeitserleichterung dar, falls man mal schnell ein Telefax wegschicken muss. Unterschriften könnten natürlich als eingescannte Bilddatei in der Vorlage hinterlegt werden, allerdings sollte der Sicherheitsaspekt dabei nicht außer acht gelassen werden und der Zugriff auf diese Daten auf wenige Personen beschränkt werden.
13 Fazit
Durch den Einsatz eines Faxserver und die Integration in eine bestehende Groupware sind erhebliche Vereinfachungen der Arbeitsabläufe möglich. Die Handhabung von Papierfaxen entfällt dadurch bzw. beschränkt sich auf ein Minimum. Auch haben Außendienstmitarbeiter, natürlich abhängig von der Konfiguration der Groupware, von überall Zugriff auf Ihre Telefaxe. Die vereinfachte Archivierungsmöglichkeit gibt einen weiteren Ausschlags punkt für den Betrieb eines Faxservers, da die Telefaxe nicht erst umständlich eingescannt werden müssen sondern direkt archiviert werden können und somit die gesetzlichen Regelungen zur Dokumentenaufbewahrung eingehalten werden können. Zusammenfassend bleibt die Erkenntnis dass durch den Einsatz eines Faxservers erhebliche Einsparungen vorgenommen werden können und die Telefaxe besser in die moderne Kommunikationsinfrastruktur der Unternehmen integriert werden können. Dadurch wird natürlich die Lebenserwartung von Telefaxen noch einige Zeit verlängert da sich mittlerweile praktikablere und günstigere Möglichkeiten zur Übertragung von Daten ergeben haben ist auf absehbare Zeit eine Ablösung von Telefaxen durch bpsw. Digital signierte Emails eine logische Konsequenz.
14 Fußnoten
- ↑ Vgl. Glenn, Walter (2004), S. 3 ff.
- ↑ Vgl. Klockenbosch, Heinz (1989)
- ↑ Vgl. Crocker, David (1982), S.1 ff.
- ↑ Vgl. Glenn, Walter (2004), S. 11 f.
- ↑ Vgl. Unkroth, Molony (2005), S. 18
- ↑ Vgl. GFI-Team (2008), S. 47
- ↑ Glenn, Walter (2004), S. 627
15 Literatur- und Quellenverzeichnis
| Glenn, Walter (2004) | Glenn, Walter; Bill, English: Microsoft Exchange Server 2003 Das Handbuch, Microsoft Press, Redmond 2004 |
| Unkroth, Molony (2005) | Unkroth, Molony; Cherny, Reid; Strachan, English: Microsoft Exchange Server 2003 Die Technische Referenz, Microsoft Press, Redmond 2005 |
| Klockenbosch, Heinz (1989) | Klockenbosch, Heinz; Reiners, Hartmut: Das 1x1 der Telefaxtechnik!, Köntopp, Leopoldshöhe 1989 |
| GFI-Team (2008) | GFI-Team: GFI FAXmaker 14 for Exchange/SMTP Manual, GFI, Cary 2008 |
| Crocker, David (1982) | Crocker, David: RFC 822, IETF, Newark 1982 |
