Kollaboratives Projektmanagement mit Google Wave

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Fallstudienarbeit
Hochschule:	Hochschule für Oekonomie & Management
Standort:	Düsseldorf
Studiengang:	Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung:	Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer:	Prof._Dr._Uwe_Kern
Typ:	Fallstudienarbeit
Themengebiet:	Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en):	Jan Hölzer, C. Kulok, Sebastian Leppert
Studienzeitmodell:	Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester:	4
Bearbeitungsstatus:	begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 2 Grundlagen 2.1 Google Wave 2.1.1 Begriffsklärung 2.1.2 Funktionen 2.1.3 Verwendete Technologien, Schnittstellen und Infrastrukturanforderungen 2.2 Kollaboratives Projektmanagement 2.2.1 Begriffsklärung 2.2.2 Integrationsmanagement 2.2.3 Terminmanagement 2.2.4 Kommunikationsmanagement 3 Kollaboratives Projektmanagement mit Google Wave 3.1 Einsatzmöglichkeiten 3.1.1 Integrationsmanagement 3.1.2 Terminmanagement 3.1.3 Kommunikationsmanagement 3.2 Nutzbare Extensions 3.3 Abgrenzung alternativer Werkzeuge und Methoden 4 Chancen und Risiken beim Einsatz von Google Wave 4.1 Ökonomische Aspekte 4.1.1 Prozessoptimierung 4.1.2 Kosten und Lizenzierung 4.2 Technische Aspekte 4.2.1 Rollen- und Aufgabenverteilung 4.2.2 Ausfallsicherheit und Persistenz 4.3 Datenschutz und juristische Voraussetzungen 5 Zukunftsaussichten 5.1 Entwicklung neuer Wave-Clients 5.2 Bedeutung für Googles Unternehmensstrategie 5.3 Marktresonanz 6 Fazit 7 Fußnoten 8 Literatur- und Quellenverzeichnis 9 Abkürzungsverzeichnis 10 Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

Das kollaborative Projektmanagement gewinnt - nicht zuletzt durch technologische Fortschritte - seit einigen Jahren immer mehr an Bedeutung. Immer häufiger werden zahlreiche, verschiedenartige Projekte unternehmensübergreifend und unter Beteiligung von Mitarbeitern unterschiedlichster Disziplinen durchgeführt.

Laut einer Studie, die 2008/2009 in Zusammenarbeit mit der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement mit 184 Teilnehmern durchgeführt wurde, arbeiten über 75% der Befragten mit Projektbeteiligten zusammen, die sich nicht in ihrer Nähe befinden^[1]. Innerhalb kollaborativer Projektarbeit gilt es dabei technologische, sprachliche und strukturbedingte Barrieren zu überwinden. Deshalb erscheint es umso wichtiger, das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens effizient koordinieren und die Projektteams durch IT-basierte kooperative Methoden unterstützen zu können. In Folge immer verteilter agierender Projektorganisationen kommt es zu steigenden Anforderungen an die Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge.

Gleichzeitig wird die Innovation auf den Gebieten Wissensmanagement und Kommunikationsmanagement jedoch aktuell häufig als nicht ausreichend eingeschätzt. Innerhalb einer Umfrage, die die Universität Kassel 2008/2009 zur Zufriedenheit mit der Anwendung von PM-Elementen der operativen Ebene durchführte, sahen die Befragten für den Bereich des Wissensmanagements mit 25% den höchsten Forschungsbedarf. Auf Platz 2 folgte das Kommunikationsmanagement mit 15%^[2]. Diese Wissensgebiete des Projektmanagements sind mit dem Bereich des kollaborativen Projektmanagements eng verflochten.

Die nachfolgende Arbeit wird aufzeigen, wie mithilfe des Kollaborationssystems Google Wave Projektabläufe effizienter strukturiert und somit unternehmerischer Mehrwert generiert werden kann. Das Hauptziel der Arbeit ist es dabei herauszustellen, durch welche Bestandteile des Wave-Systems Unternehmensprozesse im Hinblick auf die Erreichung von Unternehmensstrategien sinnvoll umgestaltet werden können und welche eventuellen Gefahren dabei zu beachten sind. Es werden dabei sowohl die Risiken aus ökonomischer Sicht als auch die unter technischen Gesichtspunkten auftretenden Risiken berücksichtigt. Des weiteren sollen die technischen und strukturellen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung von Google Wave in eine Projektorganisation und die zu erwartende zukünftige Entwicklung der Technologien herausgearbeitet werden.

Hierzu werden zunächst die grundlegenden Funktionen der Benutzeroberfläche und die technischen Bedingungen, die für den Einsatz von Google Wave erfüllt sein müssen, dargestellt. Nach der Definition des kollaborativen Projektmanagements werden im darauf folgenden Abschnitt die Grundlagen der Teilbereiche Integrationsmanagement, Terminmanagement und Kommunikationsmanagement betrachtet.

Im Anschluss daran werden die Einsatzmöglichkeiten von Google Wave innerhalb dieser drei Teilbereiche zunächst aus allgemeiner Sicht aufgezeigt. Danach werden eher praxisorientiert einige Gadgets und Extensions sowie im Vergleich dazu einige alternative Werkzeuge des kollaborativen Projektmanagements vorgestellt.

Die Chancen und Risiken werden anfänglich aus ökonomischer Sicht betrachtet. Es wird dabei insbesondere darauf eingegangen, wie Prozesse durch die Integration von Google Wave in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens optimiert werden können, welche Kosten entstehen oder gesenkt werden können und welche lizenzrechtlichen Gegebenheiten, sowie juristischen Voraussetzungen zu beachten sind.

Desweiteren wird aufgezeigt, wie das Wave-System an die Strukturen innerhalb der Projektorganisation angepasst werden kann und welche technischen Gefahren diese Anpassungen mit sich bringen. Ebenfalls wird auf die Ausfallrisiken und im Zusammenhang damit auf die vor dem Einsatz von Google Wave anzuerkennenden Nutzungsbedingungen eingegangen.

In einer weiterführenden Betrachtung sollen die zu erwartenden technischen Weiterentwicklungen der Wave-Plattform und die mit Ihrer Einführung verbundenen Auswirkungen auf Google als global agierendes Unternehmen dargelegt werden.

Abschließend wird in der Schlussbetrachtung zusammenfassend dargestellt, unter welchen Gesichtspunkten der Einsatz von Google Wave für das kollaborative Projektmanagement allgemein als sinnvoll erscheint und wo das System an seine Grenzen stößt.

2 Grundlagen

Innerhalb dieses Abschnitts werden zunächst einige Grundlagen zu Google Wave und anschließend zum kollaborativen Projektmanagement getrennt voneinander behandelt.

2.1 Google Wave

Im folgenden Grundlagenabschnitt zu Google Wave sollen der Begriff definiert und anschließend der Funktionsumfang sowie einige technische Aspekte beschrieben werden.

2.1.1 Begriffsklärung

Google Wave ist ein webbasiertes Kollaborationssystem, welches bekannte Kommunikationselemente aus Internettechnologien wie E-Mail, Instant Messaging, Blogs, Wikis, Fotoportalen und Foren in einer Anwendung kombiniert.

Es wurde am 27. Mai 2009 in San Francisco auf der jährlich stattfindenden Google-I/O-Konferenz von Stephanie Hannon, Lars Rasmussen und Jens Rasmussen vorgestellt. Am 30. September 2009 startete die Beta-Phase, in der zunächst 100.000 Interessierte einen Testzugang zum Webinterface http://wave.google.com/ erhielten. Seit dem 18.05.2010 ist der Zugang für alle Interessierten verfügbar. Ziel des Entwicklerteams unter Leitung der beiden Brüder Lars und Jens Rasmussen war es, ein System zu entwickeln, welches seinen Anwendern den Informationsaustausch und die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ohne die aus der 40 Jahre alten E-Mail-Kommunikation entstehenden Nachteile ermöglicht. "What email would look like if it were invented today?"^[3] Einer dieser Nachteile ist die asynchrone Bearbeitung von E-Mails, durch die es bei mehreren Beteiligten oft sehr schwierig wird, dass jeder die aktuellste Version einer Konversation mitverfolgen kann.

Das Google Wave-System besteht aus einem Wave-Provider - im Fall von wave.google.com Google selbst – dessen Server das Wave Protocoll unterstützt und einer Wave-Anwendung, die die Benutzerschnittstelle zu Wave darstellt. Da es sich bei Google Wave um ein open source Protocol handelt, müssen Wave-Anwendungen nicht ausschließlich von Google entwickelt worden sein. Innerhalb der Wave-Anwendung wird jede durch einen Benutzer vorgenommene Veränderung an einer Wave in Echtzeit dargestellt. Google Wave dient vor allem dem Austausch und der Zeit-effizienten Darstellung von Bild- und Textdaten, sowie der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Teilnehmer. Primärer Zweck ist dabei die Vermeidung redundanter Arbeit innerhalb eines Teams ^[4].

2.1.2 Funktionen

Über die Webadresse "http://wave.google.com" gelangt man zunächst auf die Login-Seite des Webinterfaces zu Google Wave, auf der man sich mit einem gültigen Google-Account anmelden kann. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird die eigentliche Oberfläche der Anwendung angezeigt. Die einzelnen Elemente sind in einem dreispaltigen Layout positioniert. Die linke Spalte, die den Bereich Navigation und die Kontaktliste enthält, hat eine fixe Breite. Die Breiten der mittleren und der rechten Spalte können durch Ziehen mit der Maus variabel angepasst werden. Die verschiedenen Bereiche werden als Fenster dargestellt, die man per Mausklick in die Kopfzeile minimieren kann.

Die über die Navigation auszuwählenden Inhalte werden im Hauptfenster in der Mitte angezeigt. Mithilfe der Navigationseinträge im oberen Abschnitt des Navigationsfensters kann man eingrenzen, welche Waves aufgelistet werden sollen. Die Reihenfolge sowie die Hintergrundfarbe der Einträge kann man über ein Popup-Menü rechts neben jedem Link verändern. Im darunter liegenden Bereich "Extensions" lassen sich diverse Erweiterungen installieren, mit denen Waves um vielfältige Zusatzfunktionen erweitert werden können. Der Eintrag Folders dient dazu, eigene Ordnerstrukturen zur Verwaltung der Waves anzulegen.

In der Kontaktliste, die eine Suchfunktion enthält, sind die Benutzer, die momentan online sind, mit einem grünen Punkt markiert. Durch einen klick auf einen Eintrag in der Liste öffnet sich ein Fenster mit Detailinformationen zum jeweiligen Benutzer. Klickt man innerhalb dieses Fensters auf "New Wave" kann eine neue Wave erstellt werden, zu der der Kontakt automatisch als Teilnehmer hinzugefügt wird. Mithilfe der Ping-Funktion kann man dem Benutzer eine Kurznachricht senden, die dieser dann in einem neuen Fenster angezeigt bekommt, welches die übrigen Fenster überlagert, so dass die Aufmerksamkeit des Teilnehmers direkt auf die Kurznachricht gelenkt wird. Durch einen Klick auf den Button Recent Waves werden die Waves aufgelistet, an denen der Kontakt zuletzt teilgenommen hat. Unter "Manage contacts" am unteren Rand des Kontaktfensters kann man Kontakte in Gruppen sortieren, neue Gruppen erstellen, Kontakte im csv- oder vcard- Format exportieren und importieren sowie Listeneinträge mit frei wählbaren Zusatzinformationen ausdrucken. Innerhalb der Kontaktliste werden auch sämtliche Einträge aus der Kontaktliste des Google-Accounts angezeigt, die ebenfalls mit einem Wave-Account verknüpft sind.

Das rechte Fenster beinhaltet die Auswahlfelder Blank Wave, Discussion, Task tracking, Meeting, Document und Brainstorm, die den Schnellzugriff auf einige grundlegende Funktionen ermöglichen.

Nach dem Login werden zunächst die in der Inbox ("Posteingang") enthaltenen Waves im Hauptfenster aufgelistet. Jeder Eintrag kann durch Aktivierung einer Checkbox ausgewählt werden, um bestimmte Aufgaben mit mehreren Waves gleichzeitig durchzuführen. So kann man z. B. ausgewählte Waves in andere Ordner verschieben oder über Follow bzw. Unfollow den Beobachtungsstatus für bestimmte Waves ändern. Außerdem lassen sich Waves hier als gelesen (Read) oder ungelesen (Unread) markieren. Mithilfe des Menüeintrags Archive werden Waves aus der Inbox entfernt. Die archivierten Waves können über den Navigationseintrag All immer noch angezeigt werden. Nimmt jemand eine Änderung an einer archivierten Wave vor, wird diese als Unread erneut in der Inbox aufgelistet. Der Button Trash verschiebt die markierten Waves lediglich in den Ordner Trash. Eine Wave vollständig zu löschen ist momentan noch nicht möglich.

Mithilfe einer Volltextsuche am oberen Rand des Fensters kann nach bestimmten Waves gesucht werden. Für erweiterte Suchfunktionen stehen in Google Wave diverse Suchoperatoren zur Verfügung, die gefolgt von einem Doppelpunkt einem Suchkriterium vorangestellt werden (operator:suchkriterium). Die auf diese Weise erreichten Suchergebnisse kann man mit einem Klick auf Save search für einen späteren Direktzugriff speichern. Zudem kann man hier Standardaktionen für Waves einstellen, die den Suchkriterien entsprechen. Links daneben hat man die Möglichkeit mit einem Klick auf New Wave eine neue Wave zu erstellen. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem man Kontakte zur Teilnahme an dieser Wave einladen kann.

Durch einen einfachen Mausklick auf einen Listeneintrag wird eine Wave aktiviert und ihr Inhalt nach kurzer Ladezeit im rechten Fenster angezeigt. Mit gedrückter Steuerungstaste können auch mehrere Waves gleichzeitig geöffnet werden.

Jede wave besteht aus einer oder mehreren Konversationen (Wavelets), die wiederum mehrere Beiträge (Blips) enthalten können. Blips werden innerhalb des Wavelets mit einer grünen Umrandung dargestellt.

Im Kopfbereich des rechten Fensters sieht man die Benutzer, die ein Wavelet zur Zeit verfolgen und man kann neue Benutzer aus der eigenen Kontaktliste zur Teilnahme einladen. Wählt man einen Teilnehmer per Mausklick aus, öffnet sich ein Fenster, in dem man diesem Zugriffsberechtigungen für die eigenen Beiträge zuweisen kann. Die Einstellungen Full access und Read only sind an dieser Stelle möglich. Außerdem kann man hier sogenannte Wave Bots zu einer Wave hinzufügen. Bots kann man als künstliche Teilnehmer beschreiben, die automatisch Veränderungen an Waves vornehmen oder die Wave einfach um neue Funktionen erweitern. Bots können genau wie richtige Teilnehmer der Kontaktliste hinzugefügt werden.

Direkt unter dem Kopfbereich befindet sich eine Menüleiste, durch die das Verhalten des Wavelets gesteuert wird. Mithilfe des Menüeintrags Reply kann man beispielsweise auf bereits bestehende Blips innerhalb eines Wavelets antworten. Dies ist ebenfalls möglich indem man den Mauszeiger über den unteren Rand des Blips bewegt und auf den flachen blauen Rahmen klickt der dann an dieser Stelle erscheint. Man kann jedoch auch auf einzelne Absätze und Zeilen innerhalb eines Blips antworten, indem man doppelt auf das letzte Wort des jeweiligen Textteils klickt und anschließend den Eintrag Reply auswählt. Auf diese Weise können einzelne Blips ineinander verschachtelt werden.

Rechts neben jedem Beitrag wird das Datum und - per Mouseover - die Tageszeit angezeigt, zu der der Beitrag erstellt wurde. Mithilfe des Menüeintrags Edit lassen sich bestehende auch ältere Beiträge von jedem Teilnehmer editieren. Hierzu wird eine Menüleiste mit gängigen Textverarbeitungswerkzeugen eingeblendet. Diese Menüleiste kann durch die Installation von Extensions um neue Funktionen erweitert werden. Durch die Playbackfunktion ist es möglich jede Veränderung an einer Wave vom Zeitpunkt ihrer Entstehung bis zum momentanen Status zurückzuverfolgen. Mit Link to Wave kann man sich den URL oder direkt den HTML Code generieren lassen, der nötig ist, um die Wave als Div-Element in eine Website zu integrieren.

Wenn im Browser das Google Gears Plugin installiert ist, lassen sich Bilder und andere Dateien per Drag and Drop in ein geöffnetes Wavelet hineinziehen. Bilder werden dabei standardmäßig als Thumbnail dargestellt. Nach einem Mausklick auf einen kleinen grauen Pfeil, der in der rechten oberen Ecke jedes Thumbnails angezeigt wird, werden Bilder in Originalgröße in das Wavelet integriert. Alle übrigen Dateitypen werden als Anhang in den Text eingefügt.

Im unteren Bereich des Inhalt-Fensters kann man geöffnete Waves mit Tags versehen, die jeweils am unteren Rand bzw. im Suchlisteneintrag der Wave angezeigt werden. So können Waves einem oder mehreren Themen zugeordnet werden, ohne sie in einen anderen Ordner zu verschieben.

Um eine Google Wave Sitzung zu beenden, meldet man sich über Sign out in der rechten oberen Ecke des Webinterfaces ab.

2.1.3 Verwendete Technologien, Schnittstellen und Infrastrukturanforderungen

Google Wave wurde auf Basis des Google Web Tollkits (GWT) entwickelt, welches unter anderem einen Java zu Javascript - Compiler enthält. Dadurch war es möglich, die Anwendung sowohl clientseitig als auch serverseitig in Java zu programmieren und die hierfür gebräuchlichen Entwicklungsumgebungen und Frameworks zu verwenden.

Um die Entwicklung unterschiedlicher Wave-Anwendungen zu ermöglichen, verwendet Google Wave ein offenes, XMPP-basiertes Protokoll und stellt die Google Wave API, sowie die Google Wave Robots API zur Verfügung, die unterschiedliche Schnittstellen zur Erweiterung der Plattform beinhalten. Entwickler, die die Google Wave API verwenden, können unter http://code.google.com/intl/de-DE/apis/wave/sandboxform.html einen Zugang zur Google Wave Sandbox beantragen, um ihre Erweiterungen in einer Kopie des Webinterfaces zu testen.

Google stellt das kostenlose Webinterface wave.google.com bereit. Für dessen Nutzung wird eine gültige E-Mail-Addresse, sowie ein google-account benötigt. Da der Browser des Clients HTML5, sowie AJAX unterstützen muss, sind momentan (27.05.2010) ausschließlich Google Chrome, Firefox ab der Version 3.5 und Safari 4 kompatibel. Der Microsoft Internet Explorer kann mithilfe des Plugins "Google Chrome Frame" erweitert werden, um das Webinterface zu nutzen. Da der größte Teil Prozesslast auf den Wave-Provider ausgelagert wird, sind die Hardwareanforderungen der Client-Computer zu vernachlässigen.

Um den Browser um Drag and Drop Funktionen zu erweitern wird das Google-Gear-Plugin benötigt. Dieses ist in Chrome bereits integriert. Bei Nutzung des Internetexplorers, Firefox oder Safari muss es nachinstalliert werden.

Um Wave auf eigenen Servern zu installieren kann der Google Wave Federation Prototype Server (FedOne) verwendet werden. Dafür muss zusätzlich Java und ein XEP-0114-kompatibler XMPP-Server (z. B. OpenFire, Prosody, ejabbered) auf der Serverhardware installiert werden. FedOne ist ein in Java entwickelter eigenständiger Server-Prozess, der über das Google Wave Federation Protocol mit dem XMPP-Server kommuniziert. Dadurch wird eine Kommunikation über verteilte XMPP-Server möglich.

Bisher beinhalten die Quellcodepakete von FedOne allerdings lediglich ein Text-basiertes Java-Programm als Client-Anwendung^[5]. Als grafische Oberfläche kann beispielsweise die Wave Sandbox mit FedOne verbunden werden^[6].

Da durch den Echtzeitdatentransfer schnell sehr hohe Traffic-Raten erreicht werden, setzt der Betrieb eines eigenen Wave-Providers eine leistungsfähige Hardware und eine ausreichend schnelle Internet-Anbindung voraus.

2.2 Kollaboratives Projektmanagement

Nach der inhaltlichen Abgrenzung des kollaborativen Projektmanagements werden in diesem Teil der Arbeit exemplarisch die Tätigkeitsbereiche Integrationsmanagement, Terminmanagement und Kommunikationsmanagement betrachtet. Dies sind die Wissensgebiete des Projektmanagements, die im Hinblick auf kollaborative Methoden die höchste Relevanz aufweisen.

2.2.1 Begriffsklärung

Aus dem Lateinischen kann der Begriff co- (In Zusammensetzungen gleichbedeutend mit cum) mit zusammen übersetzt werden. Laborare bedeutet arbeiten. Das Wort Kollaboration ist demnach gleichbedeutend mit Zusammenarbeit. Häufig wird Kollaboration als Überbegriff für Kommunikation, Koordination und Kooperation der Mitglieder eines Teams verstanden, die gemeinsame Aufgaben und Ziele verfolgen^[7].

Kollaboratives Projektmanagement bezeichnet also Prozesse und Vorgehensweisen des Projektmanagements unter Verwendung zumeist IT-basierter Systeme zur Zusammenarbeit mehrerer Projektteilnehmer. Dabei muss es sich nicht ausschließlich um unternehmensinterne Mitarbeiter handeln. Immer häufiger werden inzwischen unternehmensübergreifende, auch interdisziplinäre Projektteams gebildet, die über geografische Hindernisse hinweg, zumeist online, an der Umsetzung unternehmerischer Ziele arbeiten.

Innerhalb der kollaborativen Projektarbeit müssen einheitliche methodische Standards definiert werden, die die barrierefreie Kommunikation und Kooperation der Projektbeteiligten ermöglichen und somit Synergieeffekte nutzbar machen. Weitere Ziele des kollaborativen Projektmanagements sind eine verbesserte Prozesssteuerung und Infrastrukturauslastung, sowie die Komplexitätsreduktion, die durch die Vermeidung von Redundanzen in den Arbeitsabläufen erreicht werden kann.

Projektspezifisches Wissen und einmal generierte Erfahrungswerte müssen erhalten bleiben, so dass diese bei Bedarf jederzeit abrufbar sind. Transparenz, sowie eine angemessene Eigenverantwortung und Selbstorganisation der Teammitglieder sind demnach integrale Bestandteile einer kollaborativen Projektorganisation. MS Projekt ist nach einer Studie, die in Zusammenarbeit mit der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement durchgeführt wurde, mit 21% die im Projektmanagement am häufigsten eingesetzte Kollaborationssoftware^[8].

2.2.2 Integrationsmanagement

Das Integrationsmanagements als eine der Hauptaufgaben der Projektleitung bzw. des Lenkungsausschusses setzt sich aus drei Teilbereichen zusammen. Zunächst umfasst es die Integration der einzelnen Teilergebnisse der Projektplanung in einen umfassenden Projektplan. Ziel dabei ist es, Analogien zu nutzen, um Redundanzen zu minimieren und dadurch eine Konsistenzsteigerung zu erreichen^[9]. Ein weiterer Bestandteil ist die Projektüberwachung, also der kontinuierliche Soll-Ist-Vergleich, um evtl. Planabweichungen frühzeitig zu erkennen und ggf. geeignete Maßnahmen einleiten zu können, um diese verringern. Der dritte Teilbereich – die Planänderungssteuerung – dient der Integration von Planänderungen, die nachträglich nötig werden, in die Projektplanung. Das geschieht in der Regel dann, wenn im Zuge der Projektüberwachung Planabweichungen identifiziert wurden, deren Behebung für den Projektnutzen nicht sinnvoll erscheint. Projektplanung und Projektüberwachung finden zunächst innerhalb der Führungsebene statt. Im Zuge der Planänderungssteuerung werden untergeordnete Organisationsebenen ebenfalls mit einbezogen. Es werden demnach kollaborative Systeme benötigt, die sämtliche Arbeitsbereiche der Projektorganisation verbinden.

2.2.3 Terminmanagement

Um einen fristgerechten Projektabschluss zu gewährleisten, müssen den einzelnen Meilensteinen, Arbeitspaketen, Projektphasen und Schnittstellen anhand des vorher im Projektstruktur-, Ressourcen- und Ablaufplan ermittelten Zeitaufwands Anfangs- und Endtermine (reale Kalenderdaten) zugewiesen werden. Dieser innerhalb der Projektplanungsphase stattfindende Arbeitsschritt wird als Kalendrierung bezeichnet^[10]. Das Terminmanagement umfasst außerdem die Steuerung und Kontrolle des Terminplans während der gesamten Projektdurchführung, also während jeder Phase bis hin zum Abschluss des Projektes. Der zeitliche Ablauf des Terminmanagements kann demnach über die fünf Hauptprozesse Definition der Vorgänge, Festlegung der Vorgangsfolgen, Schätzung der Vorgangsdauern, Entwicklung des Terminplans und Steuerung des Terminplans definiert werden^[11]. Die für das Terminmanagement eingesetzten Instrumente und Methoden, wie z. B. die Netzplantechnik oder das Gantt-Diagramm, sind innerhalb vieler gängiger Kollaborationswerkzeuge verfügbar, so dass der Terminplan jederzeit abrufbar ist.

2.2.4 Kommunikationsmanagement

Kommunikationsmanagement beschreibt die Organisationsprozesse und die Methoden, die den strukturierten Austausch, die optimale Verarbeitung und die Vernetzung von Informationen ermöglichen^[12]. Entscheidend dabei ist die Zielgruppe bzw. der Adressat der Information und die Strategie, die der Absender mit der Informationsweitergabe verfolgt. Kommunikationsmanagement ist demnach gegliedert in die Bereiche internes Kommunikationsmanagement und externes Kommunikationsmanagement. Das interne Kommunikationsmanagement beschreibt die Steuerung und Kontrolle des Informationsaustauschs und der Informationsverarbeitung innerhalb des Unternehmens oder innerhalb einer Projektorganisation. Dabei kommen insbesondere IT-basierte Methoden, wie Intranetanwendungen und kollaborative Werkzeuge zum Einsatz.

Das externe Kommunikationsmanagement beschäftigt sich überwiegend mit der Kommunikation mit anderen Unternehmen und Kunden. Es umfasst unter anderem die Teilbereiche Public Relations, Investor Relations und Customer Relations. Allgemeiner gesprochen geht es vorwiegend um das Unternehmensimage, den Aufbau einer Corporate Identity und das Marketing. Werkzeuge, die eine externe Unternehmenskommunikation unterstützen, sind z. B. Content Management Systeme, die innerhalb einer öffentlich zugänglichen Web-Plattform eingesetzt werden, oder Shop- sowie Katalogsysteme. Die erfolgreiche Implementierung einer Marketingstrategie setzt außer einer funktionierenden externen Kommunikation allerdings auch ein gut strukturiertes internes Kommunikationsmanagement voraus^[13]. Ausschließlich kollaborative Anwendungen sind eher im internen Kommunikationsmanagement anzutreffen.

Aus strategischer Sicht wendet sich die interne Informationsstruktur von Unternehmen immer mehr ab von der klassischen Top-Down-Informationskette, in der Unternehmensstrategien fast ausschließlich in der Führungsebene entwickelt und anschließend an die einzelnen Arbeitsbereiche kommuniziert werden. Hin zu einer Bottom-Up-Strategie, die die Mitarbeiterkommunikation effektiver gestaltet und einen gezielteren Informationsaustausch zwischen den Arbeitsbereichen des Unternehmens fördert, um so die Ideenfindung auf alle Abteilungen zu verlagern^[14]. Dabei wird eine erhöhte Selbstverantwortung und eine gewisse Selbstorganisation angestrebt. Innerhalb eines optimal implementierten, kollaborativen Informationssystems sind die Kennzahlen und Zustandsdaten des Projektes jederzeit verfügbar. Das klassische Berichtswesen, in dem Statusberichte und Fortschrittsermittlungen mit hohem Zeitaufwand verbunden waren, verliert dadurch immer mehr an Bedeutung.

Mit dem Einsatz IT-gestützter Kollaborationswerkzeuge wird allerdings nicht nur der Zweck des Informationsaustauschs und der Zusammenarbeit während der Durchführung eines Projektes verfolgt. Eine weitere wichtige Aufgabe stellt die persistente Speicherung und Aufbereitung des im Projektverlauf generierten Wissens dar.

3 Kollaboratives Projektmanagement mit Google Wave

In diesem Abschnitt werden die Einsatzmöglichkeiten von Google Wave im kollaborativen Projektmanagement betrachtet. Dabei werden die im vorigen Abschnitt vorgestellten Einsatzmöglichkeiten dargestellt. Es werden Extenstions vorgestellt die im kollaborativen Projektmanagement eingesetzt werden können.
Außerdem werden in diesem Abschnitt alternative Werkzeuge und Methoden betrachtet.

3.1 Einsatzmöglichkeiten

Um Google Wave für Projektmanagement zu nutzen gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Google Wave hat standardmässig einige nutzbare Vorlagen die genutzt werden können.
Hierzu zählen:

• Diskussionen
• Aufgabenliste
• Meetingvorlage
• Dokumentenvorlage
• Brainstorming

Auf einige dieser Vorlagen wird in den Projektmanagementmethoden genauer eingegangen.
Der erste Schritt einer Projektplanung unter Google Wave ist das Festlegen eines Tags, unter dem das Projekt in Google Wave verwaltet wird. Dies dient dazu, das man mit Hilfe des Befehls tag:eigenertag nur die zum dem Projekt zugehörigen Waves aufrufen kann. Es muss unter allen Mitarbeitern im Projektteam vereinbart werden, das jede Wave dieses Tag bekommt. Um einer Wave einen Tag zuzuorden klickt man im Fuß einer Wave auf und gibt den festgelegten Tag-Namen ein.

Eine Vorlage zur Eingabe von Projektstammdaten, wie Name, Porojektmitglieder und Beschreibung gibt es standardmässig unter Goggle Wave nicht. Diese muss der Benutzer selbst anlegen.

3.1.1 Integrationsmanagement

Zum Integrationsmanagement gehören drei Bereiche. Dies sind die Erstellung einen Projektplans, die Projektüberwachung und die Planänderungssteuerung.

Nach DIN 69905 ist der Projektplan eine Zusammenfassung aller Teilpläne eines Projekts. Zu diesen Plänen gehören mindestens der Projektstrukturplan, Kostenplan und Terminplan ^[15]
Vorlagen für solche Pläne bietet Google Wave nicht an. Diese müssen vom Projektteam selbsständig erstellt werden.
Der Erstellung eines Projektstrukturplans(PSP) wird in der Regel vom gesamten Team erstellt. Es kann unter Google Wave kollaborativ in einem Wave erstellt werden.
Zur Erstellung eines PSP gibt es verschiedene Darstellungsformen. Er kann als Netzplan, Tabellenform oder MindMap erstellt werden. Google Wave stellt standardmässig keine dieser Darstellungsformen zur Verfügung. Hier muss das Projektteam eine alternative Darstellungsform finden oder eine Erweiterung installieren um z. B. eine MindMap zu nutzen.
Für einen Kostenplan gibt es auch keine Vorlage unter Google Wave. Dieser kann jedoch trotzdem gemeinsam in einem Brainstroming oder einer Diskussion erstellt werden. In Google Wave ist es momentan nicht möglich Tabellen zu erstellen. Daher muss der Benutzer wenn dieser Wert auf Tabellen legt auf ein externes Programm zurückgreifen. Der Kostenplan kann z. B. vom Verantwortlichen unter Excel erstellt werden. Diese Datei kann als Anhang einer Wave hinzugefügt werden und dort von jedem, der Zugang zu dieser Wave hat, abgerufen und ausgetauscht werden.

Zur Projektüberwachung ist ein kollaboratives System wie Google Wave gut geeignet. Die Projektfortschritte und erledigten Aufgaben können jederzeit eingesehen werden. Dadurch können frühzeitig Probleme erkannt und gmeinsam gelöst werden. Spezielle Werkzeuge zur Projektüberwachung oder zur automatisierten Projektüberwachung stehen unter Google Wave nicht zur Verfügung.

Der dritte Bereich der Planänderungssteuerung kann unter Google Wave auch erledigt werden. Alle Pläne, Meilensteine und Aufgaben sind in Google Wave verfügbar und können jederzeit geändert werden. Die beteiligten Personen sehen diese Änderungen sofort oder werden automatisch per E-mail bei Änderung der Wave informiert. Der Benutzer kann dadurch schnell auf Änderungen reagieren.

3.1.2 Terminmanagement

Ein korrektes Terminmanagement ist im Projektmanagement nötig um einen Abschlusstermin halten zu können.

Terminmanagement kann auch kollaborativ in Google Wave gelöst werden. Dazu gehört das gemeinsame Erstellen einer Aufgabenliste, die terminliche Einplanung der Vorgaben und das Controlling zur Einhaltung der Vorgaben.

Zur Erstellung einer Aufgabenliste in Google Wave gibt es bereits eine Vorlage, die genutzt werden kann. Diese ist in verschiedene Bereiche gegliedert. Die vorgegebenen Bereiche sind unsortierte Aufgaben, hohe Prioriät, mittlere Prioriät, niedrige Prioriät und Aufgaben, die nicht erledigt werden müssen.
Der erste Schritt um mit dieser Vorlage zu arbeiten ist es alle Aufgaben in die Liste der unsortierten Aufgaben einzutragen. Die Aufgaben werden dann gemeinsam im Team nach Priorität den einzelnen Bereichen zugeordnet werden. Danach erfolgt die Zuweisung der Aufgaben an den einzelnen Bearbeiter.
Sobald eine Aufgabe erledigt ist, muss diese vom Bearbeiter in der Wave durchgestrichen werden. So ist eine Kontrolle möglich welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch offen sind.

Zur genauen terminlichen Eingruppierung der Vorgänge gibt es in Google Wave keine Vorlage. Hier muss vom Benutzer eine eigene Lösung erstellt werden. Leider sind auch die üblichen Werkzeuge, wie Gantt-Digramm und Netzplantechnik nicht vorhanden. Diese können evtl. über Extensions nachgerüstet werden.

Der Vorteil eines solchen Terminmangements in Google Wave ist, dass durch eine kollaborative Bearbeitung ein schnelleres Controlling von Terminen möglich ist und so bei Terminverschiebungen schneller eingegriffen werden kann. Durch die gemeinsame Bearbeitung der Termine kann viel Arbeit eingespart werden.

3.1.3 Kommunikationsmanagement

Kommunikationsmanagement ist in Projekten ein zentraler Punkt. Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass alle Mitglieder des Teams optimal mit Informationen versorgt werden. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass ein vernünftiges Kommunikationssystem aufgebaut wird. Am Anfang des Projekts muss ein Kommunikationsplan erstellt werden und abgelegt werden. Dies kann in Google Wave in einem Dokument erfolgen.

In Google Wave gibt es verschiedene Wege und Möglichkeiten Informationen zu verteilen und zu kommunizieren.

Um mit externen Stakeholdern zu kommunizieren bieten sich Berichte oder Meetings an. Für Meeting ist in Google Wave bereits eine Vorlage vorhanden. Diese bietet Informationen über den Titel des Meetings, Ort, Uhrzeit, Teilnehmer, Inhalt und den nächsten Termin. Diese Wave kann daraufhin an alle Stakeholder verteilt werden. Es besteht dadurch die Möglichkeit ein virtuelles Meeting abzuhalten. Dies kann aus Zeitgründen sehr nützlich sein.

Eine andere Möglichkeit besteht darin Berichte zu bestimmten Themen im Projekt zu erstellen und zu verteilen. Berichte zu einzelnen Projektthemen können von den Projektmitgliedern bzw. den Bearbeitern des Projektteilbereichs selbstständig erstellt werden. In Google Wave ist es so auch möglich, dass mehrere Leute gleichzeitig an Berichten arbeiten und dadurch nicht soviel Arbeit auf den einzelnen zukommt. Der Nachteil dieser Methode ist, dass jede Änderung sofort sichtbar ist. Wenn die Wave bereits verteilt ist, kann es vorkommen, dass externe Stakeholder bei einem ungünstigen Zugriffzeitpunkt einen unfertigen Bericht zu sehen bekommen.

Für die Kommunikation zwischen den internen Stakeholdern bietet Google Wave auch einige Möglichkeiten an. Die Möglichkeiten für einen externen Stakeholder gelten natürlich auch für die Internen Stakeholder.
Die erste Möglichkeit ist es Google Wave als Diskussionsplattform zu nutzen. Auch hierfür bietet Goggle Wave ein Template an. Das Template besteht aus den Titel der Diskussion und den Vorschlag, über den diskutiert wird. Desweitern enthält es eine Funktion mit der man mitteilen kann, ob man für den Vorschlag, dagegen oder neutral ist. Diskutieren kann man indem man seine Meinung als Antwort die Wave anhängt. Die Diskussion ist im kollaborativen Projektmangement ein wichtiges Werkzeug, da dadurch auch Teammitglieder einfach Vorschläge zum Projekt einbringen können.

Eine weitere Möglichkeit zur Kommunikation in Google Wave ist das Brainstorming. Auch hier gibt es von Google bereits eine Vorlage die man nutzen kann. Mit Brainstorming in Google Wave hat man eine einfache Möglichkeit, zur Hand um im Team z. B. eine Idee zu finden für eine neue Funktion in einer Software oder zur Lösung eines bestimmten Problems.
Die Vorlage für das Brainstorming besteht aus dem Titel, den Regeln und einem Whiteboard. Auf diesem Whiteboard können die Teammitglieder gemeinsam eine Idee ausarbeiten. Auch bei der Arbeit in Google Wave müssen die Brainstormingregeln beachtet werden, damit man zu einem Ergebnis kommt.

Durch die Nutzung dieser Werkzeuge in Google Wave kommt man von einer klassichen Top-Down Informationspolitik zu einer Buttom-Up Informationspolitik.

Als Fazit kann gesagt werden, das Google Wave sehr viele verschiedene Möglichkeiten bietet um miteinander zu kommunizieren.

3.2 Nutzbare Extensions

In diesem Abschnitt werden nützliche Extensions/Gadgets vorgestellt, die sich fürs kollaborative Projektmanagement in Goggle Wave nutzen lassen.

"Extensions sind Erweiterungungen mit denen sich die Funktionalität des Wave Clients und der Wave's erweitern lassen". ^[16]. In Goggle Wave sind aktuell 2 Arten von Erweiterungen möglich. Robots und Gadgets.

Diese können über den Menüpunkt Extensions ausgewählt und hinzugefügt werden.
Nutzbare Extensions sind:

• Unawave
• Tasky
• Yes/No/Maybe Gadget
• Conference/Video Chat Experience
• MindMap Gadget

Diese werden nun im einzelnen genauer vorgestellt.

Unawave

Unawave ist die zurzeit mächtigste Extension für das kollaborative Projektmanagement in Google Wave. Die Projekthomepage von Unawave kann über http://unawave.com/ aufgerufen werden.
Nach der Installation von Unawave stehen über den New Wave-Button 3 neue Optionen zur Verfügung: New Unawave Project, New Unawave Task, New Unawave Milestone.
Der erste Schritt mit Unawave ist es, ein neues Projekt anzulegen. Dies geschieht über den Button New Unwave Projekt. In der sich öffnenden Wave werden die Grunddaten zum Projekt angegeben. Dies sind der Projekttitel, die Projektbeschreibung und die Projektmitglieder. Nachdem diese Daten angegeben wurden erzeugt, UnaWave das Projekt. Es wird eine neue Wave angelegt, die als Projekthauptseite fungiert. Über diese Wave kann das ganze Projekt gesteuert werden. Diese Wave enthält Links um eine neue Aufgabe anzulegen, einen Meilenstein hinzuzufügen und einen Link um Team-Mitglieder zu editieren oder hinzuzufügen. Auf dieser Übersichtswave werden der Projektname, die Projektbeschreibung und der Projektersteller angezeigt. Darunter befindet sich ein Tab-Control das die Bereiche Dashboard, Tasks und Milestone enthält.
Im Dashboard werden Informationen zur Anzahl der offenen Aufgaben, der geschlossenen Aufgaben, der archivierten Meilensteine und der sich in Beabeitung befindlichen Meilensteine angezeigt. Außerdem wird im Dashboard ein Verlauf der Aktionen im Projekt angezeigt.
Im Reiter Tasks kann sich der Benutzer die Aufgaben, die im Projekt angelegt wurden, anzeigen lassen. Standardmässig werden alle angelegten Aufgaben angezeigt.
Im Reiter Meilensteine werden die im Projekt angelegten Meilensteine angezeigt. Auch hier werden standardmässig alle Meilensteine angezeigt. Es kann nach dem Bearbeiter und/oder nach dem Fälligkeitsdatum gefiltert werden.
Im Laufe eines Projekts werden viele Wave's mit Aufgaben und Meilensteinen angelegt. Arbeitet der Benutzer mit der normalen Übersichtsliste verliert er sehr schnell den Überblick über die Wave's. Der Vorteil einer solchen Übersichtsseite wie sie Unawave bietet, dass der Benutzer alle Daten in einer Wave zur Verfügung hat. Diese können von dort aus einfach per Filter gefunden und aufgerufen werden.

Eine neue Aufgabe kann man über die Schaltfläche New Unawave (Option den Buttons New Wave) oder über den Link Create New Task im Dasboard anlegen. Wenn der Benutzer den ersten Weg wählt und bereits mehrere Projekte angelegt hat, muss dieser zuerst in einer Optionsliste das Projekt auswählen für das die Aufgabe angelegt werden soll. Ansonsten gelangt der Benutzer direkt auf die Wave, um eine neue Aufgabe anzulegen. Wenn der Benutzer den Weg über das Dashboard wählt, gelangt dieser auch direkt auf die Wave um eine neue Aufgabe anzulegen.
In der neu angelegten Aufgaben-Wave müssen alle notwendigen Daten eingegeben werden. Der Projektname ist bereits automatisch eingetragen. Es muss noch ein Aufgabenname eingetragen und ein Verantwortlicher ausgewählt werden. Des Weiteren muss eine Datumsangabe und eine Beschreibung eingetragen werden. Zum Schluss muss ein Status ausgewählt werden. Hier stehen Open (vorausgewählt), Canceled und Closed zur Verfügung.
Um einen Meilenstein anzulegen hat stehen dem Benutzer die selben Wege zur Verfügung wie beim Anlegen einer neuen Aufgabe. Auch hier müssen alle nötigen Daten eingepflegt werden. Der Projektname ist wie beim Anlegen einer Aufgabe bereits vorausgewählt. Ein Meilenstein-Name und ein Verantwortlicher müssen eingetragen werden. Es muss auch eine Zeitangabe mit Start- und Endtermin angegeben werden. Des Weiteren muss eine Beschreibung zum Meilenstein eingegeben und der Status ausgewählt werden.

Unawave hat den Vorteil das es bereits grundlegende Werzeuge für das Projektmanagement enthält, um ein Projekt zu starten. Als Nachteil kann man auflisten, das noch einige wichtige Funktionen fehlen wie z. B. das Erstellen einer Mindmap. Für die Zukunft darf man gespannt sein, wie sich dieses Projekt weiterentwickelt.

Tasky

Tasky ist eine Extension mit der Aufgaben erstellt und strukturiert werden können. Entwickelt wurde Tasky von Eyal Zach.
Nach der Installation von Tasky wurde dem New Wave Button die Option New Tasky Wave hinzugefügt. Nach dem Anlegen einer neuen New Tasky Wave können, die zur Aufgabe gehörenden Daten eingegeben werden. Dazu gehören der Status der Aufgabe und die Beschreibung der Aufgabe. Beim Status hat der Nutzer die Wahl aus insgesamt 10 Statusmeldungen. Desweiteren kann über die Auswahl Custom ein eigener Status eingegeben werden. Über Add Secondary kann der Aufgabe ein zweiter Status zugewiesen werden. Als Alternative kann die Aufgabenverwaltung in Unawave oder die von Google Wave zur Verfügung gestellte "task tracking" Vorlage verwendet werden.

Yes/No/Maybe Gadget

Mit dem Yes/No/Maybe Gadget können einfache Umfragen erstellt werden um eine Frage auszuwerten. Dies kann im kollaborativen Projektmanagement dazu genutzt werden, um vom Team eine Rückmeldung auf eine bestimmte Frage zu bekommen und so das Team an einem Entscheidungsprozess zu beteiligen.

Hinzugefügt werden kann das Yes/No/Maybe Gadget in jeder beliebigen Wave. Dazu wählt man in der Schaltflächenleiste den entsprechenden Button Insert a Yes/No/Maybe Gadget. Vor das Gadget wird die Frage geschrieben. Die Teilnehmer der Umfrage werden der Wave dann hinzugefügt. Sie können nun die Antworten Yes/No/Maybe auswählen. Die Anzahl der Antworten wird angezeigt. Es wird auch angezeigt, welcher Benutzer welche Antwort ausgewählt hat. Der Benutzer kann zu seinen Antworten eine Bemerkung eingeben. ^[17]

Alternativen zu dieser Erweiterung sind das Plus One Gadget, das Poll Gadget oder das Pollo Gadget.

Conference/Video Chat Experience

Conference/Video Chat Experience ist ein Gadget, welches auf dem Funktionsprinzip der Webseite http://www.6rounds.com basiert. Es handelt sich hierbei um ein interaktives Videogesprächs Gadget. Entwickelt wurde es von GixOO. GixOO wurde im April 2006 gegründet. Die Conference/Video Chat Experience beinhaltet hauptsächlich Funktionen für den privaten Bereich. Es kann allerding auch als Projektmanagement-Werkzeug in Google Wave eingesetzt werden. Die Hauptfunktion ist hierbei die Videogesprächsfunktion. 2 Personen können damit eine Videokonferenz abhalten und dabei verschiedene, interaktive Medieninhalte wie z. B. Video's in die Konferenz integrieren.
Nach der Installation des Gadgets kann es über die Schaltfläche einem Wave hinzugefügt werden. Der Konferenzteilnehmer wird jetzt dem Wave hinzugefügt.

Als starke Alternative kann das TimeBridge Conferencing Gadget genutzt werden. Benötigt man nur einen reinen Chat, kann die Retro Chat Erweiterung genutzt werden.

MindMap

Das MindMap Gadget ist eine wichtige Extension für das kollaborative Projektmanagement. Hiermit lässt sich im Team eine Mindmap erstellen um verschiedene Themengebiete im Projekt zu erarbeiten.
Nach der Installation kann eine Mindmap einer Wave über den Button hinzugefügt werden.
Zu jedem Knotenpunkt lassen sich beliebig viele Unterknoten hinzufügen. Es besteht die Möglichkeit, jedem Knoten ein Icon aus einer Liste hinzuzufügen. Außerdem kann das Aussehen des Knotens formatiert werden.

Eine gute Alternative zum MindMap Gadget ist das MindMister Gadget.

3.3 Abgrenzung alternativer Werkzeuge und Methoden

Neben Google Wave gibt es im Internet noch andere Anbieter von Webanwendungen für das kollaborative Projektmanagement. Es gibt mittlerweile viele Anbieter und Lösungen um kollaboratives Projektmanagement im Web zu nutzen. Beispielhaft wird auf folgende Anbieter eingegangen:

• Huddle (http://www.huddle.net)
• HyperOffice (http://www.hyperoffice.com)

Huddle

Huddle ist eine webbasierte Softwarelösung, die die Möglichkeit bietet, online im Team zusammenzuarbeiten. Gegründet wurde Huddle im November 2006. Sitz der Firma ist London und San Francisco. ^[18]

Für das kollaborative Projektmanagement bietet Huddle einige Funktionen. Huddle bietet eine Dokumentenverwaltung an, mit der alle projektrelevanten Dokumente online verwaltet werden können. Für die Dokumentenverwaltung ist eine Suchfunktion vorhanden. Die Aufgabenverwaltung kann in Huddle einfach vorgenommen werden. Die anfallenden Aufgaben können vom Projektmanager an Projektteams oder einzelne Projektmitglieder vergeben werden. Huddle unterstützt die weltweite Zusammenarbeit im Team. Dafür stehen z. B. E-Mail-Ketten, Whiteboards für Brainstorming und eine Telefonkonferenzfunktion zur Verfügung. Auch für das Projektcontrolling stellt Huddle Funktionen zur Verfügung. Es ist jederzeit eine Verfolgung des Projektfortschritts möglich. Zur Erinnerung an Termine ist die Nutzung von RSS-Feeds und E-Mail-Benachrichtigungen möglich. Bei Änderungen in Teilprojekten ist es möglich eine Übersicht zu bekommen, wie sich diese Teiländerung auf das gesamte Projekt auswirkt. ^[19]

Im Gegensatz zu Google Wave lässt sich Huddle nicht kostenlos nutzen. Die günstigste Lösung für Unternehmen/Teams liegt bei 28€ im Monat an. Für Privatpersonen liegt der günstigste Preis bei 6€ im Monat. ^[20]

HyperOffice

Auch HyperOffice bietet die Möglichkeit für kollaboratives Projektmanagement. HyperOffice wurde im Jahr 1998 gegründet. Sitz der Gesellschaft ist Rockville (Maryland) in den USA.
Zur Nutzung für kollaborative Projektarbeit bietet HyperOffice viele Funktion. Dazu zählen u.a. das Anlegen von Aufgaben, Teilaufgaben und deren Zuweisung an Projektmitglieder. HyperOffice bietet eine einfache Anzeige um Änderungen in Projekten, Aufgaben und Teilaufgaben anzuzeigen. Teammitglieder können sich Ihre Aufgaben in To-Do-Listen Anzeigen lassen. Nach Erledigung einer Aufgabe kann diese in der To-Do-Liste als erledigt markiert werden. Dadurch ist ein Controlling möglich, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche offen sind. Desweiteren ist in HyperOffice eine Funktion integriert, mit der die Projektbeteiligten automatisch über die Einhaltung von Fristen und Aufgaben benachrichtigt werden. Eine Übersicht über den Projektstatus oder Termine kann in HyperOffice mithilfe von Gantt-Diagrammen erfolgen. In HyperOffice ist eine Dateiverwaltung integriert. Mit dieser kann gemeinsam im Team an Dokumenten gearbeitet werden. Desweiteren wird eine Outlook-Synchronisation angeboten. ^[21]

Wie Huddle kostet auch HyperOffice Geld. Die Preise richten sich nach gewähltem Paket und nach der Anzahl der User. Das günstigste Paket kostet 44,99$. ^[22]

Der Vorteil dieser beiden Tools zu Google Wave ist das beide schon sehr mächtige Funktionen für das kollaborative Projektmanagement von Haus aus mitbringen, die Google Wave in dieser Form noch nicht bietet oder die mit Extensions nachgerüstet werden müssen.

Der Nachteil ist, dass alle diese Lösungen bei Anbietern im Internet gehostet werden. Dies kann aus Sicherheitsgründen ein großer Nachteil sein. Eine Lösung um selbst eine Plattform zu hosten, die fürs kollaborative Projektmanagement genutzt werden kann ist Mircosoft Sharepoint.
Mit Sharepoint lassen sich alle Bereiche der Projektplanung, Projektdurchführung und Projektüberwachung bis hin zum Projektabschluss durchführen.

4 Chancen und Risiken beim Einsatz von Google Wave

Dieser Abschnitt betrachtet die unternehmerischen Aspekte sowie die technischen Problemstellungen, die den Einsatz von Google Wave gefährden bzw. fördern können.

4.1 Ökonomische Aspekte

Aus ökonomischer Sicht stellt sich die Frage, warum ein Unternehmen (Google-) Wave einsetzen sollte. Im Folgenden sollen daher mögliche Prozessoptimierungen und -veränderungen sowie die Kosten und Lizenzierung betrachtet werden.

4.1.1 Prozessoptimierung

Laut einer Umfrage^[23] aus dem Jahr 2009 werden für Projektmanagementaufgaben primär klassische Kommunikationsmethoden, wie Telefonkonferenzen und Groupware-Systeme eingesetzt. Web 2.0-Dienste wie Wikis und Blogs, aber auch Instant-Messenger-Dienste sind hierfür deutlich weniger gebräuchlich. Mit Wave versucht Google die Vorteile dieser kollaborativen Dienste mit der Bedienbarkeit einer klassischen E-Mail-Anwendung zu kombinieren.

Der Wave Dienst ermöglicht auch global operierenden Unternehmen kollaborative Besprechungen oder Projektsitzungen abzuhalten. Die Teammitglieder können gleichzeitig oder zu unterschiedlichen Zeiten (unterschiedliche Zeitzonen) am selben Projekt arbeiten. Wie im Hauptabschnitt dieser Arbeit beschrieben liegt der Kernvorteil von Google Wave in der Kollaboration. Dies kann ein Unternehmen nutzen, um seine Prozesse zu optimieren, Entscheidungsfindungen zu vereinfachen und diese Prozesse von festgelegten Orten und Arbeitszeiten zu befreien.

Um eine Projektsitzung mit Hilfe einer Wave zu organisieren, benötigt aber auch der Wave-Einsatz selbst einige Richtlinien, damit diese Technologie erfolgreich angewandt und von den Mitarbeitern gelebt werden kann.^[24] Jede Wave sollte einem konkretem Ziel dienen und jeder, der an der Wave teilnimmt, sollte dieses Ziel verstehen. Die Mitarbeiter müssen darüber hinaus wissen, wann Wave einzusetzen ist und wann besser auf E-Mails, Wikis, Chats oder auf Datenbanken zurückgegriffen werden sollte.^[24] Es ist von essentieller Bedeutung, dass die Mitarbeiter über die Funktionsweise von Wave informiert sind. Außerdem sollten nie zu viele Teilnehmer an einer Wave partizipieren. Es ist sinnvoll nur diese Leute einzuladen, die zum Erreichen des Ziels einer Wave auch wirklich beitragen können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass hierdurch zu viele Nebenbaustellen entstehen.^[24]

Als Googles Partner und Realbeispiel^[25] tritt die Firma Deloitte auf. Mit diesem Beispiel versucht Google deutlich zu machen, dass der Einsatz von Wave die Effektivität deutlich gegenüber klassischen E-Mail-Diskussionen steigert. Das folgende Anwendungsbeispiel basiert auf den von Google veröffentlichten Informationen.

Anwendungsbeispiel Deloitte

Mit der Firma Deloitte hat Google sich ein bekanntes Unternehmen ausgesucht um am Beispiel ihrer Anforderungen den Nutzen von Google Wave herauszuheben.

Deloitte ist ein internationales Wirtschafts- und Steuerprüfungsunternehmen mit mehr als 169.000 Beschäftigten. Konkret sollte das Projekt "As One" mit Google Wave abgebildet werden. Im Rahmen des Projektes sollten Mitarbeiter von verschiedenen Standorten kollaborativ an technischen Dokumenten, Produktspezifikationen und Schulungen zusammenarbeiten.

Hierbei traten jedoch verschiedene Problemstellungen auf, die durch Google Wave gelöst oder abgemildert werden konnten. Die Projektmitglieder arbeiten in verschiedenen Zeitzonen. Weiterhin würden durch die geografisch getrennte Standorte hohe Reisekosten anfallen. Die Projektabschnitte mussten sequenziell geplant werden. Schnelle Entscheidungen wurden erwartet.

Anstelle klassischer Technologie wurde Google Wave zur Anwendung gebracht. Hiermit sollten die Vorteile direkter Gespräche von Angesicht zu Angesicht, ohne die Nachteile hoher Zeit- und Reisekosten erreicht werden. Dadurch das Waves, sowohl in nahezu Echtzeit, als auch zu unterschiedlichen Zeiten geschrieben werden können, lassen sich die Ideen von Menschen auch aus anderen Zeitzonen in ein Projekt einbringen.

Daneben wird auch der Vorteil genannt nur mit einer Version zu arbeiten. Üblicherweise werden E-Mails mit Anhängen ausgetauscht, hierbei hat jeder Empfänger mit der Zeit unterschiedliche Fassungen. Einer der Anwender arbeitet möglicherweise noch mit einer alten Version, die bei einem anderen Nutzer bereits überholt ist. Google Wave ermöglicht hier das Arbeiten mit einer "single source of truth"^[26].

Die Projektleitung zeigt sich von Wave-Konzept überzeugt und bescheinigt Wave, den Projektentwicklungsprozess beschleunigt zu haben. Die Möglichkeit bei einer Wave, die Historie durchzugehen, hat Wiederholungen von Inhalten, wie dies häufig bei klassischen Besprechungen der Fall ist, deutlich reduziert. Insbesondere in Zusammenarbeit mit klassischen Telefonkonferenzen soll sich Google Wave im Unternehmen bewährt haben. Teammitglieder, die telefonisch nicht teilnehmen konnten, hatten jedoch zumindest die Möglichkeit Inhalte nach zu verfolgen und an Umfragen teilzunehmen.

Auch wenn es bei diesem Anwendungsfall auch um eine Produktwerbung handelt, sind die genannten Vorteile durchaus realistisch und bieten das Potenzial, die Projektarbeit zu verbessern.

4.1.2 Kosten und Lizenzierung

Google stellt das Wave-Protokoll als Open-Source-Projekt zur Verfügung. Dieser Aspekt hat neben den anderen typischen Aspekten von Open-Source-Projekten den Vorteil, dass die Software prinzipiell kostenlos verwendet werden kann.

Google bietet gegenwärtig für Wave drei Geschäftsmodelle an. Zum Einem ist Wave als kostenlose Version ähnlich wie Google Mail verfügbar. Zum Anderen im Rahmen von "Google Apps" gegen eine jährliche Grundgebühr. Die Nutzer-Jahrespauschale beträgt zurzeit 40 EUR.^[27] Alternativ kann ein Unternehmen jedoch auch entscheiden, einen eigenen Wave-Server einzurichten. Hierbei fallen jedoch die üblich Kosten eines Serversystems an.

Da die Oberfläche einem E-Mail-Client ähnelt, stellt sich weiterhin die Frage, ob für den Einsatz von Google Wave Schulungen nötig sind. Diese Entscheidung sollte jedoch davon abhängig sein, wie technikaffin die Mitarbeiter des Unternehmens sind. In Anbetracht der Freiheiten, die Anwendern bei Nutzung des Systems gegeben sind, sollte jedoch zumindest eine Einführung/Anleitung erfolgen. Dem Mitarbeiter ist zu erläutern, für welche Zwecke Google Wave eingesetzt werden sollte und wie er sich in Wave-Diskussionen verhalten sollte.

4.2 Technische Aspekte

Vor dem Einsatz von Google Wave sollten auch die technischen Aspekte berücksichtigt werden.^[24]

Soll ein eigener Wave-Server im Unternehmen etabliert werden, so ist hierfür fähiges Personal und eine je nach Nutzerzahl skalierte Hardwareausstattung erforderlich.^[24] Da die Wave-Technik noch relativ neu ist und das Protokoll erst seit November 2009 zu Testzwecken ohne grafische Oberfläche veröffentlicht ist, dürfte geschultes Personal jedoch noch rar sein. Der reale Aufwand einen Wave-Server mit grafischer Oberfläche einzurichten und ihn über Schnittstellen mit anderen Wave-Servern zu verbinden ist derzeit noch nicht einschätzbar. Da die Technik jedoch auf XMPP (wie z. B. einem modifizierten Openfire-Server) basiert, ist davon auszugehen, dass die Einrichtung eines Wave-Servers sich auf ähnlichem Niveau bewegt, sobald die Entwicklung von Google Wave abgeschlossen wurde.

Unabhängig davon, auf welchem Server der Wave-Dienst eingerichtet ist, müssen auch die Clientsysteme entsprechend ausgestattet sein. In vielen Unternehmen wird aus verschiedenen Gründen immer noch der Internet Explorer 6 eingesetzt.^[28] Da Google Wave jedoch auf HTML5 basiert, ist zwingend eine Aktualisierung der Browser in betroffenen Unternehmen erforderlich. Daneben sind obligatorisch eine Internetverbindung und eine für Wave konfigurierte Firewall erforderlich.^[24]

4.2.1 Rollen- und Aufgabenverteilung

Das Konzept bietet keine vorgeschriebene Rollen- oder Aufgabenverteilung. Ein Nutzer startet die Wave und fügt neue Teilnehmer hinzu. Ab diesem Moment verfügt er jedoch nicht über mehr Berechtigungen als alle anderen Teilnehmer. Ein Benutzer kann jedoch auch nur lesenden Zugriff auf eine Wave erhalten. Erst seit kurzem ist es möglich, Teilnehmer aus Waves wieder zu entfernen. Hat der Teilnehmer die Wave noch nicht gelesen, so wird diese Ihm auch gar nicht mehr angezeigt. Konnte er sie bereits lesen, so wird ihm seine Löschung mit einem Hinweis deutlich gemacht.^[29] In diesem Fall behält er jedoch eine Kopie des letzten Stands. Je nach Wavelet, zu dem ein neuer Teilnehmer hinzugefügt wird, hat dieser einen kompletten Einblick auf die bisher erstellte Wave. Alle Teilnehmer können alle Blips bearbeiten, unabhängig wer diese erstellt hat.

Dieser Umstand erfordert ein hohes Maß an Disziplin im Umgang mit Wave. Möglich wäre der Einsatz eines Moderators, der die Wave regelmäßig bereinigt. Alternativ bietet es sich an für Wave Verhaltensregeln aufzustellen. In einem Blogeintrag bei Techcrunch^[24] werden hierfür folgende mögliche Herangehensweisen vorgeschlagen. Zunächst sollte den Teilnehmern vor dem Einsatz von Wave die grundsätzliche Funktionen und der Vorteil deutlich gemacht werden. Es sollte eine vorherige Abstimmung mit den Teilnehmern stattfinden, wer welche Wave wie bearbeiten darf. Im Hinblick auf die beschränkte Administrierbarkeit sollten Benutzer möglichst niemals Inhalte ohne die Erlaubnis des jeweiligen Autoren löschen. Es empfiehlt sich, niemals geheime Informationen über eine Wave auszutauschen. Jederzeit könnte ein weiter Teilnehmer eingeladen werden, für den diese Informationen nicht bestimmt sind.

Die Playback-Funktion stellt im Notfall die einzige Möglichkeit dar, verlorene Informationen zurückzuholen. Ähnlich wie bei Wiki-Systemen kann ein beliebiger Zustand wiederherstellt werden. Für eingefügte Dateien ist zurzeit jedoch noch keine Versionierung vorhanden.^[30]

4.2.2 Ausfallsicherheit und Persistenz

Eine stabile Internetverbindung ist eine essentielle Voraussetzung zur Nutzung von Google Wave, da viele Funktionen in nahezu Echtzeit an die Clients übertragen werden. Die darüber hinausgehende Fragestellung nach Ausfallsicherheit und Persistenz des Google Wave Dienstes muss getrennt betrachtet werden. So bietet Google den Wave-Dienst sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig an.

Im Rahmen des kostenlosen Angebots macht Google in den Nutzungsbedingungen mit dem Abschnitt "IN PARTICULAR, GOOGLE, ITS SUBSIDIARIES AND AFFILIATES, AND ITS LICENSORS DO NOT REPRESENT OR WARRANT TO YOU THAT: [...] YOUR USE OF THE SERVICES WILL BE UNINTERRUPTED, TIMELY, SECURE OR FREE FROM ERROR"^[31] deutlich, dass der Dienst nicht zu jederzeit verfügbar ist. Außerdem behält sich Google vor, den Dienst bei nicht Profitabilität einzustellen. Der Nutzer hat somit kein dauerhaftes Anrecht die Google Dienste zu verwenden. Dieser Umstand kann in kritischen Phasen eines Projekts oder bei zeitlich fest vorgebenden Terminen dazu führen, dass das Projektteam gezwungen ist, auf andere Systeme auszuweichen.

Einen weiteres Problem der Nutzungsbedingungen ist die nicht gewährleistete Persistenz der Daten. So ist demnach nicht sichergestellt, dass die Daten dauerhaft erhalten bleiben. Google behält sich darüber hinaus vor, Nutzerkonten zu löschen, die neun Monate nicht genutzt wurden.^[32]

Gerade für Großunternehmen, aber auch für mittelständische Unternehmen, die diesen Dienst einsetzen wollen, scheint es daher angeraten einen eigenen Wave-Server einzurichten. Dies erfordert jedoch qualifiziertes Personal und die übliche technische Ausstattung unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Nutzerzahlen.

Unternehmen, die diesen Aufwand scheuen, können jedoch auch auf den kostenpflichtigen "Google Apps Professional"^[27] zurückgreifen. Hierbei wird der Wave-Dienst weiterhin auf den Google Servern gehostet, jedoch unter einer Domain des Unternehmens und unter anderen Nutzungsbedingungen^[33]. Google bietet eine 99,9 % Verfügbarkeit aller Dienste des "Google Apps"-Paketes. Genauere Details beschreibt Google im SLA (Service-Level-Agreement).^[34]

4.3 Datenschutz und juristische Voraussetzungen

Google steht bereits seit einiger Zeit in der öffentlichen Kritik, den Datenschutz nicht angemessen zu berücksichtigen. Eine allumfassende und abschließende Bewertung der Datenschutzproblematik beim Einsatz von Google Diensten kann nicht Teil dieser Seminararbeit sein, dennoch muss der Dienst Google Wave auch unter diesem Aspekt betrachtet werden. Da Google Wave gegenwärtig noch sehr neu ist und sich erst seit kurzem in der öffentlichen Testphase befindet, lassen die gegenwärtigen Informationen keine direkte Beurteilung zu. Daher wird in diesem Abschnitt zunächst die allgemeine Unternehmensphilosophie der Firma Google unter Datenschutzaspekten sowie die veröffentlichen Nutzungsbedingungen untersucht.

Googles Unternehmensphilosophie

Um die Unternehmensphilosophie beim Umgang mit persönlichen Daten zu betrachten, bietet es sich an, einige Beispiele, mit denen Google in die Kritik geriet, zu analysieren. Hierzu zählen die Speicherung einer User-ID bei Suchanfragen und Werbung, der Einsatz von inhaltsbezogener Werbung in Google Mail sowie der Aufzeichnung von WLAN-Daten. Des weiteren wird Google oft vorgeworfen, dass sie über ihre Vielzahl von Diensten und über die Integration von Werbung auf anderen Webseiten (AdSence)^[35] ein sehr umfangreiches Wissen über individuelle Nutzer generieren und auswerten können.

Bei der Nutzung von Google Suche und Google AdSence Werbung vergibt Google dem Browser ein Cookie mit einer User-ID. Diese User-ID ermöglicht es Google ein Bewegungsmuster des Anwenders zu erstellen. Sucht der Anwender oft nach Reisen oder besucht er Reisewebseiten (mit AdSence-Werbung) so wird diese User-ID der Präferenz Reisen zugeordnet. Dies ermöglicht Google auch auf anderen Webseiten, Werbung für Reisen zu schalten. Über eine spezielle Einstellungsseite lässt sich dieses Verhalten jedoch deaktivieren und Werbung wird nicht mehr Interessenbezogen dargestellt.^[36]

Über den Dienst Google Mail, der Google Wave von der Sensibilität der Daten am nächsten kommt, setzt Google inhaltsbezogene Werbung ein. Dies wird bei Google Wave zurzeit nicht eingesetzt. Jedoch behält sich Google vor, dies in Zukunft zu integrieren. In der Datenschutzhilfe zu diesem Dienst macht Google deutlich, dass Google den Datenschutz sehr ernst nimmt und die Auswahl der passenden Werbung automatisiert durchgeführt wird und keine Menschen die Inhalte der Nachrichten lesen.^[37] Im selben Artikel zeigt sich, dass Google hierfür einen komplexen Algorithmus einsetzt. Google stellt hier die Behauptung auf, dass dieser Algorithmus neben der Analyse nach Stichworten auch in der Lage ist "die Schaltung bestimmter Anzeigen neben einer E-Mail [zu] verhindern, deren Inhalt aus sehr traurigen oder schockierenden Nachrichten besteht".

Betrachtet man diese Erkenntnisse scheint es Google primär um die Schaltung von inhaltsbezogener und interessenbezogener Werbung zu gehen, da sich die von Google kostenlos zu Verfügung gestellten Dienste auch finanzieren müssen. Ob dies für ein Unternehmen oder einen Anwender tragbar ist, muss dieses/dieser selbst abwägen.

Widersprüchlich verhält sich das Unternehmen jedoch im aktuellen WLAN/Streetview-Skandal^[38]. Das Unternehmen hat zunächst angegeben, bei der Aufnahme von Straßenzügen für den Einsatz von Streetview in Google Maps nur WLAN-Standortdaten erfasst zu haben, um die Informationen für Dienste zur Positionsbestimmung von mobilen Geräten einsetzen zu können.^[39] Google hat nach Anfrage des Hamburger Datenschutzbeauftragten wenige Tage später jedoch zugegeben, auch Nutzdaten von ungeschützten WLAN-Access-Points aufgezeichnet zu haben. Google beteuert jedoch, dass dies ein Versehen war.^[40]

Das Unternehmen hat im Anschluss angekündigt dem Datenschutz noch höhere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. So soll zukünftig die Google Suche optional mit SSL verschlüsselbar sein.^[41] Google Wave setzt diese Verschlüsselung bereits seit Veröffentlichung standardmäßig ein.^[42] Dies sollte nach aktuellen Erkenntnissen zumindest Man-in-the-middle-Angriffe deutlich erschweren.

Ungeachtet dessen rät das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) davon ab, Google Wave einzusetzen, da alle Daten auf Google Server gehostet werden und der Benutzer vollständig die Kontrolle über seine Daten verlieren würde.^[43]

Nutzungsbedingungen

In den Nutzungsbedingungen schließt Google die Verwendung von Google Wave für geheime Inhalte aus: "Don't share personal or confidential information. We don't allow unauthorized publishing of people's private and confidential information [...] or any other information that is not publicly accessible."^[44] Diese Aussage macht deutlich, dass die offiziellen Google-Server für Projekte, die Betriebsgeheimnisse behandeln, nicht Verwendung finden sollte. Spätestens nach dieser Erkenntnis wird der Einsatz eines eigenen Wave-Servers unumgänglich. Unkritische Projekte sind jedoch ggf. möglich.

Google stellt jedoch klar, dass die Anwender bei der Übermittlung von Inhalten weiterhin ihre Urheberrechte behalten. Durch die Nutzungsbedingungen erwirkt sich Google jedoch nur das folgende Recht: "By submitting, posting or displaying the Content, you give Google a worldwide, royalty-free and non-exclusive license to reproduce, adapt, modify, translate, publish, publicly perform, publicly display and distribute any Content which you submit, post or display on or through the Service for the sole purpose of enabling Google to provide you with the Service in accordance with its Privacy Policy."^[45] Dies macht deutlich, dass hier Google die Inhalte ausschließlich zur Ermöglichung des Dienstes einsetzt.

Die Datenschutzbedingungen legen fest, dass Google Informationen über die Benutzerkontoaktivität, die Interaktion mit dem Benutzerinterface und Links sowie die IP-Adresse "and other log information"^[32] sammeln darf. Außerdem weißt Google darauf hin, dass beim Einsatz von Extensions Daten an andere Dienste übermittelt werden.^[32] Ein Datenschutzrisiko kann zum Beispiel eine Extension sein, die den Inhalt einer Wave in einen öffentlich zugänglich Blog oder Kurznachrichtendienst (z. B. Twitter) übernimmt. Da es keinen direkten Administrator gibt, kann jeder Nutzer eine solche Extension einer Wave hinzufügen.

5 Zukunftsaussichten

Ziel dieses Abschnitts ist die Ermittlung der Zukunftsaussichten von Google Wave aus verschiedenen Gesichtspunkten. Dies soll anhand folgender Fragestellungen geklärt werden. Sind die Voraussetzungen für neue Wave-Clients gegeben? Was bedeutet Wave für Googles Unternehmensstrategie. Wie sind die Zukunftsaussichten für Wave auf Basis der gegenwärtigen Marktresonanz?

5.1 Entwicklung neuer Wave-Clients

Gegenwärtig hat Google lediglich das Wave-Protokoll veröffentlicht. Der Quellcode des Webclients, den Google selbst einsetzt, ist jedoch öffentlich nicht verfügbar. Gegenwärtig kann nur der Quellcode für einen Wave-Client ohne grafische Oberfläche von Google bezogen weden. Dieser Umstand erschwert es gegenwärtig Entwicklern einen ähnlich ausgestatteten Webclient für das Protokoll zu erstellen.^[46]

Da Wave grundsätzlich auf dem XMPP (wie z. B. Jabber) basiert, dürften hiermit erfahrene Entwickler in der Lage sein, eigene Clients bereit zu stellen. Google bietet auf der Seite www.waveprotocol.org die nötige Protokoll Spezifikationen, Installationsanleitungen und White Paper sowohl für das Federation Protokoll als auch für die Client-Software an. Gegenwärtig ist das Protokoll jedoch noch ein Entwurf. Es ist daher erst kurz vor Fertigstellung und bei absehbarem Erfolg von Google Wave damit zu rechnen, dass Drittentwickler erste Client-Software anbieten.

5.2 Bedeutung für Googles Unternehmensstrategie

Für Google ist Wave ein weiterer Schritt in Richtung Cloud-Computing für Unternehmen. Der Einsatz von Waves bietet sich insbesondere für den Einsatz in kollaborativen Projekte an. Google bietet bereits mit Google Docs im Rahmen der "Google Apps Professional"-Strategie Produkte explizit für Unternehmen an.^[47]

In einen Interview mit cnet gibt Googles CEO Eric Schmidt an, dass er nach dem Anzeigengeschäft das Geschäft mit Unternehmen als das nächste lukrative Geschäftsmodell betrachtet.^[48] Dies deutet darauf hin, dass Google neben der klassischen Websuche auch im Enterprise-Segment seinen Stand ausbauen will. Es wird deutlich, dass Google Wave als Produktpaket mit Google Mail und Google Docs zur Verfügung gestellt werden soll, um sich gegen die nachziehenden Unternehmen wie Microsofts WebApps differenzieren zu können.^[49]

Aus Googles Unternehmenssicht kann Wave auch als ein potenzieller zukünftiger Sharepoint-Konkurrent betrachtet werden.^[50] Wave bietet ähnlich wie Sharepoint Möglichkeiten zum Nachrichtenaustausch, zur Kollaboration und Echtzeitverteilung von Information zwischen Kollegen und Gruppenmitgliedern.^[50] Einzig die Funktion zum gleichzeitigen und gemeinschaftlichen Arbeiten mit Dokumenten, ist in Google Wave noch nicht implementiert.^[51] Im Gegensatz zu Sharepoint ist Wave jedoch offen und frei erweiterbar und ermöglicht, auch anderen IT-Unternehmen die Funktionen für ihre Geschäftsmodelle zu nutzen. Um mit Sharepoint eigene IT-Produkte aufzubauen ist in der Regel eine Partnerschaft mit Microsoft erforderlich.^[50] Zum jetzigen Stand kann nicht abschließend festgestellt werden, ob Google mit Wave, dessen Entwicklung noch nicht abgeschlossen ist, dieses Ziel erreichen kann. Für Unternehmen wird es von entscheidender Bedeutung sein, ob Extensions für ihre speziellen Problemstellungen angeboten werden. Rob Enderle (Analyst Enderle Group) sieht für Google Wave gute Chancen im Bildungssegment. Er bezweifelt jedoch den schnellen Erfolg von Google Wave in Unternehmen, da für Unternehmen auch Support ein wichtiges Kriterium ist. Google sei hierbei jedoch noch nicht ausreichend aufgestellt. ^[52] Durch die Offenheit des Systems und die Möglichkeit der Dezentralisierung der Wave-Server, hat Google Wave jedoch die nötigen Grundvorrausetzungen um sich potenziell in Unternehmen zu etablieren.^[53]

5.3 Marktresonanz

Da es gegenwärtig schwierig ist, seriös eine Markteinschätzung für Google Wave zu ermitteln, dienen als Grundlage für die Marktresonanz insbesondere Pressemitteilung aus Fachzeitungen und Tagespresse. Anwenderrückmeldungen sollen im Folgenden auf Basis der Google Umfrage betrachtet werden.

Pressestimmen

Im Mai 2009, als Google den Dienst präsentierte, zeigte sich die Tagespresse davon überzeugt, dass Google mit Wave einen E-Mail-Ersatz entwickeln möchte.^[54] Der Spiegel lobt die Kombination von E-Mail-, Content-Management-System- und Wiki-Funktionen in einen offenen Standard. Im Oktober nutzt der Spiegel jedoch Wave als Basis der aktuellen Gesellschaftskritik. "Neue Werkzeuge können sich gar nicht so schnell durchsetzen, wie weitere aufgesetzt werden, die Vorangegangenes womöglich schon wieder überflüssig machen."^[55] Nach Aussage des Spiegels verlässt sich die Mehrheit der Nutzer trotz neuer Dienste auch weiterhin auf die klassische E-Mail. Hier zeigt sich das klassische Dilemma neuer Technologie: Findet Wave die nötige Akzeptanz?

Im Bereich der Fachpresse, die traditionell neuen Diensten offener gegenüber steht, finden sich ähnliche Zweifel. Im Februar deutet die c't darauf hin, dass Google Wave derzeit "etliche Unzulänglichkeiten aufweist"^[56]. Sie macht aber im Anschluss deutlich, dass Wave umso nützlicher wird, je mehr Menschen Wave benutzen. Sie beschreibt Wave als Tool zum gemeinschaftlichen Erstellen von Dokumenten ohne Check-in und Check-out. Darüber hinaus lobt sie den Vorteil, nicht mehr mit alten Kopien zu arbeiten, wie dies bei E-Mails der Fall ist. Wave zeigt seine Vorzüge sowohl bei kurzen Konferenzmitschriften als auch bei umfangreichen Projektplanungen. Allerdings wird auch darauf hingewiesen, dass Dokumente schnell unübersichtlich werden und damit die Vorteile wieder einschränken. Die c't macht ebenfalls deutlich, dass dies durch die Disziplin der Teilnehmer vermindert werden kann. Die Computerwoche urteilt, dass keine Funktion wirklich neu ist, jedoch die Kombination der Funktionen durchaus Potenzial hat.^[57]

Feedback

Auch Google selbst hat Ende 2009 mit einer Online-Umfrage^[58] nach den positiven und negativen Eigenschaften von Wave für die User gefragt. Die an der Umfrage teilgenommen Benutzer bewerteten insbesondere das Wave-Konzept, mit der Möglichkeit, Texte nahezu in Echtzeit gemeinschaftlich zu erstellen, positiv. Auch die Möglichkeit zur Integration von anderen Kommunikationsmitteln, Dokumenten und die Nutzung von Extensions werden als sinnvoll erachtet. Funktionen wie das Nachbearbeiten von Inhalten oder das Einfügen von Inhalten in andere Blips werden von den Anwendern als sehr nützlich betrachtet. Unter den Punkten wird auch die Beschleunigung der Kommunikation durch Wave genannt.

Die Hauptkritik lag in der Umfrage am Einladungssystem. Bestehende Nutzer hatten nur eine begrenzte Anzahl von Einladungen mit denen sie weitere Nutzer zu Wave einladen konnten. Dieser Nachteil sorgte dafür, dass viele Tester nicht ausreichend bekannte Kommunikationspartner fanden. Seit der "Google I/O 2010" ist Google Wave jedoch frei zugänglich.^[59] Andere Kritikpunkte waren zumeist mit der Instabilität der noch unfertigen Plattform begründet. Kritik an Benutzerfreundlichkeit wurde ebenfalls geübt. Die Teilnehmer der Umfrage bemängeln Schwierigkeiten beim Erlernen der Plattform. Das nötige Scrollen, da Waves keinen chronologischen Aufbau haben und die Informationsflut beim Abonnieren von mehreren Waves wurden negativ gewertet.

Viele anfängliche Kritikpunkte und fehlende Funktionen, wie das Löschen von Teilnehmern und das Wiederherstellen über die Playbackfunktion, wurden auf Basis des Userfeedbacks mit der Zeit von Google behoben. Funktionen wie das "Verlinken von einzelnen Blips, statt nur kompletter Waves, das Tagging von Blips, [...] das Verschieben von Blips per Drag & Drop, ein Rechte-Management sowie eine E-Mail-Benachrichtigung über Änderungen in Wave" kündigte Lars Rasmussen gegenüber der c't für die Zukunft an.^[56]

Ausblick

Für die Anwender und Unternehmen ist die Zukunft von Wave derzeit unberechenbar. Google hat für den Dienst keine konkrete Strategie veröffentlicht. Es wurden die bisherigen Möglichkeiten des Dienstes präsentiert und zum Testen freigeben sowie Funktionserweiterungen und Fehlerbehebungen durchgeführt. Eine Roadmap mit geplanten Funktionen und Milestones ist öffentlich nicht bekannt.^[60] Damit Google Wave eine Zukunft haben kann, ist es erforderlich, dass Google der Plattform eine Richtung und Strategie gibt. So wäre es anderen Unternehmen möglich, über die Sinnhaftigkeit eines Einsatzes für das eigene Unternehmen zu entscheiden. Des Weiteren könnten Softwareentwickler die Plattform für eigene Entwicklungen in Betracht ziehen. Gegenwärtig scheint Google jedoch selbst nicht genau bestimmt zu haben, wie die Wave-Plattform einzusetzen ist. Denkbar ist jedoch auch, dass Google es den Anwendern überlassen will, wie die Plattform genutzt werden könnte. Dies muss jedoch kritisch betrachtet werden. Warum sollte ein Anwender oder Unternehmen Wave einsetzten, ohne das Google Wave für konkrete Anwendungsfälle überlegene Lösungen anbietet. Bisher bietet Wave jedoch nur ein Kommunikationskonzept. Google betreibt mit Google Mail aus Sicht der Anwender seinen eigenen Konkurrenten.

6 Fazit

Der Einsatz von Google Wave innerhalb des kollaborativen Projektmanagements kann einem Unternehmen die Möglichkeit eröffnen, in Projektorganisationen durch verbesserte Koordination, Kooperation und Vermeidung von Redundanzen, von Synergie-Effekten zu profitieren und durch Zeit-, sowie Kosteneinsparung Unternehmensmehrwerte zu generieren. Sowohl die projektinterne als auch die projektübergreifende Kommunikation und Kollaboration können dabei über Unternehmensgrenzen, Sprachgrenzen und Landesgrenzen hinweg effizienter gestaltet werden, indem Analogien genutzt und methodische Standards definiert werden.

Durch eine Strategieanpassung im Bereich der Mitarbeiterkommunikation können Projekt-Informationen gezielter eingesetzt und Zustandsdaten jederzeit abgerufen werden. Die inhaltlichen Zielsetzungen jeder Wave müssen dafür mithilfe einheitlicher Richtlinien jedem Projektbeteiligten vermittelt werden. Die Zahl der aktiven Teilnehmer einer Wave sollte auf die Mitarbeiter beschränkt werden, die direkt an der Durchführung einer Aufgabe beteiligt sind. Hierbei ist zu beachten, dass abgesehen von der Unterscheidung zwischen Lese- und Schreibberechtigung in Google Wave keine Rollen- oder Aufgabenverteilung integriert ist.

Die Grundfunktionen von Google Wave und seine Extensions bilden zahlreiche Methoden ab, die innerhalb der meisten Projektdurchführungen zum Einsatz kommen. Auch unter Berücksichtigung der in dieser Arbeit vorgestellten Einsatzmöglichkeiten kann die abschließende Konfiguration des Wave-Systems und das Verfassen von Einsatz-Richtlinien für die Teammitglieder jedoch letztlich nur projektspezifisch erfolgen.

Als Open Source Software kann Google Wave zusammen mit dem unter http://wave.google.com verfügbaren Webinterface kostenlos verwendet werden. Allerdings weist das Unternehmen Google in seinen Nutzungsbedingungen darauf hin, dass kein Anrecht auf eine dauerhafte Speicherung der bei der Verwendung des Wave-Dienstes hinterlegten Daten besteht. Sollte sich der Betrieb der kostenlosen Wave-Angebote für Google als nicht rentabel erweisen, behält sich das Unternehmen vor, den Dienst einzustellen.

Alternativ zu der kostenlosen Version kann Wave als Bestandteil von Google Apps mit höherer Ausfallsicherheit und persistenter Datenhaltung für eine Jahresgebühr von zzt. 40 € oder in Verbindung mit einem externen Wave-Provider bzw. eigenen Wave-Server genutzt werden.

Für eine erfolgreiche Implementierung von Google Wave in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind auch einige technische Voraussetzungen zu beachten. So wird für den Einsatz eines eigenen Wave-Providers eine leistungsfähige Serverhardware, sowie eine Internetanbindung mit hoher Bandbreite benötigt, da durch die Kollaboration in Echtzeit enorme Trafficvolumina entstehen können. Auf den Clients muss zumindest ein HTML5-fähiger Browser installiert sein.

Es ist zu berücksichtigen, dass in diesem frühen Entwicklungsstadium bisher wenig geschultes Fachpersonal, sowie nur knappe Dokumentationen der Wave-Technologien verfügbar sind. Im Hinblick auf Schulungen und Support bietet Google zzt. wenig Unterstützung. Allgemein scheint die Unternehmensstrategie der Firma Google aktuell noch nicht weitreichend auf das Segment der Unternehmenskunden ausgerichtet zu sein.

Durch das quelloffene Wave-Protokoll und die unterschiedlichen API's gibt Google Entwicklern die Möglichkeit, eigene Waveclients zu programmieren, sowie Programme und Erweiterungen zu schreiben, die über das Wave-Protokoll mit diversen Anwendungen kommunizieren. Nach Abschluss der Betaphase ist deshalb mit einer stetigen Weiterentwicklung des Standards zu rechnen.

Ob Google Wave auf die nötige Akzeptanz stößt, um den E-Mail-Standard zu ersetzen, wie es Googles erklärtes Ziel ist, bleibt abzuwarten. In Online-Artikeln und in der Tagespresse äußern die meisten Autoren zu diesem Thema eher Zweifel, da Wave zu komplex erscheine, um einem etablierten Standard, wie der E-Mail-Kommunikation, ernsthaft Konkurrenz zu machen.

Fest steht jedoch, das Google Wave für seine Anwender durch die Kombination vieler gebräuchlicher Web-Technologien in einer Plattform und die parallele Bearbeitung von Dokumenten einen enormen Zeitvorteil erzeugen kann.

Abschließend ist noch einmal anzumerken, dass das Google Wave System einige viel versprechende Ansätze beinhaltet, die weitreichende Optimierungen in der kollaborativen Projektarbeit ermöglichen können. Da jedoch zum jetzigen Zeitpunkt die Stabilität und Zuverlässigkeit der Dienste nicht vollständig gewährleistet werden können, sollte eine Integration frühestens nach Beendigung der Betaphase in Betracht gezogen werden. Auch dann erscheint es für Unternehmen allerdings sinnvoll auf die kostenpflichtige Variante oder eigene Server-Systeme zurückzugreifen.

7 Fußnoten

1. ↑ Vgl. Gruber (2009) S.3
2. ↑ Özcan, Spang (2008/2009) Anhang III. S. 17
3. ↑ Pash, Trapani (2009) S.6
4. ↑ Vgl. Trapani (2010) Chapter 1
5. ↑ Vgl. FedOne (2010)
6. ↑ Vgl. Rottmann (2009)
7. ↑ Vgl. CADplus Business + Engineering (2004) S.22
8. ↑ Vgl. Gruber (2009) S.9
9. ↑ Vgl. Rosemann (1999) S.6
10. ↑ Vgl. Möller, Dörrenberg (2003) S. 57
11. ↑ PMBoK
12. ↑ Vgl. Schwab, Zowislo (2002) S. 21
13. ↑ Vgl. Duttenhöfer, Keller, Braun, Rossa (2005) S.21
14. ↑ Vgl. Schwab, Zowislo (2002) S. 41
15. ↑ Vgl. Projektmaganzin (2010)
16. ↑ Vgl. Google Hilfe Extensions (2010)
17. ↑ Vgl. Trapani (2010)
18. ↑ Vgl. Huddle (2010 a)
19. ↑ Vgl. Huddle (2010 b)
20. ↑ Vgl. Huddle (2010 c)
21. ↑ Vgl. HyperOffice (2010 a)
22. ↑ Vgl. HyperOffice (2010 b)
23. ↑ Vgl. Gruber (2009) S. 2
24. ↑ ^{24,0 24,1 24,2 24,3 24,4 24,5 24,6} Vgl. Seiber (2009)
25. ↑ Vgl. Deloitte (2010)
26. ↑ Deloitte (2010)
27. ↑ ^{27,0 27,1} Vgl. Google Business (2010)
28. ↑ Vgl. Chitika Research (2010)
29. ↑ Vgl. Google Blog (2010a)
30. ↑ Vgl. Kelly (2009)
31. ↑ Google TOS (2010)
32. ↑ ^{32,0 32,1 32,2} Vgl. Google Wave Privacy (2010)
33. ↑ Vgl. Google TOS Premier (2010)
34. ↑ Vgl. Google SLA (2010)
35. ↑ Vgl. Google Adsence (2010)
36. ↑ Vgl. Google Ad Privacy (2010)
37. ↑ Vgl. Google Mail Support (2010)
38. ↑ Vgl. Golem (2010)
39. ↑ Vgl. Google Blog (2010b)
40. ↑ Vgl. Google Blog (2010c)
41. ↑ Vgl. Google Blog (2010e)
42. ↑ Vgl. Perez (2009)
43. ↑ Vgl. BSI (2009)
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45. ↑ Google Wave Legal (2010)
46. ↑ Vgl. The Shiny Wave (2009c)
47. ↑ Vgl. Fidelman (2009)
48. ↑ Vgl. Cnet (2009b)
49. ↑ Vgl. Cnet (2009c)
50. ↑ ^{50,0 50,1 50,2} Vgl. KMWorld (2009)
51. ↑ Vgl. The Shiny Wave (2009b)
52. ↑ Vgl. Computerworld (2010)
53. ↑ Vgl. Cnet (2009a)
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58. ↑ Vgl. Google Blog (2009)
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60. ↑ Vgl. The Shiny Wave (2009a)

8 Literatur- und Quellenverzeichnis

Monographien
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Duttenhöfer, Keller, Braun, Rossa (2005)	Duttenhöfer, Stephan / Keller, Bernhard / Braun, Uwe / Rossa, Henning: Handbuch Kommunikationsmanagement, 1. Auflage, Fritz Knapp Verlag, Frankfurt a.M. 2005
Möller, Dörrenberg (2003)	Möller, Thor / Dörrenberg, Florian E.: Projektmanagement Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliches Repetitorium, 1. Auflage, Oldenbourg Wissenschaftsverlag GmbH, München 2003
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Zeitungen
CADplus Business + Engineering (2004)	Müller, Achim: Kollaboratives Projektmanagement in verteilten Umgebungen, in CADplus Business + Engineering, Heft 4, 2004, S. 22-25
c't (2010)	Kossel, Axel: Auf die Welle, fertig, los, in c't, Heft 2, 2010, S. 122-125

9 Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung	Bedeutung
BSI	Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
SLA	Service-Level-Agreement / Dienstgütevereinbarung
XMPP	Extensible Messaging and Presence Protocol
PSP	Projektstrukturplan

10 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung	Quelle
001	Google Wave GUI	http://wave.google.com (30.05.2010, 15:00)
002	Bestandteile einer Wave	http://completewaveguide.com/guide/Get_Started_with_Wave (30.05.2010, 15:15)
003	Google Wave Federation Prototype Server (FedOne)	http://code.google.com/p/wave-protocol/ (30.05.2010, 15:30)
004	Beispiel eines Gantt-Diagramms	erzeugt mit OpenOffice.org calc (03.06.2010, 16:30)
005	Beispiel Task Tracking	Screenshot Google Wave
006	Unawave Projektübersicht (Dashboard)	Screenshot Google Wave
007	Extension Tasky	Screenshot Google Wave
008	Yes/No/Maybe Gadget	Screenshot Google Wave
009	Conference/Video Chat Experience Gadget	Screenshot Google Wave
010	MindMap Gadget	Screenshot Google Wave
011	Kommunikationstechnologien im Projektmanagement	http://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse.html (29.05.2010, 17:00)
012	Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft	http://www.deloitte.com (29.05.2010, 17:00)
013	Google Wave Leserechte	Google Wave
014	Google Wave Client ohne grafische Oberfläche	http://code.google.com/p/wave-protocol/wiki/ConsoleClient (29.05.2010, 17:00)
015	Google Wave Feedback Positiv	http://googlewave.blogspot.com/2009/11/your-thoughts-on-waving-so-far.html (29.05.2010, 17:00)
016	Google Wave Feedback Negativ	http://googlewave.blogspot.com/2009/11/your-thoughts-on-waving-so-far.html (29.05.2010, 17:00)