Kollaboratives Projektmanagement mit Windows Sharepoint Server

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Fallstudienarbeit

Hochschule: Hochschule für Oekonomie & Management
Standort: Neuss
Studiengang: Bachelor Wirtschaftsinformatik
Veranstaltung: Fallstudie / Wissenschaftliches Arbeiten
Betreuer: Prof._Dr._Uwe_Kern
Typ: Fallstudienarbeit
Themengebiet: Kollaboratives Projektmanagement
Autor(en): Helder Matias, Ralf Leichter
Studienzeitmodell: Tagesstudium
Semesterbezeichnung:
Studiensemester: 2
Bearbeitungsstatus: begutachtet
Prüfungstermin:
Abgabetermin:

Inhaltsverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis

AbkürzungBedeutung
ADActive Directory
APIApplication Programming Interface
BIBusiness Intelligence
BitBinary Digit
CALClient Access License
CMSContent Management System
CPMCollaborative Project Management
CPUCentral Processing Unit
CSCW Computer Supported Cooperative Work
CSS Cascading Stylesheets
E-CollaborationEngineering Collaboration
E-MailElectronic Mail
ECSExcel Calculation Services
EWAExcel Web Access
EWSExcel Web Services
ITInformationstechnik
KPIKey Performance Indicators
LDAPLightweight Directory Access Protocol
MOSS Microsoft Office SharePoint Server
MSDNAA Microsoft Developer Network Academic Alliance
MSS Microsoft SharePoint Server
MSSQL Microsoft Structured Query Language
NTFS New Technology File System
OEM Original Equipment Manufacturer
PMBOKProject Management – Body of Knowledge
RSSReally Simple Syndication
RTMRelease to Manufacturing
SAP System Analysis and Program Development
SF SharePoint Foundation
SMSShort Message Service
SQLStructured Query Language
URLUniform Resource Locator
WSSWindows SharePoint Services (3.0)
XMLExtensible Markup Language

2 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.Abbildung
5.3-1Einordnung von Groupware nach dem Raum-Zeit-Modell
5.3-2 Einordnung von Groupware nach dem 3K-Modell
5.8-1Vergleich zwischen WSS und MOSS Standard / Enterprise
5.8-2SharePoint-Struktur Beispiel
5.8-3Aufbau einer MOSS Infrastruktur
6.2-1Raum-Zeit-Matrix mit Einordnung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007
6.3-1Aufgabenliste als Gantt-Diagramm Beispiel
6.3-2Meeting-Workspace Beispiel
6.4-1SharePoint BI - Beispiel Dashboard
6.5-1Erweiterungsbeispiel von MOSS 2007 um weitere PM-Funktionen
6.6-1Bewertung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 im 3K-Modell
6.6-2Bewertung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 in der Raum-Zeit-Matrix

3 Tabellenverzeichnis

Tabelle-Nr.Bedeutung
1SharePoint Historie
2Ausprägungsgrad der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 im 3K-Modell
3Ausprägungsgrad der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 in der Raum-Zeit-Matrix

4 Einleitung

"Virtually every company will be going out and empowering their workers with a certain set of tools, and the big difference in how much value is received from that will be how much the company steps back and really thinks trough their business processes"[1]. (Bill Gates)

"Nicht nur team-, bereichs- und standortübergreifend innerhalb der eigenen Organisation, sondern auch über die virtuellen Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus wird heute mit Partnern in aller Welt zusammengearbeitet. Collaboration ist das Zauberwort, das alle dazu eingesetzten Technologien und Produkte zusammenfasst"[2].

4.1 Problemstellung

Das Projektmanagement wie wir es heute kennen, findet den Ursprung in den 60er Jahren, wo es erstmalig im Industriesektor eingeführt wurde. Seitdem gewinnt es immer mehr an strategischer Bedeutung für Unternehmen. Die Gründe hierfür liegen im Wandel vom Verkäufer- zum Käufermarkt und an einem steigenden Wettbewerbsdruck, welcher aus der zunehmenden Globalisierung entsteht. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen zunehmend innovative Produkte entwickeln und diese möglichst kostengünstig anbieten. Gleichzeit werden kürzere Auftrags- und Produktionszeiten und eine gleichbleibende oder steigende Qualität gefordert[3]. Zur Bewältigung aller Teilziele werden Unternehmen gezwungen, sich bei Bedarf mit nationalen oder internationalen Partnern und Lieferanten zusammenzuschließen, Teilbereiche mittels Outsourcing auszulagern, Spezialisten extern zu beziehen etc. Infolge dessen bilden sich örtlich und zeitlich getrennte Projektteams und -partner, die unternehmensübergreifend am gleichen Projekt arbeiten[4].

Wegen des starken Komplexitätsanstiegs bei solchen Projekten und dieser neuen Art der verteilten Zusammenarbeit, die Kollaboration genannt wird, steigt das Verlangen nach neuen unterstützenden Werkzeugen und Methoden, die mittels des Internets und IT (Informationstechnik) -gestützten Systemen realisiert werden können[5]. Heutzutage müssen Organisationen die Möglichkeiten effektiver Kollaboration nutzen. Hierbei muss ein Gleichgewicht zwischen den Kollaborationsmöglichkeiten und Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gefunden werden, bei denen der Schutz des eigenen Wettbewerbsvorteils im Vordergrund steht[6].

Für eine erfolgreiche sowie effiziente Zielerreichung dieser Projekte und zur Unterstützung des kollaborativen Arbeitens, werden ganzheitliche kollaborative PM (Projektmanagement) -Werkzeuge angeboten, worunter sich auch das Produkt MOSS (Microsoft Office SharePoint Server) 2007 kategorisieren lässt. In der vorliegenden Arbeit soll MOSS 2007 im Einsatz als Werkzeug des kollaborativen Projektmanagements untersucht werden.

4.2 Zielsetzung

Der erste Teil dieser Arbeit hat das Ziel, ein Grundverständnis vom kollaborativen Projektmanagement und eine Abgrenzung zum klassischen PM zu vermitteln. Im Übrigen gilt es den Unterstützungsgrad und die Stärken und Schwächen von MOSS 2007 innerhalb des kollaborativen Projektmanagements zu identifizieren und darzustellen. Aus einer Gesamtbetrachtung der Software soll eine abschließende Beurteilung von MOSS 2007 anhand der im ersten Teil definierten Anforderungen formuliert werden. Die Ergebnisse dieser Beurteilung sollen abschließend mit Hilfe der gewonnenen Erkenntnisse und angesetzten Skalen zu einer Gesamtbewertung führen. Bei der Bewertung sollen sowohl die im Rahmen dieser Fallstudie ermittelten Ergebnisse, als auch die von äußeren Quellen bereits ermittelten Eindrücke einbezogen werden.

4.3 Aufbau

Im ersten Kapitel werden zunächst Begrifflichkeiten erläutert, die für die Thematik der Arbeit von Bedeutung sind. Für das Verständnis von Kollaboration und den dafür genutzten Werkzeuge, werden die Begriffe CSCW (Computer Supported Cooperative Work), Kollaboration, E-Collaboration (Engineering Collaboration), Groupware und Workflow-Systeme behandelt. Anschließend gilt es den Weg zum kollaborativen PM zu finden, indem zunächst Projekt und Projektmanagement beschrieben werden, um darauf aufbauend eine Abgrenzung definieren zu können. Anschließend werden WSS (Windows SharePoint Services) und MOSS 2007 vorgestellt, die Historie der Softwares sowie die Versionen und Funktionsweisen veranschaulicht.

Nach der Beleuchtung der Thematik folgt das zweite Kapitel und der eigentliche Schwerpunkt der Arbeit. Hierbei soll eine Grundlage für die Bewertung von MOSS 2007 als Instrument des kollaborativen Projektmanagements geschaffen werden. Dafür werden zunächst die Anforderungen für ein kollaboratives Instrument im PM festgelegt und somit die Kriterien für die Analyse definiert. Daraufhin werden die bedeutenden Funktionen von MOSS 2007 in einer erweiterten Raum-Zeit-Matrix eingeordnet, beschrieben und mit dem kollaborativen PM in Verbindung gesetzt. Es folgt eine umfangreiche Bewertung der Software hinsichtlich der Erfüllung der am Anfang festgelegten Anforderungen, der Stärken und Schwächen sowie der Vor- und Nachteile. Eine kritische Würdigung von MOSS 2007 als Werkzeug für der kollaborative PM rundet das Kapitel ab.

Das letzte Kapitel endet mit einer Schlussbetrachtung und einem Ausblick der zukünftigen SharePoint Version.

5 Grundlagen

Das erste Kapitel beinhaltet eine kurze Veranschaulichung aller für die Arbeit relevanten Begrifflichkeiten, eine Abgrenzung zwischen kollaborativem und klassischem PM und eine Einführung zu WSS (Windows SharePoint Server) und MOSS 2007, in der Struktur, Architektur und Versionen dargestellt werden. Da CSCW als übergeordneter Sammelbegriff für Forschungsarbeiten in Bezug auf computerunterstützte kooperative Arbeitsvorgänge verstanden wird[7], beginnt die Arbeit mit der Erläuterung von CSCW.

5.1 CSCW

Bei CSCW handelt es sich um ein interdisziplinäres Forschungsgebiet, dass 1994 mit Cashmann und Greif entstanden ist[8]. Untersucht wird die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und inwiefern eine Unterstützung mittels EDV dabei möglich und sinnvoll ist. Zielsetzung ist, eine Verbesserung der Effektivität und Effizienz in der Gruppenarbeit zu erreichen[9]. Von den Ansätzen und Ergebnissen aus diesem Forschungsgebiet resultiert das Anwendungsgebiet E-Collaboration.

5.2 Abgrenzung zwischen Kollaboration und E-Collaboration

Der Begriff Kollaboration wird in den unterschiedlichsten Bereichen benutzt und selten im Detail definiert. Im Zusammenhang mit der vorliegenden Arbeit eignet sich jedoch die Definition für den englischen Begriff Collaboration, der im englischsprachigen Raum schon lange Verwendung findet. Darunter wird vor allem eine standort- und bei Bedarf auch unternehmensübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Personen, Gruppen oder Partner verstanden, die gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten[10]. In Hermann et al. wird Collaboration als Oberbegriff für die drei Unterkategorien Coordination, Communication und Cooperation verwendet[11].

Im Gegensatz zu Kollaboration wird unter E-Collaboration eine computer- oder internetvermittelte Art von Kollaboration verstanden. Tschanz et al. beschreiben diesen Begriff als eine vernetzte und internetbasierte Zusammenarbeit mehrerer Mitglieder eines virtuellen Teams mit Unterstützung von Informationssystemen[12]. Der Hauptnutzen von E-Collaboration liegt in einer Qualitätssteigerung der gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse, da Individuen - unter bestimmten Voraussetzungen[13] - durch die Zusammenarbeit kreativer, effektiver und effizienter sind[14].

In der Literatur wird zwischen zwei unterstützenden Informationssystemen unterschieden, den Groupware- und Workflow-Systemen[15], die in den folgenden Kapiteln behandelt werden.

5.3 Groupware

Unter Groupware[16][17] versteht man alle Formen von Computerunterstützung zur Realisierung kollaborativer Zusammenarbeit, darunter fällt sowohl der Hardware- als auch Softwaresektor. Da kooperative Zusammenarbeit nicht nur eine kollektive Erledigung von Aufgaben, sondern ebenso Aspekte der Kommunikation und Koordination im Team umfasst, ist eine besondere Art von Unterstützung notwendig[18]. Schwabe charakterisiert diese Software als besonders komplex und mit einem vielfältigen Funktionsumfang, da das System zudem unterschiedliche räumliche und zeitliche Dimensionen bewältigen muss[19]. Mit Hilfe von Groupware können auch dezentral verteilte Teammitglieder Informationen oder andere Materialien auf elektronischem Wege koordiniert austauschen. Eine koordinierte Bearbeitung von gemeinsamen Material in einem zentralen Speicher wird ebenfalls ermöglicht[20].

Aufgrund der unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten und der Angebotsvielfalt an Software kann Groupware aus zwei unterschiedlichen Sichtweisen betrachtet werden, die im Folgenden näher erläutert werden:

5.3.1 Klassifizierung nach Raum und Zeit

Abb. 5.3-1 Einordnung von Groupware nach dem Raum-Zeit-Modell
Abb. 5.3-1 Einordnung von Groupware nach dem Raum-Zeit-Modell[21]

Der traditionelle Klassifizierungsansatz unterscheidet Groupware hinsichtlich der räumlichen (gleicher Ort / verschiedener Ort) und zeitlichen (synchrone Arbeit / asynchrone Arbeit) Dimension, woraus sich vier verschiedene Kooperationsmöglichkeiten ergeben. Das Modell ist näher bekannt unter dem Namen "Raum-Zeit-Matrix" und geht auf Robert Johansen zurück[22][23]. Abbildung 5.3-1 verdeutlicht unterschiedliche Groupware-Werkzeuge in der zugehörigen Matrix.

5.3.2 Klassifizierung nach dem 3K-Modell

Abb. 5.3-2 Einordnung von Groupware nach dem 3K-Modell
Abb. 5.3-2 Einordnung von Groupware nach dem 3K-Modell[24]

Die zweite Klassifizierung von Groupware kann nach dem 3K-Modell von Teufel et al. erfolgen. Hierbei wird Groupware nach der Stärke des Unterstützungsgrads von Kommunikation, Kooperation und Koordination in einem Dreieck (siehe Abbildung 5.3-2) eingeordnet[25]. Nach Teufel et al. können die drei Begriffe Kommunikation, Kooperation und Koordination wie folgt verstanden werden:

Der Begriff Kommunikation umfasst den einseitigen oder wechselseitigen Austausch von Informationsobjekten. Hierbei ist zuverlässiger und zeitnaher Austausch von hoher Bedeutung und ein Speicherort für die Informationen von Vorteil. Groupware im Bereich Kommunikation unterstützt den Austausch von Informationen und bildet somit die Grundlage für Zusammenarbeit. Hierunter fallen Werkzeuge wie E-Mail (Electronic Mail), Dateitransfer und Chat.

Kooperation ist eine besondere Art von Kommunikation. Dementsprechende Werkzeuge ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit, das Team hat dabei Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand und arbeitet an einem gemeinsamen Ziel. Mögliche Groupware-Systeme bieten beispielsweise virtuelle und gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche oder gemeinsame Datenbanken.

Koordination verfolgt eine aufgabenbezogene Abstimmung von Tätigkeiten und strebt in erster Linie eine effiziente Zielerreichung an. Entsprechende Instrumente unterstützen z.B. bei der Terminplanung, Erstellung von Workflows, oder bei der Arbeits- und Ressourcenverteilung. Bei einer steigenden Anzahl an Gruppenmitgliedern steigt auch der Koordinationsaufwand.

In Nastansky et al. findet sich eine tiefergehende Unterteilung der Groupware Funktionen in die vier Systemklassen Workflow-Management, Workgroup-Computing, gemeinsame Informationsräume, Kommunikation, die in Abbildung 5.3-2 ersichtlich wird[26].

In Kapitel 6 wird MOSS 2007 sowohl nach dem 3K-Modell, als auch nach der Raum-Zeit-Matrix analysiert und im weiteren Verlauf ausgewertet.

5.4 Workflow-Systeme

Workflow-Systeme lassen sich auf der einen Seite als Werkzeug im Umfeld der Groupware-Systeme eingliedern, auf der anderen Seite als eigenständige Kategorie für kollaborative Werkzeuge. Das wesentliche Merkmal der Workflow-Systeme bildet dabei die prozessorientierte Sichtweise im Vergleich zur projektorientierten Sichtweise bei Groupware. Nach der Identifizierung der einzelnen Arbeitsschritte können diese im Workflow-System modelliert und zueinander in Beziehung gesetzt werden, dadurch wird eine kooperative Bearbeitung gut strukturierter Prozessketten oder Teilaufgaben ermöglicht. Ein weiterer Unterschied liegt in der Automatisierung und somit in der Unterstützung von Sachbearbeitung und Routineaufgaben. Dabei ermöglicht das System eine Überwachung der geplanten Aktivitäten und eine aktive Steuerung der Abläufe[27].

5.5 Projekt

Ein Projekt ist im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben, welches sich durch ein vor Projektbeginn klar definiertes Ziel kennzeichnet. Neben der Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben sind zeitliche, finanzielle, personelle und sonstige Begrenzungen, eine projektspezifische Organisation, Neuartigkeit und ein hoher Grad an Komplexität weitere charakteristische Merkmale eines Projekts[28]. Üblicherweise durchläuft ein Projekt mehrere Phasen, diesbezüglich finden sich in der Literatur verschiedene Phasenmodelle. Pfetzinger et al., der sich auf das PMBOK® (Project Management – Body of Knowledge) Guide bezieht, unterteilt ein Projekt in folgende 5 Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung und Abschluss[29][30]. Abbildung 5.5-1 verdeutlicht den Ablauf und den Zusammenhang der einzelnen Phasen.[31]. Die erfolgreiche Erreichung wird in der Regel anhand von Meilensteinen überprüft. Es gibt immer einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer und je nach Komplexität ein oder mehrere Projektteams und externe Partner. Ein Projekt ist immer risikobehaftet, daher wird i.d.R. ein Projektmanagement eingeführt, um das Risiko des Misserfolgs eines Projekts zu verringern[32].

5.6 Projektmanagement

Der Begriff Projektmanagement lässt sich als Gesamtheit aller administrativen und organisatorischen Maßnahmen zusammenfassen, die bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von einem oder mehrerer Projekte anfallen. Dazu benötigt das PM zur Unterstützung geeignete Methoden, Werkzeuge und Instrumente[33]. Es wird vorrangig eine möglichst effiziente Zielerreichung angestrebt, dabei stehen die drei Teilziele Zeit, Qualität und Kosten in einem konkurrierenden Zusammenhang[34]. Im klassischen Fall des PM wird eine Projektorganisation gebildet und ein Projektleiter ernannt, der weitere Aufgaben, wie die Führung und Motivation des Projektteams zu verantworten hat[35]. Laut dem PMBOK Guide gehören das Zeitmanagement, das Aufgabenmanagement und die effiziente Kommunikation zu den zentralen Aufgabenbereichen des PM[36].

5.7 Kollaboratives Projektmanagement

Das kollaborative PM wird nach der ProSTEP iViP Association mit CPM (Collaborative Project Management) abgekürzt und baut auf den Grundelementen des klassischen PM auf[37], die bereits in Kapitel 5.6 nähergebracht wurden.

Da das Projektmanagement heutzutage immer häufiger mit standort- und unternehmensübergreifenden Projektteams oder -partnern konfrontiert wird, müssen beim kollaborativen PM zusätzlich die räumlichen und zeitlichen Differenzen beachtet werden. Aus diesem Grund benötigt das kollaborative PM im Gegensatz zum klassischen PM, welches vorwiegend auf eine prozessorientierte Sicht (siehe hierzu Kapitel 5.4) setzt, ergänzend noch ein System mit kollaborativen Funktionen, die über ein ganzheitliches Groupware-System zur Verfügung gestellt werden können[38].

5.8 Windows SharePoint Services / Office SharePoint Server

WSS greift die Idee von integrativer Kollaboration auf und erweitert mit jeder neuen Version auch die Möglichkeiten zum PM, im Speziellen zum kollaborativen PM. Die Integration der Microsoft-Produkte inklusive WSS ist bereits weit vorangeschritten, was sich an der großen Anzahl interner und externer Schnittstellen ablesen lässt[39].

5.8.1 Abgrenzung von WSS und MOSS

Die Begriffe WSS und MOSS werden in vielen Fällen gleichwertig verwendet, was nicht korrekt ist - vielmehr arbeiten beide Produkte integrativ zusammen. Raymond Sy nennt dazu ein Beispiel in dem WSS den Motor eines Autos darstellt. Hierbei wird auch der Begriff der Engine WSS 3.0 geprägt, der die Grundlage für MOSS 2007 bildet. Während WSS ein in Windows 2003 integriertes Produkt darstellt und keine weiteren Lizenzkosten nach sich zieht, ist MOSS 2007 ein eigenständiges Produkt, welches der Microsoft Office Produktlinie zugerechnet wird. WSS kann selbst als Website genutzt werden und stellt Basisfunktionalitäten wie einen webbasierten Kalender zur Verfügung, sämtliche integrative Schnittstellen fehlen jedoch. Basierend auf den von Raymond Sy geprägten Automobilvergleich, stellt MOSS Extras am Auto dar. Genannt wird ein GPS System, dass es ermöglicht, schneller ans Ziel zu kommen. Funktionen wie die erweiterten Suchfunktionalitäten, integrative Schnittstellen zu anderen Anwendungen der Microsoft Office Produktlinie oder auch das sog. Enterprise Content Management, werden erst mit einer MOSS 2007 Installation möglich[40].

5.8.2 Versionen und Features

Microsoft Office SharePoint Server ist derzeit in 2 Versionen verfügbar, der Standard sowie der Enterprise-Version. Ein späteres Upgrade der Standard-Version auf die Enterprise-Version ist möglich, ein Downgrade der Enterprise-Version auf die Standard ist nicht vorgesehen[41][42].

5.8.2.1 Unterschiede zwischen MOSS 2007 Standard und Enterprise

Abb. 5.8-1 Vergleich zwischen WSS und MOSS Standard / Enterprise
Abb. 5.8-1 Vergleich zwischen WSS und MOSS Standard / Enterprise[43]

Im Vergleich zur Standard-Version bietet die Enterprise-Version erweiterte Funktionalitäten. Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements sind dabei erwähnenswert:

  • Excel Services: Erweiterte Rechtevergaben für Excel, hiermit können z.B. nur Bereiche für Benutzer angezeigt werden, wogegen eine Rechtestruktur das Editieren regelt.
  • Report Center: Eine zentrale Seite von der aus externe Datenverbindungen und Reports verwaltet werden können.
  • KPI (Key Performance Indicators) Listen: Im Zusammenhang mit dem Business Data Catalog lassen sich Reports und Status direkt innerhalb des SharePoint Portals generieren.
  • Business Data Search: Bietet die Möglichkeit, auch in den über den "Business Data Catalog" hinzugefügten Daten direkt im SharePoint zu durchsuchen.
  • Forms Services: Die Unterstützung der direkten Verbindung aus dem SharePoint Designer für Formulare.
  • Business Data Catalog: Die Möglichkeit Daten aus externen Quellen direkt in SharePoint verfügbar zu machen, beispielsweise seien hier diverse SQL (Structured Query Language) Server, SAP (System Analysis and Program Development) und Siebel erwähnt[44].

Abbildung 5.8-1 verdeutlicht neben den Unterschieden der beiden Versionen auch eine Abgrenzung zwischen MOSS und WSS.

5.8.2.2 Historie

Die Historie von SharePoint ist nicht gradlinig zu identifizieren, während der Entwicklung wurden viele Komponenten der Vorgänger in separate Produkte ausgelagert und auch andere Produkte in das Produkt SharePoint integriert. Im Anhang, Abb. AH 1, ist eine grafische Darstellung der Entwicklung zu finden, im Rahmen dieser Fallstudie beschränken wir uns jedoch auf die wichtigsten Vorgänger und Versionen die den Begriff SharePoint im Namen tragen[45].

Tab.1 SharePoint Historie
VersionReleaseBemerkung
Site ServerObsoletindirekter Vorläufer
Digital DashboardObsoletindirekter Vorläufer
Content Management ServerObsoletindirekter Vorläufer
SharePoint Team ServicesObsoletindirekter Vorläufer
SharePoint Portal Server 2001 Obsoleterster SharePoint Release
SharePoint Portal Server 2003Obsoletzweiter SharePoint Release
Windows SharePoint Services 3.0Not applicableSharePoint-Basistechnologie, integriert in Windows 2003
Microsoft Office SharePoint Server 2007Aktueller ReleaseAktueller SharePoint Release
Microsoft SharePoint FoundationNot availableNachfolger der WSS 3.0, integriert in Windows 2008 64-Bit (Binary Digit)
Microsoft SharePoint Server 2010Beta, RTM (Release to Manufacturing) Geplanter Release, RTM April 2010[46]

5.8.2.3 Struktur

Abb. 5.8-2 SharePoint-Struktur Beispiel
Abb. 5.8-2 SharePoint-Struktur Beispiel[47]

Strukturell gesehen nutzt MOSS 2007 eine Baumstruktur, ähnlich dem Verzeichnisdienst AD (Active Directory) von Microsoft. Die oberste Site in diesem hierarchisch aufgebautem Konzept bildet also die Top-Level Site, es gibt keine übergeordnete Seite bzw. Parent Site. Von der Top-Level-Site der MOSS 2007 Installation, die deckungsgleich zur AD–Top Level Domain in AD ist, verzweigt sich die Struktur baumartig nach unten. Abbildung 5.8-2 dient zur Veranschaulichung der MOSS Struktur[48].

Auf einer einzigen MOSS 2007 Installation ist es möglich, mehrere voneinander unabhängige Bäume zu verwalten. Hierbei ist dann zu beachten, dass Suchfunktionen und Indexfunktionen nicht baumübergreifend funktionieren, d.h. aus Subsites von Baum 1 kann nicht auf Subsites des Baumes 2 zugegriffen werden[49].

Im Anhang, Abb. AH 3, findet sich eine beispielhafte Implementierung einer Site für das kollaborative Projektmanagement, wie es im Umfang dieser Fallstudie analysiert werden soll.

5.8.2.4 Architektur

Abb. 5.8-3 Aufbau einer MOSS Infrastruktur
Abb. 5.8-3 Aufbau einer MOSS Infrastruktur[50]

MOSS 2007 setzt als Basis auf Windows Server 2003, von welchem die Versionen Standard, Enterprise, Datacenter und Web offiziell unterstützt werden[51]. MOSS 2010 wird als Basis ein Windows Server 2008 in der 64-Bit Version voraussetzen[52]. Als Framework für MOSS 2007 wird .NET Framework 3.0 vorausgesetzt, ASP.NET 2.0 muss aktiviert sein, um MOSS 2007 erfolgreich in Betrieb nehmen zu können. Im Übrigen muss auf dem betreffenden Server Internet Information Services in der Mindestversion 6.0 laufen. Falls ein SQL Server außerhalb der in MOSS 2007 integrierten Variante genutzt werden soll, muss dieser zusätzlich installiert und konfiguriert werden[53]. In Abbildung 5.8-3 findet sich eine grafische Darstellung der Architektur von MOSS 2007. Für die Formatierung und die Verwaltung von Themes setzt MOSS 2007 auf Cascading Stylesheets (CSS) [54].

5.8.2.5 Lizenzierung

MOSS 2007 wird pro Server lizenziert, es fallen keine weiteren Kosten für Server mit mehreren CPUs (Central Processing Unit) an[55].

Bezüglich der CAL (Client Access License) bietet Microsoft drei verschiedene Lizenzmodelle an. Eine "Geräte-CAL" erlaubt den Zugriff auf den SharePoint Server mit einem Gerät, unabhängig davon, wie viele Benutzer dieses Gerät verwenden. "Benutzer-CALs" sind an individuelle Benutzer des SharePoints gebunden, diese Benutzer können aber von jedem Gerät aus auf den SharePoint zugreifen. Zusätzlich dazu bietet Microsoft für den Einsatz von MOSS 2007 als Internetseite eine "MOSS 2007 for Internet Sites Server license", welche aus dem Web unbegrenzt viele Zugriffe erlaubt[56]. Mit diese verschiedenen Lizenzmodellen gibt Microsoft den Unternehmen die Flexibilität, das für Ihre Organisation und den Einsatzzweck am besten geeignete Modell auszuwählen. So wird sich eine Organisation z.B. für das Benutzer-CAL Modell entscheiden, wenn für die Angestellte der Roamingzugriff mit Hilfe mehrerer Geräte erforderlich ist. Geräte-CALs hingegen sind besser geeignet, wenn in einem Unternehmen die Arbeitnehmer während mehrerer Schichten dieselben Geräte gemeinsam verwenden.

Wird ein eigenständiger SQL Server als Speicher und/oder Datenlieferant genutzt, muss dieser ebenfalls separat lizenziert werden. Hierbei stehen sowohl "per-Processor" als auch "per-User" Lizenzmodelle zur Auswahl[57].

5.8.3 Relevante Versionen und Technologien im Rahmen der Fallstudie

Für die Analyse wird aufgrund der Verfügbarkeit im Rahmen des MSDNAA (Microsoft Developer Network Academic Alliance) Programms an der FOM die Version MOSS 2007 verwendet. Es werden sowohl die Funktionalitäten der Standard- als auch die der Enterprise-Version analysiert. Auf begrenzte Funktionalitäten der Standard-Version in den Bereichen wird in der Analyse explizit hingewiesen. Die MSDNAA Version verfügt über denselben Funktionsumfang wie die OEM (Original Equipment Manufacturer) -Version des MOSS 2007. Für die Einschätzung der Zukunftsaussichten und Möglichkeiten sowie den dazu nötigen Tests wird die aktuelle Beta Version des MSS (Microsoft SharePoint Server) 2010 eingesetzt.

6 Analyse

Das folgende Kapitel beginnt mit der Veranschaulichung der Anforderungen an ein kollaboratives PM-System. Daraufhin werden die in MOSS 2007 zur Verfügung stehenden Funktionen in einer erweiterten Raum-Zeit-Matrix dargestellt, beschrieben und auf deren Erfüllungsgrad hin analysiert. Anschließend werden die zur Verfügung stehenden BI (Business Intelligence) -Funktionen aus diesem Blickwinkel analysiert und auf ihre Nutzbarkeit hin untersucht. Nach einer knappen Vorstellung möglicher Erweiterungen folgt eine abschließende Bewertung von MOSS 2007, den Stärken und Schwächen und dem Nutzenpotential für das kollaborative PM.

6.1 Anforderungen an ein kollaboratives Projektmanagement-System

Klassische PM-Systeme umfassen in der Regel Funktionen zur Verwaltung von Aufgaben von Projektbeteiligten, Planung von Projekten, Verwaltung von Dokumenten und Projektsteuerung. Hierunter fallen unter anderem Gantt-Diagramme, Aufgabenlisten, Überwachungstools für Fortschritte, Kalender, Kontrollmechanismen für die Feststellung von Abweichungen, Verwaltungstools für die Kosten und Funktionen für den Reportsektor[58].

Ein ganzheitliches kollaboratives PM-System muss neben den Funktionen eines klassischen PM-Systems zudem alle Anforderungen von Groupware-Systemen umfassen, die in Kapitel 5.3 bereits veranschaulicht wurden. Das System verlangt also nach Technologien, die räumliche sowie zeitliche Differenzen bewältigen kann, und die die Kommunikation, Kooperation und Koordination der verteilten Projektteams und -partner unterstützen. Den Hauptkern eines kollaborativen PM-Systems bildet dabei eine zentrale und einheitliche Informations- und Wissensbasis, auf die alle Beteiligten gemeinsam und jederzeit zugreifen können[59]. Daher spielen in diesem Zusammenhang Sicherheitsaspekte und die Vergabe von Zugriffsrechten eine wichtige Rolle. Darüber hinaus sind Funktionen, die eine synchrone und asynchrone Kommunikation der Projektbeteiligten ermöglichen, wie z.B. ein Diskussionsboard oder eine Chat-Funktion von hoher Bedeutung[60]. Überwachungssysteme, die alle zuständigen Mitarbeiter bei Erreichen von Meilensteinen oder bei Abweichungen sofort informieren, und eine Integration in die bestehende IT-Landschaft werden ebenfalls vorausgesetzt. Zuletzt sollte es alle Kennzahlen eines Projekts übersichtlich und in einer angemessenen Form veranschaulichen und analysieren können. Unterschiedliche Ansichten für verschiedene Hierarchiestufen sollten zur Verfügung stehen, da z.B. die Managementabteilung eine andere Art von Informationen benötigt als der Projektmanager[61].

6.2 Einordnung der Funktionen in der erweiterten Raum-Zeit-Matrix

MOSS 2007 bietet für das kollaborative Projektmanagement unterschiedlichste unterstützende Technologien. Um die Anforderungen und Funktionen im Bezug auf das kollaborative PM besser analysieren und einordnen zu können, werden im Folgenden die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten im Bezug auf die in Kapitel 5.3 beschriebenen Groupware-Modelle untersucht. Untenstehend, die Einordnung der zur Verfügung stehenden Funktionen in eine um das 3K-Modell erweiterte Raum-Zeit-Matrix.

Abb. 6.2-1 Raum-Zeit-Matrix mit Einordnung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007
Abb. 6.2-1 Raum-Zeit-Matrix mit Einordnung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007

6.3 Erörterung und Prüfung der Funktionen

Nachdem nun die Begrifflichkeiten thematisch eingeordnet sind, untersuchen wir im folgenden Abschnitt die gegebenen Funktionen im Hinblick auf ihre Verwendbarkeit im kollaborativen Projektmanagement. Hierbei sollen die gegebenen Funktionen zunächst im Hinblick auf ihre Eigenschaften und Optionen beleuchtet werden, worauf Anwendungsfelder und Zuordnungen folgen.

6.3.1 Blackboard

Blackboards oder News-Bereiche ermöglichen es, einseitig Informationen zu veröffentlichen. Diese Form der Information ist nicht bidirektional, d.h. andere Benutzer können kein Feedback, Kommentare etc. zu den veröffentlichten Informationen abgeben. Um Benutzer stets auf dem neusten Stand zu halten, integriert MOSS 2007 die RSS (Really Simple Syndication) Feed Technologie in SharePoint. Über diesen Weg können sich andere Benutzer automatisiert informieren lassen, sobald neue Informationen hinterlegt werden[62]. In einem News-Bereich kann der Projektmanager über einen einfachen Weg z.B. wichtige Neuigkeiten oder Änderungen eines Projekts hinterlegen.

6.3.2 Wiki-Bereich

In einem Wiki-Bereich können Informationen von den Benutzern hinzugefügt, gelöscht und geändert werden. Wikis können zusätzlich effektiv zur kollaborativen Arbeit an einer Dokumentation oder auch zu einer Dokumentation der internen Arbeitsabläufe im Team eingesetzt werden[63]. Da Wikis die Möglichkeit geben, Informationen über Keywords miteinander zu verbinden, bietet es sich an, komplexe Sachverhalten wie z.B. den Aufbau einer eigenen Knowledge Base, über ein Wiki zu realisieren. Hiermit wird zusätzlich die Möglichkeit gegeben Informationen über einen einfachen Weg aktualisieren zu können. Wikis verfügen weiterhin, wie die meisten Bestandteile von MOSS 2007, über eine Versions-History inklusive der Möglichkeit zu jeder beliebigen Version zurückzukehren, insofern das Versioning für diesen Teil des SharePoints im Vorfeld aktiviert wurde[64].

6.3.3 Erstellung von „Alarmen“

Die Erstellung von Alarmen bietet die Möglichkeit bei bestimmten Änderungen (definierbar) per E-Mail über die neuen Inhalte informiert zu werden. Die Einstellmöglichkeiten reichen von jeglichen Änderungen bis hin zu der Möglichkeit nur informiert zu werden, wenn etwas hinzugefügt oder gelöscht wird. Zusätzlich wird in der erstellten E-Mail erfasst, wann und von wem die Änderung durchgeführt wurde. Die Änderungen können sofort oder auch als tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung versendet werden. Natürlich muss, um dieses Feature einsetzen zu können, die E-Mail-Integration des SharePoints in der zentralen Administration aktiviert sein[65]. Dieses Feature bietet eine einfache Möglichkeit, sofort über Änderungen an SharePoint-Bestandteilen informiert zu werden, insbesondere bei Listen ist diese Information für das PM essentiell. Es bietet allerdings auch die Gefahr, dass bei volatilen Daten eine große Anzahl von E-Mails an das PM versendet wird, was den Vorteil wiederum ad absurdum führt[66].

6.3.4 Gemeinsame Kalender

Die gemeinsame Kalenderfunktion kann im PM genutzt werden um gemeinsam Terminabsprachen zu treffen sowie Anwesenheit, Meilensteine und Meetings abzusprechen. Die Kalenderfunktion kann zusätzlich zu der „normalen“ Kalenderfunktion auch in einer Gantt-Ansicht dargestellt werden, hierbei werden Termine mit spezifischen Start und Enddaten benötigt. Gemeinsam genutzte Kalender können ab der Version 2003 der Office Suite in Outlook integriert werden. Ab der Version 2007 können diese Kalender auch direkt aus Outlook heraus mit Terminen gefüllt werden[67]. Wie auch der Outlookkalender können zu SharePoint-Kalendereinträgen Reminder hinzugefügt werden, die Teammitglieder automatisch an wichtige Meetings oder auch zeitkritische Milestones erinnern. Ein weiterer Vorteil der Integration in Outlook ist die Offline-Verfügbarkeit dieser Daten, da Outlook eine lokale Kopie des Online-Kalenders anlegt und diesen bei Bedarf und Verbindung aktualisiert.

6.3.5 Listen

Abb. 6.3-1 Aufgabenliste als Gantt-Diagramm Beispiel
Abb. 6.3-1 Aufgabenliste als Gantt-Diagramm Beispiel[68]

Im Zusammenhang mit den gemeinsamen Kalendern, spielen auch Listen eine große Rolle. Die erste wichtige Vorlage in diesem Zusammenhang, die Aufgabenliste, bietet die Möglichkeit, projektrelevante Aufgaben zentral zu erfassen und an Personen zuzuweisen. Die Integration in eine bestehende Active-Directory Umgebung bietet hierzu eine einfache Möglichkeit, Personen in der eigenen Firma auszuwählen. Eine weitere wichtige Funktion ist die Erstellung von benutzerdefinierten Listen. Hierbei können wiederum, sofern mindestens 2 Spalten vom Typ "Datum" in der Liste sind, die Ergebnisse als Gantt-Diagramm dargestellt werden. Abbildung 6.3-1 demonstriert eine beispielhafte Aufgabenliste in einer Gantt-Ansicht. In diesem Rahmen können zudem Fälligkeiten und Status erfasst werden. Listen bieten zusätzlich die Möglichkeit, über die Rechtestruktur das Hinzufügen und Editieren zu beschränken. Es kann z.B. definiert werden, dass eine Person nur Elemente der Liste bearbeiten kann, die sie selbst erstellt hat. Listen können kalkulierte Felder enthalten, die sich aus anderen Listenfeldern errechnen. Ein typisches Beispiel wäre hier die Errechnung eines Gesamtpreises aus einzutragenden Einzelpreisen und Stückzahlen. So kann auch ein Feld den Erfüllungsgrad der Aufgabe darstellen[69].

Listen werden dem Benutzer über sog. Views präsentiert, hierbei wird die "Default View" beim Erstellen angelegt, kann aber im Nachhinein von jedem Benutzer mit entsprechenden Rechten geändert werden. Benutzer können zu Listen sog. "Personal Views" erstellen, die die eingetragenen Daten in der vom Benutzer gewünschten Form darstellen - hierzu stehen z.B. Filter, Summenfunktionen und die Selektion der anzuzeigenden Felder zur Auswahl. Personal Views sind, im Gegensatz zu den "Public Views", welche von administrativen Benutzern angelegt werden können, nur für den individuellen Benutzer sichtbar. Views werden in verschiedenen Kategorien eingeteilt, die Wichtigsten sind die "Standard View" (ähnlich einer Webseite) und die "Datasheet View" (ähnlich einem Excel Sheet), aus der Daten direkt editiert und verknüpft werden können[70].

6.3.6 Mobile Views

Mobile Views ermöglichen es dem Benutzer, SharePoint-Inhalte mit einem Smartphone oder Mobile zu nutzen. Dieses Feature wird explizit für bestimmte Elemente des SharePoints aktiviert oder deaktiviert, wobei z.B. auf nur ein bestimmtes Element einer Subsite (z.B. nur eine bestimmte Liste) für Mobile Views aktiviert sein kann. Hierbei stehen im Wesentlichen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Serverseitige Unterstützung von Officedokumenten
  • SMS (Short Message Service) Alerts bei Änderungen (sofern zentral aktiviert)
  • Automatisch angepasste Seitenbreite auf die Fähigkeiten des Mobilgeräts[71]

6.3.7 Workflows

Über Workflows können Genehmigungsprozesse oder Hierarchiestrukturen für Projektdokumente abgebildet werden. Zusätzlich wird die Standardisierung von Prozessen unterstützt. MOSS bietet bereits in der Grundinstallation verschiendene vorgefertigte Workflows, die als Vorlage oder Basis für Eigenentwicklungen dienen können. Hierbei sind Dokumentenprüfung, Genehmigungsprozesse, Die Erfassung von Unterschriften oder Entsorgungsautorisierungen zu nennen[72]. Für die Umsetzung eigener Workflows bietet die Office-Produktlinie das spezialisierte Produkt Office SharePoint Designer[73].

6.3.8 Adressverwaltung und Kontakte

MOSS 2007 verwaltet seine Kontakte in einer SQL Datenbank, die Informationen können aber aus verschiedenen Quellen verknüpft und importiert werden. Als Beispiel seien hier LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Server, eine AD-Infrastruktur oder auch SAP Datenbanken genannt. Ähnlich wie bei Funktionen zur Verküpfung externer Daten gibt es hier ebenfalls eine API, um weitere Quellen anzubinden[74].

Dadurch, dass SharePoint über die Informationen eines Verzeichnisdienstes verfügt, lassen sich z.B. Telefonlisten einfach realisieren. Hierbei können natürlich zu den importierten Feldern noch benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden. Ein zusätzliches Feld zu einer aktuellen Projektzuweisung würde es beispielweise ermöglichen, über die Funktion der gefilterten Liste Kontaktdaten der beteiligten Personen für ein Projekt mit in den Projektbereich des SharePoints zu integrieren[75].

6.3.9 Integration der Office Suite

Mit der Version 2007 (und der Version 2010, die sich derzeit in der Beta-Phase befindet) der Office Application Suite wird auch der SharePoint weiter integriert. Bis zur Version 2003 ist die Unterstützung direkt aus den Desktopprogrammen heraus in den meisten Fällen nur rudimentär möglich.

6.3.9.1 Office Groove 2007 / SharePoint Workspace 2010

Mit Office Groove, dass in der 2010er Office Version in SharePoint Workspace umbenannt werden wird[76], ist eine Möglichkeit zur desktopbasierten SharePoint Nutzung gegeben. Automatische Synchronisierung sowie die Nutzung von Check-In/Check-Out Funktionen direkt aus der Office-Suite heraus sind die zentralen Funktionen dieses Integrationsbestandteils[77].

6.3.9.2 Outlook 2007

Zu jedem SharePoint-Benutzer wird automatisch eine persönliche Seite angelegt, die von dem jeweiligen Benutzer editiert und erweitert werden kann. Aus dem Kontextmenü einer neue E-Mail kann über die Integration des SharePoints einfach aus Outlook heraus die persönliche Seite eines E-Mail-Adressaten aufgerufen werden[78].

6.3.9.3 OneNote 2007

Ein wichtiger Bestandteil der Integration von SharePoint in die Office Suite stellt OneNote dar. OneNote ist eine Software zur Organisation von Notizen. Unter anderem bietet es die Möglichkeit, Dokumente und Bilder in Notizen einzufügen, Audio und Videonachrichten mit Inhalten zu verknüpfen, Notizen aufzunehmen, zu gruppieren und zu formatieren. Weiterhin kann direkt aus einer Notiz heraus nach weiteren Inhalten gesucht werden. An diesem Punkt stellt SharePoint eine wichtige integrative Schnittstelle dar. So wäre es im Rahmen eines Projektes möglich, eine Einladung zu einem Meeting aus einem SharePoint-Kalender in eine Notiz aufzunehmen, zu diesem Meeting die Action Items als Notiz aufzunehmen, diese automatisiert in Tasks umzuwandeln und wiederum automatisiert auf der projektrelevanten SharePoint-Seite im Rahmen einer Taskliste hinzuzufügen[79].

6.3.9.4 Excel 2007

MOSS 2007 bietet eine große Palette von Funktionen im Umfeld von Excel, welche in die folgenden 3 Kategorien aufgeteilt werden können:

  • ECS (Excel Calculation Services) bietet die Möglichkeit, Excel-Sheets serverseitig kalkulieren zu lassen, zusätzlich wird durch diese zentrale Kalkulation die Einbindung an externe Datenquellen deutlich vereinfacht, da diese nicht mehr von der lokalen Anbindung abhängig sind, sondern vielmehr rein serverseitig verarbeitet werden können.
  • EWA (Excel Web Access) stellt ein webbasiertes Interface zu serverseitig gespeicherten Excel-Sheets zur Verfügung, der Vorteil hierbei ist die Unabhängigkeit vom Client, so kann z.B. eine eingeschränkte Ansicht an Mobilgeräte weitergegeben werden.
  • EWS (Excel Web Services) bietet eine Programmier-API (Application Programming Interface) um auf Excel-Daten zuzugreifen und diese serverseitig weiter zu verarbeiten[80].

Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements bietet es sich an, die Projektkalkulation und Kostenplanung auf dem SharePoint serverseitig umzusetzen, sollte der SharePoint als ganzheitliches Projektplanungs-, Umsetzungs- und Kontrollinstrument implementiert werden. Im Zusammenspiel mit Listen, welche ebenfalls direkt aus SharePoint heraus nach Excel und Access verknüpft werden können, ergeben sich so erweiterte Möglichkeiten im Reportingsektor.

6.3.9.5 Word 2007

Microsoft Word bietet die Möglichkeit, direkt aus der Anwendungen heraus dokument- und projektrelevante Meeting-Workspaces zu erzeugen. Hierbei stellt derselbe Funktionsumfang wie für "normale Meeting-Workspaces" zur Verfügung. Derartige Meeting-Spaces können im Rahmen des Projektes zum Beispiel kurzfristig einen Platz zur Diskussion eines Dokumentes (z.B. eines Projektablaufdokuments) zur Verfügung stellen[81]. In Kapitel 6.3.11 wird dies detaillierter ausgeführt.

6.3.9.6 Infopath 2007

Infopath ist eine XML (Extensible Markup Language) -basierte Lösung für die Entwicklung von elektronischen Formularen. Mit der Version 2007 hat Microsoft ein serverbasiertes Interface, genannt Infopath Forms Service hinzugefügt. Dieses Interface ermöglicht eine direkte Implementierung von formularbasierten Abläufen in SharePoint. Für das Ausfüllen eines veröffentlichten Infopath-Formulars ist keine Infopath Installation von Nöten, die Eingabe geschieht komplett webbasiert[82]. Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements ist Infopath insbesondere im Zusammenhang mit Workflows wichtig, da hiermit Benutzereingaben geführt und erfasst werden können. Auch interne Genehmigungsprozesse lassen sich über formularbasierte Eingaben einfach realisieren. Im Rahmen von Infopath können auch Prozesse der Qualitätssicherung implementiert werden. Microsoft bietet unter anderem die Implementierung von Six Sigma Prozessen an[83].

6.3.9.7 SharePoint Designer

Mit der Version 2007 hat Microsoft ein weiteres Werkzeug zur Erstellung von Inhalten für MOSS herausgegeben, den sogenannten SharePoint Designer. Dieses Tool ist daruf optimiert, benutzerdefinierte und speziell angepasste Webseiten zu erstellen und auch Teile der Struktur von MOSS zu verwalten. Das Interface hält sich an bekannte Vorgaben und lehnt sich in der Bedienung an FrontPage 2003 an, was die Vorgägngerlösung zum Erstellen von Webinhalten seitens Microsoft war. Im Zusammenspiel mit Infopath 2007 lassen sich so auch komplexe Sachverhalte und Abläufe visualisieren. Hierbei würden die Formularbestandteile von Infopath direkt in die spezialisierten Webseiten sowie Webseitenstrukturen des Sharepoint Designers integriert. Obendrein können in einacher Weise weitere Datenquellen wie etwa XML-Dateien integrieren[84] Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements kann der SharePoint Designer ein wichtiges Werkzeug gerade bei größeren Projekten darstellen, da hiermit spezialisierte Webseiten erstellt werden können, die nicht an die Vorgaben des SharePoints geknüpft sind. Obwohl damit sich auch einfache Seiten erstellen lassen, kann das volles Potential erst von technisch versierten Benutzern ausgeschöpft werden, die den Umgang mit Quellcodes verstehen.

6.3.9.8 Offline-Funktionalitäten

Durch die Integration der Office Suite wird es dem Benutzer auch ermöglicht, Inhalte von Listen oder SharePoint-basierten Dokumenten offline oder mit einer Dial-Up Verbindung zu editieren. Hierbei werden die Inhalte lokal geändert, gespeichert und, nach Rückfrage synchronisiert sobald wieder eine Verbindung zum SharePoint Server zur Verfügung steht[85].

6.3.10 Suchfunktionen

MOSS bietet den vom Benutzer gewohnten Komfort im Umgang mit Suchfunktionen. Für die grundlegende Bedienung der Suche in MOSS ist kein weiteres Training erforderlich, da die Suche sich an die aus Web und anderen Applikationen bekannten Darstellungen und Optionen hält. Es bietet jedoch zusätzlich viele erweiterte Suchfunktionen, die fortgeschrittenen Benutzern auch komplexe Abfragen ermöglicht. MOSS kann durch (fast) alle Daten suchen, die auf dem Server gespeichert werden. In den Suchfunktionen weicht die Standard-Edition von MOSS 2007 von der Enterprise-Version ab, die Enterprise-Edition ermöglicht den Benutzern zusätzlich zum Durchsuchen der lokal auf dem SharePoint Server gespeicherten Informationen zusätzlich noch das Durchsuchen extern angebundener Datenquellen. Sowohl bei der Standard- als auch bei der Enterprise-Version wird eine indizierte Liste zur Suche genutzt[86][87].

6.3.11 Meeting-Workspace

Abb. 6.3-2 Meeting-Workspace Beispiel
Abb. 6.3-2 Meeting-Workspace Beispiel[88]

Meeting-Workspaces sind eine Sammlung von vordefinierten Templates innerhalb von SharePoint. Diese können genutzt werden, um für ein Projekt oder Teilprojekte relevante Informationen zu erstellen, zu entwickeln oder zu erfassen. Hierbei sind insbesondere Dokumente, Timelines, Agendas sowie Reports erwähnenswert. Ein Meeting-Workspace kann im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements den Teammitgliedern einen Zugangspunkt zu allen projektrelevanten Informationen zur Verfügung stellen[89]. In Abbildung 6.3-2 wird ein Meeting-Workspace in MOSS 2007 aufgezeigt.

6.3.12 E-Mail

E-Mails können direkt als Quelle für Daten in MOSS 2007 genutzt werden, hierzu muss in der zentralen Administration einmalig die E-Mail Unterstützung aktiviert werden[90]. Alle neu erstellten Subsites bekommen dieses Feature automatisch vererbt[91]. Im Projektmanagement kann dieses Feature in folgenden Anwendungsbeispielen sinnvoll eingesetzt werden:

  • Über eine Meetingeinladung automatisch den Termin in einem Projektkalender eintragen ("Einladungs-" Format als Content)
  • Neue Inhalte in einem projektbezogenen Blog veröffentlichen (Inhalte einer E-Mail als Content)
  • Projektrelevante Dokumente zu einer Dokumentensammlung hinzufügen (Anhang einer E-Mail als Content)[92]

6.3.13 Diskussionen

Diskussionen auf SharePoint bieten einen Weg zur asynchronen Kommunikation. Hierbei werden Nachrichten, ähnlich wie in einem Online-Forum, über "Threads" oder Themen organisiert. Dem Benutzer wird die Möglichkeit gegeben die vorliegenden Informationen zu kommentieren. Diskussionen können in der Kollaboration als Feedbackinstrument eingesetzt werden, in vielen Fällen kann ein Diskussionsbereich zu einem Projekt viele E-Mails ersetzen[93].

6.3.14 Blogs

Blogs sind ein spezialisiertes Template innerhalb der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007, welches genutzt werden kann, wenn eine einzelne Person bzw. ein stark beschränkter Personenkreis Informationen zur Verfügung stellen soll. Anderen Benutzern der Seite wird die Möglichkeit gegeben, die veröffentlichten Informationen zu kommentieren[94]. Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements können Blogs sinnvoll zur Definition des Projektzieles bzw. Unterzielen genutzt werden. Zusätzlich können Blogs genutzt werden, um sonstige Informationen, die in der Projektdefinitionsphase festgelegt werden und sich nur selten ändern, zentral abzulegen. Die Literatur nennt hierbei:

  • Bestimmung des Projektziels / ggf. der Teilziele
  • Eine Analyse des zu lösenden Problems
  • Abgrenzung der Lösungsmöglichkeiten und Optionen
  • Eingrenzung und Festlegung auf den gewünschten Lösungsansatzes
  • Definition des organisatorischen Ansatzes[95]

Aus dem Zusammenhang ergeben sich zusätzlich folgende Anwendungsfelder:

  • "Offline"-Workflows (nicht SharePoint-integrative Workflows)
  • Vordefinierte Verantwortlichkeiten
  • Interne Vorgaben oder Beschränkungen

6.3.15 Zugriffrechteverwaltung

Zugriffsrechte können in SharePoint von dem übergeordneten Element vererbt werden. Es ist jedoch auch möglich, individuelle Zugriffsrechte für eine Liste, eine Dokumentensammlung, bestimmte Einträge einer Liste oder einem spezifischen Dokument oder Unterordner zu vergeben[96]. Die Benutzerlisten und Gruppen können aus AD importiert oder direkt in SharePoint angelegt werden. Die SharePoint Zugriffsrechte lehnen sich an die NTFS (New Technology File System) Rechtestruktur an und kennen derzeit 8 Level:

  • Full Control gibt dem Benutzer Vollzugriff auf das zugewiesene Element, inklusive dem Hinzufügen von Rechten.
  • Design ermöglicht dem Benutzer das Editieren des Seitenlayouts und dem Hinzufügen von Elementen.
  • Contribute erlaubt das Editieren oder Hinzufügen von Elementen, hier unterscheiden sich die Zugriffsrechte leicht bezogen auf das Element.
  • Manage Hierarchy ist die Berechtigung, Unterseiten hinzuzufügen.
  • Read erlaubt den Lesezugriff auf das betreffende Element. Listen können auch mit Read Zugriffsrechten nach Excel oder Access verknüpft werden.
  • Restricted Read, wie Read, verbietet jedoch den Zugriff auf Version History.
  • View Only, wie Read, ohne die Möglichkeit zur Verknüpfung der Daten an Desktopprogramme.
  • Limited Access, vererbte Berechtigung, kann nicht manuell vergeben werden[97].

6.4 Business Intelligence

Abb. 6.4-1 SharePoint BI - Beispiel Dashboard
Abb. 6.4-1 SharePoint BI - Beispiel Dashboard[98]

BI ist ein wichtiger Bestandteil des PM. Pyles et al. beschreibt das BI-Konzept als "Having the right data at the right time in front of right people to make right decisions"[99]. Einer der bedeutsamen Punkte dabei ist das Zusammentragen von allen relevanten Informationen an einem zentralen Punkt, um wichtige Entscheidungen aufgrund der vorliegenden Informationen treffen zu können. SharePoint liefert eine weit vorangeschrittene Softwarelösung zu diesem Konzept[100].

Im Folgenden werden die relevanten Funktionen von MOSS 2007 in Bezug auf BI ausgeführt. Die in diesem Abschnitt genannten Funktionen stehen ausschließlich den Nutzern der Enterprise-Variante von MOSS 2007 zur Verfügung:

Das Report Center ist die zentrale Anlaufstelle für die BI Implementierung. Hier kann auf einen Blick dargestellt werden, ob Projekte im Bezug auf Zeitplan und Kosten im "grünen" Bereich liegen - diese Farbmarkierungen können über KPI's mit Schwellenwerten vergeben werden. Obendrein kann hier ein zentraler Anlaufpunkt für den Überblick über die aktuell laufenden Projekte geschaffen werden. Standardmäßig wird nur ein Reportcenter pro Installation angelegt, es ist jedoch möglich zu jeder Subsite ein solches nachträglich hinzuzufügen um spezialisierte Anlaufstellen zu schaffen.

Dashboards können genutzt werden, um Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen und spezifisch zu visualisieren. In Abbildung 6.4-1 wird ein solches Dashboard mit einer Übersicht über einige KPIs beispielhaft dargestellt.

Die Excel Services wurden in Kapitel 6.3.9.4 bereits ausführlich erörtert.

Eine weitere Funktion nennt sich External Data Sources, die technische Umsetzung des Data Warehousing Konzepts. Externe Datenquellen wie etwa MS-SQL Server, SAP oder Siebel können über SharePoint integriert verwendet werden um ein ganzheitliches Reporting zu ermöglichen. Hierbei können die vorgefertigten Konnektoren verwendet werden. Es ist obendrein möglich komplett neue Verbindungsmodule über eine Programmier-API einfließen zu lassen. Einmal angelegte externe Datenquellen werden im Business Data Catalog gespeichert. Über deisen Weg wird es auch ermöglicht, z.B. Daten einer MySQL Datenbank mit in die Datenquellen aufzunehmen.

Das Feature Filter Web Parts ermöglicht es, bestehende Datenquellen speziell für bestimmte Bereiche, Benutzer oder Sites vor der Darstellung zu filtern. Hierbei können z.B. in einer Taskliste nur die Tasks gefiltert angezeigt werden, die an den aktuell eingeloggten Benutzer zugewiesen sind.

KPI beschreibt die grafische Darstellung von Erfüllungsgrad und dem Erreichen von Zielen. Hierbei werden Schwellwerte für ein KPI-Element definiert, bei dem ein Element z.B. seine Farbe wechselt. KPI kann sinnvoll eingesetzt werden, um einen High-Level-Overview über verschiedene Projekte und Milestones zu erzeugen[101].

Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements kann das BI-Konzept optimal integriert werden um die Informationsbedürfnisse von Projekten auf allen Ebenen abzudecken. Die Geschäftsleitung kann sich z.B. mit Hilfe eines spezialisierten Dashboards über den aktuellen Status zentral informieren, wobei die Einbindung externer Quellen dies erst ermöglicht. Der SharePoint ist außerdem dafür optimiert, auch große Mengen von unstrukturierten Daten effizient aufzubereiten und in der vorgestellten Dashboard-Form darzustellen[102].

6.5 Erweiterungen für das kollaborative Projektmanagement

Abb. 6.5-1 Erweiterungsbeispiel von MOSS 2007 um weitere PM-Funktionen
Abb. 6.5-1 Erweiterungsbeispiel von MOSS 2007 um weitere PM-Funktionen[103]

Seit MOSS 2007 offeriert SharePoint unbegrenzte Möglichkeiten zur individuellen Anpassung und Erweiterung, die mittels .NET Code, ASP.NET-Controls, WebParts, Site Templates, Content Types usw. realisiert werden können. Somit kann SharePoint auf jegliche Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden[104].

Auch für das kollaborative PM finden sich sehr hilfreiche Erweiterungsmöglichkeiten, die eine Optimierung des SharePoints hinsichtlich der PM Aktivitäten verwirklichen. Aufgrund der Vielfalt an Angeboten, beschränken wir uns auf 5 wesentliche Beispiele:

Eine ganzheitliche und weitreichende Lösung für das Projektmanagement bietet z.B. das Unternehmen EPM Live. Nach der Implementierung der Erweiterungen, lässt sich der SharePoint von der Bedienbarkeit und dem Funktionsumfang mit der Software Microsoft Project vergleichen, dessen Integration im SharePoint ebenfalls optimiert wird[105]. Den Gedanken, dem kollaborativem PM unterstützend entgegenzuwirken, verfolgt nebst EPM Live auch das Unternehmen Bamboo. Auf deren Homepage finden sich obendrein, bereits für das PM fertig zugeschnittene Erweiterungen. Neben einzeln einsetzbaren Modulen, wird auch hier eine Gesamtlösung mit mehreren aufeinander abgestimmten Modulen für das PM angeboten. Für 6500 $ kann die Bamboo-Komplettlösung "SharePoint Project Management Central" bezogen werden[106]. Weitere Lösungen in diesem Geschäftsfeld werden von den Unternehmen Layer2[107] (siehe hierzu auch Abbildung 6.5-1) und Serviceportals GmbH[108] entwickelt. Auch Microsoft bietet eine kostenpflichtige Erweiterung zum Projektmangement an, die den Namen Microsoft Project Server trägt. Diese Komponente wird in SharePoint als Dienstanwendung installiert und stellt nach der Installation das Bindeglied zwischen Microsoft Project und dem SharePoint Portal dar[109][110].

6.6 Bewertung

6.6.1 Erfüllung der Anforderungen

In Kapitel 6.1 wurde festgehalten, dass ein kollaboratives Projektmanagement-System neben allen klassischen PM Funktionalitäten, zudem örtliche und zeitliche Differenzen beachten, und unterstützende Technologien in den drei Bereichen Kommunikation, Kooperation und Koordination bereitstellen muss. Im Folgenden wird verdeutlicht, inwiefern MOSS 2007 diese Anforderungen erfüllen kann, und in welchen Bereichen Stärken und Schwächen aufzufinden sind.

6.6.1.1 Stärken und Schwächen im 3K-Modell

Zunächst bewerten wir die kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 bezüglich ihres Nutzens für eine Ausprägung des 3K-Modells. Das Ergebnis ist ein Mittelwert, welcher als Indikator des Nutzens für dieser Ausprägung angesehen werden kann. Die Skala reicht von 0 (nicht sinnvoll einsetzbar) bis 10 (sehr gut einsetzbar).

Abb. 6.6-1 Bewertung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 im 3K-Modell
Abb. 6.6-1 Bewertung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 im 3K-Modell
Tab.2 Unterstützungsgrad der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 im 3K-Modell
FeatureKooperationKoordinationKommunikation
Liste10103
Wiki1036
Blackboard076
Dokumentenablage681
Meeting Workspace1066
Workflow0100
Diskussion837
Blog363
Aufgabenliste1070
Adressen & Kontakte10100
Gesamt777342
Ergebnis6.707.003.20

Das Ergebnis der obigen Tabelle und die grafische Auswertung in Abbildung 6.6-1 verdeutlichen den Grad an Unterstützung innerhalb des 3K-Modells. Es ist ein leichtes Kommunikationsdefizit zu erkennen, was primär darauf beruht, dass eine synchrone, örtlich getrennte Kommunikationstechnologie im Standardumfang von MOSS 2007 nicht enthalten sind. In koordinativer und kooperativer Hinsicht fällt das Testergebnis für MOSS 2007 jedoch sehr gut aus. Mit Hilfe von Erweiterungen kann das Kommunikationsdefizit behoben werden, was im Rahmen dieser Arbeit aber nicht näher untersucht werden kann.

6.6.1.2 Stärken und Schwächen in der Raum-Zeit-Matrix

Im zweiten Fall, bewerten wir die kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 bezüglich ihres Nutzens für einen Quadranten der Raum-Zeit-Matrix. Das Ergebnis ist auch hier ein Mittelwert, welcher als Indikator des Nutzens für diesen Quadranten angesehen werden kann. Die Einteilung der Skala ist identisch wie die obige und reicht von 0 (nicht sinnvoll einsetzbar) bis 10 (sehr gut einsetzbar).

Abb. 6.6-2 Bewertung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 in der Raum-Zeit-Matrix
Abb. 6.6-2 Bewertung der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 in der Raum-Zeit-Matrix
Tab.3 Unterstützungsgrad der kollaborativen Funktionen von MOSS 2007 in der Raum-Zeit-Matrix
FeatureSelber Ort - Selbe ZeitSelber Ort - Andere ZeitAnderer Ort - Selbe ZeitAnderer Ort - Andere Zeit
Liste07710
Wiki37610
Blackboard18110
Dokumentenablage310010
Meeting Workspace661010
Workflow610310
Diskussion88810
Blog0608
Aufgabenliste610610
Adressen & Kontakte10101010
Gesamt53826198
Ergebnis4.817.455.548.90

Wie in der Tabelle sowie in der Abbildung 6.6-2 zu erkennen ist, liegen die Stärken von MOSS 2007 in der Raum-Zeit-Matrix im Bereich "zu anderer Zeit an anderem Ort", hier kann MOSS seine Stärken ausspielen. Die anderen Ausprägungen der Raum-Zeit-Matrix sind ebenfalls möglich, jedoch stellenweise, speziell in der Sektion "zur selben Zeit am selben Ort" nur schwach ausgeprägt, d.h. an dieser Stelle ist MOSS nur begrenzt einsetzbar.

6.6.2 Gesamtauswertung und kritische Würdigung

Nach der weitreichenden Analyse von MOSS 2007 gilt es abschließend festzustellen, wie gut sich die Software in der Praxis für das kollaborative PM eignet. Zunächst ergeben sich viele Gründe, die nach den gewonnenen Erkenntnissen für den Einsatz von MOSS 2007 sprechen.

Da Microsoft bei diesem Produkt einen starken Fokus auf kollaboratives Arbeiten gesetzt hat, sind bereits in den Grundfunktionalitäten der MOSS 2007 Version viele kollaborative Funktionen enthalten, die eine standortübergreifende Zusammenarbeit optimal unterstützen. Das System bietet dem Nutzer einen Werkzeugkasten mit vielen Bausteinen zum Aufbau eines ganzheitlichen kollaborativen PM-Systems. Neben der Erstellung von informellen Bereichen, Wikis, Blogs und Diskussionsrunden erlaubt es die Schaffung von Dokumentenarbeitsbereichen. Außerdem können Listen für Aufgaben, Kontakte und Termine in die bestehenden Projektbereiche integriert werden.

MOSS 2007 bietet zusätzlich zu "normalen" Websites die Möglichkeit der individuellen Anpassung, so dass jeder berechtigte Mitarbeiter schnell einen solchen Bereich anlegen kann, ohne die IT-Abteilung kontaktieren zu müssen. Dadurch lassen sich zusätzlich Kosten im IT-Support einsparen und auch nicht-technische Mitarbeiter zur Nutzung eines webbasierten Kollaborationssystem motivieren. Das System stellt einleuchtende Strukturen in einem ansprechenden Design bereit und hält sich an die aus vielen weit verbreiteten Websites und Applikationen bekannten Standards und Konventionen (z.B. Syntax und Aussehen der Suchfunktion (Google), Wiki-Syntax (Mediawiki) etc.), also können die Schulungskosten für die Mitarbeiter und die internen IT-Dienstleistungskosten aufgrund dieser Einfachheit gering gehalten werden. Zusätzlich zu diesen einfach einzuführenden und umzusetzenden Funktionalitäten bietet SharePoint dem technisch versierten und fortgeschrittenen Benutzer umfangreiche Möglichkeiten zur Personalisierung, welche in Zukunft noch stärker ausgebaut werden.

Des Weiteren bietet es eine nahtlose Integration aller wichtigen Office Produkte ab der Version 2007 (2003 ist nur eingeschränkt nutzbar), die ohne größeren Aufwand in SharePoint integriert werden können[111]. Mitarbeiter müssen sich also nicht von den bereits vertrauten Programmen trennen, mit denen sie täglich arbeiten und gearbeitet haben, auch hier entfallen also Schulungskosten und lange Umgewöhnungsphasen, der Übergang zum integrativen Kollaborationssystem wird fließend in den bestehenden Arbeitsablauf integriert. In Pyles et al. wird dieser Vorteil am Beispiel Outlook wie folgt beschrieben: "You can perform all of the familiar Outlook-related tasks from inside either Outlook or SharePoint. Regardless of whether you happen to be sitting in front of an open Outlook or SharePoint interface, you can quickly and simply schedule a meeting, send an email to a distribution group, or any other related task"[112].

Zu einer weiteren Stärke zählt der einheitliche Zugang zu allen Dokumenten und Informationen über eine einzige, zentrale Anlaufstelle. Somit kann jeder Mitarbeiter an jedem Netzzugangspunkt, selbst über ein Mobil- bzw. Smartphone, auf die Projektdokumente und -daten zugreifen. Des Weiteren erübrigt sich ein ineffizientes Dokumentenmanagement, eine redundante Speicherung und Zeitverlust aufgrund unnötiger Kommunikation und Koordination. Werden Änderungen an Dateien vorgenommen, sind diese sofort für alle ersichtlich und es können umgehend Reaktionen und Gegenmaßnahmen von allen Beteiligten getroffen werden. Zudem ist der aktuelle Projektstatus jederzeit und für jeden ersichtlich. Störende Wartezeiten, die z.B. aufgrund der Abwesenheit des Projektmanagers zustande kommen könnten, entfallen hier also. Neben der Zeitersparnis und demzufolge auch Kostenersparnis, kann es durch die Synergieeffekte der Zusammenarbeit darüber hinaus zu einer Qualitätssteigerung der Projektergebnisse kommen.

Für verschiedene Informationsbedürfnisse auf verschiedenen Ebenen stellt SharePoint effektive Methoden zur Information, beispielsweise kann der Firmenvorstand im Rahmen von Email-Benachrichtigungen einmal täglich über alle eingepflegten Änderungen in z.B. einer Taskliste informiert werden, wogegen der Projektleiter unverzüglich und sofort informiert werden kann.

Im Übrigen bietet das System die Möglichkeit, alle Aktivitäten innerhalb des SharePoints zurückzuverfolgen sofern dieses für den betreffenden Teil des Portals aktiviert ist. Ein Projektmanager kann jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Änderungen an Projektdokumenten und -informationen vorgenommen hat. Zugriffskontrollverwaltung, Versions-Historie, Check-In / Check-Out und Content Approval sind weitere Funktionen, die eine Integration in ein benutzerdefiniertes Portal ermöglichen[113]. Damit werden auch die notwendigen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit abgedeckt, die bei einem kollaborativen System von höchster Bedeutung sind und die ein erfolgreiches PM-System gleichfalls benötigt.

Es lässt sich feststellen, dass die bereitgestellten Tools in SharePoint nicht nur Anforderungen an Echtzeit, sondern auch an offline Kollaboration erfüllen, da in SharePoint der Abruf und die Erstellung von Inhalten auch offline, bzw. ohne Netzzugang möglich ist[114].

Nachdem wir in den vorhergehenden Absätzen festgestellt haben, das MOSS 2007 für das PM viele wichtige und unterstützende Funktionen zur Verfügung stellt, lassen sich im SharePoint ebenso Einschränkungen identifizieren, die berücksichtigt werden müssen.

So sind die Funktionen zur Echtzeitkollaboration bisher schwächer ausgeprägt als die Möglichkeiten zur Offline- oder asynchron-Kollaboration. Eine erweiterte Implementierung von Echtzeitkollaborationsfunktionen wird im Rahmen der Nachfolgerversionen jedoch ein zentraler Punkt sein.

In anderen Bereichen mangelt es gleichermaßen an Reife und detaillierteren Eigenschaften, wie z.B. in der Zugriffsrechteverwaltung, wo eine feinere Graduierung für das kollaborative Projektmanagement von Vorteil wäre. Im Standardumfang ist es derzeit z.B. nicht möglich, Zugriffsrechte einer Liste pro Spalte zu definieren - was von großer Hilfe wäre, wenn mehrere Parteien Daten zusammentragen müssen. Ein weiterer Kritikpunkt in diesem Zusammenhang ist die dezentrale Rechteverwaltung von SharePoint. So ist es nicht möglich, zentral alle Rechte eines Benutzers herauszufinden - der einzige Weg diese Information zu bekommen ist, in die Rechte jeder einzelnen Site, Library und Liste zu prüfen, ob der spezifische Benutzer dort Zugriff zugewiesen bekommen hat. Auch hier gibt es kostenpflichtige Erweiterungen von Drittherstellern, die diesen Mangel beheben, sollte dies eine Anforderung sein[115].

Die Anforderungen an ein klassisches PM-System kann MOSS 2007 in dem zur Verfügung gestellten Funktionsumfang, wie in der Analyse beschrieben, nur begrenzt erfüllen. Zwar lassen sich aus Listen mit Anfangs und End-Daten Gantt-Diagramme generieren, jedoch gibt es z.B. nicht die Option Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Punkten zu definieren oder einen kritischen Pfad für das Projekt darzustellen. Wie in der Sektion 6.5 beschrieben und in Abbildung 6.5.1 dargestellt, gibt es diverse Hersteller von Drittsoftware, die diese Lücke für sich entdeckt haben und kostenpflichtige Erweiterungen zum SharePoint Portal anbieten.

Da die Integration auf Desktopprodukte setzt, ist keine Implementierung in einer heterogenen Umgebung möglich. Auch erzeugt die Inbetriebnahme von MOSS 2007 eine sehr starke Bindung an den Hersteller, da ausschließlich auf Microsoft Technologien gesetzt wird, genannt seien hier z.B. ASP, NET.FX 2.0 und 3.0 oder Silverlight. Zusätzlich ist für eine SharePoint-Installation eine Windows Server Plattform von Nöten. Hier kann Microsoft die Vorgaben regulieren, so dass eine SharePoint 2010 Installation z.B. nur auf einem Windows 2008 in der 64-Bit Version läuft.

Eine Export und Import Funktion für eine gleichzeitige Bearbeitung der Projekte mit anderen PM-Systemen ist ebenso nicht vorgesehen.

Darüber hinaus finden sich Defizite bei den Charting Möglichkeiten um Zahlen und Zusammenhänge aus den SharePoint-Daten grafisch darzustellen. Daher ist eine umfangreiche Projektauswertung, -analyse und Risikobewertung nur eingeschränkt möglich. Die Enterprise Version des MOSS 2007 bietet in diesem Bereich mit den in Kapitel 6.4 beschrieben Dashboards und dem Report Center zwar erweiterte Funktionalitäten, jedoch deckt auch die nicht alle Anforderungen ab - insbesondere bei speziellen Chartformaten oder bedingten Formatierungen. Auch hier haben sich durch die relativ einfache Erweiterbarkeit des SharePoint Portals bereits Hersteller gefunden, die hierfür weitere kostenpflichtige Erweiterungen anbieten.

Ferner ist das Change Management (Veränderungsmanagement), den die Einführung eines kollaborativen Systems in einem Unternehmen mit sich bringt nicht zu vergessen, da der Aufwand, den die Implementierung, die individuelle Anpassung und die Administration mit sich bringen, nicht zu unterschätzen. Damit sich der SharePoint nicht zu einem Informationssilo entwickelt, müssen die Strukturen vor der Inbetriebnahme gut durchdacht und eine klare SharePoint Vision vorab definiert werden[116]. Zudem führt eine Implementierung von SharePoint zu einer Veränderung der Arbeitsweisen der involvierten Mitarbeiter, demzufolge müssen Umgewöhnungs-, Akzeptanz- und Umschulungsphasen mit eingeplant werden. Diese Phasen können jedoch fließend in die produktive Verwendung des SharePoint Servers übergehen, da die Nutzung von SharePoint sich, wie in Kapitel 6.3.9 beschrieben, optimal in die bestehenden Desktopprodukte integriert.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich MOSS 2007 sehr gut als kollaborative PM-Plattform in der Praxis einsetzen lässt. Es bietet insbesondere standortübergreifenden Teams eine einfache Umgebung, um das kollaborative Arbeiten zu unterstützen, den Projekterfolg positiv zu beeinflussen und die Effektivität der Koordination, Kommunikation und Kooperation in einem Projekt zu steigern. Zusätzlich dazu steigert SharePoint die Transparenz der Projektdaten um ein Vielfaches, da alle Informationen für jeden Beteiligten zentral verfügbar sind. Damit erfüllt SharePoint auch alle wichtigen Vorgaben für ein BI-System. Kann ein Unternehmen über die Schwächen und über weitere Kosten für den Kauf von Erweiterungen zur Bewältigung der für diese Unternehmen wichtigen Schwachstellen hinwegsehen, ist der SharePoint sehr zu empfehlen, da im Nachhinein, die Einführung von MOSS 2007 in einem Unternehmen auch viele Einsparpotentiale, Zeitersparnisse und Qualitätssteigerungen eröffnet. Wird das System richtig und in vollem Umfang eingesetzt, kann es also durch die Kollaboration zu einem insgesamt deutlich effizienterem Projektmanagement führen.

7 Schlussbetrachtung und Ausblick

Die Arbeit hat zunächst versucht, den Begriff des kollaborativen Projektmanagements vom klassischen PM abzugrenzen um daraus die Anforderungen an ganzheitliche kollaborative PM-Werkzeuge ableiten zu können. Im Übrigen sollte ein Verständnis der Funktionsweise von MOSS 2007 verdeutlicht, und der Funktionsumfang, der für die Fallstudie von Bedeutung war, dargestellt werden. Nach einer Veranschaulichung der verfügbaren Versionen, der Historie, der Struktur und Architektur, wurden die Funktionen von MOSS 2007 in Bezug auf die vorher definierten Anforderungen untersucht. Ziel der Untersuchung galt der Ermittlung der Stärken und Schwächen von MOSS 2007 beim Einsatz im kollaborativen PM und der Formulierung einer aus den Erkenntnissen gewonnenen kritischen Würdigung.

Die Beleuchtung der Vor- und Nachteile lieferte ein sehr positives Gesamtergebnis der schon weit entwickelten Kollaborationsplattform von Microsoft. MOSS 2007 bietet einem Projektmanager ein interessantes und mächtiges Kollaborationswerkzeug, welches zu einer effizienten Erreichung aller PM-Ziele führen kann. Um die Schwachpunkte des Systems zu beseitigen eignen sich zahlreiche jedoch kostenpflichtige Erweiterungen von Drittanbietern. Trotz allem bedarf es einer Weiterentwicklung seitens Microsoft z.B. bezüglich der Detailtiefe einzelner Funktionen.

Ob Microsoft sich dieser Schwachstellen bewusst ist, lässt sich schon sehr genau ermitteln, da die Nachfolger in der SharePoint Historie bereits unter den Namen Microsoft SharePoint Server 2010 und SharePoint Foundation released wurden[117]. Im Folgenden sollen daher abschließend Weiterentwicklungen und Verbesserungen, die das kollaborative PM betreffen, verdeutlicht werden.

Das kostenfreie Basispaket SF (SharePoint Foundation) ist der Nachfolger der WSS 3.0. Es wird inklusive jeder 64-Bit Version von Windows Server 2008 ausgeliefert und bietet, ähnlich wie WSS bei Windows 2003, Basisdienste, die durch den MSS 2010 signifikant erweitert werden. Eine 32-Bit Version ist nicht vorgesehen. Alle Daten in SF werden in einer MSSQL (Microsoft Structured Query Language) Datenbank gespeichert, welche ebenfalls ohne weitere Kosten in der 64-bittigen Version von Windows Server 2008 enthalten ist. Weiterhin wurden zu SF weitere Funktionen hinzugefügt, die bisher nur in MOSS zur Verfügung standen. Unter anderem ist hier das Dokumentenmanagement, die Verwaltung von Listen und die Versionierung von Inhalten zu nennen.

Features, die weiterhin nur MSS vorbehalten bleiben sind unter anderem die erweiterten Suchfunktionalitäten, da SF keine Möglichkeit bietet, Siteübergreifend zu suchen. Außerdem wird eine webbasierte Bearbeitung von Officedokumenten ermöglicht, was in SF nur limitiert möglich ist. Die Technologie trägt die Bezeichnung Office Webparts und wird auch als eigenständiges Produkt von Microsoft vertrieben. Eine weitere Unterscheidung ist die Microsoft Visio sowie Infopath Unterstützung und damit einhergehend, die formularbasierte Umsetzung komplexer Arbeitsabläufe. Speziell für das kollaborative Projektmanagement wird MSS weitere wichtige Funktionen einführen, viele davon zielen auf die Bereiche ab, welche im Rahmen dieser Fallstudie als Schwachpunkte von MOSS 2007 ermittelt wurden. Beispielsweise bietet MSS 2010 erstmals die Möglichkeit der synchronen Kommunikation, so kann zeitgleich mit mehreren Personen an einem einzigen Dokument gearbeitet werden (Co-Authoring)[118]. Auch die Möglichkeiten des BI wurden erheblich erweitert. So wurden die Funktionalitäten der PerformancePoint Services, bisher ein eigenständiges Produkt, komplett in die 2010er Version des MSS Integriert. Dies bietet vor allem in der Auswertung von Business Daten viele Vorteile und bringt den Bereich der Dashboards und KPIs weiter voran[119]. Zusätzlich wird die Verknüpfung von Dokumenten und Informationen über die aus diversen Web 2.0 Anwendungen bekannten Tag Clouds vereinfacht, zu jeder Information können zudem weitere Metadaten hinterlegt werden[120]. Wiederum wird die Desktop-Integration verstärkt, so ist es mit MSS 2010 direkt aus den Desktopprogrammen möglich, SharePoint Sites zur Kollaboration an einem geöffneten Dokument zu erstellen.

Dabei wird MSS 2010 keine grundlegenden Änderungen in Funktions- und Einsatzbereichen bieten und von der Struktur im Wesentlichen erhalten bleiben. Essentielle Weiterentwicklungen wurden von Microsoft im Zusammenspiel vieler Verbesserungen getätigt, die MSS 2010 stark vom Vorgänger unterscheiden lässt[121]. Eine grafische Darstellung dieser Entwicklung ist im Anhang, Abbildung AH 3 zu finden. MSS 2010 wird dem PM ein vielversprechendes Produkt liefern, welches sich in diesem Zusammenhang für eine weitere Analyse eignen würde.

8 Anhang

Abb. AH 1 Entwicklung von SharePoint mit Nebenprodukten und ausgelagerten Funktionalitäten
Abb. AH 1 Entwicklung von SharePoint mit Nebenprodukten und ausgelagerten Funktionalitäten[122]
Abb. AH 2 Entwicklung der SharePoint Technologie
Abb. AH 2 Entwicklung der SharePoint Technologie[123]
Abb. AH 3 Beispiel für eine mögliche kollaborative PM Konstellation in MOSS 2007
Abb. AH 3 Beispiel für eine mögliche kollaborative PM Konstellation in MOSS 2007[124]
Abb. AH 4 Ibo-Projektmanagement-Modell mit Projektphasen
Abb. AH 4 Ibo-Projektmanagement-Modell mit Projektphasen[125]

9 Fußnoten

  1. ↑ Bill Gates, ex Microsoft CEO
  2. ↑ URL (Uniform Resource Locator) 11
  3. ↑ Vgl. Zell (2008), S.1ff
  4. ↑ Vgl. Müller (2004), S.22
  5. ↑ Vgl. Ebd., S.22f
  6. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.1
  7. ↑ Vgl. Schiestl et al. (1996), S.4
  8. ↑ Vgl. Greif (1988), S.5ff
  9. ↑ Vgl. Teufel et al. (1995), S.16f
  10. ↑ Vgl. Reichmayr (2003), S.63
  11. ↑ Vgl. Herrmann et al. (2006), S.53
  12. ↑ Vgl. Tschanz et al. (2003), S.2
  13. ↑ Auf die Voraussetzungen wird aufgrund einer untergeordneten Bedeutung für die Arbeit nicht näher eingegangen.
  14. ↑ Vgl. Stoller-Schai (2003), S.6
  15. ↑ Vgl. Burger (1997), S.165ff
  16. ↑ In der englischsprachigen Literatur erscheint teilweise hierfür der Begriff Collaboration-Software, der als Synonym verwendet wird.
  17. ↑ Zu den ersten und damals am weitesten verbreitetsten Groupware-Systemen zählten Lotus Notes von IBM, Microsoft Exchange und GroupWise von Novell.
  18. ↑ Vgl. Schiestl et al. (1996), S.9
  19. ↑ Vgl. Schwabe et al. (2001), S.3
  20. ↑ Vgl. Schiestl et al. (1996), S.9
  21. ↑ Nastansky et al. (2002), S.240 in Anlehnung an Johansen (1988), S.44
  22. ↑ Vgl. Johansen (1988), S.44
  23. ↑ Mittlerweile findet sich in der Literatur eine erweiterte Raum-Zeit-Matrix nach Grudin, mit einer 9 dimensionalen Ausprägung. Diese ist jedoch für die Zielsetzung und Analyse der Arbeit nicht bedeutsam, und wird aufgrund dessen nicht beschrieben.
  24. ↑ Michel (2001), S.37 in Anlehnung an Teufel et al. (1995), S.27
  25. ↑ Vgl. Teufel et al. (1995), S.27
  26. ↑ Vgl. Nastansky et al. (2002), S.242ff
  27. ↑ Vgl. Langer (2007), S.38ff
  28. ↑ Vgl. Bea et al. (2008), S.30ff
  29. ↑ Vgl. Pfetzinger et al. (2009), S.42
  30. ↑ Das 5-Phasen-Modell ist für die vorliegende Fallstudie ausreichend, andere Phasenmodelle werden daher nicht erörtert.
  31. ↑ Im Anhang AH 4 findet sich eine Grafik zum Ibo-Projektmanagement-Modell, welches noch umfangreicher die Projektphasen beleuchtet und diese erneut unterteilt.
  32. ↑ Vgl. Bea et al. (2008), S.30ff
  33. ↑ Vgl. Kessler et al. (2004), S.10f
  34. ↑ Vgl. Bea et al. (2008), S.38f
  35. ↑ Vgl. Ebd., S.45ff
  36. ↑ Vgl. Recommendation (2010), S.3
  37. ↑ Vgl. Recommendation (2010), S.3
  38. ↑ Vgl. Feldner (2003), S.28ff
  39. ↑ Vgl. URL 4
  40. ↑ Vgl. Raymond Sy (2009), S.6f
  41. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.43
  42. ↑ Zusätzlich zu den "normalen" SharePoint Versionen bietet Microsoft noch die "for Search" Varianten an, welche ausschließlich Suchfunktionalitäten über Indizes zur Verfügung stellen. Da diese Varianten im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements keine weiteren Funktionalitäten zur Verfügung stellen, werden diese für die Fallstudie nicht weiter berücksichtigt.
  43. ↑ In Anlehnung an Behl (2009), S.20
  44. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.43 und S.342
  45. ↑ Vgl. URL 14
  46. ↑ Vgl. URL 16
  47. ↑ In Anlehnung an URL 12
  48. ↑ Vgl. Raymond Sy (2009), S.11ff
  49. ↑ Vgl. Raymond Sy (2009), S.12f
  50. ↑ In Anlehnung an Pyles et al. (2007), S.30
  51. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.48
  52. ↑ Vgl. URL 13
  53. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.48
  54. ↑ Vgl. Webb (2007), S.74
  55. ↑ Vgl. URL 2
  56. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.43f
  57. ↑ Vgl. Ebd., S.43f
  58. ↑ Vgl. URL 1
  59. ↑ Vgl. Feldner (2003), S.28ff
  60. ↑ Vgl. Tschanz et al. (2003), S.5ff
  61. ↑ Vgl. Feldner (2003), S.28ff
  62. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.12f
  63. ↑ Vgl. Raymond Sy (2009), S.101
  64. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.3
  65. ↑ Vgl. Raymond Sy (2009), S.187ff
  66. ↑ Vgl. Ebd., S.190
  67. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S. 316
  68. ↑ Behl (2009), S.56
  69. ↑ Vgl. Webb (2007), S.84ff und S.103
  70. ↑ Vgl. Raymond Sy (2009), S.153ff
  71. ↑ Vgl. URL 3
  72. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.23 und Webb (2007), S.204f
  73. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.213f
  74. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.734
  75. ↑ Vgl. Webb (2007), S20ff
  76. ↑ Vgl. URL 5
  77. ↑ Vgl. URL 6
  78. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.365
  79. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.365
  80. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.393
  81. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.219ff
  82. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.433
  83. ↑ Vgl URL 18
  84. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.412ff
  85. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.7f
  86. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.663
  87. ↑ Der Suchindex ist hardwareseitig auf 50 Mio. Einträge limitiert.
  88. ↑ Behl (2009), S.48
  89. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.223 und S.247
  90. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.366
  91. ↑ Vgl. Ebd., S.369
  92. ↑ Vgl. Ebd., S.376
  93. ↑ Vgl. Raymond Sy (2009), S.102
  94. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.138
  95. ↑ Vgl. IT-Handbuch, S.302
  96. ↑ Raymond Sy (2009), S.74
  97. ↑ Vgl. Pyles et al. (2007), S.508ff
  98. ↑ URL 10
  99. ↑ Pyles et al. (2007), S.343
  100. ↑ Vgl. Ebd., S.342ff
  101. ↑ Vgl. Ebd., S.342ff
  102. ↑ Vgl. Ebd., S.342ff
  103. ↑ URL 10
  104. ↑ Vgl. URL 7
  105. ↑ Vgl. URL 8
  106. ↑ Vgl. URL 9
  107. ↑ Vgl. URL 10
  108. ↑ Vgl. URL 1
  109. ↑ URL 17
  110. ↑ Die näheren Funktionalitäten und die Bewertung dieser Erweiterung werden nicht weiter berücksichtigt und fließen nur bei der Endbewertung der Erweiterbarkeit, nicht aber als einzuordnende Funktion in die Fallstudie ein.
  111. ↑ Vgl. Behl (2009), S.60
  112. ↑ Pyles et al. (2007), S.380
  113. ↑ Vgl. Behl (2009), S.60
  114. ↑ Vgl. Ebd., S.61
  115. ↑ Raymond Sy (2009), S.77
  116. ↑ Vgl. URL 15
  117. ↑ Vgl. URL 16
  118. ↑ Vgl. Husman et al. (2010), S.7ff
  119. ↑ Vgl. URL 15
  120. ↑ Vgl. Husman et al. (2010), S.127
  121. ↑ Vgl. URL 15
  122. ↑ URL 14
  123. ↑ URL 15
  124. ↑ Behl (2009),S.45
  125. ↑ Pfetzing et al. (2009), S.41

10 Quellenverzeichnis

Monographien

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Von „http://winfwiki.wi-fom.de/index.php/Kollaboratives_Projektmanagement_mit_Windows_Sharepoint_Server“
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