Konzept für die IT-Unterstützung des Daten- und Dokumentenmanagements eines Serviceunternehmens

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1 Titel

Name des Autors / der Autoren:	Idris Kayan, Amer Sisic, Michel Adissin.
Titel der Arbeit:	"Konzept für die IT-Unterstützung des Daten- und Dokumentenmanagements eines Serviceunternehmens Im Fach Fallstudie I"
Hochschule und Studienort:	FOM Fachhochschule für Oekonomie & Management Berlin

Betreuer: Prof. Dr. Ralf Hötling

Berlin, 28.02.2010

2 Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis 1 Titel 2 Inhaltsverzeichnis 3 Abbildungsverzeichnis 4 Tabellenverzeichnis 5 Text / Inhalt 5.1 Einleitung 5.1.1 Vorgehensweise 5.2 Ausgangslage (Probleme) 5.2.1 IST- Situation 5.2.2 Informationssystem und Problemstellung 5.2.3 Bisherige Dokumentenmanagementsystem 5.3 Geschäftsprozesse 5.3.1 Zielsetzung der Modellierung 5.3.2 Beschreibung der bisherigen Geschäftsprozesse 6 Zielsetzung & Anforderungen 6.1 Zielsetzung 6.2 Anforderungen an das neue DM – System 6.2.1 Integrität 6.2.2 Verfügbarkeit 6.2.3 Datenaktualisierung 6.2.4 Speicherung- von Daten – und Dokumenten 6.2.5 Sicherheit 7 Lösungsansätze 7.1 Make - Lösungen 7.1.1 Eigenentwicklung 7.1.2 Fremdentwicklung 7.2 Buy – Lösungen 7.2.1 Kaufsoftware 7.2.2 Open – Source 7.3 Kriterien und Gewichtung 7.4 AHP – Analyse – Vorgehen 7.5 Entscheidung 8 Umsetzungen 8.1 Das Fachkonzept 8.1.1 Informationsgewinnung 8.1.2 Begriffsbestimmung 8.1.3 Beschreibung des Entity-Relationship-Diagramms 8.2 Das Datenverarbeitungskonzept 8.2.1 Anlegen der Tabellen in die Datenbank 8.2.2 Datenbankschema 8.2.3 Software-Konzept 8.2.4 Schnittstellen 8.2.5 Reorganisation der Geschäftsprozesse: Prozessmodellierung 8.2.6 Beschreibung der neu Geschäftsprozess 8.2.6.1 Prozess der Informationsanforderung und Informationsaufnahme 8.2.6.2 Prozesse der Daten- und Dokumentenpflege 8.2.6.3 Prognose des Optimierungsgrades 8.3 Prototyp 9 Fazit 10 Fußnoten 11 Literatur- und Quellenverzeichnis

3 Abbildungsverzeichnis

Abb.-Nr.	Abbildung
1	(eigene Darstellung) Vorgehensmodell
2	(eigene Darstellung) EPK-Diagramm Ist-Zustand
3	(eigene Darstellung) Umsetzungskonzept
4	(eigene Darstellung) Entity-Relationship Diagramm
5	(eigene Darstellung) Softwarefunktions und Vorteile
6	(eigene Darstellung) UML Klassendiagramm
7	(eigene Darstellung) Neu Geschäftsprozessmodell-BPMN
8	(eigene Darstellung) Startseite Prototyp
9	(eigene Darstellung) Ergebnis Darstellung
10	(eigene Darstellung) Produktdetails mit Schaltplan

4 Tabellenverzeichnis

Tabelle Nr.	Quelle
1	(eigene Darstellung) Ausgangs Matrix der Kriterien (AHP - Analyse)
2	(eigene Darstellung) Gewichtung der Kriterien
3	eigene Darstellung) Ausgangsmatrix der Benutzerfreundlichkeit
4	(eigene Darstellung) Gewichtung der Benutzerfreundlichkeit
5	(eigene Darstellung) Ausgangsmatrix der Funktionalität
6	(eigene Darstellung) Gewichtung der Funktionalität
7	(eigene Darstellung) Wertbezogene Gewichtung der Pflege.
8	(eigene Darstellung) Wertbezogene Gewichtung der Kosten
9	(eigene Darstellung) Ranking der Softwarekosten
10	(eigene Darstellung) Erfüllung der Kriterien
11	(eigene Darstellung) Entscheidung nach Erfüllungskriterien
12	eigene Darstellung) Entscheidungstabelle
13	(eigene Darstellung) Beispiel einer MySQL Tabelle

5 Text / Inhalt

5.1 Einleitung

In den letzten Jahrzenten wurden die internen Organisationen und das Umfeld von vielen Unternehmen zunehmend vielschichtiger. Ebenso komplizierter ist das Management von immer größer werdenden Informationsmengen im Unternehmen. „Hierzu gehört der kurzfristige Zugriff auf bereits vorhandene Informationen, sowie deren Verknüpfung und Handhabung bei der Erfassung, Speicherung, Recherche und bei der Verteilung“ ^[1].Die Streuung der Informationen auf verschiedene Speichermedien und Dokumentenbestände, erschwert die Durchführung bestimmter Aktivitäten. Zum Beispiel die Koordination und Kommunikation zwischen unternehmensübergreifenden Arbeitsgruppen und deren verursachten Kosten. „Die Suche nach Dokumenten- in Ordnern, Hängeregistraturen, auf EDV-Servern oder in den Stapeln auf Schreibtisch und Fensterbänken-kostet Geld, Zeit und Energie“ ^[2]. In vielen Klein- und Mittelständischen Unternehmen wird es für die Mitarbeiter eine große Herausforderung Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität an den richtigen Ort für die Führung bestimmter Geschäftsvorgänge zu finden und/oder bereitzustellen. Daher wird die Unterstützung eines effizienten und effektiven Dokumentenmanagementsystems für Unternehmen, die bei dem täglichen Geschäftsablauf auf diese Problematik stoßen, der Schlüssel zur Lösung sein. Im den folgenden Abschnitten wird ein Konzept vorgestellt, welches die Probleme des Daten- und Dokumentenmanagements mittels IT-Unterstützung löst.

5.1.1 Vorgehensweise

Das vorliegende Konzept wurde mit der Zusammenarbeit eines mittelständischen Unternehmens der Elektro Power GmbH erarbeitet In dem ersten Abschnitt wird das Unternehmen, die Problemstellung und die Zielsetzung vorgestellt. Die Aufnahme des IST-Zustandes, die Ermittlung der Schwachstellen des bisherigen Systems und ein Konzeptentwurf mit entsprechenden Anforderungen, sowie eine Wirtschaftlichkeitsanalyse wird der Gegenstand des zweiten Abschnitts sein. Im dritten Abschnitt wird das Grobkonzept verfeinert und anschließend eine Umsetzung des entwickelten Konzepts vorgenommen.

Abbildung 1 (eigene Darstellung) Vorgehensmodell

5.2 Ausgangslage (Probleme)

Bevor es zu der Problemstellung der Elektro Power GmbH kommt, ist es zunächst erforderlich die Ist-Situation des Unternehmen zu beschreiben um Schwachstellen des bisherigen Systems identifizieren zu können.

5.2.1 IST- Situation

Das Konzept, das in der folgenden Fallstudie behandelt wird, soll das Management von Daten und Dokumenten im Kleinunternehmen unterstützen. Dieses wurde in Zusammenarbeit mit einem Servicedienstleistungsunternehmen, der Elektro Power GmbH entwickelt, deren Problemstellung, Geschäftsprozesse und Anforderungen in die Arbeit eingebunden wurden. Die Elektro Power GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen aus dem Geschäftsbereich Handwerk und Industrie. Der Kern der Wertschöpfungskette entsteht durch die professionelle Dienstleistung in der Elektro- und Informationstechnik für Institutionen, Immobilienunternehmen und Privatkunden. Hierbei handelt es sich um Installationen, Reparaturen oder Wartungen hochwertiger Elektroanlagen. Der Sitz des Unternehmens ist in Berlin. Es werden 8 Mitarbeiter beschäftigt, von denen zwei in der Verwaltung und sechs im Servicebereich tätig sind.

5.2.2 Informationssystem und Problemstellung

Das bisherige Informationssystem des Unternehmens basiert auf einer Anwendungssoftware, namens „Delta Handwerk“. Hierbei handelt es sich um eine Software für kleine Handwerksbetriebe, die ausschließlich für Kundendaten- und Lagerverwaltung, Angebot-, Rechnung- und Lieferscheinerstellung, sowie Schriftverkehr genutzt wird. Dieses System bietet jedoch keinerlei Möglichkeiten, Dokumente wie Leistungsberichte oder Aufmaße ein zu pflegen. Dieser Prozess erfolgt derzeit manuell durch abheften der Dokumente in entsprechende Ordner. Die benötigen Informationen für die Leistungserstellung müssen ebenfalls manuell über diverse Ordner oder Kataloge zusammengeführt werden. Die Rückverfolgbarkeit von Geschäftsvorfällen ist durch dieses System sehr zeitraubend und beschwerlich.

5.2.3 Bisherige Dokumentenmanagementsystem

Unter einem Dokumentenmanagementsystem, wird ein vier Wege System zur strukturierten Erzeugung, Ablage, Verwaltung und Wiederverwendung von elektronischen Dokumenten verstanden. Diese Erläuterung deutet darauf hin, dass dieses System der Elektro Power GmbH fehlt und dies soll noch geschaffen werden damit das Unternehmen Konkurrenzfähig bleibt

5.3 Geschäftsprozesse

In diesem Abschnitt erfolgt zunächst eine grafische und textuelle Beschreibung des bisherigen IST Zustands, sowie der Geschäftsprozesse des Unternehmens. Hierbei werden lediglich Prozesse, bei denen Anlagen, bzw. produktbezogene, relevante technische Dokumentation und Daten eine Rolle spielen, betrachtet.

5.3.1 Zielsetzung der Modellierung

Ziel der Modellierung ist, im ersten Schritt die Organisationsstruktur und der Prozessablauf im Bezug auf Zugriff, Erzeugung und Verwaltung der Daten und Dokumenten darzustellen. Mit dieser Darstellung des Ist-Prozesses, werden die Defizite und Schwachstellen identifiziert. Die neue Gestaltung der Prozesse, anhand der BPM Notation im vierten Schritt, soll die Schaffung einer automatisierten und integrierten Management- Systems, der technischen Dokumentation bzw. Information ermöglichen.

5.3.2 Beschreibung der bisherigen Geschäftsprozesse

Um die Geschäftsprozesse beschreiben zu können, wurde eine Befragung und ein Interview bezüglich des Organisations- und Informationssystems der Elektro GmbH mit den Mitarbeitern durchgeführt. Dabei wurden nur Prozesse, bei denen Dokumente (Katalog, Ordner, Aufmaß etc.) während der Leistungsausführung benötigt oder nach der Leistung erzeugt werden, berücksichtigt. Mit den gewonnenen Informationen erfolgt eine verbale und grafische Beschreibung (Abbildung 2) der Prozesse. Anschließend erfolgt eine Optimierung der Prozesse anhand der gegebenen Anforderungen, auf welche in Abschnitt 3 tiefer eingegangen wird. Nachdem die Auftragsbearbeitung in der Verwaltung fertig gestellt wurde, wird der Prozess der Leistungsausführung ausgelöst und durch die Erteilung eines internen Leistungsauftrags, an die Servicemitarbeiter weitergeleitet. Für die effiziente Durchführung der Leistung auf der Baustelle, benötigt der Servicemitarbeiter technische Informationen, die auf verschiedenen Dokumenten und Katalogen verteilt sind. Als wichtige Informationen für die Leistungserstellung gehören ,unter anderen, Schaltpläne Produkt- bzw. Installationshinweise, Grundrisse, spezielle Besonderheiten eines Bauvorhabenobjektes oder letzte Leistungsberichte bestimmter gewarteter, bzw. installierter Anlagen. Der Servicemitarbeiter ist daher immer darauf angewiesen, im Firmenwagen Kataloge und Ordner mitzuführen. Wenn diese Maßnahme zur Deckung des Informationsbedarfs nicht ausreicht, ist der Mitarbeiter darauf angewiesen, in das Büro zurück zu fahren oder telefonische Informationen zu beziehen. Auf der Kundenseite wirkt sich dies negativ auf die Wartezeit aus. Daraus folgt Kundenunzufriedenheit und viel mehr noch Kundenverlust der zum Ausdruck kommen könnte. In einer stark konkurrierenden Marktwirtschaft, wäre es unverantwortlich die Weiterführung des Unternehmens ohne richtige Lösung für das Dokumentenmanagement zu vollziehen. Insofern im Zuge der Entscheidung für das Daten und Dokumentenmanagement System, wird im Rahmen diese Fallstudie einige Lösungs-bzw. Konzeptansätze für die Unterstützung der oben beschriebene Problemstellung der Elektro Power GmbH näher eingegangen.

Abbildung 2 (eigene Darstellung) EPK Diagramm IST –Zustand

6 Zielsetzung & Anforderungen

6.1 Zielsetzung

Das bisherige System umfasste nicht den gesamten Geschäftsprozessablauf im Unternehmen. Der fehlende integrative anpassungsfähige Aspekt verbirgt Gefahren, Risiken und führt zu ungewollten Problemen. Prozesse können nicht aufeinander abgestimmt werden. Es entsteht ein zusätzlicher Arbeitsaufwand, welches wiederum zu steigenden Kosten und fehlender Flexibilität führt. Das System nicht transaktionsorientiert und die Prozesse können nicht aufeinander aufbauen. Die Lösung dieser Situation soll durch ein geeignetes Dokumentenmanagement erfolgen. Die Prozesse sollen aufeinander aufbauen und simultan erfolgen können. Eine geeignete Softwarelösung soll dieses unternehmensweit ermöglichen. Dabei soll eine zentrale Datenbank, sowie ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem für das Unternehmen Elektro Power GmbH geschaffen werden. Somit sollen folgende Ziele erreicht werden ^[3]:

• Bürokommunikation
• Textverarbeitung, Kalkulation, Grafik, Datenbank, Kalender etc.
• Document Imaging
• Elektronische Archivierung
• E – Forms – elektronische Formulare
• Output – Management
• Groupware – kooperatives Arbeiten
• Workflow – strukturierte Abläufe

Ausgehend von der momentanen Situation und den vorherrschenden Verhältnissen, sollen durch das DM – System bestehende Probleme und Inkonsistenzen behoben und verbessert werden. Der zeitliche Druck, sowie die stark zunehmende Konkurrenz, zwingen uns die bisherigen Arbeitsweisen zu überdenken und neu auszurichten, um somit wettbewerbsfähig zu bleiben und nachhaltig wirtschaften zu können. Das oberste Ziel der Einführung des DM – Systems, neben den oben genannten wichtigen Zielforderungen, ist eine erhöhte Flexibilität und Agilität und die damit einhergehende Umsatzsteigerung und dem entsprechend eine höhere Gewinngenerierung. Diese Ziele erreichen zu können, bedarf es eines konsequenten Umstellungsprozesses, der die ganze Firma und die Mitarbeiter betrifft. Die Ziele müssen klar kommuniziert und interpretiert, sowie die Zielerreichungswege aufgezeigt werden. Nur so kann sicher gestellt werden, dass der Wandel bzw. der Umstellungsprozess mehr Vorteile mit sich bringt, als dies der momentanen Situation entspricht.

6.2 Anforderungen an das neue DM – System

Das Dokumentenmanagement ist sehr eng mit den Geschäftsprozessen und den Organisationsstrukturen eines Unternehmens verbunden^[4] Das neue Dokumentenmanagement – System soll folgenden Punkten genügen und diese kontinuierlich ausbauen und verbessern:

6.2.1 Integrität

Das bisherige System erlaubte uns nicht, die Daten in ihrer Gesamtheit betrachten zu können. Dies führte zu Informationsverlust und Datenengpässen, dass wiederum negative Auswirkungen auf das ganze Geschäft haben. Das neue System soll durch Datenbanken die Daten integrativ betrachten und so für mehr Transparenz und Flexibilität sorgen^[3] .

6.2.2 Verfügbarkeit

Das Problem der Datenverfügbarkeit im alten System führte zur Inkonsistenzen und Problemen in der Auftragsabwicklung. Die Daten wurden nicht „in Time“ eingegeben und haben somit negative Effekte auf die Geschäftsabwicklung. Das neue System soll diese Vorgänge ersetzten und die Daten jederzeit und überall verfügbar machen.

6.2.3 Datenaktualisierung

Das größte Problem welches das Unternehmen hat, sind die fehlenden technischen Dokumentationen. Diese werden zurzeit anhand von Arbeitsberichten, Ordnern und Katalogen des jeweiligen Herstellers verwaltet. Das neue System soll dieses ersetzen und die Daten präsent und sie jederzeit verfügbar machen.

6.2.4 Speicherung- von Daten – und Dokumenten

Die Speicherung der benötigen Unternehmensdaten erfolgte bisher in mühevoller Arbeit mit Katalogen, Ordnern und Arbeitsberichten. Dieses führte zur einer enormen Daten- und Papiermenge. Die wichtigen Daten waren nicht gänzlich vor Verlust sicher. Das neue System soll Kundenaufträge, Bestellungen und detaillierte Kundeninformationen vollständig erfassen können. Durch die Erstellung einer zentralen Datenbank, sollen detaillierte Kundeninformationen und vollständige Kundenstammdaten gewonnen werden.

6.2.5 Sicherheit

Die Sicherheit spielt bei der Implementierung eines Dokumentenmanagements eine sehr große Rolle. Die Unternehmensdaten sind für die Abwicklung des täglichen Geschäfts von größter Bedeutung. Dementsprechend soll der Sicherheit unternehmensinterner Daten ein großer Wert beigemessen werden. Bisher wurden die Daten katalogisiert und in Ordnern sortiert. Es kann hierbei kaum von Sicherheit der Daten gesprochen werden. Das neue System soll die Daten sicher verwalten und aufbewahren können, dieses kann durch entsprechende Sicherheitsmechanismen wie Passwortabfrage oder bestimmten Codes gewährleistet werden.

7 Lösungsansätze

Die Einführung des DM - Systems kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Abhängig davon, ob das DM-System selbst entworfen oder gekauft wird. Im Rahmen dessen sind bei diesen Alternativen detailliert, die Vor- und Nachteile abzuwägen sowie die Kosten miteinander zu vergleichen. Darüber hinaus gilt es auch andere Faktoren einzubeziehen, die die Anwendung des Systems im Unternehmen betreffen. Diese können die Benutzerfreundlichkeit, Integrierbarkeit und die Pflege/Wartung des Dokumentenmanagements - Systems sein. Nachfolgend sollen die Kriterien für eine Einführung des DM - Systems auf vier Wegen untersucht werden. Als erstes Kriterium soll die Entscheidung für Eigenentwicklung oder Fremdkauf des Systems sein. Dies kann weiter spezifiziert werden, indem im Rahmen der Selbstentwicklung entweder das System eigen oder fremd entwickelt wird. Auch beim Fremdkauf kann zwischen einer Standardsoftware oder einer Open Source Lösung entschieden werden. Für unser Unternehmen spielen die folgenden Kriterien bei der Auswahl eines DM - Systems eine wichtige Rolle ^[5] :

1. Kosten
2. Benutzerfreundlichkeit
3. Anforderungserfüllung
4. Bedienung
5. Pflege/Wartung
6. Schnittstellen (Integration) etc.

Im Folgenden sollen die oben genannten Softwaremöglichkeiten auf diese Kriterien überprüft werden.

7.1 Make - Lösungen

Bei der Make Lösung soll unser System nach unseren Bedürfnissen und den genannten Kriterien entwickelt und implementiert werden. Hierbei kann entweder das System eigen- oder fremdentwickelt sein. Bei beiden Verfahren müssen Vor- und Nachteile einander gegenübergestellt werden, um dann die richtige Entscheidung treffen zu können.

7.1.1 Eigenentwicklung

Die Eigenentwicklung des DM - Systems erfordert sämtliche unternehmensinterne Ressourcen für die Entwicklung. Desweiteren wird technisches Know-How, Hardware sowie genügend finanzielle Mittel benötigt. Der Vorteil der Eigenentwicklung ist die komplette Befriedigung der Anforderungen an das zu entwickelnde System sowie nötiges Unternehmenswissen das für das System wichtig ist. Außerdem wissen die Unternehmensmitglieder am besten welche Probleme das System lösen soll. Auch wird die Bedienung so gestaltet, dass sie leicht handhabbar ist. Im Bezug auf die Wartung und Pflege des Systems, liegt bei der Eigenentwicklung der Vorteil, dass die Wartung schnell und ohne Zuhilfenahme spezieller Wartungsfirma erfolgen kann. So ist auch die Integrierbarkeit in das bestehende System gewährleistet, da die Unternehmensmitglieder darüber in Kenntnis gesetzt sind, wie das DM – System, das bestehende ergänzen soll. Die Kosten sind außerdem geringer, wenn das System von den eigenen Mitarbeitern entwickelt wird. Das Risiko bei der Eigenentwicklung kann jedoch eine unzureichende Erfahrung oder fehlend technisches Know-How sein. Außerdem ist es wichtig die gängigen Software-und Hardwarestandards in Verbindung mit einer optimalen Ergonomie zu bringen ^[6] .

7.1.2 Fremdentwicklung

Die Fremdentwicklung soll von einem externen Anbieter erfolgen. Dieser muss auf jeden Fall mit der Problematik des DM - Systems vertraut sein und genügend technisches Know – how aufweisen. Im Rahmen der Fremdentwicklung ist die Kommunikation mit dem externen Unternehmen von großer Bedeutung. Die Anforderungen an das neue System müssen genau und detailliert beschrieben werden. Der ganze Entwicklungsprozess erfordert eine ständige und ausreichende Kommunikation, die die Sicherstellung der Erfüllung der von uns gegebenen Kriterien gewährleistet. Das neu entwickelte System muss in das bestehende integriert und lauffähig implementiert werden. Die Kosten dieser Fremdentwicklung sind bei weitem höher als bei der Eigenentwicklung des Systems. Risiken die hierbei auftreten können, sind eine unzureichende Kommunikation und eine daraus resultierende nicht Erfüllung unserer Kriterien.

7.2 Buy – Lösungen

Im Gegensatz zur Make Lösung, soll das DKM – System bei der Buy – Lösung auf dem Markt gekauft werden. Die Hersteller bieten verschiedenartige Produkte für eine DKM – Lösung an. Dabei ist die Auswahl der Produkte sehr wichtig. Die Erfüllung der Anforderungen ist ein primäres Ziel, beim Kauf einer Softwarelösung für das Dokumentenmanagement.

7.2.1 Kaufsoftware

Die Hersteller bieten sehr viele Produkte und Lösungsmöglichkeiten auf dem Markt an. Fertige Softwarelösungen, bei denen die Herstellerfirmen versprechen, das Dokumentenmanagement mit ihrem Produkt effizient regeln zu können. Bei der enormen Auswahl am Markt befindlicher Produkte, ist es wichtig von der eigenen Unternehmensgröße und auf die eigenen Bedürfnissen einzugehen und dementsprechend eine Entscheidung für ein bestimmtes Produkt bzw. eine Softwarelösung für das eigene Dokumentenmanagementsystem. Unter den vielen Herstellern sind für unsere Bedürfnisse die folgenden Hersteller zu nennen:

• SAGE
• Delta Handwerk
• KHK

Diese Firmen sind Anbieter von Business Software und bieten dementsprechend Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen an. Lösungsmöglichkeiten und Anwendungssoftware, die unseren Bedürfnissen zur Regulierung des Dokumentenmanagements entsprechen. Diese Firmen mit ihren angebotenen Softwarelösungen sollen im weiteren Verlauf miteinander im Hinblick auf ihre Akzeptanz in unserem Unternehmen verglichen werden.

7.2.2 Open – Source

Neben der Möglichkeit die geeignete Softwarelösung am Markt zu kaufen, kann auch auf die Open Source Software für das Dokumentenmanagement zurückgegriffen werden. Hierbei gibt es verschiedene Lösungsmöglichkeiten, die für unser Unternehmen in Frage kommen könnten. Bei der Open Source Lösung ist der Findungsprozess der geeigneten Software von größter Bedeutung, die angebotenen Lösungsmöglichkeiten sollen so viel wie möglich unseren Anforderungen entsprechen. Die Open Source Variante ist im Bezug auf die Kosten der Softwareanschaffung von großem Vorteil. Es darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass solche Softwarelösungen allgemein gehalten und für ein breites Spektrum an Aufgaben entwickelt werden. Somit werden speziell, für das Unternehmen spezifische Anforderungen, nicht abgedeckt. Die Entscheidungsfindung für das Problem im Hinblick verschiedener Angebote, wird im weiteren Verlauf durch die Anwendung geeigneter Kriterien sowie bestimmter Verfahren zur optimalen Entscheidung eines Dokumentenmanagementsystems erläutert.

7.3 Kriterien und Gewichtung

Nach der Grobauswahl eines DM - Systems und dem Aussondern der Systeme, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, erfolgt eine detaillierte Untersuchung der in Frage kommenden Systeme. Für die Bewertung der Systeme werden Kriterien festgelegt deren Erfüllung unabdingbar für die Firma und deren System ist. Die Überprüfung relevanter Kriterien kann einzeln vorgenommen oder auch durch so genannte Nutzwertanalysen ergänzt werden. Die Nutzwertanalyse ist eine der probatesten Entscheidungstechniken. Die Auswahl von Standardsoftware kann beispielweise mit keinem anderen Verfahren so effektiv, transparent und „objektiv“ erledigt werden ^[7]. Dieses Verfahren wird immer dann angewandt, wenn es mehrere Handlungsalternativen gibt und die Alternative mit dem größten Nutzwert bestimmt werden soll. Folgende Kriterien sollen für die Auswahl einer Standardsoftware von Bedeutung sein ^[7] :

• Bestimmen der Ziele bzw. der Zielkriterien, die für die Bewertung und

Auswahl der Alternativen zugrunde gelegt werden sollen

• Gewichtung der Kriterien, d.h. es ist festzulegen, welches Gewicht dem

einzelnen Ziel beigemessen werden soll

• Bewertung der Alterativen im Hinblick darauf, inwieweit sie jeweils

geeignete sind, die verschiedenen Ziele zu erreichen

• Die Multiplikation der Zielgewichte mit den Zielerreichungsgraden

ergibt die Teilnutzenwerte

• Die Addition der Teilnutzenwerte ergibt den Gesamtnutzwert einer

Alternative

• Vergleich der Gesamtnutzwerte und Auswahl der Alternative mit dem

größten Gesamtnutzwert Für eine optimale Entscheidungsfindung, wird in unserem Fall für die Firma und die Auswahl eines geeigneten DKM – Systems auch die Nutzwertanalyse angewandt. Es werden Kriterien festgesetzt die für die Auswahl des Systems von Belang sind. Diese werden dann mittels der AHP – Konsistenzprüfung verglichen und optimiert. Das Resultat der Analyse ist das System, das unseren festgesetzten Kriterien am meisten entspricht.

7.4 AHP – Analyse – Vorgehen

Für die optimale Entscheidungsfindung soll die AHP Analyse verwendet werden. Bevor die Methode zum Einsatz kommt, gilt es erst ihre Methodik und Vorgehen näher zu erläutern. Der analytische Hierarchieprozess (AHP) ist eine Methode zur Strukturierung und Lösung komplexer Entscheidungsprobleme der mit Hilfe eines mathematischen Algorithmus zwischen verschiedenen alternativen Lösungen zur einer Entscheidungsfindung verhelfen soll ^[8] . Die Anwendung der AHP – Methodik auf unsere Problematik kann folgendermaßen beschrieben werden: Wir haben verschiedene Lösungsmöglichkeiten für unser DKM – System. Diese verschiedenen Möglichkeiten sollen miteinander anhand verschiedener Kriterien verglichen werden. Wir unterscheiden zwischen folgenden Lösungsmöglichkeiten und Anbietern von Business Software:

• SAGE
• DELTA HANDWERK
• EIGENENTWICKLUNG
• KHK

Diese sollen anhand der Kriterien:

• Benutzerfreundlichkeit
• Funktionalität
• Pflege/Wartung

Mit Hilfe der AHP – Methode für unsere Zwecke die verglichen und als Ergebnis die optimale Lösungsalternative angegeben werden. Das Vorgehen der AHP – Analyse soll die Ausgangsmatrix bestimmen, in der die Kriterien nach subjektiver Einschätzung einander gegenüber gestellt werden. Das Vorgehen der AHP – Methode vollzieht sich in bestimmten Schritten^[9] .

1. Iteration

	Benutzerfreundlichkeit	Funktionalität	Pflege / Wartung
Benutzerfreundlichkeit	1,00	3,00	2,00
Funktionalität	0,33	1,00	0,50
Pflege / Wartung	0,50	2,00	1,00

Tabelle 1 (eigene Darstellung) Ausgangs Matrix der Kriterien (AHP - Analyse)

	Gewicht	Ranking
Benutzerfreundlichkeit	0,54	1
Funktionalität	0,16	3
Pflege / Wartung	0,30	2

Tabelle 2 (eigene Darstellung) Gewichtung der Kriterien

Als Ergebnis nach drei Iterationsschritten, erhalten wir das subjektiv wahrgenommene Rating der Kriterien, wobei der Benutzerfreundlichkeit der höchste Wert beigemessen wird. Im weiteren Verlauf werden die einzelnen Kriterien mit den verschiedenen Alternativen verglichen:

Benutzerfreundlichkeit

	SAGE	DELTA HANDWERK	EIGENENTWICKLUNG	KHK
SAGE	1,00	2,00	0,50	1,50
DELTA HANDWERK	0,50	1,00	0,33	1,25
EIGENENTWICKLUNG	2,00	3,00	1,00	5,00
KHK	0,33	0,75	0,20	1,00

Tabelle 3 (eigene Darstellung) Ausgangsmatrix der Benutzerfreundlichkeit

	Gewicht	Ranking
SAGE	0,245	2
DELTA HANDWERK	0,146	3
EIGENENTWICKLUNG	0,506	1
KHK	0,102	4

Tabelle 4 (eigene Darstellung) Gewichtung der Benutzerfreundlichkeit

Die Analyse für das Kriterium der Benutzerfreundlichkeit ergibt nach vier Iterationsschritten, dass die Eigenentwicklung für dieses Kriterium am geeignetsten ist. So würde die Eigenentwicklung der benötigten Software ihre Nutzung am besten gestalten.

Funktionalität

	SAGE	DELTA HANDWERK	EIGENENTWICKLUNG	KHK
SAGE	1,00	2,00	3,00	4,00
DELTA HANDWERK	0,50	1,00	2,00	1,50
EIGENENTWICKLUNG	0,33	0,50	1,00	0,75
KHK	0,25	0,80	1,50	1,00

Tabelle 5 (eigene Darstellung) Ausgangsmatrix der Funktionalität

	Gewicht	Ranking
SAGE	0,478	1
DELTA HANDWERK	0,235	2
EIGENENTWICKLUNG	0,127	4
KHK	0,160	3

Tabelle 6 (eigene Darstellung) Gewichtung der Funktionalität

Das Kriterium der Funktionalität nach der AHP – Analyse hat nach vier Iterationsschritten das Ergebnis geliefert, dass die SAGE - Lösung der Funktionalität am meisten entspricht.

Pflege

SAGE	4.200 €	0,238	0,112
DELTA HANDWERK	2000 €	0,500	0,234
EIGENENTWICKLUNG	900 €	1,111	0,520
KHK	3500 €	0,286	0,134
		Summe: 2,000	Summe: 1,000

Tabelle 7 (eigene Darstellung) Wertbezogene Gewichtung der Pflege.

Bei dem Kriterium der Pflege des zu anschaffenden Systems, wird wertbezogen anhand des Preises entschieden. So ergibt sich im Rahmen der Eigenentwicklung der günstigste Preis, der dann als Indikator für die Entscheidung verwendet wird. Somit ergibt sich für das Kriterium Pflege die Eigenentwicklung als das geeignete Verfahren für die Lösung des DKM – Systems.

Kosten

SAGE	6.000 €	6.000 €	0,235
DELTA HANDWERK	5.000 €	5.000 €	0,196
EIGENENTWICKLUNG	10.000 €	10.000 €	0,392
KHK	4.500 €	4.500 €	0,176
		Summe: 25.500 €	Summe: 1,000

Tabelle 8 (eigene Darstellung) Wertbezogene Gewichtung der Kosten

	Gewicht	Ranking
SAGE	0,235	3
DELTA HANDWERK	0,196	2
EIGENENTWICKLUNG	0,392	4
KHK	0,176	1

Tabelle 9 (eigene Darstellung) Ranking der Softwarekosten

Vergleichbar mit dem Kriterium der Pflege, wird auch im Rahmen des Kostenvergleiches wertbezogen gewichtet. Die Entwicklung bzw. die Anschaffung der verschiedenen Systeme werden mit Preisen versehen, dieser wird dann als Indikator für die Entscheidung fungieren. In diesem Fall wäre das Angebot der KHK am besten geeignete bzw. am günstigsten. Nach der Betrachtung der Kriterien und deren Gewichtung, soll abschließend mit Hilfe der AHP – Analyse die Entscheidung für eines der genannten Lösungsalternativen getroffen werden. Die AHP – Analyse hat die folgende Entscheidung gemäß den genannten Kriterien berechnen können:

Erfüllung

	Benutzerfreundlichkeit	Funktionalität	Pflege/Wartung
SAGE	0,245	0,478	0,112
DELTA HANDWERK	0,146	0,235	0,234
EIGENENTWICKLUNG	0,506	0,127	0,520
KHK	0,102	0,160	0,134

Tabelle 10 (eigene Darstellung) Erfüllung der Kriterien Entscheidung für Alternative: Eigenentwicklung

	Wertung	Ranking
SAGE	0,244	2
DELTA HANDWERK	0,187	3
EIGENENTWICKLUNG	0,448	1
KHK	0,121	4

Tabelle 11 (eigene Darstellung) Entscheidung nach Erfüllungskriterien.

	Nutzens-Wertung	Kosten-Wertung	Nutzen / Kosten	Ranking
SAGE	0,244	0,24	1,03	2
DELTA HANDWERK	0,187	0,20	0,95	3
EIGENENTWICKLUNG	0,448	0,39	1,14	1
KHK	0,121	0,18	0,69	4

Tabelle 12 (eigene Darstellung) Entscheidungstabelle.

Unter Einbeziehung der Kosten (Nutzen/Kosten- Verhältniszahl) Entscheidung für Alternative: Eigenentwicklung

Die abschließende Betrachtung der AHP – Analyse hat ergeben, dass die Eigenentwicklung gemäß den genannten Kriterien und den Vergleich mit den anderen Lösungsalternativen, die beste Lösung für unsere Dokumentenmanagementsystem sei. Das Ranking hat auch ergeben, dass die SAGE – Lösung als die beste Variante im Rahmen der am Markt befindlichen Softwarelösungen ist.

7.5 Entscheidung

Das Problem das hier betrachtet wurde, war das unternehmenseigenen Dokumentenmanagement – System, dass durch eine Software ersetzt werden soll um somit effizienter und handlungsfähiger im Alltag wirtschaften zu können. Es standen mehrere Alternativen für die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung zur Auswahl. Das System kann entweder selbst entwickelt, unseren Bedürfnissen entsprechend zugeschnitten werden, oder als eine Business Software von einem der vielen Herstellern gekauft werden. Dies waren die Optionen, die als Entscheidungsgrundlage für das Problem zur Auswahl standen. Damit eine optimale Wahl getroffen wird, wurden unter Verwendung des so genannten analytischen Hierarchieprozesses die verschiedenen Alternativen unter Einbeziehung subjektiv wahrgenommener Kriterien miteinander verglichen. Das Ergebnis der AHP – Analyse ist die Entscheidung für die Eigenentwicklung, die im Vergleich zu anderen Angeboten unseren Kriterien am besten entspricht.

8 Umsetzungen

Abbildung 3 (eigene Darstellung) Umsetzungskonzept

Aus der oben beschriebenen Problemstellung des Informationssystems des Elektro Power GmbH wird im Rahmen dieser Fallstudie ein Konzept entwickelt, welches das Unternehmen bei der Umsetzung des Daten und Dokumentenmanagement unterstützt. Dieses Konzept wird gemäß der drei ARIS Entwicklungsstufen umgesetzt.

8.1 Das Fachkonzept

Das Fachkonzept dient bei der Entwicklung von Informationssystemen zur Beschreibung fachlich- betriebswirtschaftlicher Aspekte, die typischerweise im Rahmen der Systemanalyse entwickelt werden ^[10] . Dank der Zusammenarbeit mit der Fachabteilung der Elektro Power GmbH, war es uns möglich prozessbezogene, fachliche Informationen zu gewinnen um ER-Diagramm (Entitiy Relationship Diagramm) zu erstellen

8.1.1 Informationsgewinnung

Um Informationen über die Prozesse zu gewinnen wurde neben der Analyse bestehender Dokumente und Unterlagen zusätzliche Gespräche, Befragungen sowie Beobachtungen in dem Unternehmen durchgeführt.

8.1.2 Begriffsbestimmung

In Rahmen dieser Fallstudie werden einige Begriffe verwendet zur Beschreibung des ER-Diagramms. In diesem Zusammenhang bedarf es einer Begriffserklärung für die Verständlichkeit der vorliegenden Arbeit.

• Bauvorhaben:

Ein Bauvorhaben ist das Vorhaben, eine bauliche Anlage zu errichten oder zu ändern.

• Objekt :

Objekte sind hier bauliche Anlagen, die installiert, repariert oder gewartet werden müssen und auf diese bezieht sich die Leistung eines Servicemitarbeiters

• Servicemitarbeiter: Monteur
• Schaltplan:

Grafische Darstellung der Schaltung bestimmter elektronischer Anlagen

• Zeichnung:

Manuelle selbsterstellte Grafiken für bestimmte Bauvorhaben

• Grundriss:

Abbildung einer räumlichen Gegebenheit

• Leistungsbericht:

Ein Bericht in Form eines Formulars zur durchgeführten Leistung.

• Aufmaß:

Das Vermessen und Aufzeichnen des tatsächlich gebrauchten bzw. verwendeten Baumaterials

8.1.3 Beschreibung des Entity-Relationship-Diagramms

Um das ERD-Diagramm verständlicher zu machen und die Komplexität der Beziehungen zu reduzieren wurde in dieser Arbeit einige Entitytypen mit entsprechenden Attributen wie z.B. Kunden, Servicemitarbeiter oder Lieferschein weggelassen. Die Attribute sind die Eigenschaften der Entities z.B. Artikelnr, Bezeichnung und Hersteller. Entities sind reale oder abstrakte Dinge, die für die betrachteten ausschnitte der Aufgaben einer Unternehmung von Interesse sind ^[11] . Entitytypen bezeichnet die Menge aller gleichnamigen Entities. Mithilfe von Relationship können Beziehungen zwischen Enteties gesetzt werden. Die Menge an Einzelbeziehungen zwischen Entitytypen bilden die Relationship-Typen. Das ER-Diagramm, welches in Abbild 4 dargestellt ist, enthält vier Entitytypen und drei Relationship-Typen. Jeder Entitytyp besitzt neben speziellen Eigenschaften, sogenannte Attribute und eine zusätzliche, eindeutige Identifizierungsnummer. Das Diagramm zeigt, dass das Bauvorhaben mindestens ein Objekt enthält. Objekte bestehen aus mehreren Artikeln, die wiederum eine eigene technische Dokumentation besitzen. Die technische Dokumentation enthält wichtige produktbezogene Informationen, die bei der Leistungserstellung immer wieder benötigt werden.

Das ER-Diagramm wird in Tabellenform überführt unter Berücksichtigung der referenziellen Integrität. Die Tabellen werden transformiert und normalisiert. Die normalisierten Tabellen, werden in einer Datenbank angelegt, welches in dem DV-Konzept ausführlich behandelt werden. Auf dem ER-Diagramm müssten schon die Daten bzw. Informationen, die in das Dokumentenmanagement System einfließen sollen, festgelegt werden. Daten des operativen Systems sind ebenfalls zu berücksichtigen, welche wir im Rahmen dieser Fallstudie nicht behandelt wurden, aufgrund hohen Aufwandes.

Abbildung 4 (eigene Darstellung)Entity-Relationship Diagramm

8.2 Das Datenverarbeitungskonzept

Das DV-Konzept stellt die Brücke zwischen Fach-Konzept und Implementierung zur Verfügung, sowie eine grobe Übersicht über die Architektur des Späteren Systems. „Das DV-Konzept ist nicht nur die Grundlage für eine vollständige und Konsistente Abbildung der Fachlichen Anforderungen, sondern erleichtert auch die Fehlersuche in dem neuen Anwendungssystem nach dessen Fertigstellung “^[12] .

8.2.1 Anlegen der Tabellen in die Datenbank

Die normalisierten Tabellen, die aus dem ERD-Diagramm zu entnehmen sind, müssen noch in Datenverarbeitungsmodelle beschrieben werden. „Die Datenstrukturen werden in die Data Description Language (DDL) eines konkreten Datenbanksystems… überführt. Dazu muss ein konkretes Datenbanksystem zur Verfügung stehen ^[11] (wie in unserem Beispiel MySQL).Die Tabellen mit den jeweiligen Spalten (die Attribute) müssen noch in der Datenbank angelegt werden. Beispiel:

Tabelle: Bauvorhaben

Bauvorhabennr	Strasse	Hausnummer	Postleitzahl

Tabelle 13 (eigene Darstellung) Beispiel einer MySQL Tabelle

SQL-Statement zur Erstellung einer Tabelle
CREATE TABLE Bauvorhaben(
Bauvorhabennr INT NOT NULL,
Strasse CHAR(20),
Hausnummerr INT,
Postleitzahl INT,
PRIMARY KEY (Bauvorhabennr), FOREIGN KEY (Postleitzahl) REFERENCES Tabelle_PLZ_ORT(Postleitzahl))Engine=InnoDB;

An dieser Stelle ist das Anlegen der Benutzertabellen mit den entsprechenden Rechten noch zu berücksichtigen. Hierzu kann das Rollen-Prinzip, welches von SQL zu Verfügung steht, genutzt werden.

8.2.2 Datenbankschema

Bei der Auswahl der Datenbank, muss auf die Kompatibilität aller im System vorhandenen Komponenten geachtet werden. Werden in einer Unternehmung mehrere Datenbanksysteme parallel eingesetzt, so kann das neutral definierte Relationsschema in mehrere Datenbankverwaltungssysteme- bezogene Schemata übersetzt werden ^[11] . „Eine Schema-Definition besteht aus einem Namen für das Schema, einer Autorisierungsangabe zur Identifikation des Besitzers des Schemas sowie optional einer Liste von zu diesem Schema gehörigen Elementen ^[13] „ Beim MySQL Datenbanksystem ist die Referenzielle Integrität Mittels SQL-Statements standardisiert.

8.2.3 Software-Konzept

Das SW-Konzept bildet die zentrale Komponente des Dokumentenmanagement-Systems denn durch deren Einsatz und Anwendung entsteht die Prozess Optimierung und Letzt endlich die Kundenzufriedenheit(siehe Abbild 5).Das Software-Konzept beinhaltete Drei Funktionalitäten für die Anwendung des Dokumentenmanagement System:

• Suchfunktion
• Dokumentenbearbeitungsfunktion und
• Leistungsanalyse als View Abfrage

wobei nur die Suchfunktion in der Konzeptionierung des Prototyps betrachtet wurde. Die Dokumentenbearbeitungsfunktion und die Leistungsanalyse können als Erweiterungsmodul später entwickelt werden.

Abbildung 5 (eigene Darstellung) Softwarefunktions und Vorteile.

Die Gestaltung des Dokumentenmanagementsystems ist ein wichtiger Aspekt des DV-Konzepts. Dieses ist Gegenstand der Implementierungsphase und soll mit Hilfe eines Programms realisiert werden. Anhand eines UML Diagramms wird die Architektur des späteren Programms bzw. Software dargestellt.. Das folgende Abbild zeigt ein Klassendiagramm, welches als Grundlage für den Programmierer dienen soll. Es wurden hier nur die wichtigsten Klassen dargestellt, um die die Übersichtlichkeit des UML-Diagramms zu wahren. Andere Aspekte, wie Sicherheit und Schnittstelle sind somit außer Acht gelassen. Ein Authentifizierungskonzept wurde ebenfalls berücksichtigt. Beispielweise zeigt sich, dass an Servicemitarbeiter nur Lesezugriffsrechte zugeteilt worden sind, da sie nicht die fachliche Kompetenz besitzen, die Daten zu pflegen oder zu ändern.

Abbildung 6 (eigene Darstellung) UML Klassendiagramm.

8.2.4 Schnittstellen

Die Schnittstellen zu dem entstehenden System sollen definiert werden ,damit der Datenaustausch zwischen dem bisherigen Anwendungssystem und dem Dokumentenmanagement-System möglich sind. Über die Schnittstellen können auch Bauvorhaben und Kundendaten einfach verknüpft werden .Damit wird eine vollständige Information von kundenbezogenen Geschäftsvorfällen und bei Bedarf die Rückverfolgbarkeit gewährleistet wird.

8.2.5 Reorganisation der Geschäftsprozesse: Prozessmodellierung

Im Fall der Einführung des Dokumentenmanagementsystems in der Elektro Power GmbH, bedarf es einer Reorganisation, bzw. einer Anpassung des Geschäftsprozesses an das neue System. Mit der BPM Notation wurde in dieser Fallstudie der Prozess neu modelliert .Das Abbild 7 zeigt die Neumodellierung die in zwei Prozess gegliedert ist:

• Ein Prozess für die Datenanforderung, bzw. für die benötigten Dokumentenbereitstellungen an Servicemitarbeiter. Dieser Prozess soll die Leistungsaufgabe des Servicebereiches unterstützen, und technische Informationen an Mitarbeiter bereitstellen.
• Der zweite Prozess steht für die Pflege der Daten. Die Datenpflege ist Aufgabe der Verwaltung, da die zwei Mitarbeiter der Verwaltung die entsprechende Qualifikation besitzen. Bei Bedarf findet eine Schulungsmaßnahme statt.

8.2.6 Beschreibung der neu Geschäftsprozess

Zwei Prozesse sind zu unterscheiden:

Abbildung 7 (eigene Darstellung) Neu Geschäftsprozessmodell-BPMN

8.2.6.1 Prozess der Informationsanforderung und Informationsaufnahme

Der Prozess startet durch einen Mitarbeiter, sobald ein Informationsbedarf, bezüglich eines Auftrages entsteht. Der Mitarbeiter gibt einen Begriff über die Tastatur ein, welcher in der Datenbank überprüft wird. Zwei Möglichkeiten sind hierbei vorgegeben:

• Die erste Möglichkeit besteht darin ,dass der Datensatz nicht in der Datenbank vorhanden ist, es wird eine Nachricht automatisch zum nächsten Prozess gesendet; parallel dazu kann der Mitarbeiter seinen Suchbegriff ändern ,um einen Teil der Informationen(zum Beispiel die technische Dokumentation) zu bekommen.
• Die zweite Möglichkeit: Die gesuchte Information wird nach einer Datenbankabfrage in Form einer Tabelle oder .pdf. Datei u.a. ausgegeben.

Die Information wird gelesen, die Leistung ausgeführt und fertiggestellt mit einem Leistungsbericht und einem Aufmaß. Zwei Ausnahmenfälle können auftreten:

• wenn die von dem System ausgegebene Information nicht aktuell wird ein Message flow zur Datenaktualisierung zum nächsten gesendet, und parallel dazu kann der Mitarbeiter den Suchbegriff ändern, um gezielt Informationen zu gewinnen
• Es kann auch, während der Leistungsausführung noch ein Informationsbedarf entstehen. In diesem Fall hat der Mitarbeiter immer noch die Möglichkeit, die Arbeit kurz abzubrechen, um die die Informationssuche durchzuführen.

8.2.6.2 Prozesse der Daten- und Dokumentenpflege

Der zweite Prozess der Datenpflege startet erst, wenn die Mitteillung zur neuen Datenerfassung oder Datenaktualisierung eintrifft, oder ein Eingang von einem neuen Bauvorhabenauftrag vorliegt. Bei neuen Kunden wird das Bauvorhaben erfasst und parallel dazu mit dem bisherigen Anwendungssystem verknüpft. Bei Stammkunden wird nur eine Aktualisierung vorgenommen. Danach sollen alle Eingaben überprüft werden und anschließend in der Datenbank gespeichert werden. Mit einem entsprechenden Prozess-Engine soll der Prozess automatisiert werden .Der Prozess-Engine dient der Ausführung und Steuerung des gesamten Prozessablaufes über alle beteiligten Anwender und Systeme hinweg ^[14]. Test-Phasen sind unbedingt zu planen, um mögliche Fehler auszuschließen.

8.2.6.3 Prognose des Optimierungsgrades

Durch die zentrale Erfassung und Speicherung von Daten, technische Dokumentationen, Leistungsberichte, und Leistungstermine werden unternehmensübergreifend relevante Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. In manchen Fällen kostet die Suche nach Informationen bis zu 30% der Leistungsausführungszeit nach Aussage der Elektro Power GmbH. Diese würde mit der Einführung eines Daten- und Dokumentenmanagement System deutlich reduziert werden, wodurch eine höhere Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit resultiert.

8.3 Prototyp

Der Prototyp dient als Designvorschlag für die Bedienoberfläche des zukünftigen Dokumentenmanagementsystems. In dem Projekt für die Elektro Power GmbH wird aufgrund der Zielgruppe, welche nur wenige Kenntnisse im Umgang mit der IT haben, ein hoher Wert auf die intuitive Oberflächengestaltung gelegt. Der Bediener soll anhand der Software innerhalb weniger Eingaben zu seinem Suchergebnis gelangen.

Abbildung 8 (eigene Darstellung) Startseite Prototyp

Wie oben in Abb.8 zu sehen, ist die Startseite der Software schlicht gehalten worden. Es stehen vier Suchfelder zur Verfügung: „ Bauvorhaben“, „Kunde“, „Lieferschein“ und Tech. Doku.“, welche alle nach demselben Prinzip ablaufen. Beispielsweise unter dem ersten Suchfeld „Bauvorhaben“ sind sämtliche Baustellen Adressen hinterlegt, wobei der Mitarbeiter die Suche nur auf jeweils eine Straße begrenzen kann. Durch den Button „Weiter“ bestätigt der Benutzer seine Suchanfrage.

Anschließend folgt das Suchergebnis. Dieses ist wie unten in der Abbildung zu sehen in einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle enthält die Überschriften ID, Anschrift, Artikel, Install Datum, Aufmaß, Bearbeiter, Leistungsberichte und Grundriss. Die „ID“ ist für jedes Bauvorhaben eindeutig und wird fortlaufen nummeriert. Diese Maßnahme ist notwendig, da es vorkommen könnte, dass in Häuserkomplexen mit gleicher Straße und Hausnummer zwei unterschiedliche Aufträge auftreten können. Unter der Spalte „Artikel“ befinden sich die jeweiligen Produkte die verbaut wurden.

Abbildung 9 (eigene Darstellung) Ergebnis Darstellung

Die „Aufmaße“ spalte stellt das Original eingescannte Dokument in Form einer PDF zur Verfügung, welches vom Monteur ausgefüllt worden ist. Wie auch schon in der Spalte der Aufmaße werden bei unter Details der Leistungsberichte und Grundrisse die ein gepflegten PDF-Dateien angezeigt. Somit haben die Monteure immer den Zugriff auf die Originalen Dokumente. Wählt man bei der Artikelauswahl ein Produkt aus und bestätigt diesen mit dem Button „Weiter“, öffnet sich ein nächstes Fernster welche die Details zu dem Produkt zeigt (Abb.10). In der Produktansicht werden die Artikeldetails wie Hersteller, Typ, Modell, Artikelnummer, sowie Originalbilder und wichtige elektronische Schaltpläne angezeigt. Somit hat der Monteur stets alle relevanten Details parat.

Abbildung 10 (eigene Darstellung) Produktdetails mit Schaltplan

9 Fazit

Für kleine- bis mittelständische Unternehmen ist das von uns umgesetzte Daten- und Dokumentenmanagementkonzept eine ideale Lösung. Dank des einheitlichen Datenbankzugriffs, ist es Mitarbeitern möglich Informationen von ein und derselben Quelle zu beziehen, wodurch Missverständnisse vermieden werden und eine effiziente und zugleich effektive Arbeitsweise geschaffen wird. Vor allem für Dienstleistungsunternehmen wie die Elektro Power GmbH wäre solch ein System von Vorteil, da allein durch die Recherche nach passenden Schaltplänen für verbaute Komponenten ein großer zeitlicher Aufwand entsteht, welcher mittels IT-Unterstützung bestmöglich gelöst würde. Unser Konzept ist auf nahezu jedes Dienstleistungsunternehmen anpassbar, wodurch die Frage nach einem Investor schnell geklärt wäre.

10 Fußnoten

1. ↑ Vgl. J. Gulbins, M.Seyfried, H. Strack-Zimmerman, (2002) S. 2
2. ↑ Vgl.W. Steinbrecher,M. Müll-Schnurr,(1999) S. 11
3. ↑ ^{3,0 3,1} Vgl.Kampffmeyer,(1999) S. 219ff
4. ↑ Vgl. Arnold et al ,(2005) S. 87
5. ↑ Vgl. Klingelhöller,(2001) S. 97
6. ↑ Vgl. T. Neumann,(2008) S. 2
7. ↑ ^{7,0 7,1} Vgl. Feyhl,(2004) S. 94
8. ↑ Vgl. R. Haas,(2004) S. 207
9. ↑ Vgl. M. Ahlert,(2003) S. 36
10. ↑ Vgl. T. Allweyer,(2005) S. 152
11. ↑ ^{11,0 11,1 11,2} Vgl. A. Scheer,(2008) S. 31
12. ↑ Vgl. J. Grief,(2005) S. 100
13. ↑ Vgl. G. Vossen,(2006) S. 110
14. ↑ Vgl. S. Strohmeier,(2008) S. 312

11 Literatur- und Quellenverzeichnis

Gulbins (2002)	Gulbins, J / Seyfried, M / Strack-Zimmermann, Hans, Dokumenten-Management : vom Imaging zum Business- Dokument. Verlag [u.a]: Springer, 2002
Steinbrecher (2010)	Steinbrecher, W / Müller-Schnurr, M Prozessorientierte Ablage Dokumentenmanagement-Projekt zum Erfolg führen. Verlag: Wiesbaden Gabler 2010
Kampffmeyer (1999)	Kampffmeyer, U / Merkel, B Dokumenten-Management : Grundlagen und Zukunft. Verlag : Hamburg : Project Consult GmbH, 1999(14.07.2005, 12:34)
Arnold, V (2005)	Arnold, V; et al :Product lifecyle management beherrschen: Ein Anwendungsbuch für den Mittelstand. Verlag: Berlin Springer, 2005
Klingelhöller, H(2001)	Klingelhöller, H Dokumenten Management Systeme: Handbuch zur Einführung. Verlag: Berlin : Springer, (2001)
Neumann, T (2008)	Neumann, T Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen Geschäftsprozess – Workflow – DMS. Verlag: Hamburg Diplomica-Verl. (2008)
Feyhl, A.W (2004)	Feyhl, A.W Management und Controlling von Softwareprojekten: Software wirtschaftlich auswählen, entwickeln, einsetzen und nutzen. Verlag: Wiesbaden : Gabler, 2004
Haas, Rainer (2004)	Haas, Rainer Usability engineering in der E-Collaboration: ein managementorientierter Ansatz für virtuelle Teams. Verlag: Wiesbaden : Dt.Univ.-Verl., 2004
Ahlert, M (2003)	Ahlert, M Einsatz des Analytic Hiearchy Process im Relationship Marketing : ein Analyse strategischer Optionen bei Dienstleistungsunternehmen. Verlag: Wiesbaden Gabler 2003
Allweyer, T (2007)	Allweyer, T Geschäftsprozessmanagement: Strategie, Entwurf, Implementierung, Controlling. Verlag: Herdecke[u.a]: W3L.Verl., 2007
Scheer, A.W (1997)	Scheer, A.W Wirtschaftinformatik: Referenzmodelle für industrielle Geschäftsprozesse. Verlag: Berlin: Springer, 1997
Grief, J (2005)	Grief, J ARIS in IT-Projekten: zielgerichtet zum Projekterfolg durch fundiertes ARIS-Wissen, jede Menge Praxiserfahrung, erprobte Lösungen. Verlag: Vieweg, 2005
Scheer, A.W (2001)	Scheer, A.W ARIS-Modellierungsmethoden, Metamodelle, Anwendungen. Verlag: Berlin[u.a]: Springer, 2001
Vossen, G (2008)	Vossen, G Datenmodelle, Datenbanksprache und Datenbankmanagementsysteme. Verlag: München, Wien, Oldenburg 2008
Strohmeier, S (2008)	Strohmeier, S Informationssysteme im Personalmanagement im Personalmanagement Architektur, Funktionalität, Anwendung [mit Online-Service]. Verlag: Wiesbaden Vieweg + Teubner 2008