Migration zu einer integrierten Datenorganisation in der MB GmbH (KMU)

Tabelle 1: Externe und interne Auslöser zur Erstellung des Datenbankkonzeptes

Mit der nachfolgenden Arbeit soll ein Ansatz zur Lösung der auftretenden Problemen in der MB GmbH gefunden werden. Die MB GmbH setzt im ihrem Unternehmensbetrieb ein ERP System, Datenbanken, Excel-Tabellen und auch einfache Listen ein. Mit Hilfe dieser Systeme werden alle Planungs- und Produktionsprozesse begleitet. Die Prozesse unterstützen den Einkauf, den Vertrieb, die Konstruktion und die Fertigungslogistik. Die entstehenden Daten werden an vielen Stellen im Unternehmen zur Weiterverarbeitung benötigt, deren Abgleich und Bereitstellung im Unternehmen nimmt einen großen Teil der Arbeitszeit der Mitarbeiter in Anspruch. Es kommt immer wieder zu Differenzen der Dateninhalte und deren Aktualität. Das Ziel dieser Arbeit ist es, eine einfache Möglichkeit zum strukturierten Umgang mit den immer größer werdenden Datenmengen zu finden. Diese Daten sollen allen Prozessen und Abteilungen der MB GmbH, angepasst an die Zugriffsberechtigungen und Bedürfnissen, zur Verfügung stehen. Dabei wird die Auswertung und der Pflege der Daten als besonders wichtig für das Unternehmen betrachtet. [21]

7 Ist Zustand

Zur Analyse der Ist-Situation und Erfassung von Problemen der aktuellen Datenorganisation wurden im Unternehmen die Prozessabläufe erfasst und eine Befragung von Mitarbeitern durchgeführt. Im Folgenden werden die betrachteten Prozesse der Bereiche Fertigungslogistik und Einkauf des Unternehmens und die in diesen Bereichen ermittelten Probleme dargestellt.

7.1 Darstellung des Ist-Zustands

Die MB GmbH produziert Komponenten für den industriellen Anlagenbau, die an zwei Standorten in Deutschland produziert werden. Alle Zentralfunktionen wie Vertrieb, Konstruktion und Einkauf sind im Stammwerk Berlin untergebracht, während die produktionsnahen Bereiche wie Planung, Arbeitsvorbereitung, Materialwirtschaft und Produktionslogistik den jeweiligen Fertigungsbereichen zugeordnet sind. Diese Struktur im Unternehmen erfordert eine umfangreiche Kommunikation und Abstimmung.

Alle Projekte werden im Vertrieb erfasst und entsprechend den Kundenvorgaben eingeplant. Dies erfolgt in Excel-Tabellen, die eine grobe Übersicht der Projekte pro Kalenderwoche darstellen. Notwendige Kapazitäten werden mit den Produktionsbereichen abgesprochen. Gleichzeitig erstellen die Fertigungsbereiche eigene Übersichten der Projekte, ebenfalls als Excel-Tabellen, die eine etwas detailierte Zeitplanung enthalten. Die vorhandenen Produktionskapazitäten werden mit den Vorgaben aus den Projekten verglichen und dem Bedarf entsprechend angepasst. Da es sich um mehrere selbstständige Fertigungsbereiche an zwei verschiedenen Standorten handelt, gibt es für jeden Bereich eine separate Kapazitätsplanung. Diese Daten werden mehrfach wöchentlich auf der Basis der Information aus dem Vertrieb aktualisiert und der Abgleich zwischen den Bereichen erfolgt manuell im Rahmen eines wöchentlichen Treffens. Die Excel-Tabellen werden auf lokalen Servern an den jeweiligen Standorten abgelegt. Die Aktualisierung zwischen den Standorten erfolgt in der Regel täglich, vorzugsweise in der Nacht. Da es sich hier teilweise um sehr komplexe Excel-Tabellen handelt, sind diese mit einem Schreibschutz versehen. Dies bedeutet aber gleichzeitig, dass nur ein sehr begrenzter Mitarbeiterkreis diese Daten aktualisieren kann.

Die im Vertrieb vorhandenen Projektinformationen werden parallel zur Planung der Produktionskapazitäten in die Konstruktion zur technischen Bearbeitung weitergeleitet. Im Rahmen der konstruktiven Bearbeitung werden alle notwendigen technischen Unterlagen wie zum Beispiel Zeichnungen, Fertigungsunterlagen und Stücklisten erstellt. Nach erfolgter Spezifikation werden diese Informationen im EPR System eingegeben, durch die Fertigungsplanung wird die bereits erfolgte Terminplanung in das ERP System übernommen und das Projekt aktiviert. Das ERP System kann nun eine Bedarfsermittlung starten und der Materialwirtschaft die Informationen über zu beschaffende Materialen und Komponenten liefern. Auf der Basis dieser Informationen werden im ERP System Bestellvorschläge generiert, die durch die Einkäufer ausgedruckt und per Fax oder Email an die Lieferanten verschickt werden. Die Lieferanten schicken in der Regel innerhalb von 3 Tagen eine Auftragsbestätigung. Der Eingang der Auftragsbestätigung wird im ERP System eingegeben, wobei überprüft wird ob der bestätigte Termin dem Wunschtermin entspricht. 5 Arbeitstage vor Produktionsbeginn erfolgt eine Überprüfung ob alle Materialien und Komponenten vorhanden sind. Dazu müssen die jeweiligen Auftragsstücklisten im ERP System aufgerufen werden und jede einzelne Stücklistenposition überprüft werden. In der Regel hat eine Auftragsstückliste 100 Positionen. Da es mitunter vorkommt, dass Lieferanten nicht pünktlich liefern, müssen in diesen Fällen durch Telefonate oder kurzfristige Bestellungen bei alternativen Lieferanten die Materialien beschafft werden.

Da das ERP System in der genutzten Version keine Abfrage der fehlenden Materialpositionen pro Auftrag oder Lieferant ermöglicht, werden Daten über eine Filterfunktion aus dem ERP System in eine Excel-Datei übergeben und manuell weiterbearbeitet. Gleiche Vorgehensweise ist notwendig zur Analyse von Mengen- und Verbrauchsdaten einzelner Lieferanten. Selbst wiederkehrende Geschäftsfälle werden jedesmal neu als Excel Datei aus dem ERP System übernommen und bearbeitet. Eine systematische Erstellung von Berichten und Auswertungen erfolgt nicht.

Die Kapazitätsplanung der Fertigung beinhaltet die gesamte zeitliche Ablaufplanung eines Projektes im Unternehmen. Hierbei kommen Excelübersichten zur Anwendung, die mittlerweile auf Grund ihrer Komplexität kaum noch handhabbar sind. Änderungen sind nur mit sehr großem Aufwand möglich, insbesondere die Auswertung der vorhandenen Daten bereitet große Probleme. Es wird jeweils eine Datei pro Jahr und pro Fertigungsbereich erstellt. Da es zeitliche Überlappungen gibt, werden von November bis Februar zwei Dateien pro Fertigungsbereich parallel gepflegt. Gleichzeitig werden Soll- und Ist-Daten der notwendigen Fertigungsstunden für die Kalkulation der Aufträge erfasst. Eine Übertragung der Daten ins ERP System bzw. in das Finanzsystem erfolgt manuell nach Fertigstellung eines Projektes. Eine zeitliche Differenz zwischen Fertigstellungstermin und Bewertung der Aufträge ist dabei nicht ausgeschlossen und kann zu Differenzen in den Monats- und Jahresabschlüssen führen.

Abbildung 1: Ist-Zustand der Prozesse der MB GmbH

7.2 Probleme beim Ist-Zustand

Die Studie vor Ort ergab, dass die Datendateien in der Produktion und der Projektplanung sehr groß werden, teilweise bis zu 50 Megabytes. Der Grund ist, dass in jeder Excel-Datei Daten zur Kapazitätsplanung, Materialverfügbarkeit sowie Vertriebs- und Konstruktionsinformationen gespeichert werden. Zusätzlich werden noch die Projektdaten gepflegt (Terminplanung, Produktionsmenge, Verantwortlichkeiten). Auf Grund der Datenmenge und Größe der Dateien dauert das Öffnen und Speichern bis zu 5 Minuten. Auf den Notebooks der Außendienstmitarbeiter werden die Dateien gar unbenutzbar, da der Zugriff über Remote Access zum Öffnen und Speichern nochmals deutlich länger dauert. Daher verzichten die Außendienstmitarbeiter auf die Arbeit mit diesen Datenbeständen, solange sie sich außerhalb der Firma aufhalten.

Damit alle auf dem gleichen Stand bezüglich Projekte, Termine und Plandaten sind, wird in der Produktion und Logistik ein wöchentliches Meeting durchgeführt. Dabei werden die Daten abgeglichen und in die eigenen Excel Tabellen eingepflegt. Ein hoher Personalkostenaufwand ist die Folge dieser Meetings. Alle Mitarbeiter sind zur Teilnahme gezwungen, da sie sonst nicht über die neusten Veränderungen informiert sind.

Die Mitarbeiter, die an den wöchentlichen Meetings nicht teilnehmen können, sind darauf angewiesen ihre Projekt-, Plan- und Ist-Daten mit den anderen Mitarbeitern per E-Mail abzugleichen. Dies führt dazu, dass alle Mitarbeiter den E-Mail Verkehr stetig zu überwachen haben, um auf dem aktuellen Stand zu sein. Das hat einen erhöhten Aufwand zur Synchronisation der Daten zur Folge. Außerdem sind Word und Excel Programme, die den Schreibzugriff begrenzen. Ein Mitarbeiter öffnet die auf dem Netzlaufwerk vorhandene Datei. Gleichzeitig sperrt Word oder Excel diese Datei exklusiv für diesen Benutzer. Ein anderer Benutzer kann diese Datei nur noch lesend öffnen und muss warten, bis der Bearbeiter die Datei geschlossen hat. Die Rechteeinschränkung für die Bearbeitung und Ansicht der Daten wird über das Dateisystem verwaltet. Es wird pro Datei festgelegt, wer schreiben und lesen darf. Hierbei entsteht jedoch die Problematik, dass die Daten entweder ganz oder gar nicht dem User zugänglich gemacht werden können. Eine Teilfreigabe ist nicht möglich.

Im Unternehmen sind einige Excel Tabellen und Worddokumente vorhanden, auf die mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff haben sollen. Diese Tabellen enthalten Projektdaten sowie Bestellinformationen. Damit der gleichzeitige Zugriff gewährleistet ist, werden diese Dateien im Dateisystem abgelegt und dann mittels Netzwerkfreigabe für die anderen Benutzer freigegeben. Durch die Größe der Dateien ist es nicht möglich diese stets für alle Unternehmensteile auch in anderen Standorten zur Verfügung zu stellen. Die Daten werden nur nachts abgeglichen und zu anderen Standorten hin kopiert. Dies hat eine Inkonsistenz der Daten zwischen den Standorten und die mangelnde Aktualität zur Folge.

Die bestehende ERP Lösung wird vorrangig von den Bereichen Fertigungslogistik und Materialwirtschaft genutzt, desweiteren erfolgt die Verwaltung der Artikel- und Lieferantengrunddaten sowie Stücklisten. Möglichkeiten zur Kapazitäts- und Terminplanung von Projekten und Fertigungsaufträgen werden nicht genutzt, da keine Stammdaten im ERP System hinterlegt sind. Diese werden ausschließlich in den Excel-Tabellen gepflegt. Werden erweiterte Daten oder Datenlisten benötigt, werden sie über die Datenbank des ERP Systems in einer Excel Tabelle kopiert und für den eigentlichen Zweck in der Excel Tabelle aufbereitet. Dies hat wiederrum zur Folge, dass für jede Tätigkeit, die nicht vom vorhandenen ERP System unterstützt wird, ein erhöhter Zeitaufwand besteht. Die vorhandenen Modulen des ERP Systems bieten keine Möglichkeit erweiterte Berichte und Auswertungen zu erstellen. Dies ist nur über den Export der Daten nach Excel möglich.

Grundsätzlich lässt sich über die vorhandene Datenstruktur sagen, dass durch die gleichzeitige Pflege gleicher Daten an mehreren Orten Redundanzen und somit Inkonsistenzen auftreten. Da gleiche Daten in mehreren Excel-Tabellen vorhanden sind, können durch Flüchtigkeitsfehler oder fehlende Aktualisierung falsche Werte entstehen. Dies führt zum erhöhten Fehlerkorrekturaufwand, bzw. im Falle der Produktion zur Produktion falscher / nicht bestellter Artikel oder Artikel mit falschen Eigenschaften. Dabei entstehen der MB GmbH Verluste - die versprochenen Endtermine bei der Produktion werden nicht eingehalten. Beim Einkauf führen diese falschen Informationen zu fehlerhaften Bestellungen. Die fehlenden Artikel müssen dann noch nachgekauft werden, was zur Verzögerung des Produktionsablaufs führt.

Der Datenfluss und die entstehenden Probleme lassen sich folgendermassen darstellen:

Abbildung 2: Datenfluss in der MB GmbH

8 Sollkonzept

Nach der Analyse der Prozesse wird eine Datenbank entwickelt, die folgende Optimierungen im Unternehmensablauf ermöglicht.

8.1 Anforderungen an die Datenorganisation

Das zu erreichende Hauptziel ist, durch eine effektive Datenorganisation den Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Bereichen zu minimieren und insbesondere den manuellen Abgleich der Excel und Word Dokumente verschiedenster Unternehmensbereiche abzuschaffen. Die Daten in einem Unternehmen setzen je nach Verwendung und Wichtigkeit verschiedene Formen ihrer Bereitstellung, Sicherung und Verwendung voraus. In diesem Fall sind die Daten als besonders wichtig für den firmeninternen Ablauf aller Geschäftsprozesse eingestuft worden. Die Unternehmensdaten sollen in einem Versionsstand allen Mitarbeitern "Online" zur Verfügung stehen. Dabei muss die besondere Firmenstruktur mit ihren zwei Standorten und den Außendienstmitarbeitern beachtet werden. Die zwei Standorte machen eine Installation einer Backuplösung der Datenbank notwendig, um bei einem Netzausfall der Standortverbindung beide Standorte lauffähig zu halten. Da während eines Ausfalls der Verbindung weiterhin produziert und gearbeitet wird, entstehen Daten an beiden Standorten, die von einander abweichen oder sich sogar widersprechen können. Darum muss der Abgleich der Daten nach Wiederherstellung der Verbindung gewährleistet werden. Die Bereitstellung der Daten an zwei Standorten verringert auch die Gefahr des Datenverlustes bei Ausfall eines Servers. Die Pflicht zur Datensicherung wird nicht aufgehoben, kann aber zentral an einem Standort erfolgen. Da die Benutzer der Daten unterschiedliche Rechte an den Informationen besitzen, ist es wichtig ein Berechtigungskonzept für das neue Datenbanksystem anzuwenden. Dieses Konzept kann nicht auf File-Ebene laufen, sondern muss teilweise bis auf einen bestimmten Datensatz abgebildet werden. Einzelne Daten in Tabellen sind für einige Benutzer nur zum Lesen bestimmt, andere haben Schreib/Lese Berechtigungen. Aber alle Benutzer sollen auf alle Daten gleichzeitig, zumindest lesend, zugreifen können. Die entstehenden Daten müssen auf einfache Art für die Anwender in Form von Berichten ausgewertet werden können. Diese Berichte müssen im Unternehmen in Eigenleistung und Eigenverantwortung angepasst und erweitert werden können. Die vorhandene Komplexität der Daten ist für die Anwender zu verringern um eine hohe Akzeptanz der neuen Anwendung zu erreichen.

Das Ziel der Datenmigration ist die Abläufe folgendermaßen zu gestalten.

Abbildung 3: Sollkonzept zur Migration in der MB GmbH

8.2 Anforderungen an den DBMS Server

Der zu erstellende DBMS Server soll möglichst skalierbar sein. Der Datenbankserver muss bei sehr großen Datenmengen noch schnell erreichbar sein. Die zu erstellende Datenbank soll auch bei größeren Datenmengen geringe Zugriffszeiten bieten, damit auch bei größeren Datenbeständen, wie Stücklisten, die Abfrage in der Produktion schnell möglich ist. Bei zukünftig steigenden Anforderungen ist die Nutzbarkeit der Lösung durch eine Portierung und / oder den Einsatz neuer Hardware weiterhin zu gewährleisten.

Die Datenbank soll auch sehr perfomant auf Zugriffe reagieren. Sie soll eine möglichst hohe Anzahl von Zugriffen bewältigen. Das DBMS soll mittels moderner leistungsteigender Technologien (Caching, Volltext Indizes) diese Performance erreichen.

Zusätzlich soll das DBMS Importwerkzeuge zum Datenimport anbieten.

Eine hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit soll durch das DBMS gewährleistet werden. Hierzu sollten möglichst fortschrittliche Technologien wie Master / Slave Replikation oder Cluster Server verwendet werden.

Ein weiterer Aspekt ist der Schutz der Daten des Unternehmens. Das DBMS soll sicherstellen, dass ausschließlich autorisierte Benutzer Zugriff auf die Daten haben. Die Verbindungen sollen zuverlässig und sicher sein. Die Sicherheitsrestriktionen sollen auf Objektebene herunter gebrochen werden können, so dass Benutzer nur die Daten sehen können, die sie auch sehen dürfen.

Die Datenbankadministratoren sollen möglichst mit einfachen Bordmitteln den DBMS Verwalten und pflegen können.

9 Die neue Datenorganisation

In den vorhergehenden Kapiteln wurde ausführlich aufgezeigt welche Probleme mit der derzeitigen Datenorganisation einhergehen. Die Prozesseabläufe und insbesondere die Nutzung von IT-Systemen in der MB GmbH sind in einer Form ausgestaltet, dass die Arbeit in der MB GmbH unter anderem als unproduktiv und unsicher in Bezug auf die Datensicherheit und Datenintegrität zu bewerten ist. Die Prozesse sollten durch ein integrierte IT-System wirksam unterstützt werden. Als Anforderungen an die neue Datenorganisation sind unter anderem Minimierung des Abstimmungsaufwands, volle Datenintegrität, Erhöhung der Datensicherheit sowie die Einrichtung einer Rechteverwaltung und Benutzerauthentifizierung zu nennen.

Der Analytische Hierarchie Prozess (AHP) ist ein Instrument zur Analyse oder Bewertung eines Sachverhalts.^[1] Zur Prozessoptimierung, mit der eine vorherige und ausführliche Prozessanalyse einhergeht, ist der bewertende Ansatz des AHP zu wählen. AHP analysiert nicht den zu optimierenden Prozess, sondern dient der Bewertung von Lösungsalternativen in Bezug auf den zu optimierenden Prozess der Informationsbeschaffung und -bevorratung.

Zur Erreichung einer maximalen Performance im Bereich der Arbeitsprozesse im Einkauf der MB GmbH ist es erforderlich, die Anforderungen an den neuen Prozess möglichst genau zu identifizieren und in einem Anforderungskatalog zusammen zu führen. Anschließend werden die Anforderungen an den Soll-Prozess bewertet und in der weiteren Durchführung des AHP gewichtet. Eine Prozessdefinition ist hier unabdingbar, um einerseits den Erfolg der Umstellung der Datenorganisation zu bestimmen und andererseits um den an dem Prozess beteiligten Mitarbeitern aufzuzeigen, wie der Prozess in seiner Ganzheit künftig aussieht und wie die Arbeit künftig aussehen wird. Für eine möglichst genaue und optimale Prozessdefinition ist dieser Aspekt in einer weiteren und detailierten Arbeit gesondert zu berücksichtigen.

Um die Anforderungen an die neue Datenorganisation zu bestimmen, fließen einerseits die Ergebnisse aus der Ist-Analyse und andererseits die aus persönlichen Interviews gewonnen Anforderungen sowie auch Wünsche in die Liste der Anforderungen ein. Es wurden dazu mehrere Mitarbeiter der beteiligten Bereichen befragt.

9.1 Anforderungsdefinition

Zur Definition der Anforderung ist es erforderlich, den Prozess aus fachlicher sowie technischer Sicht zu untersuchen. Die Untersuchung der fachlichen Anforderungen ist bereits in der Ist-Analyse erfolgt. Zusammenfassend ist hier zu sagen, dass die neue Datenorganisation so zu erfolgen hat, dass die Bearbeitung der anfallenden Aufgaben in einer höheren Geschwindigkeit erfolgt. Damit ist gemeint, dass das Arbeiten mit der zukünftigen Anwendung, die die Daten bereitstellt, spürbar performanter ist und eine schnellere Abarbeitung der Prozesse ermöglicht. Die Geschwindigkeit soll sich verbessern, sodass die Prozesse in mindestens der doppelten Geschwindigkeit ablaufen. Die jetzige Infrastruktur hat lange Wartezeiten beim Speichern der Daten zur Folge - auch diese soll zukünftig stark reduziert werden. Schreib- und Lesevorgänge sollen in maximal die Hälfte der derzeitigen Zeiträume benötigen.

Die Firmendaten müssen allen Mitarbeitern, an allen Standorten immer mit dem gleichen Versionsstand zur Verfügung stehen. Neue Daten und Informationen müssen mit sehr hoher Priorität dem Datenbanksystem zugeführt werden. Die Synchronität hat hierbei Vorrang vor der Aktualität. Gleichzeitiger Zugriff von mindestens 100 Benutzern muss gewährleitet werden.

Schnittstellen bilden im neuen Datenbanksystem eine zentrale und wichtige Vorrausetzung für die Akzeptanz der neuen Datenbank und deren Nutzbarkeit. Alle vorhandenen und neu entstehenden Daten müssen auch über notwendige Zwischenschritte der Datenbank zugänglich gemacht werden. Dabei Finden alle verfügbaren Schnittstellen Anwendung. Ein Beispiel ist der an späterer Stelle behandelte Massenimport von Daten. Die Schnittstellen müssen einen möglichst hohen Grad von Automatisierungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen.

Die zukünftige Lösung muss die Möglichkeit bieten, Veränderungen an den Daten einem Mitarbeiter zuzuordnen. In diesem Sinne ergaben sich bei der Untersuchung des Ist-Zustandes, dass es hilfreich sein kann, nur bestimmten Nutzern den Zugriff einerseits auf die Anwendung und andererseits auf die Daten zu gestatten. Hierbei soll es möglich sein, dass bestimmte Nutzer die Daten ausschließlich lesen und andere Nutzer hingegen die Daten lesen sowie bearbeiten dürfen. Die zukünftige Lösung soll eine Rechte- und Nutzerverwaltung ermöglichen. Bei dieser Rechteverwaltung soll die Rechtevergabe in der Domäne über das Active Directory und die Rechtevergabe des ERP-Systems als Grundlage genutzt werden. Dadurch müssen die durch die anderen beiden Berechtigungssysteme vorgegebenen Beschränkungen der User nur zusätzlich durch das Datenbanksystem eingeschränkt werden. Die Einrichtung von Nutzergruppen bzw. Rollen muss möglich sein.

Als großes Manko der jetzigen Lösung ist die eingeschränkte, schlecht realisierte, langwierige, zeitraubende und äußerst benutzerunfreundliche Möglichkeit zur Erstellung von Berichten und Auswertungen zu nennen. Das Controlling stellt vom Einkauf bis zur Projektüberwachung eine essentielle Rolle in den Unternehmensprozessen dar. Somit ist es unabdingbar, dass diese Funktionalität von der zukünftigen Lösung angeboten wird. Die Aufbereitung der Daten in Berichten und Auswertungen soll in tabellarischer sowie in grafischer Form ermöglicht werden. Desweiteren soll es möglich sein, spezifische Kennzahlen errechnen zu lassen und diese in beliebiger Form aufbereitet den Anwendern zur Verfügung zu stellen.

Der aktuelle Einsatz von PSIpenta in Kombination mit Excel hat den Nachteil, dass die Arbeit mit Anwendungen erschwert wird, weil die Programme unzureichend beherrscht werden. Die neue Datenbankanwendung muss gut dokumentiert sein, um die Anwender in deren Benutzung regelmäßig zu schulen. Diese Dokumentation stellt die Grundlage zur Pflege und Wartung der Datenbank und deren Erweiterung dar. Neue Erfahrungen und Änderungen müssen in der Dokumentation ergänzt werden um auch den Ausfall von Knowhow kompensieren zu können.

Eine Erweiterung des existierenden ERP Systems mit verfügbaren Modulen würden Investitionen in Höhen von ca. 100 T€ zur Folge haben. Damit stellen die Kosten für die Erweiterung des Systems die Obergrenze für alle zu untersuchenden Alternativen dar.

Die Geschwindigkeit bei der Bearbeitung und Analyse der Daten benötigt im aktuellen System sehr viel Zeit. Dieser Aufwand muss verringert werden. Die Datenbank muss den aktuellen Zugriffszahlen gewachsen sein und auch den zu erwartenden Zuwachs an Daten verwalten können. Die Datenbank muss auf jeweils aktuellere Hardware portiert werden können, um steigenden Anforderungen auch in Zukunft gerecht werden zu können. Der gleichzeitige Zugriff von mindestens 100 Usern gleichzeitig muss realisiert werden. Anpassungen der Hardware oder der Einsatz von Clustern müssen möglich sein.

Als weitere Anforderung geht aus der Ist-Analyse hervor, dass es sich bei der neuen Lösung um ein einfach zu sicherndes System handeln muss. Zum einen soll gewährleistet werden, dass alle Daten sowie die bereits erstellten Berichte ohne viel Aufwand gesichert werden können. Wünschenswert ist eine Automatisierung der Sicherung, um den Fehlerfaktor Mensch zu minimieren. Die Daten müssen gegen Ausfälle sowohl der Serverhardware als auch gegen Vandalismus und Diebstahl gesichert sein.

Die Datenbank muss durch den Softwarehersteller über einen mindestens 3-jährigen Zeitraum mit Patchen und Updates versorgt werden. Die Weiterentwicklung der Datenbank muss möglich sein. Im Unternehmen muss die Datenbank durch die IT Abteilung gewartet werden. Neue technische Gegebenheiten müssen für die Datenbank nutzbar gemacht werden.

Besonders wichtig ist die verlustfreie Überführung aller Daten aus dem bestehenden System. Es muss möglich sein, Daten in Teilmengen zu implementieren. Die Daten müssen zeitweilig mehrfach vorhanden sein, da die neue Lösung im laufenden Prozess von Projekten eingeführt wird. Bestimmte Projektteile müssen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt über die alten Systeme gesteuert werden. Wenn ein Datenabschnitt in das neue System überführt wurde, wird nur noch dieser Abschnitt im neuen System genutzt. Erst wenn alle Daten in das neue System überführt wurden, ist die Migration beendet.

9.2 Lösungsalternativen

Im Zuge dieser Fallstudie wurden vom Team folgende Lösungsmöglichkeit zur Datenreorganisation in der MB GmbH erarbeitet.

9.2.1 Erweiterung von PSI Penta

Es besteht die Möglichkeit das vorhandene ERP System der Firma PSI zu erweitern. Die Erweiterung des ERP Systems würde über den Zukauf zusätzlicher Module erfolgen. Eines der Module würde es ermöglichen die gesamten Datenbestände über die Datenbank des ERP Systems abzubilden, inklusive der Projektdaten und Einkaufsdaten. Die Erweiterung dient dazu, Berichte und Auswertungen zu erstellen. Auch Statistiken über Wareneinkäufe der Lieferanten oder Materialverfügbarkeit wären für den Einkauf möglich. Die Produktion würde Berichte über Projekte, Kapazitätsauslastung und Produktionsfeinplanung erstellen können.

9.2.2 Ersetzen des ERP Systems

Alternativ würde sich anbieten, das bestehende ERP System durch ein neues zu ersetzen, das alle benötigten Funktionalitäten für die Datenspeicherung und Reporting bieten. Da die zu erwartenden Kosten und der zeitliche Aufwand deutlich über den zur Verfügung stehenden Ressourcen hinausgehen, wird diese Möglichkeit ausgeschlossen.

9.2.3 Crystal Reports

Crystal Reports ist eine Software, die ausschließlich Berichte aus vorhandenen Datenquellen erstellt. Datenquellen können Exceltabellen, Datenbanken oder XML Dateien sein. Dabei wird die ODBC Schnittstelle benutzt, um kompatibel zu allen Datenbanksystemen zu sein. Da diese Software nur Berichte erstellt aber keine Daten speichert, kann diese Alternative ebenfalls ausgeschlossen werden.

9.2.4 Einsatz von Excel

Die Tabellenkalkulation von Microsoft bietet ein Frontend für die organisierte und strukturierte Darstellung von Daten, sowie dessen graphische Aufbereitung innerhalb der Datenbankdatei. Dabei können die Daten beliebig sortiert und strukturiert werden. Die Möglichkeit zur Einbindung von externen Datenquellen besteht ebenfalls.

Der Einsatz würde durch das Zusammentragen der Daten der einzelnen Abteilungsmitarbeiter in eine Excel-Datei erfolgen. Dabei würde für jeden Fachbereich ein Tabellenblatt angelegt werden.

Die Verfügbarkeit von Excel ist abhängig von dem Speicherort der Excel-Datei. Wird die Datei auf einem gespiegelten Server abgelegt, der ständig verfügbar ist, würde die Verfügbarkeit hoch sein. Die Verfügbarkeit ist dadurch eingeschränkt, dass die Datei nur von einem Nutzer gleichzeitig bearbeitet werden kann.

Sicherheit und Backup sind vom Speicherort der Datei abhängig. Auch hier können hohe Werte erreicht werden, wenn die Datei auf einem gespiegelten, ständig verfügbaren Rechner liegt.

Die Rechteverwaltung ist als schlecht einzustufen, da die Rechte auf die Excel-Tabelle nur über das Dateisystem vergeben werden können. Einzelne Tabellenblätter bzw. Bereiche können mit Passwörtern für Benutzer gesperrt oder freigegeben werden.

Die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit lassen sich aufgrund der Erfahrungswerte in der MB GmbH als schlecht einstufen. Die derzeitige Geschwindigkeit bei der Arbeit mit Excel beträgt bei Dateigrößen von 50 Megabytes bis zu 5 Minuten zum Öffnen und Speichern der Dateien. Diese Zeit ist an den mehreren im Betrieb genutzten PCs überprüft worden. Die tatsächliche Dateigröße einer Excel Datei würde durch das Zusammenlegen aller Datenbestände im Unternehmen deutlich größer werden. Die Performance würde noch deutlicher abnehmen, da die Datei zur Öffnung jedesmal in den Speicher geladen werden muss.

Microsoft Excel bietet Möglichkeiten zum Import und Export von Daten in Formaten wie ".csv" und".txt" und andere portierbare Formate. Es lassen sich Daten aus dynamischen Quellen wie Datenbanken-und Internetquellen einbinden.

Berichte und Auswertungen können über alle Daten auch tabellenübergreifend erzeugt werden. Es lassen sich Diagramme aller Art erzeugen. Es können dynamische Berichte erstellt, die Daten aus anderen Datenblättern zusammengetragen und grafisch dargestellt werden. Die Daten können auch im Internet gespeichert und somit anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Die Auswertungen entsprechen somit den Anforderungen.

Die Wartung von Excel Tabellen ist regelmäßig durchzuführen. Ungültige Verknüpfungen und Formeln sowie unnötige Daten sind zu entfernen, weil die Geschwindigkeit sehr mit der Dateigröße skaliert.

Die Dokumentation von Microsoft Excel ist auf einem hohen Niveau. Es sind Bücher, Handbücher und auch eine Online Hilfe vorhanden. Auf Wunsch ist es möglich Microsoft Support bei Problemen einzuschalten.

Die Datenmigration lässt sich vergleichsweise einfach realisieren. Die Daten aus den vorhandenen Excel-Tabellen können in den neuen Tabellen zusammengeführt werden. Der Import der Datenbestände aus dem vorhandenen ERP System lässt sich über die unterstützte ODBC Schnittstelle importieren.

Da die Excel Lizenzen bereits vorhanden sind, entstehen keine Anschaffungskosten.

9.2.5 Einsatz von Access

Microsoft Access ist ein proprietäres DBMS der Firma Microsoft. Mittels Access lassen sich Daten in Tabellen strukturiert ablegen. Sie werden in einer Datei (.mdb) abgelegt. Auch ist es möglich graphische Oberflächen zu erstellen. Diese Formulare werden mit in der Datenbank abgelegt. Die Datenbank lässt sich mit SQL Befehlen abfragen, filtern und sortieren. Zusätzliche Module lassen sich mit Visual Basic Script programmieren.

Der Einsatz würde durch das Zusammentragen der Daten der einzelnen Abteilungsmitarbeiter in eine Datenbank in unterschiedlichen Tabellen erfolgen.

Die Daten werden in einer Datenbankdatei (flatfile) abgelegt. Die Verfügbarkeit dieser Datei ist wie bei Microsoft Excel abhängig von deren Speicherort. Access bietet keine eigenen Möglichkeiten zur Erhöhung der Verfügbarkeit. Die Verfügbarkeit wird einzig durch die Hardware des Hostsystems gewährleistet.

Access Datenbanken lassen sich mittels Passwort sperren und freigeben. Alternativ lassen sich Benutzer und Benutzergruppen anlegen. Den Benutzern und Gruppen können Rechte für den Schreib- und Lesezugriff individuell zugewiesen werden. Als Nachteil erweist sich, dass jeder Benutzer ein Extra Passwort erhält.

Die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit von Access hängen wiederrum vom dem Speicherort der Datenbankdatei ab. Die Ausstattung des Hosts mit Arbeitsspeicher und einem schnellen Plattensystem beeinflusst die Performance sehr stark. Theoretisch bietet Access die Möglichkeit pro Tabelle zwei GiB an Daten zu speichern. Es wird allerdings empfohlen ab 255 Benutzern und großen Datenbeständen einen anderen DBMS Server zu benutzen.^[2]

Es besteht die Möglichkeit die Daten nach Access über kommatagetrennte Dateien oder über die ODBC Schnittstelle zu importieren. Auch Excel Tabellen können importiert werden, daher sind die Import und Export Möglichkeiten als sehr gut zu bewerten.

Microsoft Access enthält die Möglichkeit Berichte und Auswertungen aus den vorhandenen Datenbeständen zu erstellen. Hierbei werden die einzelnen Felder in einem Bericht definiert und Access füllt die Berichte automatisch. Es können benutzerdefinierte Abfragen als Quellen für Berichte verwendet werden. Die Berichte lassen sich nach eigenen Wünschen anpassen. Auch ein Berichtsassistent ist vorhanden. Das Berichtswesen ist mit seinen Möglichkeiten somit als gut zu bewerten.

Die Wartung von Datenbeständen ist regelmäßig durchzuführen. Damit die Tabellen nicht die maximale Größe von zwei GiB erreichen, sollten unnötige Daten regelmässig gelöscht werden.

Die Dokumentation von Microsoft Access ist auf einem hohen Niveau. Es sind Bücher, Handbücher und auch eine Online Hilfe vorhanden. Auf Wunsch ist es möglich Microsoft Support bei Problemen einzuschalten.

Für die Datenmigration wird die Erstellung von ERDs notwendig, die die vorhandenen Entitäten in der neuen Access Datenbank abbilden. Sind die Tabellen angelegt, lassen sich Daten aus vorhandenen Excel Tabellen mittels Assistenten importieren. Die Migrationsschwierigkeit ist als durchschnittlich zu bewerten.

Da die Access Lizenzen bereits im Unternehmen vorhanden sind, entstehen keine Anschaffungskosten.

9.2.6 Einsatz des SQL Servers

Die Firma Microsoft bietet ein relationales DBMS zur Speicherung von Daten. Dieses DBMS erlaubt es Daten in Tabellen abzulegen und diese dann mittels der Abfragesprache SQL abzurufen.

Der SQL Server würde durch das Zusammentragen aller Datein in der MB GmbH in mehrere Tabellen einer Datenbank eingesetzt werden, zusätzlich würde ein Frontend entstehen, das die Abfragen an den DBMS schickt und die Antworten visualisiert. Der SQL Server bietet eine eigene Serverkomponente, die auf einem TCP Port lauscht und sich jederzeit von jedem Rechner im Netzwerk angesprochen werden kann. Die Verfügbarkeit eines SQL Servers lässt sich durch den Einsatz eines Clusters noch steigern. In einem Cluster werden mehrere gespiegelte Datenbanken zusammengefasst, die Datenbanken replizieren sich in diesem Falle untereinander, so dass jede Datenbank möglichst die gleiche Last trägt. Fällt eine Datenbank aus, werden die Nutzer auf eine andere Datenbank des Clusters umgelenkt. Durch die Cluster lässt sich auch Load Balancing nutzen - die Lastverteilung. Weiterhin bietet der SQL Server die Möglichkeit mit eigenen Tools Fehler in der Datenbank frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ein Backup und Restore System bietet jederzeit die Möglichkeit die Datenbank zu sichern und im Notfall wiederherzustellen. Daher ist die Verfügbarkeit als sehr hoch zu beurteilen.^[3]

Der SQL Server bietet die Möglichkeit die Daten über eingebaute Rechteverwaltung zu sichern. Kennwörter und Benutzer werden auf dem Server angelegt. Die Berechtigungen aus der Systemumgebung oder der Domänen können zur Rechteverwaltung hinzugezogen werden. Die Berechtigungsysteme können einzeln aber auch gemeinsam genutzt werden. Dabei lassen sich die Rechte sehr fein abstimmen. Benutzer können z.B. Daten lesen und aktualisieren aber nicht hinzufügen oder löschen. Daher ist die Rechteverwaltung als sehr gut zu beurteilen.

Der SQL Server ist für sehr große Datenmengen geeignet. Theoretisch erlaubt er Datenmengen bis zu 1 Exabyte. Durch Loadbalancing kann die Geschwindigkeit selbst bei großen Datenmengen gewährleistet werden. Bericht und Auswertungen lassen sich über die integrierte Reporting Services realisieren. Dabei werden die Entitäten aus den Datentabellen in einem Bericht zusammengeführt. Gegebenenfalls lassen sich auch die Berichte in das Microsoft Word Format transformieren. Die Reporting Komponente ist als gut zu beurteilen. ^[4]

Die Wartung und Sicherung lässt sich größtenteils durch eingebaute Werkzeuge automatisieren. Der Einsatz eines IT-Fachmanns für die Einrichtung, Wartung und Pflege ist jedoch zu empfehlen da der Aufwand recht hoch ist. Die Wartung ist daher als mittelmässig einzustufen.

Zur Dokumentation gibt es Handbücher, Bücher und Microsoft MSDN Bibliothek. Die Dokumentation ist als ausgezeichnet zu beurteilen.

Vorhandene Assistenten ermöglichen es Daten aus vorhandenen Datenquellen in der MB GmbH in die neue Datenbank zu importieren. Die Werkzeuge heißen "Integratino Services" und ermöglichen es die Daten ohne größeren Aufwand zu migrieren.

Die Anschaffungskosten entfallen, da im Unternehmen ein eigener SQL Server vorhanden ist.

9.2.7 SQL Server Express

Der SQL Server Express ist die kostenfreie Variante des SQL Servers von Microsoft. Gegenüber dem SQL Server besitzt er einige Einschränkungen.

Die Verfügbarkeit und Sicherheit entsprchen den Eigenschaften des "normalen" SQL Servers.

Der SQL Server Express hat eine Datenbeschränkung bezüglich der Datenmenge. Es lassen sich maximal 2 Gigabyte pro Datenbank speichern. Auch ist die maximale Anzahl der Verbindungen pro Datenbank ist auf 8 begrenzt. Daher ist die Geschwindigkeit und Skalierbarkeit als mittelmässig zu beurteilen.

Die Berichte und Auswertung lassen sich analog zum SQL Server realisieren.

Die Wartung ist genau wie beim SQL Server als zweckmässig zu beurteilen.

Die Dokumentation enthält Bücher und Microsoft MSDN Bibliothek. Die Dokumentation ist als sehr gut einzuschätzen.

Es existieren wie beim SQL Server verschiedene Integrationswerkzeuge, die die Datenmigration erleichten.

9.2.8 SQL Lite

SQL Lite ist eine Bibliothek, die ähnlich wie Microsoft Access eine serverlose Datenbank Engine anbietet. Die Datenbankengine ist schon in SQL Lite enthalten. Die Daten werden in einer Datei gespeichert. Dabei ist SQL Liste völlig unbhängig von der Betriebssystemarchtitektur. Die Datenbankdatei lässt sich auf 32-bit und 64-bit Betriebssystemen einsetzen.

Die Daten werden in einer Datenbankdatei abgelegt. Die Verfügbarkeit dieser Datei ist wie bei Microsoft Excel und Access abhängig von deren Speicherort. Die Verfügbarkeit skaliert mit der Verfügbarkeit des Rechners, auf dem diese Datei gespeichert ist.

Die SQL Lite Datenbank lässt sich mit einem Passwort versehen. Eine feinere Abstimmung der Rechtevergabe und Verwaltung ist nicht möglich. Daher ist die Sicherheit als gering zu bewerten.

SQL Lite ist nicht für große Datenmengen ausgelegt, die Datenbankdatei wird mit der anwachsen der Datenmenge immer langsamer - die Skalierbarkeit ist mittelmässsig.

Import-und Exportfunktionen lassen sich über spezielle Anwendungen realisieren. Die Verlässlichkeit wird hierbei als gering bewertet, da die Daten der MB GmbH nicht sicher migriert werden können. Das Kriterium Datenmigration als schlecht einzustufen.

Berichtserstellung und Generierung von Statistiken ist lediglich über Zusatzprogramme möglich bzw. gar nicht vorhanden. Dieses Kriterium als schlecht zu beurteilen.

Die Dokumentation ist in Form einer Webseite vorhanden. Fragen können in einem Forum gestellt werden. Da die Software kostenlos ist, wird kein Support angeboten. Die Dokumentation ist als mittelmässig zu bewerten.

Die Software ist auch für kommerziele Zwecke freigegeben.

9.2.9 Oracle

Oracle ist ein proprietäres DBMS, welches relationale und objektrelationale Daten speichern kann. Das Oracle DBMS gehört zu den derzeitigen Marktführern bei den relationalen DBMS Systemen. Die Autoren nehmen Bezug auf die aktuell verfügbare Version 11g.

Das DBMS Oracle besteht aus zwei Komponenten: dem Flatfile, in dem die Daten abgelegt werden und der Serverkomponente. Durch die Serverkomponente ist eine hohe Verfügbarkeit garantiert. Zusätzlich lassen sich die Server spiegeln und ermöglichen Loadbalancing. Somit bietet der Oracle Server eine sehr hohe Verfügbarkeit.

Die Rechteverwaltung des Oracle DBMS ist als sehr gut zu bezeichnen, die Zugriffsrechte lassen sich auf jede Datenbanktabelle für jeden Benutzer oder für jede Benutzergruppe einzeln festlegen.

Der Oracle Server ist für extrem große Datenmengen ausgelegt, die Geschwindigkeit skaliert kaum mit der Datenmenge, da das DBMS die Daten im Flatfile so anordnet, dass häufig abgerufene Daten im Flatfile weiter oben liegen. Die Skalierbarkeit ist als sehr gut zu bewerten.

Berichte und Auswertungen lassen sich mit einem extra verfügbaren Oracle Reports erstellen. Diese müssen allerdings extra erworben werden.

Die Wartungsfähigkeit der Datenbank ist als mittelmässig einzustufen, da eine zusätzliche Arbeitskraft hinzugezogen werden muss.

Die Dokumentation ist als sehr gut zu beurteilen, da Bücher und Onlinebibliothek verfügbar sind.

Die Migrations ist als sehr gut zu bewerten. Die Daten können mittels Assistenten importiert werden.

Die Kosten sind als extrem hoch zu bewerten. Eine Lizenz kostet ca. 44.000€ zuzüglich der Kosten für die Reporting Services.

9.2.10 Oracle Express

Der Oracle Express ist die kostenfreie Variante des Oracle DBMS.

Für Oracle Express treffen alle Eigenschaften und Kriterien des Oracle Servers zu. Er enthält jedoch eine Bengrenzung bezüglich der maximalen Gesamtgröße der Datenbank (4 GiB) und des maximal zu nutzenden RAM Speichers (1 GiB). Die Skalierbarkeit ist als mittelmässig einzustufen.

9.3 Gewichtung der Anforderungen an die Lösungsalternativen

Aus den Anforderungen an die zukünftige Lösung sind folgende Kriterien hervorgegangen: Sicherheit, Backupmöglichkeit, Wartung, Dokumentation sowie die Rechte- bzw. Nutzerverwaltung. Sie lassen sich zur Übersichtlichkeit der Analyse in einem Kriterium "Verwaltung" bündeln. Die Skalierbarkeit sowie die Verfügbarkeit lassen sich auch zu einem Kriterium "Performance" zusammenfassen. Die Möglichkeit der Datenmigration wird durch das Kriterium "Schnittstellen" in der Analyse der Alternativen berücksichtigt. Unter dem Begriff Funktionalität werden die Aspekte der Anforderungen an die Berichte und Auswertungen berücksichtigt. Nachdem die Anforderungen durch Kriterien beschrieben werden, erfolgt der paarweise Vergleich. Auch hier stellt die Ist-Analyse die Grundlage dar. Aus ihr geht hervor, dass die Funktionalität und die Performance der neuen Lösung dreimal wichtiger sind als die Verwaltung. Das ist damit zu begründen, dass die aktuelle Datenhaltung in PSIpenta und Excel parallel erfolgt. Dieser Zustand bringt viele Komplikationen und Einschränkungen in der Produktivität der beteiligten Abteilungen mit sich. Dies war ausschlaggebend für diese Untersuchung. Die Verwaltung wiederum ist doppelt so wichtig wie die Schnittstellen. Zwar sind die Schnittstellen definitiv ein wichtiges Kriterium, da aber in dem Kriterium Verwaltung viele Anforderungen Berücksichtigung finden, wird dieses Kriterium höher gewichtet, um ein möglichst realistisches und genaues Ergebnis zu erhalten. Ebenso sind die Kriterien Funktionalität viermal wichtiger als die Schnittstellen. Daraus ergibt sich, dass die beiden Kriterien Performance und Funktionalität gleich wichtig sind. Ebenfalls wie die Bestimmung der Anforderungen erfolgte die Gewichtung der Kriterien in enger Zusammenarbeit mit den an der Migration zu einer integrierten Datenorganisation beteiligten Arbeitnehmern der MB GmbH. Nach der Präsentation, wie die einzelnen Anforderungen an den Prozess zu vier Kriterien aggregiert wurden, kamen alle Interviewten zu vergleichbaren Ergebnissen. Durch das Involvieren der Mitarbeiter wurden gleichzeitig Grundvoraussetzungen für die später zu erfolgende Migration geschaffen, da die Mitarbeiter hierdurch nicht gleich von Beginn an eine negative Einstellung zu der Umstellung der Prozesse haben.

Paarweiser Kriterienvergleich

Verwaltung 2 x wichtiger Schnittstellen Funktionalität 3 x wichtiger Verwaltung Funktionalität genauso wichtig Performance Funktionalität 4 x wichtiger Schnittstellen Performance 3 x wichtiger Verwaltung Performance 4 x wichtiger Schnittstellen Tabelle 2: Kriteriengewichtung der Anforderungen Hierarchische Anordnung der Kriterien Abbildung 4: Hierarchische Anordnung der Kriterien Es besteht die Möglichkeit das vorhandene ERP System durch ein Reporting Modul zu erweitern, welches ermöglichen würde, Berichte und Statistiken zu erstellen. Die Anschaffungskosten belaufen sich auf ca. 100.000€ Die zweite Möglichkeit besteht in der Erweiterung des bestehenden ERP Systems durch "Crystal Reports" zwecks Reportings. Das Crystal Reports Modul würde ca. 550€ kosten. (Unternehmenslizenz) Als Alternative bietet es sich an, die bestehenden Excel Lizenzen zu nutzen. Da die Lizenzen bereits vorhanden sind, entstehen keine Anschaffungskosten. Das ebenfalls von Microsoft angebotene Access zu nutzen würde Lizenzkosten in Höhe von 250€ pro Lizenz verursachen. Es existieren unterschiedliche Lizenzierungsmodelle der Firma Microsoft bezüglich der Nutzung des SQL Servers. Die Entscheidung für den SQL Server Express würde keine Anschaffungskosten entstehen lassen, da diese Variante des DBMS von Microsoft kostenfrei ist. Würde die Entscheidung auf die kostenpflichtige Variante fallen, wären Kosten in Höhe von 6000€ für die Standardedition zu tragen. Der SQL Lite ist ein frei verfügbares Produkt und kann auch zu kommerziellen Zwecken kostenfrei eingesetzt werden. Die Entscheidung für das DBMS "MySQL" würde Anschaffungskosten in Höhe von 600 Euro nach sich ziehen. Während "Oracle Express" keine Kosten verursachen würde, müssten für die "Standard Edition" von Oracle 40.000€ eingeplant werden. 9.4 Bestimmung einer Alternative Für die Bestimmung der Alternative, die die neue Datenorganisation am besten abbildet, wurde eine Reihe von Untersuchungen durchgeführt und beschrieben. E wurden mögliche Alternativen sowie die Anforderungen an diese beschrieben. Weiterhin sind die Anforderungen miteinander verglichen worden. Im ersten Schritt des AHP wird der Eigenvektor der Kriterien ermittelt. Dieser Vektor zeigt im Grunde die Wichtigkeit eines einzelnen Kriteriums im Vergleich zu allen anderen Kriterien, die bei dieser Analyse herangezogen werden, auf und findet erst im letzten Schritt wieder Anwendung. Zur Ermittlung des Eigenvektors wird die Quadratmatrix mit sich multipliziert. Anschließend sind die Reihensummen für jedes Kriterium zu bilden und zu normieren. Dieser Schritt wird endlich oft wiederholt, bis sich der Eigenvektor nicht mehr ändert. Die Anzahl der Iterationsvorgänge ist von der gewählten Genauigkeit abhängig. Aufgrund der vielen Lösungsalternativen wurde bei dieser Analyse eine hohe Genauigkeit gewählt. Die Unterschiede des Eigenvektors zwischen den verschieden Iterationsschritten sind zwar marginal, ermöglichen aber ein zuverlässiges Ergebnis. Abbildung 5: Bestimmung des Eigenverktors der Kriterien Im folgenden Schritt des AHP wird der Eigenvektor für die Erfüllung der Kriterien durch die Alternativen ermittelt. Der Prozess zur Eigenvektorermittlung der Kriterienerfüllung ist gleich dem Prozess der Eigenvektorermittlung für die Kriterien selbst. Im ersten Schritt der Eigenvektorermittlung für die Kriterienerfüllung der Alternativen wird erneut der paarweise Vergleich durchgeführt. Das heißt, dass geprüft wird, ob eine Alternative verglichen mit jeder anderen Alternative das Kriterium besser oder schlechter erfüllt. Zusätzlich wird auch festgehalten, wie viel besser oder schlechter die eine Alternative das Kriterium im Vergleich zur anderen Alternative erfüllt. Abbildung 6: Paarweiser Vergleich der Alterativen für das Kriterium Performance Der ermittelte Eigenvektor spiegelt eindeutig das gleiche Ergebnis des paarweisen Vergleichs der Kriterien wieder. Im Unterschied dazu, ist dieser nun allerdings durch eindeutige Werte gekennzeichnet. Analog zur hierarchischen Anordnung der Kriterien zeigt auch der Eigenvektor der Kriterien, dass die Kriterien Performance und Funktionalität gleich wichtig und vor allem deutlich wichtiger als die anderen beiden Kriterien Verwaltung und Schnittstellen sind. Ebenso ist erkennbar, dass das Kriterium Verwaltung wichtiger als das Kriterium Schnittstellen ist. Hier ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Alternativen nicht direkt vergleichbar sind. Das heißt, dass bei der Kriterienerfüllung einer Alternative im Vergleich zu einer anderen Alternative zu berücksichtigen ist, dass diese unter Umständen nicht gleichwertig sind. Die zu implementierende Alternative muss hinsichtlich der Aspekte Datenhaltung, also die klassischen DBMS-Funktionalitäten, Berichtserstellung und Einführung bewertet werden. Diese beziehen sich primär auf den Aufwand zur Einführung, also Installation, Tests sowie Mitarbeiterschulung. Die klassischen DBMS SQL Server (alle Versionen), Oracle (alle Versionen) und MySQL können in einer Gruppe zusammengefasst werden. Sie sind hinsichtlich der vorgenannten Aspekte, bis auf ein paar kleiner Unterschiede (zum Beispiel die Dokumentation die zur Implementierung eventuell herangezogen wird), gleichwertig. Die Installation, die Erstellung von Berichten und die Schulung der Anwender sowie auch Administratoren ziehen einen ungefähr vergleichbaren Aufwand mit sich. Die Erweiterung des ERP-Systems um das Berichtsmodul führt lediglich dazu, dass Berichte angelegt werden und die Anwender zu schulen sind. Der Teil des Anlegens der Datenbank entfällt hierbei völlig. Einige Tabellen müssen erweitert werden, jedoch ist der Aufwand hierfür verhältnismäßig gering und kann daher vernachlässigt werden. Für den Einsatz von Access sind ebenfalls, wie auch bei den klassischen DBMS wie Oracle oder SQL Server, die Datenstrukturen zu definieren, die Daten zu importieren, die Berichte anzulegen sowie Anwender zu schulen. Aufgrund des im Vergleich zu Oracle und SQL Server vergleichbar geringen Funktionsumfangs, sind diese Vorgänge deutlich unkomfortabler. Das soll heißen, dass das Anlegen der Tabellen zwar in einem vergleichbaren Zeitraum zu erledigen ist, jedoch das Anlegen Berichte in Access um ein vielfaches länger dauert. Auch das nachträgliche Ändern/Anpassen der Berichte ist deutlich zeitintensiver. Excel ist gegenüber allen anderen Alternativen besonders zu betrachten. Hier ist das Zusammenführen der Daten aus den verschiedenen Datenquellen mit erheblich höherem Aufwand verbunden. Auch die Erstellung von Berichten, also das Aggregieren der Daten diverser Tabellenblätter in einer Übersicht, nimmt nicht nur beim Erstellen, sondern auch beim nachträglichen Ändern deutlich mehr Zeit in Anspruch, als es die anderen Alternativen erfordern. Die nachfolgende Übersicht zeigt auf, welchen ungefähren Anteil die einzelnen zu berücksichtigenden Aspekte am Gesamtaufwand haben. Abbildung 7: Anteil der Aspekte für den zu realisierenden Gesamtaufwand Auch bei der Ermittlung des Eigenvektors der Alternativen für das Kriterium Performance wird zur Erreichung eines verlässlichen Ergebnisses eine hohe Genauigkeit angesetzt. Zusammenfassend kann für den paarweisen Vergleich der Alternativen für das Kriterium Performance festgehalten werden, dass die Standardausführung des DBMS Oracle am leistungsfähigsten ist. Vergleichbar leistungsfähig ist der SQL Server 2008. Zu begründen ist der starke Kontrast der Alternativen damit, dass die beiden Alternativen als Kernaufgabe haben, sehr große Datenmengen zu speichern und den Zugriff darauf zu ermöglichen. Außerdem sind diese DBMS für große Unternehmen mit hohen Ansprüchen an ein DBMS ausgelegt. Alle anderen Alternativen bewegen sich bis auf das aktuelle ERP-System PSIpenta auf ähnlichem und im Vergleich zu den performanten Alternativen niedrigem Niveau. Abbildung 8: Bildung der Quadradmatrix zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Performance Abbildung 9: 1. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Performance Abbildung 10: 2. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Performance Abbildung 11: 3. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Performance Nach vier Iterationsschritten kann der Eigenvektor mit ausreichender Genauigkeit bestimmt werden. Auch in diesem Fall wird deutlich, dass sich die beiden DBMS Oracle und SQL Server 2008 sehr deutlich von den anderen Alternativen abheben. Beide Alternativen sind im gewichteten Vergleich so performant wie alle anderen sechs Alternativen zusammen. Das zeigt sehr deutlich den Unterschied professioneller DBMS zu DBMS-Alternativen wie zum Beispiel Access. Dem Vorteil der deutlich höheren Performance steht natürlich der Preis gegenüber, der allerdings bei der Bewertung der Alternativen für das Kriterium Performance unberücksichtigt bleibt. Abbildung 12: Eigenvektor für das Kriterium Performance Im weiteren Verlauf der Nutzwertanalyse mittels AHP müssen die Eigenvektoren der Alternativen für die verbleibenden drei Kriterien ermittelt werden. Wie zuvor wird auch bei diesen eine hohe Genauigkeit des Ergebnisses angestrebt, um eine verlässliche Aussage unterstellen zu können. Dem AHP ist zu entnehmen, dass hierfür jeweils vier Iterationsschritte erforderlich sind, um diese Genauigkeit gewährleisten zu können. Abbildung 13: Bildung der Quadradmatrix zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Funktionalität Abbildung 14: 1. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Funktionalität Abbildung 15: 2. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Funktionalität Abbildung 16: 3. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Funktionalität Aus dem paarweisen Vergleich der Alternativen für das Kriterium Funktionalität geht bereits deutlich hervor, dass sich das bestehende ERP-System mit seinen Funktionen stark von den anderen Alternativen abhebt. Ähnlich wie beim Kriterium Performance ist die Funktionalität der "großen" und kostenpflichtigen DBMS-Alternativen auch als gut zu bewerten. Abbildung 17: Eigenvektor für das Kriterium Funktionalität Die Berechnung des Eigenvektors für das Kriterium Verwaltung: Abbildung 18: Bildung der Quadradmatrix zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Verwaltung Abbildung 19: 1. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Verwaltung Abbildung 20: 2. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Verwaltung Abbildung 21: 3. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Verwaltung Der Eigenvektor des Kriteriums Verwaltung: Abbildung 22: Eigenvektor für das Kriterium Verwaltung Die Berechnung des Eigenvektors für das Kriterium Schnittstellen: Abbildung 23: Bildung der Quadradmatrix zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Schnittstellen Abbildung 24: 1. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Schnittstellen Abbildung 25: 2. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Schnittstellen Abbildung 26: 3. Iteration zur Bestimmung des Eigenvektors für das Kriterium Schnittstellen Der Eigenvektor des Kriteriums Schnittstellen: Abbildung 27: Eigenvektor für das Kriterium Schnittstellen 9.5 Entscheidungsfindung Die Analyse und Bewertung der Alternativen hinsichtlich der Anforderungen hat das Ziel, mögliche Lösungen für die in der Ist-Analyse beschriebenen Probleme zu finden. Als Ergebnis wurde erarbeitet, dass die Erweiterung des bestehenden ERP-Systems, Microsoft SQL Server 2008 sowie Oracle in der aktuellen Version 11 den anderen in der Analyse betrachteten Alternativen deutlich überlegen sind. Einzig Excel ist in Hinblick auf das Kriterium Funktionalität vergleichbar mit den vorbenannten Alternativen. Unter ausschließlicher Berücksichtigung der Kriterienerfüllung kam die Analyse zu dem Ergebnis, dass die Erweiterung des bestehenden ERP-Systems um zusätzliche Module als beste Lösung anzusehen ist. Die zusätzlichen Funktionen würden ausreichend Möglichkeiten bieten, um die erforderlichen respektive gewünschten Berichte zu erstellen und die Daten aggregiert aufbereiten zu können. Abbildung 28: Ergebnis der AHP ohne Berücksichtigung der Kosten Auch bei einer Änderung der Bewertung der Alternativen beim paarweisen Vergleich hinsichtlich der Kriterien, stellt die Alternative Erweiterung des bestehenden ERP-Systems PSI Penta die beste Lösung dar. Wie der Ist-Analyse zu entnehmen ist, soll die Migration zu einer integrierten Datenorganisation möglichst wenig Kosten verursachen. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, die Kosten bei der Bewertung der Alternativen zu berücksichtigen. Die Kosten für die Alternativen wurden bereits in der jeweiligen Beschreibung erwähnt. Aus diesen Daten lässt sich ebenfalls ein Eigenvektor für die Kosten der Alternativen ermitteln und wird als weiteres Kriterium in die Analyse aufgenommen. Abbildung 29: Eigenvektor für das Kriterium Kosten Parallel zur Durchführung des Vergleichs der Alternativen wurden die Hardwarevoraussetzungen der sich als Lösung abzeichnenden Alternativen ermittelt. Komponente Voraussetzung CPU Pentium III kompatibler Prozessor mit mindestens 2,0GHZ Taktfrequenz. Speicher Mindestens 2GiB. Festplatte 5 GiB für die Serversoftware und ca. 200GiB für die Datenbank. Verwendung eines Raid Systems. Netzwerkkarte Netzwerkkarte, die 1GB Übertragungsgeschwindigkeit ermöglicht. Netzwerksoftware die TCP / IP Übertragung unterstützt. Grafikkarte Eine VGA kompatible Grafikkarte, die mindestens die Auflösung von 1024*768 unterstützt. Tabelle 3: Hardwareanforderungen an die Lösungsalternativen Das zur Zeit eingesetzte ERP-System wird von einer fünf Server umfassenden Infrastruktur mit Hardware-Ressourcen versorgt. Drei Server bilden dabei einen Verbund und sind als Datenbankserver aufgesetzt. Auf den verbleibenden beiden Servern laufen das ERP-System sowie weitere kleine Anwendungen. Diese Datenbank-Infrastruktur ist in beiden Werken vorhanden, jedoch läuft das ERP-System nur auf den Servern eines Werkes. Die Daten auf den Datenbankservern werden in einem manuellen Prozess synchronisiert. Sollte der Verantwortliche nicht verfügbar sein, werden teilautomatisierte Synchronisationen gestartet. Die beiden Systeme sind über zwei Standleitungen, die eine Übertragungskapazität von je vier Mbit haben, miteinander verbunden. Sollte es zum Ausfall beider Verbindungen kommen, kann Werk zwei nicht mehr mit dem ERP-System arbeiten. Das bereits auf den Datenbankservern installierte und vom ERP-System verwendete DBMS ist Microsofts SQL Server 2008. Daher ist zu prüfen, ob die Kapazitäten der Server ausreichen, um eine zusätzliche Datenbank bereitzustellen. Microsofts SQL Server 2008 wurde in den zu untersuchenden Alternativen betrachtet und als Lösungsalternative für gut befunden. Gespräche mit Mitarbeitern, die für die Betreuung der Server zuständig sind, haben bestätigt, dass die Kapazitäten ausreichen, um eine weitere Datenbank auf den Servern zu installieren. Die derzeitige Auslastung der Server würde dies zulassen. Daher sind die Anschaffungskosten für den Microsoft SQL Server 2008 auf 0,00 Euro zu korrigieren. Dieser Wert fließt auch in die Analyse ein und lässt eindeutig den Entschluss zu, dass in der ersten Ausbaustufe der Migration zu einer integrierten Datenorganisation der Microsoft SQL Server 2008 für die Datenhaltung sowie für die Bereitstellung der Berichte auszuwählen ist. Abbildung 30: Ergebnis der AHP mit Berücksichtigung der Kosten Zwar mag der Verdacht nahe liegen, dass unter diesen Vorraussetzungen eine umfassende Analyse verschiedener Alternativen nicht erforderlich zu sein scheint, jedoch ist es Aufgabe dieser Arbeit, die beste Alternative zu wählen. Daher wurden verbreitete, anerkannte und technologisch verschiedene Alternativen, ohne den Anspruch auf Vollständigkeit, analysiert. Sollten die Kapazitäten der Server unter Umständen zu einem Zeitpunkt nicht mehr ausreichen, so bietet diese Analyse eine gute Entscheidungsbasis für den weiteren Verlauf der integrierten Datenorganisation auf anderen Servern. Weiterhin war die Analyse deswegen erforderlich, da eine passende Altenrative gefunden werden musste, die nach Möglichkeite allen Anforderungen, die gemeinsam mit den Beteiligten am Umstellungsprozess ermittelt wurden, erfüllen. Durch die nachträgliche Sensibilitätsanalyse, die in diesem Fall durch die Anpassung der Werte des paarweisen Vergleichs der Alternativen für die Kriterien an die von den Mitarbeitern empfohlen Werte gekennzeichnet ist, wurde das Ergbenis bestätigt. 10 Umsetzung Abschließend werden die im Sollkonzept herausgearbeiteten Anforderungen der benötigten Hardware und Software nochmals einzeln aufgeführt. Dabei wird auf die ausgewählten Lösungsvarianten eingegangen und näher beschrieben. 10.1 Ausfallsicherheit - Verfügbarkeit Die Ausfallsicherheit der zu erstellenden Datenbank und der darin befindlichen Daten kann durch den Einsatz spezieller Hardware und zusätzlicher Softwarelösungen erhöht werden. Dabei wird je nach Höhe des Budgets ein immer höherer Grad der Ausfallsicherheit erreicht. Im behandelten Fall ist die Anforderung an die Verfügbarkeit der neuen Datenbank nicht höher als für das ERP System selbst. Da das ERP System nur auf einem Server und nur in einem Rechenzentrum betrieben wird, kann dies auch für die neue Datenbank als Voraussetzung angenommen werden. Eine noch höhere Sicherheit könnte durch Einsatz von mehreren Servern an unterschiedlichen Standorten zu einem späteren Zeitpunkt erreicht werden. Eine Grundsicherheit für die neue Datenbank wird durch den Einsatz von Festplatten RAID Systemen erreicht, d.h. durch die Verwendung einer redundanten Anordnung mehrerer unabhängiger Festplatten. Im betrachteten Fall werden die Daten und das Betriebssystem auf zwei RAID 1 Systemen getrennt von einander gespeichert, die aus einem Verbund von je zwei Festplatten bestehen. Ein RAID 1 System speichert auf allen Festplatten die gleichen Daten und bietet somit volle Redundanz. Der Einsatz von den RAID 1 ermöglicht eine hohe Geschwindigkeit bei hoher Ausfallsicherheit. Ein späterer Einsatz von RAID 10 Systemen ist möglich um die Performance weiter zu verbessern. Abbildung 31: RAID 1 Abbildung 32: RAID 10 Im Unternehmen ist ein SQL Server vorhanden und im Einsatz. Da dieser Server allein durch die bestehende Nutzung nicht ausgelastet ist, wird er die neue Datenbank mit aufnehmen. Die Verfügbarkeit kann durch Softwarelösungen wie zum Beispiel dem Prinzip der Failover-Clustering [5], des Protokollversands [6] und auch durch den Einsatz von einer Datenbankspiegelung weiter erhöht werden. Jedes dieser Konzepte setzt das Vorhalten eines ständig betriebsbereiten Ausfallservers voraus. [7] Dies wird in einer der nächsten Ausbaustufe angestrebt. 10.2 Rechteverwaltung Jeder Benutzer wird an der Datenbank mit seiner Anmeldeinformationen aus dem Active Directory der MB GmbH angemeldet. Der Benutzer meldet sich an seinem Client Rechner mit seinen "normalen" Anmeldeinformationen an. Diese werden dann beim Zugriff auf die Datenbank an die Datenbank weitergereicht. Damit können zusätzlich auch, die Rechte die im Active Directory hinterlegt sind, verfeinert werden. Der Informationsfluß sieht wie folgt aus: Abbildung 33: Durchreichen der Informationen an das DBMS 10.3 Tabellenstruktur Die Tabellen für die Entitäten ergeben sich aus dem Sollkonzept. Die dezentralen Daten in der Excel Tabellen und im vorhanden ERP System werden durch die zentrale Datenhaltung ersetzt. Daher sind alle Entitäten, die in den Exceltabellen der MB GmbH vorhanden sind, in der neuen Datenbank abgebildet. Die Tabellenstruktur der zu erstellenden Datenbank basiert auf der Ist-Analyse und dem Sollkonzept. Aus Gründen des Umfangs wird nur auf die Elemente des Einkaufs und der Projekte eingegangen. 10.3.1 Produktion Die MB GmbH benötigt zur Speicherung der Projektdaten eine Entität, die alle benötigten Projektinformationen aufnimmt. Hierzu gehören die Projektsollzeit, die Projektistzeit und die zu produzierenden Artikel. Auch der Projekttyp soll hinterlegt werden. Diese Daten werden zum Abruf während der Projektlaufzeit benötigt um die Soll und Istdaten abzugleichen. Nach dem Projektende werden Auswertungen zur Projektdurchfühung durchgeführt, um etwaige Probleme im Ablauf zu erkennen. Die zu produzierenden Erzeugnisse sollen auch erfasst werden. Dazu gehören die Produktgruppen, Baugruppen- und Erzeugnisstücklisten für die Produktion. Wird ein Erzeugniss einem Projekt zugeordnet, lässt sich in der Produktion erkennen, welche Artikel und Komponenten in welcher Menge benötigt werden. So kann eine Lieferung ausgelöst werden. Ein (vereinfachtes) ERM kann folgendermaßen aussehen. 10.3.2 Einkauf Die Anforderungen aus der Ist-Analyse des Einkaufs zeigen, dass alle Lieferungen von Lieferanten erfasst werden können, damit die Einkaufspreise verglichen werden können. Hierfür wird ein ERM erstellt werden, welche die Entitäten "Kunde","Lieferung" und "Lieferungspreis" abbildet. Diese Entitäten können in Berichten eingesetzt werden. Die Berichte werden von den Einkäufern aufgerufen, um zu analysieren, welcher Lieferant wann wie viel Artikel und zu welchem Preis geliefert hat. Abbildung 34: ERM der Tabellen im Einkauf 10.4 Berichte Die Berichte für die Produktion, Logistik und Einkauf werden durch die "Reporting Services" des SQL Servers realisiert. Diese Technologie ist kostenfrei im SQL Server Paket enthalten. Um einen erhöhten Aufwand zum Einsatz einer weiteren Technologie zu vermeiden, wird die integrierte Lösung zur Berichterstattung und Statistik verwendet. Die Reporting Services ist eine Softwarelösung von Microsoft zur Berichterstellung. Sie erlaubt es Berichte in graphischer und tabellarischer Form zu erstellen. Als Quelle dienen dabei die Tabellen der zu erstellenden Datenbank. Sind die Berichte erstellt, können sie aus der Datenbank abgerufen werden. Alternativ lassen sich die Berichte automatisch im Web zur Verfügung stellen. Dabei können unter Anderem die Berichte in Formaten wie HTML, PDF, TIFF, Excel, CSV generiert werden. Die Berichtserstellung kann in zwei verschiedenen Methoden erfolgen: Erstellung der Berichte auf dem Server per Knopfdruck, wenn ein ad Hoc Bericht angefordert wird Integration der Berichte in die zu erstellende Anwendung Die Berichte werden auf einem Berichtsserver erstellt und Benutzern oder anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt. Der Berichtsserver kann sich von der eigentlichen Datenquelle unterscheiden. Abbildung 35: Architektur der Reporting Services, Quelle: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms155792(SQL.90).aspx, Stand 07.06.2009 10.4.1 Erstellen von Berichten Die Berichte werden über den Berichtsdesigner erstellt. Wahlweise läst sich eine Definition im Berichtsgenerator hinterlegen. Der Berichtsdesigner erlaubt es Datenbankabfragen und über die Datenquelle Berichte zu generieren. Dabei können auch benutzerdefinierte Funktionen verwendet werden. Der Berichtsdesigner ist für die Erstellung von komplexen Berichten ausgelegt. Der Berichtsgenerator ermöglicht es dagegen einfache Berichte auch ohne Kenntnisse von SQL Abfragen zu erstellen. Dabei werden die Datenfelder per Drag&Drop auf eine Berichtsvorlage gezogen. Berichte werden getrennt vom Berichtsserver auf einem Clientcomputer mittels des Designers oder des Berichtsgenerators erstellt. Sobald der Bericht fertig ist, wird er auf dem Berichtsserver veröffentlicht. Durch die zentralisierte Haltung von Berichten auf dem Berichtsserver lassen sich die Berichte auch ändern. Jeder Benutzer kann seine eigenen Berichte zusammenstellen und verwalten. Diese sind dann nur für diesen Benutzer verfügbar. 10.4.2 Zugreifen auf und Übermitteln von Berichten Die Reporting Services bieten zwei Möglichkeiten zum Abruf von Berichten und Statistiken, die die zu erstellende Datenbank unterstützen: Der Benutzer verwendet eine eigene Anwendung zur Anzeige der Berichte oder ruft den Bericht über den Webbrowser ab. Dies wird als bedarfsgesteuertes Zugreifen bezeichnet. Diese Funktionalität wird bei der MB GmbH zum Beispiel zur Vorbereitung von Lieferantenverhandlungen benötigt, um Tagesaktuell Einkaufsdaten, wie Umsatz, Anzahl offener Bestellungen oder Preisvergleiche, abrufen zu können. Bei der zweiten Methode bekommen die Benutzer in eingestellten Zeiträumen eine Kopie der Berichte (als PDF oder Excel) per E-Mail. Dies wird als abonnementbasierter Zugriff bezeichnet und zur Anzeige von Monatsberichten (Umsätze, Warenbestände) in der MB GmbH verwendet. 10.4.3 Beispiel aus Umsetzung der Fallstudie An Hand von zwei Beispielen sollen die Möglichkeiten der Berichtserstellung erläutert werden. Abbildung 36 zeigt eine Auswertung der noch fehlenden Materialpositionen für alle Projekte, die in dem ausgewählten Zeitraum und gemäß Produktionsplanung zur Fertigung anstehen. Die in der Auswertung vorhandenen Informationen lassen auf einen Blick erkennen, welche Komponente bei welchem Auftrag fehlt. Gleichzeitig ist vermerkt zu welchem Termin und bei welchem Lieferanten die Ware bestellt sowie bestätigt wurde. Diese Funktionalität kann das ERP System bisher nicht realisieren. Es musste jeder Auftrag einzeln überprüft werden, wobei die detailierte Information zu Bestellnummer und Bestelldatum für jeden Artikel nochmals separat aufgerufen werden muss. Dieser Bericht wird jede Nacht durch den Berichtsgenerator erstellt und auf dem Berichtsserver abgelegt. Somit kann der Bericht mit den aktuellen Informationen von den Mitarbeitern der Bereiche Einkauf, Fertigungssteuerung und Planung morgens eingesehen werden. Statt aufwendiger Suche nach den Informationen im ERP System erhalten alle Mitarbeiter die gleichen Informationen ohne großen Aufwand und konzentrieren sich auf die Klärung und Lösung von Problemen. Diese Vorgehensweise stellt eine deutliche Verbesserung der Arbeitsweise dar. Abbildung 36: Beispiel der SQL Abfrage für den Bereich Fertigungssteuerung Abbildung 37 zeigt eine Auswertung für den Bereich Einkauf. Eine wichtige Aufgabe im Bereich Einkauf ist das Controlling. Hierbei geht es um die Überwachung der eingekauften Warenmengen und der Preisentwicklung. Der hier dargestellte Bericht ermöglicht es für einen ausgewählten Lieferanten und Zeitraum alle Artikel und Mengen zu erfassen. Es wird der Umsatz pro Artikel dargestellt, überprüft ob abweichend vom festgelegten Standardpreis eingekauft wurde und die Preisdifferenz ermittelt. Während des Monats wird dieser Bericht als Ad-Hoc Bericht erstellt und von den Einkäufern insbesondere für die Mengenplanung und Vorbereitung von Lieferantengespräche verwendet. Im Rahmen einer monatlichen Auswertung werden diese Berichte für alle Lieferanten erstellt und zusammengefasst. Diese Auswertung zeigt die Umsatz- und Mengenentwicklung der einzelnen Lieferanten auf. Eventuell vorhandene Preisabweichungen werden erkannt und durch die Einkäufer analysiert. Diese Form der Berichte wurde bisher aus dem ERP System sehr aufwendig erstellt. Mit Hilfe einer Filterfunktion wurde im EPR System der Zeitraum und Lieferant selektiert. Die gewonnenen Daten wurden in eine Excel Datei exportiert, nach Artikelnummern sortiert und gruppiert. Anschließend wurden per S-Verweis die Standardpreise aus einer separaten Tabelle übernommen und Preisdifferenzen ermittelt. Dies erfolgte für jeden einzelnen Lieferanten und soweit notwendig für die jeweiligen Zeiträume separat. Die Möglichkeit der Ad-Hoc Berichte und monatlichen Auswertung stellt eine deutliche Verbesserung der Arbeitsweise dar. Notwendige Informationen können ohne großen Aufwand auf Bedarf tagesgenau zusammengestellt werden und geben einen präzisen Überblick über die aktuelle Einkaufssituation. Abbildung 37: Beispiel der SQL Abfrage für den Bereich Einkauf 10.5 Import der Daten Ein wichtiger Punkt bei der Inbetriebnahme eines neuen Datenbanksystems ist das Füllen der Datenbank mit Informationen. Diese Informationen liegen wie in der Ist-Situation beschrieben in unterschiedlichster Form vor. Ein Teil der Infomationen ist als Excel-Tabelle, Listen, Word-Dokumenten oder in anderen Dateiformen vorhanden. Weiterhin gibt es Infomationen die nur auf Papier vorhanden sind. Der SQL Server bietet für den Import von Daten einen Assistenten an. Mit diesem Assistenten lassen sich so genannte "Massendaten" importieren. Es können Daten aus Dateien, die bestimmte Anforderungen erfüllen, in die Datenbank überführt werden. Folgende Anforderungen müssen diese Dateien erfüllen. Die Dateien müssen eine Spalten und Zeilenformatierung vorweisen. Die Daten in der Datendatei müssen ein unterstütztes Format aufweisen, z. B. ein Zeichen- oder systemeigenes Format. Die Daten weisen ein Zeichenformat oder ein systemeigenes binäres Format, einschließlich Unicode, auf. Jedes Feld in der Datendatei muss mit der entsprechenden Spalte in der Zieltabelle kompatibel sein. Benutzer müssen über INSERT- und SELECT-Berechtigungen für die Tabelle verfügen. Tabelle 4: Anforderungen der Dateien für Massenimport[8] Um die vorhandenen Daten für den Import vorzubereiten müssen bestehende Daten in importfähige Strukturen und Schablonen umgewandelt werden. Dazu muss ein großer Anteil an manueller Arbeit durchgeführt und einkalkuliert werden. Daten die nur in Papierform vorliegen, müssen über den Umweg eines Scans mit anschließender Bearbeitung durch OCR-Software maschinenlesbar gemacht oder komplett manuell nacherfasst werden. In die neue Datenbank werden auch die vorhandenen Bilddaten zum Beispiel aus der Konstruktionsabteilung mit eingefügt. Der SQL Server unterstützt das Massenimportieren von Images. 11 Fazit Das frühzeitige und ständige Einbeziehen der Nutzer über alle Entwicklungschritte und die konsequente Unterstützung durch die Geschäftsführung haben sich als die beiden wichtigsten Punkte bei der Durchführung des Projektes herausgestellt. Bei der sich schon in der Umsetzung befindenden Umstrukturierung der Datenhaltung wurden und werden in allen Phasen die zukünftigen Anwender bei den Aufnahmen der Anforderungen und deren Abarbeitung und Umsetzung mit einbezogen. Die Anforderungen werden vom gemeinsam erstellten Pflichtenheft in die fertige Anwendung überführt. Dabei wird mit regelmäßigen Tests der Stand der Datenbankentwicklung getestet. Der Widerstand sich neuen Prozessen anzunähern und einen neuen Umgang mit den Unternehmensdaten zu erlernen, konnte im Verlauf der Einführung und der ersten Auswertungen verringert werden. Die Mitarbeiter wurden mit dem Mehrwert an Nutzen und den extra auf sie abgestimmten Auswertungen überzeugt. Die neue Datenbank wird derzeit im Bereich Einkauf als ersten Schritt der umfassenden zentralen Datenhaltung eingerichtet, strukturiert und mit Daten befüllt. Durch die Nutzer aus der Einkaufsabteilung ist es möglich, Schulungsunterlagen zu erstellen die auf das Unternehmen direkt zugeschnitten sind. Dieses Projekt wird als solches nie komplett abgeschlossen sein. Es kommen immer neue Daten und Datentypen ins Unternehmen. Diese müssen dem gemeinsammen Datenpool zugeführt und verwaltet werden. Die Unternehmensdatenbank wird beständig anwachsen und benötigt einen dauerhaften Pflege- und Entwicklungsaufwand. 12 Literaturverzeichnis ↑ Holger Lütters (2004). Online-Marktforschung: Eine Positionsbestimmung im Methodenkanon der Marktforschung unter Einsatz eines webbasierten Analytic Hierachy Process(WEBAHP). Wiesbaden: DUV. S. 201 ↑ Dirk Beckmann (2008). Vergleich von MS Access und MySQL als Datenbanksystem innerhalb einer Website S. 29 ↑ http://www.microsoft.com/sqlserver/2008/en/us/high-availability.aspx, Stand 16.05.2009 ↑ http://www.microsoft.com/sqlserver/2008/en/us/reporting.aspx, Stand 16.05.2009 ↑ http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms189134(SQL.90).aspx, Stand 05.06.2009 ↑ http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms190016(SQL.90).aspx, Stand 05.06.2009 ↑ http://msdn.microsoft.com/de-de/library/bb934127.aspx, Stand 05.06.2009 ↑ http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms188609.aspx, Stand 09.06.2009