Printmanagement am Beispiel XYZ
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| Titel der Arbeit: "Printmanagement am Beispiel der ACCS Bank" | |||||||||||||||
Name der Autoren:
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Hochschule und Studienort: FOM Berlin |
1 Abkürzungsverzeichnis
2 Einleitung (1 Seite)
2.1 Definition Printmanagement (2 Seiten) Christoph
Der Begriff Printmanagement steht für das komplette Management der Drucklandschaft. Es beschreibt den Prozess des Bereitstellens von Drucklösungen um für Unternehmen eine optimale Druckverarbeitung zu ermöglichen.
Das bedeutet für ein Unternehmen, dass es sich nicht mehr um die Beschaffung, Finanzierung und Installation von Hardware, Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Bereitstellen von Support und eines Helpdesk, Pflege des Gerätemanagement und um die Abrechnung der Druckkosten kümmern muss.
Warum Printmanagement?
Laut HP (Quelle Veranstaltung HP Printonomics) fallen jedes Jahr Druckkosten in Höhe von 5% des Jahresumsatzes eines Unternehmens an. Dabei belaufen sich die direkten Kosten, Beschaffung von Hardware und Verbrauchsmaterialien, auf etwa 10% der Gesamtkosten. Der größere Teil, 90%, fallen aufgrund von Wartung, IT-Support, .......an.
Durch Die Einführung von Printmangement besteht die Möglichkeit 30% diese Druckkosten einzusparen.
Notiz: Grafik Eisberg!
- Optimierung der Kosten - mehr Transparenz über Kosten / Ausdrucke - Standardisierung der Infrastruktur - Zentralisierung - Wartung und Service verbessern durch Serviceverträge SLAs - Automatisiertes Bestellverfahren von Verbrauchsmaterialien
- Entlastung von MA
- kein Aufstellen von Druckern mehr
- kein Bestellen von Verbrauchsmaterialien
- ich muss mir keinen Kopf mehr über verschiedene Toner machen und
- Lagerung der Toner
- Druckkostenzuordnung
- Druckertreibermanagement
Warum kein Printmanagement?
- Verträge bis 60 Monate, aber nur Garantie der Geräte von 24 Monaten
- gilt nur bei Kauf von Druckern --> Lösung Leasing
Notiz: Kaufmodelle / Leasing usw. Vor- und Nachteile / Problem Austausch beim Kauf
- Anforderungen / Richtlinien die nicht erfüllt werden durch Anbieter
- Implementierungsaufwand
- alle Geräte, die noch nicht abgeschrieben sind
- hoher Kosteninvest
- Datenschutz (Dokumente die keiner lesen soll
2.2 Unternehmenshintergrund (Projektauslöser!!!) (2 Seiten) Basti
Die ACCS Bank, benannt nach ihren Gründern,ist ein regionales Kreditinstitut in Deutschland. Die Bank betreut circa 450.000 Privat- sowie Firmenkunden. Sie steht mit ihren 60 Geschäftsstellen, den Bürgern und Unternehmen in der Region universell in allen Finanzfragen zur Verfügung.
Die Bank beschäftigt 1053 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und 40 Auszubildende und ist somit ein großer Arbeitgeber für die Region. Die Bilanzsumme am Ende des Jahres 2010 betrug 3,3 Mrd. Euro. Die Einlagan beliefen sich auf 1,15 Mrd Euro. Die Bank gehört einem Einlagensicherungssystem an, welches die Einlagen der Kunden im Falle einer Insolvenz schützt.
Organisationsaufbau --> Organigramm basteln! - HQ: Personal (10P), Marketing (18P), Finanzen (x),IKS - in den Filialen: Kundenservice & Vertrieb (Privat und Geschäftskunden), kaufm. MA, IKS ... bis hin zur Reinigungskraft oder Reinigungsunternehmen etc. - Hierarchien, z.B. Teams a 5P = 1 Teamleiter, 5TL = 1 Abteilungsleiter, evtl. Stabsstellen, Bereiche, Geschäftsführer etc.
- Schätzung der Druckkosten je Bereich, z.B. Kundenberatung --> hohe Druckkosten, Verträge, Beispiele für Konten etc.; Marketing & Kommunikation, ebenfalls hoch, da hier z.B. Probedrucke etc anfallen, viele Berichte, MA Information usw., Personal, je nach IT-Standart (digitale oder händische Personalakten, Versendung der Lohnabrechnung etc)....
Finazierungsstruktur (Anteilseigner)
Auslöser: Strategie: Ökologisch bewusst handelndes Unternhemen möchte das Unternehmen.
dem Trend anderer Unternehmen folgen --> Umweltbewusstsein
10% Druckkosten 90% - Dokumentenmanagement
- Endanwenderinteraktion - IT Support und Infrastruktur - Verwaltung und Beschaffung
Ausgaben: 5% des Jahresumsatz werden für Druckkosten ausgegeben Laut HP besteht ein Einsparungspotential von 30% bei Druckkosten
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Unternehmen betrachten nur direkte Kosten (Anschaffungskosten, Verbrauchsmaterial - versteckte Kosten
- Gerätewildwuchs und fehlendes Management / dezentrale Strukturen - ungünstige Einkaufskonditionen - hoher administrativer Aufwand - unnötige Störungen - ineffizienter Support - lange Ausfallzeiten - keine Kostenzuordnung
- ineffiziente Dokumentenprozesse können Produktivität des gesamten Unternehmen beeinflussen
- unnötige Ausdrucke - keine Archivierung
- Printmanagement und Dokumentensoftware fassen alle Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software, Service) zusammen, mit dem Ziel optimale Druck. und Dokumentenverarbeitung
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Warum Einführung - Sachkosten für Lagerung zu hoch - Belastung der MA (Bestellung/Wartung) - viele alte Geräte --> Ausfälle - homogene Druckerlandschaft schaffen - Standards schaffen
- wieviel User pro Drucker
- max. Entfernung vom User zum Drucker
- Konzentration aufs Kerngeschäft und nicht auf Drucker Ziel: Nur ein Preis pro Seite
alle Drucker sollen zentral über das Netzwerk erreichbar sein
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Auslöser
- Abstrakte Ist Analyse
- direkte / indirekte Druckkosten
- Irgendwas löst Idee aus --> Quelle IDC
- Kosteneinsparungspotential
- wer wendet es an 10%
- wer noch nicht 70%
- wer plant es 20%
3 Vorgehensweise (4 Seiten 2 Seiten) Christian
In einem Kickoff-Termin werden sowohl die für Drucker verantwortlichen Mitarbeiter der zentralen IT, als auch die in den einzelnen Filialen für Drucker Verantwortlichen über das anstehende Projekt informiert. Bei diesem ersten Termin werden die bisherigen Probleme (Auslöser) des Projekts thematisiert und Projektziel, Projektteam und Projektplan vorgestellt. Außerdem haben alle Anwesenden die Möglichkeit Fragen zu stellen.
Als erstes Teilprojekt wird im Rahmen der Ist-Analyse ermittelt, welche Drucker überhaupt an den einzelnen Standorten im Einsatz sind. Da viele Drucker lokal an Arbeitsplatz-PCs betrieben werden und somit im Netzwerk nicht bekannt sind, müssen diese Informationen mit Begehungen Vor Ort ermittelt werden. Außer Informationen über Art, Zustand und Anzahl der Drucker ist auch interessant, wie hoch das Druckvolumen der einzelnen Standorte und der einzelnen Drucker ist. Nur so kann die neue Druckinfrastruktur später richtig dimensioniert werden.
Die Erarbeitung des Sollkonzepts befasst sich, aufbauend auf der Ist-Analyse, mit der Erarbeitung von Druckerklassen. Ziel der Definition von Druckerklassen ist es, die bezogen auf Hersteller und Modell heterogene Druckerlandschaft durch wenige unterschiedliche Modelle möglichst eines Herstellers zu ersetzen. Wartbarkeit und Verwaltbarkeit der im Unternehmen eingesetzten Drucker sollen sich somit erhöhen.
Nachdem die Druckerklassen definiert sind, muss in einem Feinkonzept bestimmt werden, welche Druckerklasse wo zum Einsatz kommt. Hierbei wird insbesondere darauf geachtet, das Druckvolumen anstatt auf viele kleine Geräte auf eher wenige große Drucker zu verteilen. Da es für die Arbeit in den Filialen wichtig ist, immer drucken zu können, muss bei der Planung der Verteilung der Drucker stets sichergestellt sein, dass im Falle eines Defekts ein alternatives Gerät sofort betriebsbereit zur Verfügung steht.
Nachdem Druckerklassen und jeweils benötigte Anzahl an Druckern feststehen, werden die Ausschreibungsunterlagen erstellt. Neben Art und Anzahl der benötigten Drucker müssen in diesen Unterlagen auch Servicelevels zur Reaktionsgeschwindigkeit bei Neubestellung bzw. Wartung von Druckern sowie zur Lieferung von Verbrauchsmaterial festgeschrieben werden. Zusätzlich müssen im Unternehmen übliche Umweltstandards für technische Geräte in den Anforderungskataolg aufgenommen werden. Da umweltfreundliches Papier mit hohem Recyclinganteil verwandt wird, müssen die Drucker beispielsweise besonders Widerstandsfähig gegen erhöhten Papierabrieb sein. In Zusammenarbeit mit dem Datensicherheitsbeauftragten werden Sicherheitsanforderungen an die gesamte Druckinfrastruktur formuliert und in die Ausschreibungsunterlagen aufgenommen.
Das Verfahren zur Auswertung der Auschreibungsunterlagen und zur letztendlichen Anbieterauswahl wird zeitlich vor dem Start der Auschreibung vereinbart. Genutzt wird dabei die AHP-Analyse, die sich von anderen Auswertungsverfahren wie folgt abhebt:
--> Christoph <-- :)
Vorgehensweise:
- Warum AHP? - Welche Instrumente - usw.
Kommuniaktion - MA informieren warum
was wird besser --> kein Tonerwechsel mehr was wird schlechter --> Arbeitsplatzdrucker weg
- Gespräch mit IT-Zuständigen der Filialen - Projektteambesetzung??? - Einbindung Personalrat
4 Ist Analyse (3 Seiten) Andre
Auswertung über Druckvolumen zur Vorbereitung - Tonerverbrauch Monat / Jahr pro GE / Gesamt - Papierverbrauch - Dadurch Prognose über Druckvolumen im nächsten Monat möglich
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Rahmenbedingungen
1) Unternehmensaufbau
Die Bank besteht aus 60 Filialen. In jeder Filiale sind im Schnitt 17 bis 18 Mitarbeiter beschäftigt, denen je ein Drucker (Tintenstrahl, farbig, DIN A4) direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Zusätzlich gibt es pro Zweigstelle 3 Netzwerkdrucker (Laser, schwarzweiß, DIN A3), an welchen die Beschäftigten umfangreichere Dokumente drucken können. Zur weiteren Ausstattung jedes Standortes gehört ein Netzwerkdrucker (Laser, farbig, DIN A3) für besondere Drucke wie große Schaubilder, 3 Faxgeräte und 3 Scanner (farbig, DIN A4). Die Verbrauchsmaterialien wie Toner, Druckpatronen und Papier, werden in einem abgetrennten Raum gelagert, in welchem auch die großen Netzwerkdrucker, Scanner und Faxgeräte stehen.
Neben dem Filialnetzt existiert eine eigene IT-Abteilung mit 15 Mitarbeitern. Diese Abteilung sorgt unter anderem für die Funktion des Netzwerkes innerhalb und zwischen den Standorten, kümmert sich um die Hardware und leistet jeglichen Support in Bezug auf IT Dienstleistungen.
2) Technische Umgebung
| Typ | Technik | Farbe | Größe | Anzahl |
|---|---|---|---|---|
| AP-Drucker | Tinte | Farbe | DIN A4 | 1021 |
| NW-Drucker | Laser | SW | DIN A3 | 183 |
| NW-Drucker | Laser | Farbe | DIN A3 | 76 |
| AP-Scanner | " | Farbe | DIN A4 | 192 |
| Faxgerät | " | " | " | 165 |
- heterogene Landschaft
- viele verschiedene Hersteller
- jede Filiale hat für sich selbst beschafft
- Technik jeder Filiale
Notiz: Quelle / Studie IDC
- ein A3 Drucker
- mehrere Faxgeräte
- mehrere Scanner
- Lager für Verbrauchsmaterialien und Austauschgeräten
- größtenteils lokale Drucker
- 1 MA bestellt Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier, Klammern usw.)
- 1 IT-Verantwortlicher der Drucker tauscht warten
5 Problemdefinition (1 Seite)
Probleme ohne Printmanagement:
- verschiedene Hersteller - heterogene Landschaft - alte Modelle - zu viele Geräte (jeden hat sein eigenes Gerät - zu hohe Energiekosten
6 Soll Konzept (5 Seiten)
6.1 Printmanagement
Ziele:
- Höhere IT- und Geschäftseffizienz schaffen --> umgeben managen - Arbeitsabläufe schaffen - auf Standards setzen - Kostentransparenz - Verwenden von Software, Tools und Services zur Verwaltung von Netzwerkdruckern - Automatisieren von papierbasierten Worklfows
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Anforderungsanalyse - Kostenanlayse
- Wie? Warenwirtschaftssystem zum Verbrauchsmaterialien auswerten - Statusmeldungen aus Drucker zur Auswertung Notiz: Quelle IDC indirekte 90% / direkte Kosten 10%
- Was für Drucker brauche ich - Welche verschiedenen Papiersorten habe ich im Einsatz (Fächer im Drucker) - Druckvolumen - Festplattenverschlüsselung / Löschung bei Verwertung / Tageslöschung - Druckqualität / Haltbarkeit - Langlebigkeit/ Duplex
6.2 Leistungsklassendefinition
| Leistungsklasse | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Leistungsklasse 1 | Schwarz-Weiß-Drucker für kleine Arbeitsgruppen (<= 5 Personen) |
| Leistungsklasse 2 | Color-Drucker für kleine Arbeitsgruppen (<= 5 Personen) |
| Leistungsklasse 3 | Schwarz-Weiß-Drucker für mittlere Arbeitsgruppen (<= 10 Personen) |
| Leistungsklasse 4 | Schwarz-Weiß-Drucksystem für große Arbeitsgruppen |
| Leistungsklasse 5 | Color-Drucksystem für große Arbeitsgruppen |
6.3 Mengengerüst
6.4 Ökologische Anforderungen
- Zertifizierung (blauer Engel usw.) - Vergleich dieser - sinnvoll oder nicht --> Einschätzung der Zertifikate Problem für bestimmte Drucker gibt es so etwas nicht
- Nutzung von Briefkopfbögen??? ja/nein -->Einsatz von Schwarz/weiß Druckern
- Briefkopfbögen selber drucken (Farbdrucker beim normalen Drucken)
- als Vorlage verfügbar haben
- 1) selber drucken
- 2) drucken lassen
- Einsatz von Umweltpapier? schlecht für Drucker, aufgrund höherem Abrieb? - Entsorgung von Drucker / Toner?
- Was bieten Hersteller für Lösungen an?
6.5 Sicherheit (2 Seiten)
Klärung dieser Themen mit IT-Sicherheitsbeauftragten
7 Ausschreibung & Bewertung (5 Seiten)
7.1 Auswertung Anbieter (A,B,C,D,E) mit Hilfe einer Bewertungsmatrix
7.2 Auswertung Anbieter mit Hilfe einer AHP
7.3 Bewertung von Abrechnungsmodellen
Durchführung - Auswahl Abrechnungsmodelle
- Klickpreis
- nach verbrauchtem Toner
- Vor- / Nachteile der Modelle
- nach Toner lohnt sich nur, wenn die Deckung unter 5% liegt
- Bei Druck von vielen Bildern bzw. Grafiken könnte Abrechnung nach Toner
negativ sein, genaue Abwägung nötig, welche Ausdrucke man im U’ hat
8 Ausblick (kritische Würdigung) (1 Seite)
Ausblick - Einführung von Dokumentenmanagementsoftware - Papierloses Büro zum mindest nach Innen - nur noch Kunden bekommen Papier mit nach Hause
Probleme bei der Umsetzung
- Fachbereiche gehören diese Drucker und IT will diese abschaffen - viel Kommunikationsaufwand und Überzeugungsarbeit
