Veränderungen bei der Inventuraufnahme im Einzelhandel durch den Einsatz von Informationstechnologien

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Name des Autors:	Olaf Schamell
Titel der Arbeit:	"Veränderungen bei der Inventuraufnahme im Einzelhandel durch den Einsatz von Informations Technologien"
Hochschule und Studienort:	FOM Duisburg

Inhaltsverzeichnis 1 Zielsetzung 2 Hauptteil 2.1 Begriffsklärungen 2.2 Gesetzliche Grundlage 2.3 Besonderheiten im Einzelhandel 2.4 Rückblick 2.5 Ist-Zustand 2.6 Zukunftsaussichten 3 Fazit 4 Fußnoten 5 Literaturverzeichnis 6 Rechtsquellenverzeichnis 7 Sonstige Quellen

Abkürzung	Bedeutung
MDE	Mobile Daten Erfassung
RFID	Radio Frequency Identification

1 Zielsetzung

In dieser Ausarbeitung wird der Einsatz von Informations-Technologien (IT) auf die Inventuraufnahme im Einzelhandel unter besonderer Berücksichtigung der Frage „Wie können neue Technologien die Inventuraufnahme im Einzelhandel unterstützen?“ untersucht. Neben einem Rückblick und der Darstellung aktuell verwendeter Verfahren soll untersucht werden, wie sich im Rahmen der gesetzlichen Grundlage die Inventurauf-nahme zukünftig weiterentwickeln kann.

2 Hauptteil

2.1 Begriffsklärungen

Aufgrund der schwerpunktmäßigen Betrachtung von Inventuren im Einzelhandel werden in der Folge einige Begriffe häufig verwendet, deren Bedeutung nicht als allgemein bekannt vorausgesetzt werden kann und/oder die nicht eindeutig durch Verordnungen oder Gesetze definiert sind und deren Bedeutung im Rahmen dieser Hausarbeit zunächst geklärt wird:

1. Inventuraufnahme: Das Zählen und protokollieren der für die Erfassung des Lagerbestands notwendigen Warenpositionen.
2. Inventur: In der Folge wird die Inventuraufnahme nur kurz mit dem Begriff „Inventur“ bezeichnet. „Jeder Kaufmann hat [...] seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und [...] anzugeben.“^[1]
3. Stichtagsinventur: Kurzform von „zeitnahe Stichtagsinventur“. Die Inventur wird zeitnah zum Bilanzabschlussstichtag durchgeführt (Maximal 10 Tage davor bzw. danach).
4. Verlegte Inventur: Die Inventur wird ebenso wie bei der Stichtagsinventur vor oder nach dem Bilanzabschlussstichtag durchgeführt, jedoch in einem Zeitfenster bis zu drei 3 Monaten vor bzw. zwei Monate nach dem Stichtag.^[2]
5. Permanente Inventur: Die Inventur erfolgt nicht an einem festgelegten Tag, sondern kann über das ganze Jahr hinweg verteilt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass jeder Artikel im Laufe des Geschäftsjahres einmal erfasst wird und eine genaue Bestandsfortschreibung bis zum Bilanzabschlussstichtag vorgenommen wird.^[3]
6. Bar-Code: Der Bar-Code ist auch unter den Bezeichnungen Strich- oder Balken-Code bekannt. Durch den Wechsel von hellen und dunklen Bereichen wird anhand deren Breite eine numerische Codierung maschinenlesbar dargestellt. Ein alltägliches Beispiel hierfür ist die EAN-Codierung, die an Kassen gelesen wird

2.2 Gesetzliche Grundlage

Nach §240 (2) HGB^[4] und §141 (1) [1] AO^[5] ist jeder Kaufmann verpflichtet zum Ende seines Geschäftsjahres das komplette Inventar aufzunehmen und zu protokollieren. Die Aufnahme des Sachanlagevermögens in Form von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, die wertmäßig von nachrangiger Bedeutung für das Unternehmen sind muss in der Regel nach dem Buchwert und nur alle drei Jahre körperlich erfasst werden.^[6] Der Gesetzgeber hat jedoch auch die Vereinfachung der Inventur vorgesehen. So besagt §241 (1) HGB: „Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden.“^[7]. Eine weitere Vereinfachung besteht darin, dass die Inventur nicht am Bilanzstichtag erfolgen muss^[8], sondern in einem Zeitraum von drei Monaten vor bis zu zwei Monaten nach dem Stichtag erfolgen kann^[9] oder sogar im kompletten Verlauf des Geschäftsjahres, wenn die Art des Inventars hierfür geeignet ist und durch Bestandsfortschreibungs- bzw. -rückrechnungsverfahren der Bestand zum Bilanzstichtag ermittelt werden kann^[10].

2.3 Besonderheiten im Einzelhandel

Als erste Besonderheit im Einzelhandel ist die Sortimentsbreite zu sehen. Weil grade in großen Geschäften Teilsortimente vieler Hersteller zum Weiterverkauf gelagert werden und sich hieraus eine Artikelvielfalt ergibt, die in der Industrie nicht erreicht wird. Darüber hinaus werden die Artikel auch noch einzeln präsentiert, wodurch bei Inventuren nicht nur Umverpackungen sondern jeder einzelne Artikel erfasst werden muss, was bei bis zu 50.000^[11] Artikeln sehr aufwändig ist. Ein weiterer Unterschied besteht in der täglichen Kundenfrequenz. Während es in der Industrie meist ohne große Probleme möglich ist für einen oder zwei Tage die Lager abzuschotten um eine Inventur durchzuführen ist im Einzelhandel die Schließung des Geschäfts mit Umsatzeinbußen verbunden, die in der Regel nicht durch höhere Umsätze an anderen Öffnungstagen ausgeglichen werden. Im Gegensatz zur Industrie wird im Einzel- und Großhandel Ware meist nur gekauft, zwischengelagert und weiter verkauft. Da nur in wenigen Fällen (z.B. Fleisch- und Wurstabteilungen, Zuschnittware, Blumenläden) Produkte verarbeitet und in veränderter Form wieder verkauft werden ist der Handel zur Optimierung seiner Inventur besonders auf die Vorleistung der Industrie angewiesen. Solche Vorleistungen können in der Verpackung, aber auch in der Ausstattung der Produkte mit Inventurhilfsmitteln wie z.B. einem Bar-Code oder einem RFID-Chip bestehen.

2.4 Rückblick

Bis in die 70er Jahre des 20. Jahrhunderts musste die Inventur handschriftlich erfolgen. Das bedeutete, dass alle Positionen aufgesucht, protokolliert und im Nachgang bewertet werden mussten. Erst nachdem sich 1977 zwölf europäische Länder, darunter alle EG-Staaten, auf eine einheitliche Europäische Artikelnummer EAN - die Geburtsstunde des Barcodes – geeinigten hatten^[12] konnten aller Produkte mit einem Barcode eindeutig und maschinenlesbar gekennzeichnet werden. Somit konnten die ersten Inventuren mit mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE-Geräte) durchgeführt werden, was eine enorme Zeitersparnis bedeutete, da zur Aufnahme nur noch der Barcode gescannt und die Menge ergänzt werden musste. Durch den Ausdruck der Daten konnte eine Kontrolle der Aufnahme wesentlich leichter erfolgen, als es anhand von handschriftlichen Protokollen möglich war^[13]. Alleine durch die Nutzung dieser Möglichkeit kann eine Halbierung der Aufnahmezeit erreicht werden. Darüber hinaus wird weniger Personal benötigt, denn bei „Schreibinventuren“ ist es üblich, dass die Aufnahme durch zwei Personen (einen „Schreiber“ und einen „Zähler“) erfolgt. Ebenfalls seit 1977 ist es in Deutschland durch die Ergänzung des Paragraphen 39 HGB um den Absatz 2a (seit 1985 in unveränderter Form §241 Abs. 1)^[14] erlaubt bei Inventuren durch das Anwenden anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Stichprobenzählungen das Inventurergebnis zu ermitteln. Auch hierdurch ergibt sich eine Vereinfachung, da nicht mehr zwingend notwendig jeder Artikel erfasst werden muss.

2.5 Ist-Zustand

Aktuell werden alle Möglichkeiten der Inventuraufnahme genutzt, da im Einzelhandel unterschiedlichste Voraussetzungen anzutreffen sind. Während es in Geschäften, die hauptsächlich Waren weiterverarbeiten (Metzgereien, Bäckereien, Blumenläden, etc.) aufgrund fehlender Barcode-Kennzeichnung nicht möglich ist die Artikel per MDE-Gerät zu erfassen werden auch in Geschäften mit einem kleinen Sortiment (Schreibwarenläden, Fachgeschäfte, etc.) aufgrund fehlender IT-Systeme wie geschlossenen Warenwirtschaftssystemen häufig Schreibinventuren durchgeführt. In den meisten Geschäften werden jedoch mittlerweile Inventuren mittels MDE-Geräten durchgeführt. Ebenfalls sind unterschiedliche Warenwirtschaftssysteme im Einsatz. Hier geht die Bandbreite von kleinen Läden ohne Warenwirtschaftssystem über offene Warenwirtschaftssysteme, bei denen keine lückenlose Erfassung der Waren Zu- und Abgänge gegeben ist bis hin zu zentralseitig geführten geschlossenen Warenwirtschaftssystemen. Da die Ausstattung mit einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem, das eine genaue Bestandsfortschreibung, bzw. -rückrechnung ermöglicht, aber nach §241 HGB^[15] die Grundvoraussetzung für verlegte und permanente Inventuren ist folgt, dass sowohl Stichtags- als auch permanente und verlegte Inventuren durchgeführt werden. Auch durch wen die Aufnahme erfolgt variiert. Während es bei kleineren Unternehmen und Discountern üblich ist, dass die Inventur von eigenem Personal und eventuell einigen Inventuraushilfen durchgeführt wird lassen die meisten großen Filialunternehmen die Inventur von speziellen Inventurdienstleistern durchführen, da hierdurch das eigene Marktpersonal entlastet wird und keine Überstunden aufgebaut werden. Abschließend kann also festgehalten werden, dass die Art der Inventur vom Sortiment und von der technischen Ausstattung abhängt.

2.6 Zukunftsaussichten

Wie bereits beschrieben hat sich durch die Einführung der Barcode-Auszeichnung und die Änderung des HGB im Jahr 1977 die Inventur stark vereinfacht. Doch auch heute ist der aufwändigste Punkt bei der Inventur das Erfassen und zählen der Artikel, da hierzu jemand die Ware in die Hand nehmen, zählen und die Menge eingeben muss. Die weiteren Schritte der Aufnahmekontrolle, Korrektur und Ergebnisrechnung sind im Vergleich dazu sehr viel weniger zeitintensiv. Wie kann die Inventuraufnahme optimiert werden. Hierzu gibt es drei Ansätze:

1. Die Ware muss nicht manuell erfasst werden, sondern meldet ihren Bestand selbsttätig.
2. Es wird nicht der komplette Warenbestand erfasst, was durch die Anwendung optimierter Stichprobenverfahren erreicht werden kann.
3. Die Ware wird sukzessiv zu einem günstigen Zeitpunkt im Laufe des Geschäftsjahres erfasst.

Ad 1. (Selbsttätige Artikelerfassung): Lösungansatz: Die eigenständige Bestandsmeldung der Ware kann nur erreicht werden, wenn jeder Artikel mit einer eindeutigen Kennung versehen wird, anhand derer er von anderen gleichen Produkten unterschieden werden kann. Weiterhin muss der Artikel diese Kennung an ein Erfassungsgerät übertragen können ohne direkten Kontakt. Diese Anforderungen erfüllt die RFID-Technologie (Radio Frequency Identification), die bereits in den 60er Jahren des 20. Jahrhunderts im Einzelhandel als Diebstahlsicherung eingesetzt wurden^[16]. Bei der RFID-Technologie korrospondieren Transponder (auch als Tag bezeichnet) und Lesegerät mit physikalischen Feldern. Es kann zwischen passiven und aktiven RFID-Tags unterschieden werden. Während bei der passiven Variante der Tag durch das vom Lesegerät erzeugte (elektro-)magnetisches Feld, welches von der Antenne des Transponders empfangen wird aktiviert wird verfügt der Tag bei der aktiven Variante über eine eigene Stromquelle und sendet seine Daten permanent auch ohne Anfrage eines Lesegeräts. Wird ein passiver Tag von einem Lesegerät aktiviert werden die Feldschwankungen vom Microchip des Tags verarbeitet und an das Lesegerät zurück gesendet. Das Lesegerät wertet die Antwortdaten aus und kann den Tag eindeutig identifizieren. Anhand der Antwortdaten kann dann festgestellt werden, welche Artikel vorhanden sind, wenn jeder Artikel mit einer eindeutigen Kennung versehen ist. Da die Verarbeitung in Sekundenbruchteilen erfolgt kann eine Inventur mittels RFID-Technik sehr schnell und genau durchgeführt werden.

Probleme: Aktuell ist die RFID-Technik jedoch aus mehreren Gründen im Einzelhandel noch nicht einsatzbereit:

1. Fehlende Artikelkennzeichnung mit RFID
2. Zusätzliche Kosten bei der Artikelkennzeichnung
3. Störfaktoren
4. Nicht einheitlicher Datenstandard^[17]
5. Unklare Rechtslage
6. Rücknahme von nicht gekennzeichneter Ware

Fehlende Artikelkennzeichnung mit RFID: Laut des RFID-Reports 2008 verwenden aktuell nicht einmal 40% der Unternehmen RFID-Technologien^[18] und auch eine Studie der Beratungsfirma McKinsey & Company besagt, „In puncto Radio Frequency Identification (RFID) zeigt sich der Einzelhandel skeptisch. Bis zum Jahr 2010 streben die Befragten an, sechs Prozent ihrer Produktverpackungen mit der neuen Technologie zu kennzeichnen. Auch die flächendeckende Einführung von RFID für Paletten oder Kartons wird länger dauern als von vielen erwartet.“^[19]. Somit müsste der Einzelhandel alle Artikel selbst mit einem RFID-Tag und einer eindeutigen Kennnummer versehen. Das führt zum zweiten Problem, den zusätzlichen Kosten bei der Artikelkennzeichnung. Die Kosten für passive RFID-Tags sind niedriger als die Kosten für aktive, da letztgenannte eine interne Stromquelle besitzen. Bei geringer Schätzung (Ein Laden mit ca. 15.000 Artikeln, einem Lagerumschlag von 2 und Kosten pro Tag von 0,10 EUR) entständen reine Materialkosten pro Jahr von (15000 *2 * 0,10 =) 3000,00 EUR. Allerdings darf nicht der zusätzliche Aufwand für die Kennzeichnung jedes Artikels vernachlässigt werden. Von den gleichen Grunddaten ausgehend und mit der Annahme, dass pro Artikel 10 Sekunden für die Kennzeichnung benötigt werden ergibt sich ein zusätzlicher Arbeitsaufwand von rund (15000 * 2 * 10 Sek. = 300.000 Sek. = 50.000 Min. =) 833 Std., was bei einem Arbeitstag von 7,5 Std. etwa 111 Arbeitstagen oder fast 3 Monaten entspricht. Es würden also Kosten entstehen, die ungefähr einer halben Arbeitskraft pro Jahr entsprechen. Ob diese Ausgaben durch die Zeitersparnis bei der Inventur gedeckt werden ist zweifelhaft. Das Problem der Störfaktoren ist in der Übertragung der Daten mittels eines schwachen (elektro-)magnetischen Feldes zu sehen. Einerseits ist diese Übertragung bei passiven Tags je nach Übertragungsfrequenz nur auf einer Reichweite von bis zu 6 Metern möglich, andererseits dürfen dann aber auch keine Flüssigkeiten oder Metallflächen die Übertragung stören^[20]. Ein weiterer Störfaktor ist die Sabotage. Mit sehr geringem Aufwand ist es möglich einen so genannten RFID-Zapper zu bauen, der mittels elektrischer Impulse RFID-Tags überlädt und zerstört^[21]. Solche Sabotage-Aktionen können vollkommen unbemerkt geschehen und würden erst bei der Auswertung der Inventurergebnisse bemerkt werden. Ebenfalls ein Störfaktor ist, dass es aktuell noch keinen einheitlichen Datenstandard für die RFID-Technologie gibt^[22]. Erst wenn wie bei den Barcodes ein weltweit einheitlicher Standard verabschiedet und umgesetzt ist können alle Tags mit einem Gerät ausgelesen werden. Was jedoch im Augenblick noch das größte Hindernis für die flächendeckende Einführung von RFID-Tags im Einzelhandel ist, ist die unklare datenschutzrechtliche Lage. Während Datenschützer fordern, dass die RFID-Tags beim Verlassen des Geschäftes zerstört werden müssen^[23] um keine Möglichkeit zu haben das weltweit eindeutig gekennzeichnete Produkt bis zum Endkunden zu verfolgen oder zu reaktivieren und die EU eine Pflichtdeaktivierung an der Stelle des Verkaufs empfiehlt^[24], fordern Hersteller und Nutzer von RFID-Tags, dass diese weder zerstört noch deaktiviert werden^[25]. Hinzu kommt noch ein großes Misstrauen der Kunden, welche Daten mit den Tags gespeichert und abgerufen werden können. Solange es keine rechtsverbindliche Aussage zu dem Thema deaktivieren, zerstören oder aktiv lassen gibt wird sich kein Unternehmen darauf einlassen die RFID-Technologie flächendeckend einzusetzen, zumal eine Zerstörung der Tags nicht willkürlich und großflächig geschehen kann, da bereits viele Alltagsgegenstände wie Kundenkarten, Mitarbeiterausweis etc. mit RFID-Chips versehen sind und ebenfalls zerstört werden könnten. Aus der Zerstörung der Tags ergibt sich auch das letzte Problemfeld, die Rücknahme von Ware. Wenn die Tags beim Verkaufen zerstört wurden und der Kunde sich im Nachgang entscheidet, dass er den Artikel nicht haben möchte muss ein neuer Tag mit einer eindeutigen Artikelkennung aufgebracht werden. Dieses Problem ist zwar sehr einfach zu lösen, sollte aber vor Einführung eines RFID-basierenden Systems bedacht werden.

Ad2. (optimiertes Stichprobenverfahren): Damit ein Stichprobenverfahren angewendet werden kann ist es notwendig zunächst in Abhängigkeit des Sortiments einen Stichprobenplan zu formulieren^[26]. Nach Boente^[27] muss eine Stichprobeninventur nach den gleichen sechs Verfahrensschritten gegliedert werden wie jede Stichprobenerhebung:

1. die Formulierung des Untersuchungsziels sowie die Definition der Untersuchungsgesamtheit, der Untersuchungseinheit und des Untersuchungsmerkmals
2. die Durchführung von Voruntersuchungen
3. die Auswahl eines Stichprobenverfahrens und die Festlegung des Stichprobenumfangs
4. die Ziehung der Stichprobe
5. die Erhebung der Stichprobe und
6. die Hochrechnung des Stichprobenergebnisses auf die Grundgesamtheit.

Im Fall der Stichprobeninventur im Einzelhandel sind die Punkte 1. und 2. sehr einfach zu ermitteln, da es sich bei dem Untersuchungsziel um die Feststellung des tatsächlichen Warenbestands in der Untersuchungsgesamtheit eines Geschäftes handelt und wir in dieser Ausarbeitung davon ausgehen, dass die Voruntersuchungen bereits durchgeführt wurden. Ebenso sind die Punkte 4. bis 6. nicht Gegenstand dieser Ausarbeitung, da die Ziehung, Erhebung und Hochrechnung die eigentliche Inventuraufnahme und die darauf folgende Interpretation und Bewertung des Ergebnisses bedeutet. Die Auswahl des Stichprobenverfahrens und die Festlegung des Stichprobenumfangs ist entscheidend für den Aufwand den die Inventur verursacht. Generell gibt es zwei unterschiedliche Kategorien von Hochrechnungsverfahren, nach denen die Stichproben ermittelt werden können. Zum einen sind es die freien Hochrechnungsverfahren und zum anderen die gebundenen. Bei den freien Verfahren werden die Stichproben unabhängig von dem Bestand genommen, während bei den gebundenen die Stichproben an den Bestand gebunden und somit von ihm abhängig sind. Während sich unabhängige Verfahren immer dort anwenden lassen, wo keine Bestandsfortschreibung durchgeführt wird bieten sich die gebundenen Verfahren in Unternehmen mit einer Bestandsfortschreibung an, da hierbei die Stichproben gezielt ermittelt werden und eine größere Sicherheit der Hochrechnung ergeben^[28]. Wie beschrieben hängt der Stichprobenumfang von der technischen Voraussetzung des Geschäftes ab. Wenn kein geschlossenes Warenwirtschaftssystem vorhanden ist können lediglich freie Hochrechnungsverfahren angewendet werden. Hierbei kann der Stichprobenumfang durch die Wahl des falschen Verfahrens („uneingeschränkte Zufallsstichprobe“) und aufgrund ungünstiger Sortimente teilweise bis zur Vollaufnahme führen, wodurch kaum Vorteile gegenüber einer Inventur ohne Hochrechnungsverfahren gegeben wären^[29]. Doch auch bei Unternehmen ohne ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem kann durch die richtige Wahl des Verfahrens („geschichtete Zufallsstichprobe“) der Stichprobenumfang stark reduziert werden^[30]. Hierbei wird das Sortiment zunächst unterteilt in Bereiche von Verkaufspreisspannen (z.B. 10,- – 15,- EUR) und dann innerhalb dieser Teilbereiche Stichproben genommen und hochgerechnet^[31]. Dieses Modell erfordert allerdings einen größeren Aufwand in der Vorbereitung, da die Schichten nicht willkürlich festgelegt werden können, sondern ebenso wie auch die jeweiligen Anzahlen an Stichproben pro Schicht errechnet werden müssen. Durch den Einsatz eines geschlossenen Warenwirtschaftssystems ist es jedoch möglich gebundene Hochrechnungsverfahren anzuwenden. Auch bei den gebundenen Verfahren erfolgt die Stichprobe nach einer der beiden bereits beschriebenen Methoden („uneingeschränkte Zufallsstichprobe“ bzw. „geschichtete Zufallsstichprobe“) allerdings erfolgt die Hochrechnung nach anderen Verfahren, da der zu erwartende Wert der einzelnen Positionen bekannt ist. Aufgrund dessen kann auch mit geringeren Stichproben ein Ergebnis erzielt werden^[32]. Was bisher jedoch noch außer Acht gelassen wurde ist die Möglichkeit, dass aufgrund mathematisch-statistischer Verfahren die Stichprobenpositionen vorgegeben werden und nicht per Zufall ermittelt werden. Daraus würde sich auch die Möglichkeit ergeben, dass während der Inventur in Echtzeit auf die Aufnahmeergebnisse reagiert werden kann. Da bei den meisten Inventuren per MDE die aufgenommenen Daten ausgelesen oder per Funk an den Server des Warenwirtschaftssystem übertragen werden bestünde die Möglichkeit, dass diese Zwischenergebnisse bereits verarbeitet, mit den bekannten Soll-Beständen abgeglichen und zur Ermittlung neuer Stichprobenvorschläge genutzt werden. Daraus könnte man eine Optimierung nach selbst gewählten Kriterien (z.B. möglichst geringe Anzahl an Stichproben, komplette Erfassung hochpreisiger Artikel, o.ä.) ergeben. Voraussetzung für diese Variante ist aber das Vorhandensein einer passenden Informations Technologie, die die Daten zeitnah verarbeiten kann.

Ad 3. (Permanente Inventur): Auch wenn der Grundsatz der permanenten Inventur nicht neu ist (Stöhr erwähnt in seiner Doktorarbeit von 1936 bereits Berichte von permanenten Inventuren aus dem Jahr 1908^[33]), so kann durch den Einsatz neuer Informations Technologien auch hierbei zukünftig eine Optimierung erreicht werden. Bei der permanenten Inventur wird der Lagerbestand im Laufe des Geschäftsjahres kon-tinuierlich überprüft. Hierbei können unterschiedliche Strategien angewendet werden:

• Kontrolle nach Standort
• Kontrolle nach Lagerbestand
• Kontrolle nach Warenwert
• Kontrolle nach Warenbewegung

Alle genannten Strategien haben ihre Vor- und Nachteile, die in der Folge beschrieben werden: Kontrolle nach Standort: Bei dieser Art der permanenten Inventur erfolgt die Inventur nach einem festgelegten „Routenplan“. Während diese Kontrolle in den meisten Geschäften relativ einfach zu realisieren ist indem in einer Ecke begonnen wird und dann systematisch ein Vorarbeiten zur gegenüber liegenden Ecke erfolgt liegt hierin auch ein großes Risiko: Wenn die Systematik der Aufnahme den Mitarbeitern bekannt ist besteht die Gefahr, dass unbewußt die Bestände in den betreffenden Regalen reduziert werden und es so zu Präsenzlücken kommt oder, dass die Inventur aufgrund von Krankheit oder Urlaub verschoben werden muss und ggf. vergessen wird. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass sie auch von Unternehmen ohne IT-Unterstützung angewendet werden kann.

Kontrolle nach Lagerbestand: Um diese Kontrolle anwenden zu können ist es notwendig, dass ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem vorhanden ist. Die Kontrolle erfolgt jeweils artikelgenau zu dem Zeitpunkt, wenn der Artikel einen möglichst geringen Bestand hat um den Zeitbedarf für die Zählung zu minimieren. Der Vorteil liegt darin, dass im Vorfeld nicht bekannt ist, welcher Artikel wann gezählt werden soll und darin, dass die Zählung sehr schnell erfolgt. Der Nachteil ist, dass nur das Warenwirtschaftssystem die Daten hat, welche Artikel bereits erfasst wurden und welche noch erfasst werden müssen. Ebenso kann es passieren, dass am Anfang des Geschäftsjahres kaum Artikel erfasst werden und die Zahl zum Ende des Geschäftsjahres stetig steigt.

Kontrolle nach Warenwert Auch bei dieser Kontrollart wird ein Warenwirtschaftssystem benötigt, da die Inventur anhand des Warenwertes der Einzelartikel erfolgt. Drei mögliche Vorgehensweisen sind denkbar:

1. Kontrolle absteigenden nach Einzelpreisen
2. Kontrolle absteigenden nach Einzelpreisen
3. gemischte Kontrolle

Der Vorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass das Augenmerk insbesondere auf höherpreisige Sortimente gelegt werden kann um diese zu geeigneten Zeitpunkten zu kontrollieren. Die Nachteile liegen zum einen wieder in der Tatsache, dass nur das Warenwirtschaftssystem die Daten hat, welche Artikel bereits erfasst wurden und welche noch erfasst werden müssen und zum anderen erfolgt die Steuerung nur über den Einzelverkaufspreis, was einen hohen Zählaufwand zur Folge haben kann.

Kontrolle nach Warenbewegung Bei diesem Verfahren wird ein Warenwirtschaftssystem benötigt mit dem wenigstens die Abverkäufe artikelgenau erfasst werden, denn die Inventur erfolgt aufgrund der Warenbewegungen der Artikel. Dabei können neben den reinen Abverkaufszahlen auch die Bestell- und Wareneingangswerte berücksichtigt werden. Der Vorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass Artikel deren Bestände im Jahresverlauf besonders hohen Schwankungen unterliegen erst an einem stichtagsnahen Termin kontrolliert werden um systemischen Fehlern bei der Bestandsfortschreibung möglichst gering halten zu können. Der Nachteil ist wie bei den beiden zuvor genannten Verfahren, dass nur das Warenwirtschaftssystem die Daten hat, welche Artikel bereits erfasst wurden und welche noch erfasst werden müssen.

Wie bereits aus der Beschreibung der unterschiedlichen Systematiken ersichtlich ist kann ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem die permanente Inventur sehr effizient unterstützen, da eine Bestandsfortschreibung grade bei dieser Inventurart unabdingbar ist. Nur mit einer lückenlosen Nachverfolgung aller Warenzu- und -abflüsse sowohl im Bereich des Wareneingangs, der Warenretournierung, der Abverkäufe und auch der Kundenretouren ist die Voraussetzung für eine permanente Inventur erfüllt^[34].

Eine weiteres Optimierungspotential ergibt sich aus der Möglichkeit, dass die permanente Inventur mit der Stichprobeninventur verbunden werden kann, da hierdurch die Vorteile beider Verfahren kombiniert werden können: Die Inventur wird auf das komplette Jahr entzerrt und zudem wird die Aufnahme auf verhältnismäßig wenige Artikel reduziert. Das Problem bei dieser Kombination besteht darin, dass im Gegensatz zur Stichtags-Stichprobeninventur, bei der eine unveränderte Grundgesamtheit der Lagerbestände vorliegt bei der permanenten Inventur durch die ständigen Zu- und Abgänge diese Grundgesamtheit schwankt^[35]. Der Vorteil der permanenten gegenüber der stichtags Stichprobe liegt darin, dass „durch die über das Jahr verteilte Erfassung allgemeinere, nicht nur auf eine Positionsangabe bezogene Fehlerquellen [..] frühzeitig“^[36] aufgezeigt werden können. „Weiterhin können die stichprobenartigen Erfassungen nicht nur zur einmaligen Korrektur der betreffenden Buchwerte verwandt und dann vergessen, sondern auch zur Schätzung eines Ausgleichspostens am Stichtag ausgenutzt werden.“^[37] Da die Inventur über das komplette Jahr verteilt wird ist es unter zur Hilfenahme geeigneter Unterstützung durch moderne Rechner, die den Prüfalgorhythmus selbsttätig anpassen können möglich. Ebenfalls ist es möglich durch das Einpflegen eigener Prüfparameter z.B. zur vollständigen Prüfung bestimmter Sortimentsbereiche oder Preissegmente eine individuelle und marktgerechte Anpassung der Stichproben zu erreichen. Eine weitere Optimierung ergibt sich aus dem Einsatz moderner MDE-Geräte. Da es möglich ist, dass diese Geräte mittels W-LAN-Technologie im Kontakt mit dem Server stehen sind alle relevanten Daten am Regal verfügbar. Daraus ergibt sich, dass die Warenwirtschaft in Echtzeit z.B. während eines Bestellvorgangs dem Mitarbeiter signalisiert, welcher Artikelbestand zu prüfen ist um eine inventurrelevante Stichprobe durchzuführen. Dies würde durch einen modularen Aufbau des Sortimentes noch unterstützt, da hierdurch explizit Artikel aus dem sich aktuell in der Bearbeitung befindlichen Mo-duls ausgewählt werden können.

3 Fazit

Wie aus der Analyse der Zukunftsaussichten deutlich wird wäre es der optimale Weg, wenn Inventuren sich quasi selber machen würden, indem die Ware ihr Vorhandensein ohne den manuellen Aufwand eines Mitarbeiter überträgt. Da aber die hierfür erforderliche RFID-Technologie auf nicht vorhersehbare Zeit noch nicht vollflächig eingesetzt werden kann muss nach Alternativen Ausschau gehalten werden. Die Alternative, die den geringsten menschlichen Aufwand bedeutet ist die permanente Stichprobeninventur. Zur Umsetzung und Optimierung dieses Inventurverfahrens ist es aber unabdingbar, dass die Möglichkeiten der modernen Informations Technologien genutzt werden. Die Grundvoraussetzung besteht in einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem um eine lückenlose Bestandsfortschreibung zu gewährleisten. Weiterhin muss eine Softwarelösung gefunden bzw. entwickelt werden, die individuelle Stichprobenvorschläge ausgibt und diese im Laufe des Geschäftsjahres auch an Bestandsentwicklung anpasst. Sollte zudem noch eine MDE-Technologie im Einsatz sein, die der Warenwirtschaft quasi in Echtzeit Bestandsdaten liefert und genauso schnell Daten zurück bekommt kann die Inventur im normalen Tagesgeschäft ohne großen zusätzlichen Aufwand durchgeführt werden, was dem Idealbild der selbst erfassenden Inventur recht nahe kommt. Aus diesem Grund wird sich zukünftig durch den Einsatz bereits vorhandener Technologien in vielen - insbesondere großen Filialunternehmen - die Inventur als intelligente permanente Stichprobeninventur durchführen lassen.

4 Fußnoten

1. ↑ S §240 Abs. (1) HGB
2. ↑ S §241 Abs. (3) Nr. 1. HGB
3. ↑ S §241 Abs. (2) HGB
4. ↑ S §240 Abs. (2) HGB
5. ↑ S §141 Abs. (1) AO
6. ↑ S §240 Abs. (3) HGB
7. ↑ S §241 Abs. (1) HGB
8. ↑ S §241 Abs. (2) HGB
9. ↑ S §241 Abs. (3) Nr. 1 HGB
10. ↑ S §241 Abs. (3) Nr. 2 HGB
11. ↑ Vgl. EHI S. 173
12. ↑ Vgl. GS1
13. ↑ Vgl. ITP
14. ↑ Vgl. Grimm S.3
15. ↑ S §241 Abs. (2) und (3) Nr. 1 und 2 HGB
16. ↑ Vgl. RFID-Journal RFID-Geschichte
17. ↑ Vgl RFID-Report 2008 S.26
18. ↑ Vgl RFID-Report 2008 S.9
19. ↑ Vgl. McKinsey S.2
20. ↑ Vgl. IHK S.2f.
21. ↑ Vgl. Entropia GPN7 RFID-Zapper löten
22. ↑ Vgl. IHK S.4
23. ↑ Vgl. Datenschutzbeauftragter des Landes Bremen
24. ↑ Vgl. EU-Kommission S.20
25. ↑ Vgl. Bitkom
26. ↑ Vgl. Boente S.2
27. ↑ Vgl. Boente S.20
28. ↑ Vgl. Sturm S.16
29. ↑ Vgl. Grimm S.62
30. ↑ Vgl. Grimm S.85 ff.
31. ↑ Vgl. Grimm S.105 f.
32. ↑ Vgl. Grimm S.139
33. ↑ Vgl. Stöhr S.112
34. ↑ Vgl. AWV S.3
35. ↑ Vgl. AWV S.6
36. ↑ Vgl. Plüschke S.123
37. ↑ Vgl. Plüschke S.123

5 Literaturverzeichnis

AWV	AWV-Fachinformation: Permanente Inventur mit Stichproben, ohne Ver-lagsangaben, Eschborn 1982
Boente	Boente, Hans-Dieter: Stichprobenpläne für die Inventur, LIT-Verlag, Münster 1983
EHI	EHI Retail Institut (Hrsg.): Handel aktuell 2008/2009, Köln 2008, ISBN 978-3-87257-325-4
Grimm	Grimm, Roland: Stichprobeninventuren, Dissertation zur Erlangung des Doktorgrades, ohne Verlagsangaben 1988
Plüschke	Plüschke, B. Roderich: Anwendung von Stichprobenverfahren bei der Stichtagsinventur und der permanenten Inventur, Minerva Publikation München, 1982, ISBN 3-597-10401-0
Stöhr	Stöhr, Helmut: Die Inventur der Lager- und Fabrikationsbestände, ohne Verlagsangaben, Frankfurt am Main 1936
Sturm	Sturm, Lucie: Die Vorratsinventur mit Hilfe von Stichprobenverfahren, Verlag Harri Deutsch Thun, Frankfurt am Main 1982, ISBN 3-87144-769-2

6 Rechtsquellenverzeichnis

AO	Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866;2003 I S. 61), zuletzt geändert durch Artikel 89 des Gesetzes vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586 mWv 1.9.2009)
HGB	Handelsgesetzbuch in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungs-nummer 4100-1,veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 3 des Gesetzes vom 23. Oktober 2008 (BGBl. I S. 2026)

7 Sonstige Quellen

Bitkom	Bundesverband Informationswirtschaft Telekommunikation und neue Median e.V.: BITKOM warnt vor überzogenen EU-Regelungen bei RFID, 2008, , http://www.bitkom.org/51183_51152.aspx
Datenschutzbeauftragter des Landes Bremen	http://www.datenschutz-bremen.de/rfid2.php
Entropia	Entropia e.V.: RFID-Zapper löten, http://entropia.de/wiki/GPN7:RFID-Zapper_löten_(Workshop)
EU-Kommission	Eurpean Commission (Hrsg.): EINFÜHRUNG IN DIE ÖF-FENTLICHE KONSULTATION ZUR RFID EMPFEHLUNG ZUR PRIVATSPHÄRE, ZUM DATENSCHUTZ UND ZUR SICHERHEIT, 2008, http://ec.europa.eu/information_society/policy/rfid/doc/consde.pdf
GS1	GS1 (Hrsg.): Eckdaten der Unternehmensgeschichte,11.02.2009, http://www.gs1-germa-ny.de/content/wir/aufgaben_und_ziele/historie/index_ger.html
IHK	IHK-Köln (Hrsg.): RFID-Technologie im Handel, 2008, http://www.ihk-koeln.de/Navigation/InnovationUndUmwelt/ RFID/Anlagen/Merkblatt17739.pdf
ITP	ITP-Verlag (Hrsg.): Daten mobil erfassen und zentral verwalten http://www.midrangemagazin.de/mm/artikel.html?id=5999
McKinsey	McKinsey & Company (Hrsg.): Wie der Handel von Toyota ler-nen will (2005), http://www.mckinsey.de/downloads/presse/2005 /pm_050928_SupplyChainExcellence.pdf
RFID-Journal	RFID-Journal: http://www.rfid-journal.de
RFID-Report 2008	Uni-Freiburg (Hrsg.): RFID-Report 2008, http://www.telematik.uni-freiburg.de/mitarbeiter/strueker/rfid-report-2008.php